DIRECŢIA ECONOMICĂ Cod: PO.

IDJ-01
RNP – ROMSILVA Editia. 1
Procedura operationala privind
Rev.0
„Intocmirea documentelor justificative
Nr. ex:
si arhivarea documentelor”

PROCEDURA OPERATIONALA
PRIVIND
INTOCMIREA DOCUMENTELOR JUSTIFICATIVE
SI
ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Octombrie 2013

1
 DIRECŢIA ECONOMICĂ Cod: PO.IDJ-01
RNP – ROMSILVA Editia. 1
Procedura operationala privind
Rev.0
„Intocmirea documentelor justificative
Nr. ex:
si arhivarea documentelor”

Cuprins

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei in
cadrul editiei
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor
Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza editia sau , dupa caz, revizia din cadrul editiei
Scopul procedurii
Domeniul
Reglementari aplicabile
Descrierea procedurii
Emiterea documentelor justificative
Numerotarea documentelor justificative.
Arhivarea documentelor
Procedura de arhivare a documentelor
Persoane responsabile
Dispozitii finale

2
 DIRECŢIA ECONOMICĂ Cod: PO.IDJ-01
RNP – ROMSILVA Editia. 1
Procedura operationala privind
Rev.0
„Intocmirea documentelor justificative
Nr. ex:
si arhivarea documentelor”

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei, sau dupa caz, a reviziei in
cadrul editiei procedurii operationale

Data: Semnatura
Aprobat Director Directia Silvica
Verificat Director economic
Elaborat Birou Financiar Contabil

3
 DIRECŢIA ECONOMICĂ Cod: PO.IDJ-01
RNP – ROMSILVA Editia. 1
Procedura operationala privind
Rev.0
„Intocmirea documentelor justificative
Nr. ex:
si arhivarea documentelor”

2. Situatia editiilor si reviziilor in cadrul editiilor proceduri operationale

Editia sau, dupa caz, revizia in Componenta Modalitatea Data de la care
cadrul editiei revizuita reviziei se aplica
1 2 3 4
Editia I x x x
Revizia 1
Revizia 2
Revizia 3

Editia a-II-a
Revizia 1
Revizia 2
Revizia 3

4
 DIRECŢIA ECONOMICĂ Cod: PO.IDJ-01
RNP – ROMSILVA Editia. 1
Procedura operationala privind
Rev.0
„Intocmirea documentelor justificative
Nr. ex:
si arhivarea documentelor”

3. Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei
procedurale operationale
Scopul Ex. Comparti- Functia Nume si Data Semnatu
difuzarii Nr. ment Prenume primir ra
ii
1 2 3 4 5 6 7
1 Aplicare 1 FC Sef birou
2 Aplicare 4 FC Director
economic
3 Aplicare 1 RU Sef birou Resurse
Umane
4 Aplicare 1 BJ Biroul Juridic
5 Aplicare 1 AI Audit intern
6 Aplicare 1 SIPP Compartimentul
Serviciul intern
de Prevenire si
Protectie
7 Aplicare 1 BVS Biroul Vanatoare
si Salmonicultura
8 Aplicare 1 BIDF Biroul Investitii –
Drumuri
forestiere
9 Aplicare 1 BPPP Biroul Protectia
si Paza Padurilor
10 Aplicare 1 BFF Biroul Fond
Forestier si
Cadastru
Forestier
11 Aplicare 1 BC Biroul Cai de
rasa
12 Aplicare 1 BRP Biroul
Regenerarea
Padurilor si
Achizitii
13 Aplicare 1 BMT Biroul
Mecanizare si
Transport
14 Aplicare 1 BMC Biroul
Comercial-
Productie
15 Aplicare 1 CCF Compartimentul
Control Financiar
de Gestiune
16 Evidenta si 1 FC Director
arhivare economic

4. Scopul procedurii

5
 DIRECŢIA ECONOMICĂ Cod: PO.IDJ-01
RNP – ROMSILVA Editia. 1
Procedura operationala privind
Rev.0
„Intocmirea documentelor justificative
Nr. ex:
si arhivarea documentelor”

Scopul acestei proceduri este:

o stabilirea unui set de reguli pentru completarea, emiterea, arhivarea, pastrarea si reconstituirea
documentelor.

5. Domeniul

Procedura se aplica la emiterea, arhivarea, pastrarea si reconstituirea documentelor

6. Reglementari aplicabile

 Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;

 Ordinul ministrului finantelor publice nr. 3055/2009 cu modificarile si completarile
ulterioare;
 Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3512/2008, cu completarile ulterioare;
 Manualul de politici contabile al RNP

7. Descrierea procedurii

7.1. Emiterea documentelor justificative:

Documentele intocmite trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:

- denumirea documentului;
- denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care
intocmeste documentul;
- numarul documentului si data intocmirii acestuia;
- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare;
- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al
efectuarii acesteia;
- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii
economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale
persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;
- alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

Documentele emise mentioneaza si forma juridica, codul unic de inregistrare si capitalul social.
Documentele justificative se emit in limba romana.
In cazul tranzactiilor cu un partener strain facturile se emit intr-o limba de circulatie (engleza,
franceza, germana, etc).

