PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 25

MONITORIZAREA ACHIZITIILOR Ed:1/

Rev:0
DE SERVICII SI PRODUSE 08.01.2019
CRITICE Pag.1/14 Ex.nr.:
COMPLEX BALNEAR SI DE RECUPERARE CAA

APROBAT
MANAGER
SEPTIMIU BOURCEANU

PROCEDURA OPERATIONALA
MONITORIZAREA ACHIZITIILOR DE SERVICII SI PRODUSE CRITICE

F-PO-AD-25.01

AVIZAT JURIDIC,
SCPA CRISTEA SI ASOCIATII

Numele şi Elaborat Verificat Data aprobarii

prenumele: Badea Maria Stefanescu Adrian
Responsabil 8.01.2019
Functia Director economic
Managementul Calitatii
Semnătura:
Data: 08.01.2019 08.01.2019
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 25
MONITORIZAREA ACHIZITIILOR Ed:1/
Rev:0
DE SERVICII SI PRODUSE 08.01.2019
CRITICE Pag.2/14 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

2. CUPRINS
F-PO-AD-25.02

1 F-PO-AD-25.01 Pagina de garda 1

2 F-PO-AD-25.02 Pagina de cuprins 2
3 F-PO-AD-25.03 Formular evidenta modificari 3
4 F-PO-AD-25.04 Continutul procedurii 4-10
5 F-PO-AD-25.05 Formular de analiza si validarea procedurii 11
6 F-PO-AD-25.06 Lista de difuzare a procedurii 12
7 F-PO-AD-25.07 Valorificarea procedurii prin raport anual de 13
analiza
8 F-PO-AD-25.08 Formulare 14
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 25
Ed:1/
MONITORIZAREA ACHIZITIILOR DE Rev:0
08.01.2019
SERVICII SI PRODUSE CRITICE
Pag.3/14 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

3. FORMULAR DE EVIDENTA A MODIFICARILOR

F-PO-AD-25.03

Nr.crt. Editia Data Revizia Data Pagina Descriere Functia/

editiei reviziei modificare Numele
1 1 08.01.2019 RMC/
Stefanescu
Adrian
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 25
Ed:1/
MONITORIZAREA ACHIZITIILOR DE Rev:0
08.01.2019
SERVICII SI PRODUSE CRITICE
Pag.4/14 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

4. CONTINUTUL PROCEDURII

F-PO-AD-25.04

1.0. Scop
1.1. Procedura asigura monitorizarea contractarii si achizitiilor de servicii si produse critice in
situatii exceptionale,cu risc vital, a pacientilor internati in CBR;
1.2 Asigură continuitatea activităţii, inclusiv continuitatea actului medical, în condiţii normale dar
şi de fluctuaţie a personalului.

2.0. Riscul asociat

2.1. Riscul - aparitiei disfunctionalitatilor in procesul de contractare si achizitie a serviciilor/
produselor critice necesare in situatii exceptionale cu risc vital.

3.0. Domeniul de aplicare

3.1 Procedura se aplica departamentului administrativ si departamentului medical.
3.2. Activitatea procedurata consta in descrierea etapelor privind organizarea activitatii si
responsabilitatile persoanelor sin cadrul compartimentelor functionale in ceea ce priveste
monitorizarea achizitiilor de servicii si produse critice.

4. 0. Documente de referinta
4.1 Legea 95/2006 privind reforma in domeniul sanatatii, cu modificarile si completarile ulterioare
4.2 Legea nr. 46/2003 a drepturilor pacientului;
4.3 Ordinul nr. 1410 2016 privind aprobarea Normelor de aplicare a Legii drepturilor pacientului nr.
46/2003
4.4 Legea nr. 101/2016 privind remediile şi căile de atac în materie de atribuire a contractelor de
achiziţie publică, a contractelor sectoriale şi a contractelor de concesiune de lucrări şi
concesiune de servicii, precum şi pentru organizarea şi funcţionarea Consiliului Naţional de
Soluţionare a Contestaţiilor
4.5 Ordinul nr.600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entitătilor publice.
4.6 Ordinul 975/2012 privind organizarea structurii de management al calităţii serviciilor medicale în
cadrul unităţilor sanitare cu paturi din reţeaua Ministerului Sănătăţii şi a autorităţilor
administraţiei publice locale
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 25
Ed:1/
MONITORIZAREA ACHIZITIILOR DE Rev:0
08.01.2019
SERVICII SI PRODUSE CRITICE
Pag.5/14 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

4.7 Ordinul nr. 446/2017 privind aprobarea Standardelor, Procedurii și metodologiei de evaluare și
acreditare a spitalelor;
4.8 Ordinul nr. 639/2016 pentru aprobarea Metodologiei de monitorizare a unităţilor sanitare
acreditate referitoare la siguranta pacientului.
4.9 Regulamentul de organizare si functionare al CBR
4.10 Regulamentul intern al CBR.

