m04 02 PDF

MANUAL DE PROCEDUR
PENTRU ARHIVARE
cod manual: M04-12
POP 2007 - 2013
Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii
Rurale
Manual de procedur pentru arhivare Pagina 2
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
Titlul manualului:
Programul Operaional pentru Pescuit 2007 2013
Manual de procedur pentru arhivare
Codul manualului: M04 - 12
Stadiul elaborrii manualului:
n lucru draft aprobat
Nume i Funcia / Semntura /

Versiune Tipul aciunii
prenume Compartiment Data
04
Alina Compartimentul
Elaborat
ALEXE Metodologie
Director general
Miron Direcia General
MOLDOVAN Buget Finane i
Fonduri Europene
Director
Luat la cunotin Carmen
Direcia Fonduri
Georgiana
Europene,
BIDACU
Contabilizare Pli
Nicuor Serviciul
DEDU Audit Intern
ef serviciu
Daniela Serviciul
Propus pentru
Florentina Monitorizare i
aprobare
LORENT selecie
proiecte
Director general
Marisanda
Aprobat Adj
PRIANU
DGP-AMPOP
Programul Operaional pentru Pescuit 2007 - 2013

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
CUPRINS
TITLUL Pagina
1. DEFINIII I PRESCURTRI ..................................................... 4
1.1. Definiii ...................................................................................... 4
1.2. Prescurtri ................................................................................ 5
2. REFERINE LEGISLATIVE ........................................................ 6
2.1. Legislaie comunitar ................................................................ 6
2.2. Legislaie naional ................................................................... 7
3. SCOPUL ...................................................................................... 8
4. DOMENIUL DE APLICARE ........................................................ 8
5. DESCRIEREA ACTIVITII ....................................................... 9
5.1. Noiuni generale ....................................................................... 9
5.2. Documente utilizate .................................................................. 9
5.3. Modul de lucru .......................................................................... 10
5.3.1. Planificarea operaiunilor i aciunilor aferente activitii de
arhivare ............................................................................................ 10
5.3.1.1. Evidena documentelor ....................................................... 10
5.3.1.2. Gruparea documentelor n dosare ...................................... 12
5.3.1.3. Securitatea fizic n cadrul CRPOP ................................... 16
5.3.1.4. Securitatea fizic n cadrul DGP-AMPOP- nivel central ..... 16
5.3.2. Derularea activitii de arhivare ............................................. 17
5.3.2.1. Etapele i evidena documentelor ...................................... 17
5.3.2.2. Selecionarea documentelor ............................................... 21
5.3.2.3. Scoaterea documentelor din arhiv .................................... 22
5.3.2.4. Reguli privind accesarea documentelor din arhiv ............. 23
5.3.2.5. Pstrarea documentelor n arhiv ...................................... 24
6. NREGISTRAREA, ARHIVAREA ............................................... 25
6.1. Arhivarea documentelor pe suport de hrtie ............................ 25
6.2. Documente i arhive n format electronic ................................. 26
7. MODIFICAREA PROCEDURII .................................................... 26
8. PLAN PRIVIND NLOCUIREA PERSONALULUI N ANUMITE
CIRCUMSTANE ............................................................................ 27
9. LISTA ANEXE ............................................................................. 27

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
1. DEFINIII I PRESCURTRI
1.1. Definiii :
Nr. crt Termenul Definiia
1 Arhiva POP totalitatea actelor / documentelor ce au

legatur n implementarea POP 2007-
2013;
spaiul unde se pstreaz asemenea

acte.
2 Arhivistic tiina care are ca obiect studiul i

organizarea documentelor cu valoare
istoric
3 Creator de arhiv DGP-AMPOP, n calitate de organism

care produce documente ce urmeaz a fi
arhivate.
4 Comisie de selecionare comisie constituit la nivelul DGP-

AMPOP care analizeaz dosarele i
stabilete valoarea lor practic sau
istoric.
5 Document orice informaie scris care definete,

specific, raporteaz sau certific
activiti, cerine sau rezultate asociate
elaborrii precum i cele asociate
documentaiilor de referin care au stat
la baza elaborrii acestora.
6 Dosar administrativ al dosar nfiinat de DGP-AMPOP pentru

cererii de finanare fiecare cerere de finanare depus de
solicitanii POP 2007-2013, care
cuprinde toate documentele care se
ntocmesc ulterior depunerii cererii de
finanare conform procedurilor.
7 Dosar al cererii de cuprinde formularul standard al cererii de

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
Nr. crt Termenul Definiia

finanare finanare i anexele care fac parte
integrant din cererea de finanare, la
care anexeaz documentele
administrative i tehnice, depus de ctre
potenialul beneficiar n vedera obinerii
de sprijin financiar prin POP 2007-2013.
8 Nomenclator arhivistic list cu documentele elaborate intern i a

celor primite care, potrivit legii se impun a
fi arhivate; lista cuprinde i precizarea
termenelor de pstrare pentru fiecare
categorie de documente n parte. Este un
clasificator de tip structural, un tabel
sistematic al denumirilor sau titlurilor de
dosare care ajut direciile la gruparea
corect a documentelor.
9 Responsabil cu funcionar nsrcinat cu pstrarea,

arhivarea POP conservarea i depozitarea
actelor/documentelor ce au legatur n
implementarea POP 2007-2013.
1.2. Prescurtri:
Nr.
Prescurtarea Denumire
crt.
1 AA Autoritatea de Audit
2 AC Autoritatea de Certificare
3 AM Autoritatea de Management
4 CE Comisia European
5 CMPOP Comitetul de Monitorizare pentru POP 2007-

