Tema 2 - ETAPA I - Planificare/pregătire inclusiv consultarea pieței

(prima parte a Temei 2)

Etapele procesului de achiziţie publică sunt:

I. Planificare/pregătire inclusiv consultarea pieței
II. Organizarea procedurii și atribuirea contractului/acordului cadru
III. Postatribuire contract/acord cadru, respectiv executarea și monitorizarea

Pentru atingerea scopului declarat al Legii nr. 98/ 2016, respectiv realizarea de achiziții în
condiții de eficiență economică și socială, la nivel de autoritate contractantă, procesului de
achiziții publice i se adaugă o a 4-a etapă: etapa de analiză și evaluare a performanței, la
finalul celei de-a 3-a inclusă în legislația privind achizițiile publice (H.G. nr. 395/ 2016). Această
etapă este necesară în vederea îmbunatățirii continue a proceselor de achiziție la nivel de
autoritate contractantă, ca urmare a controlului managerial al performanței.

În domeniul achiziţiilor publice funcţiei de previziune i se circumscriu două mari şi

importante activităţi, acestea reprezentând elementul „punerii în mişcare” a mecanismului
funcţional al A.C., al începutul procesului de achiziţie publică, început care se bazează, într-o
mare măsură pe informaţii din trecut (din activitatea precedentă) dar este orientat spre viitor, spre
cerinţele ce vizează o perioadă viitoare a A.C., legate de resursele materiale şi financiare,
necesare funcţionării corespunzătoare a acesteia.
Se circumscriu funcției de previziune:
 elaborarea strategiei anuale de achiziție și a programului anual de achiziţii
publice
 elaborarea şi publicarea anunţului de intenţie

ETAPA I - Planificare/pregătire inclusiv consultarea pieței

„Planificarea procesului de achiziții este crucială. Nerealizarea adecvată a acesteia determină

erori și probleme în etapa de derulare a procedurii de atribuire și în implementarea
contractului.

Planificarea defectuoasă și nerealistă produce efecte cum ar fi (dar fara a se limita la):

1. Generarea de situații care ar putea determina anularea procedurii ca urmare a întrebărilor/

solicitărilor de clarificări venite din partea operatorilor economici - în etapa de pregătire a
ofertelor, după lansarea procedurii;
2. Obținerea unui număr insuficient de oferte pentru a putea fi asigurată o competiție reală
sau obținerea unor oferte de slabă calitate – în etapa de evaluare a ofertelor;

1
 3. Stabilirea unor factori de evaluare care, deși sunt corect formulați, nu ajută la îndeplinirea
obiectivelor autorităților contractante - în etapa de aplicare a criteriului de atribuire.

În achiziții publice, NU funcționează abordarea „văzând și făcând”, întrucât autoritatea

contractantă are obligația de a realiza achizițiile așa cum ea însăși a propus prin intermediul
documentației de atribuire.

Deși necesită analiză și organizare, atunci când este realizată corect, planificarea procesului de
achiziții aduce cel puțin următoarele beneficii:

1. Reduce incertitudinea - planificarea permite identificarea și stabilirea de măsuri

necesare pentru a obține un rezultat corespunzător;
2. Crește gradul de înțelegere - prin „vizualizarea” procesului și rezultatul contractului,
prin obținerea unei perspective de ansamblu, care sprijină procesul decizional pe toată
perioada procesului de achziție;
3. Crește eficiența - prin determinarea necesarului de resurse și a stabilirii modului în care
se desfășoară activitățile;
4. Facilitează îmbunătățirile și reduce probabilitatea încălcării prevederilor legislației în
achiziții și a greșelilor;
5. Reduce riscul apariției erorilor pe perioada derulării procedurii și implementării
contractului.

