Managementul elaborării proiectelor

Cursant: prof. Grecu Marilena Violeta

Tema I
Întrebarea nr.1
Care sunt restricțiile care grevează un proiect?

Plecând de la considerațiile anterioare putem afirma că un proiect își propune să

administreze o parte din resursele unei organizații fiind grevat de trei tipuri de restricții:

 de cost;
 de timp;
 de performanță.

Dacă beneficiarul proiectului este un client atunci mai apare al patrulea tip de restricție:
relația cu clientul. Această restricție de fapt le înglobează pe celelalte trei care îi sunt
subordonate (figura nr. 1).

Relaţia cu clienţii sau

beneficiarii

Timp
Cost
Resurse

Performanţă

Figura nr. 1 Restricțiile unui proiect

În concluzie, putem defini proiectul ca o acțiune cu punct de plecare bine definit și cu

obiective cuantificabile a căror îndeplinire conduce la un rezultat palpabil. De regulă,
majoritatea proiectelor au la dispoziție resurse limitate, realizarea obiectivelor depinzând de
eficiența operaționalizării lor.
 Întrebarea nr. 2
Precizați care sunt caracteristicile unui proiect?

De regulă, majoritatea proiectelor au la dispoziție resurse limitate, realizarea obiectivelor

depinzând de eficiența operaționalizării lor.
Plecând de la această definiție putem spune că proiectul prezintă următoarele caracteristici:

1) proiectul reprezintă o acțiune unică care are un singur rezultat.

2) un proiect se desfășoară într-o perioadă de timp bine determinată;
3) în cadrul proiectelor sunt utilizate resurse materiale, financiare și umane;
4) toate proiectele constau în o serie de sarcini sau acțiuni individuale, dar totuși
intercorelate între ele;
5) un proiect are stabilite obiective specifice și măsurabile;
6) un proiect poate necesita alcătuirea unor structuri organizaționale adaptate sarcinilor ce
trebuie îndeplinite;
7) proiectul nu este sinonim cu rezultatele proiectului.

Proiectele sunt dinamice: ele tind să crească, să se modifice și să ia uneori traiectorii

nepredictibile. De aceea cel care conduce un proiect trebuie să urmărească îndeaproape
progresul și inconstanțele proiectului pentru a putea atinge scopurile propuse.

Întrebarea nr. 3
Care sunt etapele ciclului de viață al unui proiect?

În ceea ce privește proiectele, Kerzner Harold consideră că ciclul de viață al unui proiect
are următoarele etape:1

1) Concepția;
2) Planificarea;
3) Testarea;
4) Implementarea;
5) Finalizarea proiectului.
1) Concepția. Prima fază, cea de concepție, se referă la evaluarea preliminară a unei idei.
Proiectul răspunde unei nevoi care este identificată în această fază. Totodată, are loc analiza
preliminară a riscurilor și a impactului asupra resurselor organizației. Managerul de proiect
începe să alcătuiască echipa care va lucra în vederea atingerii obiectivelor. Pe lângă acestea,
faza de concepție include și o primă analiză a fezabilității efortului depus.

1
Kerzner Harold, Project Management - A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling, Seventh
Edition, John Wiley & Sons, Inc., New York, 2001, p. 82.
 2) Planificarea. În faza de planificare are loc detalierea elementelor descrise în faza
conceptuală. Această fază presupune identificarea resurselor care vor fi utilizate, precum și
stabilirea parametrilor de timp, cost și performanță. Tot în această etapă se proiectează
sistemul informațional (stabilirea documentației necesare și a circuitului documentelor între
elementele structurale ale proiectului). În cazul proiectelor care participă într-o competiție,
această fază include decizia de a concura, precum și dezvoltarea în totalitate a ofertei.
3) Testarea. În faza de testare are loc finalizarea documentației, testarea ipotezelor
formulate, astfel încât operațiunile presupuse de proiect să poată demara.
4) Implementarea. În cea de-a patra fază, implementarea, are loc integrarea produselor
sau serviciilor care fac obiectul proiectului în activitatea organizației. Dacă proiectul are ca
efect dezvoltarea unui produs ce urmează a fi introdus pe piață în această fază pot fi incluse
fazele de lansare, creștere, maturitate și o parte din faza de declin din ciclul de viață al
produselor.
5) Finalizarea proiectului. În ultima fază, încheierea proiectului, are loc realocarea
resurselor. Dacă organizația este, de exemplu, o organizează care produce și comercializează
produse, ea trebuie să dezvolte noi proiecte în momentul în care vechile produse intră în faza
de declin și apoi de lichidare. Astfel de firme trebuie să dezvolte continuu proiecte pentru a
putea supraviețui într-o piață din ce în ce mai competitivă.