2013

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
Nr.
Prescurtarea Denumire
crt.
6 CM Compartimentul metodologie
7 DGP-AMPOP Direcia General Pescuit - Autoritatea de

management pentru POP
8 FEP Fondul European pentru Pescuit
9 MADR Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale
10 POP Programul Operaional pentru Pescuit
11 UE Uniunea European
2. REFERINE LEGISLATIVE
2.1. Legislaie comunitar
Regulamentului Consiliului Uniunii Europene nr. 1198/2006 privind

sprijinul acordat de Fondul European pentru Pescuit;
Regulamentului (CE) nr. 498/2007 al Comisiei de stabilire a normelor

detaliate pentru punerea n aplicare a Regulamentului (CE)
nr.1198/2006 al Consiliului privind Fondul European pentru Pescuit;
Regulamentul Consiliului (CE) nr. 2371/2002 privind conservarea i

exploatarea durabil a resurselor pescreti conform Politicii Comune a
Pescuitului;
Regulamentului (CE, EURATOM) nr. 1605/2002 , Euratom aplicabil

bugetului general al Comunitilor Europene;
Regulamentul (CE, EURATOM) nr. 2342/2002 al Comisiei din 23

decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului
(CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului privind regulamentul
financiar aplicabil bugetului general al Comunitilor Europene, cu
modificrile i completrile ulterioare;

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
Regulamentul Consiliului (CE) nr. 104/2000 privind organizarea

comun a pieelor n sectorul produselor pescreti i de acvacultur.
2.2. Legislaie naional
Legea nr. 16/1996 referitoare la Arhivele Naionale, cu modificarile si

completarile ulterioare;
Ordinul de zi al conducerii Arhivelor Naionale nr. 217/1996 pentru

aprobarea Instruciunilor privind activitatea de arhiv la creatorii i
deintorii de documente;
Normativ privind caracteristicile tehnico-funcionale ale spaiilor i

echipamentelor de depozitare i conservare a arhivelor aflate n
administrarea creatorilor publici i privai de arhiv;
Codul deontologic al arhivistului - publicat in Revista arhivelor nr. 2

din 1997
Legea nr. 135/15.05.2007 privind arhivarea documentelor n form

electronic);
Ordinul preedintelui Autoritii Naionale pentru Comunicaii nr.

1130/2008 de aprobare a Normelor tehnice si metodologice pentru
aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor n form
electronic;
Legea nr. 161/2003 privind unele msuri pentru asigurarea

transparenei n exercitarea demnitilor publice, a funciilor publice i n
mediul de afaceri, prevenirea i sancionarea corupiei;
Legea nr. 571/2004 privind protecia personalului din autoritile

publice, instituiile publice, i din alte uniti care semnaleaz nclcri
ale legii;
HG nr. 725/2010 privind reorganizarea i funcionarea Ministerului

Agriculturii Dezvoltrii Rurale, precum i a unor structuri aflate n
subordinea acestuia.

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
3. SCOPUL
Manualul de arhivare are drept scop furnizarea unei proceduri de eviden,

inventariere, pstrare, conservare i depozitare a documentelor din cadrul
DGP-AMPOP i a filialelor regionale, n ceea ce privete implementarea i
gestionarea POP.
Realizarea unei arhive presupune confidenialitatea i securitatea

documentelor. Prin aceast procedur, DGP-AMPOP desfoar
urmtoarele activiti:
3.1. stabilete modul de realizare a activitii de eviden, inventariere,

integritate, pstrrii i utilizrii documentelor primite sau create de DGP-
AMPOP, compartimentele i persoanele implicate;
3.2 asigur existena documentaiei adecvate derulrii activitilor de

management general, de implementare i evaluare specifice POP;
3.3 asigur continuarea activitilor specifice arhivrii POP.
4. DOMENIU DE APLICARE
Acest manual este utilizat de ctre DGP-AMPOP pentru a asigura

desfurarea unitar a operaiunilor arhivistice la nivel central i regional.
Manualul de arhivare cuprinde metodologia de lucru pentru organizarea i

funcionarea ntregii activiti arhivistice, att la nivel central, ct i la nivel
regional.
Procedura este elaborat astfel nct s cuprind o descriere detaliat a

etapelor prin care documentele sunt primite, nregistrate i pstrate n arhiv.
De asemenea, procedura cuprinde i etapele de scoatere din arhiv a
documentelor, precum i persoanele autorizate s aib acces la documente.
n procedur sunt clar definite activitile care sunt realizate pentru

pregtirea, predarea, preluarea, nregistrarea, pstrarea, accesarea i
scoaterea de la arhiv a documentelor.
Prezenta procedur se aplic segmentului de activiti privind arhivarea

documentelor.

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
DGP-AMPOP va asigura pstrarea, conservarea i depozitarea ntregii

activiti arhivistice cu legtur implementarea POP la sediul central al
instituiei pn n momentul predrii tuturor documentelor ctre o firm
specializat n domeniul arhivrii cu respectarea legislaiei n vigoare.
Responsabilul cu arhivarea POP este numit prin Decizia directorului general

al DGP-AMPOP.
Arhivarea permanent a tuturor documentelor ce privesc implementarea POP

din cadrul DGP-AMPOP are loc la sfritul celui de-al 3-lea an de la
nchiderea POP 2007 2013, cnd are loc predarea acestor documente
firmei specializate n arhivare, care pstreaz, conserv i depoziteaz toate
documentele DGP-AMPOP referitoare la implementarea POP, potrivit
legislaiei n vigoare.
5. DESCRIEREA ACTIVITII
5.1. Noiuni generale
Obiectivul arhivrii documentelor este de a asigura un sistem unitar de

eviden, inventariere i selecionare a documentelor create de ctre DGP-
AMPOP, confidenialitatea i securitatea documentelor arhivate pn la
momentul predrii acestora ctre firma specializat n domeniul arhivrii.
Spatiul destinat arhivrii att la nivel central ct i la nivel regional trebuie s

asigure pstrarea tuturor documentelor n condiii optime de temperatur,
umiditate, securitate pe toata perioada derulrii POP, inclusiv pe perioada de
3 ani de la nchiderea programului, astfel nct s fie evitat degradarea,
distrugerea sau sustragerea documentelor.
5.2. Documente utilizate
Pentru evidena, inventarierea i arhivarea documentelor create, direciile/

serviciile/ compartimentele din cadrul DGP-AMPOP utilizeaz urmtoarele
documente:
Nomenclatorul dosarelor (anexa nr. 1 din Legea nr. 16/1996 referitoare la

