II.1.

ACORDAREA ASISTENŢEI DE SPECIALITATE ŞI

EFECTUAREA CONTROALELOR PE LINIA RESPECTĂRII LEGII
16/1996

INTRODUCERE

În conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naţionale 16/1996, cu modificările

şi completările ulterioare, Arhivele Naţionale ale României acordă asistenţă de
specialitate şi asigură desfăşurarea unitară a operaţiunilor arhivistice la nivelul tuturor
creatorilor şi deţinătorilor de documente de pe teritoriul României.
Principalele activităţi desfăşurate de către Arhivele Naţionale ale României în
raporturile cu creatorii în vederea administrării şi protejării Fondului Arhivistic Naţional
sunt următoarele: controlul, constatarea contravenţiilor/infracţiunilor şi aplicarea
sancţiunilor corespunzătoare acestora, asistenţa de specialitate, preluările de documente.
Controlul este o atribuţie a Arhivelor Naţionale de verificare, evaluare şi
urmărire a aspectelor privind evidenţa, constituirea, prelucrarea, păstrarea, conservarea,
folosirea documentelor create sau deţinute şi predarea celor ce fac parte din Fondul
Arhivistic Naţional, exercitată cu scopul menţinerii sau restabilirii echilibrului între
dispoziţiile normative aplicabile activităţii de arhivă şi modul concret în care acţionează
organizaţia controlată.
La nivelul creatorilor de documente, controlul se execută prin următoarele forme:
controlul de fond, controlul de revenire şi controlul tematic.

CONTROLUL DE FOND

Controlul de fond reprezintă o formă a controlului prin carese verifică toate

aspectele privind aplicarea legislaţiei arhivistice în vigoare la creatori.
Etapele controlului de fond sunt: pregătirea controlului, desfăşurarea controlului
şi finalizarea activităţii de control.

1
 Pregătirea controlului constă în obţinerea informaţiilor privind situaţia creatorului
şi a arhivei, iar în acest sens se consultă următoarele surse:
• dosarul creatorului de fond din care se obţin date referitoare la istoric (data
înfiinţării, actele normative, obiectul de activitate, denumirile purtate anterior), date
de contact, procesele verbale încheiate cu ocazia unor controale pentru situaţiile
constatate şi măsurile stabilite anterior, eventuale lucrări de selecţionare,
nomenclatoare arhivistice etc.;
• fişa Situaţia fondului (fondurilor) creatorului/creatorilor de unde se obţin
informaţii referitoare la fondurile create/deţinute, nivelul de prelucrare al arhivei;
• dosarul fondului şi fişa Situaţia fondului (pentru fondurile/fragmentele de fond
preluate anterior de Arhivele Naţionale de la acelaşi creator sau care au legătură cu
creatorul);
• procesele verbale de predare-preluare de unde se obţin informaţii despre
denumirile fondurilor preluate, anii extremi, cantitatea în m.l., depunătorul, data
preluării.
Se pot consulta de asemenea şi alte surse de informare în vederea obţinerii unor
informaţii privind situaţia creatorului şi a arhivei.
Pe baza informaţiilor obţinute după parcurgerea acestei etape se întocmeşte
planul de control de către persoana desemnată/coordonatorul colectivului, plan care este
aprobat de către directorul unităţii.
Planul de control se întocmeşte conform „Procedurii privind redactarea,
evidenţa, circulaţia şi arhivarea documentelor”, şi trebuie să cuprindă ca elemente
minimale: scopul, baza legală a efectuării controlului, obiectivele şi în încheiere formula:
„în funcţie de măsurile şi termenele de execuţie stabilite se va proceda la efectuarea unui
control de revenire.”
Arhivele Naţionale informează creatorul în scris sau telefonic cu privire la
controlul de fond, precizând baza legală a controlului, perioada desfăşurării controlului,
elementele de contact. După caz, adresa poate fi însoţită şi de o copie a planului de
control.
Pregătirea controlului se realizează pentru un creator în ½-2 zile, în funcţie de
complexitatea acestuia.

