Informare i documentare Administrarea documentelor

Partea 2 : Linii directoare

Cuprins:
1. Scopul
2. Politici i responsabiliti
2.1.

Introducere

2.2.

Declaraia politic de gestionare a documentelor

2.3.

Responsabiliti
2.3.1. Obiectivele care definesc responsabilitile i autoritile
2.3.2. Autoritile i responsabilitile n cadrul organizaiei

3. Strategii , proiectare i implementare

3.1.

Introducere

3.2.

Proiectarea si implementarea sistemului de administrare a documentelor

3.2.1. General
3.2.2. Pasul A : Investigaii preliminare
3.2.3. Pasul B : Analiza activitii de afacere
3.2.4. Pasul C : Identificarea cerinelor de administrare a documentelor
3.2.5. Pasul D : Evaluarea sistemelor existente
3.2.6. Pasul E : Identificarea strategiilor care satisfac cerinele documentelor
3.2.7. Pasul F : Proiectarea sistemului de administrare a documentelor
3.2.8. Pasul G : Implementarea sistemului de administrare a documentelor
3.2.9. Pasul H : Revizuirea post-implementare

4. Procesele i controalele documentelor

4.1.

Introducere

4.2.

Instrumente
4.2.1. Instrumentele principale
4.2.2. Clasificarea activitii afacerii
4.2.3. Vocabular
4.2.4. Autoritatea de dispoziie a documentelor
4.2.5. Schema clasificrii securitii i a accesului

4.3.

Procesele de administrare a documentelor

4.3.1. Introducere
4.3.2. Capturare
4.3.3. nregistrare
4.3.4. Clasificare
4.3.5. Clasificare accesului i a securitii
4.3.6. Identificarea statutului de dispoziie
4.3.7. Depozitarea
4.3.8. Utilizarea i urmrirea
4.3.9. Implementeare dispoziiei
5. Monitorizare i audit
5.1.

General

5.2.

Respectarea auditului

5.3.

Greutatea probatorie

5.4.

Monitorizarea performanei

6. Intruire
6.1.

Introducere

6.2.

Cerinele programului de instruire

6.3.

Personalul care trebuie instruit

6.4.

Intruire pentru profesionitii administrrii documentelor

6.4.1. General
6.4.2. Metode de intruire
6.4.3. Evaluare i revizuirea instruirii

ISO ( Organizaia Internaional de Standardizare) este o federaie mondial a

organismelor naionale de standardizare. Lucrrile de pregtire a Standardelor Internaionale se
desfoar n mod normal prin intermediul comitetelor tehnice ale ISO . Fiecare organism
membru interesat de un subiect pentru care a fost stabilit un comitet tehnic are dreptul de a fi
reprezentat n aceast comisie . Organizaiile internaionale , guvernamentale i non
-guvernamentale , n legtur cu ISO , iau de asemenea parte la lucrri. ISO colaboreaz
ndeaproape cu Comisia Internaional Electrotehnic ( IEC ) cu privire la toate problemele de
standardizare electrotehnic .

Standardele internaionale sunt elaborate n conformitate cu normele prevzute n

Directivele ISO / IEC , Partea 3 .
Sarcina principal a comitetelor tehnice este de a pregti standardele internaionale .
Proiectul standardelor internaionale adoptate prin comitetele tehnice este transmis organismelor
membre pentru vot . Publicarea standardelor internaionale necesit aprobarea de ctre cel puin
75% din organismele membre cu drept de vot .
n circumstane excepionale , atunci cnd o comisie tehnic a colectat tipuri de date
diferite de ceea ce este publicat n mod normal ca un standard internaional, se poate decide cu o
majoritate simpl a voturilor membrilor si participante de a publica un raport tehnic . Un raport
tehnic are n ntregime un caracter informativ i nu trebuie s fie revizuit pn cnd datele pe
care le ofer sunt considerate a nu mai fi valabile sau utile . Se atrage atenia asupra posibilitii
ca unele dintre elementele din aceast parte a ISO 15489 s fac obiectul drepturi de brevet .
ISO / TR 15489-2 a fost elaborat de Comitetul Tehnic ISO / TC 46 , informare i
documentare , Subcomisia SC 11 , Arhiva / administrare a documentelor .
ISO / TR 15489 este format din urmtoarele pri , sub titlul general de informare i
documentare administrarea documentelor :
Partea 1 : General
Partea 2 : Linii directoare [ Raport tehnic ]

Introducere
Aceast parte a ISO 15489 prevede linii directoare , care sunt suplimentare la ISO
15489-1 . Att ISO 15489-1 ct i aceast parte a ISO 15489 se aplic la documentele n orice
format sau mediu, create sau primite de ctre orice organizaie public sau privat n cursul
activitilor sale . Astfel , n aceast parte a ISO 15489 , dac nu se specific altfel , sistemele pot
fi interpretate ca pe hrtie / manuale sau electronice, i un document poate fi pe hrtie ,
microformat sau electronic .
ISO 15489-1 specific elementele de administrare a documentelor i definete
rezultatele necesare sau rezultatele care trebuie realizate . Aceast parte a ISO 15489 prevede o
metodologie pentru implementare. Cu toate acestea , trebuie remarcat faptul c standardele i
legislaia naional i reglementrile pot dicta ali factori i cerine pentru respectarea legislaiei.

n plus fa de utilizarea acestei pri a ISO 15489 , cei care doresc s pun n aplicare
standardul ar trebui s consulte cerinele i ghidurile de orientare a standardelor naionale i a
legislaiei i reglementrilor care se aplic n jurisdiciile lor . n plus , o varietate de societi i
asociaii profesionale dispun de resurse disponibile pentru a ajuta la punerea n aplicare a ISO
15489-1 .

1. Domeniul de aplicare
Aceast parte a ISO 15489 este un ghid de implementare a ISO 15489-1 pentru a fi
utilizat de ctre profesioniti administrrii documentelor i cei nsrcinai cu administrarea
documentelor n organizaiile lor . Acesta ofer o metodologie care va facilita punerea n aplicare
a ISO 15489-1 , n toate organizaiile care au nevoie pentru a gestiona documentele lor . Acesta
ofer o privire de ansamblu a proceselor i factorilor care trebuiesc luai n considerare n
organizaiile care doresc s se conformeze cu ISO 15489-1 .

2 Politici i responsabiliti
2.1 Introducere
ISO 15489-1 : 2001 , clauza 6 stabilete , n termeni generali , necesitatea organizaiilor
de a o respecta pentru a avea o politic de administrare a documentelor i de a defini i de a
atribui responsabiliti persoanelor responsabile cu documente .Aceast parte a ISO 15489 ofer
ndrumri suplimentare cu privire la politicile de gestionare a documentelor i se extinde cu
privire la tipurile de responsabiliti definite i atribuite .

2.2 Declaraia politic de gestionare a documentelor

Organizatiile ar trebui s defineasc i s documenteze politicile pentru administrarea
documentelor i ar trebui s se asigure c politicile sunt implementate i meninute la toate
nivelurile organizaiei .
Cu toate acestea ,o declaraie politic pe cont propriu nu va garanta o bun
administrare a documentelor : critic pentru succesul acestuia este sprijinul avizat i activ i
vizibil de ctre conducere , precum i alocarea resurselor necesare pentru punere n aplicare . O

declaraie politic eficient va identifica un membru senior al personalului pentru administrarea

documentelor i pentru supravegherea politicilor i punerea n aplicare a programului .
Declaraia politic ar trebui s se refere la alte politici legate de informaii, de exemplu,
la politica sistemelor de informaii , la securitatea informaiilor sau la administrarea activelor ,
dar nu ar trebui s ncerce s le duplice . Aceasta ar trebui s fie susinut de proceduri i
orientri , declaraii de planificare i strategie , dispoziii ale autoritilor i alte acte care
mpreun alctuiesc regimul de administrare a documentelor .
Suportul i aprobarea politicii de ctre toi angajaii ar trebui s fie ncurajat n orice
moment . Este deosebit de important c politica oblig toi angajaii s creeze i s menin
documente care ndeplinesc nevoile legale, de reglementare , fiscale ,operaionale i de arhivare /
istorice ale organizaiei . Monitorizarea respectrii politicii este , de asemenea,important .

2.3 Responsabiliti
2.3.1 Obiectivele care definesc responsabilitile i autoritile
Obiectivul major al definirii responsabilitilor , autoritilor i interrelaiilor este de a
stabili i menine un regim de gestionare a documentelor care satisface nevoile prilor interne i
externe interesate.
Mai precis , definirea responsabilitilor, a autoritilor i a interrelaiilor ar trebui s
pun n aplicare practicile standard sau reguli de afaceri care :
a ) cere angajailor s creeze documente n funcie de nevoile de afaceri i procesele de afaceri,
care n mod adecvat documenteaz activitatea de afaceri la care iau parte ;
b ) s se asigure c sistemele de informare i de procesare care sprijin activitile de afaceri
creeaz documente adecvate care fac parte din susinerea acestor activiti ;
c ) s asigure transparena proceselor de administrare a documentelor i caracterul adecvat al
sistemelor de administrare a documentelor pe tot parcursul vieii active a documentelor
( documentele care sunt necesare pentru a efectua operaiuni curente i care fac obiectul utilizrii
frecvente sunt de obicei, situate n apropiere de utilizator , n cazul n care este vorba de un
document fizic sau online, prin intermediul unui sistem informatic ) ;
d ) s se asigure c documentele sunt meninute , depozitate i pstrate pentru perioada lor de
utilitate pentru organizaie i , dac este cazul , a prilor interesate externe , cum ar fi instituiile
de arhiv , cercettori i auditori ; i

e ) s se asigure c documentele sunt eliminate numai n conformitate cu un proces de aprobare

definit .

2.3.2 Autoritile i responsabilitile n cadrul organizaiei

O organizaie ar trebui s defineasc autoritile i responsabilitile tuturor angajailor
implicai n administrarea documentelor . Acestea pot include urmtoarele categorii:
a) Conducerii superioare trebuie s i fie atribuit cel mai nalt nivel de responsabilitate pentru a
asigura un program de succes pentru administrarea documentelor. Suportul conducerii superioare
este tradus n alocarea resurselor la un nivel mai mic. El promoveaz respectarea procedurilor de
gestionare a documentelor n ntreaga organizaie .
b ) Profesionitii administrrii documentelor au responsabilitatea principal pentru punerea n
aplicare a ISO 15489-1.n special,ei stabilesc politicile generale de administrare a documentelor ,
procedurile i standardele pentru organizarea i implementarea proceselor descrise n ISO 154891 : 2001 , clauza 4 .
c ) Managerii unitilor de afaceri sau grupurile organizaionale sunt responsabile pentru
asigurarea faptului c personalul lor creeaz i in o eviden ca o parte integrant a activitii lor
i n conformitate cu politicile, procedurile i standardele stabilite . Ei ofer resursele necesare
pentru gestionarea documentelor i n legtur cu profesionitii administrrii documentelor cu
privire la toate aspectele prevzute n ISO 15489-1 : 2001 , clauza 4 .
d ) n organizaie, restul personalului are anumite sarcini legate de documente . Aceast categorie
se refer la personalul responsabil pentru securitate , personalul responsabil de proiectarea i
implementarea sistemelor care utilizeaz informaii i tehnologii de comunicare, precum i
personalul responsabil pentru conformitate .
e ) Toi membrii personalului creeaz ,primesc i in evidena ca parte din munca lor de zi cu zi,
i ar trebui s fac acest lucru n conformitate cu politicile ,procedurile i standardele stabilite.
Aceasta include eliminarea de documente numai n conformitate cu instrumentele de dispunere
autorizate.
n cazul n care contractanii efectuez un program de administrare a documentelor
organizaiei , este important s se asigure ca acestea s respecte standardele stabilite n politicile
organizaiei .