5.0 . Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati

5.1. Definitii
Nr.crt. Termenul Definitia si/sau, dacă este cazul, actul care defineste termenul
1
2 Procedura Procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la
operationala nivelul unuia sau mai multor compartimente din cadrul CBR.
3 Editie a unei Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri operationale,
proceduri aprobata si difuzata
4 Activitatea Totalitatea atributiilor de o anumita natura care determina procese de
procedurabila munca cu un grad de complexitate si omogenitate ridicat, pentru care se
pot stabili reguli si metode de lucru general valabile in vederea
indeplinirii, in conditii de regularitate, eficacitate, economicitate si
eficienta a obiectivelor compartimentelor CBR.
5 Servicii medicale Servicii acordate în regim de spitalizare în sanatorii, preventorii cu sau
de recuperare, fără personalitate juridică, inclusiv furnizori constituiţi potrivit prevederilor
medicină fizică şi Legii societăţilor nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările
balneologie ulterioare, care sunt avizate de Ministerul Sănătăţii ca sanatorii balneare.
6 cazurilor sunt considerate acele evenimente care prin amploarea si
exceptionale intensitate ameninta viata si sanatatea populatiei, mediului inconjurator,
valorile materiale si culturale importante, iar pentru restabilirea starii de
normalitate sunt necesare adoptarea de masuri si actiuni urgente,
alocarea de resurse suplimentare si managementul unitar al fortelor si
mijloacelor implicate.

7
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 25
Ed:1/
MONITORIZAREA ACHIZITIILOR DE Rev:0
08.01.2019
SERVICII SI PRODUSE CRITICE
Pag.6/14 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

5.2 Abrevieri
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ANMCS Autoritatea Națională de Management al Calității în Sănătate
2. BMCSM Birou Managementul Calitatii Serviciilor Medicale
3. CA Compartiment Administrativ
4. CBR Complex Balnear si de Recuperare CAA SRL
5. CCA Compartiment Casierie
6. CCO Cabinet Consultatii
7. CDA Compartiment Depozit Alimente
8. CE Compartiment Economic
9. CIAMM Compartiment Prevenire Infectii Asociate
10. CNP Cod numeric personal
11. CPDCP Compartiment Protectia Datelor cu Caracter Personal
12. CRU Compartiment Resurse Umane
13. CS Compartiment Spalatorie
14. CSAA Compartiment Secretariat/Arhiva/Autorizari
15. CT Compartiment Tehnic
16. DBA Departament Bloc Alimentar
17. DCS Departament Curatenie Spalatorie
18. DM Departament Medical
19. E Elaborare
20. FOCG Foaia de observatie clinica generala
21. LRMFB Laborator Recuperare Medicina Fizica si Balneologie
22. MS Ministerul Sanataii
23. PO Procedură operationala
24. SB Serviciu Bucatarie
25. SB/R Serviciu Bar/Restaurant
26. SC Serviciu Cazare
27. SÎSC Serviciu Ingrijitori Spatii Cazare
28. SÎSCIE Serviciu Ingrijitori Spatii Comune Interior Exterior
29. SRMFB Sectie Sanatoriala Medicina Fizica si Balneologie
30. ST Sala Tratament
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 25
Ed:1/
MONITORIZAREA ACHIZITIILOR DE Rev:0
08.01.2019
SERVICII SI PRODUSE CRITICE
Pag.7/14 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

6.0 . Descrierea procedurii

6.1. Generalitati
Monitorizare contractarii si aprovizionarii/ furnizarii de servicii si produse critice in situatii
exeptionale, se realizeaza pentru a se asigura continuitatea actului medical si pentru a nu fi
pusa in pericol starea de sanatate, cu risc vital, a pacientilor internati in cadrul CBR.
Evidenta produselor si serviciilor critice se realizeaza prin grija compartimentului
administrativ.
Avand in vedere ca personalul CBR efectueaza numai activitati medicale conform
specificului si atributiilor proprii a fost stabilita la nivelul conducerii o lista a serviciilor si
produselor critice aferenta activitatii medicale desfasurate, care este analizata anual de catre
conducerea CBR in vederea asigurarii permanente a necesarului produselor/servicilor critice.
Produsele si serviciile critice identificate in cadrul CBR sunt urmatoarele:

1. Produse critice: medicamentele din trusele de urgenta, combustibil;

2. Servicii critice: asigurarea furnizarii de catre prestatori externi de servicii medicale de urgenta,
respectiv contract de prestari servicii cu Serviciul Judetean de Ambulanta.

