III.2.

EVIDENŢA DOCUMENTELOR DIN FONDUL ARHIVISTIC

NAŢIONAL AL ROMÂNIEI

În conformitate cu prevederile Normelor Tehnice privind desfăşurarea activităţilor în Arhivele

Naţionale aprobate de Directorul General prin Ordinul nr. 227 din 18 iunie 1996, Arhivele Naţionale
Istorice Centrale şi serviciile judeţene întocmesc evidenţa fondurilor şi colecţiilor din depozitele
proprii.
Serviciile judeţene întocmesc şi evidenţa fondurilor şi colecţiilor deţinute de creatorii din raza
lor de activitate.
Arhivele Naţionale întocmesc evidenţa centralizată a fondurilor şi colecţiilor aflate în
depozitele A.N.I.C. şi în cele ale serviciilor judeţene.

EVIDENŢA FONDURILOR, COLECŢIILOR ŞI DOCUMENTELOR DIN DEPOZITELE

ARHIVELOR NAŢIONALE

Pentru evidenţa fondurilor şi colecţiilor deţinute de către Arhivele Naţionale ale României se
întocmesc următoarele instrumente:

Registrul General de Arhivă

Inventarele fondurilor şi colecţiilor

Registrul Inventarelor

Fişa „Situaţia Fondului”

Dosarul fondului

REGISTRUL GENERAL DE ARHIVĂ ( R.G.A. )

Arhivele Naţionale Istorice Centrale şi Serviciile Judeţene întocmesc câte un Registru General
de Arhivă în care se înregistrează toate fondurile şi colecţiile pe care le deţin la data întocmirii, iar în
continuare preluările de documente, în ordinea intrării lor, precum şi cele depistate ulterior în
depozitele Arhivelor Naţionale fără forme de evidenţă.
Înainte de completare, registrul trebuie numerotat, certificat şi înregistrat în registrul de intrare-
ieşire.

1
 Prima rubrică a registrului, „Nr. crt.” se completează în continuare, în ordinea preluărilor, fără
a se relua numerotarea pentru fiecare an în parte. Fiecare preluare de documente se înregistrează sub un
singur număr curent. Când se preiau cu acelaşi act mai multe fonduri sau fragmente de fonduri diferite,
înregistrarea acestora se realizează sub un singur număr, trecându-se fiecare fond separat, pe câte un
rând şi completându-se pentru fiecare datele cerute de registru.
Rubrica a 2-a cuprinde denumirea, nr. de înregistrare la instituţia depunătoare şi data actului de
depunere a documentelor:

Proces verbal de predare-preluare întocmit conform prevederilor Normelor Tehnice

Proces verbal de luare în evidenţă pentru fondurile sau fragmentele de fond găsite în
depozit fără forme de preluare

Oferta de depunere a documentelor pentru documentele depuse de persoane fizice.
Oferta de depunere se înregistrează doar la Arhivele Naţionale.
Rubrica a 3-a cuprinde nr. şi data înregistrării la Arhivele Naţionale
Rubrica a 4-a cuprinde denumirea depunătorului
Rubrica a 5-a cuprinde denumirea fondului sau colecţiei depuse, în întregime. În cazul
depunerii unor fragmente se trece denumirea fondului sau colecţiei unde au fost repartizate
documentele.
Prin denumirea fondului se înţelege denumirea pe care a avut-o creatorul în momentul depunerii
documentelor la Arhivele Naţionale sau pe care a purtat-o la desfiinţare sau, în unele situaţii,
denumirea sub care a intrat în circuitul ştiinţific.
Fondul a cărui constituire începe într-o epocă istorică şi se continuă în alta nu se divide.
Fondurile personale vor primi ca denumire numele şi prenumele creatorilor lor, iniţiala prenumelui
tatălui şi anii de viaţă, iar cele familiale vor primi ca denumire numele familiei. Colecţiile vor fi
denumite fie după numele colecţionarului, fie după conţinutul lor.
În rubrica a 6-a se trece genul documentelor sau al u.a.: dosare, registre, condici, planuri,
matrice sigilare, fotografii etc.
Rubricile 7,8,9, respectiv anii extremi ai documentelor, cantitatea documentelor în u.a. şi m.l.
se completează cu datele înscrise în actul de preluare. Nu se admit modificări ulterioare.
În situaţia în care actul de preluare nu prevede toate elementele necesare completării acestor rubrici,
rubricile pentru care nu există date rămân libere.
În cazul preluării unor documente neordonate, neinventariate şi neselecţionate, pentru cantitate se va
completa doar rubrica a 9-a (respectiv m.l.), indicându-se în rubrica a 11-a la Observaţii nr. actului în
baza căruia s-a efectuat preluarea
În rubrica a 10-a se înscrie cu cerneală roşie numărul fondului, dat la înscrierea în registru a
primei preluări. Acest număr se va da şi preluărilor ulterioare de documente din acelaşi fond şi se va
înscrie cu cerneală albastră, iar fondul va figura în toate evidenţele sub acest număr.
Radierea unui fond din RGA se menţionează la Observaţii în dreptul primei preluări, indicându-
se nr. actului pe baza căruia s-a efectuat radierea, iar nr. fondului radiat nu se atribuie altui fond.
În cea ce priveşte fondurile incluse în trecut în colecţii, vor fi luate în evidenţă după cum
urmează:

