Sunteți pe pagina 1din 12

A.01.

PROCEDUR PRIVIND NTOCMIREA REFERATULUI DE NECESITATE PENTRU ACHIZIIA DE PRODUSE


EDIIA 1 REVIZIA 0 EXEMPLAR 1

UNIVERSITATEA DIN PETROANI COD P.O.: A.O1. DATA:

DIRECIA ADMINISTRATIV I INVESTIII

PROCEDUR PRIVIND NTOCMIREA REFERATULUI DE NECESITATE PENTRU ACHIZIIA DE PRODUSE ELABORAT DE:

1. Scop 1.1 Prin prezenta procedur, se stabilesc metodologia si responsabilitile privind ntocmirea referatului de necesitate pentru

achiziia de produse; Instituirea unei proceduri metodologice care: 1.2 S permit respectarea principiului proporionalitii,asigurarea corelaiei ntre necesitate i cerinele solicitate.
2. Responsabiliti 2.1 PRORECTOR III este responsabil cu implementarea i meninerea acestei proceduri; 2.2 DIRECTOR ADMINISTRATIV I INVESTIII este responsabil cu aplicarea corect a procedurii i meninerea documentelor justificative; 2.3 Persoanele desemnate din cadrul serviciilor funcionale ale Universitii sunt responsabile de verificarea i nregistrarea corect a operaiunilor efectuate privind achiziia de produse.

3. Descriere 3.1 Procedura se aplic pentru toate achiziiile de produse,. 3.2 Se ntocmete referatul de ctre persoana care solicit achiziia de produse - model referat cf. ANEXA 1; 3.3 Referatul de necesitate trebuie s conin urmtoarele elemente: a. Numele i prenumele persoanei care solicit achiziia de produse; b. Structura (birou, serviciu, compartiment,catedr,facultate) din care face parte persoana care solicit achiziia de produse; c. Denumirea produsului; d. Codul CPSA ,CPV al produsului ( codul de clasificare a produselor cf. Hotrrii Guvernului nr.53/29.01.1999); e. Numrul de buci; f. Motivarea achiziiei de produse; g. Pre estimativ; h. Numr de nregistrare de la Direcia Administrativ i Investiii i data solicitrii achiziiei produselor.

3.4 Referatul de necesitate se semneaz de ctre:


a. persoana care ntocmete referatul de necesitate; b. eful ierarhic superior; c. DIRECTOR ADMINISTRATIV I INVESTIII; d. DIRECTOR ECONOMIC; e. PRORECTOR III;

3.5 Circuitul referatului de necesitate:


3.5.1 Se ntocmete i se semneaz referatul de necesitate de ctre solicitantul achiziiei de produse; 3.5.2 Se nainteaz referatul spre certificare efului ierarhic superior; 3.5.3 Se nainteaz referatul biroului achiziii publice pentru a se verifica ncadrarea n planul anual de achiziii, pentru a se trece codul CPSA i pentru a se stabili procedura de achiziie; 3.5.4 Se nainteaz referatul Directorului Administrativ i Investiii pentru a se aviza necesitatea i regularitatea achiziiei de produse; 3.5.5 Se nainteaz referatul de necesitate Directorului Economic pentru a se meniona sursa de finanare, pentru a se avza ncadrarea bugetar i respectarea criteriilor de eficien i economicitate; 3.5.6 Se nainteaz referatul Prorectorului III pentru a aviza oportunitatea achiziiei de produse; 3.5.7 Referatele de necesitate se trimit la Direcia Administrativ i Investiii pn la data de 20 ale lunii n vederea centralizrii; 3.5.8 Direcia Administrativ i Investiii centralizeaz toate referatele de necesitate de la toate structurile pn la data de 25 ale lunii pentru achiziia produselor necesare lunii urmtoare;

3.5.9 Centralizatorul cu anex referatele de necesitate cu semnturile persoanelor menionate n prezenta procedur, se nainteaz Biroului de Senat spre aprobare; 3.5.10 Centralizatorul aprobat n Biroul de Senat se trimite Biroului de Achiziii Publice pentru execuia achiziiei de produse;

