Afiare Ordin 137 din 2013-09-27, MO PI 619/2013-10-04 Page 1 of 10

ORDIN
pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispoziii ale Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996
Emitent MINISTERUL AFACERILOR INTERNE
n temeiul art. 185 din Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare, i al art. 7 alin. (5) din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea i funcionarea
Ministerului Afacerilor Interne, aprobat cu modificri prin Legea nr. 15/2008, cu modificrile i completrile ulterioare,
ministrul afacerilor interne emite urmtorul ordin:
Articolul 1
Se aprob Normele metodologice privind aplicarea unor dispoziii ale Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare, prevzute n anexa care face parte integrant din prezentul
ordin.
Articolul 2
Prezentul ordin se public n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I.
Ministrul afacerilor interne,
Radu Stroe
Bucureti, 27 septembrie 2013.
Nr. 137.
ANEX
NORME METODOLOGICE
privind aplicarea unor dispoziii ale Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996

Capitolul I
Dispoziii generale
Articolul 1
Prezentele norme metodologice reglementeaz aplicarea unor prevederi ale Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare, denumit n continuare Lege, dup cum urmeaz:
a)procedura de notificare prevzut la art. 18 alin. (5) din Lege i coninutul acesteia;
b)datele care se introduc n Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice prevzut la art. 187 din Lege i condiiile privind gestionarea acestuia;
c)procedura de eliberare, rennoire, suspendare i retragere a autorizaiei de funcionare a operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice, conform prevederilor art. 181 - art. 184 din Lege.
Articolul 2
n nelesul prezentelor norme metodologice, termenii i noiunile folosite au urmtoarele semnificaii:
a)ani extremi - data celui mai vechi i a celui mai nou document din cadrul unui fond arhivistic/dosar;
b)arhiv - totalitatea documentelor, indiferent de forma, suportul i metoda de inscripionare, create i deinute de-a lungul timpului de ctre orice persoan juridic de drept public sau privat, n exerciiul
activitii sale, precum i de orice persoan fizic, n decursul existenei acesteia; o arhiv poate fi format din unul sau mai multe fonduri arhivistice;
c)arhivar - angajat care administreaz, prelucreaz i gestioneaz documentele unui creator/deintor de arhiv, ce deine o diplom de bacalaureat i un atestat/certificat specific activitilor pe care le
desfoar;
d)arhivist - specialist care i desfoar activitatea la un creator/deintor de arhiv avnd ca sarcin prelucrarea, administrarea, pstrarea, utilizarea i protejarea arhivelor, care deine o diplom de studii
universitare prevzute n standardul ocupaional;
e)autorizaie de funcionare - act emis de Arhivele Naionale care d dreptul unui operator economic s presteze servicii de pstrare, conservare, restaurare, legtorie, prelucrare arhivistic i utilizare a
documentelor;
f)creator de arhiv - persoana fizic ori persoana juridic de drept public sau privat care, n decursul existenei sale sau, dup caz, a activitii sale, a creat sau creeaz arhiv;
g)depozit de arhiv - spaiu special amenajat pentru pstrarea, conservarea i protejarea arhivelor;
h)deintor de arhiv - persoan juridic de drept public sau privat, precum i persoan fizic care are n pstrare documente rezultate din activitatea proprie ori preluate prin desfiinarea, comasarea sau
reprofilarea unor creatori de arhive;
i)document - informaie nregistrat pe orice fel de suport, creat sau primit i pstrat de ctre un creator/deintor de arhive;
j)fond arhivistic - ansamblul documentelor de orice natur create i primite de ctre un creator de arhive pe parcursul existenei sale;
k)fondare - operaiune de stabilire a apartenenei documentelor la un fond arhivistic;
l)formare profesional continu - proces de pregtire care presupune fie dobndirea de noi cunotine i abiliti n calificarea pe care o persoan o posed deja, fie o policalificare sau recalificare;
m)instrument de eviden a documentelor - document de sintez care ofer informaii pentru controlul fizic i de coninut al documentelor, cu scopul de a facilita administrarea i utilizarea informaiilor
cuprinse n fondurile arhivistice;
n)inventariere - operaiune de luare n eviden a documentelor i unitilor arhivistice dintr-un fond arhivistic, dup ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic;
o)metru liniar - unitate-etalon definit prin cantitatea de arhiv de pe o poli raft cu lungimea de un metru care servete la aprecierea cantitii de arhiv existent ntr-un depozit, la dimensionarea
spaiilor de depozitare, la calcularea necesitilor de rafturi i mijloacelor de transport;
p)nomenclator arhivistic - instrument de lucru utilizat la constituirea unitilor arhivistice pe structuri organizatorice, pe probleme i termene de pstrare;
q)ordonare - operaiune de grupare a unitilor arhivistice din cadrul unui fond arhivistic dup un anumit criteriu: cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic, alfabetic, pe probleme;
r)prelucrare arhivistic - ansamblul operaiunilor efectuate asupra unei arhive sau unei pri a acesteia, n ceea ce privete fondarea, ordonarea, inventarierea i selecionarea, cu scopul de a asigura
evidena i utilizarea documentelor;
s)operator economic autorizat - persoan fizic sau persoan juridic care deine o autorizaie de funcionare valabil;
)selecionare - operaiunea de eliminare a unitilor arhivistice/documentelor dintr-un fond arhivistic, atunci cnd termenele de pstrare au expirat;
t)unitate arhivistic (u.a.) - element component al unui fond arhivistic care se individualizeaz prin coninutul i forma sa i care ocup o poziie distinct ntr-un instrument de eviden.

