Anexă

la Hotărârea Comisiei
Naţionale a Pieţei Financiare
nr.____ din ________2018

REGULAMENT
privind modul de păstrare, pregătire, evidenţă şi predare a documentației
aferente activității persoanelor licențiate sau autorizate pe piața de capital
 
I. DISPOZIŢII GENERALE
1. Prezentul Regulament stabileşte modul de păstrare, ordonare, evidenţă şi predare
în arhivă a documentației aferente activității persoanelor licențiate sau autorizate pe
piața de capital (în continuare – participanți profesioniști) conform Legii
nr.171/2012 privind piaţa de capital, Regulamentului Fondului arhivistic de
stat, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr.352/1992, Hotărârii Guvernului
nr.618/1993 pentru aprobarea regulilor de întocmire a documentelor organizatorice
şi de dispoziţie şi Instrucţiunii-tip cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în
organele administraţiei publice centrale de specialitate şi ale autoadministrării
locale ale Republicii Moldova, Ordinului nr.57/2016 al Serviciului de Stat Arhivă
cu privire la aprobarea Indicatorului şi Instrucţiunii privind aplicarea Indicatorului
şi Instrucţiunii cu privire la ordonarea documentelor în organizaţiile, instituţiile şi
întreprinderile Republicii Moldova aprobată la 18 ianuarie 2010 de către Directorul
Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova şi prezentului Regulament.
2. Documentația aferentă activității pe piața de capital a participanților profesioniști
care, potrivit legislaţiei sunt surse de completare ale Fondului Arhivistic al
Republicii Moldova, constituie proprietate a statului, fiind parte integrantă a
Fondului Arhivistic al Republicii Moldova, în conformitate cu Legea nr.880/1992
privind Fondul Arhivistic al Republicii Moldova.
3. Participanții profesioniști pot ţine arhiva activităţii desfășurată şi în format
electronic, cu condiţia păstrării acesteia şi pe suport de hârtie.
4. Arhiva activităţii participanților profesioniști se păstrează la sediul acestora sau
în încăperi special amenajate pentru arhivă, dotate cu mijloace adecvate de păstrare,
pentru a preveni degradarea, distrugerea sau sustragerea documentelor.
5. Pentru protejarea împotriva deteriorării, documentația aferentă activității pe piața
de capital cu termen permanent de păstrare se coasă în coperte de carton.
6. Participanții profesioniști trebuie să prevină accesul neautorizat al terţilor la
informaţia din arhiva activităţii sale, inclusiv la cea în versiune electronică, precum
şi să asigure integritatea acesteia.
7. Documentația aferentă activității pe piața de capital cu termen permanent de
păstrare se predă în arhivele de stat după expirarea a 15 de ani de la păstrarea
acesteia la participantul profesionist.
8. Participantul profesionist ține evidenţa dosarelor, documentelor şi a inventarelor
depuse şi ieşite din arhiva proprie.

1
9. În cazul încetării activității desfășurate pe piața de capital, participantul
profesionist este obligat să predea arhiva documentației aferente activității pe piața
de capital în termenul stabilit de actele normative ale Comisiei Naționale a Pieței
Financiare (în continuare – CNPF).
10. Persoanele care dețin licență de Depozitar central și autorizație de societate de
registru sunt obligate să transmită Depozitarului central unic al valorilor mobiliare,
instituit în condițiile Legii nr.234/2016, documentaţia aferentă completă activității
pe piața de capital, inclusiv istoricul, în format electronic şi pe suport de hârtie.
11. Arhiva documentației aferente activității pe piața de capital ce urmează a fi
predată se ordonează de către participantul profesionist care predă dosarele în
condiţiile prezentului Regulament.

