EVIDENȚA ȘI

ORGANIZAREA
ANBPR

08 Mai 2023

COLECȚIILOR
EVIDENTA DOCUMENTELOR

 Proces ce desemnează totalitatea operaţiunilor

de consemnare în instrumentele de evidență,
conform reglementărilor, a datelor cantitative si
valorice, globale si individuale, referitoare la
mărimea, componenta si dinamica colecţiilor de
documente.

2
EVIDENȚA DOCUMENTELOR

 urmăreşte identificarea si gestionarea

corectă a documentelor;
 se impune a fi realizată în conformitate cu
reglementările pe plan naţional;
 este un mijloc obligatoriu de conservare și
gestionare a colecției, stabilit prin Legea
Bibliotecilor;
 se face în sistem manual sau automatizat;

 trebuie să răspundă la cel puţin două cerinţe:

claritate și exactitate.
3
ETAPELE PROCESULUI DE EVIDENȚĂ
1. etapa preliminară, a înregistrării documentelor,
formată din:
 primirea documentelor;
 ştampilarea documentelor.

2. etapa de bază, a înregistrării propriu-zise a

documentelor, formată din:
 înregistrarea în Registrul de mișcare a fondurilor (RMF);
 înregistrarea în Registrul inventar (RI).

4
PRIMIREA DOCUMENTELOR
Se face Conform Normelor metodologice privind evidenţa, gestionarea
şi inventarierea documentelor specifice bibliotecilor publice ‒
publicate în Monitorul Oficial al României nr. 387 din 18 august
2000 ‒ Art.10 (2) documentele intrate în bibliotecă sunt supuse mai
multor operații:
 a) dacă documentele intră cu acte însoţitoare de provenienţă (facturi,
procese-verbale de donaţie, acte de transfer etc.), se confruntă datele
înscrise în acte cu existentul, se verifică/se stabileşte preţul pentru
fiecare bun, precum şi adiţionarea corectă a actului; orice nepotrivire
între actele însoţitoare şi situaţia existentă a bunurilor se specifică
într-un proces-verbal;
 b) dacă documentele intră fără acte însoţitoare, se întocmesc acte de
intrare, stabilindu-se numărul lor, preţul/exemplar şi totalul, starea
fizică potrivit hotărârii comisiei de evaluare care funcţionează în
cadrul bibliotecii;
 c) dacă documentele provin din cercetări şi activităţi proprii ale
bibliotecilor (cercetări bibliografice şi documentare, culegeri
tematice, editări etc.), se întocmesc acte de intrare ca şi în cazul
prevăzut la lit. b) 5
ETAPE ȘI METODE SPECIFICE PROCESULUI
DE EVIDENȚĂ

Primirea documentelor :
1. confirmarea legalităţii actelor însoţitoare;

2. verificarea integrității fizice a documentelor;

3. întocmirea procesului-verbal în cazul inadvertențelor;

4. completarea Actului de primire pentru documentele

fără acte însoțitoare.

6
7
ETAPE ȘI METODE SPECIFICE PROCESULUI
DE EVIDENȚĂ

Ștampilarea documentelor (atestă intrarea lor în

proprietatea bibliotecii)
 După confruntarea cu actele însoțitoare, publicațiile
primite se ștampilează pentru:
 a marca intrarea acestora în patrimoniul bibliotecii;
 pentru a evita cazurile de sustragere a acestora;
 identificarea documentelor ce aparțin bibliotecii;
 Ștampila ce indică proprietatea asupra publicațiilor are
formă ovală, iar cea pentru inventariere are formă
dreptunghiulară;
 Ștampila rotundă nu se întrebuințează pentru ștampilarea
8
publicațiilor.
ETAPE ȘI METODE SPECIFICE PROCESULUI
DE EVIDENȚĂ
Ștampilarea documentelor:
 Cărțile se ștampilează pe verso-ul paginii de titlu, pe
pagina convenită/de control a bibliotecii (de exemplu: 13, 17
etc.), în mijlocul câmpului alb de jos și, pornind de la
aceasta, din o sută în o sută de pagini (de exemplu: 113,
213, 313 etc.);
 Stampila se mai imprimă la final, sub ultimul rând din
text, pe filele pliante nepaginate, pe verso-ul ilustrațiilor
(hărți, diagrame, scheme), pentru securizarea acestora;
 La paginile de control ștampila se aplică în josul paginilor,
la mijloc, sub text. Ilustrațiile, fotografiile, planșele pe file
separate, nenumerotate, se ștampilează pe verso, fiecare în
parte;
 Dacă foaia de titlu lipsește, ștampila se aplică pe copertă 9
sau pe prima pagină a publicației, deasupra textului.
ETAPE ȘI METODE SPECIFICE PROCESULUI
DE EVIDENȚĂ
Ștampilarea documentelor:
 Publicațiile periodice cotidiene, săptămânale,
bilunare, lunare etc. se ștampilează la primirea
acestora în bibliotecă, pe prima pagină a fiecărui
număr. Cele care au peste 100 de pagini se
ștampilează după modelul cărților.
 Manuscrisele volante se ștampilează filă cu filă, pe
verso-ul acestora, iar cele sub formă de codice, după
modelul cărților.
 Fotografiile se ștampilează pe verso, fiecare în parte.
 Publicațiile provenite de la alte biblioteci se
(re)ștampilează, conform indicațiilor de mai sus.
 Vechile ștampile se marchează cu două diagonale de
culoare roșie. 10
ETAPE ȘI METODE SPECIFICE PROCESULUI
DE EVIDENȚĂ

