Sunteți pe pagina 1din 10

AGENTIA NATIONALA DE CADASTRU SI PUBLICITATE Cod: PO-4.2.

3-01/DJ
IMOBILIARA
Exemplar nr.
OFICIUL DE CADASTRU SI PUBLICITATE IMOBILIARA DOLJ
PROCEDURA OPERATIONALA Pag.1 din 9

TITLU DOCUMENT: ÎNREGISTRAREA ŞI CIRCUITUL DOCUMENTELOR ÎN CADRUL


OFICIULUI DE CADASTRU SI PUBLICITATE IMOBILIARA DOLJ

Elaborat Verificat Aprobat Ed. Revizia:


DANIELA REMULUS VERONICA REMULUS
NUME MARIANA CHIŢU POPESCU CHITU
OPRESCU

FUNCTIA REFERENT REGISTRATOR RESPONSABIL DIRECTOR 0 1 2 3 4 5


SEF CALITATE 1
DATA X

SEMNATURA

CONTROL REVIZII

Pag. 1 2 3 4

Revizie 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5

Pag. 5 Anexa 1

Revizie 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5

Exemplar controlat 

Exemplar necontrolat 

Prezentul document este proprietatea OCPI Dolj.


Nici o informaţie din conţinutul său nu poate fi reprodusă sau utilizată integral sau parţial
decât cu acordul scris al Directorului oficiului.
AGENTIA NATIONALA DE CADASTRU SI PUBLICITATE
IMOBILIARA Cod: PO-4.2.3-01/DJ
OFICIUL DE CADASTRU SI PUBLICITATE IMOBILIARA DOLJ
ÎNREGISTRAREA ŞI CIRCUITUL DOCUMENTELOR ÎN CADRUL Ediţia nr.1/
OFICIULUI DE CADASTRU SI PUBLICITATE IMOBILIARA DOLJ
Revizia nr.0/
PROCEDURA OPERATIONALA Pag. 2 din 9

1. SCOP, DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedură descrie înregistrarea şi circuitul documentelor în cadrul Oficiului de


Cadastru şi Publicitate Imobiliară Dolj.

Prezenta procedură se aplică de către tot personalul instituţiei, în scopul de a stabili regulile
prin care se efectuează circuitul documentelor în cadrul instutuţiei.

Administratorul procesului este directorul OCPI Dolj prin referentul cu atributii de secretariat.

2. REFERINŢE NORMATIVE

SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calităţii. Cerinţe.

SR EN ISO- 9000:2006 Sisteme de Management al Calităţii. Principii fundamentale şi


vocabular.

Manual al calităţii cod: MC- 01

Ordinul MAI 1000/2005

3. TERMENI, DEFINIŢII ŞI ABREVIERI

Pentru scopurile acestei proceduri se aplică defininiţiile din documentele de referinţă şi


următoarele definiţii:

Comunicare internă: proces de transmitere a informaţiei între două elemente.

Document- text scris sau tipărit, inscripţie sau altă mărturie servind la cunoaşterea unui fapt
real sau din trecut

Înregistrare- a înscrie (un act, o cerere, un document) într-un registru.

Abrevieri:

-ANCPI- Agenţia Naţională de Cadastru şi Publicitate Imobiliară

- OCPI Dolj – Oficiul de Cadastru si Publicitate Imobiliara Dolj

- SMC - Sistemul de Management al Calităţii

- RC – Responsabil Calitate
AGENTIA NATIONALA DE CADASTRU SI PUBLICITATE
IMOBILIARA Cod: PO-4.2.3-01/DJ
OFICIUL DE CADASTRU SI PUBLICITATE IMOBILIARA DOLJ
ÎNREGISTRAREA ŞI CIRCUITUL DOCUMENTELOR ÎN CADRUL Ediţia nr.1/
OFICIULUI DE CADASTRU SI PUBLICITATE IMOBILIARA DOLJ
Revizia nr.0/
PROCEDURA OPERATIONALA Pag. 3 din 9

- MAI - Ministerul Administraţiei şi Internelor

- SC – Serviciul Cadastru

- SPI – Serviciul Publicitate Imobiliara

- BE – Biroul Economic

- CJRP – Compartimentul Juridic si Relatii cu Publicul

- Secretariat – incaperea in care isi desfasoara activitatea referentul cu atributii de secretariat

- Structura – serviciu, birou sau compartiment al OCPI Dolj

4. RESPONSABILITĂŢI

Directorul:

- Aprobă forma, conţinutul, aplicarea prezentei proceduri


- Coordonează şi controlează modalitatea de înregistrare şi fluxul documentelor precum
şi a activităţii desfăşurate în CJRP.
- Desemnează persoana responsabilă cu înregistrarea şi circuitul documentelor în
cadrul CJRP.
- Verifică respectarea în condiţii optime a prezentei proceduri operaţionale.