La finalul etapei de planificare a unui proces de achiziție trebuie să fie documentatate deciziile
luate în legătură cu informațiile incluse în documentele achiziției.” (Ghid Achizitii Publice,
ANAP)

Etapa „Planificare/ pregătire, inclusiv consultarea pieţei” se iniţiază prin identificarea

necesităţilor şi elaborarea referatelor de necesitate şi se încheie cu aprobarea de către
conducătorul autorităţii contractante/ unităţii de achiziţii centralizate a documentaţiei de
atribuire, inclusiv a documentelor-suport, precum şi a strategiei de contractare pentru procedura
respectivă.

Factorii interesati implicați sunt:

Interni: 

Compartimentele interne ale autorității contractante

Externi (conecși): 

Furnizori de servicii auxiliare achiziției, dacă este cazul - operatori economici care participă la
consultarea pieței organizată în etapa de pregătire a unei proceduri de atribuire, etc.

Planificarea/pregătirea inclusiv consultarea pieței presupune parcurgerea următorilor

pași:

2
 1) Identificarea necesităţii
2) Estimarea valorii
3) Punerea în corespondenţă cu CPV
4) Ierarhizarea necesităţilor
5) Alegerea procedurii
6) Identificarea fondurilor
7) Elaborarea calendarului
8) Definitivarea şi aprobarea planului
9) Dacă se doreşte reducerea termenelor, elaborarea şi transmiterea anunţului de intenţie
10) Aprobarea documentației de atribuire, inclusiv a documentelor suport precum și a
strategiei de contractare pentru procedura respectivă

STRATEGIA ANUALĂ DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ - totalitatea proceselor de achiziţie

publică planificate a fi lansate de o autoritate contractantă pe parcursul unui an bugetar reprezintă
strategia anuală de achiziţie publică la nivelul autorităţii contractante.
 se realizează în ultimul trimestru al anului anterior anului căruia îi corespund
procesele de achiziţie publică cuprinse în aceasta,
 se aprobă de către conducătorul autorităţii contractante.
 se poate modifica/completa ulterior, cu condiția ca modificările/completările să
aibă ca scop acoperirea unor necesităţi ce nu au fost cuprinse iniţial în strategia
anuală de achiziţii publice, introducerea acestora în strategie fiind condiţionată de
identificarea surselor de finanţare.
 utilizează ca informaţii cel puţin următoarele elemente estimative: a) nevoile
identificate la nivel de autoritate contractantă ca fiind necesar a fi satisfăcute ca
rezultat al unui proces de achiziţie, aşa cum rezultă acestea din solicitările
transmise de toate compartimentele din cadrul autorităţii contractante; b) valoarea
estimată a achiziţiei corespunzătoare fiecărei nevoi; c) capacitatea profesională
existentă la nivel de autoritate contractantă pentru derularea unui proces care să
asigure beneficiile anticipate; d) resursele existente la nivel de autoritate
contractantă şi, după caz, necesarul de resurse suplimentare externe, care pot fi
alocate derulării proceselor de achiziţii publice.

În cadrul strategiei anuale de achiziţie publică, autoritatea contractantă are obligaţia de a

elabora programul anual al achiziţiilor publice.

Programul anual al achiziţiilor publice (PAAP) - instrument managerial utilizat pentru

planificarea şi monitorizarea portofoliului de procese de achiziţie la nivel de autoritate
contractantă, pentru planificarea resurselor necesare derulării proceselor şi pentru verificarea
modului de îndeplinire a obiectivelor din strategia locală/regională/naţională de dezvoltare, acolo
unde este aplicabil.

