Ediţia: I

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Nr.de ex.:

privind intrarea de valori Revizia: -
Nr.de ex. : -
materiale în bibliotecă
Compartiment Bibliotecă
Pagina 1 din 11

Cod: P.O. 09.02 Exemplar nr.: 1

VIZAT
DIRECTOR,

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
privind intrarea de valori materiale în bibliotecă
Cod: P.O. 09.02

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau dupa caz, a

reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

Elemente Semnatura
privind Numele şi Funcţia Data
responsabilii/ prenumele
operaţiunea

1 2 3 4 5

1.1. Elaborat Bibliotecar

1.2. Verificat Contabil sef

1.3 Aprobat Director

1
 Ediţia: I
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Nr.de ex.:
privind intrarea de valori Revizia: -
Nr.de ex. : -
materiale în bibliotecă
Compartiment Bibliotecă
Pagina 2 din 11

Cod: P.O. 09.02 Exemplar nr.: 1

2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale

Data de la care se
Componenta revizuita Modalitatea
Editia/ revizia aplica prevederile
reviziei
in cadrul editiei editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
2.1. Editia I x x
2.2. Revizia 1
2.3 Revizia 2

3. Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul
editiei procedurii operationale

Scopul Exempla Compartiment Nume si Data

Functia Semnatura
difuzarii r nr. prenume primirii

1 2 3 4 5 6 7
3.1. Aplicare 1 Financiar Contabil şef
contabil
3.2. Aplicare 2 Secretariat Secretar sef
3.3. Aplicare 3 Administraţie Administrator
3.4. Aplicare 4 Personal Director
didactic adjunct
3.5. Aplicare 5 Conducere Director
3.6. Aplicare 6 Bibliotecă Bibliotecar
3.7. Aplicare 7 Personal Administrator
nedidactic
3.8. Informare 8 Consiliul de Preşedinte CA
administraţie
3.9. Evidenţă 9 Secretariat Secretar sef
3.10. Arhivare 10 Bibliotecă Bibliotecar
3.11. Alte 11 Secretariat Secretar sef
scopuri
4. SCOPUL PROCEDURII OPERAŢIONALE
4.1.Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate;
4.2.Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii;
4.3.Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului;
4.4.Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi / sau control,
iar pe manager, în luarea deciziei;
4.5.Stabileşte sarcini ale circuitului documentelor necesare acestei activităţi;
4.6.Stabileşte reguli privind alegerea operaţiunii adecvate;

2
 Ediţia: I
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Nr.de ex.:
privind intrarea de valori Revizia: -
Nr.de ex. : -
materiale în bibliotecă
Compartiment Bibliotecă
Pagina 3 din 11

Cod: P.O. 09.02 Exemplar nr.: 1

4.7.Stabileşte legislaţia ce stă la baza realizării activităţii, compartimentelor şi

persoanelor implicate;
4.8.Alte scopuri specifice procedurii operaţionale.

5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională:
- Stabilirea activităţilor ce se desfăşoară în momentul primirii de valori materiale
în gestiunea bibliotecii;
5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurale în cadrul portofoliului de
activităţi desfăşurate de instituţia şcolară;
- Activitatea se desfăşoară în cadrul compartimentului bibliotecă şi se referă la
activitatea desfăşurată de bibliotecarul-gestionar;
5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de
activitatea procedurală;
a) Această activitate depinde de activitatea compartimentelor:
• Financiar contabil;
• Bibliotecă;
b) De această activitate depind în cadrul desfăşurării activităţii,
compartimentele:
• Bibliotecă;
• Administraţie;
• Conducere;
• Personal didactic;
5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate
ale activităţii procedurate;
- listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii;
a) Această activitate depinde de furnizarea datelor de la următoarele
compartimente:
• Financiar contabil;
• Bibliotecă.
b) De această activitate beneficiază compartimentele:
• Administraţie;
• Conducere;
• Personal didactic;
• Bibliotecă;

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ( REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂŢII

PROCEDURATE
6.1.Reglementări internaţionale:
- Standardele internaţionale de contabilitate;
- Standarde internaţionale de management/control intern;
6.2. Legislaţie primară:

3
 Ediţia: I
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Nr.de ex.:
privind intrarea de valori Revizia: -
Nr.de ex. : -
materiale în bibliotecă
Compartiment Bibliotecă
Pagina 4 din 11

