Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
In Romania, legea arhivarii electronice – legea 135/2007 stabileste regimul juridic pentru
crearea, consultarea, conservarea si utilizarea documentelor in forma electronica, arhivate sau
care urmeaza a fi arhivate.
Conform legii, pe langa arhivarea locala, in cadrul companiei, persoanele fizice sau
juridice pot beneficia de servicii externe de stocare a datelor depozitate in centre de date
autorizate ,cu respectarea normelor privind asigurarea integritatii si securitatii documentelor,
a spatiului ocupat de echipamentele care gazduiesc arhivele electronice precum si a
recuperarii informatiei in urma dezastrelor naturale.
1
Reducerea timpului de procesare a documentelor – intrucat documentele sunt
procesate de personal calificat in acest domeniu si cu ajutorul echipamentelor
de mare viteza, timpul de prelucrare este diminuat , iar eficienta este sporita.
Practic, orice companie detine documente care trebuiesc pastrate pentru o anumita
perioada de timp, de la 5 pana la 50 de ani. Termenul de pastrare a documentelor in arhiva se
stabileste in functie de reglementarile juridice specifice existente si in functie de importanta
respectivelor documente pentru activitatea companiei.
Lucrarea de fata isi propune sa abordeze aspect referitoare la modul de functionare a unei
firme de servicii de arhivare electronica, aceasta alegere fiind motivata de experienta mea in
acest domeniu si de faptul ca serviciile de arhivare electronica sunt din ce in ce mai
importante in zilele noastre.
Lucrarea de licenta este structurata in capitole, astfel: primul capitol prezinta notiuni
teoretice de management, dar si functiile si particularitatile acestuia, cel de-al doilea capitol
contine prezentarea generala a societatii, de la infiintarea sa si pana in prezent. Al treilea
capitol este o analiza a activitatii manageriale a societatii, fiind structurat in subcapitole care
prezinta structura organizatorica, organizarea activitatii din cadrul societatii si modul de
colaborare intre departamentele existente. Ultima parte a lucrarii cuprinde rezultatele analizei
efectuate in capitolele precedente.
2
CAPITOLUL I
Aspecte teoretice privind managementul
Conceptul modern de management are originea in termenul englez “to manage” care
inseamna a conduce, a administra, dar care provine din latinescul “manus” (mana) si
semnifica actiunea de manuire, manevrare, conducere.
Intemeietorii managementului, ca stiinta economica sunt considerati Frederick W. Taylor
(Principiile managementului stiintific – 1911) si Henri Fayol (Administratie industriala
generala – 1916).
Semnificatia termenului de “management” are o intindere vasta, data de intelesurile sale
multiple; ne putem referi aici la stiinta managementului, care reprezinta un cumul de
elemente, principii, metode si tehnici care se aplica in conducerea unei organizatii.
De asemenea, “management” se refera si la actiunea propriu-zisa , aceea de a lua cele mai
bune decizii in interiorul organizatiei.
Arta de a conduce reprezinta sensul pragmatic al termenului, care consta in capacitatea de
a aplica cunostiintele stiintifice, de a folosi procedeele si tehnicile potrivite, adaptate la
necesitatile organizatiei.
Stiinta managementului formuleaza strategii de actiune, dar alegerea uneia dintre ele
depinde de imaginatia , de capacitatea, de inventivitatea si creativitatea fiecaruia dintre
manageri. Sinteza stiintei managementului este reprezentata de cercetarea relatiilor si
proceselor de management.
Avand in vedere caracterul aplicabil al stiintei managementului, o misiune majora in
cadrul sau il reprezinta conceperea de sisteme noi, tehnici si metode de management ale
organizatiei puse la dispozitia managerilor si a celorlalti participanti, pentru a eficientiza
activitatile din cadrul organizatiei.
Scopurile fiecarei organizatii se obtin printr-un ansamblu de procese de munca, acestea
clasificandu-se in doua tipuri:
procese de executie – efectuate de catre personalul fara functie de conducere. Acestea
reprezinta un cumul de activitati prin care factorii de productie, munca si capital sunt
3
asociati dupa anumite reguli, rezultand bunuri sau servicii necesare nevoilor de consum
ale organizatiei.
procese de management – sunt infaptuite de catre managerii organizatiei, care folosesc
conceptele, metodele si tehnicile puse la dispozitie de stiinta conducerii in vederea
obtinerii unor reusite superioare.
4
1.2. Functiile managementului
Functia de previziune
Functia de organizare
Functia de coordonare
Functia de antrenare
5
Previziunea este functia fundamentala a managementului, intrucat reprezinta operatiunea
de luare a deciziilor. Prin exercitarea acestei functii se stabilesc obiectivele organizatiei si
cele mai potrivite strategii care vor trasa directia catre indeplinirea acestora.
Previziunea se poate face pe o perioada mai mare de timp si raspunde la intrebarile “ce
trebuie si ce poate fi realizat in cadrul organizatiei?”