Completarea documentelor se face cu pix cu pasta.

Completarea urmatoarelor documente se poate face si electronic:
- facturi;
- avize de insotire a marfurilor;
- chitante etc.

Corectarea erorilor se realizeaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca
acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta.

6
 DIRECŢIA ECONOMICĂ Cod: PO.IDJ-01
RNP – ROMSILVA Editia. 1
Procedura operationala privind
Rev.0
„Intocmirea documentelor justificative
Nr. ex:
si arhivarea documentelor”

Corectarea se face in toate exemplarele documentului si se confirma prin semnatura persoanei care
a intocmit/corectat documentul justificativ, mentionandu-se si data efectuarii corecturii.
La corectarea documentului justificativ in care se consemneaza operatii de predare-primire a
valorilor materiale si a mijloacelor fixe este necesara confirmarea, prin semnatura, atat a predatorului, cat
si a primitorului.

7.2 Numerotarea documentelor justificative

Societatea asigura un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile, pentru

urmatoarele documente justificative emise:
- facturi;
- avize de insotire a marfurilor;
- chitante etc.

Pasii necesari sunt:

 persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii – directorul – desemneaza
prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind
alocarea si gestionarea numerelor aferente;
 fiecarui formular i se va atribui de catre fiecare D.S./O.S. un numar de ordine sau o serie, ce
trebuie sa fie secvential. In alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica,
respectiv gestiuni, puncte de lucru, directie, ocol silvic, institutie, etc. precum şi de alte
dispoziţii ale regiei.

7
 DIRECŢIA ECONOMICĂ Cod: PO.IDJ-01
RNP – ROMSILVA Editia. 1
Procedura operationala privind
Rev.0
„Intocmirea documentelor justificative
Nr. ex:
si arhivarea documentelor”

DECIZIE nr. ...............

din data....................

Subsemnatul ..........................., in calitate de director la Directia Silvica , in baza actelor

contitutive si a prevederilor din Legea 31/1990 completata si modificata, prin prezenta hotarasc:

Art. 1 - Salariata/ul ............................ avand functia de ..................................... la Directia Silvica , aloca

si gestioneaza seriile si numerele aferente facturilor, avizelor de insotire a marfii, precum si a chitantelor.
La alocarea numerelor se va tine seama de prevederile:
- O.M.F.P. nr. 2.226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar contabile de catre persoanele
prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata;
- art. 155 alin. (5) din Legea 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare,
denumita in continuare Codul fiscal;
- O.M.F.P. nr. 1.372/2008 privind organizarea evidentei in scopul taxei pe valoarea adaugata conform
art. 156 alin. (1)-(3) din Legea 571/2003 privind Codul fiscal.
Art. 2 – Decizia va fi dusa la indeplinire de directorul economic

Director,
........................................

La inceputul fiecarui an persoana desemnata propune seriile si numerele ce urmeaza a fi alocate

fiecarui tip de document justificativ utilizat de societate.

Referat

Subsemnata/ul ........................... avand functia de .................... la Directia Silvica , desemnat/a ca

responsabil cu alocarea si gestionarea seriilor si numerelor facturilor, avizelor de insotire a marfii, si a
chitantelor emise de Directia Silvica prin decizia interna nr......... din data ................ propun alocarea
urmatoarelor serii si numere pentru anul 2014:
Facturile vor avea o singura (una) serie: .............. numerele de ordine alocate pentru anul 2014 vor avea
urmatoarea structura:
Facturi emise la sediul social din ..................., Mun. , jud. , de la .............. la .....................................
Facturi emise la punctul de lucru din ......................... de la ................. la .....................

8
 DIRECŢIA ECONOMICĂ Cod: PO.IDJ-01
RNP – ROMSILVA Editia. 1
Procedura operationala privind
Rev.0
„Intocmirea documentelor justificative
Nr. ex:
si arhivarea documentelor”

Avizele de insotire a marfii vor avea o singura serie ................. iar numerele de ordine alocate pentru anul
2014 vor avea urmatoarea structura:
Avizele emise la sediul social din ..................., Mun. , jud. , de la nr. .............. la ......................
Avizele emise la punctul de lucru din .................... de la nr. .............. la ......................

Chitantierele vor avea o singura serie .............. iar numerele de ordine alocate pentru anul 2014 vor avea
urmatoarea structura:
Chitantele emise la sediul social de la nr. .................. la .....................
Chitantele emise la punctul de lucru din ......................... de la nr. ................. la ...................

DECIZIE nr. ...................

din data ........................

