PROCEDURA OPERAIONAL

Achizitia manualelor scolare

Centrul de Documentare i
Informare Bibliotec

COD: P.O. 4.3

Ediia: I
Numr de exemplare: 2
Revizia:
Numr de exemplare:
Pagina 1 din 17
Exemplar numrul: 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau dup caz, a reviziei n cadrul ediiei
procedurii operaionale:
Nr.
crt.
1.1
1.2
1.3

ELEMENTE PRIVIND
RESPONSABILII/
OPERAIUNEA
1
ELABORAT
VERIFICAT
APROBAT

NUMELE I
PRENUMELE
2
Petrisor Minodora
Cretu Liliana
Sandu Mihai

FUNCIA

DATA

3
Bibliotecar
Coordonator CEAC
Director

4
05.12.2011
05.12.2011
05.12.2011

SEMNTUR
5

PROCEDURA OPERAIONAL
Achizitia manualelor scolare
Centrul de Documentare i
Informare Bibliotec

COD: P.O. 4.3

Ediia: I
Numr de exemplare: 2
Revizia:
Numr de exemplare:
Pagina 2 din 17
Exemplar numrul: 1

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul procedurii operaionale:

Nr.
crt.

2.1
2.2
2.3

Ediia sau dup caz, revizia n

cadrul ediiei

Componenta
revizuit

Modalitatea reviziei

2
x

3
x

Ediia I
Revizia 1
Revizia ll a

Data de la
care se
aplic
prevederile
ediiei sau
reviziei
ediiei
4
05.12.2011

PROCEDURA OPERAIONAL
Achizitia manualelor scolare
Centrul de Documentare i
Informare Bibliotec

COD: P.O. 4.3

Ediia: I
Numr de exemplare: 2
Revizia:
Numr de exemplare:
Pagina 3 din 17
Exemplar numrul: 1

3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii
operaionale:
Numele i
prenumele

Data
primirii

Semntu
ra

5
Bibliotecar

6
Petrisor
Minodora

7
05.12.2011

Biblioteca

Bibliotecar

Petrisor
Minodora

05.12.2011

CEAC

Coordonator

Nr.
crt.

Scopul
difuzrii

Exemplar
Nr.

Compartiment

Funcia

1
3.1.

2
aplicare

3
1

4
Biblioteca scolii

3.2.

evidenta

3.3.

arhivare

3.4.

Alte scopuri

05.12.2011
Cretu Liliana

PROCEDURA OPERAIONAL
Achizitia manualelor scolare
Centrul de Documentare i
Informare Bibliotec

COD: P.O. 4.3

Ediia: I
Numr de exemplare: 2
Revizia:
Numr de exemplare:
Pagina 4 din 17
Exemplar numrul: 1

1. 4. Scopul procedurii operationale

4.1. Procedura vizeaza stabilirea unui set de reguli si operatiuni unitare, precum si a responsabilitatilor n procesul de
monitorizare a manualelor scolare.

PROCEDURA OPERAIONAL
Achizitia manualelor scolare
Centrul de Documentare i
Informare Bibliotec

COD: P.O. 4.3

Ediia: I
Numr de exemplare: 2
Revizia:
Numr de exemplare:
Pagina 5 din 17
Exemplar numrul: 1

5. Domeniul de aplicare
5.1. Prevederile prezentei proceduri se aplica de catre Colegiul Spiru Haret Ploiesti
5.2 Biblioteca/ C.D.I.

PROCEDURA OPERAIONAL
Achizitia manualelor scolare
Centrul de Documentare i
Informare Bibliotec

COD: P.O. 4.3

Ediia: I
Numr de exemplare: 2
Revizia:
Numr de exemplare:
Pagina 6 din 17
Exemplar numrul: 1