3 Strategii , proiectare i implementare

3.1 Introducere
ISO 15489-1 : 2001 , clauza 8 descrie caracteristicile eseniale ale sistemelor de
administrare a documentelor i ofer un cadru pentru punerea lor n aplicare . Aceast clauz
amplific ISO 15489-1 : 2001 , subclauza 8,4 numai . Aceasta ofer unele ndrumri pe
proiectarea i punerea n aplicare a sisteme lor de gestionare a documentelor .

3.2 Proiectarea i implementarea unui sistem de administrare a documentelor

3.2.1 General
Trebuie remarcat faptul c paii din acest proces sunt extinderi ale descrilor generale
prevzute n ISO 15489-1 : 2001 , subclauza 8.4 i c etapa A este legat la punctul a) ,c etapa B
la punctul b ), i aa mai departe.

3.2.2 Etapa A : investigaie preliminar

Scopul Etapa A este de a oferi organizaiei, cu o nelegere a contextelor administrative,
juridice , de afaceri i sociale n care se desfoar activitatea , astfel nct s poat identifica
factorii majori care influeneaz nevoia de a crea i de a pstra documentele .
Etapa A va oferi , de asemenea, o apreciere general a punctelor forte i slabe ale unei
organizaii n gestionarea propriilor documente . Aceasta reprezint o baz solid pentru definirea
domeniului de aplicare a unui proiect de nregistrri i prezentarea unui caz de afaceri pentru
suport managerial .
Este necesar cercetarea prealabil pentru a lua decizii eficiente cu privire la sistemele
de nregistrri ale unei organizaii . Aceasta va ajuta la definirea problemelor de nregistrare n
cadrul unei organizaii , i s evalueze fezabilitatea i riscurile unor diverse rspunsuri poteniale.
Etapa A este un precursor important pentru elaborarea unui sistem de clasificare a
afacerii i pentru dezvoltarea proceselor bazate pe funcii pentru a decide ce documente trebuie
culese i ct de mult ar trebui s fie pstrate .mpreun cu cele dou etape ulterioare, B i C ,
ancheta preliminar va ajuta ,de asemenea,la evaluarea responsabilitii organizaiei pentru
documente i n conformitate cu cerinele externe pentru a crea i menine documente. Este , de
asemenea, o baz util pentru evaluarea sistemelor existente .

3.2.3 Etapa B : Analiza activitii de afaceri

Scopul acestui pas este de a dezvolta un model conceptual despre ceea ce face o
organizaie i modul n care o face . Acesta va demonstra cum documentele se refer att la
afacerile organizaiei ct i la procesele afacerii . Aceasta va contribui la deciziile n etapele
ulterioare cu privire la crearea , captarea , controlul , depozitarea i dispoziia de documente i
accesul la acestea . Acest lucru este deosebit de important ntr-un mediu de afaceri electronic n
care documentele corespunztoare vor nu fi capturate i reinute , cu excepia cazului n care
sistemul este proiectat n mod corespunztor . Acest pas ofer instrumentele necesare pentru a
ntreprinde i a documenta analiza de afaceri ntr-un mod sistematic i de a face cea mai bun
utilizare a rezultatelor sale .
O analiz a activitii i a proceselor de afaceri va oferi o nelegere a relaiei dintre
afacerile organizaiei i documentele sale. Produsele care provin din aceast etap pot include:
a) o documentaie care descrie afacerile i procesele de afaceri ale organizaiei ,
b ) o schem de clasificare afacerii care arat funciile, activitile i tranzaciile organizaiei ntro relaie ierarhic , i
c) o hart a proceselor de afaceri ale organizaiei care arat punctele n care documentele sunt
create sau primite ca produse ale activitii de afaceri .
Analiza furnizeaz baza pentru dezvoltarea unor instrumente de gestionare a
documentelor , care pot include:
a) un tezaur de termeni pentru a controla limba de redactare i indexarea documentelor ntr-un
context de afaceri specific , i
b ) o dispoziie autorizat care definete perioadele de pstrare i aciunile de eliminare
consecutive de documente .
Analiza va ajuta , de asemenea, n identificarea i implementarea strategiilor de
metadate corespunztoare i n mod oficial atribuirea responsabilitilor pentru pstrarea
documentelor .

3.2.4 Etapa C : Identificarea cerinelor de administrare a documentelor

Scopul acestui pas este de a identifica cerinele unei organizaii de a crea , de a primi i
ine evidena activitii de afaceri , i de a documenta cerinele ntr-o form structurat i uor de

ntreinut .Pstrarea documentelor adecvate faciliteaz buna desfurare a activitii . Se asigur

c persoanele fizice i organizaiile sunt responsabile pentru aciunile lor n materie de drept i
administraie . De asemenea, se asigur c acestea sunt responsabile pentru afaceri i grupuri de
interese aferente , interne i externe , i sensibile la nevoile i ateptrile lor .
Aceste cerine pentru administrarea documentelor sunt identificate printr- o analiz
sistematic a nevoilor de afaceri , a obligaiilor i responsabilitilor legale i de reglementare
mai largi pentru comunitate. O evaluare a expunerii unei organizaii de a risca , n cazul n care
documentele nu sunt create i meninute , va ajuta , de asemenea, s identifice cerinele. Pasul
ofer , de asemenea, motivaia pentru crearea , ntreinerea i scoaterea din evidene a
documentelor , baza pentru sistemele de proiectare , care vor capta i menine documentele, i
analiza pentru msurare a performanei sistemelor existente .
Unele dintre produsele care pot aprea de la finalizarea acestei etape include:
a) o list a tuturor surselor care conin cerinele nregistrrilor relevante pentru organizaie ,
b ) o list de reglementare , de afaceri i cerinele comunitare mai generale de a ine evidena ,
c ) un raport de evaluare a riscurilor, aprobat de ctre conducere , i
d ) un document oficial pentru management i personal care stabilete cerinele organizaiei de a
ine o eviden .

3.2.5 Etapa D : Evaluarea sistemelor existente

Scopul acestui pas este de a supraveghea sistemele existente ale unei organizaii pentru
administrarea documentelor i orice alte sisteme de informare pentru a msura gradul n care
acestea capteaz i menin o eviden a activitilor de afaceri. Evaluarea va ajuta la descoperirea
eventualelor decalaje ntre cerinele convenite ale unei organizaii pentru administrarea
documentelor i performana i capacitile sistemelor existente . Acest lucru va oferi baza pentru
dezvoltarea de noi sisteme sau reproiectarea sistemelor existente pentru a satisface nevoia pentru
documente care au fost identificate i convenite n etapele anterioare .
Produsele din aceast etap pot include:
a) un inventar al sistemelor de afaceri existente ale organizaiei , i
b ) un raport care s evidenieze msura n care cerinele convenite ale unei organizaii se
adreseaz pentru documente .

3.2.6 Etapa E : Identificarea de strategii pentru a satisfac cerinele de administrare

a documentelor
Scopul acestui pas este de a determina cele mai adecvate politici , proceduri, standarde ,
instrumente i alte tactici pe care o organizaie trebuie s le adopte pentru a se asigura c se face
i ine evidena necesar a activitii sale . Alegerea strategiilor pot lua n considerare:
a) natura unei organizaii , inclusiv obiectivele i istoria sa ,
b ) tipul de activiti de afaceri pe care le desfoar ,
c) modul n care se desfoar activitile de afaceri ,
d ) mediul tehnologic suportat,
e ) cultura corporativ predominant , i
f ) orice constrngeri externe .
Selecia va fi , de asemenea, influenat de potenialul fiecrei strategii pentru a obine
rezultatul dorit i riscul pentru organizaie dac abordarea nu reuete .
n unele cazuri , autoritile de arhiv ar putea ajuta la dezvoltarea strategiilor de
nregistrare.
Strategiile ar putea include:
a) adoptarea unor politici i proceduri ,
b ) elaborarea de standarde ,
c ) proiectarea sistemului nou de componente , sau
d ) sisteme de punere n aplicare ,
ntr-un mod care satisface cerinele identificate de a pstra i de a menine documente .
Cnd acest pas este complet , va exista o abordare planificat , sistematic i adecvat
pentru crearea, captarea ,meninerea, utilizarea i conservarea documentelor care va oferi baza
pentru proiectarea sau reproiectarea sistemului de nregistrare .
Produsele care provin de la acest pas pot include:
a) o list de strategii care va satisface cerinele organizaiei pentru administrarea documentelor ce
se va intersecta cu alte nevoi de afacere,
b)un model n care sunt schiate strategii de cerine , i
c) un raport de conducere de nivel superior care recomand o strategie general de design .

3.2.7 Etapa F : Proiectarea unui sistem de administrare a documentelor

Acest pas presupune transformarea strategiilor i a tacticilor selectate n etapa E, ntr-un
plan pentru un sistem de administrare a documentelor care ndeplinete cerinele identificate i
documentate n timpul etapei C i remediaz orice deficiene de management a documentelor
organizaionale identificate n etapa D.
Etapa F , ca i celelalte etape ale acestei metodologii, adopt o definiie larg a
sistemelor , care cuprinde oameni i procese , precum i instrumente i tehnologii . Prin urmare ,
acest pas este de natur s implice :
a) elaborarea modificrilor la sistemele actuale , procese i practici ,
b ) adaptarea sau integrarea de soluii tehnologice , i
c ) determinarea modului cel mai bun de a ncorpora aceste modificri pentru a mbunti
gestionarea documentelor ntr-o organizaie.
Uneori este dificil , n practic, pentru a vedea unde stabilirea strategiilor pentru
sisteme de administrare a documentelor se termin ( etapa e) i unde proiectarea sistemelor de
ncorporare a acestor strategii ncepe ( etapa F ) . Este , totui , util s se concentreze pe strategii
separate pentru a se asigura c cerinele de a crea i de a menine documente sunt fezabile ,
consistente i n mod corespunztor ncorporate n proiectarea sistemului .
Acest pas implic profesionitii administrrii documentelor i a altor experi care
lucreaz cu utilizatorii pentru a produce caietul de sarcini care ndeplinesc cel mai bine cerinele
pentru documente . Acest lucru asigur faptul c utilizatorii dezvolt un sentiment de proprietate
asupra sistemului, c neleg sistemul i c-l utilizeaz corespunztor .
Produsele care provin de la etapa F pot include:
a) planuri de proiecte de design , care prezint sarcini, responsabiliti i termene ,
b ) rapoarte care detaliaz comentariile asupra rezultatelor de proiectare periodice ,
c ) documentaie de modificri la cerine , semnat att de utilizator ct i de reprezentanii echipei
de proiect ,
d ) descrieri de proiectare ,
e ) regulile sistemului de afaceri ,
f ) specificaii de sistem ,
g) diagrame reprezentnd arhitecturi i componente de sistem ,

h) modele reprezentnd diferite puncte de vedere ale sistemului , cum ar fi procesele , fluxurile
de date i entiti de date ,
i ) specificaii detaliate pentru a construi sau achiziiona componente tehnologice, cum ar fi
software-ul i hardware-ul ,
j) planuri de fiiere ,
k ) planuri care s arate modul n care design-ul se va integra cu sistemele i procesele existente ,
l) formarea iniial i testarea planurilor , i
m ) un plan de implementare a sistemului.