II. ORDONAREA DOCUMENTAȚIEI AFERENTE

ACTIVITĂȚII PE PIAȚA DE CAPITAL
12. Documentația aferentă activității pe piața de capital se ordonează la finele
anului de gestiune în conformitate cu Lista dosarelor formate în procesul
desfășurării activității pe piața de capital (în continuare – Lista dosarelor), anexă la
prezentul Regulament.
13. În baza Listei dosarelor, fiecare participant profesionist elaborează
Nomenclatorul propriu al dosarelor, pe care îl coordonează cu arhiva municipală.
14. La întocmirea Nomenclatorului propriu, din Lista dosarelor se includ doar
dosarele care se constituie în activitatea participantului profesionist respectiv.
15. Nomenclatorul propriu poate cuprinde şi alte compartimente neprevăzute în
Lista dosarelor. Termenele de păstrare a documentației aferente activității pe piața
de capital indicate în Lista dosarelor nu pot fi modificate.
16. Nomenclatorul propriu se întocmeşte în două exemplare care, după coordonare
cu arhiva municipală, se aprobă de către participantul profesionist. Un exemplar al
Nomenclatorului propriu se păstrează la participantul profesionist şi unul la arhiva
municipală.
17. Nomenclatorul propriu aprobat se pune în aplicare începând cu 1 ianuarie al
fiecărui an.
18. Nomenclatorul propriu este valabil pe parcursul a mai multor ani şi este supus
reaprobării numai în cazul în care intervin modificări în componenţa documentelor.
Dacă asemenea modificări nu au intervenit, Nomenclatorul propriu, la sfârşitul
fiecărui an, după concretizare şi redactilografiere, se reaprobă de către participantul
profesionist.
19. La sfârşitul anului de gestiune, Nomenclatorul propriu se încheie cu o înscriere
de totalizare privind numărul separat al dosarelor cu termen permanent de păstrare
și cu termen temporar de păstrare (până la 15 ani inclusiv) şi dosarele transmisibile.
Exemplarul Nomenclatorului propriu aprobat şi coordonat cu arhiva municipală
este un document cu termen permanent de păstrare.
20. Documentația aferentă activității pe piața de capital se perfectează în dosare,
conform Nomenclatorului propriu aprobat. Perfectarea dosarelor include
următoarele lucrări complexe: completarea datelor pe prima copertă a dosarelor,
îndosarierea, numerotarea filelor şi certificarea dosarelor.
2
21. La îndosariere trebuie respectate următoarele cerinţe de bază:
1) conţinutul documentelor din care se constituie dosarul trebuie să corespundă
titlului dosarului, conform Nomenclatorului propriu;
2) documentele cu termen permanent şi temporar de păstrare se depun în dosare
separate;
3) gruparea documentelor în dosare se efectuează în ordinea cronologică;
4) fiecare dosar include obligatoriu inventarul intern cu indicarea denumirii
concrete a documentelor.
22. În dosarele cu termen permanent de păstrare se stochează doar originalulul
documentului. Copia documentului respectiv se admite doar în lipsa originalului.
23. Fiecare dosar trebuie să conţină nu mai mult de 250 file (o grosime de 30-40
mm). În cazul în care volumul documentelor este mai mare, dosarul se divizează în
volume separate, cărora li se atribuie numere în ordinea cronologică.
24. Pe parcursul anului se efectuează gruparea în dosare separate a tuturor
documentelor aferente activității desfășurate pe piața de capital şi se păstrează
conform termenelor stabilite în Lista dosarelor. Filele din dosar se numerotează. La
sfârşitul dosarului, pe o filă anexată, se face următoarea inscripţie: „În prezentul
dosar sunt numerotate şi cusute __ file”. Se indică prenumele, numele, semnătura
administratorului participantului profesionist, data, luna şi anul. Numărul filelor se
indică cu cifre arabe iar, în paranteze, cu litere.
25. La finele fiecărui an calendaristic participanții profesioniști întocmesc
inventarele dosarelor cu termen permanent.
26. Pentru dosarele cu termen temporar de păstrare (până la 15 ani inclusiv) nu se
întocmesc inventare şi acestea nu se supun perfectării. La expirarea termenului de
păstrare acestea se nimicesc cu întocmirea procesului-verbal de nimicire a
dosarelor şi documentelor.
27. Pe coperta fiecărui dosar cu termen permanent de păstrare se indică:
1) Denumirea participantului profesionist;
2) sediul;
3) indicele dosarului, conform Listei dosarelor;
4) titlul dosarului;
5) numărul de file;
6) termenul de păstrare.
28. Inventarele cu termen permanent de păstrare se aprobă de către Comisia
Centrală de Expertiză şi Control (CCEC) a Agenției Naționale a Arhivelor.
29. La întocmirea inventarelor dosarelor se respectă următoarele cerinţe:
1) în inventar se includ numai dosarele ordonate;
2) titlurile dosarelor se indică în inventar, în ordinea includerii lor, conform Listei
dosarelor;
3) fiecare dosar este inclus în inventar sub un număr separat. Dacă dosarul este
compus din mai multe volume, fiecare volum se numerotează separat;
4) dacă în inventar sunt incluse câteva volume ale aceluiaşi dosar, se înscrie deplin
doar titlul primului volum, pentru celelalte se indică cuvântul „idem” şi numărul
volumului respectiv. Celelalte date se completează deplin;