Şefii Serviciilor Cadastru si Pubicitate Imobiliara si Biroului Economic

- Îndrumă, organizează, coordonează, controlează activitatea salariaţilor din subordine,


în conformitate cu reglementările în vigoare, procedurile, regulamentele .
- Desemnează persoana responsabilă cu înregistrarea şi circuitul documentelor în
cadrul serviciului, conform anexei 7 şi o comunică către administratorul procesului,
imediat ce procedura este difuzată.
- Verifică respectarea în condiţii optime a prezentei proceduri operaţionale.

Personalul instituţiei:

- Respectă prevederile procedurii operaţionale, utilizeaza şi ţine cont de înregistrarea şi


circuitul documentelor;
- Respectă prevederile documentelor SMC aplicabile în activitatea pe care o
desfăşoară;
- Semnalează prompt conducătorului ierarhic orice neconformitate sau problemă privind
calitatea serviciilor, proceselor şi a SMC, pe care le constată;

Responsabilul cu Calitatea

- Verifică, împreună cu coordonatorii zonelor de activităţi, aplicarea în condiţii


optime a prezentei proceduri operaţionale.

- Semnalează prompt directorului OCPI Dolj orice neconformitate sau problemă


privind calitatea serviciilor, proceselor şi a SMC, pe care le constată.

AGENTIA NATIONALA DE CADASTRU SI PUBLICITATE


Cod : PO- 4.2.3-01/DJ
IMOBILIARA
ÎNREGISTRAREA ŞI CIRCUITUL DOCUMENTELOR ÎN CADRUL Ediţia nr.1/
OFICIULUI DE CADASTRU SI PUBLICITATE IMOBILIARA DOLJ Revizia nr.0/
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Pag.4 din 9
5. DESCRIEREA PROCESULUI

Toate registrele fiecarei structuri din cadrul OCPI Dolj se înregistreaza în Registrul Unic OCPI
Dolj (Anexa nr.1), care se păstrează la Secretariatul OCPI Dolj.

Toate structurile OCPI Dolj folosesc accelasi tip de registru (tipizat).

Toată corespondenţa transmisă către OCPI Dolj va păstra,în mod obligatoriu, plicul cu care a
fost expediată aceasta catre OCPI Dolj.

De asemenea, este obligatoriu ca, persoanele responsabile cu înregistrarea să numeroteze


filele registrelor pe care le deţine( registrul unic, registrul de intrare-iesire a corespondenţei
OCPI Dolj(Anexa nr.2); registru-condica de predare primire a documentelor(Anexa nr.3),
registrele interne ale fiecarei structuri ale OCPI Dolj (Anexa nr.4), etc.), iar pe coperta
acestora vor nota următoarele:

- Denumirea structurii;
- Ştampila aplicată pe copertă cu data şi numărul de înregistrare in Registrul Unic al
OCPI Dolj;
- Numerele extreme de înregistrare;
- Data începerii şi încheierii anului;
- Numărul filelor;
- Termenul de păstrare conform Nomenclatorului arhivistic

Pe prima pagină din registru se va întocmi un Proces Verbal de deschidere (Anexa nr.5), în
care se scrie “Prezentul registru începe cu numărul…şi se încheie cu numărul (se trece după
închiderea registrului) şi cuprinde….pagini si este semnat de catre cel care tine registrul
respectiv si de seful structurii respective.

La fel se va întocmi şi Procesul verbal de închidere al Registrului (Anexa nr.6). La sfârşitul


anului, paginile goale se barează pe diagonala şi se va scrie anulat.
Numerele de intrare/ieşire pentru toate documentele intrate/ieşite din instituţie, se
consemneză în Registrul de intrare-iesire a corespondenţei OCPI Dolj, care se află la
Secretariatul OCPI Dolj.

Corespondenţa primită şi/sau transmisă( fax, e-mail, poştă, curieri sau depusă personal) va fi
înregistrată în Registrul de intrare-ieşire a corespondenţei sau in Registrul-condica de
predare-primire a documentelor, dupa caz, care se află la Secretariatul OCPI Dolj.

Înregistrarea se face cronologic în ordinea primirii sau emiterii documentelor, fără a se lăsa
nici un spaţiu liber, iar în situaţia în care există resturi de spaţii pe o pagină, acestea se
barează vizibil şi se anulează.