3.2.8 Etapa G : Implementarea unui sistem de administrare a documentelor

Scopul pasului G este de a identifica n mod sistematic i de a pune la un loc o
combinaie adecvat de strategii pentru punerea n aplicare planul conceput n pasul F. Acest plan
a oferit o privire de ansamblu a modului n care diferitele componente ale sistemului (procese
,proceduri , oameni si tehnologie ) trebuie s se potriveasc mpreun .
Integrarea unor sisteme noi sau mbuntite de administrare a documentelor cu
sistemele de comunicare de birou i procese de afaceri poate fi un proces complex , cu
responsabilitate mare i mize financiare . Aceste riscuri pot fi minimizate prin planificare atent
i documentare a procesului de implementare .
Dup terminarea acestui pas , o organizaie ar trebui s aibe integrate practici
mbuntite de gestionare a documentelor n organizaie cu perturbri minime pentru activitile
de afaceri ; a contribuit la cerinele organizatorice pentru acreditare de calitate ; i a profitat de
investiii pe termen lung fcute n pai de la A la F.
Documentaia produs prin completarea acestui pas poate include:
a) un plan detaliat de proiect conturnd un amestec de strategii selectate ,
b ) politici, proceduri i standarde documentate,
c ) materiale de instruire ,
d ) documentaia procesului de conversie i a procedurilor de migrare n curs de desfurare ,
e ) documentaia necesar pentru acreditarea " sistemelor de calitate " ,
f ) rapoarte de performan , i
g) rapoarte pentru management .

3.2.9 Pasul H : Revizuire post -implementare

Scopul Pasul H este de a msura eficiena sistemului de administrare a documentelor ,
pentru a evalua procesul sistemului dezvoltat, astfel nct deficienele s fie remediate i s se
instituie un regim de monitorizare pe durata sistemului .
Etapa H implic:
a) analizarea dac documentele au fost create i organizate n funcie de necesitile activitii de
afacere i sunt interdependente n mod corespunztor pentru procesele de afaceri din care fac
parte ,
b ) intervievarea manager-ului ,a personalului i a altor pri interesate ,
c ) realizarea de studii ,
d ) examinarea documentelor elaborate pe parcursul fazelor anterioare ale proiectului de
dezvoltare a sistemelor , i
e ) observarea i verificarea aleatorie de operaiuni.
Prin completarea revizuirii iniiale post- implementare i prin efectuarea de controale
periodice , o organizaie va ajuta s garanteze un randament continuu al investiiilor n sistemul
de nregistrare . Aceasta ar trebui s aib , de asemenea, informaii obiective care s demonstreze
c documentele sunt create i administrate in conformitate cu afacerile sale . Analiza postimplementare va minimiza expunerea organizaiei la risc prin eecul sistemului , i , n timp , va
anticipa semnificativ schimbri n cerinele pentru administrarea documentelor i nevoile
organizaionale care necesit un nou ciclu de dezvoltare .
La sfritul Etapa H , o organizaie va avea:
a) dezvoltat i aplicat o metodologie de evaluare obiectiv a sistemului de administrare a
documentelor ,
b ) documentat performana sistemului i a procesului de dezvoltare , i
c ) prezentat un raport de management , constatri i recomandri documentate.
Pentru c procesele de afaceri i sistemele de informaii nu sunt statice , paii C prin H
ar trebui s fie efectuai periodic aa cum se arat n figura 1 .

4 Procese i controale ale documentelor

4.1 Introducere
ISO 15489-1 formuleaz orientri pentru operaiunile de gestionare a documentelor .
Operaiile sunt descrise ntr-o secven liniar . n practic , operaiunile de gestionare a
documentelor nu au loc ntr- o astfel de secven . Mai multe operaiuni specifice pot avea loc
simultan . Anumite operaiuni depind de existena unor instrumente create de procesele descrise
mai trziu n secven .
O secven liniar a fost n mod tradiional utilizat pentru a descrie procese de
management a documentelor care afecteaz documetele pe hrtie deoarece procesele pot fi , i de
multe ori sunt , separate n timp , cu diferite intervale ntre ele . n sistemul electronic de
administrare a documentelor , deciziile cu privire la statutul de captare i clasificare , acces i
dispoziie sunt realizate , de obicei, la punctul de creare al dosarului , astfel c procesele sunt mai
explicite i , de obicei, simultane .
Sistemele bazate pe hrtie conin metadate despre documentele care sunt de multe ori
implicite i pot fi deduse de ctre oricine, folosind documentele . n sistemele bazate pe hartie ,
structura de nregistrare nu trebuie s fie specificat , aa cum este imediat evident pentru un
utilizator . Coninutul documentului poate fi evideniat prin indexarea suplimentar .Contextul
documentului este definit printr-o serie de factori compleci , inclusiv punerea n aplicare a
sistemului de control , dar este , de asemenea, implicit , prin locaia fizic i plasarea cu alte
documente . Sistemele electronice nu au aceleai metadate i metode pentru captarea
documentelor necesare pentru a face aceste metadate explicite .
Sistemele electronice care sprijin captarea de deocumente trebuie s fie configurate
pentru a solicita realizarea necesar de cmpuri de metadate , sau pot fi configurate pentru a
genera n mod automat astfel de metadate .Mrimea metadatelor atribuite documentelor
electronice este mai mare dect cea necesar pentru documentele pe hrtie , aa cum este puin
probabil c pot fi implicate n sisteme electronice i toate metadatele implicite n documentele
pe suport de hrtie care sunt realizate explicit . Acest lucru depinde de existena prealabil a
regulilor de identificare a documentelor care ar trebui s fie capturate i de sistemele de
clasificare , pentru identificare i statutul de acces .
Mai degrab dect s urmeze ordinea de operaiuni n ISO 15489-1 , aceast clauz
urmrete s ghideze punerea n aplicare , prin identificarea:

a) instrumentelor necesare pentru un numr de diferite operaiuni de gestionare a documentelor ,

i dezvoltarea lor ,
b ) unui numr de factori care vor afecta , sau vor determina natura operaiunilor de gestionare a
documentelor n diverse organizaii i jurisdicii , i
c) proceselor care folosesc instrumentele .

4.2 Instrumente
4.2.1 Instrumentele principale
Principalele instrumente utilizate n operaiunile de gestionare a documentelor sunt:
a) un sistem de clasificare care se bazeaz pe activitile de afaceri ,
b ) dispoziie autorizat a documentelor , i
c ) un sistem de clasificare de securitate i acces .
Organizaiile pot folosi instrumente specifice suplimentare de gestionare a
documentelor , cum ar fi:
a) un tezaur de termeni preferai , i
b ) un glosar de termeni sau alte controale de vocabular .
n plus , exist i alte instrumente care nu sunt specifice pentru gestionarea
documentelor , dar care se pot aplica la operaiunile de gestionare a documentelor :
a) o analiz cadru de reglementare ;
b ) o analiz a riscurilor de afaceri ;
c ) o autoritate a delegaiilor de organizare ;
d ) un registru de angajai i un sistem de permisiuni ale utilizatorilor .
Dezvoltarea ultimului set de instrumente este n afara domeniul de aplicare al acestei
pri a ISO 15489 .

4.2.2 Clasificarea activitii afacerii

4.2.2.1 Introducere
Un sistem de clasificare care este legat de funciile de afaceri poate oferi un cadru
sistematic de management al documentelor. Analiza n scopul de a dezvolta clasificarea

activitii identific toate activitile organizaiei i le localizeaz n cadrul misiunii sau scopul
su declarat sau mandatat .
n forma pe deplin dezvoltat , clasificarea produce o reprezentare a funciilor de
afaceri ale organizaiei , a activitilor i a tranzaciilor. Aceast reprezentare poate fi folosit
pentru a dezvolta un sistem de clasificare a documentelor i tezaur , reguli de nclinare i
indexare , identificarea claselor de dispoziie a documentelor i clasificri de acces .
Sistemele de clasificare ofer organizaiei un instrument pentru:
a) a organiza , a descrie i a lega documentele sale ,
b ) a lega i a mpri documentele interdisciplinare, fie interne sau externe ale organizaiei i
c ) a asigura un acces mai bun , a recupera ,a utiliza i a disemina documentele sale , dup caz .
Susinut de instrumente , cum ar fi controalele de vocabular , sistemele de clasificare
promoveaz consecvena n nclinare i descriere pentru a facilita regsirea i utilizarea .
Sistemele de clasificare pot fi folosite pentru a sprijini o varietate de procese ale administrrii
documentelor pentru a facilita accesul i utilizarea , de exemplu , depozitare i protecie , i
pstrare i dispoziie .
Sistemele de clasificare pot reflecta simplitatea sau complexitatea organizaiei din care
deriv .Organizaiile au nevoie s determine gradul de control al clasificrii de care au nevoie n
scopuri de afaceri ,pe baza structurilor organizatorice ,a naturii activitii lor ,a responsabilitilor
i a tehnologiei utilizate .

4.2.2.2 Dezvoltarea clasificrii activitii de afaceri

Clasificarea activitii de afaceri poate fi dezvoltat de la locul de munc folosind
metodologia descris n 3.2.2 i 3.2.3 .
Dezvoltarea unei analize a activitii presupune identificarea i analizarea:
a) obiectivelor i strategiilor organizaiei ,
b ) funciilor organizaiei care sprijin realizarea acestor obiective i strategii ,
c ) activitilor organizaiei care reprezint funciile ,
d ) proceselor de lucru efectuate pentru a desfura activiti i operaiuni specifice ,
e ) tuturor msurilor constitutive care alctuiesc activitatea ,
f ) tuturor tranzaciilor care alctuiesc fiecare pas constitutiv ,
g ) grupurilor de tranzacii recurente n cadrul fiecrei activiti , i

h ) documentelor existente ale organizaiei .

