Evidenţa şi organizarea colecţiilor în bibliotecile publice

EVIDENŢA COLECŢIILOR

Intrarea unei cărţi în bibliotecă , de la achiziţie până la împrumut, impune parcurgerea unui
traseu standard, prin care cartea este luată în evidenţele bibliotecii , descrisă şi oferită spre
lectură.

Scopul evidenţei este cunoaşterea structurii numerice ( a nr. de u.b.) şi valorice a colecţiei în
orice moment.

Evidenţa propriu-zisă impune:

-atenţia, corectitudinea, simţul estetic în operaţiile pregătitoare înregistrării documentelor de

bibliotecă (preluare de stocuri, ştampilare, )
-cunoaşterea exactă a modului de lucru cu RI şi RMF
-profesionalismul şi rigurozitatea cu care sunt eliminate din evidenţe documentele de
bibliotecă selectate.
-respectarea termenelor impuse de lege pentru verificările gestionare.

Evidenţa şi organizarea colecţiilor

Acte obligatorii, unitare, de intrare în fonduri  de ieşire din fonduri

- * facturi cu specificaţii
- procese verbale,
borderouri ( donaţie, schimb, casare)
- ordin de transfer
- chitanţe, ordine de plata

EVIDENTA COLECTIILOR

Evidenta primara-RMF-registru-de-miscare-a-fondului.pdf

Registrul de mişcare a fondurilor – RMF ( cod 19-1-1) = evidenţa centralizată a patrimoniului

bibliotecii

3 părţi – intrare - :Fiecare lot de cărţi ( toate cărţile care se găsesc pe acelaşi act însoţitor )
este înregistrat pe un singur rînd în Registrul de Mişcare a fondurilor RMF la partea I intrări .

An Nr. intrare Data inreg. Provenienta Act insotitor Doc. In stoc Doc. In stoc Inregistrare in RI
Inreg. In RI OBS

Cant. Val De la nr. La nr.

 Pentru rubrica provenienţă se vor folosi sigle- ed…BJ, donaţie.

Evidenţa stocurilor de publicaţii care intră in bibliotecă ne furnizează date despre ritmicitatea
intrărilor în bibliotecă

Numărul curent din RMF va fi trecut şi pe actul însoţitor.

La sfârşitul anului sub ultima înregistrare din RMF la intrări se trage o linie cu altă culoare şi
se fac totalurile cantitative şi valorice a tuturor intrărilor din anul respectiv . Acestea se inscriu la
Recapitulare pe rândul Intrări în cursul anului.

ieşire

Partea a doua contine grupurile de cărti, selectate pentru scoaterea din gestiune.

Aceste ieşiri propuse trebuie sa fie propuse de bibliotecar, aprobate de primărie şi operate in
evidenţele de bibliotecă.

Ieşirile pot fi făcute la intervale de timp regulate ca urmare a unei reorganizări sau reevaluări
periodice a colectiei, sau pot avea loc în urma inventarului de verificare a colecţiei.

O iesire nu poate fi operată în registre decât dacă a fost aprobată de ordonatorul local de
credite- de către primărie.

Toate u.b.-urile propuse pentru ieşire vor fi trecut pe un borderou care să conţină:

Nr.crt. Nr. inventar Autor Titlu Editura, an preţ Cota observaţii

recapitulație III- Partea a treia – Recapitularea

In fiecare an trebuie făcut bilanţul tuturor operatiunilor care au avut loc in gestiune

Fişele de evidenţă preliminară a serialelor

( ziare şi reviste )   - evidenţa individuală a serialului până la constituirea volumului de

bibliotecă

Evidenta individuala -RI

Registrul inventar - R I (cod 19-1-2) conţine evidenţa individuală ( înregistrarea fiecărui

volum de bibliotecă)

- inventariere – conservarea descriptivă a documentelor unei colecţii, în general, în ordinea

cronologică a achiziţiei

- există registre separate pe tipuri de documente ( cărţi, seriale etc.)

 REGULI DE COMPLETARE a documentelor de evidenţă

RMF şi RI sunt documente unice pe bibliotecă

Paginile RI se numerotează, pe ultima pagină se menţionează numărul acestora şi se pune

ştampila bibliotecii

În RI numerele de inventar se dau de la 1 la infinit

Numărul de inventar al documentelor scoase din evidenţe nu se atribuie altor documente

În RMF numerele curente se atribuie de la nr. 1 în fiecare an.

