Sunteți pe pagina 1din 12

Plan de achizitii -

autoritate contractanta

Copyright © 2017 A.A.D.R. e-guvernare. Toate drepturile rezervate.


Plan de achizitii - autoritate contractanta

Table of contents

Planul de achizitii ............................................................................................... 3


Accesarea planului de achizitii .......................................................................... 3
Descriere generala ...................................................................................... 3
Lista de planuri de achizitii .............................................................................. 3
Creare si vizualizare versiune .......................................................................... 4
Import/Actualizare detalii plan din import Excel ................................................. 9
Avizare/Aprobare PAAP ................................................................................ 11

2 / 12
Plan de achizitii - autoritate contractanta

Planul de achizitii

Acest manual descrie fluxul de vizualizare, versionare si publicare a planului de achizitii publice, pentru
utilizatorul de tip autoritate contractanta.

Accesarea planului de achizitii


Accesul la planul de achizitii se face dupa autentificarea in sistem, selectand din meniul "Initieri de
proceduri de achizitie" optiunea "Planuri de achizitii". Fereastra nou deschisa afiseaza Lista de
planuri de achizitii. Lista contine toate planurile de achizitii publicate de autoritatea contractanta,
grupate pe an, afisand in lista ultima versiune.

Figura 1: Acces catre Planul anual de achizitii

Descriere generala
Acest manual descrie fluxul de vizualizare, versionare si publicare a planului de achizitii publice, pentru
utilizatorul de tip autoritate contractanta. Planul anual de achizitii publice (PAAP) reprezinta nevoia de
achizitii a unei autoritati contractante pentru un anumit an. PAAP-ul se intocmeste de regula in ultimul
trimestru al anului anterior celui pentru care se realizeaza si reprezinta o prima forma a acestuia.

Acest document isi propune sa ofere informatiile necesare - descriere si imagini aferente - pentru fluxul
de vizualizare, versionare si publicare a planului de achizitii, pentru utilizatorul de tip autoritate
contractanta.

Lista de planuri de achizitii


Informatii privind modul de accesare al listei planuri de achizitie gasiti aici.

Utilizatorul este directionat catre lista de planuri de achizitie, lista ce cuprinde toate versiunile planului

3 / 12
Plan de achizitii - autoritate contractanta

anual de achizitii publice.


Nu pot exista mai multe PAAP-uri pentru un singur an, ci doar unul singur cu mai multe versiuni. O
singura versiune de PAAP va fi cea curenta la un moment dat si doar pe aceasta se vor putea asocia
proceduri. Procedurile deja asociate pe vechea versiune se vor prelua in noua versiune de PAAP. Lista
de planuri de achizitie va afisa atat planul aferent anului curent, cat si planurile din anii anteriori, pentru
consultare.
Pentru adaugarea unui PAAP nou (aferent anului urmator), utilizatorul poate incarca planul elaborat local

(document excel), cu ajutorul butonului , sau poate genera noul plan in aplicatie.
Ambele actiuni sunt posibile in aplicatie, in ultimul trimestru al anului curent. De asemenea, utilizatorul
are optiunea de a descarca local versiunea curenta a planului de achizitii, apasand butonul

Pentru importul din fisier excel pasii de urmat gasiti aici.

Utilizatorul apasa butonul si se afiseaza toate versiunile, pana la versiunea curenta,


planului anual de achizitii publice curent. PAAP-ul se va putea ajusta pe parcursul intregului anul, prin
crearea unor noi versiuni.

Figura 2: Lista versiunilor de plan de achizitie

Creare si vizualizare versiune


Functionalitatea de modificare a versiunii curente a planului de achizitii este disponibila doar pentru
versiunea aflata in starea „In definire” sau „Respins la avizare” si se foloseste daca se doreste

modificarea planului si / sau a detaliilor de plan aferente. La actionarea butonului ,


utilizatorul va fi directionat in ecranul de editare al planului de achizitie respectiv care va contine un
formular completat cu toate informatiile planului de achizitie selectat. O alta optiune este aceea de a

apasa butonul , pe pagina de vizualizare a versiunii PAAP curente.

