DIRECTIA ECONOMICA COD:PO.

PIV-01
RNP – ROMSILVA
Efectuarea platilor si ed 1 rev. 0
incasarilor in valuta

PROCEDURA OPERATIONALA
PRIVIND
EFECTUAREA PLATILOR
SI INCASARILOR IN VALUTA

Octombrie 2013
 DIRECTIA ECONOMICA COD:PO.PIV-01
RNP – ROMSILVA
Efectuarea platilor si ed 1 rev. 0
incasarilor in valuta

Cuprins

Domeniu

Scop

Definitii. Prescurtari

Documente de referinta

Descrierea procedurii

Responsabilitati

Inregistrari

Anexe
 DIRECTIA ECONOMICA COD:PO.PIV-01
RNP – ROMSILVA
Efectuarea platilor si ed 1 rev. 0
incasarilor in valuta

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei, sau dupa caz,

a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

Data: Semnatura
Aprobat Director Directia Silvica
Verificat Director economic
Elaborat Birou Financiar Contabil

2. Situatia editiilor si reviziilor in cadrul editiilor proceduri operationale

Editia sau, dupa caz, Componenta Modalitatea Data de la care

revizia in cadrul editiei revizuita reviziei se aplica
1 2 3 4
Editia I x x x
Revizia 1
Revizia 2
Revizia 3

Editia a-II-a
Revizia 1
Revizia 2
Revizia 3

3. Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul
editiei procedurale operationale
Scopul Ex. Comparti- Functia Nume si Data Semnatu
difuzarii Nr. ment Prenume primir ra
ii
1 2 3 4 5 6 7
1 Aplicare 1 FC Sef birou
2 Aplicare 4 FC Director
economic
3 Aplicare 1 RU Sef birou Resurse
Umane
4 Aplicare 1 BJ Biroul Juridic
5 Aplicare 1 AI Audit intern
6 Aplicare 1 SIPP Compartimentul
Serviciul intern
de Prevenire si
 DIRECTIA ECONOMICA COD:PO.PIV-01
RNP – ROMSILVA
Efectuarea platilor si ed 1 rev. 0
incasarilor in valuta

Protectie
7 Aplicare 1 BVS Biroul Vanatoare
si Salmonicultura
8 Aplicare 1 BIDF Biroul Investitii –
Drumuri
forestiere
9 Aplicare 1 BPPP Biroul Protectia
si Paza Padurilor
10 Aplicare 1 BFF Biroul Fond
Forestier si
Cadastru
Forestier
11 Aplicare 1 BC Biroul Cai de
rasa
12 Aplicare 1 BRP Biroul
Regenerarea
Padurilor si
Achizitii
13 Aplicare 1 BMT Biroul
Mecanizare si
Transport
14 Aplicare 1 BMC Biroul
Comercial-
Productie
15 Aplicare 1 CCF Compartimentul
Control Financiar
de Gestiune
16 Evidenta si 1 FC
Sef birou
arhivare

4. Scop
Aceasta instructiune are drept scop reglementarea modului de efectuare a platilor si
incasarilor in valuta.

5. Domeniu
Prezenta instructiune se aplica in cadrul Directiei Silvice /Ocolului Silvic.

6. Definitii si prescurtari ale termenilor utilizati in procedura operationala

6.1. Definifii ale termenilor
Biroul financiar contabil - structura organizatorica din cadrul Directiei Silvice/Ocolului
Silvic in care este organizata conducerea evidentei contabile;
Economist/Contabil - denumire generica pentru persoana si/sau persoanele care lucreaza
in compartimentul financiar-contabil, care verifica documentele justificative si intocmesc
instrumentele de plata a cheltuielilor efectuate pe seama fondurilor publice/proprii;
 DIRECTIA ECONOMICA COD:PO.PIV-01
RNP – ROMSILVA
Efectuarea platilor si ed 1 rev. 0
incasarilor in valuta

Control financiar preventiv - activitatea prin care se verifica legalitatea si regularitatea

operatiunilor efectuate pe seama patrimoniului public/propriu, inainte de aprobarea
acestora.
Angajat - persoana cu contract de munca pe durata nedeterminata.
Procedura operationala - prezentarea formalizata, in scris, a tuturor pasilor ce trebuie
urmati, a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat, in vederea realizarii
activitatii, cu privire la aspectul procesual.
Editie a unei proceduri operationale - forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei
proceduri operationale, aprobata si difuzata;
Revizia in cadrul unei editii - Actiunea de modificare, adaugare, suprimare sau altele
asemenea, dupa caz, a uneia sau mai multor componente ale unei editii a procedurii
operationale, actiuni care au fost aprobate si difuzate.