Arhivele Naionale, cu modificrile i completrile ulterioare)
Inventar (anexa nr. 2 din Legea nr. 16/1996 referitoare la Arhivele

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
Naionale, cu modificrile i completrile ulterioare).
Proces-verbal de predare-primire a documentelor (anexa 3 din Legea nr.

16/1996 referitoare la Arhivele Naionale, cu modificrile i completrile
ulterioare)
Registrul de eviden a intrrilor ieirilor unitilor arhivistice (anexa 4 din

Legea nr. 16/1996 referitoare la Arhivele Naionale, cu modificrile i
completrile ulterioare)
Registrul de eviden curent a documentelor (anexa nr. 5 din Legea nr.

ulterioare)
Proces-verbal de selecionare (anexa nr. 6 din Legea nr. 16/1996

referitoare la Arhivele Naionale, cu modificrile i completrile ulterioare)
Cerere de eliberare a documentelor din arhiv (anexa 1)
Opis (anexa 2)
Pista de audit pentru crearea dosarului unic (constituirea dosarului unic n

arhiva DGP-AMPOP) (anexa 3)
5.3. Modul de lucru
5.3.1. Planificarea operaiunilor i aciunilor aferente activitii de

arhivare
5.3.1.1. Evidena documentelor
DGP-AMPOP este obligat s nregistreze toate documentele intrate, ieite

ori ntocmite pentru uz intern.
nregistrarea documentelor se face la registratura general, fie ntr-un singur

registru de intrare-ieire, fie, concomitent, n mai multe, fr ca numerele de
nregistrare date documentelor s se repete.
n cazul n care creatorul de documente primete, emite i ntocmete pentru

uz intern un numr mare de documente, nregistrarea acestora se poate face
i la fiecare compartiment al DGP-AMPOP. n aceast situaie, la registratura
general se nscrie numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea
compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor.
nregistrarea documentelor ncepe de la 1 ianuarie i se ncheie la 31

decembrie ale fiecrui an.
La nregistrarea documentelor se vor preciza urmtoarele elemente:
numrul de nregistrare,
data nregistrrii,
numrul i data documentului date de emitent,
numrul filelor documentului,
numrul anexelor,
emitentul,
coninutul documentului n rezumat,
compartimentul cruia i s-a repartizat,
data expedierii,
modul rezolvrii,
destinatarul,
numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul

dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup
rezolvarea documentului.
Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul

document nregistrat; n dreptul fiecrui document conexat se trece, n rubrica
corespunztoare, numrul de nregistrare al documentului la care se face
conexarea.
Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se

nregistreaz ca i documentele intrate, completndu-se coloanele adecvate.
n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de

nregistrare al documentului la care se rspunde.

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
5.3.1.2. Gruparea documentelor n dosare
Anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i termenelor

de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.
a) ntocmirea nomenclatorului dosarelor
Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de ctre fiecare creator pentru

documentele proprii, dup modelul din anexa nr. 1 la Legea nr. 16/1996
referitoare la Arhivele Naionale, cu modificrile i completrile ulterioare.
Nomenclatorul se ntocmete sub forma unui tabel n care se nscriu, pe

compartimente ale DGP-AMPOP, categoriile de documente grupate pe
probleme i termene de pstrare.
n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor DGP-

AMPOP, n ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului,
i se numeroteaz cu cifre romane.
n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor DGP-AMPOP i se

numeroteaz cu litere majuscule.
n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce constituie

dosarul, fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr. 1 la
fiecare compartiment al DGP-AMPOP.
n nomenclator se trec i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale

preconstituite. Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz
indicativul dosarului. Acesta poate fi format numai din litera majuscul i cifra
arab sau numai din cifra arab, dac creatorul are ca pri componente
numai compartimente DGP-AMPOP fr subdiviziuni.
La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de

intrare-ieire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n
parte.
n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare.

Stabilirea lui se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importana
practic pentru activitatea creatorului de documente i, n mod deosebit, de
importan tiinific a informaiilor pe care le conin documentele.
n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece

cuvntul permanent" (prescurtat P"), iar pentru acelea care se pstreaz
temporar, cifra arab care reprezint numrul anilor ct se pstreaz (1, 3, 5,

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
K) etc.). Dac termenul de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi

stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist
motive s se presupun c, n anumite conjuncturi, informaiile documentelor
pot avea importan tiinific, lng termenul de pstrare temporar se
menioneaz C.S." (comisie de selecionare). La expirarea termenului de
pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecionare i,
dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reinute permanent.
ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu

acelai termen de pstrare.
n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite

i, respectiv, cu, termene de pstrare diferite (contracte de finanare, rapoarte
lunare, trimestriale, anuale s.a.), se constituie dosare separate, pentru fiecare
termen de pstrare.
Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se

produc schimbri n structura creatorului de documente. Dac se nfiineaz
noi compartimente sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu
denumirea acestora i cu dosarele nou create. n cazul compartimentelor
DGP-AMPOP sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte
grupe de documente dect cele prevzute iniial, nomenclatorul se
completeaz cu noile dosare.
eful/coordonatorul fiecrui serviciu/compartiment rspunde de ntocmirea

proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului
respectiv. Aceste proiecte se centralizeaz de directorul general DGP-
AMPOP i se nainteaz, n dou exemplare, spre aprobare i confirmare.
Nomenclatorul se aprob de ctre conducerea unitii creatoare de

documente i se confirm, la nivel central, de Arhivele Naionale i, la nivel
local, de direciile judeene ale Arhivelor Naionale.
Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n

vederea aplicrii lui.
b) Constituirea dosarelor
Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit

nomenclatorului i se predau la compartimentul de arhiv, n al doilea an de
la constituire.
n vederea predrii dosarelor responsabilului de arhivare se efectueaz

