Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
management al lucru
calitii
CUPRINS
1. Scopul procedurii
2. Domeniul de aplicabilitate
3. Documente suplimentare
4. Responsabiliti
5. Definiii si abrevieri
6. Procesul de arhivare
Elaborat
Pislaru Oana Data
POBZ 4
Verificat metodologic
Materna Anca Data
POBZ & PFCR
Aprobat QM
T. Gutbier Data
PQB
Aprobat fabric
J. von Wurmb Data
POB
CUPRINS (Continuare)
6 Procesul de arhivare
6.1 Colectarea cutiilor
6.1.1 Stabilirea frecventei optime pentru ridicare a cutiilor
6.1.2 Pregatirea documentelor in cutiile speciale de arhivare de catre PAS
6.1.3 Impachetarea arhivei in cutiile standard de arhivare Archivit
6.1.4 Transportul documentelor la furnizor
6.2 Inregistrarea documentelor si realizarea bazei de date
6.3 Obtinerea informatiilor solicitate si procesul de returnare al documentelor
6.4 Durata de viata a documentelor
6.5 Aplicatia online pentru arhivare
7 Anexe
1. Scopul procedurii
Scopul prezetei proceduri este de a stabili un set unitar de reguli si norme pentru arhivarea,
pstrarea si reconstituirea documentelor.
2. Domeniu de aplicabilitate
3. Documente suplimentare
4. Responsabilitti
Responsabili pentru respectarea procedurii sunt toti angajatii Premium AEROTEC S.R.L. implicati
in proces.
5. Definiii si abrevieri
5.1 Definiii
N/A
5.2 Abrevieri
6. Arhivarea documentelor
Premium AEROTEC S.R.L impreuna cu prestatorul - Archivit stabilesc de comun acord frecventa
si perioada de colectare a cutiilor. In prima etapa se vor arhiva documentele aferente perioadei
2011-2012. Fiecare departament va desemna doi responsabili autorizati pentru arhivare.
Responsabilii autorizati vor fi desemnati prin anexa nr. 1. Aceasta lista va fi comunicata ulterior
prestatorului Archivit.
- Nume companie
- Nume oras
- Departament
- Sectie
- Continut
- Perioada
Toate cutiile prestatorului - Archivit sunt etichetate cu un cod de bare unic (vezi figura 2).
2)
Echipa Archivit va fi formata din doua persoane. Aceasta echipa sub indrumarea reprezentantului
autorizat al departamentului in cauza-Premium AEROTEC va efectua impachetarea inregistrarilor
in cutiile speciale Archivit.
Potrivit ordinului 3512/2008, privind documentele financiar-contabile, de punere in aplicare a
Normelor Metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile (i.e. pct. 56)
arhivarea documentelor justificative i contabile se face n conformitate cu prevederile legale i cu
urmtoarele reguli generale:
- documentele se grupeaz n dosare, numerotate, nuruite i parafate;
- gruparea documentelor n dosare se face cronologic i sistematic, n cadrul fiecrui
exerciiu financiar la care se refer acestea. n cazul fuziunii sau al lichidrii societii,
documentele aferente acestei perioade se arhiveaz separat;
- dosarele coninnd documente justificative i contabile se pstreaz n spaii amenajate
n acest scop, asigurate mpotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu
mijloace de prevenire a incendiilor;
- evidena documentelor la arhiv se ine cu ajutorul Registrului de eviden, potrivit legii,
n care sunt consemnate dosarele i documentele intrate n arhiv, precum i micarea
acestora n decursul timpului.
La sfarsitul ambalarii si etichetarii, reprezentantii Archivit vor scrie listele cu documente preluate.
Pe aceste liste trebuie sa fie mentionat codul de bare pentru fiecare cutie preluata. Listele cu
documentele preluate vor si semnate de reprezentantii ambelor parti, Premium AEROTEC si
Archivit.
Pentru eficienta si rapiditate, realizarea bazei de date se va face in centrul de inregistrari Archivit.
Transportul documentelor se va face intr-o singura zi la centrul Archivit.
Toate cutiile vor fi transportate intr-o zona speciala dedicata pentru pregatirea bazei de date.
Baza de date va fi intocmita imediat ce cutiile sosesc la sediul prestatorului Archivit (a se vedea
Anexa 4 Raport continut departament).
Centrul de inregistrari va primi cutiile si va centraliza toate informatiile de pe fiecare cutie. Pentru
toate documentele se vor trece termenii de pastrare in conformitate cu anexa 2 Nomenclator
arhivistic si anexa 3 - Matricea de depozitare a documentelor Premium AEROTEC SRL. Dupa
crearea bazei de date, fiecare cutie va primi o locatie permanenta pe raft (vezi figura 3).