6. Documente de referinta aplicabile activitatii procedurale

6.1. Legislatie primara
a. Ordinul ministrului finantelor publice nr.1389/2006 privind modificarea si completarea Ordinului ministrului
finantelor publice nr.946/2005 pentru aprobarea codului controlului intern, cuprinznd standardele de
management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial;
b. Ordinul ministrului finantelor publice nr. 522 din 16 aprilie 2003 pentru aprobarea Normelor metodologice
generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificarile si completarile ulterioare;
c. Legii nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare;
d. Ordinul nr.5913/2008 pentru aprobarea Metodologiei privind regimul manualelor scolare in invatamantul
preuniversitar
e. Legea educatiei nationale nr 1/2011 h. Hotararea Guvernului nr. 231/2007 privind infiintarea, organizarea si
functionarea Centrului National pentru Curriculum si Evaluare in Invatamantul Preuniversitar;
f. Hotararea Guvernului nr. 231/2007 privind infiintarea, organizarea si functionarea Centrului National pentru
Curriculum si Evaluare in Invatamantul Preuniversitar.
6.2 Regulamentul de ordine interioara al Colegiul Spiru Haret Ploiesti

PROCEDURA OPERAIONAL
Achizitia manualelor scolare
Centrul de Documentare i
Informare Bibliotec

COD: P.O. 4.3

Ediia: I
Numr de exemplare: 2
Revizia:
Numr de exemplare:
Pagina 7 din 17
Exemplar numrul: 1

7. Definiiile i abrevierile termenilor utilizai n procedura operaional:

7.1 Definiiile termenilor:
Nr.
Termenul
Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul
Crt.
Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a metodelor
Procedur
1.
de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii, cu
operaional
privire la aspectul procesual.
Ediie
a
unei
Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri operaionale, aprobat
2.
proceduri
i difuzat.
operaionale
Revizia n Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup caz, a
3.
cadrul unei uneia sau a mai multor componente ale unei ediii a procedurii operaionale,
ediii
aciunii care au fost aprobate i difuzate

7.2 Abrevierile termenilor:

Nr.
Crt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Abrevierea

Termenul abreviat

P.O.
E.
A.
Ap.
Ah.
I.
S.
In.
P.
V.
D.
Pr.
IA.

Procedur operaional
Elaborare
Aprobare
Aplicare
Arhivare
Instruire
Semnare
nregistrare
Primire
Verificare
Depozitare
Predare
Evaluare

PROCEDURA OPERAIONAL
Achizitia manualelor scolare
Centrul de Documentare i
Informare Bibliotec

COD: P.O. 4.3

Ediia: I
Numr de exemplare: 2
Revizia:
Numr de exemplare:
Pagina 8 din 17
Exemplar numrul: 1

8. Descrierea procedurii operationale

8.1. Dispozitii generale
In sistemul national de invatamant preuniversitar se utilizeaza numai manuale scolare aprobate prin ordin al
Ministerul Educatiei, Cercetarii, Tineretului si Sportului - denumit in continuare MECTS, prin Centrul National pentru
Curriculum si Evaluare in Invatamantul Preuniversitar - denumit in continuare CNCEIP, urmareste sa asigure, in
conditiile legii, manuale scolare corecte din punct de vedere stiintific si de calitate, in conformitate cu planurile de
invatamant si cu programele scolare in vigoare pentru fiecare disciplina si pentru fiecare an de studiu.
Pentru elevii din invatamantul obligatoriu care, in conditiile legii, beneficiaza de gratuitate, achizitionarea manualelor
scolare se face de catre ISJ Prahova in baza solicitarii Colegiul Spiru Haret Ploiesti.
Organizarea, coordonarea si monitorizarea evaluarii/reevaluarii si aprobarii proiectelor de manuale scolare revin
CNCEIP, ca organ de specialitate al administratiei publice centrale, cu personalitate juridica, in subordinea MECTS.

8.2. Achizitionarea manualelor scolare pentru invatamantul obligatoriu

ISJ Prahova achizitioneaza manualele scolare prin depozitul de manuale Ploiesti.
In fiecare an scolar se realizeaza comanda de manuale scolare la nivel de scoala. Se completeaza si centralizeaza
titlurile manualelor scolare aprobate de Minister si alese de cadrele didactice din scoala in urma proceselor verbale
pe fiecare disciplina de invatamant atat la ciclul primar cat si gimnazial. Cadrele didactice pot alege, in vederea
utilizarii in procesul de predare-invatare/evaluare, numai manualele scolare care figureaza in Catalogul manualelor
scolare aprobat de CNCEIP.