Capitolul II
Procedura de notificare i coninutul acesteia
Articolul 3
Notificarea structurilor Arhivelor Naionale se realizeaz de ctre:
a)lichidator, n situaia declarrii falimentului unui creator/deintor de arhiv;
b)lichidator, persoana fizic sau persoana juridic (inclusiv casa teritorial de pensii), n situaia predrii arhivei ctre un operator economic autorizat, n termen de 15 zile de la ncheierea contractelor;
c)operatorul economic autorizat, n termen de 15 zile de la ncheierea contractului prin care preia arhiva;
d)persoana fizic/persoana juridic care are n pstrare sau custodie arhivele creatorilor de arhiv desfiinai, n situaia predrii arhivei ctre persoane fizice ori persoane juridice, altele dect operatorii
economici autorizai.
Articolul 4

(1) n situaia prevzut la art. 3 lit. a), lichidatorul are obligaia ca, n termen n termen de 30 de zile de la declararea falimentului unui creator/deintor de arhiv, s depun la structura Arhivelor
Naionale pe raza creia i are sediul social creatorul/deintorul de arhiv o notificare ntocmit conform modelului prevzut n anexa nr. 1, nsoit de o copie a sentinei/ncheierii de declarare a
falimentului.

(2) n cazul n care creatorul/deintorul de arhiv aflat n faliment are puncte de lucru cu personalitate juridic i n alte judee, lichidatorul are obligaia s notifice i structurile Arhivelor Naionale din acele
judee.

(3) n termen de 5 zile de la primirea notificrii, lichidatorul este anunat de ctre structura Arhivelor Naionale despre posibilitatea efecturii, n urmtoarele 15 zile, a unui control referitor la starea arhivei.

(4) Lichidatorul are obligaia s permit accesul reprezentanilor Arhivelor Naionale n toate spaiile n care se afl spre pstrare arhiva creatorului/deintorului de arhiv aflat n faliment.

(5) n urma controlului, reprezentanii structurilor Arhivelor Naionale ncheie un proces-verbal de control n care prezint situaia arhivei creatorului/deintorului de arhiv aflat n faliment, stabilind msuri
i termene de realizare, n vederea prelucrrii i predrii documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional i n scopul pregtirii documentelor ce urmeaz a fi predate unui operator economic
autorizat.

(6) Msurile i termenele de realizare prevzute n procesul-verbal de control se aduc la cunotin lichidatorului, pe baz de semntur.

(7) n cazul n care lichidatorul refuz semnarea procesului-verbal de control, structura Arhivelor Naionale ntocmete, n termen de dou zile, o not de constatare cu concluziile rezultate n urma
controlului. Nota se transmite lichidatorului prin pot, cu confirmare de primire. Uniunea Naional a Practicienilor n Insolven din Romnia i judectorul-sindic vor fi informai n legtur cu aceast
situaie.

(8) n situaia n care arhiva unui creator/deintor de arhiv aflat n faliment se pred Autoritii pentru Administrarea Activelor Statului, lichidatorul este obligat s transmit structurii Arhivelor Naionale
pe raza creia creatorul/deintorul de arhiv a avut sediul social i, dup caz, a avut puncte de lucru cu personalitate juridic o notificare n care s precizeze denumirea fondului predat, cantitatea, anii
extremi i inventarele documentelor.
Articolul 5

(1) n situaia prevzut la art. 3 lit. b), lichidatorul, persoana fizic sau persoana juridic (inclusiv casele teritoriale de pensii) are obligaia ca, n termen de 15 zile de la ncheierea contractului cu un
operator economic autorizat, s depun la structura Arhivelor Naionale o notificare ntocmit conform modelului prevzut n anexa nr. 2.

(2) Notificarea se depune la structura Arhivelor Naionale pe raza creia operatorul economic autorizat are sediul social i, dup caz, puncte de lucru cu personalitate juridic.

(3) Notificarea trebuie s fie nsoit de fotocopii ale urmtoarelor acte:

a)contractul ncheiat ntre lichidator, persoana fizic sau persoana juridic (inclusiv casa teritorial de pensii) i operatorul economic autorizat, cu respectarea prevederilor art. 184 alin. (1) din Lege;
b)procesul-verbal de predare-primire a documentelor, ntocmit conform modelului prevzut n anexa nr. 3;
c)instrumentele de eviden.

Articolul 6

http://www.expert-monitor.ro:8... 1 18.02.2014
Afiare Ordin 137 din 2013-09-27, MO PI 619/2013-10-04 Page 2 of 10

(1) n situaia prevzut la art. 3 lit. c), operatorul economic autorizat are obligaia ca, n termen de 15 de zile de la ncheierea contractului, s depun la structura Arhivelor Naionale o notificare ntocmit
conform modelului prevzut n anexa nr. 4.

(2) Notificarea se depune la structura Arhivelor Naionale pe raza creia operatorul economic autorizat are sediul social i, dup caz, puncte de lucru cu personalitate juridic.

(3) Notificarea trebuie s fie nsoit de fotocopii ale urmtoarelor acte:

a)contractul ncheiat de ctre operatorul economic autorizat, cu respectarea prevederilor art. 184 alin. (1) din Lege;
b)procesul-verbal de predare-primire a documentelor, ntocmit conform modelului prevzut n anexa nr. 3.

(4) n termen de 5 zile de la primirea notificrii, structura Arhivelor Naionale l ntiineaz pe operatorul economic autorizat cu privire la posibilitatea efecturii unui control, referitor la stadiul de prelucrare a
arhivei preluate de la creatorul/deintorul de arhiv, care se va desfura n urmtoarele 15 zile.

(5) Operatorul economic autorizat are obligaia s permit accesul reprezentanilor Arhivelor Naionale n toate spaiile n care deine documente primite de la un creator/deintor de arhiv.

(6) n urma controlului, reprezentanii structurii Arhivelor Naionale ncheie un proces-verbal de control n care evalueaz stadiul de prelucrare a documentelor, stabilind msuri i termene de realizare a
acestora.

(7) Msurile i termenele de realizare prevzute n procesul-verbal de control se aduc la cunotina operatorului economic autorizat, pe baz de semntur.

