Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Se aplica in gestiunea documentelor in toate formatele sau suporturile create sau primite
pentru orice organizatie publica sau privata in exercitiul activitatilor intreprinse sau pentru
orice individ responsabil sa creeze si pastreze inregistrarile;
Furnizeaza indrumare pentru a determina responsabilizarea organizatiilor pentru documente;
Furnizeaza indrumare pentru gestiune documentelor cu sprijinul unui sistem de calitate
precum ISO 9001 si ISO 14001 reglementeaza proiectarea si punerea in aplicare a unui sistem
de management al documentelor , dar nu include si gestiunea documentelor din cadrul
institutiilor de arhiva.
Aceasta parte a ISO 15489 poate fi utilizata de catre:
manageri si organizatii
pentru managementul actelor, informatiilor
de catre intregul personal al unei institutii/ organizatii si
oricare alte persoane menite sa creeze si pastreze documente.
2. Reguli de consultare
Urmatoarele documente normative contin dispozitii care, in urma referintelor care se
fac in acest text se integreaza ca dispozitii in aceasta parte a Standardului ISO 15489. In
referintele in care se prezinta data nu vor fi aplicate modificari ulterioare sau revizii ale
publicatiilor citate. Totusi, se recomanda partilor care fac controalele bazate pe aceasta parte a
Standardului sa studieze posibilitatea de aplicare a versiunilor cele mai recente a
documentelor normative care se indica ulterior. Cat despre referintele in care nu se
mentioneaza data se aplica ultima versiune a documentului normativ in cauza. Membrii ISO si
IEC tin registrele Standardelor Internationale actualizate.
3. Termeni si definitii:
Acces: aces, modul si mediul de localizare, utilizarea sau recuperarea informatiei
Raspunderea/responsabilitatea: principiu prin care indivizii, organizatiile si comunitatea
sunt responsabile de actiunile sale si li se pot solicita o explicatie .
Transabilitatea actiunilor: procesul de a controla sau a impune etape si termene in gestiunea
afacerilor celor care desfasoara o activitate.
Autoritatea arhivistica: agentie sau serviciu de arhivare, institutia Arhivelor, program de
arhivare ,serviciu sau program responsabil cu selectarea, pastrarea si conservarea
executarea unei politici de reinere pentru eliminarea documentelor care nu mai sunt
necesare din motive operaionale, n conformitate cu politicile organizaionale,
cerinele legale, i alte reglementri, astfel implicnd fie distrugerea lor sau stocarea
permanent ntr-o arhiva;
Documentele contin informatii care sunt o resursa valoroasa si un important bun in
5. Mediul de reglementare:
Cadrul normativ este alcatuit din urmatoarele elemente:
-
norme obligatorii;
6. Politica si responsabilitate:
O organizatie care doreste sa respecte aceasta parte din ISO 15489 ar trebui sa staileasca,
sa documenteze, sa mentina si sa promulge politici , proceduri si practici de gestiune a
documentelor carev sa asigure acoperirea necesitatilor de informare si evidenta .
Politica:
Organizatiile ar trebui sa defineasca si sa documenteze o politica de gestiune a
actelor.obiectivul acestei politici ar trebui sa contina redactarea si gestiunea documentelor
autentice, fiabile si aflate in uz, capabile sa mentina functiile si activitatile unei afaceri ori de
cate ori este necesar.Organizatiile ar trebui sa asigure ca aceasta politica este comunicata si
implementata la toate structurile sale.
Aceasta politica trebuie redactata in urma unei analize a activitatii organizatiei.Aceasta
trebuie sa defineasca ariile unde legislatia, regulile, alte norme interne si cele mai bune
practici in materie de elaborare a documentelor in raport cu activitatile organizatiei.
Responsabilitate:
Responsabilitatea in domeniul managementului actelor ar trebui implementata si promulgata
la toate nivelele unei organizatii pentru ca in cazul identificarii unor nevoi concrete de
elaborare de documente, sa fie clar cine este responsabil cu aceasta activitate.
