SERVICIUL PUBLIC

JUDETEAN DE PROCEDURA DE SISTEM

ALIMENTARE CU APA SI COD: PS-02
CANALIZARE DAMBOVITA
CONTROLUL INREGISTRARILOR Editia: 1
TARGOVISTE - ROMANIA Exemplar nr:

SERVICIUL PUBLIC JUDETEAN DE ALIMENTARE CU APA SI CANALIZARE

DAMBOVITA

B-dul Carol I, nr. 66

TARGOVISTE, Jud. DAMBOVITA
Tel. 0245/220782; 0245/210818
Fax 0245/220782

Se aproba
DIRECTOR GENERAL,
Ing. ION ADRIAN DICULESCU

Data intrarii in vigoare: 15.11.2006

CONTROLUL INREGISTRARILOR
COD PS- 02
Editie / Revizie : 1 / 0

Nume si prenume Semnatura Data

Elaborat RM: Andreescu Geta 15.11.2006

Verificat Dir. Gen. I.A. 15.11.2006

Diculescu

REVIZIA PAGINII 0 Data: 15.11.2006 Pag 1 din 8

 SERVICIUL PUBLIC
JUDETEAN DE PROCEDURA DE SISTEM
ALIMENTARE CU APA SI COD: PS-02
CANALIZARE DAMBOVITA
CONTROLUL INREGISTRARILOR Editia: 1
TARGOVISTE - ROMANIA Exemplar nr:

1. SCOP

Procedura defineste controlul necesar pentru identificarea, depozitarea, protejarea,

regasirea, durata de pastrare si eliminarea inregistrarilor.

2. DOMENIU DE APLICARE

Procedura se aplica inregistrarilor generate atât de personalul organizatiei cât si de furnizorii

sai; aceste inregistrari apte sa demonstreze conformitatea cu cerintele specificate, precum
si functionarea eficace a SMI.

3. DOCUMENTE DE REFERINTA

 SR – EN ISO 9001 : 2001 “Sisteme de management al calitatii. Cerinte”

 SR EN ISO 14001: 2005 “Sisteme de management de mediu. Cerinte cu ghid de
utilizare”
 OHSAS 18001: 2004 “Sisteme de management al securitatii si sanatatii in munca”

4. DEFINITII SI PRESCURTARI

4.1. Definitii

Conform MMI si:

 SR EN ISO 9000 : 2006 “Sisteme de management al calitatii. Principii

fundamentale si vocabular”
 SR EN ISO 14001: 2005 “Sisteme de management de mediu. Cerinte cu ghid de
utilizare”
 OHSAS 18001: 2004 “Sisteme de management al securitatii si sanatatii in munca”

5. RESPONSABILITATI

5.1 Responsabilitatile pentru emiterea, identificarea, depozitarea, protejarea, usoara

regasire si eliminarea la sfarsitul perioadei de pastrare le revin sefilor de compartimente.

REVIZIA PAGINII 0 Data: 15.11.2006 Pag 2 din 8

 SERVICIUL PUBLIC
JUDETEAN DE PROCEDURA DE SISTEM
ALIMENTARE CU APA SI COD: PS-02
CANALIZARE DAMBOVITA
CONTROLUL INREGISTRARILOR Editia: 1
TARGOVISTE - ROMANIA Exemplar nr:

5.2 Documentele si inregistrarile rezultate din functionarea SMI se pastreaza de catre RM.
5.3 Inregistrarile primite de la furnizori se pastreaza la arhiva compartimentului
aprovizionare.