(8) n cazul n care operatorul economic autorizat refuz s semneze procesul-verbal de control, structura Arhivelor Naionale ntocmete o not de constatare cu concluziile menionate n acesta. Nota de
constatare se trimite n termen de dou zile prin pot, cu confirmare de primire, operatorului economic autorizat.
Articolul 7

(1) n situaia prevzut la art. 3 lit. d), persoana fizic sau persoana juridic care pred arhiva aflat n pstrarea sau custodia sa, ce a aparinut unui creator de arhiv desfiinat, unei alte persoane fizice
sau persoane juridice este obligat s depun la structura Arhivelor Naionale pe raza creia creatorul i-a desfurat activitatea o notificare ntocmit conform modelului prevzut n anexa nr. 5.

(2) Verificarea datelor transmise prin aceast notificare se face conform prevederilor art. 6 alin. (4)-(8).

Capitolul III
Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice
Articolul 8

(1) Arhivele Naionale asigur evidena general a operatorilor economici autorizai, prin Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice.

(2) Gestionarea informaiilor cuprinse n registrul prevzut la alin. (1) se face de ctre Arhivele Naionale.

(3) Informaiile sunt actualizate permanent n baza notificrilor primite din partea lichidatorilor, operatorilor economici autorizai, persoanelor fizice, persoanelor juridice, inclusiv a caselor teritoriale de pensii,
precum i de la structurile Arhivelor Naionale.

(4) Coninutul i structura registrului menionat la alin. (1) sunt prevzute n anexa nr. 6.

Capitolul IV
Procedura de obinere a autorizaiei de funcionare
Seciunea 1
Dispoziii generale
Articolul 9

(1) n vederea eliberrii autorizaiei de funcionare, operatorul economic depune o cerere la structura Arhivelor Naionale n raza creia i are sediul social, ntocmit conform modelului prevzut n anexa
nr. 7, nsoit de fotocopii ale documentelor cerute potrivit prezentului capitol, denumite n continuare documentaia pentru autorizare.

(2) Operatorii economici care solicit eliberarea autorizaiei de funcionare n condiiile art. II alin. (1) din Legea nr. 138/2013 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996 sunt
obligai s anexeze la documentaia prevzut pentru autorizare i lista fondurilor arhivistice deinute.

(3) Autorizaia de funcionare se elibereaz, contra cost, pentru fiecare serviciu arhivistic solicitat.
Articolul 10

(1) n termen de 10 zile, structura Arhivelor Naionale analizeaz documentaia pentru autorizare depus i ntiineaz operatorul economic cu privire la ndeplinirea sau nendeplinirea cerinelor de
autorizare.

(2) Dac documentaia pentru autorizare este incomplet sau conine documente care nu sunt edificatoare asupra ndeplinirii cerinelor prevzute de Lege, operatorului economic i se solicit completarea
acesteia. Operatorul economic are obligaia s transmit documentaia solicitat n termen de 30 de zile de la primirea ntiinrii din partea Arhivelor Naionale. n caz contrar, ntreaga documentaie
pentru autorizare se claseaz.

(3) n cazul n care documentaia pentru autorizare respect prevederile prezentului capitol, structura Arhivelor Naionale comunic operatorului economic data la care se verific respectarea condiiilor de
autorizare. Aceasta se efectueaz n maximum 20 de zile de la depunerea complet a documentaiei pentru autorizare.
Articolul 11

(1) n termen de 20 de zile de la data verificrii, Arhivele Naionale elibereaz autorizaia de funcionare, ntocmit conform modelului prevzut n anexa nr. 8, sau ntiineaz operatorul economic despre
motivele respingerii cererii.

(2) n termen de 5 zile de la primirea ntiinrii care conine motivele de respingere a cererii, operatorul economic poate depune contestaie la Arhivele Naionale.

(3) Rezultatul contestaiei este adus la cunotina operatorului economic n termen de 10 zile de la data nregistrrii acesteia.
Articolul 12

(1) Operatorul economic autorizat este obligat s informeze Arhivele Naionale n cazul pierderii/sustragerii sau deteriorrii autorizaiei de funcionare, n termen de 5 zile de la data constatrii acestui
eveniment.

(2) Dac se solicit un duplicat al autorizaiei de funcionare, operatorul economic autorizat depune o cerere la care anexeaz: dovada publicrii pierderii/sustragerii sau deteriorrii autorizaiei de
funcionare n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a, sau ntr-un cotidian de larg circulaie i dovada achitrii taxei de eliberare a duplicatului.
Articolul 13
n cazul n care intervin modificri asupra condiiilor care au stat la baza eliberrii autorizaiei de funcionare, operatorul economic autorizat are obligaia s ntiineze Arhivele Naionale n termen de 15 zile
de la data producerii acestui eveniment.
Articolul 14

(1) Pentru eliberarea autorizaiei i meninerea condiiei de autorizare referitoare la competena profesional, operatorul economic autorizat are obligaia de a utiliza personal avnd pregtirea profesional
necesar prestrii serviciilor arhivistice.

(2) Formarea profesional continu a personalului de specialitate din domeniul arhivistic se efectueaz n cadrul centrelor de formare profesional de pe lng asociaiile profesionale ale arhivitilor din
Romnia i alte instituii, n condiiile legii.