2
 În ceea ce priveşte desfăşurarea controlului de fond, persoana
desemnată/coordonatorul colectivului se prezintă la conducerea creatorului pentru a-l
informa asupra scopului şi a obiectivelor controlului, conform planului de control. Se
solicită copii (care pot fi şi în format electronic) după următoarele documente: actul
normativ de înfiinţare şi/sau funcţionare al organizaţiei controlate, organigrama în
vigoare a instituţiei, proceduri referitoare la activitatea arhivistică, fişa postului pentru
personalul desemnat cu atribuţii în domeniul arhivistic, decizia de numire a Comisiei de
selecţionare şi a personalului responsabil cu atribuţii în domeniul arhivistic.
Obiectivele activităţii de control sunt următoarele:
a. Registratura. Aici se verifică modelul/tipul de registru folosit (registru de
intrare-ieşire o corespondenţei ordinare, dacă este în format electronic sau clasic), tipul de
registratură folosit, modul de completare a registrului, circulaţia documentelor între
compartimente.
b. Pentru verificarea constituirii unităţilor arhivistice se are în vedere modul de
aplicare a nomenclatorului arhivistic, daca există, în constituirea u.a.² şi modul de
prelucrare al documentelor (ordonarea documentelor în dosare, numerotarea, certificarea
şi inventarierea u.a.²).
c. În ceea ce priveşte predarea u.a.² la depozitul de arhivă, se verifică predarea
u.a.² pe bază de inventare şi proces-verbal de predare-primire, calitatea inventarelor şi
existenţa unor instrumente de evidenţă specifice.
d. Pentru verificarea arhivei la depozit şi a condiţiilor de păstrare ale
documentelor se verifică existenţa şi modul de completare a instrumentelor de evidenţă
(registrul de evidenţă curentă, inventarele, registrul de depozit); existenţa şi nivelul de
actualizare a dosarului arhivei (nomenclatorul arhivistic, p.v.² de selecţionare,
corespondenţa cu Arhivele Naţionale, p.v. de predare-primire a documentelor de la
compartimentele creatoare la depozitul de arhivă, însoţite de inventarele arhivistice);
fondurile deţinute, cantitatea de documente deţinută şi anii extremi ai documentelor
deţinute; stadiul preluării documentelor de la compartimente; ordonarea documentelor în
depozitul de arhivă, inventarierea, selecţionarea; existenţa documentelor permanente,
stadiul lor de prelucrare arhivistică, cantitatea deţinută şi anii extremi; păstrarea
documentelor reţinute de la selecţionarea anterioară şi dacă acestea au fost luate în

3
evidenţă; modul de folosire a documentelor; calitatea inventarelor întocmite la depozit;
evaluarea documentelor care pot fi predate la Arhivele Naţionale; condiţiile de păstrare –
caracteristicile spaţiului de depozitare, factorii de degradare; existenţa avizului de la
Arhivele Naţionale pentru spaţiul de arhivă;
e. La verificarea personalului responsabil cu activitatea de arhivă se
urmăreşte dacă există personal desemnat cu avizul Arhivelor Naţionale, pregătirea
profesională în domeniu, condiţiile de numire: în baza fişei postului şi/sau a deciziei de
numire;
f. În ceea ce priveşte Comisia de Selecţionare se verifică condiţiile de numire ale
acesteia şi modalitatea de funcţionare;
g. Verificarea îndeplinirii măsurilor la termenele stabilite cu ocazia
verificărilor anterioare. Activitatea din cadrul acestei etape se realizează pentru un
creator în 1-5 zile, în funcţie de importanţa şi complexitatea activităţii creatorului şi de
cantitatea de arhivă creată/deţinută.
După parcurgerea acestei etape, activitatea se încheie prin întocmirea unui
proces-verbal de control. Acesta se întocmeşte conform „Procedurii privind redactarea,
evidenţa, circulaţia şi arhivarea documentelor” şi trebuie să cuprindă ca elemente
minimale: baza legală a efectuării controlului, perioada controlului, persoanele care au
desfăşurat controlul, adresa instituţiei controlate, datele de contact, obiectivele,
denumirile succesive, obiectul de activitate, baza legală de funcţionare a creatorului, forul
superior, structura organizatorică, istoricul fondului/fondurilor (cantitatea de arhivă
permanentă şi temporară, anii extremi, stadiul de prelucrare, condiţiile de
păstrare/conservare, alte constatări); măsuri şi termene de realizare.
În încheiere se va menţiona că delegatul Arhivelor Naţionale atrage atenţia asupra
faptului că „nerespectarea prevederilor legii 16/1996 constituie contravenţie şi se
sancţionează contravenţional cu amenzi între 1000 şi 2500 RON. De asemenea,
distrugerea sau aducerea în stare de neîntrebuinţare a înscrisurilor constituie infracţiune ţi
se pedepseşte conform prevederilor Codului Penal. După trecerea a 30 de zile de la
expirarea ultimului termen stabilit în procesul-verbal veţi comunica Arhivelor Naţionale
stadiul îndeplinirii măsurilor stabilite, în caz contrar ne rezervăm dreptul de a aplica
sancţiunile prevăzute de lege. Procesul-verbal cuprinde__ pagini scrise. Au fost adăugate