Fiecare fond din colecţie va fi luat în evidenţă separat

Numărul sub care a figurat colecţia de fonduri va fi atribuit primului fond din colecţie, urmând
ca celelalte fonduri să primească numere în continuarea ultimului fond luat în evidenţă

2
INVENTARUL FONDURILOR ŞI COLECTIILOR

VEZI MATERIALUL ÎNTOCMIT DE CĂTRE VALENTINA DAJBOG

REGISTRUL INVENTARELOR ( R.I. )

În Registrul Inventarelor se înscriu toate inventarele existente în momentul întocmirii registrului

şi în continuare, cele care se întocmesc sau se preiau ulterior. Înaintea completării, registrul trebuie
numerotat, certificat şi înregistrat în registrul de intrare-ieşire.
În prima rubrică se trece numărul inventarului; în situaţia în care inventarul e format din mai
multe volume se înregistrează fiecare volum sub alt număr. În cazul comasării unor inventare
aparţinând aceluiaşi fond sau colecţie, noul inventar rezultat va fi înscris sub un număr nou. Numerele
inventarelor comasate se radiază.
În rubrica a 2-a se trece numărul fondului sau colecţiei.
În rubrica a 3-a ca titlu al inventarului (volumului) se trece, după caz, denumirea fondului, a
compartimentului sau seriei, ori denumirea colecţiei.
În cazul radierii din Registrul Inventarelor a unui inventar, numărul acestuia nu se atribuie altui
inventar.
În rubrica a 4-a se menţionează anii extremi ai documentelor inventariate.
În rubrica a 5-a – nr. u.a. inventariate
În rubrica a 6-a – nr. filelor inventarului
Rubricile 4,5,6 se completează cu creionul până la încheierea definitivă a prelucrării fondului, când se
vor înscrie cu cerneală.
În rubrica a 7-a – la Observaţii se menţionează nr. şi data actului prin care s-a făcut radierea.

FIŞA „SITUAŢIA FONDULUI”

- se completează pentru fiecare fond sau colecţie şi se păstrează în ordinea numerelor fondurilor.
Se completează elemente referitoare la Identificarea fondului, precum şi la Situaţia
documentelor.

a) Datele referitoare la Identificarea fondului

- la „identificarea fondului” se trece denumirea fondului din RGA

- în prima rubrică se înscriu denumirile succesive ale creatorului fondului, în ordine cronologică.
Fiecare denumire trebuie trecută pe un alt rând, menţionându-se în rubrica a 2-a, sediul sau
domiciliul creatorului de fond, în perioada cât a purtat denumirea respectivă
- în situaţia în care creatorul de fond a avut denumirea într-o altă limbă, se trece corespondentul
ei în limba română, iar în paranteză, denumirea în limba respectivă

3
- în ultima rubrică se trece limba şi paleografia în care sunt scrise documentele.

b) Datele referitoare la Situaţia documentelor

- în rubricile fişei se înregistrează schimbările intervenite în cursul anilor, ca urmare a preluărilor

sau a prelucrării efectuate asupra fondului.
Datele fondului trebuie înscrise pe primul rând al formularului, după luarea în evidenţă în RGA
- în prima rubrică se înscrie anul calendaristic pentru care se înscriu datele
- urmează rubricile de la 2 la 9 în care se înscriu modificările care au intervenit prin preluări sau
ieşiri de documente (selecţionare, refondare, transfer), în perioada 1 ianuarie – 31 decembrie
- urmează rubricile 10-24 privind stadiul de prelucrare al documentelor, respectiv ordonarea,
inventarierea, verificarea existentului, microfilmarea. Aceste rubrici se completează anual
astfel: în cazul fondurilor a căror prelucrare se încheie în cursul unui singur an calendaristic,
datele se trec în cerneală, la 31 decembrie; în cazul fondurilor a căror prelucrare se efectuează
de-a lungul mai multor ani, datele se trec anual, în creion, urmând ca la încheierea definitivă a
prelucrării, datele să fie trecute în cerneală
- la rubrica Observaţii se consemnează: situaţiile care au dus la scoaterea din evidenţa fondului a
documentelor, schimbarea cantităţii în urma introducerii materialului în mijloace de protecţie,
anularea nr. fondului ca urmare a comasării, transferului etc.

