SEMINAR VI

Sistematizarea documentelor în depozitele de arhivă.

Ghidul topografic

VII.1. Aşezarea documentelor în depozite

Scheme de sistematizare a documentelor în depozitele de arhiva

În acţiunea de sistematizare a documentelor în depozitele de arhivă, când avem mai

multe fonduri arhivistice (închise) şi colecţii, fondurile şi colecţiile se aşează în depozite pe
ramuri sau domenii de activitate, iar în cadrul fiecărei ramuri sau domeniu în funcţie de
subordonare sau pe grupe de unităţi de acelaşi tip.
„Prin fond arhivistic se înţelege totalitatea documentelor create în decursul activităţii
unei instituţii, asociaţii, societăţi, reuniuni, organizaţii independente din punct de vedere
organizatoric şi operativ, care nu şi-a schimbat profilul activităţii şi teritoriul de competenţă şi
are registratură proprie”. Totodată prin fond arhivistic se înţelege totalitatea documentelor
create în decursul activităţii şi de către o familie sau o persoană fizică.
Dacă unitatea conţine şi colecţii arhivistice, acestea se păstrează separat. „Prin colecţie
arhivistică se înţelege totalitatea documentelor grupate pe un creator sau deţinător, conform
unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particularităţi externe) fără a se ţine seama de
provenienţa lor sau de existenţa unei legături organice”.
În situaţia în care unitatea dispune de mai multe încăperi cu destinaţia de depozite de
arhivă, fiecare depozit trebuie numerotat, cu cifre arabe, începând cu numărul 1.
În cadrul fiecărui depozit, rafturile se numerotează cu cifre romane, începând de la
intrare, de la stânga la dreapta, iar poliţele fiecărui raft vor trebui numerotate, cu cifre arabe,
începând de sus în jos şi de la stânga la dreapta (stând cu faţa la capătul raftului). În cadrul
fondului, documentele se aşează pe compartimente sau pe grupe de acelaşi fel şi, în cadrul lor,
cronologic (pe ani, luni).
Unităţile arhivistice (dosare, registre, condici) se aşează în rafturi, pe poliţe de la
stânga la dreapta şi de sus în jos, începând cu cele mai vechi. Preluările ulterioare, care
întregesc fondul deschis sau colecţia, vor trebui aşezate în continuarea fondului sau colecţiei
respective.
Documentele permanente vor trebui aşezate separat, la compartimentele şi anii
respectivi sau la anii şi compartimentele respective, fie total separat de restul documentelor,
într-o altă încăpere sau pe rafturi aparte. Documentele permanente - parte a Fondului
Arhivistic Naţional - trebuie păstrate separat, în condiţii de maximă siguranţă.
Pentru ca documentele componente ale unui fond arhivistic să fie regăsite, la nevoie,
cu operativitate, la aşezarea lor în depozit (sau depozite) trebuie să se adopte un plan de
grupare a documentelor în cadrul fondului sau o schemă de sistematizare a lor.
În funcţie de modul cum au fost constituite documentele la creator, se adoptă şi
schema de sistematizare, care urmăreşte ca documentele să fie grupate, în cadrul fondului,
aşa cum au fost create iniţial. Astfel, în funcţie de modul cum au fost constituite, la aşezarea
documentelor în depozite vom aplica următoarele scheme de sistematizare:
a). Schema de sistematizare structural-cronologică, se aplică pentru fondurile
create de unităţi care au păstrat aceeaşi formă de organizare sau au suferit puţine
modificări de-a lungul activităţii lor. În acest caz, aşezarea documentelor în rafturi se face pe
compartimente, în cadrul compartimentelor pe ani, iar în cadrul anilor pe termene de păstrare.
b). Schema de sistematizare cronologic-structurală se aplică pentru fondurile create
de unităţi care au avut sau au compartimente (departamente, direcţii, secţii, servicii, birouri)

1
şi care au suferit dese reorganizări în decursul activităţii. În acest caz, documentele fondului
se aşează în rafturi pe ani iar în cadrul fiecărui an pe compartimente (părţi structurale).
c). Schema de sistematizare cronologică pe probleme se adoptă pentru fondurile
create de unităţi care nu au avut compartimente, sau atunci când nu se poate stabili
compartimentul căruia îi aparţin documentele, ca şi pentru fondurile din care s-au păstrat
puţine documente. Tot această schemă se aplică şi pentru documentele aflate în cantitate
mică, care iniţial au fost ordonate cronologic, dar starea lor actuală nu mai permite
reconstituirea ordinii iniţiale.
d). Schema de sistematizare cronologică se aplică pentru fondurile instituţiilor ale
căror documente au fost constituite în acest fel, iar reconstituirea poate fi făcută cu ajutorul
instrumentelor contemporane de evidenţă.
e). Schema de sistematizare alfabetică se aplică în cadrul unităţilor doar la unele
compartimente (Personal, Secretariat, Administrativ) pentru dosare de personal, caziere,
dosare ale studenţilor; la bănci - corespondenţă cu clienţii.