3
30. Inventarul se întocmeşte în 4 exemplare: 1 după aprobare rămâne la Agenția
Națională a Arhivelor, 1 se restituie participantului profesionist, 1 se transmite
CNPF, iar celălalt se transmite arhivei municipale.
31. Documentele şi dosarele cu termen expirat se includ în procesul-verbal de
nimicire a dosarelor şi documentelor şi se nimicesc prin transmitrea acestora
întreprinderilor de prelucrare a maculaturii în baza actului de predare-primire.
32. Procesul-verbal de nimicire a dosarelor se întocmeşte în două exemplare. Unul
se păstrează permanent la participantul profesionist, iar celălalt se transmite arhivei
municipale.
33. Participanții profesioniști care nu sunt surse de completare a Fondului
Arhivistic al Republicii Moldova nu au obligativitatea de a coordona cu arhivele de
stat listele dosarelor, inventarele şi procesele-verbale de nimicire a documentelor
termenul de păstrare al cărora a expirat, acestea urmează să fie aprobate de către
conducătorul instituţiei, în modul corespunzător, cu condiţia respectării termenelor
de păstrare prevăzute în Lista dosarelor.

4
 Anexa
la Regulamentul privind modul de păstrare,
pregătire, evidenţă şi predare a documentației
aferente activității persoanelor licențiate
sau autorizate pe piața de capital

LISTA
dosarelor formate în procesul desfășurării activității pe piața de capital
Indicele Titlul dosarului şi direcţiile Termenele de Menţiuni
dosarului de activitate păstrare a
dosarelor

1 2 4 5

01-1 Registrul deținătorilor de Permanent Se păstrează la societatea de registru. La încetarea

valori mobiliare (baza de date) activității pe piața de capital se transmite societății de
art.45 registru succesoare sau Depozitarului central unic al
valorilor mobiliare

01-2 Registrul evidenţei activelor Permanent Se păstrează la custode. La încetarea activității pe piața
deţinute în numele clienţilor de capital se transmite Depozitarului central unic al
(baza de date) art.45 valorilor mobiliare

01-3 Contractele de ţinere a Permanent Se păstrează la societatea de registru. La încetarea

registrului deținătorilor de activității pe piața de capital se transmite societății de
valori mobiliare cu anexele art.45 registru succesoare sau Depozitarului central unic al
corespunzătoare valorilor mobiliare

01-4 Registrul de evidenţă a Permanent Se păstrează la societatea de registru. La încetarea

contractelor de ţinere a activității pe piața de capital se transmite societății de
registrului deținătorilor de art.45 registru succesoare sau Depozitarului central unic al
valori mobiliare valorilor mobiliare

01-5 Dispoziții de transfer cu Permanent Se păstrează la societatea de registru/custode. La

anexele corespunzătoare încetarea activității pe piața de capital se transmite
art.55 societății de registru succesoare sau Depozitarului
central unic al valorilor mobiliare

01-6 Registrul de evidenţă a Permanent Se păstrează la societatea de registru/custode. La

dispoziţiilor de transfer încetarea activității pe piața de capital se transmite
art.55 societății de registru succesoare sau Depozitarului
central unic al valorilor mobiliare

01-7 Registrul de evidenţă a Permanent Se păstrează la societatea de registru/custode. La

eliberării extraselor din încetarea activității pe piața de capital se transmite
registru art.56 societății de registru succesoare sau Depozitarului
central unic al valorilor mobiliare

01-8 Cererile de grevare a valorilor Permanent Se păstrează la societatea de registru/custode. La

mobiliare cu anexele încetarea activității pe piața de capital se transmite
corepunzătoare societății de registru succesoare sau Depozitarului
5
 art.45 central unic al valorilor mobiliare

01-9 Registrul de evidenţă a Permanent Se păstrează la societatea de registru/custode. La

cererilor de grevare a valorilor încetarea activității pe piața de capital se transmite
mobiliare art.45 societății de registru succesoare sau Depozitarului
central unic al valorilor mobiliare