Fiecare element bibliografic se completează în rubrica destinată ( autor, titlu, an …) , citeţ,

fără ştersături, cu cerneală albastră

Modificările se fac cu culoare roşie

Prescurtările se fac conform standardelor

RI nu se recopiază, se păstrează în arhivă în starea în care se găsesc

VERIFICAREA COLECŢIILOR

Cadru legal pentru declansare unui inventar. Legea 334/2002 rrepublicată şi reactualizată. Cap.3
art 40.pct 8 Inventariere periodică: a) fondul care cuprinde pînă la 10000 de volume o data la 4
ani. b) fondul care cuprinde intre 10001 si 50000 de vol o data la 6 ani.

Adică o data la 4 ani o bibliotecă mică trebuie să facă un inventar.

Succesiunea operaţiilor în efectuarea inventarierii:

I.Stabilirea şi aprobarea comisiei de inventariere la nivelul bibliotecii comunale .

Comisiile pot fi compuse din 3-5 membri. La nivelul comunelor comisiile se aprobă de către
consiliile locale. Dacă inventarul se realizează pe motiv de schimbare de gestionar participă la
inventariere şi noul bibliotecar. Persoanele care efectuează inventarul sunt : gestionarul,
reprezentantul primăriei şi o persoană de obicei cadru didactic de la şcoala comunei respective.

II.Pregătirea inventarierii cuprinde următoarele etape

Întocmirea unui program al inventarierii

 Estimativ zilnic pot fi confruntate in jur de 500 de carţi cu RI .

Verificarea unui fond de carte sub 10000 de ub,ar trebui să dureze 2 luni cu biblioteca închisă.

Pregătirea gestiunii pentru acţiunea de verificare-

Pregătirea documentelor necesare: Registre de inventar, Registrul de mişcare a fondurilor.

Se anunţă perioada în care biblioteca va fi închisă pentru public

Se vor recupera cărţile împrumutate.

Se pregăteşte ştampila care se va aplica pe publicaţii.

Se va face instruirea celor care fac parte din comisie.

III.Metodologia de lucru :

1- Declaraţie de la gestionari dacă au plusuri de gestiune. 2-Confruntarea publicaţiilor cu

registrul inventar al bibliotecii , aplicând ştampila pe versoul paginii de titlu, bifând cu cu pastă
roşie numărul de inventar pe fişa topografică.( sau în registrul inventar, în bibliotecile mici )

Se urmăresc să corespundă :

Datele editoriale ale publicaţiei, nr. de inventar, şi preţul publicaţiei.

3. Întocmirea borderoului cu publicaţiile găsite minus , adică pe care nu le-am găsit în raft dar
figurează în registrele inventar. Borderoul va cuprinde datele obişnuite: nr. inventar,autor,
titlu,loc de apariţie, cota, preţul publicaţiei. Fiecare filă de borderou va avea preţul publicaţiilor
totalizat. Borderoul va fi insoţit de un centralizator al tuturor datelor consemnate.

Pentru cei care stăpânesc programul excel, listele se pot face electronic. Avantajul unei liste
excel este acela de a putea aranja lista in orice ordine dorim . Pentru intocmirea centralizatorului
putem aranja lista dupa autor, alfabetic, si dupa cote. Ordinea finala a borderoului este : ordinea
crescătoare a numerelor de inventar . Acest lucru permite scoaterea documentelor eliminate din
registrele de inventar cu efort minim.

Observatii: nu se reinventariază fondul de carte cu ocazia inventarelor.

• Inventarul însemnă verificare şi confruntare cu registrele de inventar existente. • Existenţa mai

multor numere de inventar pe cărţi arată că ar trebui să avem mai multe seturi de RI după care s-
a lucrat in cursul anilor. • Rescriind registrele nu mai putem avea oglinda clară a gestiunii, nu
mai putem şti cu exactitate :

ce carte lipseşte , de când?

 Ce carte a intrat, in ce an prima dată?

Ce carte a fost scoasă in ce an cu ce proces verbal?

In caz că deja avem o situaţie similară, vom descoperi ultimele registre si numerele de inventar
care corespund acestor registre si vom lucra doar după acestea.

Încheierea matematică a inventarului înseamnă, parcurgerea încă o dată a registrelor , numărarea

poziţiilor existente bifate şi adunarea valorilor fiecărei poziţii pentru obţinerea datelor finale.
Aceste 2 date trebuie să coincidă cu numărul de u.b. şi valoarea de RMF din procesul verbal de
începere de inventar.

