Sunteți pe pagina 1din 13

S.C ROMAER S.R.L Procedura de sistem Editia: 1/12.09.

2017
Audit intern Revizia:0/12.09.2018

PS-AI-01 Pagina: 1/17

Anexa 3-Procedura de sistem

Procedura de sistem

Audit intern

Nume Semnatura Data


Intocmit
Verificat
Aprobat
S.C ROMAER S.R.L Procedura de sistem Editia: 1/12.09.2017
Audit intern Revizia:0/12.09.2018

PS-AI-01 Pagina: 2/17

Cuprins
1. SCOP...................................................................................................................................... 2

2. DOMENIUL DE APLICARE.....................................................................................................3

3. DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI..................................................................................................3

4. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ...............................................................................................4

5. RESPONSABILITĂŢI...............................................................................................................5

6. MOD DE LUCRU..................................................................................................................... 8

7. INREGISTRĂRI..................................................................................................................... 13

1. SCOP
1.1. Procedura descrie responsabilităţile şi cerinţele impuse privind
planificarea,pregătirea,realizarea şi finalizarea auditurilor interne în vederea:
Nume Semnatura Data
Intocmit
Verificat
Aprobat
S.C ROMAER S.R.L Procedura de sistem Editia: 1/12.09.2017
Audit intern Revizia:0/12.09.2018

PS-AI-01 Pagina: 3/17

- stabilirii conformităţii SMC cu politica / obiectivele în domeniul calităţii şi cu referenţialul;

- determinării gradului de implementare a SMC;

- menţinerii funcţionării eficace a SMC.

-imbunatatirea SMC.

2. DOMENIUL DE APLICARE
2.1. Procedura se aplică pentru toate procesele identificate în cadrul companiei, în baza
programului de audit aprobat şi pus în practică de către echipele de audit.

3. DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI
3.1. Definiţii

3.1.1. Conform SR EN ISO 9001:2015. Sisteme de management al calităţii. Principii


fundamentale şi vocabular.

3.1.2. Audit - proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de dovezi de


audit şi de evaluare a lor cu obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite
criteriile de audit.

3.1.3. Audit de urmărire – audit efectuat la termenele scadente ale unor acţiuni corective sau
preventive în vederea determinării implementării şi eficienţei acestora (daca au avut efectul
scontat).

3.1.4. Auditor - persoana care are competenţa de a efectua un audit.

3.1.5. Program de audit – ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit
interval de timp şi orientate spre un scop anume.

3.1.6. Criterii de audit – ansamblu de politici, proceduri sau cerinţe utilizate ca o referinţa.

Nume Semnatura Data


Intocmit
Verificat
Aprobat
S.C ROMAER S.R.L Procedura de sistem Editia: 1/12.09.2017
Audit intern Revizia:0/12.09.2018

PS-AI-01 Pagina: 4/17

3.1.7. Dovezi de audit – înregistrări, enunţarea faptelor sau alte informaţii care sunt
relevante în raport cu criteriile de audit şi verificabile.

3.1.8. Auditat – organizaţie care este auditată.

3.2. Prescurtări

3.2.1. SMC - Sistemul de Management al Calităţii.

3.2.2. RMC - Reprezentantul Managementului pentru Calitate.

3.2.3. MC – managementul calităţii;

3.2.4. Ed. – Ediţie.

3.2.5. Rev. – Revizie.

4. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ
4.1. Manualul Calităţii, cod MC–[NUME COMPANIE] şi procedurile SMC aferente.

4.2. Standardul Roman SR EN ISO 9001:2015. Sisteme de management al calităţii. Cerinţe

4.3. SR EN ISO 19011:2002. Linii directoare pentru auditarea sistemelor de managementul


calităţii şi al mediului.

4.4. Procedura de sistem Acţiune corectivă, cod PS-8.5.2.

4.4. Procedura de sistem Acţiune preventivă, cod PS-8.5.3.

5. RESPONSABILITĂŢI
5.1.Directorul General

5.1.1. Aprobă Programul de audit intern in fiecare an.

5.1.2. Asigură resursele umane şi financiare necesare pentru realizarea auditurilor interne.

Nume Semnatura Data


Intocmit
Verificat
Aprobat
S.C ROMAER S.R.L Procedura de sistem Editia: 1/12.09.2017
Audit intern Revizia:0/12.09.2018

PS-AI-01 Pagina: 5/17

5.1.3. Asigură disponibilitatea şi autoritatea necesară auditorilor.

5.2. RMC

5.2.1. Avizează Programul de audit intern in fiecare an .

5.2.2. Răspunde de nominalizarea şi instruirea specifică a auditorilor interni înaintea fiecărui


audit cu privire la zonele şi elementele sistemului calităţii auditate, tehnicilor de evaluare şi