VII. 2. Ghidul topografic. Scoaterea unităţilor arhivistice din depozite

Pentru regăsirea operativă a documentelor din depozite se întocmeşte pentru fiecare

depozit în parte ghidul topografic. Anexa 1
La completarea rubricilor ghidului topografie vor trebui avute în vedere următoarele:
 în colţul din stânga sus al ghidului se va înscrie numărul depozitului în cadrul clădirii;
 în rubrica «nr. curent» se vor înscrie, începând cu numărul 1, fondurile şi colecţiile din
cadrul aceluiaşi depozit;
 denumirea fondurilor, colecţiilor, compartimentelor se va înscrie în ordine alfabetică;
 în rubricile „anii extremi” şi „cantitatea în m.l. şi u.a.” se vor înscrie numai datele
documentelor aflate în depozitul respectiv, aparţinând fondului, colecţiei,
compartimentului, prevăzute în rubrica a doua;
 rubricile 6 şi 7 se completează cu numărul sau numerele rafturilor şi poliţelor pe care
sunt aşezate documentele înscrise în rubrica a doua;
 în rubrica a opta se va înscrie numărul fondului (dacă este cazul);
 în rubrica a noua se va înscrie numărul inventarului conform Registrului de evidenţă
curentă.
Scoaterea unităţilor arhivistice din depozite pentru cercetare în diverse scopuri, se va
face pe baza fişei de control, model anexa nr. 9 din Instrucţiunile privind activitatea de arhivă
la creatorii şi deţinătorii de documente sau Anexa 2.
Toate unităţile arhivistice scoase din depozit vor fi trecute în registrul de depozit -
Anexa nr. 8 din Instrucţiunile de aplicare a Legii nr. 16/1996 sau Anexa 3. Registrul se
completează de către arhivarul sau responsabilul cu arhiva unităţii, în prezenţa persoanei care
solicită, spre consultare, documentele respective.
La completarea rubricilor registrului vor trebui avute în vedere următoarele:
 „Numărul curent" începe cu 1 şi se completează în continuare odată cu solicitările de
scoatere a documentelor din depozit;
 Când unitatea are în depozitele sale un singur fond arhivistic, la rubrica „Denumirea
fondului, compartimentul", se va completa doar compartimentul sau compartimentele
de la care provin documentele;
 În rubrica „cota u.a." se va trece numărul curent de inventar (inventare) al unităţii
arhivistice (unităţilor arhivistice) scoase din depozit;
 În rubrica a patra se scrie „Scopul scoaterii din depozit": cercetare ştiinţifică,
documentare pentru informări, lucrări administrative, drepturi ale diferiţilor solicitanţi;

2
  Rubrica a cincia se va completa cu numele, prenumele solicitantului şi funcţia în
unitate;
 In rubrica a şasea se va înscrie data scoaterii unităţii arhivistice şi semnătura
solicitantului;
 În rubrica a şaptea se consemnează data restituirii unităţii arhivistice şi semnătura
arhivarului sau responsabilului cu arhiva, ca semn al restituirii unităţii arhivistice.
La restituirea unităţilor arhivistice arhivarul sau responsabilul cu arhiva verifică
exactitatea datelor înscrise în fişa de control cu documentele, integritatea acestora.
Când se constată lipsuri de unităţi arhivistice, de file, eventuale deteriorări, intervenţii pe
documente, înştiinţează imediat şeful compartimentului care răspunde de arhivă. Acesta este
obligat să ia măsurile ce se impun, în funcţie de situaţia concretă Aceste situaţii se
consemnează şi în rubrica „Observaţii” a registrului de depozit.

Anexa 1
Clădirea
Nr. depozit

GHID TOPOGRAFIC
Denumirea Cantitatea
fondului,
Nr. Anii Raftul Poliţa Nr. Nr.
colecţiei,
crt. extremi ml u.a. nr. nr. fondului inventar
compartimentulu
i
1 2 3 4 5 6 7 8 9

Anexa 2

FIŞĂ DE CONTROL
FONDUL
COLECŢIA

COMPARTIMENTUL

NR. INVENTAR

ANUL

NUMELE ŞI PRENUMELE
SOLICITANTULUI

DATA

3
 Denumirea creatorului sau deţinătorului Anexa 3

REGISTRUL DE DEPOZIT

Data restituirii
Denumirea Numele Data scoaterii
Scopul u.a.; semnătura
fondului, Cota şi u.a.;
Nr. scoaterii arhivarului sau Obs
compartiment u.a. prenumele semnătura
crt. din depozit responsabilului
colecţie solicitantului solicitantului
cu arhiva
1 2 3 4 5 6 7 8

 Test:
1. Definiţi noţiunea de fond arhivistic.
2. Explicaţi termenul de colecţie arhivistică.
3. Prezentaţi în ce constă schema de sistematizare alfabetică.
4. Definiţi conceptul de ghid topografic.