Şcoala Gimnazială Particulară Ethos Craiova

Str. Geniştilor, nr. 60

Telefon: 0788/161557, 0771/741595, Fax: 0251/415384
E- mail:info@scoalaethos.ro
Adresa web: www.scoalaethos.ro

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
privind achiziția publicațiilor în biblioteca școlară

COD: P.O. 00.01

Ediţia III
Revizia 2
Data 02.08. 2021
 Şcoala Gimnazială Ediţia III
Particulară ”Ethos” PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Nr. de ex. 1
Craiova
privind achiziția publicațiilor în Revizia 0
biblioteca școlară Nr. de ex. 1
Pagina 1 din 8
Cod: P.O. 00.01
Compartimentul Exemplar nr. 1
Educațional

Nr. Elemente Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

crt. privind
operaţiunea
1 2 3 4 5
1. Elaborat Bărbulescu Consuela Profesor

2. Verificat Stoica Eudisia Ligia Coordonator

CEAC
3. Aprobat Marinescu Octavia Director
Simona
 Şcoala Gimnazială Ediţia III
Particulară ”Ethos” PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Nr. de ex. 1
Craiova
privind achiziția publicațiilor în Revizia 0
biblioteca școlară Nr. de ex. 1
Pagina 2 din 8
Cod: P.O. 00.01
Compartimentul Exemplar nr. 1
Educațional

Cuprins

Pagină de gardă…………………………………………………… pag. 1

Cuprins…………………………………………………………..... pag. 3
1. Scopul procedurii…………………………………………. pag. 4
2. Domeniul de aplicare…………………………………….. pag. 4
3. Documente de referinţă…………………………………... pag.4
4. Definiţii şi abrevieri………………………………………. pag.4
5. Descrierea procedurii……………………………………... pag5
6. Responsabilităţi…………………………………………... pag6
7. Formular evidență modificări…………………………….. pag.7
8. Formular analiză procedură………………………………. pag.7
9. Lista de distribuire a procedurii…………………………... pag.7
10. Anexe
10.1. Referat de necesitate…………..………………….pag 8
 Şcoala Gimnazială Ediţia III
Particulară ”Ethos” PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Nr. de ex. 1
Craiova
privind achiziția publicațiilor în Revizia 0
biblioteca școlară Nr. de ex. 1
Pagina 3 din 8
Cod: P.O. 00.01
Compartimentul Exemplar nr. 1
Educațional

1.0. Scopul procedurii

Procedura are drept scop satisfacerea interesului învăţământului primar și gimnazial, contribuind la
dezvoltarea şi îmbunătăţirea întregului proces ştiinţific-educaţional. Una dintre activităţile esenţiale ale
bibliotecii o reprezintă achiziţia, care asigură creşterea numărului volumelor, colecţiilor şi îmbogăţirea
valorică şi spirituală a bibliotecii. Obiectivele principale ale bibliotecii sunt: constituirea, completarea,
reînnoirea colecţiilor în jurul cărora se desfăşoară întreaga activitate a instituţiei. Colecţiile Bibliotecii Școlii
Gimnaziale Particulare Ethos trebuie să fie reprezentative, să răspundă nevoilor de învăţământ şi de cercetare
ale tuturor structurilor unității de învățământ.

2.0. Domeniul de aplicare

Prevederile prezentei proceduri se aplică in biblioteca din Şcoala Gimnazială Particulară Ethos-
Craiova. procedura operaţională se referă la modalitatea în care se desfăsoară activitatea de
cumpărare de publicaţii de bibliotecă necesare desfăşurării activităţii instituţiei de învățământ.

3.0. Documente de referinţă

3.1 Legislație primară:
- Legea bibliotecilor (nr.334din 31/05/2002) text actualizat la data de 20.o1.2009, avându-se
în vedere republicarea din Monitorul Oficial,ParteaI,nr.132 din 11 februarie 2005,precum şi
următoarele acte:
- O.G. nr.26/2006 pentru modificarea şi completarea Legii bibliotecilor 334/2002
- LEGEA nr.277/2006,privind aprobarea Ordonanţei Guvernului nr.26/2006 pentru
modificarea şi completarea Legii bibliotecilor nr.334/2002
- Ordonanţa de urgenţă 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţii publică
- Hotărârea Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din OUG nr.34/2006;
- Legea educaţiei naţionale nr.1/2011
3.2. Legislaţie secundară:
- Nomenclator din 14/12/2004 de întocmire şi utilizare a registrelor şi formularelor
financiarcontabile,comune pe economie,care nu au regim special de înscriere şi numerotare;
- Norme privind evidenţa documentelor şi bunurilor culturale din patrimoniul bibliotecilor
şcolare şi universitare;
- Ordinul nr.155/2006 privind aprobarea Ghidului pentru atribuirea contractelor de achiziţie
publică;
3.3. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale Școlii Ethos
- - Circuitul documentelor;
- - Regulamentul intern;
- - Ordine şi metodologii emise de M.E.C.T.;
- - Alte acte normative;