Constatrile analizei pot fi reprezentate ca o ierarhie a activitilor de afaceri ,
completndu-se dup cum sunt cerute de reprezentri succesive ale proceselor de afaceri .
Sistemele de clasificare pot fi derivate din analiza proceselor de afaceri pentru a se
asigura c documentele i descrierile cu exactitate a metadatelor lor reprezint procesele de
afaceri pe care le-au creat .
Structura unui sistem de clasificare este de obicei ierarhic i reflect procesul analitic
dup cum urmeaz:
a) Primul nivel reflect n general funcia de afaceri .
b ) Al doilea nivel se bazeaz pe activitile care constituie funcia .
c ) A treia i urmtoarele niveluri sunt ajustri ulterioare ale activitilor sau grupuri de tranzacii
care au loc n fiecare activitate .
Gradul de rafinament al unui sistem de clasificare este la latitudinea organizaiei i
reflect complexitatea funciei ntreprinse n cadrul organizaiei .
Sistemele de clasificare ofer o articulaie a funciilor i activitilor organizaiei . Ei nu
pot ntotdeauna specifica fiecare variabil cunoscut , dar pot indica grupri adecvate . De
exemplu , solicitri ca [ Precizai perioada de ] sau [ A se preciza de ctre client ] pot fi utilizate
n liniile directoare de clasificare pentru a cere utilizatorilor s fie mai specifici. Instrumentele
suplimentare ( de exemplu , indici ) sunt necesare pentru a lista fiecare variabil n parte utilizat
de ctre organizaie .
Dezvoltatorii de sisteme de clasificare pot asigura c sunt respectate urmtoarele
puncte:
a) Sistemele deriv terminologia lor din funciile de afaceri i activiti , nu de la numele
uniti organizaionale .
b ) Ele sunt specifice fiecrei organizaii i ofer un mod consistent i standard de comunicare
ntre uniti organizaionale care mpart aceleai informaii pentru funcii interdependente .
c ) Sunt ierarhice , trecnd de la cel mai general la cel mai specific concept, care este , de la
funcia cea mai nalt la o tranzacie specific .
d ) Ele constau n termeni lipsii de ambiguitate reflectnd utilizarea organizaional .
e ) Ele constau n grupri suficiente i sub- grupuri pentru a include toate funciile de afaceri i
activitile fiind documentate .

f ) Ele constau n grupri discrete .

g ) Ele sunt concepute n consultare cu creatorii de documente .
h ) Ele sunt meninute pentru a reflecta schimbarea nevoilor de afaceri i pentru a se asigura c
sistemul este mbuntit i reflect schimbri n funciile i activitile organizaiei .

4.2.3 Vocabular
4.2.3.1 Controlul de vocabular Lista rubricilor autorizate
O list a subiectelor autorizate este o simpl list de termeni derivai din cadrul
sistemului de clasificare .Sensul unui termen nu este prescris i relaiile dintre termeni nu sunt
afiate . Lista permite controlul terminologiei utilizate pentru numele de documente stabilind
termenii acceptabili pentru organizaie i utilizate n limbaj ei natural , controlnd utilizarea de
sinonime , omonime , abrevieri i acronime .

4.2.3.2 Tezaur
Un tezaur este construit folosind conveniile i procedurile documentate n ISO 2788 .
Un tezaur este o list controlat de termeni legai ntre ei prin semantic , ierarhic ,
asociativ sau relatii echivalente . Un astfel de instrument acioneaz ca un ghid pentru alocarea
termenilor de clasificare n documente individuale .
ntr- un tezaur ,sensul termenului este specificat i relaiile ierarhice cu ali termeni sunt
afiate .Tezaurul ofer puncte de intrare suficiente pentru a permite utilizatorilor s navigheze de
la termeni care nu trebuie s fie utilizai pentru o terminologie preferat adoptat de ctre
organizaie . n plus , un tezaur pot fi legat de alte instrumente de administrare a documentelor ,
cum ar fi autorizaii de eliminare sau scheme de clasificare a accesului , pentru a permite o
automatizare a altor procese de administrare a documentelor .

4.2.4 Dispoziiile autorizate a documentelor

4.2.4.1 General
Determinarea cror documente ar trebui s fie capturate i ct de mult ar trebui s fie
pstrate este cea mai eficient ntr-un mod sistematic i n conformitate cu legile i
reglementrile ( care pot fi specifice fiecrei ri , specifice diferitelor tipuri de organizaii sau

industrii sau legate de anumite produse ) . Instrumentele care standardizeaz procesul de luare a
deciziilor pot pleca de la linii directoare care identific ce documente ar trebui s fie distruse sau
capturate n sisteme de administrare a documentelor pentru a aproba n mod oficial programul de
clase al documentelor, perioadele de pstrare i aciunile de eliminare adecvate , care este naintat
spre aprobare de ctre o autoritate extern ( autoritatea de eliminare a documentelor ) . n unele
ri , autoritile de dispoziie pot prescrie pstrare permanent , fie n cadrul organizaiei sau
ntr-o instituie de arhiv separat. n sistemele electronice de administrare a documentelor ,
determinrile cu privire la captare i retenie ar trebui s fie luate n considerare n sistemul de
proiectare de la bun nceput .

4.2.4.2 Determinarea documentelor care urmeaz s fie capturate ntr-un sistem de

administrare a documentelor
Determinarea cror documente trebuie s fie capturate ntr-un sistem de administrare a
documentelor i ct de mult ar trebui s fie pstrate necesit mai nti o analiz a mediului intern
i extern al organizaiei , relaiile sale cu acel mediu , i identificarea funciilor de afaceri i a
activitilor pe care le efectueaz aa cum sunt descrise n 3.2.2 i 3.2.3 .
n al doilea rnd , rezultatele acestei analize a activitii sunt considerate n raport cu
cerinele externe i interne la meninerea responsabilitii pentru activiti de afaceri . Baznduse pe analiza activitii de afaceri i pe analiza cerinelor , managerii documentelor pot:
a) s identifice nivelul larg de documente care trebuie s fie create pentru a administra i a
gestiona fiecare activitate ,
b ) s identifice pri ale organizaiei n care documentele activitii sunt pstrate ,
c ) s analizeze activitatea de afaceri pentru a identifica toate msurile constitutive care
alctuiesc activitatea ,
d ) s identifice toate tranzaciile care cuprind fiecare pas n domeniul de activitate ,
e ) s identifice datele necesare pentru a procesa tranzacia ,
f ) s determine necesitatea de a capta o dovad de fiecare tranzacie , i
g ) s determine punctul corespunztor de la care documentul va fi pstrat .
Deciziile privind pstrarea documentelor , ca parte a sistemului unui proces de
proiectare sunt cel mai bine realizate n colaborare cu unitatea responsabil pentru activitatea i
sistemele de afaceri .

O decizie de a nu solicita pstrarea documentelor oficiale se bazeaz de obicei pe

evaluarea de riscuri generate de a avea documente incomplete ale activitii de afaceri . Deciziile
de management al riscului vor fi un rezultat al analizei mediului de reglementare i de
conformitate , precum i riscurile de afaceri percepute , n funcie de sector i natura de afaceri
ntreprinse . Deciziile vor implica considerente de costuri directe i de oportunitate , alte alocri
ale resurselor , potenial pentru litigii , profilul de relaii publice , etic i utilizarea spaiului
(reea fizic sau calculator ) .
Orice document creat sau pstrat are nevoie de a avea o perioad de pstrare atribuit ,
deci este clar ct de mult ar trebui s fie meninut .

4.2.4.3 Determinarea timpului de pstrare a documentelor

Pentru a determina ct de mult timp documentele sunt meninute , urmtoarea analiz
n cinci etape poate fi utilizat .
a)Determinai cerinele legale sau administrative de meninere a documentelor n cadrul
sistemului .
Cerinele legale sau administrative pot cere perioade minime de pstrare n diferite jurisdicii sau
sectoare .
b ) Determinai utilizrile documentelor n cadrul sistemului .
Documentele unor tranzacii n cadrul unui sistem sunt n mod repetat utilizate pentru a efectua
operaiuni suplimentare. O diferen trebuie s se fac ntre documentele de baz , care sunt cele
utilizate n mod repetat , i documentele mai multor tranzacii individuale , care se refer la
documentele de baz ; ar putea fi posibil eliminarea documentelor unei tranzacii individuale din
sistem la scurt timp dup ce tranzacia este finalizat . De exemplu, documentele n sistemul de
personal sunt pstrate doar pentru o perioad limitat , n timp ce istoria de concediu va fi
meninut att timp ca angajatul este angajat . Relaia dintre documentele de baz i alte evidene
tranzacionale va determina ct de mult fiecare este necesar n cadrul sistemului . Acest lucru
este , de asemenea, dependent de natura activitii de afaceri care este documentat .
c ) Determinai legturi ctre alte sisteme .
Documentele de la un sistem pot suporta sau pot face referire la alte sisteme. De exemplu ,
detaliile agregate ale tranzaciilor de cumprare individuale sunt transferate n sistemul de

contabilitate . Documentele din sistemul de informaii geografice pot fi menionate sau copiate
pentru planificare , pentru proprietate sau alte sisteme line-of - business .
d ) Luai n considerare gama larg de utilizri ale documentelor .
Pai n acest proces includ:
1 ) identificarea altor pri interesate , de exemplu , arhivele sau utilizatori externii , cu titlu
executoriu sau interese legitim n conservarea documentelor mai mult dect utilizatorii interni ai
organizaiei ,
2 ) evaluarea riscurilor asociate cu distrugerea documentelor dup ce utilizarea intern a
documentelor s-a terminat,
3 ) luarea n considerare a cror documente i aciuni pentru a le conserva ar fi nevoie pentru ca
organizaia s se asigura de continuitatea afacerii n caz de pierdere sau deteriorare a
documentelor,
4 ) evaluarea rezultatelor pozitive financiare , politice, sociale sau de alt natur s menin
documentele dup ce utilizarea organizaional a fost finalizat , iar
5 ) analizarea echilibrului dintre costurile i beneficiile non- financiare de pstrare a
documentelor ,pentru a decide ct timp documentele se pstreaz dup ce nevoile organizaionale
au fost ndeplinite.
e ) alocarea perioadelor de pstrare a datelor din registre pe baza evalurii total a sistemului .
Perioadele de pstrare similare i aciune de dispoziie sunt stabilite pentru grupuri de
documente care ndeplinesc sau nregistreaz activiti similare n cadrul sistemului . Toate
documentele din cadrul unui sistem de nregistrare ar trebui s fie acoperite de o anumit form
de autoritate de dispoziie , de la documentele celor mai mici tranzaciilor la documentaia de
politicilor i procedurilor sistemului. Perioadele de pstrare trebuie s fie clare i dispoziia n
mod clar identificat .De exemplu : " distruge x ani de audit " sau " transfer de la arhivele x ani
de la ultima tranzacie finalizat " .

4.2.5 Schema de clasificare a securitii i a accesului

4.2.5.1 General
Un instrument oficial care identific drepturile de acces i regimul de restricii
aplicabile la documente este o instrument necesar pentru a gestiona documentele n organizaii
de toate dimensiunile i jurisdiciile.Cu ct sunt mai complexe organizaiile i mediul de afaceri ,

cu att este mai mare nevoia de standardizare a procedurilor pentru a aplica categoriile de acces
i de securitate a documentelor .

