1.

PROCEDURA DE SISTEM

ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR AFLATE

PE SUPORT DE HARTIE

1. SCOP

Prezenta procedură stabileşte un set unitar de regului pentru arhivarea,

păstrarea şi reconstituirea
documentelor precum şi responsabilităţile privind arhivarea documentelor pe suport de
hârtie din cadrul organizaţiei.
Prezenta procedură nu se aplică documentelor arhivate pe suport electronic.

2. DOMENIUL DE APLICARE. INTERACŢIUNEA CU CELELALTE PROCESE

Procedura se aplică pentru toate directiile/sectiile/birourile/compartimentele din

cadrul organizatiei, pentru arhivarea şi păstrarea documentelor si inregistrarilor pe
suport de hârtie, care se regasesc în Nomenclatoarele arhivistice.

DEFINIŢII, PRESCURTĂRI, CONVENŢII

Arhivã = 1. totalitatea documentelor şi înregistrãrilor create şi/sau deţinute de-a lungul
timpului de cãtre organizaţie
2. camerã amenajatã unde se pãstreazã asemenea acte
Unitate arhivisticã = grupare de documente referitoare la aceeaşi problemã sau
activitate
Arhivar = persoanã care creazã arhive
Nomenclator arhivistic = instrumentul de lucru în care sunt desfãşurate, pe
secţii/compartimente, categoriile de documente grupate pe probleme şi termene de
pãstrare
Arhivã operativã = documente care sunt deţinute în spaţiul de lucru
Arhivã permanentã = documente predate conform prevederilor legale în arhivã şi
gestionate de cãtre arhivar
Alte definiţii şi prescurtări sunt conform Manualului integrat calitate-mediu-
sănătate şi securitate ocupaţională si legistaţiei în vigoare.

4. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

 SR EN ISO 9001:2008/AC:2009 Sisteme de management al calităţii. Cerinţe

 SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calităţii. Principii
fundamentale şi vocabular
 Procedura de sistem “Controlul documentelor, datelor şi înregistrărilor”
 Manualul integrat calitate-mediu-sănătate şi securitate ocupaţională
 Legea arhivelor si alte prevederi legislative în vigoare
Instrucţiuni privind activitatea de arhivã la creatorii şi deţinãtorii de documente (Ordin
de zi nr.217/1996)
5.PROCEDURA
 DATE DE INTRARE ACŢIUNI ŞI DECIZII DATE DE IEŞIRE RESPONSABILITĂŢI

START
5.1

*PS-01 Păstrarea documentelor şi *Lista Responsabil de

Controlulul înregistrărilor/ documentelor proces (Şefi
compartimente)
documentelor, Stabilirea duratei de păstrare în vigoare
datelor şi *Lista
înregistrărilor formularelor
în vigoare
*Lista
înregistrărilor
utilizate

A2

DA
Documentele
sunt scadente
la arhivare?

5.1
NU
5.3

5.3

*PO-01-01 Arhivarea *Dosare Responsabil

*Prevederile (5.3.1) de proces
legislative în *Nomenclator Arhivarul
vigoare ul arhivistic unităţii
*Inventarul de
documente
pentru
arhivare
*PV de
predare/primir
e documente
pentru
arhivare
(5.3.2)
*Registrul de
evidenţă
intrări-ieşiri
documente
în/din arhivă
(5.3.3)
*Pagina de
 DATE DE INTRARE ACŢIUNI ŞI DECIZII DATE DE IEŞIRE RESPONSABILITĂŢI

gardă

5.4

*PO-01-01 Păstrarea în arhiva unităţii *Nomenclator Responsabil

*Prevederile ul arhivistic de proces
legislative în *Registrul de Arhivarul
vigoare evidenţă unităţii
intrări-ieşiri
documente
în/din arhivă

5.5
*PO-01-01 Distrugere documente şi * Proces
*Prevederile înregistrări verbal al
legislative în comisiei de
vigoare selecţionare