Valoare carte existentă + valoare cărţi pierdute= Valoare fond din RMF

Numar carte existent+ numar carti pierdute= Numar carti din RMF

6 Următorul pas este întocmirea procesul verbal de final care menţionează: a-componenţa
comisiei. b-constatarea plusului şi minusului din gestiune( cu borderourile aferente)- dacă există

Conform Legii 334/2002 personalul din bibliotecile publice care are colecţii cu acces liber,
destinate împrumutului la domiciliu, beneficiază de un coeficient anual de 0,3%, scădere din
totalul valoric al fondului inventariat, reprezentând pierdere naturală datorată unor cauze ce nu
puteau fi înlăturate.

c-Cauzele care au dus la apariţia plusurilor şi minusurilor- daca există aşa ceva.

d.-Propunerile comisiei privind remedierea deficienţelor constatate. - de pe borderourile de la

punctul b. 7-După încheierea verificării dacă se constată că unele publicaţii sunt prea degradate
pentru a mai rămâne în raft, sau au conţinutul depăşit, vor fi selectate pentru casare. Se vor face
borderourile pentru casare.

La încheierea inventarierii fiecare gestiune se va pune în acord cu RMF, cu evidenţa contabilă în

termen de 10 zile de la terminarea verificării.

METODE ŞI TEHNICI DE VERIFICARE A COLECŢIILOR

Model de PLAN DE LUCRU Cu ocazia inceperii operatiunii de inventariere

Pe baza dispozitiei nr. si a Legii 334/2002, biblioteca comunala din_ a demarat operatiunea de
inventariere a fondului de carte pe data de _.

Conform cu RMF se verifica existenta unui fond de carte de u.b. in valoare de _ lei

-S-a stabilit ca ştampila cu care se va ştampila fiecare publicatie verificata va avea forma
triunghiulara si va contine V( an )/ Aceasta ştampila se va aplica la fiecare unitate pe versoul
paginii de titlu si pe partea de sus a fiecarei pagini a registrului inventar
 -Fiecare pozitie gasita in registru va fi bifata cu pix (rosu, verde) cu bifa (simpla, dubla)

-Confruntarea cartilor cu registrul va dura in perioada_ * -Finalizarea inventarului intocmirea

borderourilor de casare, lipsuri, alte probleme va avea loc in perioada__

Comisia de inventariere

Cazuri particulare si rezolvarea lor

Biblioteca a fost ani de zile inchisă şi nu se mai găsesc documentele de gestiune

există 2,3 numere de inventar pe o carte si cateva seturi de registre

RMFul nu a mai fost condus de ani de zile sau nu exista

In caz că vă confruntaţi cu o situaţie specială şi nu ştiţi cum să procedaţi contactaţi biroul

metodic al biblitoecii judeţene de care aparţineţi.

Fiecare situaţie trebuie evaluată separat şi văzut cum se ajunge cu minim efort la soluţia optimă.

ORGANIZAREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ

Aspectul bibliotecii implică următoarele

I. Mediul ambiental şi organizarea colecţiilor.

II. Actualizarea colecţiilor şi selectarea lor în funcţie de propriul cerc de utilizatori prin

III Selecţia cărţilor pentru eliminare din colecţii.

IV Forme vizuale de publicitate a bibliotecii şi a cărţii.

===== Mediul ambiental şi organizarea colecţiilor

Discuţia despre mediul ambiental al bibliotecilor ar trebui să înceapă cu sublinierea

coordonatelor realităţii imediate. Totuşi încercăm să discutăm mai întâi organizarea unei
biblioteci ideale, în care bibliotecarul este cel care îşi materializează visele, fiind arhitectul
propriei biblioteci. Ideal vorbind biblioteca ar trebui să fie un spaţiu atractiv, important în viaţa
comunităţii, cu o imagine şi o atitudine proactivă, dinamică, receptivă şi flexibilă. Împărţirea
spaţiului aferent bibliotecii se poate face în funcţie de ceea ce doreşte bibliotecarul să realizeze în
comunitate. Pentru acesta bibliotecarul trebuie să ştie cu exactitate ce doreşte, ce poate face, ce ar
fi necesar să facă şi care sunt posibilităţile prin care se pot realiza dezideratele lui. Planul de
lucru trebuie sa atingă următoarele puncte: • Ce spaţiu iniţial avem • Ce servicii vrem să
organizăm • Cum organizăm spaţiul în funcţie de ceea ce dorim • Ce dotări avem nevoie • Ce
cerem, cum cerem, cui cerem. Obiective care pot fi avute în vedere
 -biblioteca centru cultural local.