Etapa de bază - Înregistrarea documentelor

 Constă în înregistrarea propriu-zisă în cele două
instrumente de evidență:
 Registrul de mişcare a fondurilor, care realizează
evidența globală (primară)
 Registrul inventar, care realizează evidența
individuală.

11
SISTEMUL DE EVIDENȚĂ AL DOCUMENTELOR

 Evidenţa documentelor se face în sistem

tradiţional şi informatizat, astfel:
 a) evidenţa globală, prin registrul de mişcare a fondurilor
(R.M.F.);
 b) evidenţa individuală, prin registrul de inventar
(R.I.), cu numerotare de la 1 la infinit;
 c) evidenţa periodicelor, lunar, trimestrial sau anual, prin
constituirea lor în unităţi de inventar;
 d) evidenţa analitică, pe fişe însoţite de imagini foto pentru
bunurile culturale constituite în gestiuni şi care fac parte din
patrimoniul cultural naţional mobil. CVR 1508 – 1830; CRS … - 1800
12
EVIDENȚA PRIMARĂ SAU GLOBALĂ

 RMF (Registrul de Mișcare al Fondurilor)

asigură evidența globală (evidența stocurilor) și este
structurat în trei părți:
1. Intrarea documentelor;
2. Ieșirea documentelor;
3. Recapitulație.

13
EVIDENȚA PRIMARĂ SAU GLOBALĂ
REGISTRUL DE MIŞCARE A FONDURILOR (R.M.F.)

Partea I. Intrarea documentelor

 Fiecare stoc de documente intrat în bibliotecă, provenit
prin cumpărare, schimb interbibliotecar, depozit legal,
transfer, donație de orice fel etc., primește un număr de
intrare (Nr. intrare / An) (numerotarea stocurilor începe
de la 1 în fiecare an). Acest număr apare în capătul
rândului corespunzător de pe fiecare din cele 3 pagini ale
părții I a RMF-ului.

14
15
16
17
EVIDENȚA PRIMARĂ SAU GLOBALĂ
REGISTRUL DE MIŞCARE A FONDURILOR (R.M.F.)

Partea a II-a – Ieşirea documentelor

 înregistrează informațiile cu privire la ieșirea din
gestiunea bibliotecii a unor documente din stocuri
(seturi⁄loturi) de documente.
 Cauze posibile ale ieşirii documentelor din gestiunea şi
din evidenţele bibliotecii:
 lipsa publicaţiilor din gestiune;
 furtul de publicaţii;
 casarea publicaţiilor uzate moral şi fizic;
 transferul de publicaţii;
 pierderea publicaţiilor de către utilizatori.

18
19
20
21
EVIDENȚA PRIMARĂ SAU GLOBALĂ
REGISTRUL DE MIŞCARE A FONDURILOR (R.M.F.)

Partea a III-a – Recapitulare

 reflectă cu exactitate volumul şi valoarea totală a
colecţiilor dintr-o bibliotecă, repartizarea lor după
categoria de documente, după limbă, ca urmare a
raportării trimestriale a diferenței dintre Partea I și Partea
a II-a.

22
23
EVIDENȚA PRIMARĂ SAU GLOBALĂ
REGISTRUL DE MIŞCARE A FONDURILOR (R.M.F.)

Reguli de completare a RMF-ului

 Se completează într-un singur exemplar.

 Numărul curent în prima parte a registrului începe în fiecare an

cu numărul 1.
 Înregistrările în RMF se fac cu cerneală albastră sau neagră,
culoarea roşie fiind folosită pentru corecturi care vor fi
certificate cu semnătura bibliotecarului la rubrica Menţiuni.
 Înscrierile unei partide se fac pe un singur rând, fiind obligatorie
completarea tuturor rubricilor prevăzute în tipizat.
 Nu se admit rânduri necompletate.

