Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 1 din 13

Anul I

MODULUL nr. 23 Standardul internaional pentru managementul documentelor (ISO 15489) Obiective: nelegerea conceptului general care a stat la baza elaborrii singurului standard arhivistic elaborat de ISO Cunoaterea caracteristicilor sistemului de gestiune a documentelor Cunoaterea caracteristicilor documentelor care trebuie integrate ntr-un sistem de gestiune a acestora Prezentarea prevederilor generale legate de controlul fizic/intelectual al documentelor ntr-un sistem de gestiune a documentelor Stabilirea principiilor generale de selecionare/eliminare a documentelor, din perspectiva creatorului de documente. Cuprins: 1. Prezentare general standard ISO 15489; avantajele acestuia 2. Sistemul de administrare a documentelor; definiie; cerine, caracteristici generale, 3. Caracteristicile documentelor unui creator; 4. Stabilirea documentelor care trebuie integrate ntr-un sistem de administrare a documentelor 5. Aspectele generale de control a documentelor 6. Stabilirea termenului de pstrare al documentelor 7. Aspecte de implementare

Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 2 din 13

1. Prezentare general standard ISO 15489; avantajele acestuia Standardul ISO 15489 a fost adoptat n 2001. Este singurul standard referitor la organizarea documentelor care a fost nregistrat i, implicit, asupra cruia s-a ajuns la un consens n domeniu. De remarcat c standardele Consiliului Internaional al Arhivelor ISAD, ISAAR (CPF), ISAF nu au fost nregistrate cu nr. ISO pentru c nu au reuit nc s ntruneasc nici unanimitatea prerilor i nici caracteristicile necesare pentru a fi adoptat ca standard ISO. Dac ISAD i are originea de baz n conceptele canadiene, ISO 15489 provine n mare msura din practica de documente dezvoltat n Australia. ISO 15489 este un standard care se refer exclusiv la arhiva din cadrul creatorilor de documente; de altfel, se precizeaz explicit ca acest standard nu se refer la practica documentelor istorice din instituiile de Arhive. El se integreaz n domeniul mai larg al standardelor din domeniul managementului informrii i documentrii. Cu toate acestea, ISO 15489 nu este un standard de produs, ci unul de bun practic, cuprinznd recomandri, i nu prevederi stricte. Este alctuit din 2 structuri de baz: principii generale i liniile directoare. Un fapt semnificativ, standardul leag activitatea de producere/administrare a documentelor din cadrul unei organizaii nu att de arhivistic (la fel ca n Romnia, de pild), ci de management 1 . Nu am reuit s realizm a analiz a aplicrii acestui standard la nivel mondial. Din informaiile pe care le deinem, ISO 15489 este folosit n activitatea de audit la nivelul 2 Australiei , n instituiile de stat; este aplicat de asemenea, n sector privat i public, n SUA i Canada. Tocmai prin partea sa de management, este folosit ca indicator de performan n 3 procesul de verificare i atestare a managementului calitii ISO 9001 . Mai muli responsabili de arhiv din rile menionate consider ns c adevrata semnificaie a standardului rezida n atenia pe care managerii organizaiilor se vd nevoii s o acorde documentelor create n cadrul organizaiei. Avnd caracteristica de standard, corelat cu standardele de calitate a procesului 4 managerial, ei se vd pui n situaia de a se preocupa de protecia documentelor , i, implicit, de 5 acordarea resurselor financiare pentru activitatea de administrare a documentelor . n plus, n condiiile n care angajarea de profesioniti n domeniul gestionrii documentelor pare a fi o preocupare complet secundar pentru foarte muli manageri din rile citate, existena unui astfel de standard de bun practic ofer linii directoare pentru cei implicai dar amatori n domeniu de a pune pe picioare, fr studii de specialitate, un sistem eficient de management al 6 documentelor .
F F F F F F F F F F F F

1 Conform clauzei 3.16 din standard, prin records management se nelege acel domeniu al managementului responsabil pentru controlul sistematic i eficient al crerii, primirii, pstrrii, folosirii i dispunerii de documente, incluznd procesele pentru captura i pstrarea mrturiilor i informaiilor despre activitile i operaiunile de afaceri sub forma documentelor (records). 2 http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind0309&L=RECMGMT-L&P=R8776&I=-3&m=23452 3 http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind0504C&L=RECMGMT-L&P=R8180&I=-3&m=34587 4 http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind0504C&L=RECMGMT-L&P=R8180&I=-3&m=34587 5 http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind0504C&L=RECMGMT-L&P=R6935&I=-3&m=31769 6 http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind0504C&L=RECMGMT-L&P=R7105&I=-3&m=31769 .
HU U HU U HU U HU U HU UH

Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 3 din 13 Clauza 4 din ISO 15 489 8 Managementul documentelor conduce n practic att records manager-ii , ct i orice persoan care creeaz sau folosete documentele, n desfurarea activitii 9 de afaceri. Managementul documentelor ntr-o organizaie include: 10 11 a). stabilirea de politici i standarde 12 b). atribuirea de responsabiliti i capaciti de decizie 13 14 c). stabilirea i aducerea la cunotin a procedurilor i liniilor directoare d). furnizarea unei serii de servicii referitoare la managementul i folosirea documentelor. e). proiectarea, implementarea i administrarea sistemelor specializate pentru managementul documentelor, i f). integrarea managementului documentelor n sistemele i procesele de afaceri. Documentele conin informaii care sunt o resurs valoroas i un important bun n afaceri. O abordare sistematic a managementului documentelor este esenial pentru organizaie i societate, pentru a proteja i prezerva documentele, ca mrturii ale activitii. Un sistem de administrare a documentelor se concretizeaz ntro surs de informaii despre activitile de afaceri, care pot sprijini aciuni i decizii de afaceri ulterioare, precum i s stabileasc responsabilitatea pentru acionari, prezeni i viitori. Documentele permit organizaiei: s desfoare o afacere ntr-o manier ordonat, eficient i plin de rspundere s furnizeze servicii de o manier consistent i just s sprijine i s documenteze formarea de politici i de procese manageriale de decizie s furnizeze consisten, continuitate i productivitate n management i administraie s faciliteze performana efectiv a activitilor de-a lungul organizaiei s asigure continuitate n caz de dezastru s vin n ntmpinarea cerinelor legislative i de reglementare, incluznd activitile de arhivare, audit i supraveghere. s furnizeze protecie i sprijin n litigii, incluznd managementul riscurilor, asociat cu existena sau cu lipsa mrturiilor despre activitatea organizaiei s protejeze interesele organizaiei i drepturile angajailor, clienilor i ale acionarilor, prezeni i viitori s sprijine i s documenteze cercetri i dezvoltri prezente i viitoare, ca i cercetarea istoric. s furnizeze dovezi ale activitilor de afaceri, personal i cultural, s stabileasc identiti de afaceri, personal i cultural, i s menin memoria corporaiei, personal sau colectiv.
F F F F F F F F F F F F F F

2. Sistemul de management al documentelor; definiie; caracteristici, implementare Ca o caracteristic general, standardul ISO 15489 integreaz gestionarea documentelor n cadrul mai larg al informaiilor/cunotinelor existente n cadrul unei organizaii. Pentru o utilizare eficient a acestora, ele trebuie integrate ntr-un sistem, care s asigure controlul lor, i prin aceasta folosirea lor eficient, pentru scopul urmrit de organizaia respectiv. Din aceast perspectiv, sistemul de (administrare a) documente (lor) (records system) este definit ca sistem
7 8

In toate cazurile n care nu se specific altfel, notele explicative ne aparin., nefcnd parte din textul standardului. Profesionitii, responsabilii pentru activitatea de management al documentelor 9 Conform International Standard For Activities/Functions of Corporate Bodies (ISAF), 2006, activitile sunt sarcini desfurate de o organizaie pentru a-i ndeplini fiecare din funciile sale. Pot exista mai multe activiti asociate fiecrei funcii. n unele cazuri, aceleai activiti se pot produce sub un numr variabil de funcii. Activitile includ operaiuni, care produc documentele oficiale (record). Exemplele sunt, de pild, n activitatea de Resurse umane: selectarea, ncadrarea, monitorizarea, evaluarea. 10 Manier de a aciona pentru atingerea unui scop. 11 Norm sau ansamblu de norme care reglementeaz calitatea, caracteristicile, forma etc. unui produs. 12 Autorizri, putere de decizie. 13 Ansamblu de reguli de organizare a administraiei folosite n vederea atingerii unui anumit rezultat. 14 Recomandri privind modalitatea de aciune sau procedur.

Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 4 din 13

de informaii care adun, gestioneaz i asigur accesul la documente, de-a lungul timpului (Clauza 3.17).

Clauza 8.2 din ISO 15 489: Caracteristicile sistemului de administrare a documentelor Clauza 8.4. din ISO 15 489: Tehnologia de proiectare i implementare Fiabilitatea Orice sistem desemnat pentru a gestiona documente trebuie s fie capabil de operare continu i uniform n conformitate cu procedurile prevzute. Un sistem de administrare a documentelor trebuie s: a). adune constant toate documentele care acoper scopurile activitii respectivei afaceri. b). organizeze documentele ntr-o manier care s reflecte procesul afacerii creatorului documentelor c). protejeze documentele de nlturarea sau modificarea neautorizate d). funcioneze n mod obinuit ca prim sursa de informare asupra aciunilor care sunt documentate n respectivele documente e). s furnizeze un acces imediat la toate documentele relevante i metadatele care le sunt asociate. Aceast fiabilitate a sistemului trebuie s fie documentat prin crearea i meninerea documentelor de operare a sistemelor. Aceste documente trebuie s demonstreze c sistemul satisface criteriile menionate mai sus. Un sistem de administrare a documentelor trebuie s rspund nevoilor n schimbare ale afacerii, dar nici o schimbare n sistem nu trebuie s aib impact asupra caracteristicilor documentelor din sistem. Similar, cnd documentele sunt transferate dintr-un management al documentelor n altul, transferul trebuie s fie realizat de o manier care s nu afecteze negativ caracteristicile documentelor. Integritatea Msurile de control, cum ar fi monitorizarea accesului, verificarea utilizatorilor, distrugerea autorizat i securitatea trebuie s fie implementate pentru a preveni accesul neautorizat, distrugerea, modificarea sau nlturarea documentelor. Aceste forme de control pot exista n interiorul sistemului de administrare a documentelor sau s fie externe sistemului respectiv. Pentru documente digitale, organizaia poate avea nevoie s demonstreze c orice nefuncionare de sistem, upgrade sau ntreinere obinuit nu afecteaz integritatea documentelor. Conformitatea Sistemele de administrare a documentelor trebuie s fie gestionate n conformitate cu toate cerinele care reies din afacerile curente, mediul legislativ i ateptrile comunitii n care organizaia i desfoar activitatea. Personalul care creeaz documentele trebuie s neleag n ce mod aceste cerine afecteaz aciunile afacerii pe care ei o desfoar. Conformarea la aceste cerine trebuie s fie n mod permanent impus i documentele acestei impuneri trebuie pstrate pentru valoarea lor probatorie. Comprehensivitatea (caracterul cuprinztor) Sistemele de administrare a documentelor trebuie s fie create, ntreinute i administrate sistematic. Crearea documentelor i practicile de ntreinere trebuie s fie sistematizate prin proiectarea i operarea att a sistemelor de administrare a documentelor, ct i a sistemelor de afaceri. Un sistem de administrare a documentelor trebuie s aib politici clar documentate, responsabiliti atribuite i metodologii oficiale pentru managementul su. [] Tehnologia de proiectare i implementare Pentru a proiecta i implementa sisteme solide de administrare a documentelor, este necesar o metodologie de proiectare i implementare. Aceasta metodologia prezentat n punctele a-h nu este conceput ca una liniar. Aceste sarcini pot fi realizate n diferite stagii, repetitiv, parial sau gradual, n conformitate cu nevoile organizaiei, cerinele oficiale de conformitate i schimbrile n mediul organizaiei i al managementului documentelor. a). investigaiile preliminare. Colectarea informaiilor din surse documentare i prin interviuri; identificarea i documentarea rolului i scopului organizaiei, structura ei, a mediului su legislativ, reglementator, de afaceri i politic, factori critici i slbiciuni critice asociate cu managementul

Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 5 din 13 documentelor. b). analiza activitii de afaceri. Colectarea informaiilor din surse documentare i prin interviuri; identificarea i documentarea fiecrei funcii 15 , activiti i operaiuni 16 i stabilirea unei ierarhii a lor, adic un sistem de clasificare al afacerii, i identificarea i documentarea fluxului proceselor de afaceri i al tranzaciilor pe care le cuprinde. c). identificarea cerinelor pentru documente. Colectarea informaiilor din surse documentare i prin interviuri; identificarea cerinelor probatorii i de informare a fiecrei funcii a afacerii, activiti i operaiuni care trebuie satisfcut prin documente. Cerinele pot deriva din analiza mediului reglementator al organizaiei (vezi clauza 5) i riscul de a nu crea i pstra documentele. Determinarea modului n care fiecare cerin poate fi satisfcut prin procesele de administrare a documentelor i articularea i documentarea cerinelor pentru documente. Alegerea structurii corespunztoare de administrare a documentelor care satisface cel mai bine fiecare funcie a afacerii, activitii sau tranzaciei. d). evaluarea sistemelor existente. Identificarea i analiza sistemelor existente de administrare a documentelor i a altor sisteme de informaii, pentru a msura performana lor fa de cerinele pentru documente. e). identificarea strategiilor pentru satisfacerea cerinelor pentru documente. Identificarea strategiilor de satisfacere a cerinelor pentru documente, care poate include adoptarea de politici, standarde, proceduri i practici, proiectarea de noi sisteme i implementarea sistemelor de o manier care s satisfac cerinele pentru documente. Strategiile pot fi aplicate pentru fiecare cerin a documentelor separat sau n combinaiei. Strategiile trebuie s fie selectate pe baza gradului de risc implicat n cazul colapsului de a satisface o cerin, sau n cadrul funciei afacerii pe care sistemul de administrare a documentelor ncearc s o sprijine, prin mediul existent al sistemelor sau prin cultura organizaional n care strategia ar trebui s reueasc (clauza 7). f). proiectarea unui sistem de administrare a documentelor. Proiectarea unui sistem de administrare a documentelor care ncorporeaz strategiile, procesele i practicile descrise n ISO 15489; asigurarea c sistemul de administrare a documentelor suport i nu ascunde, procesele afacerii. Analiza i dac este necesar, reproiectarea proceselor i operaiilor afacerii i a sistemelor de comunicaie, pentru a include aspectele de administrare a documentelor. g). implementarea unui sistem management al documentelor. Implementarea unui sistem de administrare a documentelor trebuie s fie realizat sistematic, folosind planificrile din proiectele i metodologiile potrivite situaiei i cu o perspectiv de integrare a operaiilor sistemului de administrare a documentelor cu procesele de afaceri i sistemele legate de acestea. h). revizia post-implementare. Strngerea de informaii referitoare la performana sistemului de administrare a documentelor ca un proces integral i n desfurare. Aceasta poate fi realizat prin intervievarea membrilor din echipa de management i a angajailor cheie, folosind chestionare, observnd sistemul n activitate, examinnd manualele de proceduri, materialele de training i alte documentaii, i efectund verificri ntmpltoare asupra calitii documentelor i a msurilor de control. Revederea i estimarea performanelor sistemului, iniierea i monitorizarea aciunilor de corectare i stabilirea regimului de monitorizare continu i evaluare periodic.
F F F F

3. Caracteristicile documentelor unui creator n procesul standardizrii, forma i coninutul documentelor (records) sunt unele dintre obiectivele uniformizrii. Practic, ntr-o organizaie care se conformeaz ISO 15489, vzut ca o organizaie cu un management eficient al informaiilor, i deci al documentelor, un document trebuie s reflecte corect ceea ce a fost comunicat sau decis sau ce aciuni au fost desfurate.
,Funcia reprezint orice scop, responsabilitate sau sarcin cu nivel ridicat de generalitate, atribuit agendei de responsabiliti a unei organizaii, n virtutea unei legislaii, politici sau a mandatului su. Funciile sunt apoi descompuse ntr-un set de activiti asociate. Funciile sunt n general mai stabile dect structurile administrative care sunt adesea amestecate i transferate cnd se produc restructurri. Exemple sunt: administrarea justiiei, a finanelor, managementul Resurselor umane (ISAF). 16 Operaiunea (tranzacia) este cea mai mic parte a unei activiti. Operaiunile conduc la producerea de documente, care constituie mrturii ale activitii desfurate pentru a ndeplini o funcie. Exemple: o operaiune poate fi completarea formularului de evaluare pentru un curs de trening, iar documentul specific produs din aceasta operaiune este formularul de evaluare (ISAF).
15

Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 6 din 13

Trebuie s fie capabil s sprijine nevoile afacerii la care se refer i s fie utilizat pentru scopuri de identificarea rspunderii. n aceste condiii, documentele organizaiei trebuie s ndeplineasc anumite caracteristici.