Cod: P.O. 09.02 Exemplar nr.: 1

-Legea bibliotecilor (nr.334 din 31/05/2002), text actualizat la data de 20.01.2009,

avându-se în vedere republicarea din Monitorul Oficial,Partea I, nr. 132 din 11 februarie 2005,
precum şi următoarele acte:
-O.G. nr. 26/2006 pentru modificarea şi completarea Legii bibliotecilor nr.334/2002;
-Legea nr. 277/2006, privind aprobarea Ordonanţei Guvernului nr.26/2006
pentru modificarea şi completarea Legii bibliotecilor nr.334/2002;
-Ordin privind regimul manualelor şcolare în învăţământul preuniversitar
nr.5913/13.XI. 2008
- Legea contabilităţii nr.. 82/1991 republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
-H.G. nr.704/1993 pentru aprobarea unor măsuri de executare a Legii contabilităţii nr.
82/199;
-Regulamentul de aplicare a legii contabilităţii nr. 82/1991 cu modificările şi
completările ulterioare;
-Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor,constituirea de garanţii şi
răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor;
-Legea nr. 54/1994 pentru modificarea unor prevederi din Legea nr. 22/1969 privind
angajarea gestionarilor,constituirea de garanţii şi răspunderea în legătură cu gestionarea
bunurilor;
-Legea 571/2003 privind aprobarea Codul fiscal cu completările şi modificările
ulterioare;
-Legea finanţelor publice nr.500/2002 privind finanţele publice cu completările şi
modificările ulterioare;
-Ordonanţa nr. 81/2003 privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în
patrimoniul instituţiilor publice;
-Legea nr. 493/2003 pentru aprobarea O.G.nr. 81/2003 privind reevaluarea şi
amortizarea activelor fixe aflate în patrimonul instituţiilor publice;
-Hotărârea guvernului nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune
privind activitatea financiarăşi contabilă şi a normelor metodologice privind întocmirea şi
utilizarea acestora;
-OMFP nr. 2226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile de către
persoanele prevăzute la art. 1din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată;
-Legea nr. 16/1996 a arhivelor naţionale;
-Legea nr. 358 din 6 iunie 2002 pentru modificarea si completarea Legii Arhivelor
Naţionale nr. 16/1996;
-Legea nr. 15 din 24 martie 1994 *** Republicat , privind amortizarea capitalului
imobilizat în active corporale şi necorporale;
-Hotărâre nr. 568 din 3 iulie 2000 pentru modificarea şi completarea Normelor
metodologice de aplicare a Legiinr. 15/1994*) privind amortizarea capitalului imobilizat în
active corporale şi necorporale, cu modificările ulterioare, aprobate prin H.G. nr. 909/1997;
6.3.Legislaţie secundară:
- Ordin nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile;
- Norme metodologice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile;

4
 Ediţia: I
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Nr.de ex.:
privind intrarea de valori Revizia: -
Nr.de ex. : -
materiale în bibliotecă
Compartiment Bibliotecă
Pagina 5 din 11

Cod: P.O. 09.02 Exemplar nr.: 1

- Norme metodologice din 30 octombrie 2003 privind reevaluarea şi amortizarea

activelor fixe aflate în patrimoniulinstituţiilor publice şi al persoanelor juridice fără scop
patrimonial;
6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice:
- decizii interne ale conducerii instituţiei;
- Manualul de utilizare a Sistemului Electronic de Achiziţii Publice;
-notificările ANRMAP;

7.Definiţii şi prescurtări ale termenilor utilizati in procedura operationala

7.1. Definitii ale termenilor

Nr. Termenul Definitia si/sau daca este cazul, actul care defineste
Crt. termenul
1. Procedura Prezentarea formalizata, in scris, a tututor pasilor ce
operationala trebuie urmati, a metodelor de lucru stabilite si a regulilor
de aplicat in vederea realizarii activitatii, cu privire la
aspectul procesual
2. Editie a unei Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri
proceduri operationale, aprobata si difuzata
operationale
3. Revizia in cadrul Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele
unei editii asemenea, dupa caz, a uneia sau a mai multor
componente ale unei editii a procedurii operationale,
actiuni care au fost aprobate si difuzate

7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. Abrevierea Termenul abreviat

Crt.
1. P.O. Procedura operationala
2. E Elaborare
3. I. Instruire
4. A Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
7. S. Semnare
8. Î Înregistrare
9. Pr. Predare
10. D Depozitare
11. P Primire
12. V Verificare
13. Ev. Evaluare

5
 Ediţia: I
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Nr.de ex.:
privind intrarea de valori Revizia: -
Nr.de ex. : -
materiale în bibliotecă
Compartiment Bibliotecă
Pagina 6 din 11

Cod: P.O. 09.02 Exemplar nr.: 1

8.Descrierea procedurii operationale

O primă etapă a fluxului tehnologic de prelucrare a publicaţiilor în bibliotecă este

recepţia documentelor. Provenite prin diverse modalităţi de achiziţie (cumpărare de la
furnizor, schimb interbibliotecar, donaţie) materialul va fi supus mai întâi recepţiei.