8.3. Pentru clase situate pe acelasi nivel de invatamant, cadrele didactice pot alege manuale scolare diferite.
Bibliotecarul centralizeaza intr-o baza de date optiunile pentru fiecare titlu de manual scolar, pe fiecare
disciplina/modul de pregatire profesionala si pe fiecare editura, si trimite baza de date, in format electronic si tiparit,
catre ISJ Prahova- Depozitul de manuale.
La nivel de scoala se constituie comisia de achizitie a manualelor scolare, aprobata prin decizia nr............../2011
Comisia de achizitie a manualelor scolare intreprinde urmatoarele actiuni, in perioada stabilita prin calendar:

PROCEDURA OPERAIONAL
Achizitia manualelor scolare
Centrul de Documentare i
Informare Bibliotec

COD: P.O. 4.3

Ediia: I
Numr de exemplare: 2
Revizia:
Numr de exemplare:
Pagina 9 din 17
Exemplar numrul: 1

a) organizeaza o sedinta cu cadrele didactice pentru realizarea proceselor verbale cu manualele si editurile alese de
fiecare cadru didactic in parte pe fiecare domeniu de educatie;
b) completeaza formularele-tip de comanda la nivel de scoala;
c) monitorizeaza corectitudinea intocmirii bazei de date cu privire la necesarul de manuale scolare noi ;
d) stabileste titlurile si numarul manualelor pentru achizitionarea manualelor scolare noi, la nivel de inspectorat;
e) stabileste comanda finala, care este transmisa la ISJPH;

8.4. Procesul de completare a stocurilor de manuale scolare

Completarea stocurilor de manuale scolare pentru invatamantul obligatoriu se realizeaza anual, prin achizitionarea
manualelor scolare retiparite.
Procesul de completare a stocurilor de manuale scolare vizeaza numai manualele scolare achizitionate de catre ISJ
Prahova.
In vederea achizitionarii manualelor scolare retiparite, se intreprind urmatoarele actiuni:
a) intocmirea formularelor-tip de comanda, avand ca baza Catalogului manualelor aprobate de MECTS;
b) transmiterea formularelor-tip de comanda catre ISJPH;
In vederea intocmirii comenzi de mannuale, scoala stabileste numarul de manuale scolare pe fiecare titlu, in functie
de mobilitatea elevilor in anul scolar viitor.

8.5. Coordonarea evidentei si a gestionarii manualelor scolare

La nivelul Colegiul Spiru Haret Ploiesti, evidenta si gestionarea manualelor scolare este coordonata de comisia de
reconditionare, transmitere si asigurarea manualelor scolare din cadrul scolii.
a) organizeaza si monitorizeaza evidenta manualelor scolare existente in scoala;
b) intocmeste raportul anual privind situatia manualelor scolare existente;
c) monitorizeaza redistribuirea manualelor scolare existente in scoala;

PROCEDURA OPERAIONAL
Achizitia manualelor scolare
Centrul de Documentare i
Informare Bibliotec

COD: P.O. 4.3

Ediia: I
Numr de exemplare: 2
Revizia:
Numr de exemplare:
Pagina 10 din 17
Exemplar numrul: 1

d) verifica si aproba, dupa caz, propunerile de casare a manualelor scolare care nu mai pot fi utilizate.
Comisia de evidenta si gestionare a manualelor scolare, numita in baza deciziei Colegiul Spiru Haret Ploiesti, este
alcatuita din:
a) presedinte: profesor Nicolescu Tudorita;
b) vicepresedinte: bibliotecar Petrisor Minodora;
c) membrii permanenti: prof. Dinu Alina, Dan Monica, Endrjievski Daniela, dirigintii.
Comisia de evidenta si gestionare a manualelor scolare, constituita la nivelul scolii, are urmatoarele atributii:
a) intocmeste si pastreaza evidenta manualelor scolare existente in unitatea de invatamant;
b) monitorizeaza corectitudinea intocmirii evidentei manualelor scolare la nivel de clasa;
c) intocmeste/actualizeaza anual propria baza de date, in conformitate cu formularul-tip de comanda a manualelor
scolare;
d) completeaza formularul-tip de comanda a manualelor scolare;
e) monitorizeaza gestionarea manualelor scolare in unitatea de invatamant;
f) propune casarea manualelor scolare care nu mai pot fi utilizate din cauza gradului de uzura fizica si/sau morala,
precum si a celor a caror valabilitate a expirat.