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
urmtoarele operaiuni:
documentele cuprinse n dosar se ordoneaz cronologic sau, n cazuri

speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic etc.); cnd n constituirea
dosarului se folosete ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se
afle deasupra i cele mai noi dedesubt;
se ndeprteaz acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise,

dubletele.
documentele din fiecare dosar se leag n coperte de carton, n aa fel

nct s se asigure citirea complet a textului, datelor i rezoluiilor;
dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250 - 300 file; n cazul depirii
acestui numr, se constituie mai multe volume ale aceluiai dosar;
filele dosarelor se numeroteaz n colul din dreapta sus, cu creion negru;

n cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaz
ncepnd cu numrul l pentru fiecare volum;
pe coperta dosarului se nscriu: denumirea unitii i a compartimentului

creator, numrul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator,
datele de nceput i de sfrit, numrul de file, volumul i termenul de
pstrare;
n cazul dosarelor care conin documentele aferente unui proiect finanat

din POP, se vor specifica, n mod obligatoriu: denumirea programului
operaional/ numrul apelului de cereri de finanare/ msura/codul
proiectului, n vederea constituirii ulterioare a dosarului unic al unui proiect.
Constituirea Dosarului Unic al unui proiect se realizeaz conform Anexei 3.
pe o foaie nescris, adugat la sfritul dosarului, sau pe prima pagin

nescris a registrelor i condicilor, lucrtorul de Ia compartimentul creator
al dosarului face urmtoarea certificare: Prezentul dosar (registru,
condic) conine ... file", n cifre i , ntre paranteze, n litere, dup care
semneaz i pune data certificrii.
Documentele confideniale vor fi marcate corespunztor Confidenial de

ctre autorul acestora sau de ctre expertul din
direcie/serviciul/compartimentul care efectueaz predarea ctre arhiv. De
asemenea, n cazul acestor documente confideniale se va marca pe prima
pagin a acestora ca i pe procesul verbal de predareprimire la arhiv

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
confidenial i se vor preciza persoanele sau funciile al cror acces este

permis sau se vor specifica cele al cror acces este interzis. Oricum, chiar i
accesul acestor persoane sau funcii la documentele confideniale se va face
pe baz de solicitare scris ctre directorul general al DGP-AMPOP i numai
dup aprobarea acestuia. n fia de inventar, n rubrica de Observaii se va
meniona, de asemenea, Confidenial.
Pn la predarea dosarelor n arhiv, dosarele sunt arhivate temporar n

cadrul compartimentului DGP-AMPOP care le creaz. Dosarele arhivate sunt
pstrate n fiete care se ncuie, iar accesul la dosare este permis
persoanei/persoanelor care au sarcini de serviciu soluionarea acestora.
c) Inventarierea dosarelor i predarea la arhiva DGP-AMPOP
Dosarele se predau responsabilului de arhivare pe baz de inventar, ntocmit

dup modelul prezentat n anexa nr. 2 la Legea nr. 16/1996 referitoare la
Arhivele Naionale, cu modificrile i completrile ulterioare. Inventarul
cuprinde toate dosarele cu acelai termen de pstrare, create n cursul unui
an, de ctre un compartiment DGP-AMPOP. Astfel, fiecare compartiment va
ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt prevzute n
nomenclator, la compartimentul respectiv.
n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare volum va
primi un numr curent distinct.
Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente

i n 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar
rmne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun o dat
cu dosarele la compartimentul de arhiv.
Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care, din motive justificate,

se opresc la compartimentele DGP-AMPOP, se trec n inventarul anului
respectiv, cu menionarea nepredrii lor; n momentul predrii lor ulterioare,
n inventar se va meniona acest lucru.
Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul de
nceput, menionndu-se n inventar datele extreme.
n ceea ce privete completarea rubricii Coninutul dosarului", se vor preciza

genurile (corespondena, contracte, rapoarte, etc.) de documente, emitentul,
destinatarul, problema sau problemele coninute i, dup caz, perioada la
care se refer.

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia

compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiva general se
face conform unei programri prealabile, stabilit de comun acord ntre cele
dou compartimente (persoana care pred i primitor).
5.3.1.3. Securitatea fizic n cadrul CRPOP
Toate cererile de finanare primite la CRPOP i dosarele administrative

aferente precum i toate celelalte documente care se emit n vederea
parcurgerii tuturor etapelor pentru ca proiectul s fie acceptat la plat, sunt
pstrate ntr-un birou/ dulap care se ncuie, respectnd condiiile minime de
siguran mpotriva degradrii, sustragerii, pierderii pn la momentul cnd
toate aceste documente n original sunt transmise la centru DGP-AMPOP
persoanei responsabile cu pstrarea, conservarea i depozitarea
documentelor.
Accesul la dulapul n care se afl cererile de finanare este permis numai

personalului autorizat.
Toate celelalte documente legate de proiecte cu care se lucreaz la nivelul

CRPOP vor fi pstrate pe timpul ct se lucreaz cu ele ntr-un birou securizat,
prevzut cu dulapuri care se ncuie, pn cnd acestea sunt predate la DGP-
AMPOP.
Fiecare expert verificator dup ce i-a terminat activitatea de verificare la

sfritul fiecrei zile i ori de cte ori este necesar n decursul unei zile va
ncuia cererile de finanare i fiele de verificare cu care a lucrat. Cheia
dulapului o va avea doar acesta, existnd o copie la un coleg desemnat al
acestuia pentru situaia n care intervine mbolnvirea, decesul sau o alt
situaie neprevzut.
5.3.1.4. Securitatea fizic n cadrul DGP-AMPOP - nivel

central
Toate cererile de finanare mpreun cu dosarele administrative aferente de

la CR precum i celelalte documente care se emit n cadrul CRPOP sunt
primite de responsabilul cu arhivarea din cadrul DGP-AMPOP care le
transmite ctre celelalte compartimente i servicii din structura DGP-AMPOP
n vederea prelucrrii.