AGENTIA NATIONALA DE CADASTRU SI PUBLICITATE


Cod : PO- 4.2.3-01/DJ
IMOBILIARA
ÎNREGISTRAREA ŞI CIRCUITUL DOCUMENTELOR ÎN CADRUL Ediţia nr.1/
OFICIULUI DE CADASTRU SI PUBLICITATE IMOBILIARA DOLJ Revizia nr.0/
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Pag.5 din 9
Plicurile care se primesc pentru licitaţii nu se desfac. Este obligatoriu ca persoana
responsabilă cu înregistrarea să treacă pe plic, ora înregistrării precum şi numărul de
înregistrare. Se specifică ora şi în registrul de intarare-ieşire corespondenţă OCPI Dolj.

Plicurile pe care scrie “PERSONAL”, nu se desfac, înregistrându-se în Registrul-condica de


predare primire a documentelor al OCPI Dolj care se afla la Secretariatul OCPI Dolj.
Numărul de înregistrare şi data se trec pe plic şi se eliberează persoanei căruia îi este
adresat plicul, pe bază de nume, semnătură şi dată.

În Registrul de intrare- ieşire a corespondenţei OCPI Dolj , nu se înregistrează ziare, buletine


de presă, felicitări, cărţi şi alte publicaţii primate.

Plicurile secrete pot fi primite/expediate de către persoana care înregistrează, dar fără a fi
desfăcute. Acestea se înmânează doar persoanei cu autorizaţie acces de serviciu pe bază
de nume, prenume, dată şi semnătură pe borderoul de primire.

.După înregistrare, documentele se distribuie obligatoriu în ziua primirii, după cum urmează:

- Documentele care se inregistreaza in RGI se distribuie persoanelor desemnate


(Anexa 7) prin Registrul-condica de predare-primire a corespondentei notandu-se
numele, prenumele, data si semnatura.

- Restul corespondentei primite se distribuite conform rezolutiei directorului catre


structurile institutiei (prin persoana desemnata) (Anexa 7)

Documentele se ridica de la Secretariatul institutiei zilnic intre orele 9.00-10.00 si 14.00-


15.00 sau la anuntul telefonic al lucratorului de la Secretariat pentru documentele in
regim de URGENTA de catre persoana desemnata pentru fiecare structura. In Registrul de
intrare-ieşire a corespondenţei si in Registrul-condica de predare-primire a corespondentei
se mentioneaza numele si prenumele, data si semnatura la predarea documentelor.

Persoana care a ridicat documentele le ia in evidenta in registrul intern al structurii respective


si le prezinta sefului sau inlocuitorului pentru rezolutionare (rezolutia se aplica direct pe
lucrarea respectiva, la loc vizibil).

Dupa rezolutionarea documentelor, acestea vor fi distribuite in cadrul structurii pe semnatura,


mentionandu-se in clar numele si prenumele persoanei căreia i-a fost repartizată si data.

Documentele elaborate de structurile institutiei pentru expediere sau uz intern, se intocmesc


in 2 exemplare, exemplarul 1 se expediaza, iar exemplarul 2 ramane la structura care l-a
intocmit pentru indosariere si arhivare.

AGENTIA NATIONALA DE CADASTRU SI PUBLICITATE


Cod : PO- 4.2.3-01/DJ
IMOBILIARA
ÎNREGISTRAREA ŞI CIRCUITUL DOCUMENTELOR ÎN CADRUL Ediţia nr.1/
OFICIULUI DE CADASTRU SI PUBLICITATE IMOBILIARA DOLJ Revizia nr.0/
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Pag.6 din 9
Documentele (exemplarul 1 si 2) se inregistreaza si se prezinta sefului structurii pentru
vizualizat/semnat si pleaca pe circuit (pentru aprobari, semnaturi, modificari etc.) prin registru
intern al structurii respective.

Documentele interne care vizeaza aprobarea directorului se lasa la mapa directorului, in


registrul intern al structurii emitente mentionandu-se data lăsării la mapă. Dupa rezolutionare,
documentele se ridica de la secretariat si se distribuie prin registrul intern al fiecărei structuri
conform rezolutiei. În situaţia în care, documentul înregistrat nu se trimite la mapa
directorului, acesta se difuzeaza, structurii implicate prin Registrele interne.

Persoana de la Secretariat, trebuie să anunţe imediat (în aceeaşi zi a primirii


documentului) structurile institutiei, pentru ridicarea documentului. Ridicarea se face de
asemenea în aceeaşi zi în care a fost înştiinţat de prezenţa documentului în Secretariat.