 Numărul sub care s-a înregistrat partida în RMF se trece şi pe

actul ei însoţitor. 24
EVIDENȚA PRIMARĂ SAU GLOBALĂ
REGISTRUL DE MIŞCARE A FONDURILOR (R.M.F.)

Reguli de completare a RMF-ului

 La sfârşitul anului se trage câte o linie sub înregistrările
respective din părţile I şi a II-a, iar rândul următor se foloseşte
pentru totalizarea coloanelor din anul care a trecut. Pe acest
rând, peste primele coloane se scrie „Total în anul...” .Aceste
totaluri se reportează în Partea a IlI-a - Recapitulare, în anul şi
rândurile indicate.
 Publicaţiile periodice se înregistrează în RMF după caz - anual,
semestrial, trimestrial ‒ în funcţie de periodicitatea constituirii
lor în volume de bibliotecă.
 Este un document statistic, dar şi un document contabil;
 RMF-ul trebuie să fie legat, iar paginile lui numerotate şi
şnuruite; pe ultima pagină, reprezentantul bibliotecii face
următoarea certificare: „Acest RMF are... pagini, numerotate de
la ... până la....”, urmează data, semnătura şi ştampila. 25
EVIDENȚA INDIVIDUALĂ
REGISTRUL DE INVENTAR (RI)
 Registrul de inventar este instrumentul de
înregistrare a fiecărei unități de bibliotecă (fiecărui
document/volum) în parte. Reprezintă instrumentul
pentru evidența individuală a documentelor. Este cel
mai important instrument de control, un act contabil;
 Fiecărui document de bibliotecă înscris în registrul de
evidenţă individuală îi revine un număr de
identificare unic. Acelaşi număr este înscris şi pe
documentul în cauză, direct sau prin aplicarea unor
etichete, inclusiv cod de bare, în funcţie de natura
suportului pe care este imprimată informaţia;
 Fiecare document de bibliotecă, purtător al unui
număr de identificare, constituie o unitate de 26
evidenţă;
EVIDENȚA INDIVIDUALĂ
REGISTRUL DE INVENTAR (RI)
 În Registrul inventar documentele sunt înscrise în
ordinea cronologică a intrării lor în bibliotecă,
conform unor reguli stricte ca şi în cazul Registrului
de Mişcare a Fondurilor . Şi acest document de
evidenţă al bibliotecii trebuie legat, numerotat,
şnuruit, semnat şi ştampilat de reprezentantul
bibliotecii
 Înregistrările în/pentru Registrul inventar se fac:

 Manual;
 Electronic.

27
EVIDENȚA INDIVIDUALĂ
REGISTRUL DE INVENTAR (RI)

Categorii de registre inventar:

 Registrul Inventar cărţi / broşuri / note muzicale;
 Registrul Inventar publicaţii seriale;
 Registrul Inventar grup/cursuri/manuale,
 Registrul Inventar documente arhivistice/manuscrise;
 Registrul Inventar grafică / fotografii / hărţi / atlase / documente
audiovizuale

Faţă de rubricatura standard din Registrul Inventar pentru cărţi,

registrele inventar pentru alte categorii de documente au rubrici
speciale.

28
 29

Registrul inventar, pag. 1

 30

Registrul inventar, pag. 2

EVIDENȚA INDIVIDUALĂ
REGISTRUL DE INVENTAR (RI)
Reguli de înregistrare a unităţilor de evidenţă în RI:
1. Autorul se transcrie cu numele despărţit prin virgulă de
prenume, dacă documentul are doi sau trei autori se
consemnează numai primul autor cu specificarea ş.a..
2. Titlul se transcrie integral numai pe un singur rând, în
forma lui de pe foaia de titlu. Prescurtările sunt admise
numai pentru titlurile ce nu pot fi cuprinse integral în rubrica
respectivă, dar fără a îngreuna identificarea lucrării.
3. Lucrările anonime, cele cu autor colectiv şi periodicele
sunt menţionate numai cu titlul.
4. La lucrările în mai multe volume se menţionează, după
titlu, şi numărul volumului, în forma prescurtată (vol.2) şi
31
numai cu cifre arabe.
EVIDENȚA INDIVIDUALĂ
REGISTRUL DE INVENTAR (RI).
Reguli de înregistrare a unităţilor de evidenţă în RI:

5. La lucrările în mai multe exemplare, înregistrate în continuare,

autorul şi titlul se transcriu numai pentru primul exemplar, repetarea
unor elemente bibliografice fiind semnalată prin ghilimele; pentru
lucrările în mai multe volume, dar cu acelaşi titlu, se repetă, în
rubricile corespunzătoare din registrul inventar, numai numărul
fiecărui volum.
6. Numărul ediţiei, cu excepţia ediţiei princeps, se notează cu cifre
arabe.
7. Locul de publicare, cu excepţia oraşului Bucureşti, care se poate
prescurta Buc., se transcrie în întregime; menţionarea locului de
apariţie este obligatorie pentru fiecare unitate de evidenţă.
8. Anul de apariţie se trece întotdeauna cu cifre, fără a se folosi
ghilimelele atunci când el se repetă la rândurile următoare. 32
EVIDENȚA INDIVIDUALĂ
REGISTRUL DE INVENTAR (RI)
Reguli de înregistrare a unităţilor de evidenţă în RI:

9. Preţul se consemnează pentru fiecare unitate. În cazul lucrărilor în

mai multe volume, dacă valoarea în lei a unităţii de evidenţă nu este
stabilită separat, ea va fi dedusă din valoarea totală a lucrării şi
numărul volumelor care o compun. Pentru cărţile străine cu valoarea
în altă monedă se înregistrează valoarea în lei la paritatea cursului
oficial.
10. La ultima rubrică a registrului inventar - Menţiuni - se
consemnează:
- numărul şi data proceselor-verbale întocmite pentru scoaterea
cărţilor din bibliotecă (uzate, depăşite, pierdute etc.);
- însemnări privind corectarea unor greşeli de transcriere, de
numerotare, împreună cu numele persoanei căreia îi aparţine sau a
îndreptat eroarea;
- note de verificare ale organelor de control financiar.
33
EVIDENȚA INDIVIDUALĂ
REGISTRUL DE INVENTAR (RI)
Reguli de înregistrare a unităţilor de evidenţă în RI:

11. Greşelile de inventariere se corectează astfel:

a. În cazul omiterii unuia sau unor numere şi când eroarea se
sesizează imediat, numerele respective se taie cu o linie roşie
orizontală; numărul corectat se scrie deasupra numărului greşit
(în mod asemănător se procedează şi cu numerele care iniţial au
fost trecute greşit pe cărţi);
b. Dacă eroarea nu se constată imediat şi pentru a nu opera prea
multe corecturi în registrul inventar şi pe cărţi, se continuă
inventarierea până la completarea inventarului;
c. În cazul repetării unor numere de inventar, toate numerele
duble vor primi menţiunea distinctivă bis, atât în registru, cât şi
pe cărţi;
d. În oricare din situaţiile a şi b, la rubrica Menţiuni, 34
bibliotecarul este obligat să specifice: Corectat de .... (semnătura
descifrabilă a bibliotecarului).
EVIDENȚA INDIVIDUALĂ
REGISTRUL DE INVENTAR (RI)
Reguli de înregistrare a unităţilor de evidenţă în RI:

12. Rubrica Însemnări la verificarea fondurilor se completează

prin aplicarea unui semn convenţional (prin bifare) cu prilejul
verificărilor periodice ale fondurilor, la predarea-primirea
gestiunii şi când se efectuează controlul gestionar de către
organele împuternicite în acest sens;
13. Dacă nu avem date bibliografice pe pagina de titlu, putem
apela la informaţii furnizate din alte zone ale publicaţiei
(copertă, cotor, postfaţă, prefaţă etc.) sau din lucrările de
referinţă (enciclopedii, dicţionare, tratate etc.). Când nu
depistăm în nici un fel datele de apariţie (loc, editură, an), se
scrie: s.a. - fără an; s.n. -fără editură; s.l. - fără loc. Datele culese
din alte părţi decât pagina de titlu vor fi menţionate între 35
paranteze drepte.
EVIDENȚA INDIVIDUALĂ
REGISTRUL DE INVENTAR (RI)
Registrul inventar electronic
 Practica inventarierii a impus nu numai utilizarea de
registre inventar separate pentru diferitele categorii de
documente existente, ci şi posibilitatea de realizare a
acestora în sistem informatizat - aspect prevăzut la
articolul nr. 40 - (4) în Legea bibliotecilor nr. 334/2002;
 Totalitatea înregistrărilor din registrele inventar
reprezintă patrimoniul bibliotecii.
 Registrul inventar este un document unic, extrem de
important, supunându-se cerinţelor documentelor cu
regim special, iar eventualele modificări ale datelor
înscrise pot fi făcute numai cu respectarea regulilor
stabilite pentru documentele contabile. 36
37
TIPURI DE EVIDENŢĂ PENTRU PUBLICAŢIILE
SERIALE (PERIODICE)