6. DESCRIEREA PROCEDURII

6.1 Inregistrarile sunt facute pe formulare tipizate a caror evidenta se mentine de catre RM.
6.2 Fiecare compartiment stabileste si mentine inregistrari care furnizeaza dovezi ale
conformitatii produselor/serviciilor cu cerintele specificate si ale functionarii eficace a SMI.
6.3 Inregistrarile necesare pentru demonstrarea conformitatii cu cerintele specificate ale
produsului/serviciului se emit in conformitate cu Planul calitatii. Inregistrarile ce
demonstreaza functionarea eficace a SMI se emit conform procedurilor calitatii si indicatiilor
din formularele tipizate utilizate.
6.4 SMI descris in proceduri stabileste dispozitii privind emiterea controlata a inregistrarilor
care sa asigure ca acestea:
- sunt corect identificate si indexate;
- sunt corect completate si lizibile;
- sunt clare si concise;
- au anexate referinte complete;
- contin toate avizele si aprobarile necesare;
- au implementate toate actiunile corective;
- contin semnaturile persoanelor responsabile cu intocmirea, verificarea si
aprobarea acestora.
6.5 Modificarea inregistrarilor dupa emiterea lor, se poate efectua de catre elaborator,
printr-un document martor.
6.6 Toate inregistrarile se arhiveaza in conditii care permit protectia acestora pe durata
pastrarii precum si prevenirea pierderii lor – spatii de depozitare amenajate corespunzator,
accesul reglementat in spatiul de depozitare. Metodele de indosariere si arhivare au in
considerare identificarea si regasirea usoara a inregistrarilor.
6.7 In documentatia SMI este definita durata de pastrare pentru fiecare tip de inregistrare.
La expirarea perioadei de pastrare, inregistrarile calitatii sunt retrase din arhiva si sunt
distruse.
6.8 RM verifica periodic inregistrarile, in scopul de a aduce imbunatatiri la:
procedurile;
formularele utilizate;
procese, prin analiza rezultatelor obtinute si a neconformitatilor evidentiate.
6.9 In cadrul organizatiei sunt stabilite urmatoarele dispozitii privind accesul la evidenta:
a) reprezentantii autorizati ai clientului si ai tertilor, vor avea acces la inregistrarile
relevante, numai cu aprobarea directorului organizatiei;

REVIZIA PAGINII 0 Data: 15.11.2006 Pag 3 din 8

 SERVICIUL PUBLIC
JUDETEAN DE PROCEDURA DE SISTEM
ALIMENTARE CU APA SI COD: PS-02
CANALIZARE DAMBOVITA
CONTROLUL INREGISTRARILOR Editia: 1
TARGOVISTE - ROMANIA Exemplar nr:

b) inregistrarile nu pot fi scoase in afara organizatiei fara consimtamantul scris al

directorului general.

7. INREGISTRARI

7.1. Inregistrarile ce demonstreaza conformitatea produselor/serviciilor se pastreaza la

compartimentele emitente, pe duratele prevazute in documentele SMI si in legislatia
aplicabila (Legea arhivelor). Anexam evidenta inregistrarilor si a perioadelor de pastrare a
acestora.
7.2. Inregistrarile referitoare la eficacitatea functionarii SMI se pastreaza pe perioadele
indicate in anexa, de catre RM.

Anexa
CATEGORII DE
INREGISTRARI CALITATE, MEDIU, SECURITATE SI SANATATE IN MUNCA

Nr. Perioada de
Denumire inregistrare
crt. păstrare
1. Evidentele proiectelor externe, analizelor si cererilor de
10 ani
modificare ale acestora
2. Evidentele ref. la documentele SMI 5 ani
3. Fise de analiza contractele / comenzile de execuţie a
5 ani
produselor
4. Dosarele de calitate ale produselor 10 ani sau conform
contract
5. Inregistrarile privind competentele si formarea
permanent
personalului angajat
6. Buletine de încercări şi probe asupra materialelor /
10 ani
receptiile produselor aprovizionate
7. Buletin de încercări, probe asupra produselor 10 ani
8. Rapoarte de neconformitate, rapoarte de actiuni
10 ani
corective/preventive
9. Modificări ale documentaţiei tehnice iniţiale a produselor
10 ani
( derogări)

REVIZIA PAGINII 0 Data: 15.11.2006 Pag 4 din 8

 SERVICIUL PUBLIC
JUDETEAN DE PROCEDURA DE SISTEM
ALIMENTARE CU APA SI COD: PS-02
CANALIZARE DAMBOVITA
CONTROLUL INREGISTRARILOR Editia: 1
TARGOVISTE - ROMANIA Exemplar nr:

Nr. Perioada de
Denumire inregistrare
crt. păstrare
10.
3 ani
Rapoarte de audit intern / extern.
11. PV de analiza efectuata de management 5 ani
12. Dosare, procedurile de omologare a produselor sau
permanent
proceselor speciale
13. Certificatele de calitate ale materialelor, produselor
10 ani
aprovizionate
14. Certificatele de calitate şi garanţia pentru produsele 10 ani sau conform
executate contract
15. Registre reclamatii 10 ani
16. Inreg. ref. la monitorizarile si masurarile de mediu si
10 ani
SSM
17. Inreg. ref. la controlul dispozitivelor de masurare si
permanent
monitorizare
18. Rapoarte incidente si accidente de mediu, incidente si
permanent
accidente de munca
19. Inreg. ref. la situatii de urgenta permanent
20. Decizii ale comunicarii externe 10 ani
21. Inregistrari ale cerintelor legale aplicabile 10 ani
22. Inreg. aspectelor semnificative de mediu si ale
rezultatelor identificarii si evaluarii factorilor de risc 10 ani
(SSM)
23. Inregistrarile reuniunilor de mediu si ale comitetului de
5 ani
SSM
24. Informatiile referitoare la performante 10 ani
25. Inreg. referitoare la conformitatea fata de reglementari 10 ani
26. Comunicari cu partile interesate 5 ani

REVIZIA PAGINII 0 Data: 15.11.2006 Pag 5 din 8

 SERVICIUL PUBLIC
JUDETEAN DE PROCEDURA DE SISTEM
ALIMENTARE CU APA SI COD: PS-02
CANALIZARE DAMBOVITA
CONTROLUL INREGISTRARILOR Editia: 1
TARGOVISTE - ROMANIA Exemplar nr:

LISTA DE CONTROL A REVIZIILOR/MODIFICARILOR

Denumire document : Procedura de sistem - ‘’CONTROLUL INREGISTRARILOR‘’

Cod : PS-02

Semnatura pt.
Nr Editia Descrierea Nr. Paginii Data modificarii aprobarea
Crt Revizia modificarii si Paragraful modificarii
sectiunea
1. Editia 1/0

2.

Formular cod: F-4.2.3-02, rev. 0

REVIZIA PAGINII 0 Data: 15.11.2006 Pag 6 din 8

 SERVICIUL PUBLIC
JUDETEAN DE PROCEDURA DE SISTEM
ALIMENTARE CU APA SI COD: PS-02
CANALIZARE DAMBOVITA
CONTROLUL INREGISTRARILOR Editia: 1
TARGOVISTE - ROMANIA Exemplar nr:

LISTA DE DIFUZARE

Denumire document: Procedura "CONTROLUL INREGISTRARILOR".

Cod/Editie/Revizie: PS- 02/Ed. 1/ Rev. 0

Exemplar nr. Destinatar Semnătura Data Data Semnătura

(nr. adresă) difuzării retragerii responsabil
1. Ing. Ion Adrian Diculescu
Director General
2. Ing. Mihai Barbu
Director Tehnic
3. Ec. Amalia Scantie
Director Economic
4. Ing. Geta Andreescu -RM
5. Ec. Nicoleta Croitoru
Sef Serv . cotabilitate
6. Ing. Boghe Cezar
Sef . Serv .Aprov.
desfacere
7. Ing. Sorinel Popa
Sef . Serv .Productie
8. Ing. Valentin Brotea
Sef . Sectie Targoviste
9. Ing. Cristian Ionescu
Sef . Sectie Pucioasa
10 Insp. Marinela Coman
Sef Serv. Personal
11. Jurist Loredana Popescu
Juridic

REVIZIA PAGINII 0 Data: 15.11.2006 Pag 7 din 8

 SERVICIUL PUBLIC
JUDETEAN DE PROCEDURA DE SISTEM
ALIMENTARE CU APA SI COD: PS-02
CANALIZARE DAMBOVITA
CONTROLUL INREGISTRARILOR Editia: 1
TARGOVISTE - ROMANIA Exemplar nr:

12. Ing. Georgescu Catalina

Laborator CTC
13. Ing. Magdalena Zaharia
Laborator CTC
14. Ing. Ion Joita
RSSM
15. Ins. Elena Dan
RD

Formular cod: F-4.2.3-01, rev. 0

REVIZIA PAGINII 0 Data: 15.11.2006 Pag 8 din 8