3
  se elaborează pe baza referatelor de necesitate transmise de compartimentele autorităţilor
contractante şi cuprinde totalitatea contractelor de achiziţie publică/acordurilor-cadru pe
care autoritatea contractantă intenţionează să le atribuie în decursul anului următor
 în elaborarea lui se ține cont de: a) necesităţile obiective de produse, servicii şi lucrări; b)
gradul de prioritate a necesităţilor; c) anticipările cu privire la sursele de finanţare ce
urmează a fi identificate.
 după aprobarea bugetului propriu, se actualizează în funcţie de fondurile aprobate.
 trebuie să cuprindă cel puţin informaţii referitoare la:
a) obiectul contractului de achiziţie publică/acordului-cadru;
b) codul vocabularului comun al achiziţiilor publice (CPV);
c) valoarea estimată a contractului/acordului-cadru ce urmează a fi atribuit ca
rezultat al derulării unui proces de achiziţie, exprimată în lei, fără TVA;
d) sursa de finanţare;
e) procedura stabilită pentru derularea procesului de achiziţie;
f) data estimată pentru iniţierea procedurii;
g) data estimată pentru atribuirea contractului;
h) modalitatea de derulare a procedurii de atribuire, respectiv online sau offline.
 după definitivarea lui, autoritatea contractantă are obligaţia de a publica semestrial în
SEAP extrase din acesta, precum şi orice modificări asupra acestora, în termen de 5 zile
lucrătoare, extrase care se referă la: a) contractele/acordurile-cadru de produse şi/sau
servicii a căror valoare estimată este mai mare sau egală cu pragurile b)
contractele/acordurile-cadru de lucrări a căror valoare estimată este mai mare sau egală
cu pragurile
Identificarea necesităţilor
Primul pas în elaborarea programului anual al achiziţiilor publice constă în identificarea
necesităţilor autorităţii contractante pe baza referatelor de oportunitate şi necesitate primite de la
verigile organizatorice.
Referatul de necesitate reprezintă un document intern emis de fiecare compartiment din cadrul
autorităţii contractante în ultimul trimestru al anului în curs pentru anul viitor, care cuprinde
necesităţile de produse, servicii şi lucrări identificate, precum şi preţul unitar/total al
necesităţilor. Prin excepţie, în cazul în care necesitatea nu este previzibilă sau nu poate fi
identificată în ultimul trimestru al anului în curs pentru anul următor, referatele de necesitate pot
fi elaborate la momentul identificării necesităţii.
Ori de câte ori este necesar, referatul de necesitate poate fi modificat, cu următoarele condiţii:
a) modificarea să se realizeze înainte de iniţierea procedurii de atribuire, cu luarea în considerare,
dacă este cazul, a timpului necesar modificării programului anual al achiziţiilor publice şi
aprobării
b) compartimentul intern specializat în domeniul achiziţiilor publice să fie notificat în timp util
cu privire la modificarea respectivă, astfel încât să poată întreprinde toate diligenţele necesare
realizării achiziţiei.