Aceste responsabilitati trebuie sa contina urmatoarele explicatii:
-
Se determina ce baze de date trebuie crate pentru documente si cum acestea sunt
utilizate de personal;
Se decide cum sa fie organizate documentele in asa fel incat sa indeplineasca cerintele
necesare petru a fi utilizate;
acelasi timp, sa fie incluse in procedurile care dirijeaza toata procesele de negociere in care se
cere o evidenta a activitatii.
7.1.
Integritatea :
Integritatea unui document se refer la calitatea acestuia de a fi complet i nemodificat.
Este nevoie ca un document s fie protejat mpotriva modificrilor neautorizate. Politicile i
procedurile de administrare a documentelor trebuie sa specifice ce adugiri sau adnotri pot fi
fcute unui document dup crearea sa, n ce circumstane adugirile i adnotrile pot fi
permise i cine are dreptul s le fac. Orice adnotare, adugare sau tergere autorizat asupra
unui document trebuie s fie n mod explicit indicat i s poat fi identificat.
Utilitatea :
Un document util este documentul care poate fi localizat, regsit, prezentat i
interpretat. Documentul trebuie s poat fi i prezentat, deoarece este direct legate de
activitatea de afacere sau de tranzacia care l-a produs. Conexiunile contextuale ale
documentului trebuie s conin informaiile necesare pentru o nelegere a tranzaciilor care lau creat i folosit. Trebuie s fie posibil identificarea unui document n cadrul contextului
mai larg al funciilor i activitilor afacerii. Legturile ntre documente care documenteaz o
secven a activitii trebuie s fie pstrate .
b). organizeze documentele ntr-o manier care s reflecte procesul afacerii creatorului
documentelor
c). protejeze documentele de nlturarea sau modificarea neautorizate
d). funcioneze n mod obinuit ca prim sursa de informare asupra aciunilor care sunt
documentate n respectivele documente
e). s furnizeze un acces imediat la toate documentele relevante i metadatele care le sunt
asociate.
Aceast fiabilitate a sistemului trebuie s fie documentat prin crearea i meninerea
documentelor de operare a sistemelor. Aceste documente trebuie s demonstreze c sistemul
satisface criteriile menionate mai sus.
Un sistem de administrare a documentelor trebuie s rspund nevoilor n schimbare ale
afacerii, dar nici o schimbare n sistem nu trebuie s aib impact asupra caracteristicilor
documentelor din sistem. Similar, cnd documentele sunt transferate dintr-un management al
documentelor n altul, transferul trebuie s fie realizat de o manier care s nu afecteze
negativ caracteristicile documentelor.
Integritatea :
Msurile de control, cum ar fi monitorizarea accesului, verificarea utilizatorilor,
distrugerea autorizat i securitatea trebuie s fie implementate pentru a preveni accesul
neautorizat, distrugerea, modificarea sau nlturarea documentelor. Aceste forme de control
pot exista n interiorul sistemului de administrare a documentelor sau s fie externe sistemului
respectiv. Pentru documente digitale, organizaia poate avea nevoie s demonstreze c orice
nefuncionare de sistem, upgrade sau ntreinere obinuit nu afecteaz integritatea
documentelor.
Conformitatea :
Sistemele de administrare a documentelor trebuie s fie gestionate n conformitate cu
toate cerinele care reies din afacerile curente, mediul legislativ i ateptrile comunitii n
care organizaia i desfoar activitatea. Personalul care creeaz documentele trebuie s
neleag n ce mod aceste cerine afecteaz aciunile afacerii pe care ei o desfoar.
Conformarea la aceste cerine trebuie s fie n mod permanent impus i documentele acestei
impuneri trebuie pstrate pentru valoarea lor probatorie.
Comprehensivitatea (caracterul cuprinztor) :
9
10
11
d). procesele i operaiunile de documente sunt efectuate doar de cei care au autorizaia de a
face acest lucru, i
e). structurile din organizaie cu rspundere pentru anumite funcii ale afacerii stabilesc
permisiunile de acces la documentele care se refer la aria lor de responsabilitate.