4.2.5.2 Dezvoltarea clasificrii securitii i a accesului

Dezvoltarea de categorii adecvate pentru drepturile i restriciile de acces se bazeaz pe
analiza de reglementare a organizaiei, pe analiza activitii de afaceri i de evaluare a riscurilor .
Securitatea rezonabil i accesul vor depinde att de natura i mrimea organizaiei, precum i
de coninutul i valoarea informaiilor care necesit securitate . Securitatea rezonabil poate fi
descris ca nivelul de securitate pe care o persoan pe de strad ar crede este necesar pentru a
proteja informaiile de orice acces neautorizat , colectare, utilizare, divulgare, tergere,
modificare i / sau distrugere . Astfel , " rezonabil " pentru o organizaie poate fi o camer de
depozit nchis , n timp ce pentru o alta ar putea fi o camer de depozit deschis, cu acces
limitat, pzit cu camere video .
Accesul la documente poate fi limitat pentru a proteja:
a) informaii cu caracter personal i al vieii private ,
b ) drepturile de proprietate intelectual i al confidenialitii comerciale ,
c ) securitatea de proprietate ( fizic , financiar ) ,
d ) securitatea statului , i
e ) alte privilegii legale i profesionale .
La fel de importante sunt drepturile garantate din punct de vedere juridic de acces
ncorporate n guvernana corporativ , libertatea de informaii , protecia vieii private , dreptul
de arhiv i de proces legal . Dezvoltarea eficient a schemei de clasificare a securitii i a
accesului va avea aceste drepturi de acces n cont .
Pentru a dezvolta un sistem de clasificare a accesului , analiza cadrului de reglementare
al organizaiei , analiza activitii de afaceri i evaluarea riscurilor se pot referi la:
a) identificarea drepturilor legale executorii , precum i a restriciilor privind accesul la
documente i informaii de organizare ,
b ) identificarea zonelor de risc de nclcare a vieii private i de confidenialitate personal ,
profesional sau comercial ,
c ) identificarea problemelor de securitate a organizaiei ,

d ) rangul zonelor de risc de nclcare a securitii n conformitate cu evaluarea daunelor i

probabilitatea de apariie ,
e ) harta zonelor identificate a problemelor de risc i de securitate pentru activitile de afaceri
ale organizaiei ,
f ) identificarea nivelurilor corespunztoare de restricie pentru zonele cu riscul cel mai mic ,
g ) alocarea nivelurilor de restricie pentru categoriile respective de documente ale activitilor de
afaceri n conformitate cu rangul de risc , i
h ) restricii ce se leag de instrumente , cum ar fi sistemele de clasificare de activitate sau
tezaure care sunt folosite pentru a descrie documente . n acest fel , rezervele sau restriciile pot
fi invocate n mod automat atunci cnd documentele sunt capturate i nregistrate n sistemul de
nregistrri .
Modul n care nivelurile de restricie sunt exprimate ar trebui s reflecte utilizarea
organizaional . Domeniile de activitate relevante ar trebui s fie consultate n dezvoltarea
categoriilor de restricii de acces .
Clasificrile de acces se aplic , de asemenea,oamenilor ,att pentru cei care sunt
responsabili pentru gestionarea accesului documentelor clasificate ct i alii cu drepturi de
acces. Ca un pas urmtor , responsabilitile trebuie s fie clar identificate .Acele persoane care
au acces la anumite grupuri de documente clasificate pot fi definite i capturate n sistemul de
nregistrare . Documentele clasificate ca fiind restricionate pot fi accesate numai de ctre
persoanele care au fost autorizate .Acest proces poate fi susinut de un proces de verificare, care
nu este parte a funciei de administrare a documentelor .Acest aspect de clasificare a accesului
pentru utilizatori este legat de sarcina de a gestiona accesul utilizatorilor la sistemul de
documente .
Un sistem de nregistrare trebuie s gestioneze accesul utilizatorilor specifice n sine .
Se poate trage din registrul organizaiei de angajai i permisiunile de utilizator pentru toate
sistemele , dar n cazul n care nu exist nici o procedur general de nregistrare a permisiunilor
utilizatorilor, trebuie s elaboreze o astfel de procedur. Registrul permisiunilor utilizatorilor
distinge permisiuni de utilizator emise de angajai pentru a autoriza ,a accesa ,a modifica sau a
terge documentele pstrate ntr-un sistem de nregistrri pentru a utiliza permisiunea de ctre
angajaii cu acces doar de a citi . Un utilizator poate fi angajat autorizat responsabil pentru
crearea, modificarea i tergerea de documente ntr-o zon funcional de responsabilitate , n

timp ce numai avnd capacitatea de a accesa , dar nu modifica documente n alte zone
funcionale . n mod similar , nu ar fi adecvat s se mpart accesul la documentele anumitor
activiti ale afacerii n afara grupului funcional special , astfel nct permisiunile de utilizator
disponibile pentru angajaii din afara locului de munc grup sunt restricionate n consecin .
Monitorizarea i cartarea de permisiuni de utilizator i responsabilitile locurilor de
munc funcionale este un rol continuu care are loc n toate sistemele de nregistrare , indiferent
de format . Multe sisteme electronice de nregistrare , n special cele accesibile ale sistemelor
distribuite geografic , pot moteni protocoale de identificare de la alte aplicaii . Cu potenialul de
a permite accesul n reea pe distane mult mai mari, alocarea i monitorizarea permisiunii de
utilizator va fi o responsabilitate important , de multe ori investit n sisteme de informaii sau a
personalului de administrare a datelor .

4.3 Procesele de administrare a documentelor

4.3.1 Introducere
Procesele descrise mai jos sunt descrise n mod necesar ca ntr- o secven , dar trebuie
s se neleag faptul c , n multe sisteme de administrare a documentelor, n special sistemele
electronice de nregistrri , acestea pot avea loc simultan sau ntr-o alt ordine dect cea
descris . Toate procesele genereaz metadate (informaii descriptive detaliate ), care sunt legate
de documente . Cantitatea de metadate despre documente i procesele de gestionare a
documentelor depind de
elaborarea sistemului de nregistrri , care la rndul su este determinat de cerinele de afacere i
de responsabilitate ale organizaie . Procesele sunt:
a) capturea ,
b ) nregistrare ,
c ) clasificarea ,
d ) clasificarea accesului i a securitii ,
e ) identificarea statutului dispoziiei ,
f ) depozitarea ,
g ) folosirea i urmrirea , i
h ) punerea n aplicare a dispoziiei .

4.3.2 Captarea
Captarea este procesul de determinare dac un document trebuie s fie fcut i pstrat .
Aceasta include documente create i primite de ctre organizaie. Aceasta implic a decide ce
documente sunt capturate , care, la rndul su, implic decizii cu privire la cine poate avea acces
la aceste documente i , n general, ct timp acestea vor fi pstrate .
Deciziile cu privire la care documentele trebuie s fie capturate i care se arunc se
bazeaz pe o analiz a afacerii i a responsabiliti organizaiei . Organizaia poate utiliza un
instrument formal , cum ar fi autoritatea de dipoziie a documentelor ( a se vedea 4.2.4) sau linii
directoare care s identifice documentele care nu trebuie s fie pstrate .
Exemple de documente care nu pot necesita captura oficial sunt cele care nu :
a) comit o organizaie sau individ la o aciune ,
b ) documenteaz de orice obligaie sau responsabilitate , sau
c ) cuprind informaii legate de activitatea responsabil a organizaiei .
n sistemele documentelor pe hrtie , culegerea poate fi efectuat prin plasarea fizic a
unui document ntr-o secven cronologic ntr-un fiier sau un folder care conine un titlu .
Aceast grupare conecteaz documentul individual de la alte documente referitoare la o anumit
problem i permite informaii contextuale despre document care vor fi deduse de ctre oricine
vine la preluarea informaiilor . Acesta este implicit legat de alte documente de ctre timp , de
proximitatea fizic ,de ctre proprietarul fiierului sau dosar i de titlul fiierului sau a dosarului .
Un sistem formal al documentelor pe hrtie va impune controale asupra cror fiiere
sunt create i cum sunt numite .Adugarea documentelor ntr-un fiier ( culegerea documentelor )
devine un proces contient de a determina care clasificare se potriveste cel mai bine
documentului special , i n mod deliberat l introducere ntr-o secven predefinit i cunoscut
de documente .Lucrrile adugate progresiv de fiiere pot fi datate sau numerotate secvenial
pentru a oferi securitate suplimentar n stabilirea ordinii de aciune . Se pot aduga puncte
suplimentare de indexare ulterior la dosar pentru a se asigura c documentul specific poate fi
localizat i recuperat . Condiiile de dispunere i de acces pot fi aplicate prin adugarea de note
pe fiier sau n sistemele de control .
ncorpornd un document ntr-un set prestabilit de aciuni sau de flux de lucru , de
asemenea, acioneaz ca o form de culegere a documentelor .Acest proces localizeaz

documentul n contextul aciunii care trebuie s aib loc dup crearea sau primirea lui i
acioneaz ca o recunoatere a faptului c aceasta este de a lua parte n tranzaciile comerciale .
Sistemele electronice de nregistrare culeg documentele printr-un proces mai deliberat
astfel c , la toate punctele de vedere , este la fel ca nregistrarea .
Sistemele care culeg documente au , de asemenea, nevoie s capteze metadate asociate
cu documente ntr-un mod care:
a) descrie documentul att pentru ceea ce conine ct i pentru contextul n care are loc afacerea,
b ) permite ca documentul s fie o reprezentare fix de aciune , i
c ) permite ca documentul s fie recuperat i redat semnificativ .
Aceste aspecte sunt adesea menionate ca i context , coninut i structur .
Informaiile despre persoanele implicate n tranzacie ,despre afacerea ncheiat i
despre documentele generate pot s fie nregistrate la diferite niveluri de detaliu . Nivelul de
detaliere necesar depinde de nevoia de afaceri i de gama de folosire a documentelor . De
exemplu :
a) documentele care sunt relevante doar pentru o persoan pot fi gestionate n sisteme simple
prin utilizarea informaiilor minime orientate spre extragere, cum ar fi fiiere de referin
personale cu copii de orientri i legi ;
b ) documentele care nu sunt utilizate dincolo de sfera de aplicare a unei uniti de afaceri trebuie
s nregistreze doar detaliile care sunt relevante i nelese n acea unitate de afaceri ;
c ) documentele care sunt disponibile sau accesibile dincolo de o anumit unitate de afaceri
trebuie s ofere mai multe informaii ,identificnd unitatea de afaceri n legtur cu o entitate mai
mare i persoanele implicate n tranzacii conectate la un context mai mare ;
d ) documentele create n domeniul public , cum ar fi World Wide Web , necesit o gam larg de
informaii contextuale , deoarece nu se poate presupune c toat lumea se va apropia de
document cu aceeai nelegere comun a tranzaciilor care au loc . ISO 690-2 ofer ndrumri cu
privire la modul n care s se refere la documentele electronice .