Pagina de editare a planului de achizitie va contine urmatoarele rubrici:


· O rubrica cu DETALII DE IDENTIFICARE ale planului de achizitii:
o Denumire – camp editabil, obligatoriu. In cazul in care in ecran se ajunge prin actiunea de
crearea versiune, denumirea se va copia din planul de achizitie curent.
o An - Camp read-only. Campul se seteaza automat de catre sistem. La adaugare se
seteaza cu anul curent, sau cu anul urmator (daca exista deja un plan de achizitie pentru
anul curent).
o Versiune - Camp read-only. Campul este setat automat, de sistem. Primul plan de achizitie
creat pentru un anumit an va avea versiunea 1. Valoarea se va incrementa la crearea
fiecarei noi versiuni.
Actiuni in rubrica de date de identificare:
§ Salvare – dupa completarea / modificarea denumirii utilizatorul apasa butonul de
salvare. Actiunea se poate realiza daca starea planului de achizitii este „In definire” sau
„Respins la avizare” si are ca efect salvarea in baza de date a informatiei.

4 / 12
Plan de achizitii - autoritate contractanta

Figura 3: Datele de identificare ale planului de achizitii


Utilizatorul are, de asemenea, urmatoarele optiuni:
§ Transmitere la avizare – dupa completarea / modificarea tuturor informatiilor din
planul de achizitie utilizatorul va putea transmite planul la avizat prin actionarea

butonului . Actiunea este posibila daca starea planului este “In


definire” sau “Respins la avizare” si are ca efect modificarea starii planului de achizitii in
“Transmis la avizat” si inregistrarea actiunii in istoricul de validari.

§ Stergere plan – butonul este disponibil doar in starea “In definire” si


doar daca planul a fost salvat cel putin o data. In starea “Respins la avizare” nu se mai
permite stergerea intrucat a fost deja supus fluxului de avizare. Actiunea are ca efect
stergerea tuturor informatiilor despre plan si detaliile de plan aferente.

§ Tiparire – la actionarea butonului de tiparire se va genera un fisier pdf


care va contine informatiile din rubricile date de identificare si detalii de plan.

§ Renuntare si intoarcere in lista de planuri Prin actionarea butonului de


renuntare utilizatorul este directionat in lista de planuri de achizitie. Prin aceasta
actiune eventualele modificari nesalvate se vor pierde.

· Lista de detalii de plan este prevazuta cu FILTRE. Se completeaza / selecteaza filtrele de cautare dorite

si se apasa tasta "Enter" sau se actioneaza butonul pentru aplicarea filtrelor. Daca se

doreste afisarea intregii liste de detalii de plan se actioneaza butonul si apoi

butonul .

Lista poate fi ordonata dupa criteriile afisate deasupra listei, in dreptul etichetei "Ordoneaza dupa". Se
actioneaza denumirea criteriului de ordonare si lista va fi sortata crescator / alfabetic dupa respectivul
criteriu. Daca se mai face click o data pe denumirea criteriului, lista se va ordona descrescator / invers
alfabetic dupa respectivul criteriu. Daca se face click a treia oara pe acelasi criteriu, se inlatura
ordonarea dupa respectivul criteriu.

Rezultatele afisate in lista pot fi exportate in diverse formate: excel, pdf sau csv.

Figura 4: Filtre de cautare a detaliilor de plan

5 / 12
Plan de achizitii - autoritate contractanta

· Rubrica DETALII PLAN permite adaugarea, modificarea si stergerea unui detaliu de plan, precum si
selectarea/deselectarea tuturor detaliilor de plan care se doresc a se publica in versiunea curenta de
plan.

Figura 5: Detaliu de plan selectat pentru publicare

Ecranul de editare / adaugare a detaliului de plan contine:


o bara de actiuni afisata in partea dreapta sus;
o formularul de editare cu atribuite.

Reguli generale si facilitati de completare a formularului:


- campurile formularului se pot completa in orice ordine;
- campurile marcate cu simbolul * sunt campuri obligatorii; nu este permisa salvarea formularului care
contine campuri obligatorii necompletate;
- campurile in care se completeaza texte sunt prevazute cu o eticheta pozitionata in partea dreapta sus
a campului, in care se afiseaza numarul de caractere introduse si numarul maxim de caractere permise.
Prima informatie se actualizeaza pe masura ce se scrie in camp. Informatiile apar daca focusul este in
campul editabil.