Întrebarea nr.4
Enumerați activitățile specifice managementului proiectelor?

Managementul proiectelor cuprinde activitățile de planificare, organizare, coordonare și

control-evaluare a unei părți din resursele unei organizații, pentru o perioadă scurtă de timp,
în vederea îndeplinirii unor obiective clar definite care se circumscriu misiunii organizației.
Harold Kerzner realizează distincția dintre proiect și managementul proiectului, arătând
că acesta din urmă implică activități de planificare și monitorizare, cum ar fi: 2

 activități de planificare:
o definirea sarcinilor de muncă;
o stabilirea cantității și calității muncii;
o stabilirea resurselor necesare;
 activități de monitorizare:
o urmărirea evoluției proiectului
o compararea rezultatelor intermediare cu rezultatele anticipate;
o analizarea impactului derulării proiectului;
o realizarea ajustărilor
Instrumentarul managementului proiectelor are un puternic caracter analitic, necesitând
de regulă software specializat, îndeosebi în cazul proiectelor de mari dimensiuni.
Managementul proiectelor necesită o serie de abilități specifice, cum ar fi:

2
Kerzner Harold, Project Management - A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling, Seventh
Edition, John Wiley & Sons, Inc., New York, 2001, p. 12.
  înțelegerea interdependențelor care se stabilesc între persoane, tehnologii și bugete;
 abilități de planificare în vederea maximizării productivității;
 capacitate de motivare a altora pentru a-i determina să execute planul conform
specificațiilor;
 capacitate de analiză a rezultatelor obținute;
 adaptabilitate la realitățile prezente prin refacerea planificării pornind de la rezultatele
obținute prin derularea proiectului (planificare mobilă sau iterativă).
Plecând de la aceste considerații, putem afirma că managementul proiectelor vizează
realizarea următoarelor activități:

 Inițierea proiectului
 Planificarea;
 Bugetarea;
 Managementul resurselor (umane, materiale și financiare);
 Controlul și feedback-ul în cadrul proiectului.
Atingerea unei performanțe ridicate în domeniul managementului proiectelor nu se
poate realiza dacă dezvoltarea unui proiect nu ar presupune un proces repetitiv din care o
organizație poate învăța. Acest proces repetitiv a dat naștere la metodologia managementului
proiectelor.

Întrebarea nr.5
Precizați care sunt avantajele și dezavantajele managementului proiectelor.

Atingerea obiectivelor utilizând managementul proiectelor prezintă o serie de avantaje:

 individualizarea precisă a responsabilităților funcționale în cadrul organizației;

 minimizarea nevoii continue de supervizare și raportare a rezultatelor;
 o metodologie eficientă în planificarea și analizarea rezultatelor intermediare;
 identificarea timpurie a problemelor, astfel încât este posibilă o reacție rapidă;
 capacitate de estimare îmbunătățită pentru viitoarele acțiuni de planificare.

Cu toate acestea, managementul proiectelor prezintă și o serie de dezavantaje:

 complexitatea proiectelor;
 cerințele speciale ale clienților sau beneficiarilor, precum și modificarea pe parcurs a
obiectivelor urmărite;
 restructurarea organizațională;
 modificări tehnologice rapide;
 riscul eșuării proiectului.
Întrebarea nr.6
Care sunt domeniile managementului din instrumentarul cărora sunt
împrumutate metodele managementului proiectelor?

Într-o metodologie modernă și eficientă a managementului proiectelor, pe lângă metode

specifice managementului proiectelor:

 integrarea,
 planificarea tactică și strategică,
 alocarea resurselor,
este necesară utilizarea unor metode din instrumentarul altor domenii ale managementului:

o managementul calității;
o managementul timpului,
o managementul prin obiective,
o managementul costurilor,
o managementul riscurilor,
o managementul resurselor umane,
o managementul achizițiilor,
o managementul comunicării.

În figura nr. 2. este ilustrată metodologia integrativă a managementului proiectelor.

Managementul

timpului

Managementul Managementul

riscurilor calităţii
Managementul

proiectelor

Managementul Managementul
resurselor comunicării
umane

Managementul Managementul
costurilor
cumpărărilor
Managementul

prin obiective
Figura nr. 2. Procesul integrativ al metodologiei managementului proiectelor
 TEMA II

Întrebarea nr. 7
Precizați care sunt activitățile fazei de concepție a proiectului.