Pentru documentele a căror rezolvare este necesară formularea de puncte de vedere, de


către alte instituţii sau structuri ale OCPI Dolj, se va întocmi solicitare scrisă care va fi
evidenţiată în Registrul Intern al fiecărui departament, urmând ca răspunsurile să fie
centralizate şi arhivate la lucrarea iniţială, la numărul primit în Registrul de intrare-ieşire a
corespondenţei OCPI Dolj.

Răspunsul formulat la lucrările repartizate structurilor OCPI Dolj, având stabilit şi termenul de
soluţionare, va face, în mod obligatoriu, referire la numărul de înregistrare din Registrul de
intrare-ieşire a corespondenţei OCPI Dolj, iar expediţia se va face cu acelaşi număr, cu
precizarea datei expedierii.
Lucrările primite spre soluţionare, fie de la directorul OCPI DOLJ, fie de la o alta structura a
OCPI Dolj, se vor înregistra în Registrul intern al structurii respective, pe care se trece
înaintea numărului de înregistrare indicativul corespunzător fiecărei structuri în parte.

Documentele primite, care se referă la o lucrare în curs de rezolvare, se înregistrează cu


număr separat, corespunzător datei la care s-a primit, menţiunea conexat şi numărul lucrării
de bază trecându-se la rubrica “Nr.de inregistrare care se conex.doc.si indic.dos.” , urmând
ca aceeaşi menţiune să fie făcută şi la lucrarea de bază.

În situaţia în care, pentru soluţionarea unor lucrări, este necesară obţinerea unui punct de
vedere, situaţie de analiză, etc, de la alte instituţii, răspunsul primit din partea acestora se va
înregistra în ziua primirii în Registrul de intrare-ieşire a corespondenţei OCPI Dolj şi în mod
obligatoriu va purta menţiunea conexat.

In registrele de evidenta NU SE ADMIT stersaturi cu guma, cu lama sau fluid corector.

AGENTIA NATIONALA DE CADASTRU SI PUBLICITATE


Cod : PO- 4.2.3-01/DJ
IMOBILIARA
ÎNREGISTRAREA ŞI CIRCUITUL DOCUMENTELOR ÎN CADRUL Ediţia nr.1/
OFICIULUI DE CADASTRU SI PUBLICITATE IMOBILIARA DOLJ Revizia nr.0/
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Pag.7 din 9
În situaţia în care se face o înregistrare greşită, în Registrele de evidenta, se barează toate
rubricile corespunzătoare respectivului număr, iar la rubrica “Nr.de inregistrare care se
conex.doc.si indic.dos.” se trece gradul, numele, prenumele, data şi semnătura persoanei
care a făcut înregistrarea.

Răspunsurile formulate şi predate în vederea expedierii vor purta numai numărul unic,
respectiv cel menţionat în Registrul de intrare-ieşire a corespondentei al OCPI Dolj.

Răspunsul va face, astfel, parte integrantă din lucrarea de bază şi va fi arhivat împreună cu
aceasta. Totodată, din acelaşi considerent, este obligatoriu ca pe adresele de răspuns să se
precizeze numărul iniţial al lucrării, ce a făcut obiectul solicitării(numărul din Registru de
corespondenţă al OCPI Dolj);

Este obligatoriu ca răspunsurile formulate să cuprindă adresa exactă a destinatarilor, chiar


dacă sunt formulate şi redactate doar spre ştiinţă şi altor destinatari decât solicitantului.

Structurile OCPI Dolj sunt responsabile pentru soluţionarea lucrărilor, în termenele legale,
stabilite de către directorul instutuţiei, precum şi pentru predarea răspunsurilor, în vederea
expedierii;

Documentul finalizat se pregateste pentru expediere conform reglementarilor legale privind


colectarea, transportul, distribuirea si protectia, pe teritoriul Romaniei a corespondentei si in
concordanta cu precizarile ANCPI.
Documentele primite prin e-mail, fax sau curieri se inregistreaza si sunt supuse aceluiasi
regim de circulatie ca si documentele intrate in institutie prin posta militara sau posta.

Documentele originale primite de institutie, a caror copie a fost transmisa anterior prin fax,
vor primi acelasi numar de inregistrare ca si copia transmisa prin fax si vor lua locul acestor
copii in circuitul de raspuns/avizare etc.

Documentele originale ale actelor birourilor notariale din tara vor fi predate persoanei
desemnate de către SPI (sau inlocuitor pe perioada concediului legal de odihna sau
persoanei desemnate de catre seful ierarhic in alte conditii).