4
 ! Referatul de necesitate nu trebuie confundat cu bonul de consum care intervine după ce
achiziţia a fost finalizată
Pentru justificarea necesităţii unei achiziţii trebuie luate în considerare atât obiectivele,
beneficiile ce pot fi atinse, cât şi costurile pe întreaga durată de viaţă a produselor, lucrărilor sau
serviciilor.
Costurile pe întreaga durată de viaţă trebuie în vedere atât în etapa de elaborare a
specificaţiilor tehnice cât şi în celelalte etape cheie ale procesului de achiziţie publică, respectiv
cea de identificare a nevoii, precum şi la stabilirea criteriului de atribuire şi a factorilor de
evaluare utilizaţi.
Costurile care pot apărea pe întreaga durată sunt:
- costuri de achiziţie (intrare în patrimoniu) – preţul iniţial de cumpărare, costurile de
instalare şi costurile de transport
- costuri de operare – consumul de energie, costurile de întreţinere, costurile de personal,
costurile de training, primele de asigurare, taxele de mediu, costurile indirecte
- costuri de îndepărtare a deşeurilor – costurile de curăţenie a obiectivului, costurile de
colectare a deşeurilor, costurile de reciclare
în funcţie de suma costurilor pe întreg ciclul de viaţă se poate lua decizia dacă o anumită
achiziţie este sau nu fezabilă şi sustenabilă financiar.
Ţinând seama de aceste aspecte, la nivelul compartimentului de achiziţii se va stabili care
este necesarul de aprovizionat pentru anul de plan (pentru care se fac previziuni) şi distribuţia
acestuia în funcţie de priorităţi, de momentul când este necesar a se consuma la nivelul instituţiei
publice, pentru derularea corespunzătoare a tuturor activităţilor de la nivelul acesteia. În
elaborarea planului trebuie să se ţină seama şi de dezvoltarea unui cadru „motivaţional” în
vederea creşterii eficienţei utilizării resurselor materiale, să se reflecte oportunităţile create pe
piaţa furnizorilor sau în gestiunea stocurilor, să se asigure continuitatea activităţilor curente şi ale
instituţiei, etc.
Elaborarea unui plan de asigurare materială trebuie să garanteze asigurarea unui echilibru
între nevoile de aprovizionare (de consum) ale autorităţii contractante şi sursele de acoperire a
acestor nevoi.
În cadrul întreprinderilor (publice sau private) nevoile pot fi propriu-zise sau de asigurare
a continuităţii iar, în acelaşi mod, şi sursele de acoperire a acestora pot fi interne (de ex. stocuri)
şi externe, provenind de la terţi.
Indicatorii cu care se operează în stabilirea necesarului de aprovizionat pot fi:
- Necesar standard de consum (Nc) – cantitatea ce se apreciază că va fi efectiv
consumată într-un an de plan; acest necesar va depinde întotdeauna de volumul de
activitate (Q) şi de consumul standard pe unitatea de consum sau norma de
consum specific (nc);
- Stoc final (Sf) – cantitatea apreciată că va rămâne neconsumată la sfârşitul anului
de plan, cu rolul asigurării continuităţii consumului pentru începutul următoarei
perioade de planificare; se poate stabili nivelul acestuia la nivelul unui stoc de

5
 siguranţă, de rezervă (Ss.) sau la nivelul stocului de producţie (Sp), după cum
doreşte întreprinderea să aibă o siguranţă mai mică sau mai mare;
- Stoc iniţial (Si) – cantitatea existentă sau previzionată a exista la începutul anului
de referinţă şi poate fi fundamentat ca stoc efectiv (prin inventariere) sau stoc
previzionat, în funcţie de nivelul efectiv al stocului la un moment dat (Sex),
corectat cu intrările (I) şi consumurile aşteptate a se materializa în următoarea
perioadă de timp, până la începerea noii perioade de plan:
Si=Sex+I-C
- Resursele interne – a doua sursă internă de acoperire a nevoilor reprezentate de
cantitatea recuperată ce poate fi refolosită )ex. reproiectarea produselor duce la un
excedent de resurse);
- Necesarul de aprovizionat (NA) - cantitatea de resurse, provenită de la terţi, care
va constitui obiectul contractelor de achiziţie:
NA=(Nc+Sf)-(Si+Ri).
În fundamentarea necesităţilor pot fi utilizate diverse metode pe care le regăsim în
literatura de specialitate sub diverse denumiri şi care ne ajută să stabilim cât mai aproape de
exactitate cantităţile de aprovizionat din fiecare categorie de resursă. Dintre acestea aminitim:
1. Metoda calculului direct se bazează pe cunoaşterea producţiei fizice programate (Qp) şi
pe normele de consum specific de aprovizionare (nc), cu motivare tehnico-economică, şi
conduce la determinarea unei mărimi reale pentru indicatorul „necesarul propriu-zis de
materiale” (necesarul de aprovizionat, necesarul planificat - Npl), după următoarea
formulă:
Npl = Qp x nc
Când pentru mai multe tipuri de produse, sortimente se foloseşte aceeaşi resursă formula
este:
Npl = Σ Qpi x nci,
unde “i” este numărul de tipuri de produse ce folosesc aceeaşi resursă.
 În situaţia în care există o producţie importantă neterminată,
Npl = Σ Qpi x nci (1+Ki) sau Npl = Σ [Qpi + (Sfpni – Sipni)] x nci
În care, Ki – creşterea sau descreşterea producţiei neterminate
Sfpni−Sipni
Ki=
Pmi
Sfpni, Sipni – stocul de producţie neterminată la sfârşitul, respectiv începutul perioadei
de plan;
Pmi – producţia valorică din activitatea “i”
 În cazul produselor care necesită ciclu lung de fabricaţie
Npl = Σ Qpi x nci x Kf,
În care Kf – coeficient de finisare tehnică,
12
Ki=
Dc
Dc – durata ciclului de producţie >12 luni (1 an)