Monitorizarea i urmrirea permisiunilor acordate utilizatorilor i responsabilitile
posturilor funcionale sunt procese continue, care se produc n toate sistemele de administrare
a documentelor, indiferent de format. Sistemele de administrare a documentelor electronice,
n mod particular cele accesibile de-a lungul unor sisteme distribuite geografic, pot moteni
protocoale de identificare a utilizatorilor de la alte aplicaii.
Urmarirea (tracking) :
Aspecte generale :
Urmrirea micrii i folosirii documentelor n cadrul unui sistem de administrare a
documentelor este cerut pentru:
a). identificarea msurilor deosebite cerute
b). facilitarea regsirii unui document
c). prevenirea pierderii unui document
d). monitorizarea folosirii, pentru ntreinerea sistemului i securitate, i meninerea unei
supravegheri a tranzaciilor cu documente (adic integrarea sau nregistrarea, clasificarea,
indexarea, depozitarea, accesul i folosirea, migrarea i eliminarea), i
e). menine capacitatea de a identifica originile operaionale ale unui document individual,
acolo unde sistemele au fost amestecate sau migrate.
Urmrirea aciunii:
Urmrirea aciunii poate fi implementat ntr-un sistem de administrare a documentelor
pentru procesele unde timpul limit pentru aciuni este impus de ctre sau pentru pe
organizaie. Urmrirea aciunii :
a). aloc pai care trebuie urmai ca rspuns la o decizie sau tranzacie, documentat n
document;
b). atribuie responsabiliti pentru aciune unei anumite persoane, i
c). nregistreaz datele prin care o aciune predefinit trebuie luat i datele cnd aciunile se
produc.
Urmrirea aciunii poate fi efectiv implementat doar dac materialul este nregistrat n
cadrul sistemului de administrare a documentelor nainte de a fi naintat persoanelor
desemnate.
16
Urmrirea localizrii :
Micarea documentelor trebuie s fie documentat pentru a asigura c documentele pot fi
ntotdeauna localizate atunci cnd este nevoie. Mecanismele de urmrire pot nregistra
identificatorul documentului, titlul, persoana sau diviziunea [organizaiei] care are posesia
documentului i data/momentul micrii.
Sistemul trebuie s urmreasc documentul, transferul ntre persoane i returnarea
documentului la casa lui sau locul de depozitare, ca i nlturarea sau transferul lor la orice
alt organizaie autorizat extern, incluznd o autoritate de arhive istorice .
Implementarea dispoziiei :
Deciziile de dispoziie, care permit tergerea documentelor din sistemele operaionale,
trebuie s fie aplicate la documente pe o baz sistematic i constant, n decursul activitii
normale de afaceri. Nici o aciune de dispoziie nu trebuie s aib loc fr certitudinea c nu
mai este nevoie de acel document n continuare, c nici o activitate nu este n neregul i c
nici un litigiu sau investigaie nu se desfoar sau planeaz, care ar putea implica respectivul
documentul ca prob.
Aciunile de dispoziie pot acoperi:
a). o distrugere imediat, incluznd suprascrierea sau tergerea
b). reinerea, pentru o perioad ulterioar, n cadrul diviziunii administrative
c). transferul ctre o zon de depozitare corespunztoare sau pe un suport, sub controlul
organizaiei
d). transferul ctre alt organizaie care are asumat responsabilitatea pentru afacerea
respectiv, prin restructurare, vnzare sau privatizare
e). transferul ctre o zon de depozitare gestionat n numele organizaiei de ctre un furnizor
independent, fa de care au fost stabilite aranjamente contractuale corespunztoare
f). transferul de responsabilitate pentru gestionare ctre o autoritate corespunztoare, n timp
ce depozitarea fizic a documentului este reinut de organizaia creatoare
g). transferul ctre arhiva organizaiei, sau
h). transferul ctre o autoritate de arhive istorice extern.
Urmtoarele principii trebuie s guverneze distrugerea fizic a documentului :
distrugerea trebuie s fie ntotdeauna autorizat ;
documentele referitoare la litigii i investigaii n curs sau actuale nu vor fi distruse ;
distrugerea documentelor trebuie s fie ndeplinit ntr-un mod care s pstreze
confidenialitatea oricror informaii pe care le conin ;
17
toate copiile dup documentele autorizate pentru distrugere, inclusiv copiile de siguran, de
pstrare sau de backup, trebuie distruse.