DOSARUL FONDULUI

Arhivele Naţionale Istorice Centrale şi Serviciile Judeţene ale Arhivelor Naţionale întocmesc
câte un dosar pentru fiecare fond denumit „dosarul fondului” în care se păstrează:

procesul verbal de predare-preluare a fondului sau colecţiei de la o persoană juridică sau
oferta de la o persoană fizică (copiile acestor acte, în cazul când cu aceleaşi acte se preiau
mai multe fonduri); în cazul fondurilor pentru care lipsesc actele de predare-preluare, se vor
întocmi procese verbale de luare în evidenţă în care se vor menţiona: denumirea fondului,
anii extremi, cantitatea în m.l. sau u.a., organizaţia de la care a fost preluat fondul şi anul
preluării

planurile metodice de lucru, de pregătire pentru microfilmare, de verificare a documentelor
cu instrumentele de evidenţă

lucrările de selecţionare

alte documente ce privesc situaţia fondului sau colecţiei
Dosarele fondului se păstrează în ordinea numerelor de fond.

4
AŞEZAREA FONDURILOR ŞI COLECŢIILOR ÎN DEPOZITE, SCOATEREA
UNITĂŢILOR ARHIVISTICE DIN DEPOZITE

Fondurile şi colecţiile se aşează în depozite pe domenii de activitate, iar în cadrul

fiecărui domeniu în funcţie de subordonare sau pe grupe de creatori de acelaşi tip. Unităţile
arhivistice se aşează în rafturi pe poliţe, de la stânga la dreapta şi de sus în jos. Preluările
ulterioare care întregesc fondurile şi colecţiile din depozite vor fi aşezate în continuarea
fondurilor şi colecţiilor respective.
Depozitele de arhivă din cadrul unei clădiri se numerotează începând cu nr.1, iar
rafturile se numerotează în limitele unui depozit, începând cu nr. 1, de la stânga la dreapta de la
intrare, iar poliţele, de asemenea, cu numărul 1 de sus în jos, de la stânga la dreapta.
În vederea regăsirii operative a documentelor din depozite se întocmeşte pentru fiecare
depozit în parte ghidul topografic, care cuprinde următoarele elemente: nr. crt., denumirea
fondului, colecţiei, compartimentului sau seriei, anii extremi, cantitatea în m.l. şi u.a, raftul nr.
poliţa nr., numărul fondului, numărul inventarului.
Scoaterea unităţilor arhivistice din depozite pentru cercetare se face pe baza fişei de
control care cuprinde: denumirea fondului/colecţiei, compartimentul/seria, nr. de inventar/de
înregistrare, anul, numele şi prenumele solicitantului, data. Fişa de control se introduce în locul
unităţii arhivistice scoase.
În situaţia în care unităţile arhivistice sunt scoase din depozit pentru a fi legate,
restaurate, fotocopiate, se completează o Fişă de restaurare şi recondiţionare.
De asemenea, toate unităţile arhivistice scoase din depozit vor fi trecute în registrul de depozit,
care se completează de către lucrătorul care răspunde de depozit. În registru se completează
următoarele elemente: nr. crt., denumirea fondului, compartimentului, seriei sau colecţiei, cota
u.a , scopul scoaterii din depozit, data ieşirii u.a, data restituirii u.a., observaţii.
Reaşezarea unităţilor arhivistice în locurile de unde au fost scoase se face în momentul
primirii lor de la sala de studiu sau atelierul de legătorie, laboratorul foto, efectuându-se în
prealabil verificarea exactităţii datelor înscrise în fişa de control şi fişa de restaurare,
recondiţionare cu unităţile arhivistice. În situaţia în care se constată lipsuri va fi înştiinţat
imediat şeful ierarhic.

