APROBAT

Primăria satului Teleșeu

Primar: ___________ Dediu Ion
Data ??????????????

Regulament de
gestiune a colecțiilor
BP Teleșeu

EVIDENȚA ȘI ORGANIZAREA COLECȚIILOR

 Intrarea unei cărţi în bibliotecă , de la achiziţie până la împrumut, impune parcurgerea
unui traseu standard, prin care cartea este luată în evidenţele bibliotecii , descrisă şi oferită
spre lectură.

Scopul evidenţei este cunoaşterea structurii numerice ( a nr. de u.b.) şi valorice a

colecţiei în orice moment.

Evidenţa propriu- zisă impune:

 atenţia, corectitudinea, simţul estetic în operaţiile pregătitoare înregistrării

documentelor de bibliotecă (preluare de stocuri, ştampilare, )
 cunoaşterea exactă a modului de lucru cu RI şi RMF
 profesionalismul şi rigurozitatea cu care sunt eliminate din evidenţe documentele de
bibliotecă selectate.
 respectarea termenelor impuse de lege pentru verificările gestionare.
Acte obligatorii, unitare, de intrare în fonduri și de ieşire din fonduri se realizează prin
facturi cu specificaţii:

 - procese verbale,
 - borderouri ( donaţie, schimb, casare)
 - ordin de transfer
 - chitanţe, ordine de plata

Evidența primară se realizează în Registrul de mişcare a fondurilor – RMF ( cod 19-1-

1)

Evidenţa centralizată a patrimoniului bibliotecii se face pe trei părți: I Intrări, II Ieșiri,

III Recapitulare.

Partea I Intrări . Fiecare lot de cărţi ( toate cărţile care se găsesc pe acelaşi act
însoţitor ) este înregistrat pe un singur rând în Registrul de Mişcare a fondurilor RMF la
partea I Intrări . Se vor completa rubricile: Anul, Nr. crt., Proveniența, Denumirea, nr. și data
actului însoțitor, Totalul documentelor intrate, Documente supuse inventarierii, Repartizarea
după categorii, Repartizarea după conținut, Repartizarea după limbi, Mențiuni.

Evidenţa stocurilor de publicaţii care intră in bibliotecă ne furnizează date despre

ritmicitatea intrărilor în bibliotecă. Numărul curent din RMF va fi trecut şi pe actul însoţitor.
La sfârşitul anului sub ultima înregistrare din RMF la intrări se trage o linie cu altă culoare şi
se fac totalurile cantitative şi valorice a tuturor intrărilor din anul respectiv . Acestea se înscriu
în partea III, la Recapitulare, pe rândul „Intrări în cursul anului”.

Partea II Ieșiri conține grupurile de cărți, selectate pentru scoaterea din gestiune.
Aceste ieşiri trebuie sa fie propuse de bibliotecar, aprobate de primărie şi operate in
evidenţele de bibliotecă. Ieşirile pot fi făcute la intervale de timp regulate ca urmare a unei
reorganizări sau reevaluări periodice a colecției, sau pot avea loc în urma inventarului de
verificare a colecţiei. O ieșire nu poate fi operată în registre decât dacă a fost aprobată de
ordonatorul local de credite sau de către primărie. Toate u.b.-urile propuse pentru ieşire vor fi
trecute pe un borderou care să conţină: Nr.crt., Nr. inventar, Autor , Titlu, Editura, An.,
Preţ ., Cota, Observaţii.

Partea III Recapitulare se completează anual și se face bilanţul tuturor operațiunilor

care au avut loc in gestiune.

Evidența individuală este efectuată în Registrul inventar.

Registrul inventar – R I (cod 19-1-2) - conţine evidenţa individuală ( înregistrarea

fiecărui volum de bibliotecă).

REGULI DE COMPLETARE a documentelor de evidenţă

 RMF şi RI sunt documente unice pentru bibliotecă.