4.3.3 nregistrarea
n acele sisteme n care nregistrarea este folosit, scopul su este de a furniza dovezi c
un document a fost creat sau capturat ntr-un sistem de nregistrri . Aceasta implic nregistrarea
informaiilor scurt descriptive, nregistrarea ntr-un registru i atribuirea documentului un

identificator unic . Procesul de nregistrare nu este frecvent utilizat pentru sistemele bazate pe
hrtie n unele culturi de gestionare a documentelor .
nregistrarea este o modalitate de formalizare a culegerii documentului n sistemul de
nregistrri . Documentele pot fi nregistrate la mai mult de un nivel de agregare n cadrul unui
sistem de nregistrri.
n sistemele de control manual , pe suport de hrtie , o nregistrare este n mod normal
un document separat . n sistemele computerizate , un registru poate cuprinde o combinaie de
elemente de date . n sistemele electronice de nregistrri , procesul de nregistrare poate
include clasificarea i determinarea statutului de dispoziie i de acces . Sistemele electronice de
nregistrri pot fi concepute pentru a nregistra documente prin procese automate , transparente
pentru utilizatorii sistemului de afaceri de la care sunt culese i fr intervenia unui practicant al
administrrii documentelor.Chiar i n cazul n care nregistrarea este nu n totalitate
automatizat, elemente ale procesului de nregistrare ( n mod special unele din metadatele care
sunt necesare pentru nregistrare ) pot fi derivate n mod automat din mediul de calcul i de
afaceri de la care documentul provine .
Indiferent de forma pe care o ia , ca regul general registrul este inalterabil . Dac , cu
toate acestea , sunt necesare modificri , trebuie s fi o pist de audit .
nregistrarea specific urmtoarele metadate cel puin :
a) un identificator unic atribuit de sistem;
b ) data i ora de nregistrare ;
c) un titlu sau o descriere prescurtat ;
d ) autorul (persoan fizic sau juridic) , expeditor sau destinatar.
nregistrarea mai detaliat leag documentul de informaii descriptive despre contextul,
coninutul i structura documentului i de alte documente aferente. Fiecare document sau grup de
documente trebuie s conin informaii despre context i coninut referitoare la document i alte
documente conexe . Jurisdiciile specifice pot fi cerine ale metadatelor pentru nregistrri
complete i exacte . Unele dintre aceste cerine de metadate pot fi ntlnite prin iniiala de
nregistrare a documentului i a relaiilor sale.
n funcie de natura nregistrat a afacerii , cerinele de eviden a organizaiei i de
tehnologie dislocate , informaiile ataate la identificatorul documentului unic pot include:
a) denumirea sau titlul documentului,

b ) descrierea textului sau rezumat ,

c ) data de creare ,
d ) data i ora de comunicare i primire ,
e ) intrarea i ieirea,
f ) autor ( cu afilierea lui / ei ) ,
g ) expeditor ( cu afilierea lui / ei ) ,
h ) destinatar ( cu afilierea lui / ei ) ,
i ) forma fizic ,
j) clasificarea n funcie de schema de clasificare ,
k ) legturi ctre actele legate de documentarea aceeai secven de activitate de afaceri sau cu
privire la aceeai persoan sau caz , n cazul n care documentul este parte a unui dosar ,
l) sistemul de afaceri de la care a fost capturat documentul,
m ) software de aplicaie i versiunea n care documentul a fost creat sau n care a fost capturat
n) standard cu care structura documentului se respect,
o) detalii despre legturi de documente ncorporate , inclusiv aplicaii software i versiunele n
care dosarul legat a fost creat ,
p) abloane necesare pentru interpretarea structurii documentului ,
q ) acces ,
r ) perioada de pstrare , i
e ) alte informaii structurale i contextuale utile pentru scopuri de management .
n cazul n care se folosete un sistem de clasificare,fiierul / documentul este cel mai
bine clasificat n acelai timp n care este nregistrat . Tipul i complexitatea de clasificare depind
de tipul de societate sau organizaie .

4.3.4 Clasificarea
4.3.4.1 General
Clasificarea este procesul de identificare a categoriei sau categoriilor de activitate i a
documentelor pe care le genereaz, grupndu-le , dac este cazul , n fiiere pentru a facilita
descrierea, controlul , legturile i determinarea dispoziiei i a statutului de acces .
Utiliznd sistemele de clasificare bazate pe activitatea afacerii ( a se vedea 4.2.2 ) ,
procesul const n urmtoarele etape :

a) s identifice activitatea de tranzacie sau de afacere care genereaz documente;

b ) s localizeze tranzacia sau activitatea n sistemul de clasificare al organizaiei ;
c ) s examineze clasele de nivel superior la care tranzactia sau activitatea este legat , pentru a
se asigura c identificarea clasificrii este adecvat ;
d ) s verifice ncadrarea activitii n structura organizaiei , pentru a se asigura c este apropiat
de unitatea de afaceri de unde provine documentul ;
e ) s aloce clasificarea identificat pentru document la nivelurile corespunztoare cerinelor
organizaiei .
Numrul de niveluri de clasificare i punctele de intrare n procesul de clasificare
depind de urmtorii factori :
a) stabilirea responsabilitilor organizaiei ;
b ) natura afacerii ;
c) mrimea organizaiei ;
d ) complexitatea structurii organizaiei ;
e ) evaluarea riscului de criticitate pentru vitez i precizie n controlul i recuperarea
documentelor ;
f ) tehnologia utilizat .

4.3.4.2 Controlul vocabularului

Detalii mai mult descriptive i controlate pot fi ataate la baza de date cu ajutorul
controalelor de vocabular cum ar fi o list de rubrici autorizate sau un tezaur (a se vedea 4.2.3.1
i 4.2.3.2 ) . Cerina pentru un control al nclinrii i al descrierii depinde de mrimea i
complexitatea organizaiei i sistemul de nregistrri specific . Cu ct nivelul de responsabilitate
i / sau control public este mai mare , cu att mai mare nevoia de precizie i vitez n localizarea
documentelor individuale este mai mare .

4.3.4.3 Indexarea
Alocarea corespunztoare de indici extinde posibilitile de recuperare a documentelor
n clasificri , categorii i medii . Indexarea se poate face manual sau generat automat pentru
profile electronice sau de textul documentelor electronice.

Odat sarcin manual , indexarea astzi este, n general, computerizat . Sistemele de

regsire a textului liber ( extragerea text integral ) localizeaz documente bazate pe cutarea
coninutului lor . Alte instrumente de recuperare ofer cutarea bazat pe profilurile utilizatorilor,
profilurile documentelor i a subiectului ,pe coninutul documentului i utilizarea de ageni
inteligeni . Instrumentele de indexare sofisticat sunt potrivite pentru anumite tipuri de
documente, de natura activitii i resursele necesare n implementarea i operarea lor.
Alocarea de termeni de indexare poate fi limitat la terminologia stabilit n schema de
clasificare sau alte controale de vocabular . Termeni de indexare sunt de obicei derivai din:
a) formatul sau natura documentului ,
b ) titlul sau titlul principal al documentului ,
c ) coninutul subiectului documentului, de obicei, n acord cu activitatea de afaceri ,
d ) rezumatul documentului ,
e ) date associate cu tranzaciile nregistrate n document ,
f ) numele clientilor sau al organizaiilor ,
g ) cerinele de manipulare speciale sau de procesare ,
h ) documentaia ataat identificat altfel, sau
i ) utilizrile documentelor .

4.3.5 Clasificarea accesului i a securitii

Atribuirea drepturilor sau restriciilor la acces implic msuri similare pentru
clasificarea activitii. Referindu-se la schema de clasificare a securitii i a accesului ( a se
vedea 4.2.5 ) :
a) se identific activitatea de tranzacie sau de afaceri la care documentele se refer ;
b ) se identific unitatea de afaceri de la care documentele aparin ;
c ) se verific clasificrile de acces i de securitate pentru a stabili dac activitatea i mediul de
afaceri sunt identificate ca zone de risc sau au considerente de securitate i / sau restricii impuse
prin lege ;
d ) se aloc un nivel adecvat de acces sau restricie la document i se precizeaz mecanismele de
control adecvate pentru manipulare ;
e ) se nregistreaz starea de acces sau de securitate a documentelor n sistemul de nregistrri
pentru a semnala necesitatea unor msuri a unui control suplimentar.

Accesul la documente este restricionat numai n cazul n care este necesar n mod
special de nevoia de afaceri sau de lege . Clasificrile de acces i de securitate pot fi atribuite n
consultare cu unitatea de afaceri de la care documentele aparin .Restriciile pot fi impuse pentru
o anumit perioad pentru a se asigura c mecanismele suplimentare de monitorizare i de
control necesare pentru aceste documente nu sunt aplicate pentru mai mult timp dect este
necesar .

4.3.6 Identificarea statutului de dispoziie

Multe sisteme de administrare a documentelor, n special sistemele electronice de
administrare a documentelor , identific statutul de dispoziie i perioada de pstrare a
documentelor la punctul de captare i nregistrare . Procesul poate fi legat de clasificarea pe
activiti i automat ca parte din proiectarea sistemului .
Procesul necesit sesizarea unei autoriti de dispoziie ( vezi 4.2.4) de natur mai mult
sau mai puin formal n funcie de mrimea i natura organizaiei i rspunderile sale . Acesta
implic urmtoarele etape :
a) identificarea activitii de tranzacie sau de afaceri documentat de acte ;
b ) localizarea tranzaciei i claselor de documente adecvate n autoritatea de dispoziie ;
c ) alocarea perioadei de pstrare a acestora i identificarea aciunilor de dispoziie anticipat ;
d )nregistrarea perioadei de pstrare i viitoarea aciune de distrugere n sistemul de nregistrare;
e) determinarea msurii n care este necesar s se pstreze metadate despre documentele care au
fost transferate unui furnizor extern de servicii de stocare sau arhivelor sau care au fost distruse .

4.3.7 Depozitarea
4.3.7.1 Decizii de stocare a documentelor
Decizia de a captura un document implic intenia de a stoca . Condiiile adecvate de
depozitare se asigur c documentele sunt protejate , accesibile i gestionate ntr- un mod rentabil
. Scopul servit de document, forma lui fizic, utilizarea i valoarea sa vor dicta natura facilitilor
si serviciilor de depozitare necesare pentru a gestiona evidena att timp ct este nevoie.
Este important s se determine mijloace eficiente i efective de meninere ,de
manipulare i stocare a documentelor nainte ca documentele s fie create i apoi s reevalueze

modalitile de depozitare deoarece se schimb cerinele de nregistrare. De asemenea, este

important ca alegerile de stocare s fie integrate n programul global de administrare a
documentelor .
Organizaiile pot face acest lucru prin efectuarea unei analize de risc pentru a alege
opiunile de stocare fizic i manipulare care sunt adecvate i fezabile pentru dosarele lor .
Selecia opiunilor de stocare ar trebui s ia n considerare accesul i cerinele de securitate i
limitri n plus fa de condiiile de depozitare fizic . Documentele care sunt deosebit de critice
pentru continuitatea afacerii pot necesita metode suplimentare de protecie i de suprapunere
pentru a asigura accesibilitatea n cazul unui dezastru .
Managementul riscului implic , de asemenea, dezvoltarea unui plan de redresare n caz
de dezastru care definete un cadru organizat i prioritizat la dezastru , planificnd pentru
continuarea operaiunilor de afaceri regulate n timpul dezastrului i fcnd planuri adecvate
pentru recuperare dup dezastru .
Factorii care sunt importani n alegerea opiunilor de depozitare i manipulare includ
urmtoarele:
a) Volumul i rata de cretere a documentelor . Ratele de cretere preconizate ar putea elimina
unele spaii de depozitare din considerare n cazul n care capacitatea lor de cretere nu este
suficient . n mod similar , medii de stocare digitale pentru documentele electronice ar trebui s
fie evaluate cu privire la capacitatea de stocare . Alegerea de medii ar trebui s fie adaptat la
volumul presupus i ratele de cretere ale documentelor .
b ) Utilizarea documentelor . Diferitele utilizri ale documentelor vor determina nivelurile
necesare de protecie mpotriva pierderii sau daune . Pentru documentele electronice , utilizarea
de sisteme fiabile i medii care au via mai mare i mai robust vor fi indicate . n plus , uurina
cu care salvrile pot fi rotite i protejate este o cheie considerabil n selectarea opiunilor de
stocare pentru documentele electronice .
c ) Nevoile de securitate i de sensibilitate a documentelor. Unele documente necesit limitri
privind accesul la ele din motive de confidenialitate , de natura de proprietate a informaiilor sau
din cauza proteciei legale .
d ) Caracteristicile fizice . Aceti factori vor influena stocarea de documente : greutate , spaiu
necesar , nevoie de control a temperaturii i a umiditii , precum i cerinele specifice de
conservare fizice ale mediului documentului (de exemplu, hrtie, stocare digital, microform ) .