Seciunea a 2-a
Eliberarea autorizaiei de funcionare pentru serviciul arhivistic de pstrare i conservare
Articolul 15

(1) n vederea eliberrii autorizaiei de funcionare pentru prestarea serviciului arhivistic de pstrare i conservare, este obligatoriu ca operatorul economic s aib cel puin cte un
angajat calificat pentru ocupaia de arhivist i arhivar i s depun urmtoarea documentaie pentru autorizare:
a)certificat constatator emis de registrul comerului;
b)copia certificat a autorizaiei de securitate la incendiu emis de inspectoratul pentru situaii de urgen;
c)copii certificate ale documentelor care atest dreptul de proprietate/folosin asupra spaiului cu destinaia de sediu social i/sau ca puncte de lucru;
d)copii certificate ale atestatelor/certificatelor i diplomelor pentru personalul angajat;
e)copii certificate ale contractelor de munc ncheiate ntre operatorul economic i personalul angajat n prestarea de servicii arhivistice;
f)memoriu de prezentare a caracteristicilor tehnico-funcionale ale spaiilor i echipamentelor de depozitare i conservare a arhivelor: depozite construite special sau ncperi amenajate cu elementele de
rezisten care rezult dintr-un raport de expertiz tehnic/de inspecie tehnic (minimum 800 kg/mp), birouri pentru personalul angajat, mijloace de depozitare i pstrare specifice, mijloace de protecie
a documentelor, n funcie de natura i dimensiunea lor, aparate de msur a valorii temperaturii i umiditii relative n depozite, mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu i antiefracie, mijloace
de stingere a incendiilor;
g)copii ale procedurilor de lucru interne de practic arhivistic pentru pstrarea i conservarea documentelor;
h)dovada achitrii taxei de autorizare.

http://www.expert-monitor.ro:8... 2 18.02.2014
Afiare Ordin 137 din 2013-09-27, MO PI 619/2013-10-04 Page 3 of 10

(2) Personalul angajat ulterior autorizrii, pentru acest serviciu, trebuie s fie calificat n ocupaiile de arhivist sau arhivar.

Seciunea a 3-a
Eliberarea autorizaiei de funcionare pentru serviciul arhivistic de restaurare
Articolul 16

(1) n vederea eliberrii autorizaiei de funcionare pentru prestarea serviciului arhivistic de restaurare este obligatoriu ca operatorul economic s aib cel puin un angajat calificat pentru ocupaia de
restaurator i s depun urmtoarea documentaie pentru autorizare:
a)certificat constatator emis de registrul comerului;
b)copia certificat a autorizaiei de securitate la incendiu emis de inspectoratul pentru situaii de urgen;
c)copii certificate ale documentelor care atest dreptul de proprietate/folosin asupra spaiului cu destinaia de sediu social i/sau ca puncte de lucru;
d)copii certificate ale atestatelor/certificatelor i diplomelor pentru personalul angajat n ocupaia de restaurator;
e)copii certificate ale contractelor de munc ncheiate ntre operatorul economic i personalul angajat n prestarea de servicii arhivistice;
f)memoriu de prezentare a caracteristicilor tehnico-funcionale ale spaiilor i echipamentelor de restaurare a documentelor: depozite construite special i ncperi amenajate, instrumentar specific
desfurrii activitii de restaurare, echipament de protecie pentru personal, mobilier specific, precum i mijloace specifice de siguran a depozitului, ca: mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu
i antiefracie, mijloace de stingere a incendiilor;
g)copii ale procedurilor de lucru interne de practic arhivistic pentru restaurarea documentelor;
h)dovada achitrii taxei de autorizare.

(2) Personalul angajat ulterior autorizrii, pentru acest serviciu, trebuie s fie calificat n ocupaia de restaurator.

Seciunea a 4-a
Eliberarea autorizaiei de funcionare pentru serviciul arhivistic de legtorie
Articolul 17

(1) n vederea eliberrii autorizaiei de funcionare pentru prestarea serviciului arhivistic de legtorie este obligatoriu ca operatorul economic s aib cel puin un angajat calificat pentru ocupaia de legtor
manual i s depun urmtoarea documentaie pentru autorizare:
a)certificat constatator emis de registrul comerului;
b)copia certificat a autorizaiei de securitate la incendiu emis de inspectoratul pentru situaii de urgen;
c)copii certificate ale documentelor care atest dreptul de proprietate/folosin asupra spaiului cu destinaia de sediu social i/sau ca puncte de lucru;
d)copii certificate ale atestatelor/certificatelor i diplomelor pentru personalul angajat n ocupaia de legtor manual;
e)copii certificate ale contractelor de munc ncheiate ntre operatorul economic i personalul angajat n prestarea de servicii arhivistice;
f)memoriu de prezentare a caracteristicilor tehnico-funcionale ale spaiilor i echipamentelor de legare a documentelor: spaiu de lucru, instrumentar specific desfurrii activitii de legtorie, materiale
pentru legtorie, echipament de protecie pentru personal, precum i mijloace specifice de siguran a depozitului, ca: mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu i antiefracie, mijloace de stingere a
incendiilor;
g)copii ale procedurilor de lucru interne de practic arhivistic pentru legarea documentelor;
h)dovada achitrii taxei de autorizare.

(2) Personalul angajat ulterior autorizrii, pentru acest serviciu, trebuie s fie calificat n ocupaia de legtor manual.

Seciunea a 5-a
Eliberarea autorizaiei de funcionare pentru serviciul arhivistic de prelucrare arhivistic
Articolul 18

(1) n vederea eliberrii autorizaiei de funcionare pentru prestarea serviciului de prelucrare arhivistic este obligatoriu ca operatorul economic s aib cel puin cte 2 angajai calificai pentru ocupaia de
arhivist i arhivar i s depun urmtoarea documentaie pentru autorizare:
a)certificat constatator emis de registrul comerului;
b)copia certificat a autorizaiei de securitate la incendiu emis de inspectoratul pentru situaii de urgen;
c)copii certificate ale documentelor care atest dreptul de proprietate/folosin asupra spaiului cu destinaia de sediu social i/sau ca puncte de lucru;
d)copii certificate ale atestatelor/certificatelor i diplomelor pentru personalul angajat;
e)copii certificate ale contractelor de munc ncheiate ntre operatorul economic i personalul angajat n prestarea de servicii arhivistice;
f)memoriu de prezentare a caracteristicilor tehnico-funcionale ale spaiilor i echipamentelor de prelucrare, depozitare i conservare a arhivelor: depozite construite special sau ncperi amenajate de
minimum 20 mp, birouri pentru personalul angajat, mijloace de depozitare i pstrare specifice, mijloace de protecie a documentelor, n funcie de natura i dimensiunea lor, aparate de msur a
temperaturii i umiditii n depozite, echipament de protecie pentru personal, mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu i antiefracie, mijloace de stingere a incendiilor;
g)copii ale procedurilor de lucru interne de practic arhivistic pentru prelucrarea documentelor;
h)dovada achitrii taxei de autorizare.

