III.1.c.

Fondarea documentelor din perioada contemporan

Documentele mai multor fonduri au fost predate Arhivelor Naionale rvite i amestecate astfel
nct se impune fondarea sau determinarea apartenenei documentelor la fond, ce reprezint
operaiunea arhivistic de delimitare a documentelor aparinnd unui creator.
Normele Tehnice ( privind desfurarea activitilor n Arhivele Naionale aprobate de Directorul
General prin Ordinul nr. 227/ 18 iunie 1996) menioneaz urmtoarele elemente de care trebuie
s se in cont pentru delimitarea corect a fondului i stabilirea real a denumirii acestora.
Acestea sunt urmtoarele:

cunoaterea cadrului legal al nfiinrii, funcionrii, i eventual al desfiinrii creatorilor

de arhiv;

delimitarea (nchiderea) fondurilor se face n cazul n care creatorul i nceteaz

activitatea sau i modific structural profilul activitii, atribuiile i competena,
atrgnd de regul dup sine i schimbarea denumirii creatorului (fond nchis).

schimbarea denumirii creatorului nu determin i schimbarea (nchiderea) fondului, dac

creatorul i continu activitatea n esen n cadrul aceluiai profil (fond deschis).

nu constituie criteriu de delimitare (constituire) a unor fonduri separate, lrgirea sau

restrngerea activitilor de profil sau a competenei teritoriale, a reedinei sau a
ornduirii sociale.

situaiile de contopire, scindare i recontopire ale unor creatori, se vor analiza de la caz la
caz, n vederea delimitrii fondurilor create de acetia i se vor supune aprobrii
Arhivelor Naionale.

Pe lng aceste elemente, la determinarea i delimitarea fondurilor se respect i urmtoarele

principii:
1. principiul provenienei
2. principiul apartenenei
3. principiul integritii
4. principiul valorii documentare
1

Principiul provenienei arat c un fond cuprinde documentele create de o instituie sau

persoan fizic n urma activitii desfurate.
Principiul apartenenei indic faptul ca documentele fondului fac parte dintr-un ansamblu de
materiale documentare create sau acumulate ntr-o anumit perioad de o instituie sau persoan
fizic.
Principiul integritii arat c exist o unitate organic ntre documentele unui fond,
constituite dup anumite reguli.
Principiul valorii documentare se refer la faptul c documentele unui fond arhivistic
trebuie s aib valoare documentar-istoric.
Aceste principii nu fac referire la aezarea efectiv a materialelor unui fond. Sunt fonduri care pe
lng documentele obinuite mai au n componen i microfilme, planuri, fotografii, etc.
Datorit condiiilor diferite de conservare, toate acestea trebuie pstrate n locuri special
amenajate. n astfel de cazuri integritatea fondului este asigurat prin denumirea comun a
fondului dat tuturor prilor din fond, numrul comun dat fondului, cuprinderea ntr-un inventar
comun, unde s se indice locul de pstrare al prilor respective din fond.
Un alt principiu care trebuie avut n vedere este cel al provenienei teritoriale sau al
teritorialitii. Respectnd principiul c orice fond de arhiv trebuie pstrat n locul n care a
fost constituit i n care s-a format organic. Arhivele Naionale au concentrat n depozitele lor
fondurile arhivistice create pe teritoriul unitii administrativ-teritoriale respective. Conform
acestui principiu arhivele create ntr-un teritoriu dat sunt legate de acest teritoriu i fac parte din
patrimoniul colectivitii care locuiete aici.
Conform definiiei de fond, n vederea delimitrii unui fond trebuie stabilite independena din
punct de vedere organizatoric i operativ a instituiei. n acest sens, se iau n considerare
urmtoarele elemente: denumiea (din antet), conducerea proprie, independena financiar,
bugetul propriu, independena organizatorico-administrativ (are tampil proprie), registratura i
arhiva proprie, sediu.

Exist i instituii independente, care nu au independen financiar. Astfel c, n vederea

determinrii gradului de independen al unei instituii trebuie studiate legislaia pe baza creia a
fost creat i a funcionat aceasta.
Orice instituie, societate, etc. ia fiin n baza unui act legal, decret,lege, hotrre,statut etc. Care
precizeaz denumirea, atribuiile i structura organizatoric. La fel i n cazul ncetrii activitii
prin desfiinare, comasare, divizare sau absorbie.
Studiul legislaiei permite i stabilirea anilor anilor extremi ai fondurilor, documentele
ncadrndu-se cronologic ntre anii de existen ai instituiilor, n situaia n care acestea acoper
toat perioada de funcionare a instituiei.
O situaie aparte este reprezentat de instituiile ce i-au desfurat activitatea n dou ornduiri
social-economice. La noi, pentru delimitarea acestor fonduri s-a avut n vedere principiul
istorismului ( care duce la fragmentarea n mai multe fonduri ale unor materiale documentare
provenite de la acelai creator, n funcie de ornduirile sociale de-a lungul crora i-a desfurat
activitatea, dei nu i-a schimbat funciile i uneori nici structura organizatoric). ntr-o perioad
s-a folosit principiul istorismului cu o pondere mai mare, ulterior ns raporturile s-au inversat
astfel c documentele provenite de la un creator formeaz un fond arhivistic, iar organizarea lor
n cadrul acestuia trebuie s aib n vedere evoluia istoric a instituiei, a societii.
Astfel c, fondurile arhivistice ale instituiilor precum ministerele ( Justiiei, nvmntului,etc.)
sau alte organizaii (primrii comunale, oreneti, coli.,etc.) care nu i-au schimbat funcia de
baz nu se divid n funcie de acestea.
O alt situaie deosebit este reprezentat de fondurile arhivistice ale acelor instituii care i-au
schimbat calitatea juridic, trecnd din proprietate particular, n cea a statului, fr s fi fost
desfiinate. Acestea vor constitui un singur fond, n cazul n care nu i-au schimbat profilul
activitii.
n Arhivele Naionale, fondurile arhivistice ale organelor i organizaiilor le regsim n dou
situaii: fonduri nchise i fonduri deschise. Astfel c n momentul n care instituiile s-au
desfiinat, fr ca activitatea lor s fie continuat de alte instituii sau ntreprinderi, documentele
acestora vor constitui fonduri nchise.
3