4. Referine ORDONAN DE URGEN nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii aprobat prin Legea nr. 337/2006, modificat i completat prin Legea nr. 128/2007 i OUG 94/2007 HG 942/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 30/2006, cu modificrile i completrile aduse de 1.083/2007; . HOTRREA nr. 925 din 19 iulie 2006 privind aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din ORDONAN DE URGEN nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de serviciI; ORDIN nr. 1012 din 6 iunie 2001 privind aprobarea structurii, coninutului i modului de utilizare a Documentaiei standard pentru elaborarea i prezentarea ofertei pentru achiziia public de produse; ORDIN nr. 155 din 2 octombrie 2006 privind aprobarea Ghidului pentru atribuirea contractelor de achiziie public Hotrrea Guvernului nr.53/29.01.1999 privind aprobarea clasificrii produselor i serviciilor asociate activitilor CPSA,CPV

5. Modificare Responsabilitatea pentru prezenta procedur i formularelor anexe revine Directorului Administrativ i Investiii Pentru modificarea acestei proceduri este responsabil Directorul Administrativ i Investiii.Modificrile sunt supuse aprobrii Biroului de Senat.

6.. Matricea responsabilitilor: Notaii:: ntocmete , V- verific, C certific, Av avizeaz, A aprob, Ce - centralizeaz, E execut. PERSOANELE IMPLICATE Solicitant ETAPE achiziie ef ierarhic superior Biroul Achiziii Publice I INVESTIII 1.Se ntocmete i se semneaz referatul de necesitate;
2. Se certific achiziia de produse; 3.Se verific ncadrarea n planul anual de achiziii i se trece codul CPSA CPV; 4.Se avizeaz necesitatea i regularitatea achiziiei de produse; 5.Se avizeaz ncadrarea bugetar i respectarea criteriilor de eficien i economicitate i se trece sursa de finanare;

DIRECTORUL DIRECIEI ADMINISTRATIVE

DIRECTOR ECONOMIC

PRORECTOR III

BIROUL DE SENAT

Av

Av

PERSOANELE IMPLICATE Solicitant ETAPE achiziie ef ierarhic superior Biroul de Achiziii Publice DIRECTORUL DIRECIEI ADMINISTRATIVE I INVESTIII
6.Se avizeaz oportunitatea referatelor de necesitate; 7..Referatele avizate se centralizeaz la Direcia Administrativ i Investiii; 8.Centralizatorul cu referatele anexate se supun aprobrii Biroului de Senat. 9.Centralizatorul aprobat n Biroul de Senat se trimite Biroului de Achiziii Publice pentru execuia achiziiei de produse.

DIRECTOR PRORECTOR ECONOMIC III

BIROUL DE SENAT

Av.

Ce

A.02. PROCEDUR PRIVIND NTOCMIREA REFERATULUI DE NECESITATE PENTRU EXECUIA


N REGIE PROPRIE UNIVERSITATEA DIN PETROANI COD P.O.: A.O3 DATA: EDIIA 1 REVIZIA 0 EXEMPLAR 1

DE LUCRRI

DIRECIA ADMINISTRATIV I INVESTIII

PROCEDUR PRIVIND NTOCMIREA REFERATULUI DE NECESITATE PENTRU ACHIZIIA DE LUCRRI ELABORAT DE:

1. Scop

1.1 Prin prezenta procedur, se stabilesc metodologia si responsabilitile privind ntocmirea referatului de necesitate pentru achiziia de produse; Instituirea unei proceduri metodologice care: 1.2 S permit respectarea principiului proporionalitii,asigurarea corelaiei ntre necesitate i cerinele solicitate.
2. Responsabiliti 2.1 PRORECTORUL III este responsabil cu implementarea i meninerea acestei proceduri; 2.2 DIRECTORUL DIRECIEI ADMINISTRATIVE I INVESTIII este responsabil cu aplicarea corect a procedurii i meninerea documentelor justificative; 2.3 Persoanele desemnate din cadrul serviciilor funcionale ale Universitii sunt responsabile de verificarea i nregistrarea corect a operaiunilor efectuate privind achiziia de lucrri..