(2) Personalul angajat ulterior autorizrii, pentru acest serviciu, trebuie s fie calificat n ocupaiile de arhivist sau arhivar.

Seciunea a 6-a
Eliberarea autorizaiei de funcionare pentru serviciul arhivistic de utilizare a documentelor deinute
Articolul 19

(1) n vederea eliberrii autorizaiei de funcionare pentru prestarea serviciului arhivistic de utilizare a documentelor deinute este obligatoriu ca operatorul economic s aib cel puin cte un angajat
calificat pentru ocupaia de arhivist i arhivar i s depun urmtoarea documentaie pentru autorizare:
a)certificat constatator emis de registrul comerului;
b)copia certificat a autorizaiei de securitate la incendiu emis de inspectoratul pentru situaii de urgen;
c)copii certificate ale documentelor care atest dreptul de proprietate/folosin asupra spaiului cu destinaia de sediu social i/sau ca puncte de lucru;
d)copii certificate ale atestatelor/certificatelor i diplomelor pentru personalul angajat;
e)copii certificate ale contractelor de munc ncheiate ntre operatorul economic i personalul angajat n prestarea de servicii arhivistice;
f)memoriu de prezentare a caracteristicilor tehnico-funcionale ale spaiilor i echipamentelor de utilizare, depozitare i conservare a arhivelor: depozite construite special sau ncperi amenajate, spaiu de
pstrare a arhivei proprii de minimum 20 mp, birouri pentru personalul angajat, mijloace de depozitare i pstrare specifice, mijloace de protecie a documentelor, n funcie de natura i dimensiunea lor,
aparate de msur a temperaturii i umiditii n depozite, echipament de protecie pentru personal, mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu i antiefracie, mijloace de stingere a incendiilor;
g)copii ale procedurilor de lucru interne de practic arhivistic pentru utilizarea documentelor;
h)dovada achitrii taxei de autorizare.

(2) Personalul angajat ulterior autorizrii, pentru acest serviciu, trebuie s fie calificat n ocupaiile de arhivist sau arhivar.

Capitolul V
Procedura de rennoire a autorizaiei de funcionare pentru serviciile arhivistice prestate de operatorii economici
Articolul 20

(1) n vederea rennoirii autorizaiei de funcionare, operatorul economic autorizat depune o cerere, ntocmit conform modelului prevzut n anexa nr. 7, la structura Arhivelor Naionale n raza creia i are
sediul social, cu cel puin 90 de zile nainte de expirarea termenului de valabilitate de 3 ani, nsoit de autorizaia de funcionare n original i de documentaia pentru autorizare, actualizat, necesar pentru
fiecare serviciu arhivistic solicitat. Pn la rennoirea autorizaiei de funcionare, operatorului economic autorizat i se elibereaz o adeverin, conform modelului prevzut n anexa nr. 9.

(2) n cazul n care cererea de rennoire a autorizaiei de funcionare are la baz schimbarea sediului social principal, adeverina prevzut la alin. (1) se elibereaz de ctre structura Arhivelor Naionale unde
a fost depus autorizaia n original.

(3) n cazul fuziunii/divizrii, operatorului economic nou-constituit, respectiv operatorului economic care i continu existena i se va elibera o nou autorizaie de funcionare sau, dup caz, i va rennoi
autorizaia de funcionare, potrivit procedurii din prezentele norme metodologice.

Capitolul VI
Procedura de suspendare a autorizaiei de funcionare
Articolul 21

(1) Suspendarea autorizaiei de funcionare pentru unul sau mai multe servicii arhivistice se face n condiiile prevzute la art. 182 din Lege, n urma constatrilor rezultate cu ocazia controlului desfurat de
ctre reprezentaii structurilor Arhivelor Naionale.

(2) Structura Arhivelor Naionale care a constatat nclcarea prevederilor legale propune motivat Arhivelor Naionale suspendarea autorizaiei de funcionare pe o perioad de pn la 3 luni, n funcie de
gravitatea faptei constatate.

(3) Operatorul economic autorizat este notificat de ctre structura Arhivelor Naionale n termen de 5 zile de la data emiterii actului privind suspendarea autorizaiei de funcionare, aducndu-i-se la
cunotin motivele suspendrii.

(4) Pe perioada suspendrii, operatorul economic autorizat este obligat s remedieze deficienele constatate n urma controlului.

http://www.expert-monitor.ro:8... 3 18.02.2014
Afiare Ordin 137 din 2013-09-27, MO PI 619/2013-10-04 Page 4 of 10

(5) La expirarea termenului de suspendare, structura Arhivelor Naionale efectueaz un nou control pentru a constata dac au fost remediate deficienele care au stat la baza suspendrii autorizaiei de
funcionare.

(6) mpotriva actului administrativ de suspendare operatorul economic autorizat poate depune contestaie la Arhivele Naionale, n termen de 5 zile de la primirea notificrii.

(7) Rspunsul motivat se comunic operatorului economic autorizat n termen de 10 zile de la data nregistrrii contestaiei.