În faza de concepție a proiectului are loc:

 conștientizarea nevoii sau descoperirea oportunității,

 identificarea soluției optime pentru satisfacerea nevoii,
 elaborarea documentului de prezentare a proiectului în vederea aprobării sale.

1. Conștientizarea nevoii sau descoperirea oportunității

Nevoile și oportunitățile pot apărea în orice moment și de oriunde, atât din mediul intern,
cât și din mediul extern al organizației. Nevoile exprimă, de regulă, necesități de îmbunătățire
a performanței organizaționale. De exemplu:

 perfecționarea sistemului informațional al unei organizații;

 restructurarea organizațională în vederea răspunsului mai bun și mai rapid la
semnalele pieței;
 îmbunătățirea comunicării în cadrul organizației și dintre organizație și mediul
ambiant.
Oportunitățile reprezintă opusul nevoilor, având un caracter pozitiv. De regulă,
oportunitățile sunt generate de forțele externe și vizează dezvoltarea de noi produse sau
servicii sau extinderea producției existente, din punct de vedere spațial sau cantitativ.
Întotdeauna clienții sau beneficiarii organizației așteaptă de la proiect mai mult decât
poate fi realizat în urma dezvoltării lui. Acest decalaj între așteptări și finalitatea proiectului
este rezultatul comunicării insuficiente dintre dezvoltatorul proiectului și client. Această lipsă
de comunicare începe chiar de la startul proiectului, iar efectele sale se amplifică pe măsură ce
acesta înaintează în timp. De aceea, viitorul manager de proiect trebuie să asculte cu atenție
ceea ce dorește clientul. Acest proces de identificare a nevoii sau a oportunității presupune
parcurgerea a patru etape:3

 Cererea. În această etapă ale loc formularea cererii în care beneficiarul (clientul,
managementul organizației) enunță nevoia pe care dorește să o satisfacă sau
oportunitatea pe care dorește să o speculeze;
 Clarificarea. Dezvoltatorul proiectului (viitorul manager de proiect) expune ceea
ce a înțeles din cererea făcută. Această conversație continuă până când beneficiarul
3
Wysocki Robert, McGary  Rudd, Effective Project Management, Third Edition, John Wiley & Sons, New
York, 2003.
 este convins că dezvoltatorul a înțeles pe deplin ce dorește acesta. În acest moment
ambele părți stabilesc de comun acord care este nevoia sau oportunitatea care va
constitui obiectul proiectului.
 Răspunsul. Dezvoltatorul explică ceea ce poate realiza pentru a duce la final acest
proiect.
 Acordul. Cel care a formulat cererea confirmă că a înțeles ceea ce îi va oferi
dezvoltatorul în urma derulării proiectului. Această conversație continuă până când
dezvoltatorul este convins că beneficiarul a înțeles pe deplin ce va primi în urma
derulării proiectului. În acest moment ambele părți stabilesc de comun acord care
va fi rezultatul proiectului.
În figura nr.1 este ilustrat procesul de negociere în vederea identificării nevoii sau
oportunității.

Clarificarea

Cererea Răspunsul

Cererea

Figura nr.1 Stabilirea rezultatelor previzionate ale proiectului

2. Identificarea soluției optime și elaborarea documentului de prezentare a proiectului

În urma stabilirii dorințelor beneficiarului proiectului, managerul de proiect va alcătui un
document în care va face o prezentare generală a proiectului, a cărui întindere nu trebuie să
depășească o pagină. Scopul acestui document este acela de a sintetiza:4

o ceea ce se dorește a se realiza prin intermediul proiectului;

o care este motivația care stă la baza dezvoltării proiectului;
o care este valoarea adăugată pe care o furnizează proiectul.
Prezentarea generală a proiectului are o multitudine de utilizări:

 este documentul pe baza căruia se dă aprobarea de începere a elaborării

documentației proiectului;
 reprezintă documentul pe baza căruia are loc rezolvarea conflictelor cu beneficiarul în
ceea ce privește interpretarea rezultatelor proiectului;
4
Heerkens Gary, Project Management, McGraw-Hill, New York, 2002, p. 132.
  asigură comunicarea scopului proiectului atât în interiorul organizației, cât și în afara
ei;
 prin caracterul său public dă posibilitatea creșterii eficienței și sesizării unor noi
oportunități, prin intermediul inițiativelor personale din cadrul organizației sau din
afara ei;
 reprezintă un punct de plecare pentru echipa care va realiza proiectul în munca sa de
planificare, implementare și finalizare.
Prezentarea generală a proiectului trebuie să cuprindă în componența sa cinci părți:

 identificarea nevoii sau a oportunității;

 stabilirea scopului proiectului;
 fixarea obiectivelor proiectului;
 stabilirea criteriilor de evaluare a rezultatelor proiectului;
 formularea ipotezelor, evaluarea riscurilor, identificarea obstacolelor.
Un exemplu este prezentat în continuare:

Prezentarea Numele Numărul Managerul

generală a proiectului proiectului proiectului
proiectului
Nevoia sau oportunitatea

Scopul proiectului

Obiectivele proiectului

Criteriile de evaluare

Ipoteze, riscuri, obstacole

Întocmit de Dată Aprobat de Dată

Figura nr. 2. Prezentarea generală a proiectului

Întrebarea nr. 11
Precizați care sunt etapele în procesul de management al riscurilor.
 Managementul riscurilor unui proiect presupune parcurgerea a cinci etape: 5

1. Planificarea activităților privind analiza riscurilor care la rândul ei este împărțită

în trei subetape:
a. abordarea problemei;
b. planificarea;
c. executarea activităților legate de riscurile proiectului.
2. Identificarea riscurilor reprezintă etapa în care sunt stabilite riscurile ce ar putea
afecta proiectul și caracteristicile lor.
3. Cuantificarea riscurilor care include două componente subsecvente:
a. analiza calitativă - prioritizarea riscurilor în funcție de impactul lor asupra
proiectului și de probabilitatea de apariție;
b. analiza cantitativă - determinarea cantitativă a efectelor materializării
riscurilor asupra obiectivelor proiectului.
4. Reacția la materializarea riscurilor reprezintă dezvoltarea alternativelor de răspuns
la apariția riscurilor.
5. Monitorizarea și controlul riscurilor presupune activități precum:
a. urmărirea riscurilor identificate;
b. monitorizarea riscurilor reziduale;
c. identificarea noilor riscuri;
d. executarea planului de reacție la apariția riscurilor;
e. evaluarea eficienței reacțiilor asupra ciclului de viață al proiectului.

O analiză sumară a riscurilor presupuse de proiect se realizează în faza de inițiere a

proiectului, în timp ce detalierea acestei analize are loc în etapa de planificare. Reacțiile la
apariția riscurilor, precum și monitorizarea și controlul riscurilor pot fi localizate, de regulă, în
perioadele de implementare, finalizare și post finalizare.

Identificarea
riscurilor

Toate aceste etape formează procesul deCuantificarea

management al riscurilor (figura nr. 3.)
Planificarea riscurilor Monitorizarea şi
managementului controlul
riscurilor riscurilor

Analiza Analiza
calitativă cantitativă
5
Project Management Institute, Guide to the Project Management Body of Knowledge: PMBOK guide – 3rd
edition (an American National Standard), Project Management Institute Inc. Pennsylvania, 2004, p. 237.

Reacţii la
materializarea
riscurilor
 Figura 3. Procesul managementului riscurilor

Întrebarea nr.15
Care sunt planurile subsidiare ce formează planul general al proiectului?

Planul proiectului poate fi sumar sau detaliat, el conținând, de regulă, o serie de ale
planuri subsidiare ce sunt integrate, în finalul etapei de planificare, în planul general al
proiectului. Aceste planuri subsidiare pot fi:6

o planul preliminar al proiectului (realizat în faza de inițiere și care conține scopul

proiectului și obiectivele sale);
o planificarea sarcinilor sau activităților (descompunerea scopului proiectului în
activități);
o programarea calendaristică a sarcinilor în cadrul proiectului;
o bugetul proiectului (planificarea costurilor pe care le presupune proiectul);
o planul privind managementul calității;
o planul de personal;
o planul comunicării; Planul
o planul de management al riscurilor; proiectului

o planul achizițiilor.
Planul preliminar al Planificarea
În figura 4. sunt prezentate componentele procesului de planificare a unui proiect.
activităţilor
proiectului

Programarea Planul de
calendaristică personal

Bugetul Planul
proiectului comunicării
6
Newell Michael, Grashina Marina, The Project Management Question and Answer Book, AMACOM
(Asociatia Americana de Management),
Planul2004. Planul
calităţii achiziţiilor

Planul de
management al
riscurilor
 Figura nr. 4. Componentele procesului de planificare a proiectului

Întrebarea nr.17
Care sunt pașii programării calendaristice?