3. Descriere 3.1 Procedura se aplic pentru achiziiile de lucrri efectuate n regie proprie; 3.2 Se ntocmete un referat de necesitate de ctre : - eful de catedr pentru spaiile destinate procesului de nvmnt (catedre,,laboratoare i birourile cadrelor didactice); - prodecan sau o persoan desemnat pentru amfiteatre, secretariate decanate; - administratorul de cldire, ntocmete referatul de necesitate pentru spaiile de circulaie (coridoare, holuri,grupuri sanitare casa scrii); - persoanele din cadrul serviciilor funcionale din cadrul universitii; 3.3 Referatul de necesitate trebuie s conin urmtoarele elemente: a. Numele i prenumele persoanei care solicit achiziia de lucrri; b. Structura (catedre, laboratoare, secretariate, birouri, servicii,compartimente) din care face parte persoana care solicit achiziia de lucrri; c. Codul CPV i CPSA ( codul de clasificare a produselor, serviciilor i lucrrilor cf. Hotrrii Guvernului nr.53/29.01.1999); d. Motivaia achiziiei de lucrri; e. Pre estimativ; f. Numr de nregistrare de la Registratura Universitii (pentru necesarul de lucrri pe partea didactic,) de la Direcia Administrativ i Investiii (pentru necesarul de lucrri pe parte administrativ) i data solicitrii achiziiei. 3.4 Referatul de necesitate se semneaz de ctre: a. persoana care ntocmete referatul de necesitate; b. eful ierarhic superior ( ef birou, ef serviciu, ef compartiment, ef catedr, decan) c. DIRECTOR ADMINISTRATIV I INVESTIII; d. DIRECTOR ECONOMIC; e. PRORECTOR III; 3.5 Circuitul referatului de necesitate: 3.5.1 Se ntocmete, se semneaz i se dateaz referatul de necesitate; 3.5.2 Se certific referatul de necesitate de ctre eful ierarhic superior (decanul facultii i respectiv efii serviciilor Patrimoniu academic i studenesc sau Directorul adjunct Administraie-Servicii; 3.5.3 Se nainteaz referatul, Biroului de Investiii i achiziii publice pentru evaluarea necesarului de materiale ce urmeaz a fi achiziionate pentru lucrarea solicitat. Biroul de Investiii i achiziii publice ntocmete un proiect /schi i un deviz de lucrri pe care le anexeaz referatului de necesitate. 3.5.4. Se nainteaz referatul de necesitate cu devizul de lucrri anexat directorului Direciei Administrative i Investiii pentru avizare. 3.5.5. Se nainteaz referatul de necesitate cu devizul de lucrri anexat, directorului Direciei Economice pentru a certifica ncadrarea bugetar i a meniona sursa de finanare; 3.5.6 Se nainteaz referatul de necesitate cu devizul de lucrri anexat, Prorectorului III pentru avizare; 3.5.7 Referatele cu anex devizul de lucrri se trimit la Direcia Administrativ i Investiii pentru a fii centralizate pn la data de 20 ale lunii; 3.5.8. Centralizatoarele cu anex referatele de necesitate i devizele de lucrri se supun aprobrii Biroului de Senat 3.5.9 Se achiziioneaz materialele necesare executrii lucrrii de ctre persoana responsabil din cadrul Biroului Investiii i Achiziii publice. 3.5.10. Se recepioneaz materialele i se introduc n magazia universitii.

3.5.11 Se ridic materialele pe baz de Bon de consum de ctre persoana responsabil din cadrul biroului de ntreinere, reparaii i lucrri n regie proprie i se execut lucrarea de ctre personalul din cadrul acestui biroului. 3.5.12 Se ntocmete situaia de lucrri de ctre Biroul de Investiii i Achiziii publice, pentru lucrarea executat. 3.5.13 Componena comisia de recepie a lucrrii executate se supune aprobrii rectorului universitii care emite o decizie. 3.5.14 Se recepioneaz lucrarea de ctre comisia numit prin decizia rectorului universitii, care ntocmete procesul-verbal de recepie.