 Paginile RI se numerotează, pe ultima pagină se menţionează numărul acestora şi se
pune ştampila bibliotecii.
 În RI numerele de inventar se dau de la 1 la infinit.
 Numărul de inventar al documentelor scoase din evidenţe nu se atribuie altor
documente.
 În RMF numerele curente se atribuie de la nr. 1 în fiecare an.
 Fiecare element bibliografic se completează în rubrica destinată ( autor, titlu, an …) ,
citeţ, fără ştersături, cu cerneală albastră.
 Modificările se fac cu culoare roşie.
 Prescurtările se fac conform standardelor.
RI nu se recopiază, se păstrează în arhivă în starea în care se găsesc.

VERIFICAREA COLECŢIILOR
 Cadru legal pentru declanșarea unei inventarieri este Legea 334/2002 republicată şi
reactualizată. Cap.3 art 40.pct 8 Inventariere periodică: a) fondul care cuprinde până la 5000
de volume în fiecare an. b) fondul care cuprinde 10000 de volume o data la 3 ani. c) fondul
care cuprinde intre 10001 si 50000 de volume o data la 6 ani.

Adică, în fiecare an o bibliotecă mică trebuie să facă un inventar.

Succesiunea operaţiilor în efectuarea inventarierii:

I. Stabilirea şi aprobarea comisiei de inventariere la nivelul bibliotecii comunale .
Comisiile pot fi compuse din 3-5 membri. La nivelul comunelor comisiile se aprobă de către
consiliile locale. Dacă inventarul se realizează pe motiv de schimbare de gestionar participă la
inventariere şi noul bibliotecar. Persoanele care efectuează inventarul sunt : gestionarul,
reprezentantul primăriei şi o persoană de obicei cadru didactic de la şcoala comunei
respective.
II.Pregătirea inventarierii cuprinde următoarele etape

 Întocmirea unui program al inventarierii.

 Estimativ zilnic pot fi confruntate in jur de 500 de cărți cu RI .
 Pregătirea gestiunii pentru acţiunea de verificare.
 Pregătirea documentelor necesare: Registre de inventar, Registrul de mişcare a
fondurilor.
 Se anunţă perioada în care biblioteca va fi închisă pentru public.
 Se vor recupera cărţile împrumutate.
 Se pregăteşte ştampila care se va aplica pe publicaţii.
 Se va face instruirea celor care fac parte din comisie.
III.Metodologia de lucru :

1. Declaraţie de la gestionari dacă au plusuri de gestiune.

2. Confruntarea publicaţiilor cu registrul inventar al bibliotecii , aplicând ştampila pe
versoul paginii de titlu, bifând cu pastă roşie numărul de inventar pe fişa topografică
( sau în registrul inventar, în bibliotecile mici )

3. Se urmăresc să corespundă :

Datele editoriale ale publicaţiei, nr. de inventar şi preţul publicaţiei.

4. Întocmirea borderoului cu publicaţiile găsite minus , adică pe care nu le-am găsit în
raft, dar figurează în registrele inventar. Borderoul va cuprinde datele obişnuite: nr.
inventar, autor, titlu, loc de apariţie, cota, preţul publicaţiei. Fiecare filă de borderou
va avea preţul publicaţiilor totalizat. Borderoul va fi însoţit de un centralizator al
tuturor datelor consemnate.
 5. Pentru cei care stăpânesc programul excel, listele se pot face electronic. Avantajul
unei liste excel este acela de a putea aranja lista în orice ordine dorim . Pentru întocmirea
centralizatorului putem aranja lista după autor, alfabetic și după cote. Ordinea finală a
borderoului este: ordinea crescătoare a numerelor de inventar . Acest lucru permite scoaterea
documentelor eliminate din registrele de inventar cu efort minim.