6.2. Planificarea operatiunilor si actiunilor in cazuri exceptionale

Procesul de aprovizionare serviciilor si produselor critice in situatii exceptionale se face in baza
unui referat de urgenta intocmit de compartimentul in care apare situatia exceptionala (cu risc vital al
pacientului). In cazul in care apar astfel de situatii se va apela mai intai la stocurile minime, special
constituite si in acelas timp se va continua procesul de aprovizionare.

6.3. Modul de actiune in cazurile exceptionale

Masurile adoptate de catre unitatea sanitara sanatoriala pentru situatiile exceptionale vor fi :
 Informarea pe canalele de urgenta a starii de fapt pentru a primi sprijin in restabilirea situatiei
normale;
 Mobilizarea personalului unitatii sanitara sanatoriale in vederea aplicarii de actiuni in limitele
competentelor acestuia;
 Gestionarea cazurilor medicale ivite ca urmare a unor situatii de catastrofa (accidente colective
de munca, incendii, furtuni, cutremure) se va realiza de catre directorul medical in functie de
numarul cazurilor, in limita competentelor, prin acordarea sprijinului material (medicamente,
materiale sanitare ) si uman ( asistente si medici) unitar cu cel al fortelor locale (regionale) de
combatere a dezastrelor in limita stocurilor disponibile pana la restabilirea starii de normalitate;
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 25
Ed:1/
MONITORIZAREA ACHIZITIILOR DE Rev:0
08.01.2019
SERVICII SI PRODUSE CRITICE
Pag.8/14 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

 Gestionarea urgentelor majore (stop cardio-respirator, soc anafilactic, soc hemoragic, alte
suferinte cu risc vital) se realizeaza de catre medicul curant sau personalul medical aflat cel
mai aproape fizic de pacient, prin luarea primelor masuri de stabilizare, astfel :
 Pacientului i se vor acorda toate ingrijirile medicale, in conformitate cu nivelul de
competenta, necesare pentru mentinerea in viata si pentru stabilizarea functiilor vitale
utilizand medicamentele si materialele sanitare (tub de oxigen) aflate in trusa de urgenta
situata in dulapurile cu cifru amplasate pe fiecare etaj al unitatii sanitare ;
 Se va contacta direct Serviciul Judetean de Ambulanta sau Sistemul National Unic pentru
Apeluri de Urgenta pentru preluarea pacientului intr-un serviciu specializat.

Cazurile exceptionale privind aprovizionarea cu produse si servicii critice se monitorizeaza de

catre coordonatorul compartimentului administrativ prin contactarea firmelor care pot asigura livrarea in
regim de urgenta.
Comenzile suplimentare se vor declansa numai dupa o consultare cu conducerea unitatii
sanitare sanatoriale referitor la sustinerea cu resursele financiare necesare si stabilirea cantitatilor
necesare pana la restabilirea starii de normalitate.

6.4. Derularea operatiunilor si actiunilor activitatii

6.4.1. Aprovizionarea produselor critice-
Pentru serviciile si produsele critice coordonatorul compartimentului administrativ, contacteaza
furnizorii si prestatorii de servicii cu 30 zile inainte de expirarea contractelor de achizitie si primeste de
la compartimentul solicitant specificatiile tehnice ale produselor in vederea intocmirii cererii de oferta
pentru produsele necesare.
Asigurarea stocului minim de combustibil constituie o prioritate a compartimentului tehnic.
In ceea ce priveste trusele de urgenta se vor avea in vedere medicamentele, materialele
sanitare aflate pe baremul aprobat astfel incat acestea sa nu lipseasca sau sa aiba perioada de
valabilitate depasita.
Directorul de ingrijiri verifica saptamanal existenta cantitatii de medicamente si materiale
sanitare inscrise in lista baremului cuprins in trusa de urgenta precum si termenul de valabilitate al
acestora.
Pentru completarea materialelor sanitare sau a medicamentelor expirate din trusa de urgenta
se poate apela la stocul de medicamente existent in sala de tratament, pana la inlocuirea acestora intr-
un caz exceptional.
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 25
Ed:1/
MONITORIZAREA ACHIZITIILOR DE Rev:0
08.01.2019
SERVICII SI PRODUSE CRITICE
Pag.9/14 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

