1.

SCOP

Procedura reglementeaza modul de identificare, arhivare, intretinere si distrugere a inregistrarilor calitatii Organizatiei.

2. DOMENIU DE APLICARE

Procedura se aplica inregistrarilor privind calitatea care demonstreaza realizarea calitatii cerute pentru produsul sau serviciul
si functionarea eficienta a Sistemului Calitatii. Procedura se aplica in toate sectoarele organizatiei in cadrul activitatilor de
baza si a activitatilor de sustinere a acestora. Prezenta procedura se aplica tuturor inregistrarilor legate de calitate, inclusiv
celor de provenienta externa.

3. DEFINITII / PRESCURTARI

Înregistrare - document prin care se declara rezultate obtinute sau care furnizeaza dovezi ale actvitatilor realizate.
O inregistrare a calitatii furnizeaza dovezi obiective ale gradului de satisfacere a conditiilor referitoare la calitate (de
exemplu, inregistrare a calitatii unui produs sau ale eficacitatii de functionare a unui element al sistemului calitatii).
O inregistrare poate fi scrisa sau stocata pe orice suport de date.

RMC - Reprezentantul Managementului Calitatii

SMC - Sistem de Management al Calitatii

4. RESPONSABILITATI

Fiecare persoana desemnata sa intocmeasca inregistrari privind calitatea este responsabila pentru inregistrarea,
corectitudinea, lizibilitatea si identificarea acestora. Sefii compartimentelor care urmeaza sa arhiveze, intretina si distruga
inregistrarile sunt responsabili pentru desfasurarea acestor activitati in conditii corespunzatoare. Sunt cuprinse toate
functiile din cadrul societatii care au legatura directa cu procesul de control a inregistrarilor :
RMC ca si proprietar de proces, trebuie sa asigure controlul necesar pentru identificarea, depozitarea, protejarea, regasirea,
durata de pastrare si eliminarea inregistrarilor.

5. DOCUMENTE AFERENTE

Durata de Unde se
Cod Denumire Tip Arhivare
păstrare pastrează
Dosar ISO 9001
424-01-01 Registru - Distrugere Inregistrări Registru 5 ani 5 ani
/R MC
Perioada Dosar ISO 9001
410-01 Structura Sistemului Calităţii (SSC) Registru valabilităţii
5 ani
/R MC

DOCUMENT CONTROLAT
Intocmit si Verificat : -RMC
Data : Semnatura 424-01 Rev.0 Ex.
Proprietar de proces (Aprobat ) :
RMC
Controlul Înregistrărilor Pagina 1 din 2
Data : Semnatura Controlul Inregistrarilor.vsd
 6. DESCRIEREA PROCESULUI SUB FORMA DE SCHEMA LOGICA

Inregistrarii
sistemului

Documentele sistemului : formulare, registre care

Document care
urmeaza sa devina inregistrari (prin complectare)
urmeaza sa devina
sint stabilite de catre RM si sunt prezentate pe inregistrare
prima pagina a fiecarei proceduri la punctul 5.
Documente aferente.

RMC se va asigura ca inregistrarile sint

depozitate si protejate impotriva deteriorarii sau
distrugerii intentionate sau neintentionate.

Depozitarea inregistrarilor cu scopul arhivarii se

face in bibliorafte, dosare de carton/plastic,
identificate sugestiv prin:
-denumirea inregistrarilor,
Inregistrarile pe suport
-perioada la care se refera inregistrarile.
electronic sunt protejate cu
ajutorul unui program
Inregistrarile pe suport informatic ( daca este
antivirus.
cazul folosirii inregistrarilor pe suport electronic)
vor fi protejate prin copiere anuala pe CD sau
discheta, prin grija fiecarui proprietar de proces si
vor fi depozitate in arhiva.

Atunci cind nu este posibil de arhivat o

inregistrare in original, o fotocopie este
acceptata.

Toate inregistrarile vor fi pastrate si arhivate Inregistrarile SM Mediu si OHS:

tabelului "Documentelor Aferente" din procedurile Durata de pastrare a
SMC. La arhivare de dosar s-au biblioraf se va documentelor : 1 an
scrie : Durata de arhivare : 5 ani sau
-denumirea inregistrarilor arhivate, conform cerintelor legale
-perioada la care se refera inregistrarile,
-durata de arhivare, data la finalizare a perioadei Responsabil : fiecare proprietar
de arhivare. de proces.

Registru - Distrugere
La finalul perioadei de arhivare, inregistrarile sint Inregistrare
distruse prin grija RMC 424-01-01

DOCUMENT CONTROLAT
Intocmit si Verificat : -RMC 424-01 Rev.0 Ex.
Data : Semnatura
Proprietar de proces (Aprobat ) :
RMC
Controlul Înregistrărilor Pagina 2 din 2
Data : Semnatura Controlul Inregistrarilor.vsd