5.2.3. Desemnează personal din cadrul companiei care urmează a fi instruit ca auditor
intern.

5.2.4. Identifică resursele necesare derulării în bune condiţii a procesului de audit intern.

5.2.5. Aprobă acţiunile corective iniţiate.

5.3. Responsabilul MC

5.3.1. Gestionează Programul de audit intern aferent fiecarui an, formular cod F-006-04

5.3.2. Difuzează în cadrul companiei Programul de audit intern aferent fiecarui an, formular
cod F-006-04 aprobat.

5.3.3. Programează auditurile de urmărire.

5.3.4. Păstrează în original înregistrările auditurilor interne.

5.4. Auditorul şef

5.4.1. Întocmeşte împreună cu auditorii desemnaţi listele Formular de evaluare si verificare,


formular cod F-008-04 .

5.4.2. Elaborează Planul de audit, formular cod F-007-04 şi îl difuzează auditatului.

5.4.3. Conduce auditul intern.

5.4.4. Întocmeste şi difuzează Raportul de audit intern, formular cod F-009-04.

5.4.5. Întocmeşte şi difuzează Rapoarte de acţiuni corective / preventive,formulare cod F-


013-04 / F-014-04.

5.4.6. Urmăreşte implementarea acţiunilor corective / preventive iniţiate după audit.

5.4.7. Difuzează un exemplar al Raportului de audit, formular cod F-009-04 şi

anexelor acestuia auditatului şi un exemplar Responsabilului MC.

Nume Semnatura Data


Intocmit
Verificat
Aprobat
S.C ROMAER S.R.L Procedura de sistem Editia: 1/12.09.2017
Audit intern Revizia:0/12.09.2018

PS-AI-01 Pagina: 6/17

5.5. Auditorii

5.5.1. Elaborează împreună cu auditorul şef Formular de evaluare si verificare, formular cod
F-008-04.

5.5.2. Efectuează auditul în conformitate cu sarcinile trasate de auditorul şef.

5.5.3. Identifică neconformităţile şi le înregistrează.

5.5.4. Urmăresc, atunci când primesc sarcină în acest sens, aducerea la îndeplinire a
acţiunilor corective / preventive iniţiate cu prilejul auditului.

5.6. Auditatul

5.6.1. Însoţeşte echipa de audit.

5.6.2. Pune la dispoziţia echipei de audit resursele necesare şi asigură accesul la


facilităţi,documente şi înregistrări a auditorilor, în scopul derulării în mod eficient a auditului.

5.6.3. Informează personalul din subordine asupra obiectivelor şi a programului auditului.

5.6.4. Stabileşte şi iniţiază acţiuni corective / preventive pentru care propune termene de
implementare.

5.6.5. Răspunde de soluţionarea la termenele stabilite a acţiunilor corective / preventive


iniţiate în zona lor de activitate.

6. MOD DE LUCRU
6.1. Auditul intern oferă date referitoare la conformitatea SMC cu referenţialul, gradul de
implementare şi eficacitatea funcţionării SMC în vederea atingerii obiectivelor stabilite prin
politica în domeniul calităţii.

6.2. Auditurile interne se derulează în baza unui Programul de audit intern aferent fiecarui
an,Director General. Programul de audit intern aferent fiecarui an, formular cod F-006-04 se
elaborează astfel încât să fie auditate cu prioritate compartimentele în care se desfăşoara
activităţi importante în deciderea calităţii lucrării executate. Se urmăreşte, de asemenea, ca
toate procesele să fie auditate cel puţin o dată pe an.

6.3. Programul de audit intern aferent fiecarui an, formular cod F-006-04 se difuzează prin
grija Responsabilului MC la compartimentele ce urmează a fi supuse auditării precum şi la
auditorii nominalizaţi.

6.4. Auditul intern este efectuat de personal cu experienţă profesională în domeniu,


cunoscător al tehnicii de audit. Personalul de audit este stabilit de RMC dintre specialişti
instruiţi în acest scop.
Nume Semnatura Data
Intocmit
Verificat
Aprobat
S.C ROMAER S.R.L Procedura de sistem Editia: 1/12.09.2017
Audit intern Revizia:0/12.09.2018

PS-AI-01 Pagina: 7/17

Auditorii nu trebuie să aibă responsabilităţi în zona supusă auditării.