Pentru medicamentele si materialele sanitare care urmeaza sa expire, coordonatorul

compartimentului administrativ lanseaza comanda in vederea aprovizionarii cu cel ptuin 2 saptamani
inainte de atingerea duratei de expirare.
Pentru produsele critice, medicamente, materiale sanitare necesare in situatii exceptionale
compartimentul administrativ primeste referat de urgenta emis de coordonatorul compartimentului
functional unde se identifica situatia exceptionala , cu risc vital.
Coordonatorul compartimentului administrativ intocmeste de indata documentele de achizitie
(referat, contract, comanda) pe care le inainteaza managerului pentru fi semnate, dupa care se
transmit furnizorilor si se urmareste derularea acestora pentru a fi livrate cat de urgent este posibil,
pentru situatia exceptionala definita.
6.4.2. Aprovizionarea serviciilor critice
Pentru toate serviciile critice, persoana responsabila cu monitorizarea contractelor (secretar)
comunica coordonatorului compartimentului administrativ cu 30 zile inainte de expiratea contractelor
faptul ca acestea urmeaza sa expire.
Coordonatorul compartimentului administrativ contacteaza furnizorii de servicii in vederea
incheierii unui act aditional de prelungire a valabilitatii contractului sau contacteaza un alt furnizor cu
respectarea procedurii operationale PO-AD-02.

6.5. Resurse necesare

Resurse materiale: Hartie, imprimanta, toner, PC.
Resurse umane: Personalul medical si nemedical din CBR-CAA
Resurse financiare :Sume prevăzute în bugetul unitatii sanitare sanatoriale.

7.0. Modul de lucru

Monitorizarea, masurarea, analiza si evaluarea
Responsabilul Managementului Calitatii determina :
 metodele de monitorizare si evaluare astfel incat rezultatele obtinute sa fie de incredere
 monitorizarea cerintelor de conformare si reglementare
 evaluarea riscurilor neadaptarii la noile cerinte rezultate in urma analizei lunare;
 rezultatele se vor inregistra intr-un raport de analiza a gradului de concordanta cu celelalte
proceduri ale CBR.
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 25
Ed:1/
MONITORIZAREA ACHIZITIILOR DE Rev:0
08.01.2019
SERVICII SI PRODUSE CRITICE
Pag.10/14 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

8.0. Responsabilitati
8.1. Managerul:
 aproba Lista serviciilor si produselor critice
8.2. Coordonatorul Compartimentului Administrativ
 selecteaza furnizorii de produse;
 Lanseaza comenzi;
 Organizeaza modalitatile de achizitie
 Urmareste aprovizionarea de servicii si produse critice
 Intocmeste contracte de prestari servicii si achizitie produse
 Identifica serviciile si produsele critice
8.2. Coordonatorii compartimentelor functionale:
 coordoneaza activitatea de monitorizare a performantelor furnizorilor
 participa la efectuarea receptiei materialelor si serviciilor al caror beneficiar direct sunt.
 Monitorizeaza stocurile de produse si solicita managerului aprobarea in vederea aprovizionarii
de servicii si materiale pentru asigurarea stocurilor minime ;
 Identifica serviciile si produsele critice necesare activitatii compartimentului pe care il
coordoneaza.
8.3. Gestionarii
 verifica la receptie existenta documentelor si certificatelor produselor aprovizionate si
trasabilitatea acestora la produse ;
 verifica parametrii tehnico-calitativi ai produselor aprovizionate folosindu-se de standare,
 norme interne, instructiuni de lucru in vederea stabilirii daca sunt la nivelul parametrilor din
comenzi;
 Izoleaza produsele neconforme, pana la returnarea sau distrugerea acestora; mentine legatura
cu furnizorii pina la clarificarea tuturor problemelor legate de produsele aprovizionate;
 anunta furnizorul la aparitia neconformitatilor la produsele aprovizionate;
 intocmeste documente pentru: refuz la plata, returnare, chemarea furnizorului pentru remediere;
actualizeaza Lista furnizorilor in functiei de rezultatele receptiei cat si alistei produselor
considerate critice in cadrul unitatii sanitare sanatoriale.