-biblioteca spaţiu al comunicării.

-biblioteca spaţiu pentru punerea în evidenţă a valorilor culturale locale.

-biblioteca spaţiu de organizare de activităţi care ţin de educaţia pemanentă .

Biblioteca chiar una mică poate fi împărţită în una sau mai multe zone în funcţie de posibilităţi:
Zonă pentru copii. Zonă pentru lectură. Zonă pentru acces liber la raft. Zonă pentru ziare. Zonă
pentru audiţii muzicale. Zonă pentru consultare a cărţilor. Zonă pentru cititorii tineri. Zonă de
vară ( lectură în aer liber) Zonă utilizabilă iarna. În fiecare dintre aceste zone pot fi organizate
activităţi de genul. Ateliere video Ateliere muzicale Cluburi (desen, pictură, lucru manual pentru
copii) Dezbateri ale problemelor comunitare şi de grup. Centru de informare a comunităţii
Colecţii care constituie baze de date locale

Existenţa acestor spaţii de comunicare transformă în timp biblioteca într-un centru cultural local.

Un alt deziderat este cel al organizării funcţionale a spaţiului a acesibilităţii colecţiilor.

IIActualizarea colecţiilor şi selectarea lor în funcţie de propriul cerc de utilizatori

C• Organizarea fondului de carte la raft în aşa fel încât să fie uşor de accesat, după criterii care
deservesc nevoile cititorilor. * Aşezarea sistematico-alfabetică a colecţiilor (uzual)

• Aşezarea colecţiilor după criterii formale:

 Aşezarea fixă, cronologică, alfabetică, după limbă, după numărul de inventar ( mai rar
utilizate)

 Aşezarea pe formate. Raţiunea aşezării pe formate a documentelor în depozite este

economia de spaţiu, astfel încât să nu se aşeze pe aceeaşi poliţă cărţi de format I şi cărţi de
format V. O aşezare pe subiect a acestor documente ar aduna formate diferite pe aceeaşi poliţă.
Se practică în bibliotecile care dispun de spaţii mari de depozitare. Spaţiul ce se poate economisi
este considerabil.

 Aşezare pe domenii de interes:

 Cărţi pentru elevii mici ( de poveşti, de colorat)

 Cartea de vacanţa

 Cartea de ştiinţă

 Cartea pentru gospodine

 Cartea poliţistă
  Cartea de aventură

 Cartea de călătorie

 Biografiile

 Oricărui domeniu la modă în anul respectiv i se poate crea un raft. Acest raft se poate
desfiinţa odată cu ieşirea temei din modă

Accesul direct la publicaţii - etichetă a bibliotecă moderne.

La Conferinţa IFLA de la Copenhaga , din 1997, se precizează că „Liberul acces la informaţia

din biblioteci pentru toţi oamenii“ reprezintă prioritatea nr.1. Accesul neîngrădit la informaţie
reprezintă un principiu fundamental al libertăţii intelectuale pe care bibliotecile şi personalul
acestora trebuie să-l respecte materializându-l prin achiziţionarea, conservarea şi disponibilizarea
unei mari varietăţi de „materiale care să reflecte pluralitatea şi diversitatea societăţii.“
Bibliotecarul are obligaţia de a selecta, a achiziţiona şi a oferi documentele după criterii strict
profesionale, liber de constrângeri de ordin politic, moral sau religios, respingând în acelaşi timp
orice formă de cenzură.

În literatura de specialitate se întâlnesc frecvent concepte ca „acces liber“, „acces liber la raft“,
„acces direct“, „acces indirect“. Potrivit reglementărilor internaţionale precizate mai sus, accesul
în bibliotecă, la raft, la documente este liber. Mediat de bibliotecar, accesul liber devine indirect,
iar nemediat de bibliotecar, accesul este direct. De regulă, accesul direct este practicat la rafturile
bibliotecii, direct la documente, în spaţii pregătite corespunzătoare. Tendinţa generală în
biblioteci este ca partea rezervată depozitelor să fie în scădere, chiar şi în etapa de proiectare şi
de construcţie , în favoarea creşterii spaţiilor cu acces direct.

Actualizarea colectiilor prin casare

Principii pentru actualizarea colectiilor prin casare: 1. Obiective urmărite la iniţierea unei casări:
• Igienizarea şi curăţirea colecţiei de cărţile uzate şi deteriorate de folosirea lor intensivă •
Reconsiderarea critică a rafturilor- în timp se schimbă gustul şi necesităţile utilizatorilor. •
Cunoaşterea mai bună a propriei colecţii • Orientarea achiziţiei viitoare cu lucrări care nu mai
sunt în rafturi.