Clauza 7.2. din ISO 15 489: Caracteristicile documentului Autenticitatea Un document autentic este unul care poate demonstra a). c este ceea ce se presupune a fi; b). a fost creat sau trimis de persoana care se presupune c trebuia s l fi creat sau trimis; c). a fost creat sau trimis la momentul care se presupune c a fost trimis. Pentru a asigura autenticitatea unui document, organizaiile trebuie s implementeze i s documenteze politici i proceduri care supravegheaz crearea, primirea, transmiterea, meninerea i eliminarea documentelor, pentru a se asigura c cei care creeaz documentul sunt autorizai i identificai i c documentele sunt protejate mpotriva adugirilor, tergerilor, alterrilor, folosirilor i secretizrilor neautorizate. Credibilitatea Un document credibil este acela n al crui coninut se poate avea ncredere ca fiind o reprezentare integral i fidel a tranzaciilor, activitilor sau faptelor pe care le atest, i pe care se poate pune baz n cursul tranzaciilor sau activitilor ulterioare. Documentele trebuie create la momentul tranzaciei sau evenimentului la care se refer, sau imediat dup aceea, de ctre persoane care au direct cunotin despre fapte, sau de ctre dispozitive utilizate n mod obinuit n cadrul afacerii pentru a desfura tranzacia. Integritatea Integritatea unui document se refer la calitatea acestuia de a fi complet i nemodificat. Este nevoie ca un document s fie protejat mpotriva modificrilor neautorizate. Politicile i procedurile de administrare a documentelor trebuie sa specifice ce adugiri sau adnotri pot fi fcute unui document dup crearea sa, n ce circumstane adugirile i adnotrile pot fi permise i cine are dreptul s le fac. Orice adnotare, adugare sau tergere autorizat asupra unui document trebuie s fie n mod explicit indicat i s poat fi identificat. Utilitatea Un document util este documentul care poate fi localizat, regsit, prezentat i interpretat. Documentul trebuie s poat fi i prezentat, deoarece este direct legate de activitatea de afacere sau de tranzacia care l-a produs. Conexiunile contextuale ale documentului trebuie s conin informaiile necesare pentru o nelegere a tranzaciilor care l-au creat i folosit. Trebuie s fie posibil identificarea unui document n cadrul contextului mai larg al funciilor i activitilor afacerii. Legturile ntre documente care documenteaz o secven a activitii trebuie s fie pstrate.

4. Stabilirea documentelor care trebuie integrate ntr-un sistem de administrare a documentelor Spre deosebire de arhivistica romneasc, i, originar, de cea francez, arhivistica anglosaxon folosete termenul de records pentru a defini totalitatea documentele proprii unei organizaii creatoare de documente. Standardul ISO 15489 definete i el documentele unui creator (records) drept informaii create, primite, i pstrate cu scop probatoriu i informare, de ctre o organizaie sau persoan, ca urmare a obligaiilor legale i n desfurarea afacerii. Caracteristic este ns faptul c, ntr-o abordare teoretic a termenilor, literatura de specialitate din zona menionat face distincia ntre documente, ca termen generic i documentele de arhiv ale unui creator (records); documentele existente la un moment dat ntr-o organizaie nu aparin toate acelei organizaii i nu au toate caracter de documente oficiale ale organizaiei.

TEM DE CONTROL Comparai legislaia i practica romneasc referitoare la documentele creatorilor cu cele

Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 7 din 13

prezentate la cursul anterior, relativ la diferenele documentrecord. Identificai abordrile existente. 5. Procese 17 de management i modaliti de control a documentelor Dezvoltarea unui sistem de management al documentelor implic formularea unui cadru general care s asigure desfurarea proceselor specifice: captur, nregistrare, clasificare, depozitare i manipulare, acces, urmrire. Unele dintre aceste procese nu se ntlnesc n practica arhivistic romneasc. Astfel, ca un element deosebit, standardul ISO 15489 folosete conceptul de ,,integrarea documentelor sau captur a documentelor (records capture). Aceast operaiune semnific intrarea documentelor n sistemul de (management al) documente(lor) unei organizaii. Documentele pot intra n instituie pe ci diverse, att n forma corespondenei obinuite, ct i prin fax, email etc. Cel mai familiar exemplu de captur/integrare a documentelor ntr-un sistem de administrare a documentelor l reprezint sistemul de registratur. Acest sistem nu este folosit pretutindeni pe plan mondial ns, dezvoltndu-se n paralel i alte forme de integrare a documentelor. Aceast operaiune presupune luarea n eviden (sau sub control) a documentului, att sub aspect fizic, ct i intelectual.
F F

