PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 27

Ed:1/
NECESARUL MINIM DE Rev:0
10.01.2019
PERSONAL
Pag.1/15 Ex.nr.:
COMPLEX BALNEAR SI DE RECUPERARE CAA

APROBAT
MANAGER
SEPTIMIU BOURCEANU

PROCEDURA OPERATIONALA
NECESARUL MINIM DE PERSONAL

F-PS-AD-27.01

AVIZAT JURIDIC,
SCPA CRISTEA SI ASOCIATII

Numele şi Elaborat Verificat Data aprobarii

prenumele: Badea Maria Stefanescu Adrian
Responsabil 10.01.2019
Functia Director economic
Managementul Calitatii
Semnătura:
Data: 10.01.2019 10.01.2019
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 27
Ed:1/
NECESARUL MINIM DE Rev:0
10.01.2019
PERSONAL
Pag.2/15 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

2. CUPRINS
F-PS-AD-27.02

1 F-PS-AD-27.01 Pagina de garda 1

2 F-PS-AD-27.02 Pagina de cuprins 2
3 F-PS-AD-27.03 Formular evidenta modificari 3
4 F-PS-AD-27.04 Continutul procedurii 4-10
5 F-PS-AD-27.05 Formular de analiza si validarea procedurii 11
6 F-PS-AD-27.06 Lista de difuzare a procedurii 12
7 F-PS-AD-27.07 Valorificarea procedurii prin raport anual de 13
analiza
8 F-PS-AD-27.08 Formulare 14
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 27
Ed:1/
Rev:0
NECESARUL MINIM DE PERSONAL 10.01.2019
Pag.3/15 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

3. FORMULAR DE EVIDENTA A MODIFICARILOR

F-PO-AD-27.03

Nr.crt. Editia Data Revizia Data Pagina Descriere Functia/

editiei reviziei modificare Numele/ S
1 1 10.01.2019 RMC/
Stefanescu
Adrian
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 27
Ed:1/
Rev:0
NECESARUL MINIM DE PERSONAL 10.01.2019
Pag.4/15 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

4. CONTINUTUL PROCEDURII
F-PO-Ad-27.04

1.0. Scop
1.1. Procedura asigura stabilirea necesarului minim de personal care asigura si
garanteaza siguranta continuitatii asistentei medicale in cadrul CBR conform prevederilor de
normare a personalului angajat al structurilor unitatii;
1.2 Asigură continuitatea activităţii, inclusiv continuitatea actului medical, în condiţii
normale dar şi de fluctuaţie a personalului.

2.0 Riscul asociat

2.1. Riscul de a nu asigura continuitatea actului medical, prin lipsa personalului in
conformitate cu necesarul de personal aprobat.
2.2. Riscul de a nu putea distribui personalul medical in functie de nevoile imediate de
ingrijire;

3.0. Domeniul de aplicare

3.1 Procedura se aplica: tuturor structurilor functionale din cadrul CBR
3.2.Activitatea procedurata consta in descrierea etapelor privind organizarea activitatii si
responsabilitatile structurilor functionale in ceea ce priveste stabilirea minimului de personal in
cadrul unitatii sanitare sanatoriale.

4. 0. Documente de referinta
4.1 Legea 95/2006 privind reforma in domeniul sanatatii, cu modificarile si completarile ulterioare
4.2 Ordin nr.1224/2010 privind aprobarea normativelor de personal pentru asistenta medicala
spitaliceasca, precum si pentru modificarea si completarea Ordinului ministrului sanatatii
publice nr.1778/2006 privind aprobarea normativelor de personal
4.3 Ordin nr.1.101/2016 privind aprobarea Normelor de supraveghere, prevenire si limitare a
infectiilor asociate asistentei medicale in unitatile sanitare
4.4 Ordinul nr.600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entitătilor publice.
4.5 Ordinul 975/2012 privind organizarea structurii de management al calităţii serviciilor medicale în
cadrul unităţilor sanitare cu paturi din reţeaua Ministerului Sănătăţii şi a autorităţilor
administraţiei publice locale;
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 27
Ed:1/
Rev:0
NECESARUL MINIM DE PERSONAL 10.01.2019
Pag.5/15 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

4.6 Ordinul nr. 446/2017 privind aprobarea Standardelor, Procedurii și metodologiei de evaluare și
acreditare a spitalelor;
4.7 Ordinul nr. 639/2016 pentru aprobarea Metodologiei de monitorizare a unităţilor sanitare
acreditate referitoare la siguranta pacientului.
4.8 Regulamentul de organizare si functionare al CBR
4.9 Regulamentul intern al CBR.