STOP

5.3.1 Constituirea dosarelor

 într-un dosar se grupeazã documente referitoare la aceeaşi
problemã, cu acelaşi termen de pãstrare
 în cazul documentelor de acelaşi gen, dar cu termene de pãstrare
diferite, se constituie dosare separate, pentru fiecare termen de
pãstrare
 ordonarea documentelor în dosare se face cronologic, astfel încât
actele mai vechi sã fie întotdeauna deasupra, iar cele mai noi
dedesupt; rãspunsurile şi revenirile la aceeaşi problemã, ca şi
anexele, trebuie conexate la actele de bazã, indiferent de datarea lor.
 dosarele constituite se leagã în coperţi de carton şi nu trebuie sã aibã
mai mult de 250 – 300 file fiecare; în cazul depãşirii acestui numãr se
vor constitui mai multe volume ale aceluiaşi dosar.
 filele dosarelor se numeroteazã cu creion negru în colţul din dreapta
sus, începând cu numãrul 1 pentru fiecare unitate arhivisticã.
certificarea dosarelor se face pe o filã albã de la sfârşitul dosarului prin formula:
“Prezentul dosar (registru, condicã) cuprinde ....... file (în cifre şi, între paranteze în
litere), urmatã de data certificãrii, numele întreg şi semnãtura persoanei care face
certificarea.
 pe coperta dosarului se înscriu denumirea organizaţiei şi a
compartimentului creator, numãrul dosarului de inventar, anul,
indicativul din nomenclator, datele de început şi de sfârşit, numãrul
de file, volumul şi termenul de pãstrare.

5.3.2. Predarea dosarelor la arhivã

  dosarele se predau la arhivã pe bazã de Inventar, cod F-PO-01.02;
inventarul cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de pãstrare,
create în cursul unui an de cãtre un compartiment – fiecare
compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de pãstrare
suntg prevãzute în nomenclator. In cazul dosarelor formate din mai
multe volume, în inventar fiecare volum va avea numãr curent
distinct.
 inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele
nepermanente şi în 4 exemplare pentru documentele permanente; un
exemplar rãmâne la compartimentul care face predarea.

5.3.3. Preluarea dosarelor în arhivã

 la preluare se verificã fiecare dosar urmãrind respectarea prezentei
proceduri şi a legislaţiei în vigoare referitoare la arhivarea
documentelor
 predarea-primirea documentelor în arhivã se face pe baza Procesului
verbal de predare/primire documente pantru arhivare, cod F-PS-
01.03
 evidenţa dosarelor şi a inventarelor se ţine în registrul de evidenţã
intrãri-ieşiri documente în/din arhivã, cod F-PO-01.05

6. RESPONSABILITĂŢI

6.1. Administratorul/Directorul general

 alocă spaţiul necesar arhivării;
 asigură resursele umane şi materiale pentru crearea condiţiilor de
funcţionare normală a arhivei;
 numeşte prin decizie arhivarul societăţii;
 numeşte prin decizie componenţa comisiei de selecţionare la nivelul
societăţii;
 aprobã Nomenclatoarele arhivistice ale secţiilor/compartimentelor din
cadrul organizaţiei
 aprobă scoaterea documentelor din evidenţa arhivei, în urma
selecţionării sau mutării în alt depozit.

6.2. Şefii de sectii/compartimente

întocmesc Nomenclatorul arhivistic pentru documentele din cadrul
secţiei/compartimentului
 asigură păstrarea la locul de muncă (arhiva operativă) şi depunerea
documentelor, după expirarea perioadei de păstrare operativă, la arhiva
permanentã ;
 anual, asigurã legarea, cartonarea şi identificarea documentelor pentru
depunere în arhiva permanentã ;
 predarea în arhiva permanentã a documentelor se face în al doilea an de
la constituirea arhivei operaţionale ;
 coordonează îndosarierea documentelor pe unităţi arhivistice la nivelul
entităţii ;
 propun persoana responsabilă cu îndosarierea documentelor;
  fac propuneri pentru, modificarea şi completarea Nomenclatorului
arhivistic al societăţii, pentru documentele create/păstrate de către
entitatea pe care o conduc.

6.3. Arhivarul
 preia documentele grupate în unităţi arhivistice de la entităţi pentru
păstrarea în arhiva permanentã ;
 asigură deţinerea documentele în arhivă în condiţii corespunzătoare;
 ţine evidenţa intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice din arhivă;
 verifică modul de păstrare în timp a documentelor;
 pune la dispoziţie, în anumite situaţii, pe bază de semnătură şi ţine
evidenţa documentelor împrumutate entităţilor creatoare, pe baza
registrului de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice; la restituire
verifică integritatea documentelor împrumutate
 convoacă comisia de selecţionare în vederea analizării dosarelor cu
termenele de păstrare expirate, care sunt propuse pentru distrugere;
 asigură difuzarea Nomenclatorului arhivistic tuturor compartimentelor
organizatorice din cadrul societăţii.