2. Efecte obtinute prin procesul de casare: • Colecţia devine mai atrăgătoare. • Se stabileşte un
raport judicios între lucrările noi şi cele vechi care au valoare bibliografică, sau bibliofilă. •
Colecţia corespunde mai bine nevoilor utilizatorilor . • Rafturile vor fi mai aerisite oferind un
confort estetic utilizatorului.

3.Selecţia propriu zisă se face dintre lucrările care: • Nu au fost împrumutate în ultimii 5-10 ani. •
Au o starea fizică necorespunzătoare, murdare, rupte, ireparabile. • Au o informaţie depăşită şi
nu sunt documente originale. • Cărţi în foarte multe exemplare care nu au fost solicitate în timp. •
Cărţi în mai multe volume care acum sunt descompletate.

Vom observa pentru fiecare titlu dacă:

Lucrarea figurează în vreo bibliografie

Stilul este actual şi solicitat.

Are sau nu referiri locale.

Legal, (legea bibliotecilor 334/2002 republicată) stabileşte în articolul 40 aliniatul 2 că:

Eliminarea documentelor din colecţii se aplică numai bunurilor culturale comune, uzate fizic sau
moral, după o perioadă de minimum 6 luni de la achiziţie, prin hotărârea conducerii bibliotecii.
Pentru bibliotecile comunale spunem că borderourile cu cărţile propuse pentru casare trebuie
aprobate de consiliul local iar Biblioteca Judeţeană dă şi ea avizul favorabil , în calitate de
instituţie cu coordonare metodologică.

Se impun câteva amănunte despre ceea ce înseamnă carte bibliofilă pentru a o putea recunoaşte
şi a evita pierderea unor cărţi de valoare: • Cărţi care conţin referiri la istoria locală. • Manuscrise
ale unor personalităţi locale. • Stampe, cartografii. • Cărţi apărute după 1950 cu exlibris. • Cărţi
cu autograf şi dedicaţie din partea autorului. În cazuri excepţionale se pot găsi în rafturi: •
Incunabule. • Cărţi vechi care ies în evidenţă prin legatură ( catifea, argint, lemn), sau prin
ilustraţie.

Bibliografie

1. 1.Patrick Le Boeuf, Este posibil să organizăm toată informaţia? Punctul de vedere

biblioteconomic. În: Revista Română de Biblioteconomie şi Ştiinţa Informării, 2005, Anul I, nr.
3, p. 29-40. 2. Cf. Octavia-Luciana Porumbeanu, Un concept actual în activitatea de informare:
veghea informaţională. În: Revista Română de Biblioteconomie şi Ştiinţa Informării, 2005, Anul
1, nr. 2, p. 29-33 3. Ionel Enache, Necesitatea planificării serviciilor de bibliotecă. În: Buletin
ABIR, 1999, Vol. 10, nr. 1, p. 9-14. 4. Legea bibliotecilor nr.334/2002, republicată 5. Ion Stoica,
Criza în structurile infodocumentare: sensuri şi semnificaţii contemporane. Constanţa: Ex Ponto,
2001, p. 18 6. Apud Lili Rusea, Un concept integrator: accesul. În: Buletin ABIR, 2001, Vol. 12,
nr. 1, p. 16-18 7. Mircea Regneală, Studii de biblioteconomie. Constanţa: Ex Ponto, 2001, p. 215
8. Irina Sandu, Dezvoltarea colecţiilor în bibliotecile universitare româneşti contemporane. În:
Buletin ABIR, 2002, vol. 13, nr. 1, p. 23- 25

9. Brigitte Richter Ghid de biblioteconomie. Trad. de Gheorghe Buluţă şi Silvia Nestorescu. Ed.
a 5-a rev. şi adăugită. Bucureşti: Editura Grafoart, 1995, p. 17 10. FAIFE - Programul IFLA de
promovare a libertăţii intelectuale în care bibliotecile „sunt porţi spre cunoştinţe şi idei. 11.
Mircea Regneală, Accesul liber la informaţii şi libertatea de exprimare / Free Access to
Information and Freedom of Expresion (FAIFE). În: Buletin ABIR, Vol. 15, nr. 2, p. 25-26 12.
Marcela Vişan, Cotarea cărţilor pentru accesul liber la raft la Biblioteca Universităţii
„Politehnica“ din Timişoara. În: Buletin ABIR, Vol. 14, nr. 4, p. 21-23