5.0 . Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati

5.1. Definitii

Nr.crt. Termenul Definitia si/sau, dacă este cazul, actul care defineste termenul
1 Procedura operationala Procedura care descrie o activitate sau un proces care se
desfasoara la nivelul unuia sau mai multor compartimente din
cadrul CBR.
2 Editie a unei proceduri Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri
operationale, aprobata si difuzata
3 Revizia in cadrul unei Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele asemenea,
editii dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a
procedurii oparationale, actiuni care au fost aprobate si difuzate
4 Activitatea procedurabila Totalitatea atributiilor de o anumita natura care determina procese
de munca cu un grad de complexitate si omogenitate ridicat, pentru
care se pot stabili reguli si metode de lucru general valabile in
vederea indeplinirii, in conditii de regularitate, eficacitate,
economicitate si eficienta a obiectivelor compartimentelor CBR.
5 Control Ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,
intern/managerial inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu
obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea
asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi
eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice,
metodele şi procedurile. Sintagma “control intern/managerial”
subliniază responsabilitatea tuturor nivelurilor ierarhice pentru
ţinerea sub control a tuturor proceselor interne desfăşurate pentru
realizarea obiectivelor generale şi a celor specifice.
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 27
Ed:1/
Rev:0
NECESARUL MINIM DE PERSONAL 10.01.2019
Pag.6/15 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

5.2 Abrevieri
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ANMCS Autoritatea Națională de Management al Calității în Sănătate
2. BMCSM Birou Managementul Calitatii Serviciilor Medicale
3. CA Compartiment Administrativ
4. CBR Complex Balnear si de Recuperare CAA SRL
5. CCA Compartiment Casierie
6. CCO Cabinet Consultatii
7. CDA Compartiment Depozit Alimente
8. CE Compartiment Economic
9. CIAMM Compartiment Prevenire Infectii Asociate
10. CNP Cod numeric personal
11. CPDCP Compartiment Protectia Datelor cu Caracter Personal
12. CRU Compartiment Resurse Umane
13. CS Compartiment Spalatorie
14. CSAA Compartiment Secretariat/Arhiva/Autorizari
15. CT Compartiment Tehnic
16. DBA Departament Bloc Alimentar
17. DCS Departament Curatenie Spalatorie
18. DM Departament Medical
19. E Elaborare
20. FOCG Foaia de observatie clinica generala
21. LRMFB Laborator Recuperare Medicina Fizica si Balneologie
22. MS Ministerul Sanataii
23. PO Procedură operationala
24. SB Serviciu Bucatarie
25. SB/R Serviciu Bar/Restaurant
26. SC Serviciu Cazare
27. SÎSC Serviciu Ingrijitori Spatii Cazare
28. SÎSCIE Serviciu Ingrijitori Spatii Comune Interior Exterior
29. SRMFB Sectie Sanatoriala Medicina Fizica si Balneologie
30. ST Sala Tratament
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 27
Ed:1/
Rev:0
NECESARUL MINIM DE PERSONAL 10.01.2019
Pag.7/15 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