Clauzele 9.3.9.8. din ISO 15489 privind controlul documentelor Captura documentelor Scopul capturii documentelor (records capture) ntr-un sistem de administrare a documentelor este s - stabileasc o relaie ntre documente, creator i contextul de afacere care l-a generat. - plaseze documentul i relaiile sale n cadrul unui sistem de administrare a documentelor, i - s l lege de alte documente. Acest proces poate fi realizat prin alocarea de metadate explicite, ncorporate n, ataate la sau asociate cu, un anume document, indiferent de formatul su. Aceasta trebuie s fie precizat n manualul sistemului de administrare a documentelor. Aceste metadate sunt eseniale pentru regsirea, n limitele de competen, a statutului, structurii i integritii documentului, la orice moment de timp i s demonstreze relaiile sale cu alte documente. Tehnicile care asigur captura documentelor pot include a). clasificarea i indexarea, care permit legturi, grupri, numiri, protecii de securitate, permisii de utilizator i regsirea, nlturarea i identificarea documentelor vitale. b). ordonarea ntr-o structur i secven logic, indiferent dac e dosarul fizic sau un director, care faciliteaz folosirile i referinele ulterioare. c). nregistrarea, care furnizeaz dovada existenei documentelor n sistemul de administrare a documentelor i d). sisteme care furnizeaz profile sau abloane pentru aciunile care rezult n timpul afacerii, care 1). furnizeaz metadate care descriu contextul de afacere 2). furnizeaz dovada locului n care se afl un document 3). identific ce aciune nu este n parametrii normali 4). identific cine a accesat documentul 5). identific cnd a avut loc aceast accesare i 6). furnizeaz dovada tranzaciilor care s-au desfurat, cu referire la document. nregistrarea 18 ntr-un sistem de administrare a documentelor care angajeaz un sistem de nregistrare: a). un document este nregistrat cnd este integrat ntr-un sistem de administrare a documentelor b). nici un alt proces care afecteaz documentul nu poate avea loc pn cnd nregistrarea sa nu e complet. Scopul primar al registraturii este s furnizeze dovada c un document a fost creat sau integrat ntr-un sistem de administrare a documentelor, iar un beneficiu suplimentar este c faciliteaz regsirea. Aceasta include
F

17 Serie de pai ce trebuie urmai pentru a atinge un anume rezultat. 18 Aciunea de a da unui document (record) un identificator unic la intrarea sa n sistem (Clauza 3.18).

Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 8 din 13 nregistrarea unor scurte informaii descriptive sau metadate despre document i atribuirea a unei identificator pentru document, unic n cadrul sistemului. Registratura oficializeaz integrarea documentului n sistemele de administrare a documentelor. Documentele pot fi nregistrate la mai mult dect un nivel sau grupate n cadrul unui sistem de administrare a documentelor. n mediu electronic, sistemul de administrare a documentelor poate fi proiectat s nregistreze documente prin procese automate, transparente pentru utilizatorul din sistemul de afacere din care el este integrat i fr intervenia records manager-ului. Clasificarea 19 Clasificarea activitilor de afacere Clasificarea activitilor de afaceri se comport ca un puternic instrument pentru a asista conducerea afacerii i, n multe cazuri, a operaiunilor implicate n managementul documentelor, incluznd a). furnizarea legturilor ntre documentele individuale care se acumuleaz, pentru a permite o continu nregistrare a activitii. b). asigurarea c documentele sunt denumite de o manier consecvent de-a lungul timpului c). asistena n regsirea tuturor documentelor legate de o anumit funcie sau activitate d). stabilirea proteciei de securitate i acces care se cuvine pentru un set de documente e). alocarea permisiunii de acces pentru a accede la, sau aciona asupra, unui anumit grup de documente f). distribuirea responsabilitii pentru gestiunea unui anumit set de documente g). distribuirea documentelor pentru aciune, i h). stabilirea perioadelor corespunztoare de pstrare a documentelor i aciunile de nlturare ale acestora. Sistemele de clasificare Sistemele de clasificare reflect afacerea din cadrul organizaiei din care ele deriv i sunt n mod normal bazate pe o analiz a activitilor de afaceri ale organizaiei. Sistemele pot fi folosite pentru a sprijini o varietate de procese de administrare a documentelor. Organizaiile trebuie s determine gradul de detaliere a clasificrii de care au nevoie pentru scopurile afacerii. Vedete de vocabular Sistemele de clasificare i indexare se pot sprijini de cuvinte cheie, care sunt adaptate pentru complexitatea documentelor fiecrei organizaii. Aceste cuvinte cheie trebuie s codifice termeni particulari sau cu semnificaie specific organizaiei. Indexarea Indexarea poate fi realizat manual sau poate fi generat automat. Se poate produce la diferite niveluri de grupare n cadrul sistemului de administrare a documentelor. Linii directoare pentru indexare pot fi gsite n ISO 5963 Alocarea de numere i coduri Metode de prescurtare a referinelor la documente prin alte mijloace sunt frecvent folosite. Alocarea de numere sau coduri este n mod obinuit folosit pentru grupri de documente. Scopul codrii este asociat cu funcia de localizare, unde un numr sau un cod indic adresa documentului, astfel nct documentul s poat fi regsit prin specificarea locului n cadrul sistemului de administrare a documentelor.
F

Depozitarea i manipularea Documentele trebuie s fie pstrate pe supori care asigur caracterul utilizabil, credibilitatea, autenticitatea i prezervarea pentru ct timp este necesar. Aspecte legate de meninerea, manipularea i depozitarea documentelor apar pe tot timpul existenei acestora, nu doar n momentul n care devin inactive. Documentele solicit condiii de depozitare i operaiuni de manipulare care trebuie s ia n considerare proprietile lor specifice fizice i chimice. Documentele cu valoare permanent, indiferent de formatul lor, solicit depozitare i manipulare de calitate, pentru a asigura prezervarea lor pentru att timp ct acea valoare dureaz. Condiiile de depozitare i procesele de manipulare trebuie s fie gndite s protejeze documentele de accesul neautorizat, pierdere sau distrugere, de furt sau dezastru. Organizaiile trebuie s aib politici i linii directoare pentru conversia i migrarea documentelor de la un sistem de administrare a documentelor la altul. Sistemele gestionare a documentelor electronice trebuie s fie proiectate astfel nct documentele s rmn 19 Identificarea sistematic i ordonarea activitilor de afaceri i/sau a documentelor n categorii, n conformitate cu anumite convenii, metode sau reguli procedurale, logic structurate, reprezentate ntr-un sistem de clasificare (Clauza 3.5).

Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 9 din 13 accesibile, autentice, credibile i utilizabile prin indiferent ce modificri de sistem, pentru ntreaga lor perioad de pstrare. Aceasta ar putea include migrarea spre alte softuri, re-prezentarea n formate asemntoare, sau orice alt viitoare cale de re-prezentare a documentelor. Unde asemenea procese au loc, trebuie inut evidena acestora mpreun cu detaliile oricrei variaii n formatul i designul documentului. Accesul Organizaiile trebuie s aib linii directoare oficiale, care reglementeaz cui i se permite accesul la documente i n ce situaii. Mediul reglementator n care organizaia opereaz stabilete principiile generale de drepturi de acces, condiiile i restriciile care ar putea fi ncorporate n operarea sistemului de administrare a documentelor. Pot exista legi specifice care acoper zone cum ar fi confidenialitatea (spaiu privat), libertatea de informaie i arhivele istorice. Documentele pot conine informaii delicate, de natur personal, comercial sau operaional. n unele cazuri, accesul la documente sau la informaiile despre ele nu trebuie permis. Restriciile de acces pot fi aplicate att n cadrul organizaiei, ct i pentru utilizatorii externi. Documente restricionate trebuie s fie introduse doar acolo unde este cerut specific de ctre nevoile organizaiei sau de mediul reglementator. Restriciile trebuie s fie impuse pentru o perioad clar stabilit, pentru a asigura c supravegherea suplimentar cerute pentru aceste documente nu este aplicate mai mult dect este necesar. Nevoia de a plasa restricii asupra accesului se poate schimba odat cu trecerea timpului. Asigurarea formelor corespunztoare de supraveghere a accesului se face prin atribuirea marcajelor distinctive de acces att documentelor, ct i persoanelor. Gestionarea proceselor de acces implica asigurarea c: a). documentele sunt clasificate conform statutului lor de acces la un moment dat. b). documentele sunt eliberate doar celor care sunt autorizai s le vad. c). documentele codificare pot fi citite aa cum i cnd este cerut i autorizat. d). procesele i operaiunile de documente sunt efectuate doar de cei care au autorizaia de a face acest lucru, i e). structurile din organizaie cu rspundere pentru anumite funcii ale afacerii stabilesc permisiunile de acces la documentele care se refer la aria lor de responsabilitate. Monitorizarea i urmrirea permisiunilor acordate utilizatorilor i responsabilitile posturilor funcionale sunt procese continue, care se produc n toate sistemele de administrare a documentelor, indiferent de format. Sistemele de administrare a documentelor electronice, n mod particular cele accesibile de-a lungul unor sisteme distribuite geografic, pot moteni protocoale de identificare a utilizatorilor de la alte aplicaii. Urmrirea (tracking) Aspecte generale Urmrirea micrii i folosirii documentelor n cadrul unui sistem de administrare a documentelor este cerut pentru a). identificarea msurilor deosebite cerute b). facilitarea regsirii unui document c). prevenirea pierderii unui document d). monitorizarea folosirii, pentru ntreinerea sistemului i securitate, i meninerea unei supravegheri a tranzaciilor cu documente (adic integrarea sau nregistrarea, clasificarea, indexarea, depozitarea, accesul i folosirea, migrarea i eliminarea), i e). menine capacitatea de a identifica originile operaionale ale unui document individual, acolo unde sistemele au fost amestecate sau migrate. Urmrirea aciunii Urmrirea aciunii poate fi implementat ntr-un sistem de administrare a documentelor pentru procesele unde timpul limit pentru aciuni este impus de ctre sau pentru pe organizaie. Urmrirea aciunii a). aloc pai care trebuie urmai ca rspuns la o decizie sau tranzacie, documentat n document; b). atribuie responsabiliti pentru aciune unei anumite persoane, i c). nregistreaz datele prin care o aciune predefinit trebuie luat i datele cnd aciunile se produc. Urmrirea aciunii poate fi efectiv implementat doar dac materialul este nregistrat n cadrul sistemului de administrare a documentelor nainte de a fi naintat persoanelor desemnate. Urmrirea localizrii Micarea documentelor trebuie s fie documentat pentru a asigura c documentele pot fi ntotdeauna localizate atunci cnd este nevoie. Mecanismele de urmrire pot nregistra identificatorul documentului,

Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 10 din 13 titlul, persoana sau diviziunea [organizaiei] care are posesia documentului i data/momentul micrii. Sistemul trebuie s urmreasc documentul, transferul ntre persoane i returnarea documentului la casa lui sau locul de depozitare, ca i nlturarea sau transferul lor la orice alt organizaie autorizat extern, incluznd o autoritate de arhive istorice.

TEM DE CONTROL Ce procese de management al documentelor ai reinut? 6. Stabilirea termenului de pstrare al documentelor La fel ca i n practica arhivistic romneasc, termenul de pstrare al documentelor este folosit ca o form de a selecta documentele importante de cele cu o valoare limitat. Cele dou valori promovate n Romnia, istoric i practic preiau un model francez de caracterizare a importanei documentelor. n practic ns, de multe ori, modalitate de determinare a apartenenei la una dintre cele dou grupe este dificil, fiind vorba mai degrab de concepte, dect despre nite lini directoare concrete. Au fost dezvoltate sisteme alternative de apreciere a valorii documentelor. Standardul ISO 15 489 vine cu o serie de linii directoare concrete, menite sa faciliteze stabilirea termenelor de pstrare. Un alt aspect ce trebuie subliniat este diferena terminologic. n practica arhivistic romneasc, dup o serie de termeni utilizai n anii 19501960, s-a impus conceptul de selecionare, definit ca o operaiune de stabilire a valorii documentar-istorice i practice a documentelor n vederea pstrrii permanente sau a nlturrii celor nefolositoare. Analiza definiiei arat c este de fapt vorba despre dou operaiuni: valorizare i eliminare. Standardul ISO 15 489 opereaz ns cu termeni diferii, care privesc fenomenul alegerii documentelor. Astfel, dac n arhivistica tradiional momentul unor decizii privind documentele este dup expirarea unui anumit termen de pstrare, ISO 15489 folosete conceptul anglo-saxon de dispoziie (disposition 20 ). Aceasta este definit drept serie de procese asociate n implementarea reinerii documentelor, distrugerii sau deciziilor de transfer, care sunt documentate n dispoziii sau alte instrumente?: (Clauza 3.9). Dispoziiaa supra unui document vizeaz practic orice procedur care se aplic documentelor, dup ce viaa lor activ a ncetat. Deci, dispoziia referitoare la un document nu semnific doar distrugerea, aruncarea lui, ci toate aciunile care duc la scderea gestionar a acestuia din sistemul operaional de administrare a documentelor. Eliminarea fizic a documentelor este definit drept distrugere.
F F