- Planurile
- Prognozele
- Programele
In zilele noastre, organizatiile tind sa ofere o valoare tot mai mare functiei de previziune,
chiar s-a constatat o tendinta de crestere a importantei acestei functii, care, o data
exercitata, poate aduce schimbari esentiale la nivelul organizatiei.
- stabilirea posturilor
6
- precizarea sistemului informational, in lipsa caruia nu se poate desfasura procesul
decizional si in concluzie, procesul de management
7
1.2.4 Functia de antrenare
Astfel, telul antrenarii este implicarea cat mai mare si eficace a personalului de executie si
de conducere la realizarea obiectivelor ce-i revin, rezultate din obiectivele organizatiei.
Motivarea porneste de la necesitati. Dupa cum stim, acestea sunt de mai multe feluri, iar
implinirea lor motiveaza in sens diferit participarea la munca a membrilor unei organizatii.
8
In viziunea lui Abraham Maslow, nevoile unui om sunt impartite in cinci categorii si
anume:
- fiziologice
de securitate, de afectiune
- de stima
- de autorealizare
Functia de control – evaluare poate fi definita ca ansamblul proceselor prin care rezultatele
organizatiei, subsistemelor si componentele acesteia sunt evaluate si comparate cu obiectivele
si standardele hotarate initial, in vederea eliminarii deficientelor observate si integrarii
abaterilor pozitive.
Aceasta functie raspunde la intrebarea “cu ce rezultate s-a finalizat munca depusa?”
9
In procesul de control – evaluare sunt implicate patru faze:
- masurarea realizarilor
- sa fie continua
- sa fie preventiva
- sa fie constructiva
- controlul direct – care reprezinta cea mai eficace forma de manifestare a acestei
functii a managementului. Aceasta se realizeaza in urma contactului managerului cu
unul sau mai multi subordonati.
10
1.3. Particularitati ale managementului serviciilor
BUNURI SERVICII
Tabel 1 -
De fapt, in practica este destul de dificil sa se faca deosebirea intre bunuri si servicii,
deoarece cumpararea unui bun include si un element de serviciu, la fel cum cumpararea unui
serviciu, implica, nu de putine ori, existenta unor bunuri tangibile.
11
Asociatia Americana de Marketing descrie serviciile ca fiind “activitati, beneficii sau
utilitati care sunt oferite pe piata sau prestate in asociere cu vanzarea unui bun material”.
Structural, economia unei tari este formata din trei sectoare importante:
Desi in Romania, ponderea serviciilor in PIB (Produsul Intern Brut) este inca sub nivelul
economiilor europene, in tarile dezvoltate economic, peste doua treimi din forta de munca
angajata se afla in sectorul serviciilor.
- intangibilitatea
- inseparabilitatea
- variabilitatea
- perisabilitatea
12
de concurenta, deoarece acestea nu pot fi brevetate, incapacitatea stocarii serviciilor, prezenta
unor dificultati in transmiterea si stabilirea preturilor pentru servicii.
Consumatorii
13
Variabilitatea este caracteristica care confirma faptul ca serviciile nu pot fi repetate in
mod identic de la o prestatie la alta, acestea depinzand de persoana care desfasoara
activitatea. Pentru a micsora variabilitatea serviciilor, unele firme ofera servicii de
customizare. Aceasta se refera la prestarea de servicii care raspund necessitatilor individuale
ale fiecarui cumparator. O alta solutie care poate compensa variabilitatea serviciilor, este
standardizarea, adica stabilirea unor proceduri de desfasurare uniforma a serviciilor.
Standardizarea poate fi o solutie eficienta pentru a asigura conformitatea calitatii serviciilor.
De asemenea , poate duce la reducerea costurilor de efectuare a serviciilor, ofera garantia
calitatii si faciliteaza livrarea mai rapida a acestora.
- preturi diferentiate;
14
Fig. 4 – Modelul “servuction”
Modelul “servuction” accentueaza patru factori importanti care influenteaza in mod direct
experientele traite de clienti in urma cumpararii serviciilor:
Pe langa pret, al doilea element care asigura competitivitatea serviciilor, este calitatea.
Specialistii din domeniu considera calitatea serviciilor ca fiind o notiune abstracta si dificil de
evaluat si masurat. Masurarea calitatii serviciilor este diferita de masurarea satisfactiei
clientilor, insa cele doua concepte sunt interdependente. Parareile specialistilor sunt impartite,
unii sunt de parere ca satisfactia clientilor duce la perceperea calitatii serviciilor, in timp ce
altii considera calitatea serviciilor ca fiind un factor determinant pentru multumirea clientilor.
16
serviciile din domeniul informaticii - servicii legate de computer , servicii de
prelucrare a datelor si de software, servicii de consultanta, servicii de
securitate a informatiilor, servicii de inginerie informatica;
17