31. V Verificare
6.0 . Descrierea procedurii
6.1. Generalitati
 Incadrarea personalului in cadrul CBR are in vedere necesarul stabilit conform prevederilor
legale in vederea acordarii unor servicii medicale care asigura si garanteaza continuitatea
asistentei medicale;
 Responsabilul pe resurse umane intocmeste un referat cu propunerea privind numarul de posturi,
pe categorii de personal, intre limita minima si maxima prevazuta de legislatia in vigoare, cu
incadrarea in cheltuielile de personal aprobate ca limita maxima prin bugetul anual de venituri si
cheltuieli;
 Managerul are obligatia ocuparii posturilor vacante si temporar vacante respectand incadrarea in
cheltuielile de personal aprobate in bugetul de venituri si cheltuieli;
 Normarea posturilor de personal în cadrul CBR se face pe baza criteriilor de normare aprobate
pe locuri de muncă: secţie, compartimente, laboratoare, cabinete medicale etc.;
 Normarea posturilor fixe generale se face pe total unitate, iar repartizarea posturilor pe categorii
de personal, pentru locurile de muncă incluse la posturi fixe generale, se face în raport cu
necesităţile concrete ale CBR;
 Numărul de posturi se stabileşte în număr întreg cu două zecimale. Fracţiunile de la 0,01 la 0,50
se neglijează, iar cele de la 0,51 la 0,99 se întregesc la un post la nivelul fiecărei poziţii din
normativ.
 Pentru locurile de muncă şi categoriile de personal unde nu se justifică utilizarea unui post cu
normă întreagă, respectiv cadru tehnic cu atributii PSI, medic specialist epidemiolog,
compartimentul resurse umane va propune normarea cu o fracţiune de normă.
 Avand in vedere faptul ca activitatea se desfăşoară inclusiv in zilele de repaus saptamanal,
sărbători legale şi în celelalte zile în care, potrivit dispoziţiilor legale, nu se lucrează, precum şi pe
perioada concediului de odihnă, în situaţia în care personalul determinat conform criteriilor de
normare este insuficient, se determina un număr suplimentar de posturi, pentru fiecare loc de
muncă, astfel:
a) acoperirea repausului săptămânal în cursul anului pentru 3 persoane 3 x 2 x 52 = 312 zile
b) acoperirea concediilor de odihnă 3 x 25 = 75 zile
c) acoperirea sărbătorilor legale 3 x 9 = 27 zile
────────────────
TOTAL zile de efectuat 414 zile
Numărul mediu de zile lucrătoare dintr-un an este de 21,25 x 12 = 255.
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 27
Ed:1/
Rev:0
NECESARUL MINIM DE PERSONAL 10.01.2019
Pag.8/15 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

Numărul suplimentar de posturi se determină împărţind fondul de timp determinat

suplimentar (414 zile) la numărul mediu de zile lucrătoare dintr-un an (255 zile), 414 : 255 = 1,6
posturi, respectiv 2 posturi.
 In cadrul CBR s-au încheiat contracte cu terţi pentru servicii de maintenanta sistem
informatic, servicii SSM, servicii de asistenta juridica, servicii medicale acordate de un
medic psiholog, servicii acordate de personal calificat in comunicare mimico-gestual,
serviciile de pază si acordarea asistentei medicale dupa ora 19, astfel incat aceste
activitati nu intra in procedura de normare.

6.2. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

 Normarea medicilor, personalului sanitar mediu si personal auxiliar sanitar se face conform
Anexei nr. 8 la Ordinul ministrului sanatatii publice nr.1224/2010
 Normarea are in vedere si prevederile Anexei nr. 8.a) la Ordinul ministrului sanatatii publice
nr.1224/2010 referitoare la « CALCULUL
numărului de proceduri pentru bazele de tratament
fizio-electro-termo-balneo-terapie”;
 Normarea personalului medico-sanitar din activitatea de prevenire si control al infectiilor
nosocomiale din unitatile sanitare se face conform Anexei nr. I la Ordinul ministrului sanatatii
publice nr. 1101/2016 privind aprobarea Normelor de supraveghere, prevenire si limitare a
infectiilor asociate asistentei medicale in unitatile sanitare.
 Normarea personalului tehnic, economic, informatic, administrativ si de deservire se
face conform Anexa nr.9 si Anexa nr. 10 din Ordinul nr.1224/2010.