8.1. Recepţia publicaţiilor

a. Recepţionarea publicaţiilor provenite din donaţii sau schimb interbibliotecar

-Se face în baza unui proces verbal de schimb sau donaţie (după caz), întocmit în
dublu exemplar, şi a unui act însoţitor (act completat de către persoana fizică sau juridică ce a
donat materialul respectiv).
- Se verifică dacă publicaţiile corespund ca număr, autor, titlu şi preţ cu datele înscrise
în documentul însoţitor. În cazul în care nu există neconcordanţe, se va trece la inventarierea
publicaţiilor, originalul actului însoţitor sau procesul verbal urmând a fi predat Serviciului
Contabilitate. O copie a acestui document se anexează în dosarul “Intrări” al bibliotecii.
b. Recepţia publicaţiilor achiziţionate prin cumpărare de la furnizor
-Se face în baza unei facturi fiscale emise de furnizor. Se verifică dacă documentele
corespund ca număr de bucăţi, autor, titlu şi preţ cu cele înscrise pe factura fiscală, respectiv
pe comanda de achiziţie. De asemenea, se verifică şi eventualele nereguli privind starea fizică
a cărţilor (paginaţie incompletă, coperţi deteriorate, lipsa unor capitole din cadrul publicaţiei).
Dacă nu există nici o deficienţă, se va completa formularul “Nota de recepţie”al cărui original
va fi predat ulterior împreună cu cel al facturii fiscale Serviciului Contabilitate.O copie a
facturii fiscale, precum şi a notei de recepţie se vor păstra în dosarul “Intrări” al bibliotecii.

8.2 Inventarierea publicaţiilor

-Inventarierea publicaţiilor se face în Registrul de Mişcare a Fondurilor (R.M.F.) şi în

Registrul de Inventar al bibliotecii.
- În registrul R.M.F., documentele sunt înregistrate pe baza actului însoţitor
specificându-se şi sursa de provenienţă a acestora, în rubrica special destinată. Acest tip de
registru oferă, în primul rând, o evidenţă valorică la zi a tuturor publicaţiilor existente în
bibliotecă, precum şi repartizarea acestora pe principalele domenii C.Z.U. Registrul oferă, de
asemenea, posibilitatea totalizării şi cunoaşterii pe trimestre calendaristice a numărului de
documente intrate în bibliotecă şi, bineînţeles, structurarea lor pe principalele domenii C.Z.U.
-Al doilea instrument de evidenţă contabilă a bibliotecii este Registrul de Inventar.
Prin intermediul acestuia se realizează evidenţa individuală a fiecărui volum de bibliotecă.
Registrul conţine o rubricatură specifică în care fiecare volum de bibliotecă se înregistrează
separat cu: data, număr de inventar, autor, titlu, locul şi anul apariţiei, preţul, poziţia sub care a
fost înregistrată publicaţia în registrul R.M.F. şi eventualele observaţii.
-Numărul de inventar se înregistrează şi în interiorul ştampilei aplicate pe mijlocul
paginii de titlu a documentului, în interiorul câmpului alb dintre titlu şi datele de apariţie a
publicaţiei şi pe pagina de control (pag. 105), stabilită de Conducerea Bibliotecii. Ştampila
bibliotecii se aplică, de asemenea, pe un număr de pagini stabilite de Conducerea Bibliotecii
(paginile 105, 205 ...), precum şi pe ultima pagină cu text.

6
 Ediţia: I
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Nr.de ex.:
privind intrarea de valori Revizia: -
Nr.de ex. : -
materiale în bibliotecă
Compartiment Bibliotecă
Pagina 7 din 11

Cod: P.O. 09.02 Exemplar nr.: 1

9.Responsabilităţi
Activitatea se desfăşoară în compartimentul contabilitate, de către persoana
responsabilă, în colaborare cu bibliotecarul şcolar. Activitatea de înregistrare în Registrul de
Mişcare al Fondului de bibliotecă (RMF) şi inventariere in Registrul Inventar (RI) se
realizează de bibliotecar.
10.Cuprins

Numarul
componentei
in cadrul Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale Pagina
procedurii
operationale
Coperta
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea
editiei sau, dupa, caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii
operationale
2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
3. Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa,
caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale
4. Scopul procedurii operationale
5. Domeniul de aplicare a procedurii operationale
6. Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale
7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura
operationala
8. Descrierea procedurii operationale
9. Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
10. Cuprins