Evidenţa preliminară
 Pe lângă evidenţele generale ‒ evidenţa globală şi
evidenţa individuală ‒, pentru publicaţiile periodice,
datorită naturii lor specifice, se mai efectuează două
forme de evidenţă: evidenţa preliminară şi evidenţa
anuală.
 Evidența preliminară are în vedere evidenţa intrărilor
curente, ţinută număr de număr, realizată ritmic, pe
măsura intrărilor.
 Evidenţa preliminară se realizează pe:
 Fişe de evidenţă preliminară ‒ ziare;
38
 Fişe de evidenţă preliminară ‒ reviste.
TIPURI DE EVIDENŢĂ PENTRU PUBLICAŢIILE
SERIALE (PERIODICE)

Evidenţa preliminară
 Fişa de evidenţă preliminară pentru ziare
cuprinde: titlul ziarului, anul, totalul numerelor
care apar într-un an, precum şi rubrici pentru
consemnarea primirii fiecărui număr în bibliotecă

39
TIPURI DE EVIDENŢĂ PENTRU PUBLICAŢIILE
SERIALE (PERIODICE)

Evidenţa preliminară
 Fişa de evidenţă preliminară pentru reviste cuprinde:
titlul ziarului, subtitlul, locul de apariţie şi anul, periodicitatea
revistei respective, totalul numerelor care apar într-un an,
precum şi rubrici pentru consemnarea primirii fiecărui număr în
bibliotecă.

40
TIPURI DE EVIDENŢĂ PENTRU PUBLICAŢIILE
SERIALE (PERIODICE)

Modalitatea de lucru
 Pe o fişă de evidenţă se înregistrează, număr de
număr, toate exemplarele primite dintr-un titlu
în cadrul unui abonament.
 În cazul în care biblioteca are două sau mai
multe abonamente la acelaşi periodic, fiecare se
înregistrează pe câte o fişă distinctă.
 Cota se înregistrează în colţul din stânga sus al fiecărui
număr.
 Ştampila se aplică pe fiecare număr, pe prima
pagină, la mijlocul marginii albe de jos, la pagina
de control (convenţională pentru fiecare
bibliotecă) şi pe ultima pagină de text. 41
TIPURI DE EVIDENŢĂ PENTRU PUBLICAŢIILE
SERIALE (PERIODICE)

Evidenţa anuală
 Reprezintă operaţiunea de consemnare în Fişa de colecţii periodice
a elementelor privind creşterea anuală, starea colecţiei şi
schimbările intervenite în datele de referinţă (schimbările
bibliografice)
 Evidenţa anuală se efectuează în momentul inventarierii colecţiilor
de seriale. În fişa de colecţii periodice se completează următoarele
rubrici: anul editorial, anul calendaristic, situaţia numerelor,starea
colecţiei (legat/nelegat), număr de volume, număr de inventar,
menţiuni.
 Pe versoul fişei de evidenţă anuală se notează:
 numele şi adresa instituţiei prin care s-a făcut abonamentul;
 numărul şi data chitanţei (sau a adresei prin care biblioteca a comunicat
încheierea abonamentului);
 scadenţa abonamentului (perioada);
 preţul unui exemplar din periodicul abonat.
42
43
TIPURI DE EVIDENŢĂ PENTRU PUBLICAŢIILE
SERIALE (PERIODICE)

Evidenţa individuală a publicaţiilor seriale

 Evidenţa individuală a publicaţiilor seriale (cu apariţie
periodică/neregulată) reprezintă înscrierea volumelor în
Registrul inventar - publicaţii

44
EVIDENŢA COLECŢIILOR SPECIALE ŞI
MATERIALELE AUDIOVIZUALE

 Documentele din categoria colecţiilor speciale (manuscrise,

arhivalii,stampe, hărţi etc.), dacă nu sunt constituite iniţial în
volume, se înregistrează unitate cu unitate (indiferent de
dimensiuni şi număr de pagini), în inventare specifice.
 Materialele audiovizuale (diapozitive, microfilme, benzi
magnetice etc.) se constituie în unităţi de evidenţă în funcţie
de caracteristicile proprii.
 Se au în vedere diferite elemente de păstrare şi difuzare, cum
ar fi, de exemplu, pentru diapozitive ‒ casetele sau plicurile,
pentru microfilme ‒ cutiile etc.
 Aceste categorii de documente se consemnează în registre
inventar speciale. 45
FORMULARELE TIPIZATE PENTRU GESTIUNEA DE
BIBLIOTECĂ:

ORDINUL NR. 2249/4775/DIN 2009 PENTRU APROBAREA

FORMULARELOR TIPIZATE GENERALE DE BIBLIOTECĂ

 RMF = Registru de mișcare a fondurilor, pentru

evidență primară sau globală
 RI = registrul de inventar, pentru evidența
individuală

46
GESTIUNEA DE BIBLIOTECĂ
Patrimoniul bibliotecilor – în Legea Bibliotecilor
334/2002
 ART. 40
 (1) Documentele aflate în colecţiile bibliotecilor, care au
statut de bunuri culturale comune sau care au fost clasate
în categoria bunurilor culturale care fac parte din
patrimoniul cultural naţional mobil, nu sunt mijloace
fixe şi sunt evidenţiate, gestionate şi inventariate în
condiţiile legii.
 (2) Eliminarea documentelor din colecţii se aplică
numai bunurilor culturale comune, uzate fizic sau moral,
după o perioadă de minimum 6 luni de la achiziţie, prin
hotărârea conducerii bibliotecii. 47
GESTIUNEA DE BIBLIOTECĂ
Patrimoniul bibliotecilor – în Legea
Bibliotecilor 334/2002
 ART. 40
 (3) Evidenţa documentelor se face în sistem tradiţional şi
informatizat, astfel:
 a) evidenţa globală, prin registrul de mişcare a fondurilor
(R.M.F.);
 b) evidenţa individuală, prin registrul de inventar (R.I.), cu
numerotare de la 1 la infinit;
 c) evidenţa periodicelor, trimestrial sau anual, prin
constituirea lor în unităţi de inventar;
 d) evidenţa analitică, pe fişe însoţite de imagini foto pentru
bunurile culturale constituite în gestiuni şi care fac parte din
48
patrimoniul cultural naţional mobil.
GESTIUNEA
PATRIMONIUL BIBLIOTECILOR – ÎN LEGEA BIBLIOTECILOR 334/2002

 (4) Evidenţa globală şi individuală a publicaţiilor,

realizată în sistem informatizat, cuprinde descrierea
completă, conform standardelor în vigoare.
 (5) Bibliotecarii nu sunt obligaţi să constituie garanţii
gestionare, dar ei răspund material pentru lipsurile din
inventar care depăşesc procentul de pierdere naturală
stabilit potrivit legii.
 (6) Documentele, bunuri culturale comune, găsite lipsă
din inventar, se recuperează fizic, prin înlocuirea cu
documente identice, sau valoric, prin achitarea valorii de
inventar a documentelor, actualizată cu aplicarea
coeficientului de inflaţie la zi, la care se adaugă o sumă
echivalentă cu de 1 - 5 ori faţă de preţul astfel calculat. 49
GESTIUNEA
PATRIMONIUL BIBLIOTECILOR – ÎN LEGEA BIBLIOTECILOR 334/2002

 (7) Bunurile culturale de patrimoniu lipsă la inventar se

recuperează fizic; în cazul în care acest lucru nu este posibil,
se recuperează valoric la preţul pieţei plus o penalizare de
minimum 10% din cost, pe baza hotărârii Comisiei Naţionale
a Bibliotecilor.
 (8) Documentele specifice bibliotecilor se inventariază
periodic astfel:
 a) fondul care cuprinde până la 10.000 de documente - o dată la 4
ani;
 b) fondul cuprins între 10.001 - 50.000 de documente - o dată la 6
ani;
 c) fondul cuprins între 50.001 - 100.000 de documente - o dată la 8
ani;
 d) fondul cuprins între 100.001 - 1.000.000 de documente - o dată la
10 ani;
 e) peste 1.000.000 de documente - o dată la 15 ani.
50
GESTIUNEA
PATRIMONIUL BIBLIOTECILOR – ÎN LEGEA BIBLIOTECILOR 334/2002

 (9) În caz de predare/preluare a gestiunii fondului de documente

specifice, precum şi în caz de forţă majoră, se procedează la
verificarea integrală a inventarului; modificarea parţială a echipei
care gestionează se operează prin integrare în gestiune, în condiţiile
legii.
 (10) În caz de forţă majoră, incendii, calamităţi naturale, precum şi
mutări succesive, sedii şi locuri de depozitare improprii, conducerea
bibliotecii dispune scoaterea din evidenţă a documentelor deteriorate
sau distruse.
 (11) Bibliotecile publice sunt obligate să îşi dezvolte colecţiile de
documente, prin achiziţionarea de titluri din producţia editorială
curentă, precum şi prin completarea retrospectivă.
 (12) Creşterea anuală a colecţiilor din bibliotecile publice trebuie să
fie de minimum 50 de documente specifice la 1.000 de locuitori.
 (13) Colecţia din biblioteca publică trebuie să asigure cel puţin un 51
document specific pe cap de locuitor.
GESTIUNEA
PATRIMONIUL BIBLIOTECILOR – ÎN LEGEA BIBLIOTECILOR 334/2002