6.5. Realizarea auditului presupune parcurgerea următoarelor etape:

-Pregătirea auditului

-Sedinţa de deschidere

-Auditul propriu-zis

-Şedinţa de închidere

-Raportarea

-Conciliere

6.6. Pregătirea auditului

6.6.1. Auditorul şef, elaborează Planul de audit, formular cod F-007-04 în care

stabileşte zona sau zonele precum şi elementele SMC supuse auditării, documentele în
raport cu care se face evaluarea, componenţa echipei, resursele necesare, programul pe
zile şi ore şi lista de difuzare a raportului de audit.

6.6.2. Auditurile se realizează în baza unui Formular de verificare si evaluare, formular cod
F-008-04, completat de către auditori în baza documentelor de referinţă în raport cu care se
efectuează evaluarea şi a informaţiilor, dovezilor colectate în timpul auditului.

6.6.3. Formular de verificare si evaluare, formular cod F-008-04 , conţine următoarele


informaţii: compartimentul auditat, elementele sistemului şi cerinţa evaluată, rezultatul
evaluării care poate fi acceptabil sau nu, observaţiile explicite în cazurile în care se identifică
probleme de calitate şi dovezile identificate sub formă de probleme nerespectate, aparate
defecte, produse sau procese neconforme care se aduc în sprijinul acestor observaţii. Se
identifică în lista chestionar echipa de audit, auditorul examinator şi personalul cu care s-a
discutat la audit.

6.6.4. Echipa de audit se informează asupra următoarelor date de intrare: obiectivele


auditului,rezultatele de audit anterioare, Rapoartele de acţiuni corective / preventive,
formulare cod F-013-04 / F-014-04, iniţiate anterior şi asupra documentelor de referinţă
aplicabile.

6.6.5. Cu 10 zile înainte de efectuarea auditului intern auditorul şef transmite


compartimentului ce urmează să fie auditat adresa de înştiinţare şi Planul de audit, formular
cod F-007-04.

6.7. Şedinţa de deschidere

Nume Semnatura Data


Intocmit
Verificat
Aprobat
S.C ROMAER S.R.L Procedura de sistem Editia: 1/12.09.2017
Audit intern Revizia:0/12.09.2018

PS-AI-01 Pagina: 8/17

6.7.1. La şedinţa de deschidere participă echipa de audit şi şeful compartimentului, precum


şi persoana sau persoanele care urmează să însoţească auditorii la evaluarea procesului
activităţii.

6.7.2. La reuniunea de deschidere se confirmă Planul de audit , comunicat anterior şi i se


aduc ajustări în sensul că se precizează programul zilnic, se

prezintă echipa de audit, domeniul şi scopul auditului şi se stabilesc data şi ora şedinţei de
închidere.

6.8. Auditul propriu-zis

6.8.1. Pentru culegerea de informaţii referitoare la subiectul şi scopul auditului, echipa de


audit intervieveaza auditatul, consultă documentele şi înregistrările care conţin datele
urmărite.

6.8.2. Auditul se desfăşoară în baza listei Chestionar de evaluare, aceasta nefiind însă
limitativă.

6.8.3. În cazul identificării unor neconformităţi, în Chestionarul de evaluare , se notează la


observaţii, pe cât de precis posibil, conţinutul deficienţei şi dovezile pe care se sprijină
această observaţie.

6.8.4. Înaintea şedinţei de închidere, auditorii informează auditorul şef asupra situaţiei găsite
prin prezentarea dovezilor de audit.

6.8.5. Auditorul şef stabileşte pentru care din observaţiile notate de acesta sau de alţi
auditori se iniţiază Rapoarte de acţiuni corective / preventive, formulare cod F-013-04 / F-
014-04, care se anexează la Raportul de audit, formular cod F-009-04 .

6.9. Şedinţa de închidere

6.9.1. La şedinţa de închidere participă, pe lângă echipa de audit, şeful compartimentului şi


persoanele desemnate pentru însoţirea echipei de audit.

6.9.2. În cadrul şedinţei de închidere, auditorul şef prezintă auditatului concluziile auditului,
inclusiv neconformităţile constatate. Se prezintă, de asemenea, la aceasta reuniune şi
concluziile generale preliminare privind funcţionarea SMC în zona auditată.

6.9.3. Şeful compartimentului propune acţiunile corective / preventive şi termenele de


soluţionare pentru fiecare neconformitate prezentată de auditorul şef.