Documentele n format electronic pot avea nevoie s fie transformate sau transferate. Mediile de
stocare digital ar putea avea nevoie s fie actualizate . Documentele vor trebui s fie protejate
de incendii , inundaii i alte riscuri n funcie de condiiile locale .
e ) Folosirea documentelor ca reflectare a cerinelor de recuperare . Abilitatea de recuperare a
documentelor este un aspect major . Documentele care sunt accesate mai des vor avea nevoie de
un acces mai uor la depozitare. Documentele electronice pot fi stocate ntr-o varietate de
moduri, care fac extragerea mai uoar sau mai rapid .
f ) Costul relativ al opiunilor de stocare a documentelor . Considerentele de cost ar putea afecta
deciziile cu privire la externalizarea depozitrii fizice i / sau electronice i a mediilor selectate
pentru stocarea documentelor electronice .
g ) Nevoia de acces . O analiz cost-beneficiu a stocrii internalizate vs a stocrii externalizate
poate indica faptul c facilitile, sistemul i / sau echipamentele de depozitare multipl pot fi
necesare pentru a sprijini pe deplin nevoile organizaiei .

4.3.7.2 Consideraii asupra facilitii

Pentru a se asigura c documentele sunt stocate i protejate n mod corespunztor ,
instalaia trebuie s fie evaluat n funcie de urmtorii factori:
a) locaia trebuie s fie uor de accesat i nu ar trebui s fie n zone de risc extern cunoscute .
b) structura cladirii ar trebui s ofere stabilitatea nivelurilor de temperatur i umiditate, protecie
mpotriva focului , protecie mpotriva inundaiilor , protecie mpotriva contaminanilor ( cum ar
fi izotopi radioactivi , toxine , i mucegai cu crestere activ ) , msuri de siguran , acces
controlat n zonele de depozitare , sisteme de detectare pentru intrri neautorizate i o protecie
adecvat mpotriva daunelor cauzate de insecte sau parazii .
c ) echipamente. Este important ca rafturile s fi adaptate la formatul documentelor i ca acestea
s fie suficient de puternice pentru a suporta adugiri poteniale . Containerele i ambalajele
trebuie s reziste la manipularea i presiunea exercitat de coninut i ar trebui s nu deterioreze
documentele n timpul depozitrii . Utilizarea documentelor poate justifica msurile de protecie
speciale pentru a oferi o protecie suplimentar mpotriva deteriorrii .
Organizaiile pot alege s foloseasc un antreprenor pentru a stoca documente i pentru
a oferi acces la documentele pe hrtie sau la informaii electronice . n aceste cazuri , este

important ca acordurile la nivel de serviciu s stabileasc drepturile i responsabilitile

proprietarilor documentelor i ale furnizorului de servicii de stocare .

4.3.7.3 Stocarea digital

Stocarea de documente n format electronic necesit utilizarea de planuri suplimentare
de depozitare i strategiile de prevenire a pierderea lor .
a) sistemele de salvare sunt o metod de a copia documentele electronice pentru a preveni
pierderea de documente prin erori de sistem .Astfel de sisteme ar trebui s includ un program de
salvare regulat , mai multe copii pe o varietate de medii , dispersate n locurile de depozitare
pentru copiile de rezerv , precum i furnizarea accesului de rutin i de urgen pentru copii de
rezerv .
b ) procesele de ntreinere pot fi necesare pentru a preveni daune fizice ale mediilor.
Documentele pot fi copiate pe noile versiuni ale aceluiai mediu( sau alte mijloace media noi) ,
pentru a preveni eroziunea de date .
c ) uzura moral a hardware-ului i a software-ului poate afecta lizibilitatea documentelor
electronice stocate . Vezi 4.3.9.2 pentru informaii suplimentare.

4.3.8 Utilizarea i urmrirea

Utilizarea documentelor este o tranzacie de administrare a documentelor care ar putea
avea nevoie s fie capturate de ctre sistem pentru a face parte din metadate . Utilizarea de
documente poate afecta accesul i statutul de dispoziie .
Gestionarea utilizrii documentelor include:
a) identificarea permisiunilor de utilizator al sistemului de nregistrri asociate cu persoane fizice
i poziiile lor n cadrul organizaie ,
b ) identificarea accesului i starea de securitate a documentelor ,
c ) identificarea drepturilor de acces pentru persoane externe organizaiei ,
d ) asigurarea c numai persoanele cu drepturi de clasificare a utilizatorilor sau de securitate au
acces la documentele cu statut limitat ,

e ) urmrirea micrii documentelor pentru a-i identifica pe cei care le au sau le-au avut n
custodie ,
f ) asigurarea c orice utilizare a documentelor se nregistreaz la un nivel adecvat de detaliu , i
g ) revizuirea clasificrilor de acces la documente pentru a se asigura c acestea sunt actuale i
nc n vigoare.
Monitorizarea utilizrii documentelor n sistemele de nregistrari este o msur de
securitate pentru organizaii . Se asigur c numai utilizatorii cu permisiuni corespunztoare
ndeplinesc sarcinile nregistrrii pentru care au fost autorizai .Gradul de control al accesului i
al nregistrrii utilizrii depinde de natura afacerii i de documentele pe care le genereaz . De
exemplu , msurile obligatorii de protecie a vieii private n multe jurisdicii solicit ca utilizarea
documentelor care dein informaii cu caracter personal s fie nregistrat .
Modelele de utilizare a documentelor sunt utile pentru stabilirea actualitii
informaiilor coninute n documente i ofer o msur pentru a determina cnd trebuie s se ia
msuri de dispoziie .
Sistemele de monitorizare a utilizrii i / sau a micrii documentelor variaz de la
sistemul fizic al catalogului bazat pe micarea documentelor la tehnologia codului de bare,ctre
sistemele electronice de documente unde vizualizarea unui document este capturat n mod
automat ca o tranzacie a sistemului . Sistemele de urmrire trebuie s ndeplineasc testul de a
localiza orice document ntr-un perioad adecvat de timp i de a se asigura c toate micrile
sunt urmrite .

4.3.9 Punerea n aplicare a dispoziiei

4.3.9.1 General
Documentele cu date similare de eliminare i aciuni de declanare trebuie s fie uor
de identificat n sistemul de nregistrri .De exemplu , pe suport de hrtie documentele cu
aceleai date de dispunere i aciuni de declanare pot fi stocate fizic mpreun .
Istoria utilizrii documentelor datorate aciunilor de dispoziie trebuie s fie revizuit
pentru a confirma sau modifica starea de dispoziie. Alte activiti importante sunt:
a) verificarea declanrii aciunii de dispoziie ,
b ) confirmarea c n aciunile finalizate pot fi implicate documente , i
c ) meninerea unui document auditabil pentru aciunea de dispoziie .

4.3.9.2 Pstrarea continu

Documentele eliminate din sistemele actuale trebuie s fie accesibile i recuperabile
pentru ntreaga perioad de pstrare a acestora .Caracteristicile documentelor prevzute n ISO
15489-1 : 2001 , 7,2 , ar trebui s fie meninute . n cazul n care documentele sunt scoase din
mediul fizic imediat al unitii de afacere n alte domenii fizice controlate de organizaie ,
responsabilitatea continu pentru autorizarea distrugerii sau pentru o aciune de dispoziie
ulterioar este reinut de ctre respectiva unitate .
Documentele identificate pentru pstrarea continu trebuie s fie stocate n medii
propice lor pe termen lung de conservare .
Strategiile de conservare pentru documente , n special documente electronice , pot fi
selectate n funcie de capacitatea lor de a menine accesibilitatea, integritatea i autenticitatea
documentelor n timp , precum i pentru rentabilitatea lor .
Strategiile de conservare pot include copierea , conversia i migrarea de documente .
a) Copierea este producerea de o copie identic n acelai tip de mediu ( hrtie / microfilm /
electronice ) pentru exemplu , de la hrtie la hrtie , microfilm la microfilm sau realizarea de
copii de siguran ale documentelor electronice ( care se poate , de asemenea, face pe un alt tip
de suport electronic ) .
b ) Conversia implic o schimbare a formatului documentului , dar se asigur c documentul
pstreaz informaii primare identice ( coninut ) . Exemplele includ microfilmarea documentelor
pe hrtie , imagistica , schimbarea seturilor de caracter .
c ) Migraia implic un set de sarcini organizate concepute pentru a transfera periodic materiale
digitale de la o configuraia hardware / software la alta,sau de la o generaie de tehnologie la alta.
Scopul migrrii este de a pstra integritatea documentelor i de a-i pstra capacitatea pentru
clieni de a prelua , de a afia i de a le folosi .Migraia poate aprea atunci cnd hardware-ul i /
sau software-ul devine nvechit sau poate fi utilizat pentru a muta documente electronice de la un
format de fiier la altul .
Alte metode pot fi utilizate pentru a pstra documentele electronice pentru perioade
lungi de timp , pe msur ce noi tehnologii devin disponibile .
Strategiile pentru pstrarea documentelor electronice i a metadatelor asociate
ndeprtate din sisteme trebuie s fie formulate i integrate n toate procesele de proiectare a

sistemului pentru a se asigura c documentele i metadatele asociate vor rmne accesibile i

uor de utilizat pentru ntreaga perioad de pstrare a acestora .
Documentele fiind stocate pentru distrugere n curs de la o dat ulterioar pot solicita
documentare n aa fel nct s determine distrugerea periodic a documentelor n cazul n care
perioada de pstrare a expirat ( de exemplu , anual ) .
n cazul n care documentele sunt transferate la un furnizor extern de stocare sau la o
instituie a arhivelor , fie ca urmare de punere n aplicare a aciunii de dispoziie sau din alte
motive , documentarea care prezint obligaiile de a menine documentele i de a le gestiona n
mod corespunztor , protejnd pstrarea sau dispoziia i accesibilitatea lor ,este stabilit n mod
oficial printr-un acord ntre custode i partea de transfer .

4.3.9.3 Distrugerea fizic

Distrugerea fizic a documentelor se realizeaz prin metode adecvate nivelului lor de
confidenialitate .Organizaia poate menine un traseu auditabil al documentrii tuturor
distrugerilor documentelor. Consimmntul responsabil poate fi , de asemenea, necesar
autoritilor . Distrugerea poate fi efectuat de ctre teri contractai pentru sarcin .Certificatele
de distrugere sunt recomandate pentru toate distrugerile efectuate de ctre teri .
Documentele n format electronic pot fi , de asemenea, distruse prin reformatare sau
rescriere dac se poate garanta c reformatarea nu poate fi inversat .Instruciunile de tergere nu
sunt suficiente pentru a se asigura c toi indicii de sistem la datele ncorporate n software-ul
sistemului au fost , de asemenea, distrui . Salvrile care conin generaii de date ale sistemului
de asemenea, trebuie s fie reformatate sau rescrise nainte ca distrugerea efectiv a informaiilor
n format electronic s fie complet. Distrugerea fizic a mediului de stocare este o alternativ
adecvat , mai ales dac tergerea , reformatarea sau rescrierea fie nu sunt aplicabile sau sunt
metode nesigure pentru distrugerea informaii digitale .