 ART. 41
 (1) Colecţiile bibliotecilor se constituie şi se dezvoltă prin transfer,
schimb interbibliotecar naţional şi internaţional, donaţii, legate şi
sponsorizări, precum şi prin achiziţionarea unor servicii culturale de
bibliotecă, respectiv achiziţionarea de documente specifice,
publicaţii, cărţi vechi şi din producţia editorială curentă, indiferent
de valoarea lor şi de suportul pe care au fost înregistrate sau fixate,
cu respectarea principiilor utilizării eficiente a fondurilor publice, a
transparenţei şi a tratamentului egal, în condiţiile legii.
 (2) Dotările se asigură prin alocarea resurselor financiare necesare
de către autorităţile finanţatoare.
 ART. 42
 (1) Colecţiile bibliotecilor se păstrează în depozite şi/sau în săli cu
acces liber special amenajate, asigurându-se condiţii de conservare şi
securitate adecvate.
 (2) Autorităţile şi instituţiile publice finanţatoare controlează şi
asigură condiţii optime de păstrare a colecţiilor şi de acces la 52
acestea.
GESTIUNEA
PATRIMONIUL BIBLIOTECILOR – ÎN LEGEA BIBLIOTECILOR 334/2002

 ART. 51
(1) Personalul din bibliotecile de drept public, care are în
responsabilitate colecţii cu acces liber şi/sau destinate
împrumutului la domiciliu, beneficiază de un coeficient
anual de 0,3% scădere din totalul fondului inventariat,
reprezentând pierdere naturală datorată unor cauze care nu
puteau fi înlăturate ori în alte asemenea cazuri în care
pagubele au fost provocate din riscul minimal normal al
serviciului.

53
ORGANIZAREA
COLECȚIILOR

54
ORGANIZAREA COLECȚIILOR

Reprezintă:
 un proces esenţial într-o bibliotecă din punctul de vedere
al punerii în valoare a colecţiilor;
 un sistem clar şi precis de organizare a
publicaţiilor care răspunde următoarelor cerințe:
 Regăsirea rapidă a documentelor;
 Folosirea eficientă a spaţiilor de depozitare;
 Respectarea specificului şi naturii documentelor;
 Conservarea și securitatea colecțiilor;
 Destinația documentelor și cerințele funcționalității lor.
55
ORGANIZAREA COLECŢIILOR
Sistemele de aşezare se împart în două categorii:
 sisteme logice/sistematice
 aşezarea sistematico-cronologică

 aşezarea sistematico-alfabetică (sistem folosit în condiţiile

accesului direct la documente).

 sisteme formale
 aşezarea fixă (după numărul de inventar, alfabetică,

cronologică, după locul de apariţie, după limbă)

 aşezarea pe formate (sistem utilizat pentru aşezarea în

depozit).

56
ORGANIZAREA COLECŢIILOR

 Sistemele sistematice/logice grupează în acelaşi loc

toate publicaţiile referitoare la un anumit subiect sau
domeniu; locul la raft este dat de o cotă care indică
ordinea publicației și conţinutul ei.
 Organizarea sistematico-alfabetică
 Aşezarea sistematico-cronologică

57
ORGANIZAREA COLECŢIILOR
Sistemele formale.
 Organizarea fixă. Acest criteriu de organizare se aplică pentru
colecţii constituite istoric, care sunt păstrate în rafturile sau
dulapurile iniţiale şi a căror evoluţie este oprită. Cota se stabileşte în
funcţie de criteriile topografice (ex. cota F IV 29 – raft F, poliță IV,
doc.29)
 Organizarea alfabetică ordinea alfabetică a numelui autorilor sau
titlurilor.
 Organizarea cronologicăîn funcţie de data apariţiei documentelor. Ea
oglindeşte evoluţia tiparului şi a producţiei editoriale în bibliotecile
cu caracter muzeal, dar şi în bibliotecile moderne pentru organizarea
anumitor colecţii speciale: incunabule, carte veche, depozit legal
 Organizarea după criteriul limbii. Această aşezare este puţin aplicată.
 Organizarea după numărul de inventar
 Organizarea pe formate este cel mai răspândit în cazul colecţiilor
păstrate în depozite 58
ORGANIZAREA COLECŢIILOR
Topografierea documentelor
 Presupune stabilirea locului pe care fiecare document de
bibliotecă îl va ocupa în depozit, pe raft, în catalogul
colecţiei din care face parte şi fixarea acestui loc printr-o
formulă unică şi nerepetabilă – cota –, care să asigure
identificarea şi regăsirea documentului.
 Cota reprezintă, în fapt, „totalitatea simbolurilor (litere,
cifre, semne) care servesc la indicarea locului unui
document într-o colecţie de bibliotecă sau fond
documentar.