4
pentru menţiuni suplimentare __ pagini. Spaţiile necompletate au fost barate cu o linie. S-
au întocmit 2 exemplare, din care unul rămâne la delegatul Arhivelor Naţionale, iar
celălalt la reprezentantul instituţiei controlate/lichidatorului.
După întocmire, procesul-verbal de control e semnat de reprezentanţii Arhivelor
Naţionale, şi e înaintat spre semnare conducerii structurilor centrale/teritoriale după care
este prezentat conducerii creatorului pentru a fi semnat de către reprezentanţii acestuia şi
asumării sub semnătură a concluziilor, măsurilor şi termenelor stabilite. În cazul în care
se întocmeşte acest proces-verbal de control la faţa locului, de către reprezentanţii
Serviciului Judeţean al Arhivelor Naţionale, acesta poate fi semnat de către membrii
echipei de control, reprezentanţii instituţiei controlate şi asumat prin semnătură de către
conducerea acesteia, urmând ca exemplarul care se păstrează la A.N. să fie
vizat/rezoluţionat de către şefii structurilor teritoriale.
Procesul-verbal de control se întocmeşte în două exemplare şi se înregistrează atât
la Arhivele Naţionale cât şi la creator. Datele referitoare la control se înregistrează într-un
Registru Unic de Control al creatorului, dacă acesta există.
În cazul unui refuz de asumare a constatărilor şi măsurilor din partea organizaţiei
controlate se întocmeşte o notă de constatare la sediul Arhivelor Naţionale încheiată, în
două exemplare, şi se expediază în termen de maxim 5 zile, unde se trec toate datele
menţionate în procesul-verbal de control. Nota se transmite organizaţiei controlate prin
poştă, recomandat cu confirmare de primire, iar în procesul-verbal de control nesemnat se
precizează circumstanţele de refuz.
În cazul în care reprezentanţii Arhivelor Naţionale nu pot efectua acţiunea de
control, deşi au fost respectate etapele privind pregătirea controlului, se întocmeşte la
sediul Arhivelor Naţionale o notă-raport vizată de şeful ierarhic direct. În această situaţie
acţiunea de control va fi replanificată.
Dacă se aplică sancţiuni se întocmeşte un proces-verbal de constatare a
contravenţiilor, încheiat de agentul constatator, conform legislaţiei în vigoare.
Activitatea referitoare la întocmirea procesului-verbal de control (sau a notei de
constatare) se realizează pentru un creator în 1-10 zile, în funcţie de importanţa şi
complexitatea activităţii creatorului, şi de cantitatea de arhivă creată/deţinută.

5
 Pentru cea de-a treia etapă, finalizarea activităţii de control, persoana
desemnată/coordonatorul colectivului completează cu noile informaţii obţinute: dosarul
fondului, fişa Situaţia fondului creatorului şi Registrul de evidenţă a controalelor.
Fişa situaţia fondului creatorului trebuie să cuprindă ca elemente minimale:
a) date referitoare la identificarea fondului: denumirile succesive ale creatorului
fondului, localitatea, anii extremi ai denumirilor creatorului fondului, observaţii.
b) date referitoare la situaţia documentelor aflate în depozitul de arhivă: anul
calendaristic (anul acordării asistenţei de specialitate), anii extremi ai
documentelor, cantitatea totală în m.l., stadiul de prelucrare arhivistică- ordonare
(anii extremi, cantitatea în m.l.); inventariere (anii extremi, cantitatea în m.l.);
selecţionare (anii extremi, cantitatea în m.l.); documentele permanente ce fac
obiectul preluării de la Arhivele Naţionale, în funcţie de termenul de depunere şi
de stadiul de prelucrare arhivistică (anii extremi, cantitatea totală în m.l.,
cantitatea de preluat în m.l.), observaţii.
Registrul de evidenţă a controalelor cuprinde următoarele rubrici: număr curent,
denumirea instituţiei, numele celui care a efectuat activitatea de control şi asistenţa de
specialitate, data, tipul acţiunii desfăşurate (CF- control de fond, CR- control de revenire,
CT- control tematic, NA- nomenclator arhivistic, LS- lucrare de selecţionare) şi numărul
actului încheiat.
Planificarea controalelor de revenire în baza măsurilor şi termenelor stabilite va fi
întocmită şi urmărită de către responsabilul de control.
Finalizarea acţiunii de control se realizează pentru un creator în ½-1 zi, în funcţie
de complexitatea acestuia.