Note:
 Inventarul înseamnă verificare şi confruntare cu registrele de inventar existente.
 Existenţa mai multor numere de inventar pe cărţi arată că ar trebui să avem mai multe
seturi de RI după care s-a lucrat in cursul anilor.
 Rescriind registrele, nu mai putem avea oglinda clară a gestiunii, nu mai putem şti cu
exactitate :

 ce carte lipseşte , de când?

 ce carte a intrat, în ce an prima dată?
 ce carte a fost scoasă, în ce an, cu ce proces- verbal?
 In caz că deja avem o situaţie similară, vom descoperi ultimele registre si numerele de
inventar care corespund acestor registre si vom lucra doar după acestea.
 Încheierea matematică a inventarului înseamnă, parcurgerea încă o dată a registrelor ,
numărarea poziţiilor existente bifate şi adunarea valorilor fiecărei poziţii pentru
obţinerea datelor finale. Aceste 2 date trebuie să coincidă cu numărul de u.b. şi
valoarea de RMF din procesul -verbal de începere de inventar.
 Valoare carte existentă + valoare cărţi pierdute= Valoare fond din RMF
 Număr carte existent+ număr cărți pierdute= Număr cărți din RMF

6. Următorul pas este întocmirea procesului- verbal de final care menţionează: a) componenţa
comisiei; b) constatarea plusului şi minusului din gestiune( cu borderourile aferente), dacă
există;c) Cauzele care au dus la apariţia plusurilor şi minusurilor ( daca există aşa ceva);

d) Propunerile comisiei privind remedierea deficienţelor constatate (de pe borderourile de la

punctul b)

7. După încheierea verificării, dacă se constată că unele publicaţii sunt prea degradate pentru a
mai rămâne în raft, sau au conţinutul depăşit, vor fi selectate pentru casare. Se vor face
borderourile pentru casare.

8. La încheierea inventarierii fiecare gestiune se va pune în acord cu RMF, cu evidenţa

contabilă în termen de 10 zile de la terminarea verificării.
 METODE ŞI TEHNICI DE VERIFICARE A COLECŢIILOR
?????????????????????????????????????????

 Model de PLAN DE LUCRU Cu ocazia începerii operațiunii de inventariere

 Pe baza dispoziției nr. si a Legii 334/2002, biblioteca comunala din Trebujeni a
demarat operațiunea de inventariere a fondului de carte pe data de _.
 Conform cu RMF se verifica existenta unui fond de carte de u.b. in valoare de _ lei
 -S-a stabilit ca ştampila cu care se va ştampila fiecare publicație verificata va avea
forma triunghiulara si va conține V( an )/ Aceasta ştampila se va aplica la fiecare unitate
pe versoul paginii de titlu si pe partea de sus a fiecarei pagini a registrului inventar
 -Fiecare poziție găsita în registru va fi bifata cu pix (roșu, verde) cu bifa (simpla,
dubla)
 -Confruntarea cărților cu registrul va dura in perioada_ * -Finalizarea inventarului
întocmirea borderourilor de casare, lipsuri, alte probleme va avea loc in perioada__
Cazuri particulare si rezolvarea lor

 Biblioteca a fost ani de zile închisă şi nu se mai găsit documentele de gestiune

 există 2,3 numere de inventar pe o carte si câteva seturi de registre
 In caz că vă confruntaţi cu o situaţie specială şi nu ştiţi cum să procedaţi contactaţi
biroul metodic al bibliotecii raionale Orhei.
Fiecare situaţie trebuie evaluată separat şi văzut cum se ajunge cu minim efort la soluţia
optimă.

???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????
ORGANIZAREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ

I Aspectul bibliotecii implică următoarele:

 Ambianța şi organizarea colecţiilor.

 Actualizarea colecţiilor şi selectarea lor în funcţie de propriul cerc de utilizatori prin
 Selecţia cărţilor pentru eliminare din colecţii.
 Forme vizuale de publicitate a bibliotecii şi a cărţii.

Discuţia despre mediul ambiental al bibliotecilor ar trebui să înceapă cu sublinierea

coordonatelor realităţii imediate. Totuşi încercăm să discutăm mai întâi organizarea unei
biblioteci ideale, în care bibliotecarul este cel care îşi materializează visele, fiind arhitectul
propriei biblioteci. Ideal vorbind biblioteca ar trebui să fie un spaţiu atractiv, important în
viaţa comunităţii, cu o imagine şi o atitudine pro activă, dinamică, receptivă şi flexibilă.
Împărţirea spaţiului aferent bibliotecii se poate face în funcţie de ceea ce doreşte bibliotecarul
să realizeze în comunitate. Pentru acesta bibliotecarul trebuie să ştie cu exactitate ce doreşte,
ce poate face, ce ar fi necesar să facă şi care sunt posibilităţile prin care se pot realiza
dezideratele lui. Planul de lucru trebuie sa atingă următoarele puncte: • Ce spaţiu iniţial avem
• Ce servicii vrem să organizăm • Cum organizăm spaţiul în funcţie de ceea ce dorim • Ce
dotări avem nevoie • Ce cerem, cum cerem, cui cerem. Obiective care pot fi avute în vedere

 -biblioteca - centru cultural local.