n situaia n care instituia care creeaz documentele este n funciune, nefiind desfiinat, iar
acestea sunt depuse la Arhive n depuneri succesive, este vorba despre un fond arhivistic

deschis. Aceste se consider nchis dup desfiinarea instituiei, dup depunerea n Arhive a
ultimelor documente provenite de la ea i dup includerea lor n fond.
Alte situaii sunt reprezentate de desfiinarea prin comasare (fuziune), divizare sau absorbie a
unor instituii sau ntreprinderi. Prin comasare se ntelege unirea mai multor instituii rezultnd
una singur, iar divizarea e fenomenul opus, cnd din una se creeaz dou sau mai multe
instituii nou nfiinate. n aceste cazuri, fondurile instituiilor comasate i a celei divizate vor
constitui fonduri nchise, iar fondurile instituiilor rezultate din comasare i din divizare vor fin
fonduri noi deschise. n cazul absorbiei, cnd o instituie trece n sistemul de activitate al alteia,
fondul instituiei absorbite va reprezenta fond nchis, iar al celei care i continu activitatea va
continua sa fie fond deschis.
Fondul unei instituii care de-a lengul timpului i a activitii sale a suferit modificri, fie din
punct de vedere al denumirii, al lrgirii sau restrngerii atribuiilor, dar i-a pstrat funcia de
baz, va fi considerat unitar i i va menine continuitatea.
Exist situaii n care n activitatea unei instituii au avut loc ntreruperi, datorate fie lichidrii
temporare, fie absorbiei pentru un timp a acesteia de ctre alte instituii. n ambele situaii dup
o perioad, instituia a fost reactivat, ducnd o via independent. n astfel de cazuri, se pot
adopta dou atitudini diametral opuse:
-

fie se consifer 2 fonduri, fie un fingur fond.

Depinde de forma juridic n care s-a produs reactivarea instituiei, de perioada ntreruperii, ct i
de materialele documentare pstrate. n cazul n care la reactivarea instituiei i se respect vechea
funcie, organizare, poate i denumire, iar fondul documentar respect un sistem unitar, se poate
forma un singur fond.
Denumirea fondului trebuie sa reprezinte ultima titulatur oficial a creatorului su, ori n
cazuri justificate (de ex. Denumirea sub care a intrat n circuitul tiinific), ea e dat de titulatura
cea mai bine cunoscut, folosit de creator pentru o lung perioad. Fia situaia fondului i alte
instrumente de eviden vor constitui i celelalte denumiri conform normelor n vigoare.
4

n antetul adreselor oficiale apare de regul denumirea creatorului de arhiv i cea a forului
superior, ori a instituiei centrale n subordinea creia se afl. Acestea din urm nu vor intra n
denumirea fondului.
La instituiile care au aceleai denumiri n vederea identificrii facile se poate aduga sediul sau
localitatea unde funcioneaz.
Denumirea obligatorie a fondului va fi n limba romn, iar n parantez se pot da eventualele
denumiri n alte limbi. Situaia se va explica n prefaa inventarului.
Fondurile personale, familiale sunt denumite cu numele creatorilor. Fonduri personale i
familiale se pot gsi n cadrul fondurilor unor instituii administrative (scaune, comitate,
magistrate oreneti,etc.) care aveau i calitatea de depozitari de documente. Acestea trebuie
scoase din fondurile instituiilor respective i vor fi constituite ca fonduri individuale.
n vederea ncadrrii corecte a documentelor la fonduri, trebuie s se in seama de urmtoarele
precizri:

actele adresate unei uniti sau persoane fizice, inclusiv anexele i actele conexate, fac
parte din fondul arhivistic al destinatarului. Apartenena lor se stabilete pe baza adresei
destinatarului, a legendei tampilei de nregistrare, a rezoluiilor, a notelor tergale, a
sistemelor de arhivare, a coninutului actelor.

Exemplarele 2, 3, conceptele actelor expediate aparin fondului arhivistic al emitentului.

Emitentul poate fi stabilit dup elementele din antet, semnturi, coninutul actului,
legenda tampilei.

Documentele rezultate din exercitarea atribuiilor, funciilor, administrarea bunurilor

proprii, activitatea de creaie cultural-tiinific fac parte din fondul arhivistic al
creatorului.

Publicaiile preluate mpreun cu fondurile arhivistice, dac nu fac parte din unitile
arhivistice constituite se predau la biblioteca documentar, lista acestora coninnd i
cotele din bibliotec, se anexeaz la inventarul fondului.

Toate aceste meniuni nu se pot aplica foarte rigid i schematic la toate fondurile arhivistice,
fiecare fond avnd individualitatea sa, cu probleme specifice, complexe.
5