Gestiune bunuri comune.

Casarea publicațiilor.

-Serviciul Conservarea Colecțiilor-

Gestiunea publicațiilor dintr-o bibliotecă
LEGISLAȚIE
• Legea bibliotecilor nr 334/2002 cu modificările şi completările ulterioare;
• - Legea nr. 22 / 1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii
şi răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor, reactualizată prin Legea
54 / 1994;
• - Ordinul Ministerului Culturii nr. 2017 / 12 mai 1997, reactualizat prin
Ordinul Ministerului Educaţiei Naţionale nr. 5133 / 1997, privind
actualizarea instrucţiunilor aprobate prin Ordinul ministrului învăţământului
nr. 39 /1970 şi a Circularei nr. 40.045 / 1974, date în aplicarea Legii nr. 22 /
1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea
în legătură cu gestionarea bunurilor agenţilor economici, autorităţilor sau
instituţiilor publice;
• - Legea 82 / 1991 (Legea contabilităţii);
• - Ordinul Ministrului Culturii nr. 2062/09.06.2000 pentru aprobarea
Normelor metodologice privind evidența, gestionarea și inventarierea
documentelor specifice bibliotecilor publice, prin adresa către Biblioteca
Centrală Universitară din Bucureşti, nr. 25283/02.02.2001, emisă de
Ministerul Educaţiei şi Cercetării;
• - Ordinul nr 2861 /2009 pentru aprobarea normelor privind organizarea și
efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și
capitalurilor proprii. (*se folosește pentru că, exceptând legea bibliotecilor
și Ordinul din 1997, nu există stipulări clare pentru bunuri culturale
comune, ci doar pentru mijloace fixe și obiecte de inventar).
• Documentele care constituie colecţiile bibliotecii se împart,
conform Legii 334, art. 40 (1), în:
• bunuri culturale comune;
• bunuri culturale de patrimoniu.
Bunurile culturale comune (cărţi, publicaţii seriale) nu sunt
mijloace fixe și se înregistrează în Registrul inventar, pe măsura
achiziţionării lor.
Bunurile culturale de patrimoniu (colecţii speciale, depozit legal)
constituie mijloace fixe şi sunt evidenţiate, gestionate şi inventariate
în conformitate cu prevederile legale.
• Gestiunea publicaţiilor este individuală sau colectivă, în funcţie de
condiţiile specifice ale fiecărei colecţii. În cazul gestiunii
colective, răspunderea este solidară.
• În conformitate cu prevederile Legii 334 / 2002, art. 40 (5) şi a
celor două ordine menţionate anterior, bibliotecarii nu sunt
obligaţi să constituie garanţii gestionare. Ei răspund, însă,
material, pentru lipsurile din inventar, lipsuri care depăşesc
procentul de pierdere naturală stabilit, potrivit legii, în cazul
colecțiilor aflate în acces liber.
• Verificarea generală a publicațiilor se face conform legii, la o
perioadă cuprinsă între 1 an și 10 ani, în funcție de numărul
acestora.
Intrarea și ieșirea din gestiune
Gestiunea publicațiilor este colectivă în ceea ce priveşte colecţiile generale şi individuală în cazul colecţiei de carte

rară, corespondenţă şi manuscrise.

Dacă un angajat este detaşat, în interes de serviciu, într-una dintre filialele unei biblioteci, la intrarea în gestiune vor fi

întocmite şi pentru el formalităţile necesare de preluare a gestiunii, indiferent de perioada pentru care s-a dispus

detaşarea.

Predarea și preluarea gestiunii se face de către bibliotecarii gestionari către noul gestionar, iar la predare de către

gestionarul care părăsește gestiunea către bibliotecarii gestionari care rămân în gestiune;

În situaţia predării / preluării gestiunii fondului de documente, se procedează la verificarea integrală a fodului,

conform Legii 334 / 2002, art. 40 (9).

 Gestiunea publicațiilor
• În conformitatea cu Legea nr. 334 / 2002 și a Legii nr. 22 / 1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de
garanţii şi răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor, reactualizată prin Legea 54 / 1994, orice nou
angajat trebuie să beneficieze de intrare în gestiune. Astfel, împreună cu gestionarii are loc o verificare a
colecţiilor.
• În urma desfăşurării acestei operaţiuni se întocmeşte un proces verbal de predare – primire, semnat de toţi
gestionarii şi de către noul angajat .
• Dacă se constată lipsuri, procesul verbal va fi însoţit de o anexă care cuprinde datele de identificare ale
publicaţiilor lipsă - nr. de inventar, cotă, autor, titlu, loc şi an de apariţie, valoare de inventar, conform
Registrului inventar.
• Recuperarea publicaţiilor lipsă din gestiune se face conform Legii 334 / 2002, art.40 (6-7).
• La încheierea contractului de muncă al unui angajat se face ieşirea din gestiune în urma unei verificări a
colecţiilor, operaţiune încheiată cu un proces verbal de predare-primire între fostul angajat şi restul
gestionarilor. În cazul în care un gestionar iese din gestiune și un altul intră în același timp, verificarea colecțiilor
și procesul verbal se vor referi la ambele cazuri : se completează cu intrarea și ieșirea celor doi, pe de o parte, și
cu rămânerea celorlalți gestionari, pe de altă parte.
• Procesele verbale de intrare/ieșire gestiune se alcătuiesc în 3 exemplare și se aprobă de către conducătorul
instituției. Un exemplar se trimite la Serviciul Financiar.Contabilitate, un exemplar rămâne la gestionar și un
exemplar se stochează în arhiva bibliotecii sau departamentului care gestionează colecțiile.
• În situația în care gestionarii nu sunt de acord cu intrarea în gestiune a noului angajat, atunci se va semna o
Declarație, cu motivarea refuzului.
 Casarea publicațiilor
- OU 78 2000 – privind regimul deşeurilor;
- HG 856 2002 – evidenţa deşeurilor (nepericuloase);
- Decizii ale Comisiei de analiza și avizare a propunerilor de casare ;
- Decizii de casare ale MEC sau ale Departamentului
Financiar/Contabilitate.
 