6
2. Metoda pe baza realizărilor presupune fundamentarea necesarului de aprovizionat
(planificat) pornindu-se de la consumul efectiv realizat în perioada anterioară, corectat cu
modificarea volumului de activitate – dinamica producţiei (creştere sau descreştere a
acestuia) dar şi cu alte influenţe previzionate a se repercuta asupra nivelului consumului
din resursa respectivă în anul de plan:
Q1 100+ K
Npl=Co+ x
Q0 100
În care, Co – consumul efectiv pentru volumul de activitate Q0
Q1 – volumul de activitate planificat
K – coefficient ce caracterizează alte influenţe asupra consumului
3. Metoda sortimentului tip constă în calculul unei norme de consum tip, pe baza unei
norme de consum medii, scop în care se determină mai întîi sortimentul tip, respective
acel sortiment a cărui normă de consum specific este cea mai apropiată de norma de
consum medie ponderată, calculată pentru întreaga gamă de sortimente, necesarul de
planificat calculându-se cu ajutorul relaţiei:
Npl = Σ Qpi x ncti,
în care Q – volumul total de activitate
ncti – consumul standard al sortimentului tip
ncixp(nci)
nctim=
100
p(nci) – probabilitatea de a avea consumul standard “nci”

4. Metoda pe şarje se utilizează în industria siderurgică, cea chimică, a materialelor de

construcţii etc., deci în procesele de producţie în care mai multe materiale participă
"simultan" şi în proporţii diferite la fabricarea unui produs corespunzător iar necesarul de
materiale se determină în trei etape:
- se stabileşte "volumul de material bun turnat" (volumul de produs finit bun turnat,
Mbt),folosind relaţia:
Mbt = Σ Qi x gbi,
în care: Qi = volumul de producţie pentru produsul prevăzut pentru realizare,
exprimat în unităţi fizice; gbi = greutatea brută a unei piese, produs i.
- se determină "necesarul global pe şarjă" (Ngş) cu ajutorul următoarei formule de
calcul:
Mbt
Ng=
K
în care k reprezintă proporţia în care se obţine "produsul finit bun" din volumul
şarjei; acest necesar mai cuprinde, alături de produsul finit bun, materialele
refolosibile şi pierderile (cum sunt cele prin ardere) care se înregistrează în
fabricaţie;
- se calculează "necesarul" pentru fiecare materie primă ce intră, conform reţetei de
fabricaţie, în volumul global al şarjei, folosind relaţia:

7
 NgxK
Npl=
100
în care K' reprezintă proporţia în care participă fiecare material la formarea
volumului global al şarjei; acest calcul se poate face, după caz, fie la nivelul
fiecărei "şarje" şi apoi pe numărul total al acestora, fie direct pe ansamblul
"producţiei de şarje" estimate pentru obţinere pe întreaga perioadă de gestiune.

5. Metoda prin analogie se foloseşte atunci când nu se cunosc normele de consum specific
ale materialelor şi produselor respective şi din acest motiv se utilizează pentru
determinarea necesarului de aprovizionat normele de consum specific ale altor produse
analoage, asemănătoare, conform relaţiei:
Npl = Q x nca x K
în care nca reprezintă norma de consum specific de aprovizionare pentru produsul
respectiv la produsul analog iar K coeficientul de corecţie ce reflect deosebirile existente
între cele două tipuri de produse (de greutate, de mărime, complexitate, etc.).