8.4. Responsabilul cu monitorizarea contractelor

 comunica coordonatorului compartimentului administrativ cu 30 zile inainte de expiratea
contractelor faptul ca acestea urmeaza sa expire.
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 25
Ed:1/
MONITORIZAREA ACHIZITIILOR DE Rev:0
08.01.2019
SERVICII SI PRODUSE CRITICE
Pag.11/14 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

5. FORMULAR DE ANALIZA SI VALIDARE A PROCEDURII

F-PO-Ad-25.05
Pentru evitarea situatiilor in care procedura poate deveni neaplicabila, pentru eliminarea
confuziei responsabilitatilor si pentru eliminarea unor potentiale erori in procesul de implementare
compartimentele implicate in aplicarea procedurii, anterior intrarii in vigoare, si-au exprimat punctul de
vedere, astfel :

Nr. compartiment Conducator Aviz Aviz semnatura data

crt compartiment favorabil nefavorabilv
nume si prenume
1. BMCSM Stefanescu Adrian Da 8.01.2019
2. Departament Mihai Mihaela Da 8.01.2019
medical
3. Departament Padurariu Mihaela Da 8.01.2019
medical
4. Compartiment Badea Maria Da 8.01.2019
economic
Serviciu Cazare Batinas Irina Da 8.01.2019
Compartiment Condrea Puiu Da 8.01.2019
tehnic Gabriel
Departament Hasoti Tudora Da 8.01.2019
curatenie –
spalatorie
Departament Haidau Daniela Da 8.01.2019
bloc alimentar
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 25
Ed:1/
MONITORIZAREA ACHIZITIILOR DE Rev:0
08.01.2019
SERVICII SI PRODUSE CRITICE
Pag.12/14 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

6. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

F-PO-AD-25.06
Nr. Compartiment Nume si prenume Data Data intrarii Semnatura
crt. primirii in vigoare
1.
2.

3.

4.

5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

14.
15.

16.
17.

18.
19.

20.
21.
22.
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 25
Ed:1/
MONITORIZAREA ACHIZITIILOR DE Rev:0
08.01.2019
SERVICII SI PRODUSE CRITICE
Pag.13/14 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

7. VALORIFICAREA PROCEDURII PRIN RAPORT ANUAL DE ANALIZA

F-PO-AD-25.07
Valorificarea rezultatelor activitatii
Procesul de monitorizare a achizitiilor serviciilor si produselor critice este un obiectiv permanent
al structurii functionale analiza acesteia se face anual. Raportul de analiza al monitorizarii serviciilor
critece se transmite conducerii precum si celorlalte parti intereaste
Eficacitatea procesului de monitorizarea contractarii de servicii si produse critice si
aprovizionarii/ furnizarii de servicii si produse critice in situatii exeptionale,cu risc vital, a pacientilor
internati in cadrul unitatii sanitare sanatoriale, consta in asigurarea permanenta, fara intreruperi in toate
situatiile de urgenta posibile.

Eficienta procesului este determinta de urmatoarele ponderi:

a. ponderea serviciilor in termen de valabilitate pentru produse/servicii critice =
Nr contracte derulate in termen de valabilitate per numar total de contracte pentru
produse/servicii critice pe an x 100
b. ponderea achizitiilor pentru servicii/produse critice =
Nr de achizitii pentru servicii/produse critice / Nr total de achizitii pe an x 100

Raportul anual de analiza privind validarea procedurii va fi intocmit conform structurii prezentate
in formularul anexat prezentei proceduri si va fi transmis BMCSM.
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 25
Ed:1/
MONITORIZAREA ACHIZITIILOR DE Rev:0
08.01.2019
SERVICII SI PRODUSE CRITICE
Pag.14/14 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

8. Formulare
F-PO-AD-25.008

Nr.crt Cod formular Denumire formular

1 F-PO-AD-25-1 Lista produselor si serviciilor considerate critice in cadrul CBR
2 F-PO-AD-25-2 Raport anual de analiza privind validarea procedurii de catre
BMCSM pentru implementarea PO – MONITORIZAREA
ACHIZITIILOR DE SERVCII SI PRODUSE CRITICE (PO-
AD-25) in anul ____