Principale motive pentru care sunt necesare eliminările din colecţiile de publicaţii sunt:
• circulaţia scăzută a unor documente, coroborată cu conținutul perimat;
• informaţia perimată a conţinutului documentelor;
• existența exemplarelor multiple;
• identificarea publicaţiilor deteriorate fizic.
Eliminarea publicațiilor din colecții se face în urma unei deselecții realizate de către o comisie.
Documentele eliminate din colecţii trebuie să respecte anumite criterii de casare care se referă la anii de apariţie a acestora, criterii
solicitate de către o Comisie de casare, conform legii-minimum 6 luni de la achiziție.
 
Monografii
În vederea editării listelor ce cuprind publicaţiile propuse spre casare, se parcurg câteva etape premergătoare operaţiunii propriu-
zise:
- se înregistrează toate titlurile într-un editor de text, în ordinea numerică crescătoare a numărului de inventar, pe tipuri de
documente;
- se efectuează calculul cantitativ al volumelor şi cel valoric al preţurilor, cu menţionarea acestor date la sfârşitul borderoului şi se
semnează de către toţi gestionarii;
- borderoul se realizează în trei exemplare, cuprinzând: număr curent, număr de inventar, cotă topografică, titlu-autor, localitate,
an, C.Z.U., limba, preţ
- șeful bibliotecii redactează un referat prin care solicită aprobarea propunerilor de casare, comun pentru carte şi periodic şi un
referat, separat, pe tipuri de documente , adresat comisiei de casare;
- dosarul, care cuprinde referatele, listele de casare şi semnăturile gestionarilor, se trimite către Serviciul Financiar. Contabilitate şi
către Comisia de casare pentru verificare şi pentru efectuarea demersurilor pentru obţinerea deciziei de casare;
Pe baza deciziei de casare, publicaţiile se scot de la raft, iar fişele documentelor sunt scoase și eliminate din catalogul
topografic al depozitului; în cazul mai multor numere de inventar, se elimină numai numărul de inventar casat;
- pe baza deciziei de casare, se efectueze procedurile de eliminare din registrele inventar şi din RMF, a numerelor de inventar
casate;
Documentele casate se redistribuie instituţiilor din cadrul Ministerului Educaţiei și Cercetării sau se predau spre reciclare, conform
legii, pentru topire. Aceste documente casate nu pot fi donate decât unor instituții.
 Casarea publicațiilor seriale

Operaţiuni premergătoare:
• extragerea fişelor de colecție din catalogul topografic;
• extragerea fişelor cu numerele de inventar propuse pentru casare din catalog intern al depozitului;
• ordonarea fişelor în ordinea crescătoare a numerelor de inventar;
• identificarea preţurilor în registrele inventar şi denominarea acestora;
• fişele trebuie să conţină următoarele informaţii: inventar, titlu, an editorial/volum, an calendaristic, număr, cotă topografică, localitate, preţ;
• într-un editor de text se introduce fiecare volum propus pentru casare şi se alcătuiește un borderou (în 3 exemplare), care să cuprindă: număr
curent, inventar, cotă, titlu, localitate, volum, an, număr fascicul, preţ ;
•  se efectuează calculul cantitativ al volumelor, fascicolelor, titlurilor şi cel valoric al preţurilor;
• menţionarea acestor date se face la sfârşitul borderoului, unde se semnează de către toţi gestionarii;
• se întocmeşte un referat pentru publicaţiile seriale propuse pentru casare care să cuprindă totalul volumelor şi preţul documentelor propuse spre
casare (monografii/publicaţii seriale), precum şi un referat separat doar pentru publicaţiile seriale
• Borderoul se trimitecătre Serviciul Financiar.Contabilitate şi către Comisia de casare, pentru verificări şi pentru obţinerea deciziei de casare;
• pe baza deciziei de casare, numerele de inventar casate se elimină din fișa de colecție a fiecărui titlu și din Registrul Inventar;
Pe baza deciziei de casare, documentele se scot de la raft şi se redistribuie către alte instituţii din cadrul Ministerului Educaţiei şi Cercetării sau
se predau unei firme autorizate în vederea reciclării prin topire.