6.2. Abrevieri ale termenilor

Nr.
Abrevierea Termenul abreviat
crt.
1. P.O. Procedura operationala
2. E. Elaborare
3. V. Verificare
4. A. Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
7. FC Birou financiar -contabilitate
8. C. Contabil/ Economist
9. CFP Control financiar preventiv
10. DPVE Dispozitia de plata valutara externara
11. DIV Declaratia de incasare valutar

7. Documente de referinta
 Manualul de Politici Contabile al RNP;
 Legea contabilitatii nr. 82/1991;
 OMFP nr. 3055/2009 modificat si completat;
 Instructiuni R.N.P.;
 Planul anual de achizitii.
 DIRECTIA ECONOMICA COD:PO.PIV-01
RNP – ROMSILVA
Efectuarea platilor si ed 1 rev. 0
incasarilor in valuta

8. Descrierea instructiunii
A. Efectuarea platilor dupa livrare
8.1. Responsabilul directiei (referent achizitii, sef birou “Achizitii”) remite economistului
din cadrul biroului “Contabilitate”, sub semnatura, urmatoarele documente in copie:
a) declaratie vamala aferenta importului;
b) factura aferenta importului;
c) documente privind transportul (CMR);
d) alte documente privind importul;
e) documente privind receptia marfurilor importate (NIR, proces verbal receptie);
f) documente privind calitatea marfurilor importate (certificate de garantie).
8.3. Economistul directiei intocmeste dispozitia de plata externa si trimite documentele
primite la banca in vederea decontarii in ordinea scadentelor.

B. Efectuarea platilor in avans

8.4. Responsabilul directiei (referent achizitii, sef birou “Achizitii”) remite economistului,
pe baza de semnatura de primire, urmatoarele documente in original:
a) dispozitie de plata valutara externa;
b) factura externa de avans sau proforma;
c) contracte externe, acte aditionale.
8.5. Economistul directiei intocmeste dispozitia de plata externa si trimite documentele
primite la banca in vederea decontarii.
8.6. La primirea documentelor de la banca, economistul directiei preda documentele in
copie sub semnatura, responsabilului cu achizitia.
8.7. Responsabilul cu achizitia (referent aachizitii, sef birou “Achizitii”) are urmatoarele
obligatii:
a) sa urmareasca receptionarea marfurilor platite in avans in termenul declarat in
dispozitia de plata valutara externa;
b) sa trimita la banca, sub semnatura, in momentul receptionarii bunurilor platite in avans
urmatoarele documente pentru justificarea avansului:
- declaratie vamala in original;
- factura externa in original;
- documentele privind calitatea marfurilor;
- documentele privind originea marfurilor;
 DIRECTIA ECONOMICA COD:PO.PIV-01
RNP – ROMSILVA
Efectuarea platilor si ed 1 rev. 0
incasarilor in valuta

- certificate sanitare, etc.

c) sa predea Directorului Economic, sub semnatura, adresa cu confirmarea bancii ca a
primit documentele enumerate la subpunctul b);
d) in cazul in care receptia marfii nu a fost efectuata in termenul inscris in dispozitia de
plata valutara externa, sa instiinteze in scris directorul economic de situatia creata.

C. Incasarea in avans a marfurilor

8.8. Economistul care efectueaza exportul in baza unei facturi proforma la care incasarea
a fost efectuata in avans, este obligat sa trimita la banca la care a fost facuta incasarea in
avans urmatoarele documente (in original, in doua exemplare) insotita de adresa de
inaintare:
a) factura de export;
b) declaratia de incasare;
c) declaratie vamala;
d) documente de export.
8.9. Economistul care efectueaza exportul pentru care a fost efectuat plata in avans este
obligat sa remita, sub semnatura, adresa de inaintare, cu confirmarea de primire a bancii,
Directorului Economic.

D. Incasarea exportului dupa livrare

8.10 Economistul care efectueaza exportul este obligat ca la incasarea exportului sa
transmita la banca, insotite de adresa de inaintare, urmatoarele documente, in original:
a) factura externa;
b) declaratia vamala de export;
c) documentele de transport.
8.11 Economistul care efectueaza exportul este obligat sa remita, sub semnatura, adresa
de inaintare, cu confirmarea de primire a bancii, Directorului Economic.