8.6. Gestionarea manualelor scolare

Gestionarea manualelor scolare la nivelul scolii este realizata de bibliotecarul scolii
La inceputul fiecarui an scolar, bibliotecarul preia, pe baza documentelor justificative, manualele scolare noi si
manualele scolare retiparite, de la depozitul de carte scolara.

8.7. Evidenta contabila si extracontabila a manualelor scolare

Manualele scolare distribuite elevilor din invatamantul obligatoriu, respectiv manualele scolare pentru elevii din
invatamantul secundar superior care beneficiaza de gratuitate, se recupereaza la sfarsitul fiecarui an scolar.
Sunt exceptati elevii care au suferit de boli contagioase sau transmisibile, in baza recomandarii eliberate de medicul
specialist.

PROCEDURA OPERAIONAL
Achizitia manualelor scolare
Centrul de Documentare i
Informare Bibliotec

COD: P.O. 4.3

Ediia: I
Numr de exemplare: 2
Revizia:
Numr de exemplare:
Pagina 11 din 17
Exemplar numrul: 1

In cazul in care elevul nu restituie manualele scolare la sfarsitul anului scolar, acesta este obligat sa achizitioneze
manuale identice pe care sa le predea dirigintelui inainte de terminarea anului scolar cu o saptamana.
Manualele scolare se vor scoate din evidenta pe baza casarilor aprobate de I.S.J.Prahova. Propunerile de casare se
inainteaza catre ISJ Prahova, numai daca au trecut cei 4 ani de viabilitate si au fost respectate prevederile Ordinului
nr. 5913/2008 anexele 2 - 10.

8.8. Dispozitii finale si tranzitorii

Viabilitatea manualelor scolare tiparite este de 4 ani scolari, perioada calculata din momentul achizitiei publice sau
similar pentru ciclul superior al liceului, de pe piata libera.
Manualele scolare utilizate in sistemul de invatamant preuniversitar pentru o disciplina/un modul de pregatire
profesionala isi pierd valabilitatea odata cu achizitionarea noilor manuale scolare, elaborate in baza unor noi
programe scolare sau a unor programe scolare care au fost modificate cu minimum 25% fata de programele scolare
precedente, pentru aceeasi disciplina/acelasi modul de pregatire profesionala.
Manualele scolare retiparite pentru o disciplina/ un anumit modul de pregatire profesionala sunt valabile simultan cu
manualele scolare utilizate in sistemul de invatamant preuniversitar, dar isi pierd valabilitatea odata cu achizitionarea
manualelor scolare noi, elaborate in baza unor noi programe scolare sau a unor programe scolare care au fost

Ediia: I
Numr de exemplare: 2
Revizia:
Numr de exemplare:
Pagina 12 din 17
Exemplar numrul: 1

PROCEDURA OPERAIONAL
Achizitia manualelor scolare
Centrul de Documentare i
Informare Bibliotec

COD: P.O. 4.3

9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii:

Nr.
Crt.
0.
1.
2.
3.
4.
5.

Compartimentul (postul) /
aciunea (operaiunea)
1.
Petrior Minodora
Cretu Liliana
Sandu Mihai
Petrior Minodora
Cretu Liliana

Ediia I

II

III

IV

VI

2.
E.

3.

4.

5.

6.

7.

V.
A.
Ap.
Ah.

VII VIII
8.

9.

PROCEDURA OPERAIONAL
Achizitia manualelor scolare
Centrul de Documentare i
Informare Bibliotec

COD: P.O. 4.3

Ediia: I
Numr de exemplare: 2
Revizia:
Numr de exemplare:
Pagina 13 din 17
Exemplar numrul: 1

10. Anexe, nregistrri, arhivri:

Nr.
anex

Denumire
anex

Anexa 1

Anexa 2

Anexa 3

Elaborator
Petrisor
Minodora
Petrisor
Minodora
Petrisor
Minodora

Arhivare
Alte
Loc.
Perioada elemente

Nr.
exemplare

Difuzare

Sandu Mihai

C.D.I.