5
PREDAREA-PRIMIREA FONDURILOR ŞI COLECŢIILOR DIN DEPOZITELE
ARHIVELOR NAŢIONALE

În vederea întăririi răspunderii în păstrarea şi mânuirea documentelor, a ordinii în

depozitele de arhivă, în cadrul Arhivelor Naţionale istorice Centrale şi serviciile judeţene se
procedează la predarea-primirea depozitelor de arhivă.
Predarea-primirea se dispune, în toate situaţiile, prin decizia directorului Arhivelor
Naţionale, la propunerea scrisă a şefului Serviciului Arhivelor Naţionale Istorice Centrale sau a
şefilor serviciilor judeţene, în a căror administrare se află depozitele ce urmează a fi predate,
respectiv preluate. Aceeaşi decizie a directorului Arhivelor Naţionale stabileşte şi componenţa
comisiei ce va efectua predarea-primirea depozitelor în funcţie de motivaţia constituirii ei.
Primitorii răspund de păstrarea, conservarea, integritatea şi securitatea documentelor din
depozitul preluat. În cazul constatării apariţiei unor factori de degradare care pun în pericol
conservarea documentelor, vor sesiza conducerea pentru a se lua măsurile ce se impun.
Predarea-primirea se realizează prin verificarea instrumentelor de evidenţă sau a instrumentelor
contemporane de evidenţă şi informare, după caz.
Predarea-primirea instrumentelor de evidenţă se face prin completarea unui proces
verbal , care cuprinde la punctul nr. 1 date referitoare la aceste instrumente, respectiv: nr.crt,
denumire, număr din R.I., nr. total al filelor sau al numerelor cuprinse, nr. exemplarelor-broşate,
legate, starea în care se află, totalul instrumentelor, observaţii.
Predarea-primirea fondurilor şi colecţiilor din depozitele Arhivelor Naţionale se face
prin specificarea acestora la punctul nr.2 al aceluiaşi proces verbal, respectiv: nr. crt., denumirea
fondului sau a colecţiei, nr. fondului după R.G.A, anii extremi, cantitatea – m.l., u.a, materialul
de protecţie, data verificării existentului cu instrumentele de evidenţă.
Predarea-primirea fondurilor şi colecţiilor la care s-a efectuat verificarea existentului de
documente cu instrumentele de evidenţă se va face pe baza procesului verbal de verificare a
existentului, care face parte integrantă din procesul verbal de predare-primire.
Procesul verbal de predarea primire a depozitului se actualizează periodic, ca urmare a
preluărilor sau transferului fondurilor şi colecţiilor în alte depozite.
Procesul verbal se încheie în trei exemplare, dintre care originalul se va păstra la şeful
serviciului, exemplarul nr.2 la predător, iar exemplarul nr. 3 la primitor.

6
 Încălcarea dispoziţiilor legale referitoare la păstrarea, conservarea, integritatea şi
securitatea documentelor din depozitul preluat atrage după sine răspunderea disciplinară,
materială sau penală, după caz.

EVIDENŢA FONDURILOR ŞI COLECŢIILOR DEŢINUTE DE CREATORI

Compartimentul de specialitate din cadrul Arhivelor Naţionale şi serviciile judeţene ţin

evidenţa fondurilor şi colecţiilor deţinute de creatorii din raza lor de activitate, pe baza unei Fişe
„Situaţia Fondului”, Această fişă cuprinde două secţiuni, respectiv: SITUAŢIA FONDULUI şi
SITUAŢIA DOCUMENTELOR AFLATE ÎN DEPOZITUL DE ARHIVĂ.
Secţiunea referitoare la SITUAŢIA FONDULUI cuprinde date privind Identificarea
fondului: denumirile succesive ale creatorului fondului, localitatea, anii extremi ai denumirilor
creatorului fondului, observaţii.
Secţiunea referitoare la SITUAŢIA DOCUMENTELOR AFLATE ÎN DEPOZITUL DE
ARHIVĂ cuprinde date privind: anul calendaristic, anii extremi ai documentelor, cantitatea
totală în m.l., anii extremi şi m.l. ai documentelor ordonate, anii extremi şi m.l. ai documentelor
inventariate, anii extremii ai documentelor selecţionate, anii extremi, cantitatea totală şi
cantitatea de preluat ale documentelor permanente.
Fişa „Situaţia fondului” se întocmeşte cu ocazia acordării asistenţei de specialitate, de
către lucrătorul Arhivelor Naţionale care efectuează activitatea. Această fişă se întocmeşte atât
pentru fondul pe care îl creează respectiva unitate, cât şi pentru fondurile pe care le deţine.
Fişele „Situaţia Fondului” se păstrează la Arhivele Naţionale, în dosarul unităţii creatoare.
Pentru fiecare unitate creatoare şi deţinătoare de arhivă se constituie un dosar în care se
păstrează: istoricul unităţii şi al fondului creat sau fondurilor deţinute, procesele verbale de
selecţionare, documentele rezultate în urma acordării asistenţei de specialitate, fişa sau fişele
„Situaţia fondului”, inventarele dosarelor permanente, nomenclatorul arhivistic.
Dosarele se păstrează în ordine alfabetică, după denumirea unităţii creatoare sau
deţinătoare.