III.1.i.

Verificarea existentului cu instrumentele de evidenţă la fondurile

şi colecţiile arhivistice din depozite

Verificarea existentului cu instrumentele de evidenţă este operaţiunea arhivistică ce se

efectuează asupra fondurilor şi colecţiilor din depozitele proprii ale Arhivelor Naţionale ale
României, în vederea stabilirii existenţei documentelor cuprinse în instrumentele de evidenţă,
a stadiului de prelucrare şi conservare a documentelor, precum şi a măsurilor adecvate pentru
perfecţionarea prelucrării şi asigurării condiţiilor de conservare.

În urma verificării existentului cu instrumentele de evidenţă se întocmeşte un proces verbal,

separat pentru fiecare fond şi colecţie puse în lucru (model anexa nr.13 din Normele Tehnice),
stabilindu-se măsurile ce urmează a fi luate.

Procesul verbal cuprinde:

a) Date referitoare la fond (denumirea fondului, a compartimentului sau seriei,

numărul fondului din Registrul general de arhivă, numărul inventarului din
Registrul inventarelor, anii extremi și cantitatea în metri liniari a fondului,
data efectuării verificării).

b) Date referitoare la situația constatată, la verificarea existentului: totalul u.a.

înscrise în inventare din care: totalul u.a. găsite la verificare; totalul u.a.
înprumutate în afara unității; totalul şi cotele u.a. lipsă și a celor existente ce
aparțin fondurilor omise de inventar dar și a celor care nu aparțin fondului.

c) Se consemnează stadiul de prelucrare constatat la verificare, respectiv

fondarea, ordonarea, invenatrierea, selecționarea, fișarea tematică, pregătirea
pentru microfilmare.

d) Date referitoare la starea de conservare, constatate la verificare și anume

numărul şi cotele u.a. care necesită restaurare și legare, dezinfecatare,
precum și cele cu deteriorări ireparabile. Trebuie realizată o caracterizare a

1
 stării documentelor și menționate elementele negative ale condițiilor de
păstrare.

e) Se menționează măsurile care se propun în urma verificării efectuate.

Măsurile vizează prelucrarea fondului și conservarea documentelor,

f) Data încheierii procesului verbal si semnătura lucrătorului care a efectuat

operaţiunea.

Șeful SANIC și șefii serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale trebuie să ia

măsuri pentru depistarea documentelor constatate lipsă cu ocazia verificării și
integrarea lor în fondurile și colecțiile cărora le aparțin. Măsurile vizează
perfecționarea evidenței fondurilor și colecțiilor verificate precum și conservarea
documentelor, astfel că aceste măsuri se centralizează anual în vederea planificării în
perioada imediat următoare a rezolvării deficiențelor constatate. Procesul verbal de
verificare a existentului cu inventarele se înregistrează şi se arhivează la dosarul
fondului verificat.