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
Accesul la dosarele de finanare este permis doar persoanei care lucreaz

efectiv la dosarul respectiv, n cadrul etapei care se desfoar, cheia
fietului fiind deinut doar de persoana care este responsabil pentru etapa
respectiv i care este prevzut n cadrul manualelor de procedur pentru
implementarea msurilor. O copie a cheii de la fiet va exista la o persoan
desemnat din cadrul aceleiai direcii pentru cazul n care intervine
mbolnvirea, decesul sau o alt situaie neprevzut care determin
absentarea responsabilului.
Toate documentele originale necesare pentru autorizarea, contabilitatea i

evidenta plii vor fi pstrate i arhivate n dulapuri securizate / fiete care se
ncuie. Cheia fietelor o va deine persoana responsabil pentru etapa
respectiv prevzut n cadrul procedurilor operaionale. O copie a cheii o va
deine o persoan din cadrul aceluiai serviciu cu persoana responsabil,
pentru cazul n care intervin: mbolnvirea, decesul, ca i alte situaii
neprevzute care determin absena responsabilului.
La sfritul perioadei de pstrare, conservare i depozitare a tuturor

documentelor ce privesc implementarea POP la nivelul central DGP-AMPOP
(pn la sfaritul celui de-al 3-lea an de la nchiderea POP 2007 2013) are
loc transmiterea arhivei temporare.
5.3.2. Derularea activitii de arhivare
5.3.2.1. Etapele si evidena documentelor
Etapele pentru nregistrarea documentelor n arhiv sunt:
1. Documentele se depun la depozitul arhivei DGP-AMPOP ncepnd cu anul

de lansare al programului, pe baza de inventar i proces verbal de predare
primire, ntocmite potrivit anexelor nr. 2 si 3 din Legea nr. 16/1996
referitoare la Arhivele Naionale, cu modificrile i completrile ulterioare.
Procesele verbale de predareprimire i inventarul se ntocmesc n 2
exemplare, unul rmnnd la persoana responsabil cu pstrarea i
depozitarea documentelor, cellalt exemplar fiind pstrat de ctre direcia
care a efectuat predarea.
2. Responsabilul cu arhivarea POP completeaz n registrul de intrri, potrivit

anexei nr. 4 la Legea nr. 16/1996 referitoare la Arhivele Naionale, cu
modificrile i completrile ulterioare. Numrul din registrul de intrri se va
acorda succesiv, n ordinea primirii acestora. Codurile de arhivare sunt

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
stabilite de ctre responsabilul cu arhivarea, conform regulilor descrise mai

jos. Responsabilul cu arhivarea POP este obligat s nregistreze toate
documentele intrate, ieite ori ntocmite pentru uz intern.
3. La preluare, responsabilul cu arhivarea verific fiecare dosar, urmrind

respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana ntre
coninutul acestora i datele nscrise n inventar. n cazul constatrii unor
neconcordane, ele se aduc la cunotin compartimentului creator, care
efectueaz corecturile ce se impun.
4. Documentele aferente proiectelor sunt aezate pe rafturi conform codurilor

pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Naionale sau n
vederea confirmrii lucrrii de selecionare. Dosarul unic al unui proiect,
care trebuie s conin toat documentaia aferent acestuia, se va
constitui prin cumularea de ctre responsabilul cu arhivarea a dosarelor
provenite de la serviciile implicate n contractarea i implementarea
proiectelor, pe baza indicativelor i specificaiilor nscrise pe dosar de ctre
compartimentul creator de documente, astfel nct toate documentele
referitoare la un proiect s se regseasc n acelai loc. Bibliorafturile ce
cuprind documente interne sunt aranjate, n ordine cronologic. Rafturile
sunt de asemenea numerotate. Fiecare biblioraft este numerotat, astfel
nct s se poat face o identificare rapid a documentelor pe care le
conine.
Pentru fiecare inventar responsabilul cu arhivarea POP noteaz:
numrul de ordine al inventarului:
data prelurii documentelor din inventarul respectiv;
denumirea compartimentului de la care provine inventarul;
datele extreme ale documentelor;
totalul dosarelor din inventar:
totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv:
numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior.
Se va nscrie numrul din inventar al fiecrui dosar reinut de compartiment.
La capitolul Ieiri" se trec:

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
data ieirii dosarelor din eviden:
unde s-a predat;
denumirea, numrul i data actului pe baza cruia au fost scoase din

eviden;
totalul dosarelor ieite.
Indicativul pentru un dosar (registru) ce conine documente interne DGP-

AMPOP este format dup cum urmeaz:
cifr roman-litera majuscul-cifra arab
unde:
cifr roman- indic direcia/serviciul/biroul/compartimentul conform

Nomenclatorului arhivistic;
litera majuscul - indic /serviciul/compartimentul din cadrul direciei;
cifra arab - indic cifra alocat Denumirii dosarului potrivit