Doar Reprezentantii Autorizati desemnati prin anexa: Anexa Anexa desemnare persoane autorizate
pot solicita documente arhivate in cadrul depozitului Archivit. Reprezentantul Autorizat al
Clientului reprezinta persoana sau persoanele autorizate desemnate de Client cu autoritate
deplina pentru a comanda servicii Prestatorului prin Anexa nr. 1. Comenzile pentru oricare dintre
actiunile definite mai sus vor fi considerate acceptate daca sunt inaintate de catre Reprezentantii
Repr
Autorizati ai Clientului prin intermediul aplicatiei Prestatorului pe baza de user si parola, pe fax
sau pe e-mail.
Reprezentantii autorizati pot solicita documente scanate
scanate, documentente in original sau cutii cu
documente indicand codul unic de bare si toate informatiile necesare pentru indentificarea
documentelor. Utilizand aceste informatii, furnizorul Archivit va identifica locatia documentelor
solicitate si ulterior va scoate documentele solicitate de pe raft. Pentru orice miscare, furnizorul
genereaza un raport. Locatia cutiei pe rafturile depozitului este stabilita prin sistemul de
management si este unica. Pe toata durata pastrarii o cutie va avea numai o singura locatie.
Baza de date include si informatii cu privire la locatia fiecarei cutii. Extragerea reprezinta orice tip
de cerere a Clientului pentru consultarea inregistrarilor depozitate in centrul Prestatorului.
Cererile pentru extrageri vor fi transmise si inaintate la nivel de cutie sau la nivel de inregistrare,
in functie de solicitarea Clientului. Retragerile in vederea livrarii se vor eticheta cu un cod de bare
special. Extragerile definitive sunt considerate extrageri. Solicitarile vor fi puse la dispozitia
clientului dupa cum urmeaza:
Situatia 1: Extragere document si transmitere pe e-mail
Se va considera extragere normala si va fi transmisa a doua zi lucratoare ulterioara cererii sau in
masura urgentei in aceeasi zi. Extragerile cu livrare pe e-mail se vor putea presta in urmatoarele
situatii: documentul solicitat, este unic, identificabil, face parte dintr-o serie (ex. In cutia cu facturi
de la 1 la 1900) si Clientul ofera toate detaliile necesare regasirii acestuia. Transmiterea se va
face pe e-mailul Reprezentantului Autorizat care a comandat serviciul.
Situatia 2: Extragere document in original sau cutie
In cadrul serviciului de extragere document in original se vor desfasura urmatoarele activitati:
- retragerea cutiei de pe raft.
- cautarea documentului in cutie.
- retragerea documentului din cutie in original si inlocuirea cu o copie xerox a acestuia.
- adaugarea in baza de date a documentului extras - actualizare bazei de date se va
transmite si Clientului.
- etichetare documentului in original cu eticheta speciala retragere.
- livrare (transport tur/retur) document in Bucuresti a doua zi lucratoare urmatoare
solicitarii.
Toate extragerile/cutiile vor fi returnate de catre reprezentantii Archivit in locatiile initiale.
Website-ul serviciu clienti a fost construit pentru a permite clientilor sa efectueze activitati zilnice
legate de arhiva(https://archiveweb.archivit.ro/archive), a se vedea documentul Archivit User
Guide. Acesta va fi postat pe platforma Premium AEROTEC S.R.L..
Site-ul ofera clientului o viziune completa si actualizata a arhivei depozitate si ii permite sa
scurteze procesul operational prin utilizarea aplicatiei online. Site-ul este impartit in doua sectiuni
principale: cautari si actiuni.
Paginile de cautari ofera era posibilitatea de a cauta dosare, cutii, procese verbale, extrageri,
activitati si actiuni de scriere dosare utilizand o varietate de criterii.
Paginile de actiuni ofera posibilitatea de a efectua toate activitatile zilnice precum: extrageri si
returnari
ri de cutii si dosare, eliminare dosare, creare activitati, scriere continut cutie si
administrare profil personal.
Detalii client
Adresa Factura:
Adresa Livrare:
Banca:
BEISPIEL
Cod IBAN
Comentarii:
Persona de Contact:
NUME TELEFOANE PERMIS
Nume Prenume Fix 1 Fix 2 Mobil FAX E-Mail Pozitie Operatiuni Financiare
Stampila Si Semnatura
Adresa Birouri: Piata Alba Iulia nr. 2, Bl. I1, Sc. B, Et. 5, Ap. 31, Sector 3, Bucuresti
Adresa Centru de Arhivare: Comuna Glina, DN-CB, nr. 316, Jud. Ilfov
Telefon: 021.467.05.33 /34/35 Fax: 021.467.05.30
Email: office@archivit.ro www.archivit.ro
Depozitare
Nota 1: Procedurile si instructiunile privind monitorizarea conformitatii produselor pot fi pastrate pentru o perioada mai lunga de timp,
astfel incat acestea sa fie accesibile la cerere pentru a demonstra modul corect de monitorizare al conformitatii produselor.
I Cererea documentelor
II Cererea documentelor