Capitolul VII
Procedura de retragere a autorizaiei de funcionare
Articolul 22

(1) Retragerea autorizaiei de funcionare pentru unul sau mai multe servicii arhivistice se face n condiiile prevzute la art. 183 din Lege, la cererea operatorului economic autorizat sau n urma constatrilor
rezultate cu ocazia controlului desfurat de ctre reprezentanii structurilor Arhivelor Naionale.

(2) Structura Arhivelor Naionale care a constatat nclcarea prevederilor legale propune retragerea autorizaiei de funcionare.

(3) n termen de 5 zile de la data semnrii actului privind retragerea autorizaiei de funcionare, operatorul economic autorizat va fi notificat prin pot despre motivele care au stat la baza retragerii acesteia.

(4) Autorizaia de funcionare se retrage n termen de 30 de zile de la data notificrii de ctre Arhivele Naionale a operatorului economic autorizat, pentru situaiile prevzute de art. 183 alin. (1) lit. b)-f) din
Lege.

(5) mpotriva actului administrativ de retragere operatorul economic autorizat poate depune contestaie la Arhivele Naionale, n termen de 5 zile de la primirea notificrii.

(6) Rspunsul motivat se comunic operatorului economic autorizat n termen de 10 zile de la data nregistrrii contestaiei.

Capitolul VIII
Dispoziii finale
Articolul 23
Anexele nr. 1-9 fac parte integrant din prezentele norme metodologice.

ANEXA Nr. 1
la normele metodologice
Denumirea lichidatorului
Nr. de nregistrare
Data
NOTIFICARE
Ctre:
Arhivele Naionale/Serviciu/Birou al Arhivelor Naionale
I. Date referitoare la lichidator
Denumirea/Numele i prenumele:
Cabinet individual de insolven, IPURL; SPRL
Strada: Nr. Bl. Sc. Ap.
Localitatea: Cod potal:
Sediul social/domiciliul: Judeul/Sectorul:
Telefon: Fax:
E-mail: Pagin de internet:
Cod de identificare fiscal:

Nr. matricol UNPIR:

Numele: Funcia:
Reprezentant legal:
Telefon: Fax: E-mail:
Numele: Funcia:
Persoan de contact:
Telefon: Fax: E-mail:
II. Date referitoare la creatorul/deintorul intrat n faliment
Denumirea/Numele i prenumele:
Strada: Nr. Bl. Sc. Ap.
Localitatea: Cod potal:
Sediul social/domiciliul: Judeul/Sectorul:
Telefon: Fax:
E-mail: Pagin de internet:
Strada: Nr. Bl. Sc. Ap.
Localitatea: Cod potal:
Sucursale/puncte de lucru i sediile acestora: Judeul/Sectorul:
Telefon: Fax:
E-mail: Pagin de internet:
Cod de identificare fiscal/Cod unic de nregistrare (pentru persoane juridice):
Obiectul de activitate al firmei aflate n faliment:
Data nfiinrii firmei:
Data aplicrii sigiliului pe depozitul de arhiv:
Cantitate (m.l.)
Anii extremi:
Date referitoare la arhiv
Fondurile deinute1:
Inventare:
Date referitoare la documentele n format electronic:
1
Datele referitoare la arhiv se vor completa pentru fiecare locaie unde se afl documente.
Subsemnatul, ................................................., n calitate de reprezentant legal al .........................................., cunoscnd prevederile art. 292 din Codul penal privind falsul n declaraii, declar pe propria
rspundere c toate informaiile i documentele sunt complete i conforme cu realitatea i c nu exist alte fapte relevante care trebuie aduse la cunotina Arhivelor Naionale.
Numele/prenumele (cu majuscule):
Semntura:
Data:
Anexez: copie de pe sentina/ncheierea de declarare a falimentului.
ANEXA Nr. 2
la normele metodologice
Denumirea lichidatorului/persoan fizic/persoan juridic/casa de pensii
Nr. de nregistrare
Data
NOTIFICARE1
Ctre:
Arhivele Naionale/Serviciu/Birou al Arhivelor Naionale
I. Date referitoare la lichidator/persoan fizic/persoan juridic/casa de pensii
Denumirea/Numele i prenumele:
Cabinet individual de insolven, IPURL; SPRL
Strada: Nr. Bl. Sc. Ap.
Localitatea: Cod potal:
Sediul social/domiciliul: Judeul/Sectorul:
Telefon: Fax:
E-mail: Pagin de internet:
Cod de identificare

http://www.expert-monitor.ro:8... 4 18.02.2014
Afiare Ordin 137 din 2013-09-27, MO PI 619/2013-10-04 Page 5 of 10

Nr. matricol UNPIR:

CNP (reprezentant legal):

Numele: Funcia:
Reprezentant legal:
Telefon: Fax: E-mail:
Numele: Funcia:
Persoan de contact:
Telefon: Fax: E-mail:
II. Date referitoare la creatorul/deintorul de documente
Denumirea/Numele i prenumele:
Strada: Nr. Bl. Sc. Ap.
Localitatea: Cod potal:
Sediul social/ Domiciliul: Judeul/Sectorul:
Telefon: Fax:
E-mail: Pagin de internet:
Strada: Nr. Bl. Sc. Ap.
Localitatea: Cod potal:
Sucursale/puncte de lucru i sediile acestora: Judeul/Sectorul:
Telefon: Fax:
E-mail: Pagin de internet:
Cod de identificare fiscal/Cod unic de nregistrare:
Obiectul de activitate al firmei aflate n faliment:
1
Document care conine date cu caracter personal protejate de prevederile Legii nr. 677/2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date,
cu modificrile i completrile ulterioare!
Data nfiinrii firmei:
Data aplicrii sigiliului pe depozitul de arhiv:
Cantitate (m.l.)
Anii extremi:
Date referitoare la arhiv
Fondurile arhivistice deinute2:
Inventare:
Date referitoare la documentele n format electronic:
III. Date referitoare la operatorul economic
Denumirea/Numele i prenumele:
Statut: |_| persoan fizic |_| persoan juridic
Strada: Nr. Bl. Sc. Ap.
Localitatea: Cod potal:
Sediul social/Domiciliul: Judeul/Sectorul:
Telefon: Fax:
E-mail: Pagin de internet:
Cod de identificare fiscal/Cod unic de nregistrare:
Nr. de nregistrare n Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice:
Numrul autorizaiei de funcionare:
CNP (reprezentant legal):