Nomeclatorului arhivistic;
I - Director general
II - Director general adjunct
III Serviciul monitorizare i selecie proiecte
A- Compartimentul metodologie
B Compartimentul programare, evaluare, monitorizare i raportare POP
C Compartimentul verificri eligibilitate i selecie cereri de finanare
IV - Direcia contractare i verificri de management
A Compartimentul contractare proiecte
B Compartimentul monitorizare proiecte i verificri de management
include i cele 9 compartimente regionale
a Compartiment Regional Braov

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
b Compartiment Regional Bucureti
c Compartiment Regional Cluj
d Compartiment Regional Constana
e Compartiment Regional Dolj
f Compartiment Regional Galai
g Compartiment Regional Iai
h Compartiment Regional Timi
i Compartiment Regional Tulcea
j Nivel central
C Compartimentul achiziii publice POP
V Serviciul declaraii cheltuieli
B Compartimentul declaraii cheltuieli i certificate de plat
C Compartimentul planificare i raportri financiare
VI Compartimentul verificare asisten tehnic i managementul informaiei
VII Compartimentul control, antifraud i nereguli
VIII - Directia fonduri europene, contabilizare pli
A Serviciul finanare bugetar i fonduri europene.
a - Compartimentul Efectuare Pli
b Compartimentul Contabilizare Pli
IX - Serviciul Audit Intern
Fiecarui dosar arhivat i se va ataa o etichet care va conine urmtoare

informaii:

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
.
(denumirea unitii creatoare)
..
(denumirea compartimentului creator)
Dosar //
Privind ..(coninutul pe scurt al dosarului)
Numr volum.
Numr total de file
Date extreme: Data de nceput a dosarului .
Data de sfrit a dosarului ....
Termen de pstrare:
Etichetele dosarelor care conin documentele proiectelor vor cuprinde, n mod
obligatoriu, respectnd ordinea urmtoare: denumirea programului
operaional/ numrul apelului de cereri de finanare/ msura /codul
proiectului.
Exemplu pentru completarea etichetei:

MADR - DGP-AMPOP
Direcia Contractare i verificri de management - Compartimentul
Contractare
Dosar IV A 1
Privind Contractul de finanare POP/1.1/2
Numr volum 1
Numr total de file 280
Date extreme: Data de nceput 30.01.2009
Data de sfrit 30.05.2011
Termen de pstrare: 10 ani
5.3.2.2. Selecionarea documentelor
n cadrul DGP-AMPOP funcioneaz o comisie de selecionare, numit prin

Decizia directorului general al DGP-AMPOP, fiind compus din: preedinte,
secretar i un numr impar de membri numii din rndul specialitilor proprii
reprezentnd principalele compartimente creatoare de arhiv. Documentele
se scot din evidena arhivei DGP-AMPOP i se elimin numai n baza
proceselor verbale ale comisiei de selecionare din cadrul DGP-AMPOP
aprobate de Comisia central de selecionare.

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
Responsabilul cu arhivarea POP va sprijini activitatea secretarului comisiei de

selecionare numit prin Decizia directorului general al DGP-AMPOP.
Anual sau ori de cte ori este nevoie, la sesizarea secretarului, preedintele
comisiei convoac comisia de selecionare.
Responsabilul cu arhivarea POP va prezenta comisiei inventarele dosarelor

cu termene de pstrare expirate.
n aprecierea importanei documentelor, comisia de selecionare are n

vedere respectarea termenelor de pstrare a documentelor, prevzute n
nomenclatorul dosarelor, acordnd o atenie deosebit celor care au, pe
lng termenul de pstrare, meniunea C.S.".
Cnd comisia de selecionare constat greeli de ncadrare a documentelor

la termenele de pstrare sau stabilete ca unele din acestea s fie pstrate
permanent, ele se trec n inventarele corespunztoare termenului lor de
pstrare, la anul i compartimentul DGP-AMPOP respectiv.
La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete un proces-verbal potrivit

modelului prezentat n anexa nr. 5 din Legea nr. 16/1996 referitoare la
Arhivele Naionale, cu modificrile i completrile ulterioare care se
nainteaz spre aprobare conducerii DGP-AMPOP.
Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate,

nsoite de procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i de inventarul
documentelor permanente create n perioada pentru care se efectueaz
selecionarea (cte un exemplar) se nainteaz, cu adres nregistrat, pentru
confirmare, la Arhivele Naionale, n cazul unitilor centrale, sau la direciile
judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul unitilor locale. Arhivele Naionale
sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare, chiar
dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar.
5.3.2.3. Scoaterea documentelor din arhiv
Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii

DGP-AMPOP i cu confirmarea Arhivelor Naionale, n urma selecionrii,
transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii
provocate de evenimente neprevzute (Anexa nr. 4 la Legea nr. 16/1996
referitoare la Arhivele Naionale, cu modificrile i completrile ulterioare).
Dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza unuia din urmtoarele

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
acte, dup caz:
proces-verbal de selecionare (conform anexei nr. 5 la Legea nr. 16/1996

referitoare la Arhivele Naionale, cu modificrile i completrile ulterioare);
proces-verbal de predare-primire (conform anexei nr. 3 la Legea nr.

