Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
INTRODUCERE 3
I. PREZENTAREA GENERALĂ A SISTEMULUI 5
II. INFORMAȚII DE BAZĂ 6
III. STRUCTURA FUNCȚIONALĂ A SISTEMULUI 8
Meniul de navigare a sistemului 8
Autentificarea şi autorizarea accesului în sistem 15
IV. PROCESAREA DOCUMENTELOR IN SISTEM 17
Etapa 1 – Înregistrarea documentului de intrare în sistem 17
Etapa 2 – Coordonarea documentului de intrare în sistem 20
Etapa 3 – Executarea documentului și pregătirea răspunsului conform solicitări 24
Etapa 4 – Verificarea documentului transmis spre avizare/coordonare 28
Etapa 5 – Verificarea statutul documentului și pregătirea acestuia spre semnare 31
Etapa 6 – Semnarea documentului de ieșire. 36
Etapa 7. Expedierea documentului de ieșire 39
V. ÎNREGISTRARE ALTOR DOCUMENTE DE IEȘIRE SEMNATE OLOGRAF/ELECTRONIC
INIȚIATE DE INSTITUȚIE 41
2
INTRODUCERE
Ca soluție pentru gestionarea documentelor, sistemul este creat pentru a lucra cu un volum
mare de date și deține următoarele principale funcționalități:
Ușurință în salvare și căutare documente;
Alocarea identificatorului unic de înregistrare fiecărui document;
Ușurință în utilizare datorită unei interfețe intuitive;
Clasificarea eficientă a documentelor;
Proces automatizat de aprobare a documentelor;
Accesibilitatea documentelor;
Optimizarea timpului de căutare a unui document;
Stabilirea locului unde se află fiecare document activ;
Acces securizat, controlat pentru utilizatori;
Urmărirea întregului ciclu de viaţă al fiecărui document.
• Hotărârea Guvernului nr. 632 din 08.06.2004 despre aprobarea Politicii de edificare a societăţii
informaţionale în Republica Moldova;
• Hotărârea Guvernului nr. 255 din 09.03.2005 „Privind Strategia Naţională de edificare a societăţii
informaţionale – "Moldova electronică";
• Hotărârea Guvernului nr. 733 din 28.06.2006 “Cu privire la Concepţia guvernării electronice”
3
• Hotărârea Guvernului nr. 320 din 28.03.2006 pentru aprobarea Regulamentului privind modul de
aplicare a semnăturii digitale în documentele electronice ale autorităţilor publice;
• Hotărârea Guvernului nr. 115 din 28.02.1996 pentru aprobarea Instrucţiunilor cu privire la ţinerea
lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice locale ale Republicii Moldova;
• Hotărârea Guvernului nr. 618 din 05.10.1993 pentru aprobarea Regulilor de întocmire a
documentelor organizatorice şi de dispoziţie şi Instrucţiunii-tip cu privire la ţinerea lucrărilor de
secretariat în organele administraţiei publice centrale de specialitate şi ale autoadministrării locale ale
Republicii Moldova;
4
I. PREZENTAREA GENERALĂ A SISTEMULUI
5
II. INFORMAȚII DE BAZĂ
2.1. Obiective
Sistemul prevede următoarele obiective:
intensificarea controlului asupra întregului proces al ciclului de viață al documentului;
optimizarea fluxului circuitelor de documente în autoritățile Administației Publice;
crearea unei bazei de date unice care să conţină toate (sau, cel puţin, majoritatea) informațiile
despre documentele organizaţiei;
accesul autorizat şi controlat al personalului instituției (în funcţie de rolul pe care îl deţine) la
documente, indiferent de locația în care sunt stocate;
reducerea timpului de efectuare a procedurilor de căutare şi recepţionare a informaţiei.
2.2. Funcţii
Sistemul îndeplineşte următoarele funcţii:
clasificarea şi ierarhizarea documentelor;
notificarea privind mersul executării documentelor (atenţionări, avertizări etc.);
accesul personalizat al utilizatorilor la documente în funcţie de rolul exercitat de către
utilizator;
posibilitatea reînnoirii sau modificării drepturilor de acces;
informarea automatizată a utilizatorilor (angajaților) organizaţiei privind actualizarea
documentelor sau elaborarea altor noi;
fixarea acceselor în sistem de către utilizatori, precum şi a accesării anumitor documente;
crearea, administrarea, redactarea şi completarea clasificatoarelor Sistemului;
generarea documentelor complexe, cum ar fi statistici, rapoarte etc.;
asigurarea securităţii informaţiei la toate etapele de creare, redactare şi transportare a
documentelor prin reţele;
identificarea documentelor, navigarea prin bazele de date, căutarea actelor după criteriile de
înregistrare ale acestora;
regăsirea documentelor după legături funcţionale (fiecare document poate conţine referinţe la
alte documente).
6
alte atribute care facilitează gestionarea simplificată a managementul documentelor: autori,
dosare de grupare etc.
Principala funcţie de gestiune a sistemului este cea de înregistrare (introducere, importare) a unui
document existent, precum şi urmărirea procesului și etapelor de executare a documentului.