Anual in cadrul compartimentului Resurse umane intocmeste formularul F-PO-AD-01-11

« Raportul cu privire la gradul de ocupare al posturilor », gestionat prin procedura PO-AD-01 « Instruire
, Competente, constientizare » care se inainteaza spre analiza Managerului.
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 27
Ed:1/
Rev:0
NECESARUL MINIM DE PERSONAL 10.01.2019
Pag.9/15 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

6.3. Derularea operatiunilor si actiunilor activitătii

 Normarea stabilita conform legislatiei aplicabile defineste necesarul de personal alocat
conditiilor de functionare pentru asigurarea continuitatii actului medical este intre o limita
minima si maxima constituie un suport pentru planificarea necesarului de personal.
 In cadrul unitatii sanitare sanatoriale, necesarul de personal stabilit si aprobat de catre
Comitetul director a avut in vedere bugetul de venituri si cheltuieli alocat cheltuielilor de
personal, astfel incat acesta sa nu depsaseasca 40% din total cheltuieli.
 In urma analizei a rezultat stat de functii aprobat prin decizie de Comitet Director , care asigura
continuitatea activitatii medicale in bune conditii.
 Redistribuirea este posibila intre structuri prin analiza gradului mediu de dependenta a
pacientului.
Gradul mediu de dependenta este stabilit ca o medie intre scorurile pacientilor la numarul de
pacienti internati.
- Grad mediu < 15 : independent
- Grad mediu 15 – 28 : dependenta moderata
- Grad mediu > 28 : dependenta majora – necesita redistribuire temporara de personal medical
specializat
- Grad mediu 43 – 56 : dependenta totala – necesita terapie intensiva

6.4. Distribuirea personalului functie de nevoile de ingrijire imediate

Situatiile in care este necesara redistribuirea personalului se definesc in situatiile de urgenta in
primul rand atunci cand se agraveaza brusc starea de sanatate a unui pacient internat in cadrul CBR.
Distribuirea personalului se face prin interventia Directorului medical cunoscand competentele
perosnalului medical propriu sau consultand registrul competentelor;
Distribuirea are un caracter temporar si se activeaza doar in cazurile de urgenta definite dupa
cum urmeaza:
o Agravarea starii unui pacient aflat internat;
o Urgenta datorate unor dezastre interne sau externe unitatii sanitare santoriale ,
prevazute in planul C de interventie;
Personalul distribuit va reveni catre responsabilitatile curente dupa depasirea starii de urgenta
constatata;
Compartimentul BMCSM va propune un program de simulare a unor situatii de urgenta pentru a
depista necesarul de instruire potrivit cu gradul de pregatire rezultat in urma simularii.
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 27
Ed:1/
Rev:0
NECESARUL MINIM DE PERSONAL 10.01.2019
Pag.10/15 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

6.5. Resurse necesare

Resurse materiale: Hartie, imprimanta, toner, PC.
Resurse umane: Personalul medical si nemedical din CBR.
Resurse financiare :Sume prevăzute în bugetul unitatii sanitare sanatoriale.

7.0. Modul de lucru

7.1. Responsabilul Managementului Calitatii determina :
 metodele de monitorizare si evaluare astfel incat rezultatele obtinute sa fie de incredere
 monitorizarea cerintelor de conformare si reglementare
 evaluarea riscurilor neadaptarii la noile cerinte rezultate in urma analizei lunare;
 rezultatele se vor inregistra intr-un raport de analiza a gradului de concordanta cu celelalte
proceduri ale CBR.

7.2 Metodele si masurile de corectare

Responsabilul Managementului Calitatii determina :
 modificarea si aplicarea corectiilor in cazul schimbarii proceselor
 implementarea corectiilor prin revizuirea procedurilor ;
 transmite compartimentelor implicate in procedura corectiile care se impun
 planul de masuri pentru conformare in cazul neindeplinirii cerintelor de conformare
reglementate ;
 urmarirea actiunilor intreprinse.