Mesajele de eroare obtinute la incercarea de salvare a informatiilor se afiseaza deasupra zonei de


editare, intr-un chenar rosu. La plasarea mouse-ului pe chenarul rosu apare butonul "Inchide", care are
ca efect ascunderea mesajelor de eroare. Exemplu eroare: Introduceti data estimata de finalizare.

6 / 12
Plan de achizitii - autoritate contractanta

Figura 6: Campurile detaliului de plan

Actiuni disponibile in ecranul de editare detaliu de plan


Salvare
Dupa completarea informatiilor din formularul de editare utilizatorul apasa butonul de salvare

. La salvare sistemul verifica validarile specifice (campuri obligatorii, lungimea


campurilor, tipurile de date) si afiseaza, daca este cazul, mesaje de eroare.

Renunta

Daca nu se doreste salvarea modificarilor se pasa pe butonul .

Actiuni disponibile in ecranul de editare plan

Adaugare detaliu de plan

Pentru a adauga un detaliu de plan se apasa pe butonul .

Selecteaza toate detaliile


Pentru a selecta toate detaliile de plan in vederea publicarii se apasa pe butonul

Sterge selectiile

Pentru a deselecta toate detaliile marcate pentru publicare se apasa pe butonul .


Aceasta actiune nu sterge detaliile de plan din planul curent.

Selecteaza pentru publicare


Pentru a marca un detaliu de plan ca este destinat publicarii se bifeaza casuta "Selecteaza pentru

publicare" .

Salveaza selectiile
Pentru a salva selectiile de detaliu de plan facute in vedea publicarii se apasa pe butonul

Trmitere spre avizare


Pentru a publica noua versiune PAAP, utilizatorul o trimite spre avizare, apasand butonul

. Se afiseaza fereastra de tip pop-up prin care sistemul solicita confirmarea


trimiterii spre avizare.

Figura 7: Fereastra de confirmare a trimiterii spre avizare

Actiuni disponibile in ecranul de vizualizare plan avizat

7 / 12
Plan de achizitii - autoritate contractanta

Vizualizare achizitii asociate

Pentru a vizualiza lista de achizitii asociate se apasa pe butonul .


Se desfasoara o lista de achizitii asociate, unde utilizatorul poate modifica valoarea alocata pe detaliu
de plan sau poate sterge asocierea dintre achizitie si detaliu de plan.

Asociaza achizitii
Pentru a asocia o achizitie noua in mod manual se apasa pe butonul "Asociaza achizitii"

. La actionarea butonului se va deschide un selector de proceduri cu filtre


multiple.
Selectorul de proceduri este prefiltrat cu tipul de procedura aferent detaliului de plan din care s-a
deschis selectorul.

Figura 8: Selector de proceduri prefiltrat

Dupa completarea filtrelor din selector, pentru a afisa rezultatul se acceseaza fie tasta "Enter" fie

butonul . Dupa selectarea liniei se apasa pe butonul de confirmare selectie .

Figura 9: Lista achizitiilor asociate detaliului de plan

Dupa modificarea informatiilor in campurile detaliului de plan, utilizatorul poate salva detaliu de plan, cu

ajutorul butonului , sau poate sterge asocierea liniei la detaliu de plan cu ajutorul

butonului .

8 / 12
Plan de achizitii - autoritate contractanta

Import/Actualizare detalii plan din import Excel


Informatii privind modul de accesare al listei planuri de achizitie gasiti aici.

Figura 10: Lista planuri cu plan aflat in stadiul "In definire"

Pentru a functiona corect importul de detalii plan din Excel trebuie respectate urmatoarele conditii,
in urmatoarea ordine:
1. Planul in care se doreste a se importa trebuie sa fie in starea "In definire";
2. Se exporta planul aflat "In definire" folosind functionalitatea Export plan de achizitii in excel

;
3. Planul exportat in format Excel se deschide de pe statia de lucru si se modifica pentru a
adauga detalii de plan noi sau pentru a modificare detaliile deja definite in sistem;