59
ORGANIZAREA COLECŢIILOR
Cota documentelor are următoarele funcţii:
 asigură buna conservare şi securitate a colecţiilor;

 împiedică distrugerea, pierderea sau rătăcirea

unui document;
 asigură circulaţia documentelor prin identificarea şi
regăsirea fiecărui document în parte, în cel mai
scurt timp;
 asigură şi uşurează verificarea gestionară a colecţiilor
prin legătura pe care o face cu Registrul inventar în
care este consemnat întregul patrimoniu
informaţional al bibliotecii.
60
ORGANIZAREA COLECŢIILOR
Sisteme de cotare
 Cotarea pe formate;
 Pentru colecţia de cărţi: Formatul I până la 20 cm, II 20 -
25 cm, III 25 - 30 cm, IV 30 - 38 cm, V peste 38 cm;
 Pentru colecţia de periodice: Formatul I - până la 27 cm, II
27 - 33 cm, III 33 - 50 cm, IV peste 50 cm.
 Ex. cota V629
 Cotarea sistematico-alfabetică (fracție). La numărător se va
trece indicele de cotă format din indicele principal de
clasificare zecimală prescurtat. La numitor se va înscrie
semnul de autor care va indica locul lucrării în cadrul clasei
respective. Semnul de autor, stabilit prin Tabelele de 61
autori.
ORGANIZAREA COLECŢIILOR
Catalogul topografic ‒ realizat în sistem tradiţional ‒ este
un catalog intern, extrem de util în activitatea de verificare
a fondului de documente.
 Pentru cotarea sistematico-alfabetică catalogul topografic
este ţinut pe fişe topografice de format standard. Ele
conţin descrierea principală prescurtată ‒ autor, titlu,
ediţie, volum, localitate, an, paginaţie ‒ a documentelor
topografiate şi au înscrise în partea din stânga sus cota,
iar în partea dreaptă sus numărul de inventar.
 Fişele din catalogul topografic sunt organizate în funcție
de cote, succesiunea fiind cea indicată de indicele de
cotă. 62
ORGANIZAREA COLECŢIILOR
Catalogul topografic prezintă următoarele caracteristici:
 indică numărul de titluri din colecţia bibliotecii, completând în mod foarte
util informațiile puse la dispoziție de Registrul de mișcare a fondurilor, care
ne arată câte unități de inventar are biblioteca, și pe cele reflectate în
Registrul inventar, care contabilizează numerele de inventar atribuite până
la un moment dat;
 reflectă fidel aşezarea colecţiilor în depozite;
 înregistrează la aceeaşi cotă toate volumele şi exemplarele aceluiaşi titlu;
 este mobil, fiind posibilă modificarea lui în funcţie de schimbările care
intervin în repartizarea fondurilor, în organizarea depozitelor în comparație
cu Registrul inventar care nu se poate modifica;
 este cel mai sigur, mai corect şi mai eficient instrument de verificare rapidă
a colecţiilort;
 în cazul cotării pe formate, are formă de registru cu următoarele rubrici:
cotă, inventar, autor, titlu, editură, an de apariţie, număr de volume, număr
63
de exemplare.
CONCLUZII
 Organizarea colecțiilor reprezintă un proces ce implică
două activităţi:
 cotarea documentelor;
 aşezarea la raft.

 Operaţiunea de cotare se realizează cu scopul de a stabili

pentru fiecare document locul pe care acesta urmează să-l
ocupe în depozit sau în rafturile cu acces direct.
 Fixarea locului documentului într-o colecţie se realizează prin
cota topografică - acea formulă unică si nereperabilă prin care
se indică locul unde va fi aşezat documentul în vederea
conservării, regăsirii si circulaţiei.
 Atribuirea cotei si forma de prezentare sunt condiţionate de
sistemul de aşezare adoptat de bibliotecă.

64
Bibliografie de referință:

Tratat de biblioteconomie. Vol 2. Coord.: prof. univ. Mircea

Regneală. Ed. a 2-a, Bucureşti: Editura ABR, 2022.

65