CONTROLUL DE REVENIRE

Controlul de revenire este o formă de control prin care se verifică stadiul de

îndeplinire a măsurilor şi termenelor stabilite de controlul anterior.
Etapele acestui tip de control sunt: pregătirea controlului de revenire, desfăşurarea
controlului de revenire şi finalizarea activităţii controlului de revenire.

6
 Pregătirea controlului de revenire presupune stabilirea obiectivelor controlului
de revenire pe baza procesului-verbal de control încheiat anterior şi înştiinţarea
creatorului de către persoana desemnată/coordonatorul colectivului pentru programarea
controlului de revenire.
În ceea ce priveşte desfăşurarea controlului de revenire, persoana
desemnată/coordonatorul colectivului se prezintă la conducerea creatorului în vederea
informării acesteia asupra scopului şi obiectivelor controlului şi se verifică cum au fost
aplicate măsurile, cum au fost implementate, daca termenele au fost respectate în baza
procesului-verbal de control încheiat anterior, procedându-se la informarea conducerii
instituţiei asupra celor constatate.
Această activitate se încheie prin întocmirea unuia din următoarele documente:
proces-verbal de control de revenire (Se urmează procedurile descrise la controlul de
fond!), care se încheie în două exemplare, atunci cândse constată ca nu s-au îndeplinit
măsurile stabilite anterior şi nu au fost respectate termenele de execuţie/ au fost parţial
îndeplinite din motive întemeiate; notă de constatare (Se urmează procedurile descrise
la controlul de fond!) în cazul unui refuz de asumare a constatărilor şi a măsurilor din
partea organizaţiei controlate; proces-verbal de constatare a contravenţiilor, dacă se
aplică sancţiuni, încheiat de agentul constatator, conform legislaţiei în vigoare; raport de
control adresat conducerii structurilor Arhivelor Naţionale, încheiat într-un singur
exemplar, dacă au fost corectate abaterile de la prevederile Legii 16/1996. În acest caz
Arhivele Naţionale transmit creatorului o adresă în care se precizează cele constate cu
ocazia controlului de revenire.
În cazul în care reprezentanţii Arhivelor Naţionale nu pot efectua acţiunea de
control de revenire deşi au fost respectate etapele privind pregătirea controlului, se
întocmeşte la sediul Arhivelor Naţionale o notă-raport vizată de şeful ierarhic direct. În
această situaţie acţiunea de control va fi replanificată.
Pentru finalizarea activităţii controlului de revenire, se completează de către
persoana desemnată/coordonatorul colectivului cu noile informaţii obţinute: dosarul
creatorului, fişa Situaţia fondului creatorului, Registrul de evidenţă a
controalelor.(descrise anterior!)

7
 Planificarea controalelor de revenire în baza măsurilor şi termenelor stabilite va fi
întocmită şi urmărită de către responsabilul de control.
Controlul de revenire se realizează pentru un creator în ½-4 zile, în funcţie de
numărul şi complexitatea măsurilor stabilite la controlul de fond, putând fi efectuate mai
multe controale de revenire în aceeaşi zi în funcţie de gradul de complexitate.

CONTROLUL TEMATIC

Control tematic este o formă de control prin care se verifică aspecte ale
activităţii arhivistice pe o temă dată.
Etapele controlului tematic sunt: pregătirea controlului tematic, desfăşurarea
controlului tematic şi finalizarea activităţii de control.
În cadrul activităţii de pregătire a controlului tematic, în vederea obţinerii
informaţiilor privind situaţia creatorului şi a arhivei sale, se consultă dosarul
creatorului, fişa Situaţia fondului creatorului, eventualele sesizări scrise, alte surse
de informare, pe baza acestora întocmindu-se planul de control de către persoana
desemnată/coordonatorul colectivului, plan ce va fi aprobat de director, după care se
înştiinţează creatorul despre programarea controlului.
Această etapă se realizează pentru un creator în ½ zi.
În ceea ce priveşte desfăşurarea controlului tematic, persoana
desemnată/coordonatorul colectivului se prezintă la conducerea creatorului în vederea
informării acesteia asupra scopului şi obiectivelor controlului, conform planului de
control, se solicită acte necesare pentru clarificarea obiectivelor controlului şi se
procedează la îndeplinirea obiectivelor controlului, conform planului de control.
Aceste activităţi se realizează pentru un creator în ½-2 zile, în funcţie de
complexitatea tematicii planificate.
Această activitate se încheie prin întocmirea unuia din următoarele documente:
proces-verbal de control (Se urmează procedurile descrise la controlul de fond!) dacă se
constată nereguli şi deficienţe; notă de constatare (Se urmează procedurile descrise la
controlul de fond!)în cazul unui refuz de asumare a constatărilor şi a măsurilor din partea