4. Dupa actionarea butonului , utilizatorul va selecta fisierul in format


Excel de pe statia locala de lucru (fisierul modificat la pasul 3). Dupa selectarea fisierului
sistemul il va procesa parcurgand urmatorii pasi:
§ Se verifica formatul fisierului - daca fisierul nu este in formatul asteptat se afiseaza
un mesaj de eroare corespunzator;
§ Se prelucreaza fiecare linie de detaliu de plan;
§ Dupa procesarea tuturor inregistrarilor, in cazul in care se gaseste o eroare in
fisier, nu se va importa/ modifica nici un detaliu de plan si se va genera un fisier
excel ("Erori import") care va contine linia/liniile de detaliu de plan la care s-a gasit
eroare precum si coloana necompletata sau completata eronat.

Modificare fisier exportat in afara sistemului


o Adaugare:
§ Numar curent - camp optional - nu se importa;
§ Denumirea detaliului de plan (Obiectul contractului) e obligatorie si are maxim 200
de caractere;
§ Cod plan - campul vine completat doar la export. Pentru un detaliu nou nu se va
completa;
§ Tip procedura - camp numeric obligatoriu si valorile sa fie din cele ce se regasesc
in nomenclator;
· 01 Licitatie deschisa
· 02 Licitatie restransa
· 03 Licitatie restransa accelerata
· 04 Negociere
· 05 Negociere accelerata
· 06 Dialog competitiv
· 07 Negociere fara anunt de participare

9 / 12
Plan de achizitii - autoritate contractanta

· 08 Cumparare directa
· 09 Cerere de oferta
· 12 Concurs de solutii deschis
· 13 Concurs de solutii restrans
· 14 Licitatie deschisa accelerata
· 15 Parteneriat pentru inovare
· 16 Atribuirea unui contract fără publicarea prealabilă
· 17 Norme proprii (Anexa 2)
· 18 Procedura competitiva cu negociere
· 19 Procedura competitiva cu negociere accelerata
· 20 Procedura simplificata
§ Denumire tip procedura - camp optional - nu se importa;
§ Tip contract (Modalitatea de atribuire) - camp numeric obligatoriu si valorile sa fie
din cele ce se regasesc in nomenclator;
· 01 Un contract de achizitii publice
· 02 Sistem de achizitie dinamic (SAD)
· 03 Incheierea unui acord-cadru
§ Denumire tip contract (Modalitatea de atribuire) - camp optional - nu se importa;
§ Data estimata de incepere camp obligatoriu si format de data: zz.ll.aaaa (NU zz/ll/
aaaa sau alte variante)
§ Data estimata de finalizare camp obligatoriu si format de data: zz.ll.aaaa (NU zz/ll/
aaaa sau alte variante)
§ RON fara TVA – camp optional si format numeric > 0: 1234,00 (NU 1234.00 si NU
1.234,00)
§ Valoare estimata – camp optional si format numeric > 0: 1234,00 (NU 1234.00 si
NU 1.234,00)
§ Valoare estimata Euro fara TVA – camp optional si format numeric > 0: 1234,00
(NU 1234.00 si NU 1.234,00)
§ Valore alocata - camp optional si format numeric > 0: 1234,00 (NU 1234.00 si NU
1.234,00)
§ Responsabil achizitie – camp optional si are maxim 50 caractere;
§ Cod CPV principal – camp obligatoriu si codul trebuie sa se regaseasca in tabela
de coduri cpv;
§ Denumire CPV - camp optional - nu se importa;
§ Cod CPV secundar – camp optional si valoarea trebuie sa se regaseasca in tabela
de coduri cpv;
§ Denumire CPV secundar - camp optional - nu se importa;
§ Modalitatea de finantare – camp optional si valorile sa fie din cele ce se regasesc
in nomenclator;
· 01 Cofinantare
· 02 Fonduri bugetare
· 03 Credite externe cu garantia statului
· 04 Program / Proiect
· 05 Alte fonduri
§ Denumire modalitate de finantare - camp optional - nu se importa;
§ Obiectivul din strategia locala - camp optional si are maxim 500 de caractere;
§ Modalitatea de desfasurare – se completeaza doar cu valorile “online” sau “offline”;
§ Unitatea responsabila - camp optional si are maxim 150 de caractere;

o Modificare:
§ Se poate modifica orice linie de detaliu de plan, respectand conditiile de mai sus,
dar trebuie sa ramana neschimbat "Cod plan" din linie detaliu. Daca se schimba
valoarea din coloana "Cod plan", aplicatia va considera ca este un rand nou sau a
fost sters, iar daca gaseste 2 coduri la fel, se pastreaza doar ultima modificare