4. Referine ORDONAN DE URGEN nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii aprobat prin Legea nr. 337/2006, modificat i completat prin Legea nr. 128/2007 i OUG 94/2007 HG 942/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 30/2006, cu modificrile i completrile aduse de 1.083/2007; . HOTRREA nr. 925 din 19 iulie 2006 privind aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din ORDONAN DE URGEN nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de serviciI; ORDIN nr. 1014 din 12 iunie 2001 privind aprobarea structurii, coninutului i modului de utilizare a Documentaiei standard pentru elaborarea i prezentarea ofertei pentru achiziia public de lucrri. ORDIN nr. 155 din 2 octombrie 2006 privind aprobarea Ghidului pentru atribuirea contractelor de achiziie public Hotrrea Guvernului nr.53/29.01.1999 privind aprobarea clasificrii produselor i serviciilor asociate activitilor CPSA,CPV 5. Modificare Responsabilitatea pentru prezenta procedur i formularelor anexe revine PRORECTOR III. Pentru modificarea acestei proceduri este responsabil. DIRECTOR DIRECIA ADMINISTRATIV I INVESTIII. Modificrile sunt supuse aprobrii Senatului.

6.. Matricea responsabilitilor: Notaii:: ntocmete , V- verific, C certific, Av avizeaz, A aprob, Ce - centralizeaz, E execut.,Ev evalueaz.

PERSOANELE IMPLICATE Solicitant execuie lucrri n regie proprie ef ierarhic superior Biroul Achiziii Publice I INVESTIII Investiii 1.Se ntocmete i se semneaz referatul de necesitate;
2. Se certific referatul de necesitate; 3.Se evalueaz necesarul de materiale ce urmeaz a fi achiziionate pentru lucrarea solictat; 4.Se ntocmete proiect/schi dup caz, deviz de lucrri care anexeaz la referatul necesitate un un se de

DIRECTORUL DIRECIEI ADMINISTRATIVE

ETAPE

DIRECTOR ECONOMIC

PRORECTOR III

BIROUL DE SENAT

Ev

PERSOANELE IMPLICATE Solicitant execuie lucrri n regie proprie ef ierarhic superior Biroul Achiziii Publice I INVESTIII Investiii
5.Se avizeaz oportunitatea cheltuielilor efectuate pentru execuia de lucrri n regie proprie; 6..Se avizeaz, din sursa de finanare i se verific ncadrarea bugetar; 7.Se nainteaz referatele de necesitate cu anex devizul de lucrri pentru avizare oportunitatea cheltuielii;. 8.Se trimit referatele de necesitate cu devizul anex, biroului achiziii investiii pentru centralizare; 9.Centralizatoarele cu anex referatele de necesitate i devizul de lucrri se supun aprobrii BIROULUI DE SENAT;

DIRECTORUL DIRECIEI ADMINISTRATIVE

ETAPE

DIRECTOR PRORECTOR ECONOMIC III

BIROUL DE SENAT

Av.

Av.

Av.

Ce

PERSOANELE IMPLICATE Solicitant execuie lucrri n regie proprie ef ierarhic superior Biroul Achiziii Publice I INVESTIII Investiii
10.Centralizatoarele aprobate n Biroul de Senat se trimit biroului Achiziii pentru achiziionarea materialelor necesare lucrrii solicitate; 11..Se achiziioneaz materialele necesare i se introduc n magazie; 12.Se ridic materialele din magazie pe baza Bonului de Consum, de ctre persoana responsabil din cadrul biroului de ntreinere, reparaii i lucrri n regie proprie; 13.Se ntocmete situaia de lucrri; 14.Se execut solicitat ; lucrarea

DIRECTORUL DIRECIEI ADMINISTRATIVE

ETAPE

DIRECTOR PRORECTOR ECONOMIC III

BIROUL DE SENAT

Av.

E A

UNIVERSITATEA DIN PETROANI ANEXA 1 STRUCTURA ( SERVICII, BIROURI,DEPARTAMENTE CATEDRA,FACULTATEA) ------------------------------------------------------------------NR.-------------------------/ 2008 AVIZAT DIRECTOR ECONOMIC DIN SURSA DE FINANARE

AVIZAT PRORECTOR III

AVIZAT DIRECTOR DIRECIA ADMINISTRATIV I INVESTIII

REFERAT DE NECESITATE

Subsemnata(ul)------------------------------------angajat la ---------n cadrul ----------------v rog a - mi aproba achiziionarea urmtoarelor produse-------------------------------------necesare pentru------------------------------------------------------------DATA EFUL IERARHIC SUPERIOR NUME I PRENUME SEMNTURA Poziia din planul anual de achiziii publice Codul CPV NTOCMIT NUME I PRENUME SEMNTURA