ulterioare);
Documentele deteriorate vor fi scoase din eviden n urma propunerii

comisiei de selecionare, aprobat de conducerea DGP-AMPOP i confirmat
de Arhivele Naionale.
5.3.2.4. Reguli privind accesarea documentelor din arhiv
Accesul la documentele aflate n arhiv se va realiza pe baza unei solicitri

scrise ctre directorul general DGP-AMPOP i numai dup aprobarea primit
de la acesta. Solicitarea va preciza n mod clar motivul consultrii
documentului din arhiv.
Documentele confideniale ale DGP-AMPOP, depuse n arhiva acesteia,

pot fi consultate de ctre personalul DGP-AMPOP prin prezentarea la
responsabilul cu arhivarea cu solicitarea scris, aprobat de ctre directorul
general DGP-AMPOP i cu legitimaia de serviciu, completndu-se de ctre
responsabilul cu arhivarea registrul valabil pentru scoaterea documentelor din
arhiv pentru consultare (anexa 4 la Legea nr. 16/1996 referitoare la Arhivele
Naionale, cu modificrile i completrile ulterioare).
n cadrul solicitrii de consultare a documentelor confideniale solicitantul se

oblig s pstreze confidenialitatea informaiilor coninute n cadrul
documentului respectiv.
n cazul derulrii unei misiuni de control din partea autoritilor naionale sau
din partea Comisiei Europene, perioada de mprumutare a documentelor se
va prelungi pe toat durata misiunii de control.
Persoana autorizat s elibereze documente este responsabilul cu arhivarea

POP care consemneaz n Registru de eviden a intrrilor-ieirilor unitilor
arhivistice orice ieire spre consultare a vreunui document.
Spaiul dedicat arhivrii, trebuie s conin minim un birou i un anumit numr

de scaune care s permit consultarea documentelor n acel spaiu.

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
Accesul la documentele din arhiva DGP-AMPOP este permis personalului

DGP-AMPOP, membrilor CMPOP, persoanelor autorizate din cadrul AC, AA,
serviciilor CE, OLAF i DLAF.
Nu este permis accesul altor persoane dect cele specificate mai sus la
informaiile deinute n cadrul documentelor depuse la arhiva DGP-AMPOP;
Prin arhivarea tuturor documentelor cu legatur n implementarea POP se

asigur pstrarea ntregii documentaii care justific implementarea
proiectelor, plile efectuate i documentele cu privire la efectuarea
controalelor administrative i fizice.
5.3.2.5. Pstrarea documentelor n arhiv
Fiecare spaiu de pstrare, conservare i depozitare a documentelor legate

de implementarea POP att la nivel central ct i regional trebuie s dispun
de un necesar minim de dotri n vederea garantrii i pstrrii tuturor
documentelor din arhiv n condiii optime, legate de temperatur, umiditate,
securitate, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii, fiind
dotate cu instalaii i sisteme de prevenire i stingere a incendiilor.
Nu pot fi folosite drept spaiu pentru pstrare, conservare i depozitare

ncperi cu igrasie expuse pericolului de infiltraie, inundaie, incendiu,
explozie etc
n cazul n care spaiile pentru arhiv sunt prevzute cu geamuri, acestea

trebuiesc asigurate cu gratii mpotriva furtului, iar n interiorul ncperilor se
asigur o temperatur de 15 25 grade C i o umiditate de 40 65%.
Spaiile pentru arhiv se doteaz cu rafturi, fiiere, dulapuri etc. Acestea

trebuie s reziste la ncrcare i s ndeplineasc condiiile de igien
mpotriva agenilor fizico chimici i biologici.
Rafturile se amplaseaz perpendicular pe sursa de lumin i se ancoreaz

ntre ele i de pereii laterali ai depozitului.
Se interzice pstrarea n incinta arhivelor a obiectelor strine de arhiv.
Pentru protejarea mpotriva degradrii, documentele se introduc n mijloace

de protecie n funcie de natura lor (dosare, cartoane, mape, cutii, plicuri etc.)

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
Aezarea documentelor n rafturi se face fie pe maneta de ndosariere, fie

pe maneta inferioar pe ani.
n cazul semnalrii pericolului de degradare a documentului de ctre ageni

biologici (roztoare, insecte, ciuperci, bacterii) se iau msuri de nlturare a
acestora, cerndu-se n cazuri deosebite sprijinul Arhivelor Statului.
nlturarea agenilor duntori se face prin desprfuire, curire mecanic,

dezinsecie i deratizare. Dezinsecia i deratizarea se face cel puin o dat la
6 luni, iar desprfuirea general cel puin o dat la 2 ani.
ncperea arhivei, ca i ncperile din vecintatea acesteia trebuie s fie

prevzute cu stingtoare i se vor asigura toate celelalte condiii necesare
stingerii incendiilor.
Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis, a

radiatoarelor, reourilor, fumatului n incinta depozitului, precum i utilizarea
comutatoarelor, ntreruptoarelor, prizelor sau a altor instalaii electrice
defecte. Msuri similare se vor lua i n cazul ncperilor din vecintatea
arhivei.
Toate documentele legate de proiecte finanate prin POP vor fi pstrate

minim 3 ani de la data nchiderii POP, cu excepia urmtoarelor situaii:
Pentru operaiile supuse unei proceduri de contencios;
Pentru dosarele de recuperare a sumelor, n cazul procedurilor mpotriva

ntreprinderilor n situaie de lichidare a conturilor,
cazuri n care perioada de pstrare la arhiv a documentelor acestor proiecte

se prelungete pn la ncheierea operaiilor respective.
6. NREGISTRRI, ARHIVRI
6.1. Arhivarea documentelor pe suport de hrtie
Documentele recente sunt pstrate, pentru o perioad de maximum 3 ani, n

spaiul de pstrare operaional al compartimentelor DGP-AMPOP.
Documentele pstrate pe suport hrtie n cadrul compartimentelor DGP-
AMPOP, sunt copii ale: nomenclatoarelor arhivistice, fielor de inventar,
proceselor verbale de predare-primire, proceselor verbale de selecie,
registrelor de eviden.