8.0. Responsabilitati
8.1. Managerul:
 Aproba necesarul minim de personal propus de catre compartimentul resurse umane
 Aproba organigrama si statul de functii.
8.2. Coordonatorul Compartimentului Resurse umane :
 Intocmeste raportul cu privire la gradul de ocupare al posturilor
 Inainteaza propuneri de completare a schemei de personal conducerii ;
 Intocmeste organigrama si statul de functii
8.3. Coordonatorii compartimentelor functionale
 Intocmesc referate de necesitate privind incadrarea personalului pentru posturi vacante si ori de
cate ori constata ca pentru asigurarea continuitatii activitatii este necesara suplimentarea
numarului de angajati.
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 27
Ed:1/
Rev:0
NECESARUL MINIM DE PERSONAL 10.01.2019
Pag.11/15 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

5. FORMULAR DE ANALIZA SI VALIDARE A PROCEDURII

F-PO-AD-27.05

Pentru evitarea situatiilor in care procedura poate deveni neaplicabila, pentru eliminarea
confuziei responsabilitatilor si pentru eliminarea unor potentiale erori in procesul de implementare
compartimentele implicate in aplicarea procedurii, anterior intrarii in vigoare, si-au exprimat punctul de
vedere, astfel :

Nr. compartiment Conducator Aviz Aviz semnatura data

crt compartiment nume favorabil nefavorabilv
si prenume
1. BMCSM Stefanescu Adrian Da 8.01.2019
2. Departament medical Mihai Mihaela Da 8.01.2019
3. Departament medical Padurariu Mihaela Da 8.01.2019
4 Compartiment Da 8.01.2019
economic Badea Maria
5 Serviciu cazare Batinas Irina Da 8.01.2019
6 Departament Da 8.01.2019
curatenie - spalatorie Hasoti Tudora
7 Departament bloc Da 8.01.2019
alimentar Haidau Daniela
8 Compartiment tehnic Condrea Puiu Gabriel Da 8.01.2019
9 Resurse umane Abdulgani Costina Da 8.01.2019
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 27
Ed:1/
Rev:0
NECESARUL MINIM DE PERSONAL 10.01.2019
Pag.12/15 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

6. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

F-PO-AD-27.06
Nr. Compartiment Nume si prenume Data Data intrarii Semnatura
crt. primirii in vigoare
1.
2.

3.

4.

5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

14.
15.

16.
17.

18.
19.

20.
21.
22.
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 27
Ed:1/
Rev:0
NECESARUL MINIM DE PERSONAL 10.01.2019
Pag.13/15 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

7. VALORIFICAREA PROCEDURII PRIN RAPORT ANUAL DE ANALIZA

F-PO-AD-27.07

Valorificarea rezultatelor activitatii

Modalitatea de stabilire a necesarului de personal se realizeaza conform cerintelor legale, iar

prezenta procedura este eficace daca este implementata si aplicata de catre cei responsabili de acest
proces.

Verificarea implementarii procedurii se realizeaza prin audit intern, cel putin o data pe an.

In ceea ce priveste eficienta, se exprima prin urmatorul indicator:

1. Gradul de ocupare cu personal al spitalului fata de normativul de personal in vigoare pe
categorii de personal =
Nr.posturi ocupate / nr. Total de posturi conform limitei aprobate x 100.
2. Ponderea instruirilor privind simularea distribuirilor de personal in situatii de urgenta:
Numarul de instruiri realizate/ Numarul de instruiri planificate x 100 [%]

Raportul anual de analiza privind validarea procedurii va fi intocmit conform formularului anexat
prezentei proceduri va fi transmis BMCSM.
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 27
Ed:1/
Rev:0
NECESARUL MINIM DE PERSONAL 10.01.2019
Pag.14/15 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA

8. Formulare
F-PO-AD-27.08

Nr.crt Cod formular Cod formular

1 F-PO-AD-27-1 Raport anual de analiza privind validarea procedurii de catre
BMCSM pentru implementarea PO – NECESARUL MINIM DE
PERSONAL (PO-AD-27) in anul ____
 PROCEDURA OPERATIONALA PO-AD - 27
Ed:1/
Rev:0
NECESARUL MINIM DE PERSONAL 10.01.2019
Pag.15/15 Ex.nr.:
Complex Balnear și de Recuperare CAA