E. Efectuarea platilor pentru servicii (import de servicii)

a) Plati efectuate dupa efectuarea prestarii de servicii
8.12 Responsabilul cu achizitia (referent achizitie, sef birou “Achizitie”) remite
economistului, pe baza de semnatura de primire, urmatoarele documente in original:
a) dispozitia de plata valutara externa;
b) factura externa;
 DIRECTIA ECONOMICA COD:PO.PIV-01
RNP – ROMSILVA
Efectuarea platilor si ed 1 rev. 0
incasarilor in valuta

c) proces verbal de receptie a serviciilor contractate;

d) contract de prestari servicii.
8.13 Economistul trimite documentele primite la banca in vederea decontarii si
intocmeste ordinul de plata pentru plata TVA aferent serviciilor si, daca este cazul,
ordinul de plata pentru plata impozitului pe venitul persoanelor nerezidente.
b) Plati efectuate in avans
8.14 Responsabilul pentru achizitii (referent achizitie, sef birou “Achizitie”) remite
economistului, pe baza de semnatura de primire, urmatoarele documente in original:
a) dispozitia de plata valutara externa;
b) factura externa;
c) contractul de prestari servicii.
8.15 Economistul trimite documentele primite la banca in vederea decontarii.
Economistul are obligatia de a intocmi ordinul de plata pentru TVA si, daca este cazul,
ordinul de plata pentru impozitul pe venit persoane nerezidente.
8.16. La primirea documentelor de la banca, economistul preda documentele in copie, sub
semnatura responsabilului cu achizitia.
8.17 Responsabilul cu achizitia are urmatoarele obligatii:
a) sa urmareasca prestarea serviciului platit in avans in termenul declarat in DPVE;
b) sa trimita la banca, sub semnatura, in momentul primirii facturii care atesta prestarea
serviciului, urmatoarele documente pentru justificarea avansului:
- factura definitiva;
- contractul de prestari servicii;
- documente privind receptia.
c) sa predea Directorului economic, sub semnatura, adresa cu confirmarea bancii ca a
primit documentele enumerate la subpunctul b);
d) in cazul in care prestarea serviciului nu a fost efectuata in termenul inscris in DPVE, sa
instiinteze, in scris, directorul economic de situatia creata;
e) sa predea sub semnatura economistului o copie dupa factura care atesta prestarea
serviciului.
F. Control financiar preventiv
8.19 Toate operatiunile in valuta se supun controlului financiar preventiv. Numai dupa
obtinerea vizei de CFP operatiunile pot fi efectuate.
8.20 Responsabilul cu achizitia are obligatia de a tine evidenta DPVE si DIV intr-un
registru special, conform anexa nr. 1 si, respectiv, anexa nr. 2.
 DIRECTIA ECONOMICA COD:PO.PIV-01
RNP – ROMSILVA
Efectuarea platilor si ed 1 rev. 0
incasarilor in valuta

8.21 Economistul din compartimentul financiar contabil nu va inregistra in situatiile

financiare operatiunile care nu au viza CFP.

9. Responsabilitati
9.1 Responsabilul cu achizitia (referent achizitie, sef birou “Achizitie”) are urmatoarele
responsabilitati:
a) sa cunoasca prevederile prezentei instructiuni specifice;
b) sa respecte prevederile prezentei instructiuni specifice.
9.2. Economistii au urmatoarele responsabilitati:
a) sa recunoasca prevederile prezentei instructiuni specifice;
b) sa respecte prevederile prezentei instructiuni specifice.
9.3. Directorul Economic are urmatoarele responsabilitati:
a) sa cunosca prevedeile prezentei instructiuni specifice;
b) sa respecte prevederile prezentei instructiuni specifice;
c) sa se asigure ca personalul din subordine cunoaste si aplica prevederile prezentei
proceduri;
d) sa dispuna masuri pentru monitorizarea aplicarii corecte a prezentei proceduri.

10. Formulare si Anexe

Dispozitia de plata valutara externa Tipizat
Declaratie vamala Tipizat
Factura Tipizat
Factura proforma Tipizat
Declaratie de incasare Tipizat
Document de transport CMR Tipizat
Adresa de inaintare catre banca Netipizat
Registru de evidenta a DPVE - Anexa 1 Necodificat
Regidtru de evidenta a DIV - Anexa 2 Necodificat
 DIRECTIA ECONOMICA COD:PO.PIV-01
RNP – ROMSILVA
Efectuarea platilor si ed 1 rev. 0
incasarilor in valuta

Anexa nr. 1

REGISTRU DE EVIDENTA A D.P.V.E.

Tip
Data limita a
Nr. serie decontare Semnatura de
Data Beneficiarul platii Tip valuta Valoare totala justificarii avansului
D.P.V.E. (Avans/Plata primire
(pentru tip A)
)
 DIRECTIA ECONOMICA COD:PO.PIV-01
RNP – ROMSILVA
Efectuarea platilor si ed 1 rev. 0
incasarilor in valuta

Anexa nr. 2
REGISTRU DE EVIDENTA A D.I.V.

Nr. serie Data avizarii Valoare Semnatura de

Denumire client extern Tip valuta Data scadentei Numar serie D.V.E.
D.I.V. de catre banca totala primire