Subsemnatul ........................ in calitate de director la Directia Silvica prin prezenta hotarasc:

In urma propunerilor efectuate de dl/dna ........................ responsabil/a cu alocarea si gestionarea
seriilor si numerelor facturilor, avizelor de insotire a marfii, si a chitantelor emise de Directia Silvica prin
decizia interna nr......... din data .............
Pentru anul 2014 se aloca urmatoarele serii si numere:

Facturile vor avea seria: ................ iar numerele de ordine alocate pentru anul 2014 vor fi:
Facturi emise la sediul social din ..................., Mun. , jud. , de la .............. la .....................................
Facturi emise la punctul de lucru din ......................... de la ................. la .....................

Avizele de insotire a marfii vor avea o singura serie ................. iar numerele de ordine alocate pentru anul
2014 vor avea urmatoarea structura:
Avizele emise la sediul social din ..................., Mun. , jud. , de la nr. .............. la ......................
Avizele emise la punctul de lucru din .................... de la nr. .............. la ......................

Chitantierele vor avea o singura serie .............. iar numerele de ordine alocate pentru anul 2014 vor avea
urmatoarea structura:
Chitantele emise la sediul social de la nr. .................. la .....................
Chitantele emise la punctul de lucru din ......................... de la nr. ................. la ...................

8. Arhivarea documentelor

 Documente care se pastreaza timp de 50 ani:

- situatii financiare anuale, raportari semestriale;
- state de salarii.
 Documente care se pastreaza timp de 5 ani:
- Nota de receptie si constatare de diferente;
- Bon de primire in consignatie;
- Bon de predare, transfer, restituire;
- Bon de consum;
- Fisa limita de consum;
- Dispozitie de livrare;

9
 DIRECŢIA ECONOMICĂ Cod: PO.IDJ-01
RNP – ROMSILVA Editia. 1
Procedura operationala privind
Rev.0
„Intocmirea documentelor justificative
Nr. ex:
si arhivarea documentelor”

- Fisa de magazie;
- Lista de inventariere;
- Chitanta;
- Chitanta pentru operatiuni in valuta;
- Dispozitie de plata/incasare catre casierie;
- Decont pentru operatiuni in participatie;
- Ordin de deplasare (delegatie) ;
- Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate pentru transporturi internationale;
- Decont de cheltuieli pentru deplasari externe;
- Decont de cheltuieli valutare transporturi internationale;
- Nota de debitare-creditare;
- Extras de cont;
- Borderou de primire a obiectelor in consignatie;
- Borderou de iesire a obiectelor in consignatie;
- Jurnal privind operatiuni diverse;
- Fisa de cont pentru operatiuni diverse;
- Document cumulativ;
- Decizie de imputare;
- Angajament de plata.
- Alte documente
 Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai
mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare
a bunurilor.
 Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza
inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor juridice timp de 10 ani, cu
incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.

9. Procedura de arhivare a documentelor

 Documentele se grupeaza in dosare, de maxim

250 file.
 Documentele se aranjeaza in dosare in ordinea cronologica a producerii sau inregistrarii
in contabilitate. Gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui
exercitiu financiar la care se refera acestea. Dosarele se snuruiesc.
 Filele se numeroteaza.
 Se inscriu pe coperta dosarului urmatoarele informatii:
- denumirea societatii;
- continutul dosarului;
- perioada in care au fost emise documentele (data initiala si data finala);
- numarul de file;
- termenul de pastrare.

 Dosarele se parafeaza.
 Dosarele se predau la arhiva societatii.
Dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest
scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a
incendiilor.

 Primirea dosarelor se inscrie in Registrul de

evidenta al arhivei.

10
 DIRECŢIA ECONOMICĂ Cod: PO.IDJ-01
RNP – ROMSILVA Editia. 1
Procedura operationala privind
Rev.0
„Intocmirea documentelor justificative
Nr. ex:
si arhivarea documentelor”

 La expirarea timpului de pastrare se constituie o comisie sub conducerea directorului care

constata expirarea timpului de pastrare pentru anumite documente. Pe baza procesului verbal intocmit de
aceasta comisie se procedeaza la eliminarea documentelor din arhiva.
Scaderea documentelor eliminate se consemneaza in Registrul de evidenta al arhivei.
 Informatiile in format electronic vor fi stocate si pe dischete si CD-uri si vor avea aceleasi
termene de pastrare ca si cele pe suport de hartie.

10. Persoane responsabile

Emiterea documentelor justificative se efectueaza de catre salariatii Biroul financiar-contabil.

Facturile si Avizele de insotire a marfurilor se emit de catre:
- salariatii Departamentului Vanzari;
- salariatii Departamentului Financiar-contabil;
- salariatii Departamentului Service etc.

Pregatirea documentelor in vederea arhivarii inclusiv parafarea acestora se efectueaza de catre

persoanele care au produs/inregistrat in contabilitate respectivele documente justificative.
Primirea dosarelor in arhiva si inscrierea acestora in Registrul de evidenta al arhivei se vor executa
de catre angajatii desemnati prin decizia directorului.

11. Dispozitii finale

Procedura va fi adusa la cunostinta personalului care executa activitatea respectiva.

Procedura intra in vigoare la data de ................... .

11