8
 organizaţiei controlate; proces-verbal de constatare a contravenţiilor dacă se aplică
sancţiuni, încheiat de agentul constatator, conform legislaţiei în vigoare; raport de
control dacă nu se constată nereguli, necesar pentru justificarea deplasării.
În cazul în care reprezentanţii Arhivelor Naţionale nu pot efectua activitatea de
control, deşi au fost respectate etapele privind pregătirea controlului, se întocmeşte la
sediul Arhivelor Naţionale o notă-raport vizată de şeful ierarhic direct. În această situaţie,
acţiunea de control va fi replanificată.
Această activitate se realizează pentru un creator în 1-5 zile, în funcţie de complexitatea
tematicii planificate.
Pentru finalizarea activităţii de control, în cazul în care controlul tematic este declanşat ca
urmare a unei reclamaţii sau sesizări, pe baza celor consemnate în procesul-verbal de control/nota de
constatare/raportul de control, persoana desemnată/coordonatorul colectivului întocmeşte adresă de
răspuns către reclamant, care va fi transmisă în termenul prevăzut de lege. Persoana
desemnată/coordonatorul colectivului completează evidenţa controalelor, şi dacă este cazul, dosarul
creatorului, fişa Situaţia fondului creatorului. Planificarea controlului de revenire în baza măsurilor
şi termenelor stabilite va fi întocmită şi urmărită de către responsabilul de control. Această etapă se
realizează în ½ zi.

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC

Nomenclatorul arhivistic reprezintă instrumentul de lucru utilizat la constituirea unităţilor

arhivistice pe structuri organizatorice, pe probleme şi termene de păstrare.
Nomeclatorul arhivistic se reface atunci când nu mai corespunde situaţiei de fapt.
Proiectul de nomenclator arhivistic este forma preliminară a nomenclatorului arhivistic, înaintat
spre analiză la Arhivele Naţionale.
Etapele întocmirii nomenclatorului arhivistic sunt: analiza proiectului de nomenclator
arhivistic şi analiza nomenclatorului arhivistic.
Analiza proiectului de nomenclator arhivistic se efectuează la sediul A.N. sau la sediul
instituţiei creatoare.Această activitate se desfăşoară în cazul în care creatorul a înaintat spre analiză
un proiect de nomenclator. Acest proiect se înregistrează în Registrul de intrare-ieşire, dacă acesta
este transmis cu adresă de înaintare. Acesta va fi înscris în evidenţele Comisiei de selecţionare şi va

9
urma etapele descrise în continuare. În caz contrar se trece direct la analiza nomenclatorului
arhivistic. Persoana care se ocupă de analiza acestui proiect este stabilită de către conducerea
structurilor competente.
Pentru analizare se au în vedere următoarele elemente:
a. Forma: modul de reflectare a organigramei în proiectul de nomenclator, stabilirea
indicativului, urmărirea respectării formularisticii şi a modului de întocmire, conform
legislaţiei arhivistice în vigoare.
b. Conţinutul: modul de grupare a documentelor pe probleme şi termene de păstrare, modul de
redactare a rubricii „conţinutul pe scurt al problemei”.
c. Termenele de păstrare: verificarea modului în care termenele de păstrare reflectă valoarea
informaţiilor din cuprinsul unităţilor arhivistice şi dacă acestea sunt în conformitate cu
legislaţia specifică documentelor.
d. Completarea rubricii Observaţii : nivelul de clasificare, tip de suport, etc.
După analizare, se procedează la întocmirea referatului, înaintarea şi susţinerea acestuia în
Comisia de selecţionare.
Referatul trebuie să cuprindă ca elemente minimale: numele emitentului, nr. adresei de
înaintare, nr. de înregistrare de la Arhivele Naţionale, date succinte referitoare la obiectul de
activitate al creatorului, data ultimului nomenclator aprobat, respectarea dispoziţiilor legale privind
modul de întocmire a nomenclatorului, categoriile de documente permanente, în ce măsură acestea
reflectă specificul activităţii organizaţiei, propunerea de avizare în vederea confirmării
nomenclatorului sau de restituire spre refacere cu principalele deficienţe constatate
Observaţiile rezultate în urma verificării proiectului de nomenclator se aduc la cunoştinţa
instituţiei creatoare, în scris. O copie a proiectului de nomenclator cu modificările efectuate se
păstrează la Arhivele Naţionale până în momentul confirmării nomenclatorului arhivistic, după care
se restituie creatorului.
Această activitate se realizează pentru un creator în ½-10 zile, în funcţie de complexitatea
acestuia.
În ceea ce priveşte cea de-a doua etapă, respectiv analiza nomenclatorului arhivistic, după
înaintarea de către creator, spre confirmare, a nomenclatorului arhivistic aprobat, acesta se
înregistrează şi se repartizează spre rezolvare. Se vor analiza aceleaşi elemente şi se vor urma
aceleaşi etape ca şi în cazul proiectului de nomenclator. Analiza nomenclatorului arhivistic se
realizează pentru un creator în ½-3 zile, în funcţie de complexitatea acestuia.