Clauzele 9.2.; 9.9 din ISO 15489 privind selecionarea documentelor Stabilirea termenului de pstrare al documentelor Deciziile despre ct timp trebuie pstrate documentele n cadrul unui sistem de management al documentelor se bazeaz pe evaluarea mediului reglementator i cerinelor de afaceri, de responsabilitate i de risc. Iniial, asemenea decizii trebuie s implice administraia serviciului unei activiti specifice de afaceri. Cerinele statutare sau alte regulamente pot cere o perioad de pstrare minim sau trimiterea ctre un organism autorizat, cum ar fi o autoritate arhivistic sau de control pentru un aviz necesar. Drepturile i interesele tuturor celor implicai trebuie s fie luate n considerare cnd se stabilete termenul de pstrare. Deciziile nu trebuie s fie luate intenionat pentru a ocoli vreun drept de acces. Reinerea documentelor trebuie s fie gestionat pentru a). satisfacerea nevoilor de afacere curente sau viitoare prin:

20 A u se confunda cu disposal, folosit cu sensul de nlturare a documentelor dup selecionare! (vezi NARA, Disposition of Federal Records: A Records Management Handbook, Washington, 2000 (versiunea electronic)..

Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 11 din 13 1). reinerea informaiilor referitoare la decizii i activiti prezente i trecute, ca parte a memoriei corporaiei, pentru a documenta activiti i decizii, n prezent i n viitor; 2). reinerea probatorie a activitilor trecute i prezente pentru a rspunde obligaiilor de responsabilitate; 3) eliminarea, ct de rapid posibil i de o manier autorizat, sistematic, a documentelor care nu mai sunt necesare, i 4). reinerea contextului [crerii] documentelor, care va permite viitorilor utilizatori s judece autenticitatea i credibilitatea documentelor, chiar i n cazurile unde sistemul de administrare a documentelor n care ele au fost reinute a fost nchis sau a suferit schimbri semnificative, b). conformitatea cu cerinele legale, prin asigurarea c mediul reglementator aplicabil managementului documentelor pentru anumite activiti ale afacerii este documentat, neles i implementat, i c). s satisfac nevoile prezente i viitoare ale acionarilor interni i externi, prin 1). identificarea intereselor aplicabile (derivate din lege) sau legitime pe care cei implicai le pot avea n prezervarea documentelor pentru mai mult timp dect ar fi necesar pentru organizaia nsi; aceasta poate include acionari sau persoane interesate ca: parteneri de afaceri, clieni i alte persoane afectate de aciunile sau deciziile organizaiei, i altele, crora organizaia trebuie s le fac documentele disponibile pentru a satisface cerinele de responsabilitate, cum ar fi auditori, autoriti cu putere de reglementare, i corpuri de investigaii, autoriti arhivistice sau cercettori. 2). Identificarea i atribuirea ctigurilor pozitive legale, financiare, politice sociale sau altele pozitive, din prezervarea documentelor, pentru a servi interesele cercetrii i societii ca ntreg, i 3). urmrirea regulamentelor autoritii arhivistice competente n domeniu, unde este cazul. Documentele ce pot fi identificate ca avnd valoare continu de pstrare sunt cel mai probabil cele care: - ofer eviden i informare despre politicile i aciunile organizaiei - furnizeaz probe i informaie despre interaciunile organizaiei cu comunitatea-client pe care o deservete - documenteaz drepturile i obligaiile indivizilor i organizailor - contribuie la construirea memoriei organizaiei pentru scopuri tiinifice, culturale i istorice, i - conine dovezi i informaii despre activiti de interes pentru acionari din interiorul i exteriorul organizaiei [] Implementarea dispoziiei Deciziile de dispoziie, care permit tergerea documentelor din sistemele operaionale, trebuie s fie aplicate la documente pe o baz sistematic i constant, n decursul activitii normale de afaceri. Nici o aciune de dispoziie nu trebuie s aib loc fr certitudinea c nu mai este nevoie de acel document n continuare, c nici o activitate nu este n neregul i c nici un litigiu sau investigaie nu se desfoar sau planeaz, care ar putea implica respectivul documentul ca prob. Aciunile de dispoziie pot acoperi: a). o distrugere imediat, incluznd suprascrierea sau tergerea b). reinerea, pentru o perioad ulterioar, n cadrul diviziunii administrative c). transferul ctre o zon de depozitare corespunztoare sau pe un suport, sub controlul organizaiei d). transferul ctre alt organizaie care are asumat responsabilitatea pentru afacerea respectiv, prin restructurare, vnzare sau privatizare e). transferul ctre o zon de depozitare gestionat n numele organizaiei de ctre un furnizor independent, fa de care au fost stabilite aranjamente contractuale corespunztoare f). transferul de responsabilitate pentru gestionare ctre o autoritate corespunztoare, n timp ce depozitarea fizic a documentului este reinut de organizaia creatoare g). transferul ctre arhiva organizaiei, sau h). transferul ctre o autoritate de arhive istorice extern. Urmtoarele principii trebuie s guverneze distrugerea fizic a documentului distrugerea trebuie s fie ntotdeauna autorizat documentele referitoare la litigii i investigaii n curs sau actuale nu vor fi distruse distrugerea documentelor trebuie s fie ndeplinit ntr-un mod care s pstreze confidenialitatea oricror informaii pe care le conin toate copiile dup documentele autorizate pentru distrugere, inclusiv copiile de siguran, de pstrare sau de backup, trebuie distruse.

Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 12 din 13

TEM DE CONTROL Care sunt principiile de baz pentru stabilirea valorii de pstrare a documentelor? 7. Aspecte de implementare Standardul ISO 15 489 subliniaz permanent importana documentrii prealabile, a monitorizrii i verificrii permanente a sistemelor implementate, pentru a verifica n permanen eficacitatea soluiilor adoptate i fezabilitatea lor. n egal msur, se subliniaz necesitatea pregtirii personalului care opereaz cu documentele, la toate nivelurile.

Clauzele 9.10, 10, 119 din ISO 15489 privind implementarea Documentaiile descriind procesele de management al documentelor i sistemele gestionare a documentelor trebuie s se aib n vedere cerinele juridice, organizaionale i tehnice. Sfera de competen operaiunile de management al documentelor, cum ar fi clasificarea, indexarea, revizuirea i nlturarea documentelor, trebuie s fie n mod clar statuate. Legislaia, standardele i politicile relevante trebuie s fie luate n considerare, pentru a stabili cerinele pentru practica, revizuirea, urmrirea i testarea proceselor de management al documentelor. O atenia mare trebuie acordat altor sisteme de informaii i politici n uz, n cadrul organizaiei, pentru a menine integritatea constituit a mediului de gestiune a informaiilor. Toate deciziile asupra stabilirii documentelor care trebuie s fie integrate i ct timp documentele trebuie s fie pstrate trebuie s fie n mod clar documentate i respectate. Deciziile pot fi considerate drept autorizaii de nlturare. Documentaia oficial a analizei sau altor aciuni care rezult n deciziile de integrare i reinere a documentelor trebuie s fie pregtite i supuse pentru aprobare unui nalt conductor al organizaiei. Documentaia trebuie s conin detalii ale activitilor de afaceri i documentele care rezult din fiecare activitate de afaceri i trebuie specificate perioadele de pstrare i aciunile de distrugere, intr-o form clar i lipsit de ambiguiti. Evenimentele care activeaz sau determin aciuni de nlturare trebuie s fie n mod clar identificate. Instruciunile pentru transferul documentelor ctre forme alternative de depozitare (de pild, depozitarea off-line sau off-site) trebuie s fie incluse. Acolo unde este necesar, o asemenea documentaie trebuie s fie supus unei structuri autorizate externe, cum ar fi o autoritate arhivistic, auditorilor etc., pentru aprobrile necesare. O nregistrare a aciunilor de nlturare, odat ce acestea au fost ndeplinite, trebuie s fie pstrat. Monitorizarea i audit/revizuire Monitorizarea de conformitate trebuie s se desfoare n mod regulat pentru a se asigura c procedurile sistemelor de administrare a documentelor i procesele sunt implementate n conformitate cu politicile organizaiei i cerinele ei, i c mplinesc rezultatele anticipate. Asemenea revizuiri trebuie s examineze performana organizaiei i satisfacia utilizatorilor n folosirea sistemului. Mediul reglementator poate cere ca structuri externe s desfoare monitorizarea i revizia. Modificrile la sistemul de administrare a documentelor i operaiunile de management al documentelor trebuie s fie fcute, dac acestea se dovedesc a fi nepotrivite i ineficiente. Conformitatea sistemelor i monitorizarea trebuie s fie documentat i rapoartele trebuie pstrate. Training Organizaia care caut s se conformeze acestei pri din ISO 15489 trebuie s stabileasc programe continue de pregtire pentru gestiunea documentelor. Programele de training pentru cerinele managementului documentelor i practicile specifice trebuie s acopere rolul i responsabilitile sale, i s fie adresate ctre toi membrii managementului, angajailor, contractorilor, voluntarilor i oricror alte persoane responsabile pentru ntreaga sau pentru o parte a activitii de afaceri dintr-o organizaie n producerea de documente, n timpul muncii lor i n integrarea acelor documente n sistemele de administrare a documentelor. Programele de training pot fi stabilite i organizate n cooperare cu organizaii externe.

Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 13 din 13

Bibliografie: ISAF International Standard for Activities and Functions, ICA, 2007. * * * Introducere la ISAD(G), n Buletin de informare i documentare arhivistic, Bucureti, 2005, p. p. IX. * * * ISO 15489/2001 * * * Legislaie arhivistic, Bucureti, 1996. Couture Carol, Nomenclatoarele. Aspecte teoretice, n RdA, Cluj-Napoca, 1999, p. 941. NARA, Disposition of Federal Records: A Records Management Handbook, Washington, 2000. Activiti de autoevaluare i consolidare 1. Ce este ISO 15489 i ce urmrete el? 2. Comentai caracteristicile prezentate ale documentelor i importana lor, din perspectiva creatorului de documente i din perspectiva arhivistului (arhiv istoric). 3. Prezentai conceptul de sistem de administrare a documentelor i caracteristicile sale. 4. Citii Carol Couture, Nomenclatoarele. Aspecte teoretice, n RdA, Cluj-Napoca, 1999, p. 941, i identificai i alte abordri pentru stabilirea valorii documentelor. 5. Toate documentele existente ntr-o organizaie creatoare fac parte din sistemul ei de administrare a documentelor? Argumentai.