Manualul bibliotecarului colar

Laura Rudeanu

ELIMINAREA PUBLICAIILOR
Tot ceea ce am mai bun n mine datorez crilor.
Maxim Gorki

Documentele aflate n coleciile bibliotecilor, care au

statut de bunuri comune, nu sunt mijloace fixe i sunt
evideniate n documentele de inventar; fac excepie
bunurile culturale de patrimoniu constituite n colecii
speciale sau n depozit legal, fiind considerate mijloace fixe
i evideniate, gestionate i inventariate n conformitate cu
prevederile legale.
Eliminarea documentelor din colecii se aplic
numai bunurilor culturale comune, uzate fizic sau moral,
dup o perioad de minimum 6 luni de la achiziie, prin
hotrrea conducerii bibliotecii (Legea nr. 422/ 18. VI.
2002).
Publicaiile (cri, brouri, ziare, reviste) i celelalte
documente ale bibliotecii se scot din eviden n urmtoarele
situaii:
a) pe baza unui ordin de transfer, emis de
ordonatorul de credit la cererea unitii unde se
vor transfera documentele;
1

Manualul bibliotecarului colar

Laura Rudeanu

b) pe baza unui proces-verbal de casare, aprobat de

organul tutelar;
c) pe baza unei adrese de scdere, primit din
partea serviciului contabilitii, n urma unei
aciuni de recuperare a contravalorii crilor
pierdute de cititori.
Timpul de pstrare al crilor este de minimum 6
luni de la achiziionare, conform Legii bibliotecilor. Aceasta
nseamn c, teoretic, avem posibilitatea s eliminm din
gestiunea bibliotecii documentele achiziionate cu 6 luni n
urm. Aceast practic este uzual n bibliotecile din
strintate unde singurul principiu pentru care o carte este
pstrat n coleciile bibliotecii este acela al utilizrii sale de
ctre beneficiari. ntr-o bibliotec cu acces liber la raft nu i
au rostul documentele care nu sunt solicitate de cititori cel
puin odat la 6 luni.
n bibliotecile colare din ara noastr, unde ne
confruntm cu o slab finanare pentru achiziia de carte
nou, bibliotecarii se despart cu greu chiar i de crile
deteriorate, ncercnd s le recondiioneze, s le lipeasc,
ntruct multe din acestea nu se mai reediteaz i sunt
solicitate de ctre utilizatori. La casare se pot propun
urmtoarele categorii de publicaii:
2

Manualul bibliotecarului colar

Laura Rudeanu

a) publicaiile deteriorate fizic, exceptnd cele care

prezint interes bibliofil (cri rare i vechi, stampe,
atlase, hri etc.);
b) publicaiile cu coninut depit
Propunerile de casare se fac n scris de ctre
bibliotecar de maximum dou ori pe an (potrivit Legii nr.
422/ 18. VI. 2002) i cu prilejul inventarului. Se nainteaz
directorului colii i comisiei de casare pentru a verifica
exactitatea

datelor.

Aceast

operaie

presupune

ca

bibliotecarul s cunoasc bine fondul de documente, pe

ntreg parcursul anului colar s pun deoparte crile uzate
fizic i depite ca i coninut. Vara, cnd biblioteca nu este
frecventat att de des, bibliotecarul va ntocmi borderourile
cu publicaiile propuse spre casare.
Procedura ce casare a publicaiilor:
1. Conducerea unitii colare va emite decizie de casare a
publicaiilor bibliotecii, n care se va stabili comisia (din
comisie vor face parte: directorul colii preedinte,
bibliotecarul gestionar, 2-3 profesori membri)
2. Comisia, dup ce va analiza propunerile de casare ale
bibliotecarului (pe baz de borderou), va ntocmi
procesul-verbal, n care se va trece numrul total de cri
i valoarea acestora
3

Manualul bibliotecarului colar

Laura Rudeanu

Model borderou:
Nr.
crt.

Nr.
inventar

Autor

Titlu

An de
apariie

Pre

Fiecare pagin a borderoului va fi tampilat, iar

ultima pagin va fi semnat de contabilul ef i director. n
adresa nsoitoare se va preciza numrul total de volume i
valoarea lor.
PROCES-VERBAL AL COMISIEI DE CASARE
coala/ Liceul _____________________
Se aprob
Director, (numele i prenumele), (semntura)
PROCES-VERBAL
De constatare a comisiei de casare
I. Astzi ________________________________, subsemnaii
________________________________________, membrii comisiei de
casare, numii prin decizia nr. _________, ne-am ntrunit n comisie
pentru a examina propunerea de casare a unui numr de _____
documente

aflate

gestiunea

dnei.

bibliotecare

_______________________ pentru care ni s-a prezentat documentaia

anexat i anume (se anexeaz listele de cri propuse la casare):
II. Examinnd n prezena dnei bibliotecar gestionar propunerea
i documentaia anexat i verificnd faptic starea fizic i cauzele
degradrii, se constat urmtoarele: ______________________

Manualul bibliotecarului colar

Laura Rudeanu

__________________________________________________________
III. Comisia de casare este de acord cu scoaterea din gestiunea
bibliotecii a unui numr de ______ cri, n valoare de _______ lei.
Preedinte
Membri:

Semntura
Semntura
Semntura
Semntura

* Procesul-verbal se ncheie n cte un exemplar pentru fiecare membru

al comisiei, unul la bibliotec i unul n contabilitate.

3. Procesul-verbal se nainteaz contabilitii, care va emite

apoi Nota contabil de scoatere din gestiune.
Nicio operaie de scdere n registre nu se
efectueaz dect dup primirea Notei Contabile de
scoatere din gestiune a publicaiilor.
Dup

primirea

Notei

Contabile,

scderea

se

consemneaz n registrul de micare a fondurilor (RMF) i

n registrul inventar (RI). Documentele de scoatere a
publicaiilor din bibliotec se pstreaz ntr-un dosar special.
n R.M.F. se va consemna la rubrica IEIRI, pe un
singur rnd, numrul total al publicaiilor casate i valoarea
lor. Registrul de micare a fondurilor trebuie s oglindeasc
evidena global a bibliotecii, din punct de vedere cantitativ
(cte publicaii exist) i valoric (preul de gestiune al
bibliotecii).
5

Manualul bibliotecarului colar

Laura Rudeanu

n registrul inventar se va tia cu o linie roie

numrul de inventar, preul, cota, datele de apariie i se va
meniona la rubrica Observaii Nota Contabil cu care s-a
procedat la scoaterea din gestiune. Nu se va tia n R.I.
autorul i titlul crii.
NUMRUL DE INVENTAR AL CRII
CASATE NU SE VA MAI DA ALTEI PUBLICAII.
Documentele de scoatere din gestiune a crilor
(borderouri, decizii, procese-verbale, note contabile etc.) vor
fi pstrate ntr-un dosar special n bibliotec, ele
reprezentnd dovada ieirii crilor din gestiune n faa
organelor de control.