01-10 Avize de înregistrare a gajului Permanent Se păstrează la societatea de registru/custode. La

valorilor mobiliare cu anexele încetarea activității pe piața de capital se transmite
corepunzătoare art.45 societății de registru succesoare sau Depozitarului
central unic al valorilor mobiliare

01-11 Registrul de evidenţă a gajului Permanent Se păstrează la societatea de registru/custode. La

valorilor mobiliare încetarea activității pe piața de capital se transmite
art.45 societății de registru succesoare sau Depozitarului
central unic al valorilor mobiliare

01-12 Contracte de intermediere cu 10 ani Se păstrează la societatea de investiții. La încetarea

anexele corespunzătoare activității pe piața de capital se transmite Depozitarului
art.56 central unic al valorilor mobiliare

01-13 Registrul de evidenţă a 10 ani Se păstrează la societatea de investiții. La încetarea

contractelor de intermediere activității pe piața de capital se transmite Depozitarului
art.56 central unic al valorilor mobiliare

01-14 Ordine recepționate de la 10 ani Se păstrează la societatea de investiții. La încetarea

clienți cu anexele activității pe piața de capital se transmite Depozitarului
corespunzătoare art.56 central unic al valorilor mobiliare

01-15 Registrul de evidenţă a 10 ani Se păstrează la societatea de investiții. La încetarea

ordinelor recepționate de activității pe piața de capital se transmite Depozitarului
clienți art.56 central unic al valorilor mobiliare

01-16 Ordinele de încasare a 10 ani Se păstrează la societatea de investiții. La încetarea

mijloacelor băneşti, activității pe piața de capital se transmite Depozitarului
dispoziţiile de plată art.56 central unic al valorilor mobiliare

01-17 Registrul de evidenţă a 10 ani Se păstrează la Depozitarul Național de Valori

decontărilor operaţiunilor cu Mobiliare. La încetarea activității pe piața de capital se
valori mobiliare şi mijloace art.56 transmite Depozitarului central unic al valorilor
băneşti mobiliare

01-18 Contractele depozitare cu 10 ani Se păstrează la Depozitarul Național de Valori

anexele corespunzătoare Mobiliare. La încetarea activității pe piața de capital se
art.56 transmite Depozitarului central unic al valorilor
mobiliare

01-19 Registrul de evidenţă a 10 ani Se păstrează la Depozitarul Național de Valori

contractelor depozitare Mobiliare. La încetarea activității pe piața de capital se
art.56 transmite Depozitarului central unic al valorilor
mobiliare

01-20 Registrul evidenţei conturilor 10 ani Se păstrează la Depozitarul Național de Valori

depozitare şi rulajului Mobiliare. La încetarea activității pe piața de capital se
operaţiunilor cu valorile art.56 transmite Depozitarului central unic al valorilor

6
 mobiliare; mobiliare

01-21 Registrul evidenţei fondului 10 ani Se păstrează la Depozitarul Național de Valori

participanţilor şi rulajului de Mobiliare. La încetarea activității pe piața de capital se
operaţiuni cu acest fond art.56 transmite Depozitarului central unic al valorilor
mobiliare

01-22 Registrul evidentei conturilor 10 ani Se păstrează la Depozitarul Național de Valori

de clearing Mobiliare. La încetarea activității pe piața de capital se
art.56 transmite Depozitarului central unic al valorilor
mobiliare

01-23 Contractele de admitere şi 10 ani

menţinere a instrumentelor
financiare pe piața art.56
reglementată/MTF cu anexele
corepunzătoare

01-24 Registrul de evidenţă a 10 ani

contractul de admitere şi
menţinere a instrumentelor art.56
financiare pe piața
reglementată/MTF

01-25 Registrul de evidenţă a Permanent/10 1Pentru participanții profesioniști care nu sunt surse de
rapoartelor întocmite ani1 completare a Fondului Arhivistic de Stat

art.62

01-26 Rapoarte ale participanţilor pe Permanent/10 1Pentru participanții profesioniști care nu sunt surse de
piaţa valorilor mobiliare ani1 completare a Fondului Arhivistic de Stat

art.62

01-27 Registrul de evidenţă a 3 ani

documentelor de intrare
art.97 lit.b)

01-28 Registrul de evidenţă a 3 ani

documentelor de ieşire
art.97 lit.b)