 -biblioteca - spaţiu al comunicării.
 -biblioteca- spaţiu pentru punerea în evidenţă a valorilor culturale locale.
 -biblioteca - spaţiu de organizare de activităţi care ţin de educaţia permanentă .
Biblioteca, chiar una mică, poate fi împărţită în una sau mai multe zone în funcţie de
posibilităţi: Zonă pentru copii. Zonă pentru lectură. Zonă pentru acces liber la raft. Zonă
pentru ziare. Zonă pentru audiţii muzicale. Zonă pentru consultare a cărţilor. Zonă pentru
cititorii tineri. Zonă de vară ( lectură în aer liber) Zonă utilizabilă iarna. În fiecare dintre
aceste zone pot fi organizate activităţi de genul: Ateliere video, Ateliere muzicale, Cluburi
(desen, pictură, lucru manual pentru copii), Dezbateri ale problemelor comunitare şi de grup,
Centru de informare a comunităţii, Colecţii care constituie baze de date locale.

Existenţa acestor spaţii de comunicare transformă în timp biblioteca într-un centru cultural
local.

II Actualizarea colecţiilor şi selectarea lor în funcţie de propriul cerc de utilizatori

Organizarea fondului de carte la raft se face în aşa fel, încât să fie uşor de accesat, după
criterii care deservesc nevoile cititorilor. Se realizează aşezarea sistematic-alfabetică a
colecţiilor (uzual) , aşezarea colecţiilor după criterii formale, pe domenii de interes:

 Cărţi pentru elevii mici ( de poveşti, de colorat)

 Cartea de ştiinţă
 Cartea pentru gospodine
 Cartea poliţistă
 Cartea de aventură
 Cartea de călătorie

Note:

 Oricărui domeniu la modă în anul respectiv i se poate crea un raft. Acest raft se
poate desfiinţa odată cu ieşirea temei din modă
 Accesul direct la publicaţii constituie eticheta bibliotecii moderne.
  Potrivit reglementărilor internaţionale, accesul în bibliotecă, la raft, la documente
este liber, nondiscriminator și este mediat de către bibliotecar.
Actualizarea colecțiilor se face și prin casare. Principiile pentru actualizarea colecțiilor
prin casare sunt:

1. Stabilirea obiectivelor urmărite la iniţierea unei casări:

• Igienizarea şi curăţirea colecţiei de cărţile uzate şi deteriorate de folosirea lor intensivă.

• Reconsiderarea critică a rafturilor, întrucât în timp se schimbă gustul şi necesităţile

utilizatorilor.

• Cunoaşterea mai bună a propriei colecţii.

• Completarea achiziţiei viitoare cu lucrări care nu mai sunt în rafturi.

2. Atingerea efectelor obținute prin procesul de casare:

• Colecţia devine mai atrăgătoare.

• Se stabileşte un raport judicios între lucrările noi şi cele vechi care au valoare bibliografică
sau bibliofilă.

• Colecţia corespunde mai bine nevoilor utilizatorilor .

• Rafturile vor fi mai aerisite oferind un confort estetic utilizatorului.

3. Realizarea unei selecţii între lucrările care:

• Nu au fost împrumutate în ultimii 5-10 ani.

• Au o stare fizică necorespunzătoare( murdare, rupte, ireparabile).

• Au o informaţie depăşită şi nu sunt documente originale.

• Sunt în foarte multe exemplare care nu au fost solicitate în timp.

• Sunt cărţi în mai multe volume, care acum sunt incomplete.

Erhan Tatiana, bibliotecar principal

Zubcova Tatiana, bibliotecar principal