Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
3-01/DJ
IMOBILIARA
Exemplar nr.
OFICIUL DE CADASTRU SI PUBLICITATE IMOBILIARA DOLJ
PROCEDURA OPERATIONALA Pag.1 din 9
SEMNATURA
CONTROL REVIZII
Pag. 1 2 3 4
Revizie 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5
Pag. 5 Anexa 1
Revizie 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5
Exemplar controlat
Exemplar necontrolat
Prezenta procedură se aplică de către tot personalul instituţiei, în scopul de a stabili regulile
prin care se efectuează circuitul documentelor în cadrul instutuţiei.
Administratorul procesului este directorul OCPI Dolj prin referentul cu atributii de secretariat.
2. REFERINŢE NORMATIVE
Document- text scris sau tipărit, inscripţie sau altă mărturie servind la cunoaşterea unui fapt
real sau din trecut
Abrevieri:
- RC – Responsabil Calitate
AGENTIA NATIONALA DE CADASTRU SI PUBLICITATE
IMOBILIARA Cod: PO-4.2.3-01/DJ
OFICIUL DE CADASTRU SI PUBLICITATE IMOBILIARA DOLJ
ÎNREGISTRAREA ŞI CIRCUITUL DOCUMENTELOR ÎN CADRUL Ediţia nr.1/
OFICIULUI DE CADASTRU SI PUBLICITATE IMOBILIARA DOLJ
Revizia nr.0/
PROCEDURA OPERATIONALA Pag. 3 din 9
- SC – Serviciul Cadastru
- BE – Biroul Economic
4. RESPONSABILITĂŢI
Directorul:
Personalul instituţiei:
Responsabilul cu Calitatea
Toate registrele fiecarei structuri din cadrul OCPI Dolj se înregistreaza în Registrul Unic OCPI
Dolj (Anexa nr.1), care se păstrează la Secretariatul OCPI Dolj.
Toată corespondenţa transmisă către OCPI Dolj va păstra,în mod obligatoriu, plicul cu care a
fost expediată aceasta catre OCPI Dolj.
- Denumirea structurii;
- Ştampila aplicată pe copertă cu data şi numărul de înregistrare in Registrul Unic al
OCPI Dolj;
- Numerele extreme de înregistrare;
- Data începerii şi încheierii anului;
- Numărul filelor;
- Termenul de păstrare conform Nomenclatorului arhivistic
Pe prima pagină din registru se va întocmi un Proces Verbal de deschidere (Anexa nr.5), în
care se scrie “Prezentul registru începe cu numărul…şi se încheie cu numărul (se trece după
închiderea registrului) şi cuprinde….pagini si este semnat de catre cel care tine registrul
respectiv si de seful structurii respective.
Corespondenţa primită şi/sau transmisă( fax, e-mail, poştă, curieri sau depusă personal) va fi
înregistrată în Registrul de intrare-ieşire a corespondenţei sau in Registrul-condica de
predare-primire a documentelor, dupa caz, care se află la Secretariatul OCPI Dolj.
Înregistrarea se face cronologic în ordinea primirii sau emiterii documentelor, fără a se lăsa
nici un spaţiu liber, iar în situaţia în care există resturi de spaţii pe o pagină, acestea se
barează vizibil şi se anulează.
Plicurile secrete pot fi primite/expediate de către persoana care înregistrează, dar fără a fi
desfăcute. Acestea se înmânează doar persoanei cu autorizaţie acces de serviciu pe bază
de nume, prenume, dată şi semnătură pe borderoul de primire.
.După înregistrare, documentele se distribuie obligatoriu în ziua primirii, după cum urmează:
Răspunsul formulat la lucrările repartizate structurilor OCPI Dolj, având stabilit şi termenul de
soluţionare, va face, în mod obligatoriu, referire la numărul de înregistrare din Registrul de
intrare-ieşire a corespondenţei OCPI Dolj, iar expediţia se va face cu acelaşi număr, cu
precizarea datei expedierii.
Lucrările primite spre soluţionare, fie de la directorul OCPI DOLJ, fie de la o alta structura a
OCPI Dolj, se vor înregistra în Registrul intern al structurii respective, pe care se trece
înaintea numărului de înregistrare indicativul corespunzător fiecărei structuri în parte.
În situaţia în care, pentru soluţionarea unor lucrări, este necesară obţinerea unui punct de
vedere, situaţie de analiză, etc, de la alte instituţii, răspunsul primit din partea acestora se va
înregistra în ziua primirii în Registrul de intrare-ieşire a corespondenţei OCPI Dolj şi în mod
obligatoriu va purta menţiunea conexat.
Răspunsurile formulate şi predate în vederea expedierii vor purta numai numărul unic,
respectiv cel menţionat în Registrul de intrare-ieşire a corespondentei al OCPI Dolj.
Răspunsul va face, astfel, parte integrantă din lucrarea de bază şi va fi arhivat împreună cu
aceasta. Totodată, din acelaşi considerent, este obligatoriu ca pe adresele de răspuns să se
precizeze numărul iniţial al lucrării, ce a făcut obiectul solicitării(numărul din Registru de
corespondenţă al OCPI Dolj);
Structurile OCPI Dolj sunt responsabile pentru soluţionarea lucrărilor, în termenele legale,
stabilite de către directorul instutuţiei, precum şi pentru predarea răspunsurilor, în vederea
expedierii;
Documentele originale primite de institutie, a caror copie a fost transmisa anterior prin fax,
vor primi acelasi numar de inregistrare ca si copia transmisa prin fax si vor lua locul acestor
copii in circuitul de raspuns/avizare etc.
Documentele originale ale actelor birourilor notariale din tara vor fi predate persoanei
desemnate de către SPI (sau inlocuitor pe perioada concediului legal de odihna sau
persoanei desemnate de catre seful ierarhic in alte conditii).
Celalalte documente pentru inregistrare in aplicatia R.G.I, altele decât cele menţionate mai
sus, vor fi predate persoanei desemnate de către directorul OCPI Dolj (sau inlocuitor pe
perioada concediului legal de odihna sau persoanei desemnate de catre seful ierarhic in alte
conditii).
Aceasta va semna de primire pentru corespondenţa adusă de către Poşta Militară Română şi
pentru cea adusă prin Poşta Română.
Toate compartimentele care au lucrări destinate expedierii prin Poşta Română sau prin
intermediul Postei Militare, într-o anumită zi, trebuie să le depună la Secretariatul OCPI Dolj,
cel mai târziu, cu o zi inaintea zilei respective.
6. ÎNREGISTRĂRI
Înregistrările care rezultă din procesul de comunicare internă respectă prevederile procedurii
Controlul înregistrărilor, cod P-4.2.4.
7. ANEXE