4.0. Definiţii şi abrevieri

 Şcoala Gimnazială Ediţia III
Particulară ”Ethos” PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Nr. de ex. 1
Craiova
privind achiziția publicațiilor în Revizia 0
biblioteca școlară Nr. de ex. 1
Pagina 4 din 8
Cod: P.O. 00.01
Compartimentul Exemplar nr. 1
Educațional

4.1. Definiții:
Editie a unei
aprobată proceduri operaționale Forma initială sau actualizată, dupa caz, a unei proceduri operaționale,
și difuzată
a) Editie a unei proceduri operaționale: Forma initială sau actualizată, dupa caz, a unei proceduri
operaționale, aprobată și difuzată
b) Procedura operațională: Prezentarea în scris, a tututor pașilor ce trebuie urmați, a metodelor
de lucru stabilite și a regulilor de aplicare în vederea realizării activității, cu privire la aspectul
procesual
c) Revizia în cadrul unei ediţii: Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele
asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii
operaţionale, acţiunii care au fost aprobate şi difuzate
4.2. Abrevieri:
a) P.O. – procedură operaţională;
b) O.M.E.C. - ordinul ministrului educației și cercetării;
c) Î.M.E.O.- întocmirea, monitorizarea și evaluarea orarului
d) ROF = Regulament de Organizare şi Funcţionare
e) ROI = Regulament Intern al Bibliotecii
f) CPV = Codul Comun Internaţional Privind Achiziţiile de Produse şi Servicii (Common
g) Procurement Vocabulary)
h) E= Elaborare
i) V= Verificare
j) A= Aprobare
k) Ap.= Aplicare
l) Ah=. Arhivare
m) F= Formular

5.0. Descrierea procedurii

Completarea colecţiilor din bibliotecă se face treptat cu numărul publicaţiilor care lipsesc, s-au
deteriorat ori nu mai corespund din punct de vedere al conţinutului. Pentru dezvoltarea colecţiilor, anual se
face analiza situaţiei fondului de carte pentru a descoperii dezechilibrele din diferitele compartimente ale
fondului de documente şi a evidenţia materialele ce trebuie incluse prioritar în proiectul de achiziţie pe anul
următor. În vederea unei juste dezvoltări a colecţiei se ţine cont de profilul școlii, de recomandările
programelor şcolare, de conţinutul fondului de carte existent, de asigurarea bibliografiei necesare documentării
cadrelor didactice, de necesităţile apărute în cadrul ariilor curriculare şi extra-curriculare, de fondurile alocate.
Modalităţi de informare: Informare prin consultarea proiectelor editoriale, prin vizitarea librăriilor,
participarea la lansarea unor publicaţii, vizite la târguri de carte, utilizarea fişelor catalog tipărite, folosirea
Internetului şi poşta electronică;
Modalităţi de procurare:
 Cumpărarea din librării, anticariate, edituri, iar pentru publicaţii periodice, prin abonament
 Achiziţia publică pe baza de raport de necesitate depus la compartimentul contabilitate;
 Donaţie de la persoane particulare, profesori, elevi pentru care va întocmi proces verbal de intrare în
circuitul bibliotecii.
 Şcoala Gimnazială Ediţia III
Particulară ”Ethos” PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Nr. de ex. 1
Craiova
privind achiziția publicațiilor în Revizia 0
biblioteca școlară Nr. de ex. 1
Pagina 5 din 8
Cod: P.O. 00.01
Compartimentul Exemplar nr. 1
Educațional