Somatii, litigii, sechestre, comandamente, cereri de reexaminare, plangeri, extrase de


informare, certificate de sarcini (altele decat cele de la birouri notariale), cereri de date de
identificare imobil solicitate de executorii judecatoresti, sentinte definitive inantate de instante
vor fi predate persoanei desemnate de către SPI (sau inlocuitor pe perioada concediului
legal de odihna sau persoanei desemnate de catre seful ierarhic in alte conditii).

Referate de completare pentru documentatii de cadastru, documentatiile care vizeaza


serviciul de cadastru si trebuiesc inregistrate in RGI primite prin posta sau e-mail, vor fi
predate persoanei desemnate de către SC (sau inlocuitor pe perioada concediului legal de
odihna sau persoanei desemnate de catre seful ierarhic in alte conditii).
Dovada comunicarii incheierilor de carte vor fi predate persoanei desemnate de către SPI
(sau inlocuitor pe perioada concediului legal de odihna sau persoanei desemnate de catre
seful ierarhic in alte conditii).

Celalalte documente pentru inregistrare in aplicatia R.G.I, altele decât cele menţionate mai
sus, vor fi predate persoanei desemnate de către directorul OCPI Dolj (sau inlocuitor pe
perioada concediului legal de odihna sau persoanei desemnate de catre seful ierarhic in alte
conditii).

Restul corespondentei primite se inregistreaza in registrul de intrare-iesire al OCPI Dolj si se


distribuite conform rezolutiei directorului structurilor institutiei (prin persoana desemnata de
fiecare structură în parte)

La schimbarea persoanelor desemnate din cadrul unei structuri a institutiei, responsabilul cu


corespondenta va preda cu proces-verbal registrele de evidenta din partida lui urmatoarei
persoane desemnate. La predare/primirea intre cele doua parti, se mentioneaza toate
registrele pe care predatorul le-a avut in evidenta, urmand ca acestea sa fie predate la arhiva
institutiei.

Procesul-verbal se incheie in doua exemplare: exemplarul 1 la predator si exemplarul 2 la


primitor.

AGENTIA NATIONALA DE CADASTRU SI PUBLICITATE


Cod : PO- 4.2.3-01/DJ
IMOBILIARA
ÎNREGISTRAREA ŞI CIRCUITUL DOCUMENTELOR ÎN CADRUL Ediţia nr.1/
OFICIULUI DE CADASTRU SI PUBLICITATE IMOBILIARA DOLJ Revizia nr.0/
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Pag.8 din 9
Persoana responsabilă cu înregistrarea documentelor in Registrul de intrare-iesire a
corespondentei OCPI Dolj trebuie să întocmească pentru documentele primite pentru
expediţie, borderouri, atât pentru Poşta Militară (Anexa nr.8), cât şi pentru C.N. Poşta
Română (Anexa nr.9).

Aceasta va semna de primire pentru corespondenţa adusă de către Poşta Militară Română şi
pentru cea adusă prin Poşta Română.

Evidenţa borderourilor de expediţie a documentelor se ţine în registrul unic de evidenţă, de


către persoana care înregistrează documentele.

Toate compartimentele care au lucrări destinate expedierii prin Poşta Română sau prin
intermediul Postei Militare, într-o anumită zi, trebuie să le depună la Secretariatul OCPI Dolj,
cel mai târziu, cu o zi inaintea zilei respective.

6. ÎNREGISTRĂRI

Înregistrările care rezultă din procesul de comunicare internă respectă prevederile procedurii
Controlul înregistrărilor, cod P-4.2.4.

AGENTIA NATIONALA DE CADASTRU SI PUBLICITATE


Cod : PO- 4.2.3-01/DJ
IMOBILIARA
ÎNREGISTRAREA ŞI CIRCUITUL DOCUMENTELOR ÎN CADRUL Ediţia nr.1/
OFICIULUI DE CADASTRU SI PUBLICITATE IMOBILIARA DOLJ Revizia nr.0/
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Pag.9 din 9

7. ANEXE

ANEXA 1 - Registrul Unic (model-copertă+fila)

ANEXA 2 – Registrul de intrare-iesire a corespondentei OCPI Dolj (model-copertă+fila)

ANEXA 3 - Registru-condica de predare primire a documentelor (model-copertă+fila)

ANEXA 4 – Registru intern al fiecarei structuri (model-copertă+fila)

ANEXA 5 - Proces verbal deschidere Registru (model)

ANEXA 6 – Proces verbal de inchidere Registru (model)


ANEXA 7 – Persoane nominalizate sa primeasca corespondenta

ANEXA 8 - Borderou Poşta Militară

ANEXA 9 - Borderou Poşta Română

ANEXA 10 – Condica de predare-primire a corespondentei