După identificarea activităților presupuse de proiect, următoarea etapă a planificării o

constituie estimarea duratei fiecărei activități. În urma îmbinării duratelor activităților într-o
structură logică se obține durata totală a proiectului. Rezultatul acestei faze îl constituie
programul calendaristic al proiectului.
Pregătirea programului calendaristic este un proces care include o serie de pași:

1. Identificarea activităților ce vor face obiectul programării. Utilizând structura de

descompunere a activităților vor fi identificate activitățile ce vor fi cuprinse în
programul calendaristic al proiectului.
2. Secvențierea activităților prin realizarea unei diagrame rețea, în cadrul căreia
activitățile sunt ordonate logic, iar interdependențele dintre activități sunt subliniate.
În această etapă se studiază două aspecte:
o care sarcini pot fi realizate în același timp;
o ce sarcini trebui realizate mai întâi pentru a trece la începerea altor activități.
3. Estimarea resurselor necesare activităților. În această etapă sunt estimate tipul și
cantitățile resurselor necesare pentru fiecare activitate programată.
4. Estimarea duratei activităților presupune stabilirea duratei pentru fiecare activitate
în parte.
5. Dezvoltarea programului calendaristic presupune analiza și colaționarea datelor
privind secvențierea activităților, resursele necesare, duratele individuale și
constrângerile temporale.
6. Monitorizarea și controlul programului calendaristic presupune gestionarea
modificărilor ce apar în timp real în cadrul programului calendaristic.
 În figura nr. 4 este ilustrat un proces tipic de programare calendaristică.

Management,
Identificarea clienţi,
activităţilor stakeholderi

Monitorizare şi
control Secvenţierea
Restricţii
activităţilor
temporale

Estimarea Estimarea
resurselor duratelor

Programul
calendaristic

Figura nr. 4. Procesul de programare calendaristică

Întrebarea nr. 20
Enumerați activitățile managementului costurilor în cadrul unui proiect.
Procedurile Mediul
organizaţiei organizaţiei
În vederea completării planificării proiectului este necesară estimarea costurilor
presupuse de fiecare activitate
Planul a proiectului. Totalitatea cheltuielilor efectuate în cadrul
proiectului constituie bugetulaloperațional al proiectului.
preliminar
proiectului
Managementul costurilor include următoarele activități:
Estimarea Lista
o estimarea costurilor presupune realizarea unor previziunicosturilor
costurilor cu privire la cantitatea
resurselor și costurile
Structura de asociate, necesare pentru realizarea proiectului;
o realizarea bugetului
descompunere a de cheltuieli reprezintă procesul de agregare a costurilor
activităţilor
într-o structură unică.
o monitorizarea
Selecţiași controlul costurilor implică acțiunea asupra factorilor care
determină creșterea costurilor unui proiect.
furnizorilor

Crearea Bugetul de
Estimarea
bugetului cheltuieli
În figura nr. 5 este prezentat
costurilor procesul de management al costurilor.

Programarea
calendaristică

Rapoartele
financiare ale
proiectului Updatarea
Controlul documentelor
costurilor privind
costurile
 Figura nr. 5. Procesul de management al costurilor

Întrebarea nr. 22
Enumerați etapele managementului calității în cadrul unui proiect.

Managementul calității proiectului include toate activitățile întreprinse de organizație

care privesc definirea politicilor de calitate, stabilirea obiectivelor și a responsabilităților, în
vederea satisfacerii nevoilor cărora proiectul le răspunde

Procesul managementului calității proiectului implică derularea a trei etape:

a) planificarea calității - identificarea standardelor ce sunt relevante pentru proiect și

determinarea modalităților de îndeplinire a acestora;
b) asigurarea calității - aplicarea sistematică a activităților care vizează asigurarea
calității;
 c) controlul calității - monitorizarea rezultatului proiectului pentru a stabili dacă ele
sunt la nivelul standardelor prevăzute și identificarea căilor de eliminare a cauzelor
nerespectării standardelor.

În instrumentarul managementului calității proiectului pot fi incluse:

a) schema bloc (logică);

b) diagrama cauză-efect;
c) diagrama Pareto;
d) diagrama de dispersie;
e) histograma;
f) graficul de control;
g) foaia de verificare.

Rezultatul activității de urmărire a calității îl constituie planul de management al calității.

Cursant: prof. Grecu Marilena Violeta