Numele:
Reprezentant legal:
Telefon: Fax:
Numele:
Persoan de contact:
Telefon: Fax:
Funcia:
E-mail:
Funcia:
E-mail:
IV. Date referitoare la arhiva care face obiectul predrii ctre operatorul economic:

Fondurile arhivistice predate2:

Cantitate m.l.
u.a.
Anii extremi:
Starea de conservare:
Adresa spaiului de depozitare:
V. Informaii privind cantitatea de documente rmas la lichidator
Subsemnatul, ................................................., n calitate de reprezentant legal al .........................................., cunoscnd prevederile art. 292 din Codul penal privind falsul n declaraii, declar pe propria
rspundere c toate informaiile i documentele sunt complete i conforme cu realitatea i c nu exist alte fapte relevante care trebuie aduse la cunotina Arhivelor Naionale.
Numele/prenumele (cu majuscule):
Semntura:
Data:
Anexez: copii de pe contractul ncheiat ntre lichidator i operator i procesul-verbal de predare-primire a arhivei.
2
Datele referitoare la arhiv se vor completa pentru fiecare locaie unde se afl documente.
ANEXA Nr. 3
la normele metodologice
Denumirea ....................................
Nr. de nregistrare
Data
PROCES-VERBAL
de predare-primire a documentelor
Astzi, ........................, subsemnaii, ........................., n calitate de reprezentant legal al .............................................., i ....................................... din partea ............................................., am
procedat primul la predarea i al doilea la primirea documentelor create de ......................., n perioada ..............................., n cantitate de ................. m.l., reprezentnd un numr de ........................
uniti arhivistice.
Predarea-primirea s-a fcut pe baza instrumentelor de eviden anexate, cuprinznd ................ pagini tehnoredactate, dup caz.
Am predat,
Numele/prenumele
Data:
Am primit,
Numele/prenumele
Data:
ANEXA Nr. 4
la normele metodologice
Denumirea operatorului economic
Nr. de nregistrare
Data
NOTIFICARE1
Ctre:
Arhivele Naionale/Serviciu/Birou al Arhivelor Naionale
I. Date referitoare la operatorul economic
Denumirea/Numele i prenumele:
Statut: |_| persoan fizic |_| persoan juridic

http://www.expert-monitor.ro:8... 5 18.02.2014
Afiare Ordin 137 din 2013-09-27, MO PI 619/2013-10-04 Page 6 of 10

Strada: Nr. Bl. Sc. Ap.

Localitatea: Cod potal:
Sediul social/Domiciliul: Judeul/Sectorul:
Telefon: Fax:
E-mail: Pagin de internet:
Cod de identificare fiscal/Cod unic de nregistrare:
Nr. de nregistrare n Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice:
Numrul autorizaiei de funcionare:
CNP (reprezentant legal):

Numele:
Reprezentant legal:
Telefon: Fax:
Numele:
Persoan de contact:
Telefon: Fax:
Funcia:
E-mail:
Funcia:
E-mail:
1
Document care conine date cu caracter personal protejate de prevederile Legii nr. 677/2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date,
cu modificrile i completrile ulterioare!
II. Date referitoare la creatorul/deintorul2 de documente
Denumirea/Numele i prenumele:
Strada: Nr. Bl. Sc. Ap.
Localitatea: Cod potal:
Sediul social/Domiciliul: Judeul/Sectorul:
Telefon: Fax:
E-mail: Pagin de internet:
Strada: Nr. Bl. Sc. Ap.
Localitatea: Cod potal:
Sucursale/puncte de lucru i sediile acestora: Judeul/Sectorul:
Telefon: Fax:
E-mail: Pagin de internet:
Cod de identificare fiscal/Cod unic de nregistrare:
Obiectul de activitate:
Data nfiinrii:
III. Date referitoare la arhiva care a fcut obiectul predrii ctre operator:

Fondurile arhivistice preluate3:

Cantitate m.l.
u.a.
Anii extremi:
Inventare:
Starea de conservare:
Date referitoare la documentele n format electronic:
Adresa spaiului de depozitare:
Subsemnatul, ................................................., n calitate de reprezentant legal al .........................................., cunoscnd prevederile art. 292 din Codul penal privind falsul n declaraii, declar pe propria
rspundere c toate informaiile i documentele sunt complete i conforme cu realitatea i c nu exist alte fapte relevante care trebuie aduse la cunotina Arhivelor Naionale.
Numele/prenumele (cu majuscule):
Semntura:
Data:
Anexez: copii de pe actele n baza crora i-au fost predate documentele, contract i situaia privind prelucrarea i/sau stadiul prelucrrii documentelor.
2
Operatorul economic va preciza n notificare i informaii cu privire la creatorul de documente, n cazul n care a preluat documentele de la un alt deintor.
3 Se vor completa datele pentru fiecare fond arhivistic n parte.