Cumpărarea documentelor de bibliotecă se face cu respectarea prevederilor Legii nr. 98/2016 şi a Normelor
metodologice de aplicare a acesteia. Referatele de necesitate (pentru publicaţiile de tip serial – abonamente
publicaţii) se întocmesc la sfârşitul anului calendaristic în curs pentru anul calendaristic viitor, ele alcătuind
baza de fundamentare a Programului Anual de Achiziţii Publice pentru anul viitor, cu respectarea Codului
Comun Internaţional Privind Achiziţiile de Produse şi Servicii, privind încadrarea în pragurile valorice impuse
de lege pentru fiecare procedură de achiziție în parte. Referatele de necesitate (formular 1) întocmite de şeful
de serviciu al Bibliotecii la solicitarea cadrelor didactice, directorilor de departamente sau de către decani,
având avizul favorabil al persoanelor responsabile şi aprobarea Consiliului de Administraţie al universităţii
devin operaţionale reprezentând baza de plecare în procedura de achiziţie publică specifică. În referatul de
necesitate a achiziţie se precizează pe larg datele bibliografice ale publicaţiilor care urmează a fi cumpărate
(autor, titlu, editură, anul de apariţie sau ediţia), numărul de exemplare solicitate şi preţul estimativ al acestora.
De asemenea, referatul va conţine motivaţia cumpărării unuia sau altuia dintre titlurile în cauză şi numărul de
ordine aferent de la Registratura universităţii. Referatul de necesitate, avizat şi aprobat reprezintă temeiul legal
al procesului achiziţie publicaţiilor ce urmează a fi realizată. Biblioteca întocmeşte şi expediază comanda către
editurile sau societăţile de distribuţie specializate în acest scop.
Donaţiile reprezintă o importantă sursă de completare curentă şi retrospectivă a colecţiilor. Acestea pot fi
făcute de instituţii sau persoane particulare şi diferă ca tip de document (cărţi, periodice, albume, manuscrise,
materiale audio-vizuale etc.). Biblioteca îşi rezervă dreptul de a selecta dintre publicaţiile donate pe cele de
care are nevoie şi de a distribui restul titlurilor acolo unde sunt necesare (de cele mai multe ori sunt oferite pe
bază de liste altor biblioteci, în funcţie de profilul lor). Elementul principal care decide acceptarea unei donaţii
îl constituie valoarea acesteia, adică se ţine cont de importanţa informaţiei conţinute, noutate, unicitate,
calitatea deosebită a hârtiei, prestigiul editurii, autografe etc. De regulă, donatorul întocmeşte o scrisoare de
donaţie, la care anexează lista publicaţiilor care fac obiectul donaţiei (instituţiile întocmesc un "Borderou de
donaţie") în care se specifică: provenienţa, donatorul, datele bibliografice principale ale publicaţiilor, numărul
de volume şi valoarea totală.

6.0. Responsabilităţi
6.1. Directorul unităţii de învăţământ:
- stabileşte componenţa comisiei de bibliotecă, responsabilul de comisie şi responsabilităţile acesteia;
- aprobă procedura;
- verifică aplicarea acesteia;
6.2. Comisia
- preia încadrările de la director;
- asigură întocmirea responsabilităților;
6.3. Responsabilul de procedură
- răspunde de buna desfăşurare a procesului de achiziție a publicațiilor în bibliotecă
 Şcoala Gimnazială Ediţia III
Particulară ”Ethos” PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Nr. de ex. 1
Craiova
privind achiziția publicațiilor în Revizia 0
biblioteca școlară Nr. de ex. 1
Pagina 6 din 8
Cod: P.O. 00.01
Compartimentul Exemplar nr. 1
Educațional

7. Formular evidenţă modificări

Nr.crt Ediţia Data Revizia Data Nr. Descriere Semnătura

. ediţiei reviziei pag. modificare conducătorului
compartimentului
1.
2.
3.

8. Formular analiză procedură

Nr. Compartimen Nume şi Înlocuito Aviz favorabil Aviz nefavorabil

crt. t prenume r de drept
conducător sau Semnătura Data Observaţi Semnătura Data
compartiment delegat i
1 Educational Marinescu -
Octavia
Simona

9. Lista de difuzare a procedurii

Nr.crt. Compartiment Nume şi Data Semnătura Data Data Semnătura

prenume primirii retragerii intrării în
vigoare a
procedurii
1. Preșcolar Marin Vicuța

2. Primar Staicu
Sidonia
3. Gimnazial Vieru Daniel
 Şcoala Gimnazială Ediţia III
Particulară ”Ethos” PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Nr. de ex. 1
Craiova
privind achiziția publicațiilor în Revizia 0
biblioteca școlară Nr. de ex. 1
Pagina 7 din 8
Cod: P.O. 00.01
Compartimentul Exemplar nr. 1
Educațional

10. Anexa- referat de necessitate

Anexa 1 Referat de necesitate

APROBAT DIRECTOR, ........................................................

Contabil Şef, ........................ ..............................

REFERAT DE NECESITATE

Vă rugăm să aprobaţi suma de ........ RON (estimativ), reprezentând contravaloarea următoarelor titluri:

Nr. crt. Titlu Autori Editură An Preţ

Plata se face prin virare în contul RO................................... pentru ..........................................

Publicaţiile pentru care se cere plata se repartizează ELEVILOR de la Școala Gimnazială Ethos
de ......................................................... şi au fost solicitate de .................................................................

DIRECTOR Şef Serviciu Bibliotecă