10
 După analizare se procedează la întocmirea referatului, înaintarea şi susţinerea acestuia în
Comisia de selecţionare, acestea realizându-se în ½ zi.

LUCRAREA DE SELECŢIONARE

Lucrarea de selecţionare reprezintă documentaţia întocmită în vederea selecţionării

unităţilor arhivistice.
Etapele verificării lucrării de selecţionare sunt: analiza lucrării de selecţionare şi verificare
acesteia.
Lucrarea de selecţionare presupune analiza următoarelor elemente:
a. Forma: verificarea existenţei documentelor care compun lucrarea de selecţionare: adresa de
înaintare, procesul-verbal al Comisiei de selecţionare, inventarele documentelor propuse spre
eliminare, inventarele documentelor permanente pentru perioada supusă selecţionării.
b. Verificarea inventarelor documentelor propuse spre selecţionare şi analizarea modului
în care s-a apreciat valoarea acestora de către comisie, respectarea termenului de păstrare al
documentelor, conform nomenclatorului arhivistic, dacă acesta există.
c. Verificarea inventarelor documentelor permanente şi analizarea rezumatelor unităţilor
arhivistice.
d. Anunţarea creatorului pentru stabilirea datei pentru verificarea lucrării de selecţionare la
sediul instituţiei, în termenul prevăzut de lege.
Această etapă se realizează pentru un creator în ½-3 zile.
Verificarea lucrării de selecţionare presupune verificarea la depozit şi constă în:
verificarea conţinutului u.a.² ale căror rezumate nu sunt clare; verificarea, prin sondaj, a u.a.²
propuse spre selecţionare; verificarea existenţei u.a.² care au termen de păstrare permanent,
aferente perioadei ce urmează a fi selecţionată; verificarea existenţei u.a.² reţinute de la
selecţionarea anterioară cu termen de păstrare neexpirat; verificarea existenţei documentelor
reţinute în vederea păstrării permanente de la selecţionarea anterioară şi dacă acestea au fost
incluse în inventar; corespondenţa între conţinutul dosarelor şi rezumatele din invantar.
În cazul în care nu se permite accesul pentru verificarea lucrării de selecţionare, aceasta nu
se confirmă.
Verificarea lucrării de selecţionare se realizează pentru un creator în ½-3 zile.

11
 După analizare şi verificare se procedează la întocmirea referatului, înaintarea şi susţinerea
acestuia în Comisia de selecţionare., acestea realizându-se pentru un creator în ½zi.
Referatul lucrării de selecţionare trebuie să cuprindă ca elemente minimale: numele
emitentului, adresa de înaintare, nr. de înregistrare de la Arhivele Naţionale, nr. procesului-
verbal al Comisiei de selecţionare, denumirea/anii extremi ai fondului/fondurilor, perioada
selecţionată, date şi aprecieri cu privire la importanţa documentelor supuse selecţionării,
categoriile de documente şi părţile structurale de unde se face selecţionarea, categoriile de
documente permanente, constatări care au rezultat în urma verificărilor prin sondaj şi
consemnarea cotelor u.a.² verificate, cotele u.a.² reţinute de la selecţionare şi propunerile de
reţinere pentru o perioadă determinată sau de reţinere permanentă, propunerea de avizare a
confirmării, a confirmării parţiale sau de respingere a lucrării de selecţionare.

12