ANEXA Nr. 5
la normele metodologice
Denumire persoan juridic/persoan fizic
Nr. de nregistrare
Data
NOTIFICARE
Ctre:
Arhivele Naionale/Serviciu/Birou al Arhivelor Naionale
I. Date referitoare la persoana juridic/persoana fizic ce pred arhiva:
Denumirea/Numele i prenumele:
Strada: Nr. Bl. Sc. Ap.
Localitatea: Cod potal:
Sediul social/Domiciliul: Judeul/Sectorul:
Telefon: Fax:
E-mail: Pagin de internet:
Strada: Nr. Bl. Sc. Ap.
Localitatea: Cod potal:
Sucursale/puncte de lucru i sediile acestora: Judeul/Sectorul:
Telefon: Fax:
E-mail: Pagin de internet:
Cod de identificare fiscal/Cod unic de nregistrare:
Obiectul de activitate:
Data nfiinrii:
II. Date referitoare la persoana juridic/persoana fizic ce preia arhiva:
Denumirea/Numele i prenumele:
Statutul: |_| persoan fizic |_| persoan juridic
Strada: Nr. Bl. Sc. Ap.
Localitatea: Cod potal:
Sediul social/Domiciliul: Judeul/Sectorul:
Telefon: Fax:
E-mail: Pagin de internet:

Cod de identificare fiscal/Cod unic de nregistrare:

Numele: Funcia:
Reprezentant legal:
Telefon: Fax: E-mail:
Numele: Funcia:
Persoan de contact:
Telefon: Fax: E-mail:
III. Date referitoare la arhiva care face obiectul predrii:

http://www.expert-monitor.ro:8... 6 18.02.2014
Afiare Ordin 137 din 2013-09-27, MO PI 619/2013-10-04 Page 7 of 10

Cantitate m.l.
u.a.
Anii extremi:
Starea de conservare:

Fondurile arhivistice predate1:

Inventare:
Date referitoare la documentele n format electronic:
Adresa spaiului de depozitare a arhivei:
Subsemnatul, ................................................., n calitate de reprezentant legal al .........................................., cunoscnd prevederile art. 292 din Codul penal privind falsul n declaraii, declar pe propria
rspundere c toate informaiile i documentele sunt complete i conforme cu realitatea i c nu exist alte fapte relevante care trebuie aduse la cunotina Arhivelor Naionale.
Numele/prenumele (cu majuscule):
Semntura:
Data:
1 Se vor completa datele pentru fiecare fond arhivistic n parte.

ANEXA Nr. 6
la normele metodologice
REGISTRUL
operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice
1. Numr unic de nregistrare al operatorului economic: ..................................................................................................
2. Denumirea operatorului economic: ..............................................................................................................................
3. Sediul social i date de contact

Tip sediu1 Adres2 Localitate Jude Telefon Fax E-mail Website

4. Autorizri

Obiectul autorizaiei3 Aciunea administrativ4 Data i nr. autorizaiei

5. Fonduri deinute
Denumirea fondului Anii extremi ai documentelor Cantitatea total (m.l i u.a.) Observaii

6. Cazier administrativ

Obiectul sanciunii5 Structura Arhivelor Naionale care a aplicat sanciunea Data i nr. actului de constatare

1
Sediu social, sucursal, punct de lucru etc.
2
Jude, localitate, nume strad, nr., nr. imobil etc.
3 Pstrare-conservare; restaurare; legtorie arhiv; prelucrare a documentelor; utilizare a documentelor.
4
Autorizare; rennoirea autorizaiei.
5 Suspendarea autorizaiei; retragerea autorizaiei.

ANEXA Nr. 7
la normele metodologice
Denumirea operatorului economic
Nr. de nregistrare
Data
CERERE
de eliberare/rennoire/retragere a autorizaiei1
Ctre:
Arhivele Naionale/Serviciu/Birou al Arhivelor Naionale2
Subscrisa, ................................................., cu adresa sediului social n .........................................., str. ............................, nr. ........., bl. .........., sc. .........., ap. .......,
judeul/sectorul ........................., telefon ...................., fax ......................, e-mail ................, pagina de internet .........................., cod de identificare fiscal/cod unic de
nregistrare ............................................., prin reprezentantul legal ............................................................., CNP ....................................................., v rog s-mi acordai/s mi rennoii/s mi
retragei autorizaia de funcionare pentru urmtorul serviciu arhivistic .............................................................. . >>
Subsemnatul, n calitate de reprezentant legal al ............................................., cunoscnd prevederile art. 292 din Codul penal privind falsul n declaraii, declar pe propria rspundere c toate informaiile i
documentele sunt complete i conforme cu realitatea i c nu exist alte fapte relevante care trebuie aduse la cunotina Arhivelor Naionale.
Numele/prenumele (cu majuscule):
Semntura:
tampila
Data:
Anexez n copie urmtoarele documente:
1 Document care conine date cu caracter personal protejate de prevederile Legii nr. 677/2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date,
cu modificrile i completrile ulterioare!
2
Pentru prelucrare arhivistic operatorul economic se oblig s comunice structurilor Arhivelor Naionale noile contracte ncheiate care au ca obiect prelucrarea i preluarea de fonduri arhivistice.
ANEXA Nr. 8*)
*) Anexa nr. 8 este reprodus n facsimil.
la normele metodologice

http://www.expert-monitor.ro:8... 7 18.02.2014
Afiare Ordin 137 din 2013-09-27, MO PI 619/2013-10-04 Page 8 of 10

http://www.expert-monitor.ro:8... 8 18.02.2014
Afiare Ordin 137 din 2013-09-27, MO PI 619/2013-10-04 Page 9 of 10

ANEXA Nr. 9
la normele metodologice
MINISTERUL AFACERILOR INTERNE
ARHIVELE NAIONALE
ADEVERIN

http://www.expert-monitor.ro:8... 9 18.02.2014
Afiare Ordin 137 din 2013-09-27, MO PI 619/2013-10-04 Page 10 of 10

Prin prezenta se adeverete c operatorul economic autorizat ..........................................., nr. de nregistrare la Registrul Comerului ........................, cod CAEN ....................., deine autorizaia de
funcionare nr. ......./....... pentru prestarea serviciului arhivistic de .........................................., valabil pn la data de ........ care a fost depus la Arhivele Naionale n vederea rennoirii.
eful structurii,
L.S.

http://www.expert-monitor.ro:8... 10 18.02.2014