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
n spaiul de pstrare operaional al compartimentelor DGP-AMPOP sunt de

asemenea meninute, pentru o perioad de maximum un an:
Nomenclatoarele arhivistice;
Fiele de invetar;
Procesele verbale de predare-primire;
Procesele verbale de selecie;
Registrele de eviden.
n spaiul de pstrare operaional al DGP-AMPOP, documentele sunt

ndosariate n bibliorafturi etichetate dup denumirea compartimentului, anul,
perioada de arhivare i tipul documentului.
La sfritul perioadelor menionate anterior, toate documentele sunt

transferate ctre arhiva DGP-AMPOP, potrivit prevederilor Procedurii de
Arhivare a documentelor.
6.2. Documente i arhive n format electronic
Documentele menionate mai sus sunt stocate i n format electronic n

reeaua de date a DGP-AMPOP.
Utilizatorii DGP-AMPOP salveaz arhivele electronice n:
sub-directorul PRIVATE al compartimentului respectiv
directoare dedicate potrivit etapei respective n derulare.
7. MODIFICAREA PROCEDURII
Prezentul manual de procedur se va modifica n conformitate cu prevederile

manualului de procedur privind modificarea, introducerea sau abandonul
procedurilor M03-16.

POP 2007 - 2013
Rurale
DGP-AMPOP
Cod Manual: M04 -12
8. PLAN PRIVIND NLOCUIREA PERSONALULUI N ANUMITE

CIRCUMSTANE
innd cont c persoana cu atribuii de evideniere, pstrare, conservare i

depozitare a documentelor legate de implementarea POP este numit prin
decizia directorului general al DGP-AMPOP att la nivel central ct i la nivel
regional, aceasta este nlocuit cu o alt persoan, prin decizia directorului
general DGP-AMPOP.
9. LISTA ANEXE
Numr anexa Denumire anexa Codificare
Cerere de eliberare a documentelor din

ANEXA 1 Formularul ARH1
arhiv
ANEXA 2 OPIS Formularul ARH2
Pista de audit pentru crearea dosarului
ANEXA 3 Formularul ARH3
unic
ANEXA 4 Flux procedural

m04 02 PDF

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

m04 02 PDF

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MANUAL DE PROCEDUR

Programul Operaional pentru Pescuit 2007 2013

Manual de procedur pentru arhivare

Codul manualului: M04 - 12

Stadiul elaborrii manualului:

n lucru draft aprobat

Nume i Funcia / Semntura /

Programul Operaional pentru Pescuit 2007 - 2013

Programul Operaional pentru Pescuit 2007 - 2013

Nr. crt Termenul Definiia

1 Arhiva POP totalitatea actelor / documentelor ce au

spaiul unde se pstreaz asemenea

2 Arhivistic tiina care are ca obiect studiul i

3 Creator de arhiv DGP-AMPOP, n calitate de organism

4 Comisie de selecionare comisie constituit la nivelul DGP-

5 Document orice informaie scris care definete,

6 Dosar administrativ al dosar nfiinat de DGP-AMPOP pentru

7 Dosar al cererii de cuprinde formularul standard al cererii de

Programul Operaional pentru Pescuit 2007 - 2013

Nr. crt Termenul Definiia

8 Nomenclator arhivistic list cu documentele elaborate intern i a

9 Responsabil cu funcionar nsrcinat cu pstrarea,

5 CMPOP Comitetul de Monitorizare pentru POP 2007-

Programul Operaional pentru Pescuit 2007 - 2013

7 DGP-AMPOP Direcia General Pescuit - Autoritatea de

8 FEP Fondul European pentru Pescuit

9 MADR Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale

10 POP Programul Operaional pentru Pescuit

2.1. Legislaie comunitar

Regulamentului Consiliului Uniunii Europene nr. 1198/2006 privind

Regulamentului (CE) nr. 498/2007 al Comisiei de stabilire a normelor

Regulamentul Consiliului (CE) nr. 2371/2002 privind conservarea i

Regulamentului (CE, EURATOM) nr. 1605/2002 , Euratom aplicabil

Regulamentul (CE, EURATOM) nr. 2342/2002 al Comisiei din 23

Programul Operaional pentru Pescuit 2007 - 2013

Regulamentul Consiliului (CE) nr. 104/2000 privind organizarea

2.2. Legislaie naional

Legea nr. 16/1996 referitoare la Arhivele Naionale, cu modificarile si

Ordinul de zi al conducerii Arhivelor Naionale nr. 217/1996 pentru

Normativ privind caracteristicile tehnico-funcionale ale spaiilor i

Codul deontologic al arhivistului - publicat in Revista arhivelor nr. 2

Legea nr. 135/15.05.2007 privind arhivarea documentelor n form

Ordinul preedintelui Autoritii Naionale pentru Comunicaii nr.

Legea nr. 161/2003 privind unele msuri pentru asigurarea

Legea nr. 571/2004 privind protecia personalului din autoritile

HG nr. 725/2010 privind reorganizarea i funcionarea Ministerului

Programul Operaional pentru Pescuit 2007 - 2013

Manualul de arhivare are drept scop furnizarea unei proceduri de eviden,

Realizarea unei arhive presupune confidenialitatea i securitatea

3.1. stabilete modul de realizare a activitii de eviden, inventariere,

3.2 asigur existena documentaiei adecvate derulrii activitilor de

3.3 asigur continuarea activitilor specifice arhivrii POP.

Acest manual este utilizat de ctre DGP-AMPOP pentru a asigura

Manualul de arhivare cuprinde metodologia de lucru pentru organizarea i

Procedura este elaborat astfel nct s cuprind o descriere detaliat a

n procedur sunt clar definite activitile care sunt realizate pentru

Prezenta procedur se aplic segmentului de activiti privind arhivarea

Programul Operaional pentru Pescuit 2007 - 2013

DGP-AMPOP va asigura pstrarea, conservarea i depozitarea ntregii

Responsabilul cu arhivarea POP este numit prin Decizia directorului general

Arhivarea permanent a tuturor documentelor ce privesc implementarea POP

5.1. Noiuni generale

Obiectivul arhivrii documentelor este de a asigura un sistem unitar de