6.10. Raportare

6.10.1. Raportul de audit intern se întocmeşte de către auditorul şef după şedinţa de
închidere. În raportul de audit sunt menţionate documentele de

Nume Semnatura Data


Intocmit
Verificat
Aprobat
S.C ROMAER S.R.L Procedura de sistem Editia: 1/12.09.2017
Audit intern Revizia:0/12.09.2018

PS-AI-01 Pagina: 9/17

referinţă, identitatea personalului din echipa de audit şi a celui auditat, observaţiile şi


recomandările privind deficienţele identificate inclusiv Rapoartele de acţiune corective ,
întocmite precum şi concluzia echipei de audit privind funcţionarea şi eficienţa sistemului de
management al calităţii în zona auditată.

Rapoartele de acţiune corective / preventive.

6.10.2. La Raportul de audit, se anexează Rapoartele de acţiuni corective / preventive, cu


privire la deficienţele constatate.

6.10.3. Auditorul şef transmite 1 exemplar din Rapoartele de acţiuni corective preventive,, la
compartimentul auditat şi un exemplar la Responsabilul MC.

6.11. Auditul de urmărire

6.11.1. Auditorul şef, programează şi execută auditul de urmărire a acţiunilor corective la cel
mult două săptămâni de la expirarea ultimului termen stabilit pentru soluţionarea acestora

6.11.2. Auditul de urmărire se limitează strict la zonele şi problemele care au facut obiectul

Rapoartele de acţiuni corective, şi se încheie prin consemnarea în

fiecare din aceste rapoarte a stadiului soluţionării deficienţelor.

6.12. Informaţiile şi datele rezultate în urma auditului intern constituie date de intrare ale
analizei efectuată de management, acestea fiind prezentate sintetic, printre altele, în raportul
de informare privind funcţionarea SMC.

6.13. Datele de ieşire sunt:

- Rapoartele de audit ;

- Rapoarte de neconformitate;

- Rapoarte de acţiuni corrective;

- Rapoarte de acţiuni preventive.

7. INREGISTRĂRI
7.1. Programul de audit intern aferent fiecarui an ;

7.2. Planul de audit;

7.3. Chestionar de evaluare ;

7.4. Raport de audit intern.


Nume Semnatura Data
Intocmit
Verificat
Aprobat
S.C ROMAER S.R.L Procedura de sistem Editia: 1/12.09.2017
Audit intern Revizia:0/12.09.2018

PS-AI-01 Pagina: 10/17

Anexa 7.1

RAPORT DE AUDIT

Nr. / din

Organizatia auditata:

Obiectivele auditului:

Domeniul auditului:

Nume Semnatura Data


Intocmit
Verificat
Aprobat
S.C ROMAER S.R.L Procedura de sistem Editia: 1/12.09.2017
Audit intern Revizia:0/12.09.2018

PS-AI-01 Pagina: 11/17

Criterii de audit:

Echipa de audit:

Reprezentantii auditatului:

Perioada auditului:

Desfasurarea auditului:

Sedinta de deschidere

Constatarile auditului:

Neconformitati constatate:

Sedinta de inchidere:

Concluzii privind conformitatea SMC cu criteriile de audit:

Difuzarea raportului

Anexe

Auditor Sef,

Anexa 7.2.

PLAN AUDIT

NR. / DATA

Obiective si domeniu de audit:

Criterii de audit:

Echipa de audit:

Zona de audit:
Nume Semnatura Data
Intocmit
Verificat
Aprobat
S.C ROMAER S.R.L Procedura de sistem Editia: 1/12.09.2017
Audit intern Revizia:0/12.09.2018

PS-AI-01 Pagina: 12/17

Data auditului:

Calendarul activitatilor:

Data/Ora Proces /activitate Auditor

Difuzare raport audit:

RMC; Responsabil zona auditata; Manager;

Auditor Şef,

APROBAT Manager,

Anexa 7.3.

PROGRAM DE AUDIT INTERN PENTRU ANUL ………………

Nr. Activitatea Criterii Conducat Termen Stadiu


or
Crt Auditată audit
EA

0 1 2 3 4 5

Nume Semnatura Data


Intocmit
Verificat
Aprobat
S.C ROMAER S.R.L Procedura de sistem Editia: 1/12.09.2017
Audit intern Revizia:0/12.09.2018

PS-AI-01 Pagina: 13/17

ELABORAT:

RESPONSABIL PROGRAM AUDIT,

Lista de Verificari la audit nr.________________

Zona auditata:

Echipa de audit:

Criterii audit:

Nrc Verificarea AN Documente si inregistrari examinate.


rt Observatii

Notă: A- acceptat; N- nesatisfăcător

Nume Semnatura Data


Intocmit
Verificat
Aprobat