Dispozitii privind implementarea:
Standardul ISO 15 489 subliniaz permanent importana documentrii prealabile, a
monitorizrii i verificrii permanente a sistemelor implementate, pentru a verifica n
permanen eficacitatea soluiilor adoptate i fezabilitatea lor. n egal msur, se subliniaz
necesitatea pregtirii personalului care opereaz cu documentele, la toate nivelurile.
Documentatiile descriind procesele de management al documentelor i sistemele
gestionare a documentelor trebuie s se aib n vedere cerinele juridice, organizaionale i
tehnice. Sfera de competen operaiunile de management al documentelor, cum ar fi
clasificarea, indexarea, revizuirea i nlturarea documentelor, trebuie s fie n mod clar
statuate.
Legislaia, standardele i politicile relevante trebuie s fie luate n considerare, pentru a
stabili cerinele pentru practica, revizuirea, urmrirea i testarea proceselor de management al
documentelor. O atenia mare trebuie acordat altor sisteme de informaii i politici n uz, n
cadrul organizaiei, pentru a menine integritatea constituit a mediului de gestiune a
informaiilor.
Toate deciziile asupra stabilirii documentelor care trebuie s fie integrate i ct timp
documentele trebuie s fie pstrate trebuie s fie n mod clar documentate i respectate.
Deciziile pot fi considerate drept autorizaii de nlturare. Documentaia oficial a analizei sau
altor aciuni care rezult n deciziile de integrare i reinere a documentelor trebuie s fie
pregtite i supuse pentru aprobare unui nalt conductor al organizaiei. Documentaia trebuie
s conin detalii ale activitilor de afaceri i documentele care rezult din fiecare activitate
de afaceri i trebuie specificate perioadele de pstrare i aciunile de distrugere, intr-o form
clar i lipsit de ambiguiti. Evenimentele care activeaz sau determin aciuni de nlturare
trebuie s fie n mod clar identificate. Instruciunile pentru transferul documentelor ctre
forme alternative de depozitare (de pild, depozitarea off-line sau off-site) trebuie s fie
incluse. Acolo unde este necesar, o asemenea documentaie trebuie s fie supus unei structuri
autorizate externe, cum ar fi o autoritate arhivistic, auditorilor etc., pentru aprobrile
necesare. O nregistrare a aciunilor de nlturare, odat ce acestea au fost ndeplinite, trebuie
s fie pstrat.
18
10.Monitorizare si audit:
Monitorizarea de conformitate trebuie s se desfoare n mod regulat pentru a se asigura
c procedurile sistemelor de administrare a documentelor i procesele sunt implementate n
conformitate cu politicile organizaiei i cerinele ei, i c mplinesc rezultatele anticipate.
Asemenea revizuiri trebuie s examineze performana organizaiei i satisfacia utilizatorilor
n folosirea sistemului.
Mediul reglementator poate cere ca structuri externe s desfoare monitorizarea i
revizia. Modificrile la sistemul de administrare a documentelor i operaiunile de
management al documentelor trebuie s fie fcute, dac acestea se dovedesc a fi nepotrivite i
ineficiente. Conformitatea sistemelor i monitorizarea trebuie s fie documentat i rapoartele
trebuie pstrate.
11.Training:
Organizaia care caut s se conformeze acestei pri din ISO 15489 trebuie s stabileasc
programe continue de pregtire pentru gestiunea documentelor. Programele de training pentru
cerinele managementului documentelor i practicile specifice trebuie s acopere rolul i
responsabilitile sale, i s fie adresate ctre toi membrii managementului, angajailor,
contractorilor, voluntarilor i oricror alte persoane responsabile pentru ntreaga sau pentru o
parte a activitii de afaceri dintr-o organizaie n producerea de documente, n timpul muncii
lor i n integrarea acelor documente n sistemele de administrare a documentelor. Programele
de training pot fi stabilite i organizate n cooperare cu organizaii externe.
19