10 / 12
Plan de achizitii - autoritate contractanta

(adica modifica un detaliu de plan de atatea ori cat apare codul unic de identificare
in Excel).

o Stergere:
§ Sterge rand din Excel sau schimba codul unic de identificare va sterge linia din
sistem care avea "Cod plan" la export, iar la import nu se mai regaseste in fisier.

Figura 11: model fisier Excel

Informatii privind modul de avizare/aprobare al planului de achizitie gasiti aici.

Avizare/Aprobare PAAP
PAAP-ul va fi supus unui proces de avizare/aprobare in sistem si va putea fi publicat doar dupa
aprobarea finala. Avizatorul si aprobatorul vor avea roluri distincte in aplicatie.
Pagina de vizualizare a planului de achizitie contine:
o O rubrica cu datele de identificare ale planului de achizitii in mod read-only:

Figura 12: Detalii de identificare a planului

o O rubrica cu istoric validari a versiunii, care cuprinde o lista cu utilizatorii autoritatii


contractante care au avizat/aprobare/publicat planul de achizitii, in functie de rolurile lor.
Aceasta rubrica este vizibila doar utilizatorului de tip master.

Figura 13: Istoric validari ale planului

o O rubrica cu filtre care permit utilizatorului sa caute in lista de detalii de plan. Pentru filtrare se
poate apasa fie pe tasta "Enter" fie pe butonul .

Figura 14: Filtre plan de achizitii

o O rubrica cu detaliile de plan care va cuprinde o lista in format read-only care va contine toate
informatiile enumerate la editare plan de achizitie.

11 / 12
Plan de achizitii - autoritate contractanta

Figura 15: Detalii de plan

Actiuni de avizare plan


Avizare plan
Functionalitatea este disponibila doar planurilor de achizitie aflate in starea “Trimis la avizare” sau
“Respins la aprobare” si doar daca utilizatorul are rolul de avizare planuri. La actionarea butonului

, corespunzator planului de achizitie, aflat in una din cele doua stari, se modifica
starea planului in “Avizat” si se creeaza o intrare in istoricul de validari cu retinerea utilizatorului, a tipului
de actiune si a datei operatiei.

Respingere avizare
Functionalitatea este disponibila doar planurilor de achizitie aflate in starea “Trimis la avizare” sau
“Respins la aprobare” si doar daca utilizatorul are rolul de avizare planuri. La actionarea butonului

, corespunzator planului de achizitie aflat in una din cele doua stari, se


modifica starea planului in “Respins la avizare” si se creeaza o intrare in istoricul de validari cu retinerea
utilizatorului, a tipului de actiune si a datei operatiei.
Pentru ambele scenarii, sistemul afiseaza o fereastra de tip pop-up prin care solicita confirmarea
operatiunii.

Aprobare
Functionalitatea de aprobare este disponibila doar planurilor de achizitie aflate in starea “Avizat” si doar
daca utilizatorul are rol de aprobare planuri. La actionarea butonului corespunzator planului de
achizitie aflat in starea respectiva, se modifica starea planului in “Avizat” si se creeaza o intrare in
istoricul de validari cu retinerea utilizatorului, a tipului de actiune si a datei operatiei. Utilizatorul cu rolul

aferent poate aproba planul de anual de achizitii publice apasand butonul sau il poate

respinge apasand butonul .


Pentru ambele scenarii, sistemul afiseaza o fereastra de tip pop-up prin care solicita confirmarea
operatiunii. In situatia in care aprobarea planului este respinsa, versiunea se intoarce in stadiul de
avizare urmand sa parcurga acelasi flux dupa efectuarea modificarilor necesare.

Publicare
In situatia in care planul anual de achizitii publice este aprobat, versiunea aprobată este disponibila

pentru publicare, apasand butonul . Sistemul va afisa o fereastra de tip pop-up, prin care
solicita confirmarea operatiunii de publicare.

12 / 12