4.3.9.4 Transferul de custodie sau de proprietate al documentelor

n anumite situaii ,documentele sunt transferate din custodia sau din proprietatea
organizaiei sau a unitii de afacere care le-a creat . Astfel de situaii apar , de exemplu , la
restructurarea organizaiilor ,cnd organizaiile nceteaz s existe sau cnd activitile de afaceri

sunt externalizate . n cazul n care se ntmpl acest lucru , documentele care necesit transfer
sunt identificate , eliminate din sistemele documentelor existente i transferate fizic .
Un astfel de transfer de proprietate sau de custodie ale documentelor la o alt
organizaie poate include:
a) transfer ctre alte organizaii cu responsabiliti pentru documente ,
b ) transferul ctre organizaii externalizate sau contractor ,
c) transferul ctre un spaiu de depozitare , sau
d ) transfer ctre o arhiv .
Un element cheie n transferul de proprietate al documentelor este determinarea de
responsabilitate pentru document .Exemple de ntrebri n acest context includ urmtoarele:
a) au fost stabilite cu autoritate nevoile operaionale i administrative pentru transferul
documentelor ?
b) s fost abordate problemele de autoritate i responsabilitate pentru documente?
c ) au fost luate n considerare impactul transferului asupra documentelor instituiei?
d ) au fost ndeplinite politica legislativ n curs de desfurare i obligaiile de reglementare ?
n cazul n care documentele electronice sunt transferate , urmtoarele aspecte trebuiesc
luate n considerare :
a) compatibilitatea hardware-ului i software-ului ;
b ) metadate ( de control i informaii contextuale ) ;
c ) documentarea de date ( informaii tehnice privind prelucrarea datelor i structura de date ) ;
d ) acordurile de licen ;
e ) standarde.
n astfel de cazuri n care documentele sunt eliminate din controlul sau din proprietatea
organizaiei ( de exemplu ,prin privatizare de agenii guvernamentale ) poate fi necesar acordul
autoritii de arhiv responsabil .Cnd dosarele care conin informaii cu caracter personal sunt
transferate de guvern la alte jurisdicii sau entiti , trebuie s fie luate n considerare o serie de
factori ( n special n jurisdiciile n care libertatea de informare i legislaia de confidenialitate
sunt aplicabile ) . Exemplele includ cerine referitoare la pstrarea documentelor ,la proteciea
informaiilor cu caracter personal i la furnizarea consecvent a accesului.

5 Monitorizare i audit
5.1 General
Exist trei motive pentru sistemele de monitorizare i de audit a documentelor:
a ) pentru a asigura conformitatea cu standardele stabilite ale organizaiei ;
b ) s se asigure c documentele vor fi acceptate ca probe n instana de judecat , dac acest
lucru este necesar ;
c ) pentru a mbunti performana unei organizaii .
Detaliile cu privire la activitatea de afaceri obinuit a unei organizaii sunt nregistrate
i stocate n sistemul de nregistrri n mod regulat i n cursul activitii sale normale de afaceri .
Monitorizarea ajut la a se asigura responsabilitatea juridic continu a sistemului de nregistrri.
Procesele de monitorizare sunt documentate pentru a oferi dovezi de conformitate cu politicile,
procedurile i standardele pe care organizaia le are adoptate .
Programele de monitorizare sistematic , dezvoltate i proiectate n conformitate cu
normele i reglementrile existente pot s ndeplineasc cerinele pentru o astfel de
responsabilitate corporativ .
O persoan calificat corespunztor poate supraveghea mai bine, raportndu-se
independent de conducerea superioar. Conformitatea este realizat cel mai adecvat de ctre
oricine proiecteaz sau pune n aplicare programele de monitorizare sau prin persoana
responsabil pentru gestionarea documentelor.
Monitorizarea ar trebui s aib loc n mod regulat , la intervale convenite i stabilite n
politica organizaiei de administrare a documentelor.

5.2 Respectarea auditului

Designul corespunztor al oricrui sistem de nregistrri trebuie s aib dovezi
disponibile ale unei organizaii:
a) nelegerea naturii documentelor sale ,
b ) aranjamente de ngrijire i de securitate pentru documente , i
c ) procese i tehnologii de afaceri i implementarea corespunztoare a acestora .

Mai mult dect att , managerii de documente au nevoie de dovezi pentru a demonstra
organizaiei meninerea conformitii cu legislaia, politicile , principiile , procesele i
procedurile de -a lungul timpului , mai ales pentru perioade mai mari ale personalului angajat .
Principiile de bun practic n eviden sunt de valoare , chiar dac necesitatea de a
produce documente electronice n instana de judecat nu apare . Efortul i resursele necesare
pentru a se conforma rapid aduce beneficii de afacere , dac organizaia este n instan sau nu .

5.3 Greutatea probatorie

Managerii documentelor trebuie s fie contieni de potenialul provocrilor legale
atunci cnd documentele sunt prezentate n probe la o instan de drept . n cazul n care
integritatea sau autenticitatea unui document este numit ndoielnic n instan de ctre sugestiile
de manipulare , incompeten , funcionalitatea sistemului necorespunztoare sau defeciune ,
greutatea probatorie sau valoarea introdus a documentului de ctre instana de judecat poate fi
pierdut sau , cel puin , redus, n detrimentul cauzei .
Managerii documentelor au nevoie de dovezi disponibile pentru a demonstra i dovedi
conformitatea organizaiei cu legislaia , politicile i procedurile pe ntreaga durat de via a
sistemului . Ar trebui s fie , de asemenea, posibil s se arat c sistemul a funcionat ca scop , n
conformitate cu practicile normale de afaceri ale organizaiei .Aceste dovezi ar fi disponibile de
la documentele de monitorizare i de auditare a proceselor sistemului .

5.4 Monitorizarea performanei

Monitorizarea performanei cere organizaiilor s stabileasc niveluri de performan
convenite, ateptate i necesare n aspecte cum ar fi responsabilitile procedurale , cantitatea i
calitatea muncii , precum i sistemul de securitate i de proces i integritatea .
Funcionarea sistemului rezultat trebuie apoi s fie msurat n mod regulat i
mpotriva acestor ateptri sau cerine evaluate.

6 Instruire
6.1 Introducere

ISO 15489-1 explic necesitatea pentru o organizaie de a implementa un program de

instruire pentru tot personalul care creeaz documente sau de a folosi un sistem de nregistrri .
Aceast parte a ISO 15489 noteaz unele dintre cerinele pentru un program de instruire,
de formare pentru specialitii tehnici, personalul s fie instruit, metodele de instruire i programe
de formare pentru evaluare i revizuire.
Un program de formare ar trebui s se asigure c funciile i beneficiile de gestionare a
documentelor sunt bine nelese ntr-o organizaie . Acesta ar trebui s explice politici i s
plaseze proceduri i procese ntr-un context care d personalului o apreciere de ce sunt necesare .
Acesta va fi cel mai eficient atunci cnd este adaptat la nevoile specifice ale anumitor grupuri de
personal sau , n unele cazuri , unor membri individuali ai personalului .

6.2 Cerinele programului de formare

Este important pentru o organizaie de a atribui responsabilitatea pentru punerea n
aplicare i gestionarea programului de formare pentru administrarea documentelor unui manager
de la un nivel adecvat i s finaneze programul adecvat .
O organizaie poate alege s utilizeze un furnizor ter de a oferi tot sau o parte din
programul de formare pentru gestionarea documentelor .
Un program formal de formare va fi eficient numai n cazul n care personalul poate
vedea c managementul este angajat n punerea n aplicare a politicilor i procedurilor cuprinse
n program.

6.3 Personalul care urmeaz s fie instruii

Este important ca formarea s fie furnizat pentru ntregul personal cu nici un fel de
responsabilitate pentru documente. Acesta include:
a) manageri , inclusiv senior manageri ,
b ) angajai ,
c) contractori ,
d ) voluntari , i
e ) orice ali membri ai personalului care au o responsabilitate de a crea sau de a folosi
documente.

Organizaiile trebuie s se asigure c tot personalul identificat prin procesele prevzute

la 2.3.2 sunt instruii astfel nct s pot ndeplini aceste responsabiliti .
Programul de formare pentru specialitii administrrii documentelor este acoperit n
6.4.

6.4 Formarea profesionitilor pentru administrarea documentelor

6.4.1 General
Multe organizaii au nevoie s angajeze personal care au calificri profesionale n
administrarea documentelor sau a arhivei , pentru a gestiona programul lor de nregistrare i de a
ntreprinde procese foarte tehnice , cum ar fi clasificarea , pregtirea autoritilor de eliminare i
de proiectare a sistemului . Abiliti tehnice relevante pot include , de asemenea, o nelegere a
operrii sistemelor electronice . O nelegere a afacerii ,a obiectivelor i a proceselor organizaiei
este de asemenea, necesar .
Organizaiile pot alege s utilizeze personal deja pregtit pentru a facilita participarea
altor membri ai personalului dintr-un extern program de formare potrivit sau pot alege s
angajeze contractori sau consultani instruii i cu experien .

6.4.2 Metode de instruire

Metodele de formare n domeniul managementului documentelor pot include
urmtoarele :
a) ncorporarea n angajatul organizaiei programele i documentaia de orientare;
b ) clas de formare pentru noii angajai cu anumite responsabiliti sau n momente de
schimbare de sistem ;
c) program de formare la locul de munc furnizat ca parte a unui program formal sau informal de
supraveghetori sau colegi cunosctori;
d ) sesiuni de informare i seminarii pe teme specifice sau iniiative de nregistrare ;
e ) pliante i brouri care ofer scurte ghiduri care descriu aspecte ale politicilor de nregistrare a
organizaiei sau practici;
f ) prezentri pe calculator , care ar putea fi interactive , disponibile n reeaua corporativ sau
distribuite pe dischet ;
g ) text de ajutor prevzut n cadrul unui sistem bazat pe calculator ;

h ) cursuri de formare oferite de instituiile de nvmnt sau organizaii profesionale care ar

putea face parte din oferte generale ale acestor instituii sau pot fi dezvoltate la cerere pentru a
satisface o organizaie special care are nevoie .

6,5 Evaluarea i revizuirea formrii

Evaluarea programului de formare se bazeaz pe funcionarea cu succes ulterioar a
sistemului de nregistrri de ctre angajat . Acest lucru poate necesita o msur fa de nivelul de
pregtire suferit i audituri operaionale ale sistemului de nregistrri n unitatea organizaional.
Programul poate , de asemenea, s monitorizeze i un nivel record de calificare a personalului
conform cerinelor prevzute n programul de formare .
Eficacitatea i eficiena programului de instruire vor fi mbuntite dac este revizuit
n mod regulat i sunt furnizate rapoarte pentru management prin intermediul canalelor obinuite
ale organizaiei .
Nivelul de satisfacie a stagiarului cu cursuri i alte activiti prevzute ar trebui s fie ,
de asemenea, evaluate .
Este important ca evaluarea i revizuirea programelor de instruire s fie urmate de
toate ajustrile necesare ale programului i c actualizrile sunt furnizate de cei deja instruii .
Este util s se evalueze orice defeciuni de responsabilizare pentru a vedea dac
problemele de administrare a documentelor au fost un factor .