CEAC

Sandu Mihai

C.D.I.

CEAC

Sandu Mihai

C.D.I.

CEAC

Aprobat

PROCEDURA OPERAIONAL
Achizitia manualelor scolare
Centrul de Documentare i
Informare Bibliotec

COD: P.O. 4.3

Ediia: I
Numr de exemplare: 2
Revizia:
Numr de exemplare:
Pagina 14 din 17
Exemplar numrul: 1

ANEXA 1
Colegiul Spiru Haret Ploiesti
Nr.____/_______________

CATRE_____________________________________-

Va inaintam tabelul cu manualele scolare repartizate pentru unitatea dvs

________________________ pentru anul scolar __________si ridicate de la I.S.J. Prahova Depozitul de manuale cu
bonul de consum nr._____, data_______ in valoare totala de____________ lei:

Nr.
crt

DENUMIRE MANUAL

EDITURA

ANUL

CANT.

PRET

VALOARE

UNITAR

TOTAL LEI

Nota contabila cu inregistrarea in contabilitate a manualelor scolare se va transmite la ISJ Prahova Serviciul Contabilitate
pentru confirmare.

PROCEDURA OPERAIONAL
Achizitia manualelor scolare
Centrul de Documentare i
Informare Bibliotec

COD: P.O. 4.3

Ediia: I
Numr de exemplare: 2
Revizia:
Numr de exemplare:
Pagina 15 din 17
Exemplar numrul: 1

Director,

Responsabil manuale,

ANEXA 2
Colegiul Spiru Haret Ploiesti
NR.______/____________

CATRE
INSPECTORATUL SCOLAR PRAHOVA

Prin prezenta va trimitem alaturat listele cu propunerile de casare - declasare a manualelor scolare, propuneri de
casare facute cu ocazia inventarului pe anul ______ a patrimoniului unitatii de invatamant ________________ pe care va
rugam sa le aprobati pentru a fi casate, dupa cum urmeaza:
- anexa 1 manuale scolare uzate fizic ....... lei
- anexa 2 manuale scolare uzate moral lei
- total ........ lei
Mentionam ca manualele scolare sunt uzate fizic si moral si nu mai pot fi folosite.... etc

DIRECTOR,

Responsabil manuale,

PROCEDURA OPERAIONAL
Achizitia manualelor scolare
Centrul de Documentare i
Informare Bibliotec

COD: P.O. 4.3

Ediia: I
Numr de exemplare: 2
Revizia:
Numr de exemplare:
Pagina 16 din 17
Exemplar numrul: 1

ANEXA 3
Colegiul Spiru Haret Ploiesti
Nr.______/_________

Proces verbal de casare/declasare a bunurilor materiale

manuale scolare-

Cap.I Propuneri de casare/declasare

Manuale scolare uzate fizic

Nr.crt.

Denumire

Editura

An publicatie

Pret unitar

Cant. Valoare

manual/autori

Uzura Fizica
100%
x

Total general
Data intocmirii________________
Director Comisia ______________
Semnatura si stampila _______________

PROCEDURA OPERAIONAL
Achizitia manualelor scolare
Centrul de Documentare i
Informare Bibliotec

COD: P.O. 4.3

Ediia: I
Numr de exemplare: 2
Revizia:
Numr de exemplare:
Pagina 17 din 17
Exemplar numrul: 1

11. Cuprins:
Numrul componentei n
cadrul procedurii
organizaionale
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Denumirea componentei n cadrul procedurii organizaionale

Coperta
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei
sau dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale
Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul procedurii operaionale
Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup
caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale
Scopul procedurii operaionale
Domeniul de aplicare a procedurii operaionale
Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii
procedurale
Definiiile i abrevierile termenilor utilizai n procedura
operaional
Descrierea procedurii operaionale
Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii
Anexe, nregistrri, arhivri
Cuprins

Pagina

1
2
3
4
5
6
7
7
9
14
17