speta 774

Cum se concretizează sprijinul acordat, conform legii, de celelalte compartimente

interne din cadrul entității contractante, compartimentului intern specializat în
domeniul achizițiilor, în funcție de specificul și complexitatea obiectului achiziției?

Data publicării: 7 apr. 2020, 11:27:56

Versiune: 1
Raspuns:

Sprijinul acordat în mod obligatoriu, conform legii, compartimentului intern specializat, de către
celelalte compartimente interne ale entității contractante, constă în mod real, fără a se limita la
acestea, în documente asumate, care conțin aspectele precizate la art. 2 alin. (5) din HG nr.
394/2016, necesare respectivului compartiment intern specializat pentru a-și îndeplini atribuțiile
reglementate tot prin norme speciale cuprinse la alin. (3) al aceluiași articol citat în paragraf.

În al doilea rând, în cele ce urmează, vom detalia, vizavi de transmiterea anumitor documente
esențiale din circuitul intern și/sau extern al entității contractante, aferente unui proces de achiziție
sectorială, modul de aplicare a prevederilor alin. (4) și alin. (5) din HG nr. 394/2016.

Referatul de necesitate care se transmite căre compartimentul intern specializat conform art. 2 alin.
(5) lit. a) din HG nr. 394/2016, este un document intern emis de fiecare compartiment
(compartiment de specialitate beneficiar – n.n.) din cadrul entităţii contractante în ultimul trimestru
al anului în curs pentru anul viitor, care cuprinde necesităţile de produse, servicii şi lucrări
identificate, precum şi preţul unitar/total al necesităţilor.

De asemenea, compartimentul de specialitate beneficiar care a transmis acest referat va notifica în

timp util compartimentul intern specializat în achiziții, ori de câte ori referatul de necesitate va
suporta modificări în mod necesar, cu privire la respectivele notificări, astfel încât compartimentul
intern specializat în achiziții să poată întreprinde toate diligenţele necesare realizării achiziţiei (art.
3 alin. (3) din HG nr. 394/2016 – n.n.).

Totodată, în vederea elaborării sau, după caz, în vederea coordonării elaborării caietului de
sarcini/documentului descriptiv, compartimentul intern specializat în achiziții va fi sprijinit de către
compartimentul beneficiar, în baza art. 2 alin. (3) lit. c) și alin. (5) lit. a) și b) din HG nr. 394/2016.

În exercitatea acestui sprijin se vor utiliza date de intrare care provin din următoarele documente
transmise de compartimentul beneficiar al achiziției, dar fără a se limita la:

 referatul de necesitate sau ulterior transmiterii acestuia, cu scopul planificării portofoliului

de achiziții sectoriale și care pot lua inclusiv forma caietului de sarcini/documentului
descriptiv;
 referatul de necesitate, sub formă de informații privind parametrii cerinţelor care trebuie
incluşi în caietul de sarcini/documentaţia descriptivă care urmează să fie elaborată;

Este evident că una din responsabilitățile compartimentului de specialitate beneficiar este ca,
ulterior semnării contractului de achiziție sectorială, care are la anexe și caietul de
sarcini/documentul descriptiv, este aceea de a monitoriza execuția contractelor respective și
ulterior, ca o consecință, să transmită către compartimentul intern specializat, în baza art. 2 alin.
(5) lit. e) și f) din HG nr. 394/2016, informarea justificată cu privire la eventualele modificări
intervenite în execuţia contractelor sectoriale/acordurilor-cadru, care cuprinde cauza, motivele şi
oportunitatea modificărilor propuse precum și documentul constatator privind modul de îndeplinire a
clauzelor contractuale.

Un alt aspect important de clarificat este cel legat de suportul acordat pentru compartimentul intern
specializat în achiziții, de către compartimentul de specialitate în domeniul juridic. Astfel, în
baza art. 2 alin. (3) lit. b) și c), alin. (5) lit. a) și art. 9 alin. (4) lit. c) și d) din HG 394/2016,
transmiterea și, implicit, asumarea modelului de contract, către/de către compartimentul intern
specializat în achiziții ar trebui să se facă de către compartimentul de specialitate în domeniul
juridic, rolul primului compartiment fiind cel de elaborare sau, după caz, de coordonare a activității
de elaborare a documentaţiei de atribuire, cu sprijinul de specialitate al celorlalte compartimente
interne, având în vedere specificul şi complexitatea obiectului achiziţiei.

Foarte important de subliniat este faptul că, potrivit art. 9 alin. (1) din HG nr. 394/2016, „(1) Etapa
de planificare/pregătire a unui proces de achiziţie publică se iniţiază prin identificarea
necesităţilor şi elaborarea referatelor de necesitate şi se încheie cu aprobarea de către
conducătorul entităţii contractante/unităţii de achiziţii centralizate a documentaţiei de atribuire,
inclusiv a documentelor-suport, şi, după caz, a strategiei de contractare pentru procedura
respectivă.”

În ceea ce privește semnarea contractului de achiziție sectorială este evident că aceasta nu este
atribuția compartimentului intern specializat în achiziții, care are alte atribuții reglementate de
lege, după cum precizam anterior, și nici a membrilor comisiei de evaluare care, conform art. 133
alin. (1) din HG nr. 394/2016, au alte atribuții (ultima fiind înaintarea raportului procedurii spre
aprobare – n.n.), asumarea semnării acestui act juridic fiind în sarcina ordonatorului de credite, în
baza raportului procedurii de atribuire care îi este transmis, după cum precizam anterior, spre
aprobare (art. 133 alin. (2) din HG nr. 394/2016 – n.n.), acesta fiind răspunzător pentru dispunerea
şi aprobarea de operaţiuni, în condițiile legii.

În aceste condiții, ar trebui ca actul juridic care se va semna de către ordonatorul de credite să aibă
și avizul de specialitate al compartimentului juridic, acesta fiind tot un sprijin pentru
compartimentul intern specializat în achiziții, în sensul prevederilor art. 2 alin. (4) și alin. (5) din
HG nr. 394/2016, în vederea constituirii şi păstrării dosarului achiziţiei sectoriale (art. 2 alin. (3) lit.
g) din HG 394/2016 – n.n.), dat fiind că, potrivit art. 154 lit. p) din cadrul aceluiași act normativ -
„Dosarul achiziţiei sectoriale trebuie să cuprindă documentele întocmite/primite de entitatea
contractantă în cadrul procedurii de atribuire, cum ar fi, dar fără a se limita la următoarele: ... p)
contractul sectorial/acordul-cadru, semnate, şi, după caz, actele adiţionale; (...)”.