6.4. Comisia de selecţionare

 analizează şi aprobă lista întocmită de către arhivarul societăţii cu
documentele având termenele de păstrare depăşite, propuse spre a fi
distruse.
 Intocmeşte Procesul verbal de selecţionare, cod F-PO-01.06, pentru
documentele ce urmeazã a fi scoase din evidenţa arhivei

7. RAPOARTE ŞI ÎNREGISTRĂRI
7.1 Înregistrări
Înregistrări generate Generator Difuzare Îndosariere/păstrare
Nomenclatorul arhivistic de documente Sef Comp. Arhivar Sef Comp.
Inventarul de documente pentru arhivare Arhivar Sef Comp. Arhivar
Proces verbal de predare/primire documente Sef Comp. Arhivar Arhivar
pentru arhivare
Registru de evidenţă intrări-ieşiri documente Arhivar Sef Comp. Arhivar.
în/din arhivă
Proces verbal al comisiei de selecţionare Arhivar Comisie Arhivar
Selectionare

8. LISTA ANEXELOR

Anexa 1: Formulare
Denumire Cod
Nomenclatorul arhivistic de documente F-PO-110.06.01
Inventarul de documente pentru arhivare F-PO-110.06.02
Proces verbal de predare/primire documente pentru arhivare F-PO-110.06.03
Registru de evidenţă intrări-ieşiri documente în/din arhivă F-PO-110.06.04
Proces verbal al comisiei de selecţionare F-PO-110.06.05
 F-PO-110.06.01
NOMENCLATOR ARHIVISTIC

Aprobat
Administrator
Aprobat prin decizia nr. ……din data…………….

Directia Serviciile Denumirea dosarului Termenul Observatii

(continutul pe scurt al problemelor la de pastrare
care se refera)
I. A) 1. ………………………… P
2. …..…………………….. 10
B) 3. …………………………. 5

Intocmit
Nume / prenume
Semnatura

F-PO-110.06.02

INVENTARUL
PE ANUL…………………..

Inventarul se refera la documentele care se pastreaza ……………. ani

Denumirea creatorului:……………………………………………………………………………………..

Denumirea compartimentului………………………………………………………………………………

Nr. crt. Indicativul dosarului Conţinutul pe scurt Datele Numărul filelor Obs.
după nomenclator al dosarului, extreme
registrului, etc.
Prezentul inventar format din ........ file conţinute ........... dosare, registre, condici, cartoteci etc.
Dosarele de la nr. crt. ..........., au fost lăsate la..................................................................................................,
nefiind încheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. .................................
Astăzi, ............................................. s-au preluat ............ dosare.

Am predat. Am primit

F-PO-110.06.03

PROCES VERBAL
DE PREDARE PRIMIRE DOCUMENTE PENTRU ARHIVARE

Astăzi, ................., subsemnaţii ....................................................................................................................,

delegaţi ai compartimentului......................................................................................................................, şi
..................................................................., arhivarul organizaţiei ...............................................................
am procedat primul la predarea şi al doilea la preluarea documentelor create în perioada …..................
de către serviciul menţionat, în cantitate de ................ dosare.
Predarea - primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând ............. pagini dactilografiate,
conform dispoziţiilor legale.

Am predat, Am primit,

F-PO-110.06.04
 REGISTRUL DE EVIDENTA INTRARI-IESIRI DOCUMENTE
IN/DIN ARHIVA

INTRĂRI IEŞIRI`
Nr. Data Denumire Date Nr. Nr. Nr. Data Unde s- Denumire
Crt. intrari Com- extreme Dos. Dos. Dos. Iesire au a actului d
partiment ale doc. Dupa Primit Ramase predat de
inv. e La predare,
Efectiv Comp. nr., data

F-PO-110.06.05

PROCES VERBAL nr..........

AL COMISIEI DE SELECTIONARE

Se aprobă
Administrator/Director general

Comisia de selecţionare, numită prin Decizia nr. …... din ……………........, selecţionând în şedinţele din
……….... documentele din anii*) …............... avizează ca dosarele din inventarele anexate să fie
înlăturate ca nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare prevăzute în nomenclatorul unităţii.

Preşedinte Membri Secretar

……………………... ………………… ………………………..
Numele şi prenumele Numele şi prenumele Numele şi prenumele
Semnătura Semnătura Semnătura