Înregistrarea documentelor în sistem se efectuează de persoanele autorizate și care deţin dreptul de a
înregistra documente (se referă la nivelul de acces Gestionar).
Pentru adaptarea la diferite activități din interiorul organizației, în cadrul sistemului sunt
definite câteva nivele de acces la documente și funcționalități, precum:
Executor – este utilizatorul simplu, care are acces la funcţii de consultare a documentelor în
care este desemnat, precum și la alte funcţii, care sunt definite în conformitate cu rolurile pe care le
deţine.
Executor principal – este utilizatorul simplu, care are acces la funcţii de consultare a
documentelor și de îndeplinire a sarcinilor recepționate, cu privire la documentul atribuit spre execuție,
precum și la alte funcţii, care sunt definite în conformitate cu rolurile pe care le deţine.
Supervizor/ Gestionar – este utilizatorul abilitat cu funcţii de gestionare și supervizare a
documentelor precum: introducerea, modificarea documentelor şi nomenclatoarelor.
Coordonator– este utilizatorul, care are acces la funcții de formulare a rezoluției, indica
persoanele responsabile de executare și alte funcții de decizie cu privire la gestionarea sistemului
informatic.
Utilizator abilitat cu drept de semnare – este utilizatorul cu drept de semnare a documentelor.
În cazul optării pentru semnătura electronică, acest pocedeu poate fi inițiat din sistem cu semnătură
electronică - avansată calificată prin intermediul platformei MSign (Serviciul guvernamental de
semnătură electronică). În cazul optării pentru semnarea olografă a actelor, documentul poate fi
imprimat, pe care ulterior, se aplică ștampila și semnătura olografă. Drept urmare, actul poate fi scanat
și încărcat din nou în sistem.
Utilizator cu drepturi avansate – este utilizatorul, care, pe lângă nivelul de acces care îl
deține, are drepturi de gestionare a funcționalităților accesibile în meniul Administrare inclusiv
gestionarea listei utilizatorilor, gestionarea nomenclatoarelor si altele.
Notă: Profilurile de acces / Conturile personalului - în cadrul sistemului sunt create de către
persoana responsabilă de tehnologia informației din cadrul organizației (administrator IT al instituției),
conform instrucțiunilor din prezentul manual.
7
III. STRUCTURA FUNCȚIONALĂ A SISTEMULUI
Notificări – reprezintă informație despre documente care sunt în lucru și vizează utilizatorul
autentificat în dependență de rolul care îl deține, acte cu următoarele proprietăți:
Procesul executării este supus controlului;
Termenul de executare a expirat sau va expira curând;
Utilizatorul curent este emitent al documentului intern;
Utilizatorul curent este administrator sau este implicat, în virtutea rolurilor atribuite:
supervizor, coordonator, executant.
8
Registru - afişează lista filtrată tuturor documentelor, după nivelul de acces al utilizatorului curent, din
cadrul sistemului, conform figurii 3.4. Documentele se afişează în ordinea descrescătoare a datei
înregistrării în sistem (astfel, cele mai „noi” documente se află în primele rânduri ale listei).
La fel, ca şi în cazul meniul Înregistrare, sunt definite trei tipuri de registre privitoare la documentele
de intrare, ieşire şi cele interne.
9
Butonul “Export Word” și “Export Excel” – oferă posibilitatea de a exporta datele statistice generate
într-un fișier de tip Microsoft Office Word și Microsoft Office Excel și se salvează local pe calculatorul
Dvs.
La fel, ca şi în cazul meniurilor Înregistrare, Notificări şi Registru, sunt definite trei tipuri de
documente care vor fi căutate – documente de intrare, ieşire şi cele interne.
Butonul „Cîmpuri preselectate” – oferă posibilitatea de a preselecta suita de atribute de afișare a
cîmpurilor, conform necesităților și fluxului de documete existente în sistem. Această opțiune poate fi
configurată prin accesarea meniului “Profil”, secțiunea “Câmpuri PreSelectare pentru Căutare”
Nr. fişă, Nr. înregistrare, Data înregistrare, Nr. document, Data document, Termen de executare - se
vor introduce în două câmpuri, care au semnificaţia „de la” şi „până la” pentru cazul când nu se
cunoaşte valoarea exactă.
Flux - semnifică tipul de înregistrare a documentelor:de intrare, ieşire și cele interne ( acest tip apare
în câmpul Flux la activarea comenzii şi poate fi modificat ulterior);
10
Tip - înseamnă tipul documentelor - răspuns, iniţiativă etc.;
Coordonator, Executant, Executant principal – se selectează numele persoanelor respective din listele
alăturate;
Stare executare, rezultat executare – se selectează valorile respective din listele alăturate;
După apăsarea butonului “Căutare”, va fi afişat un tabel cu documentele găsite, asemănător celui
prezentat în figura 4. În câmpul Rezultate se bifează denumirile coloanelor din tabelul care va fi afişat.
Raportare – generează statistici ale circulaţiei şi executării documentelor. Sunt definite două tipuri de
statistici, accesibile la plasarea mouse-ului deasupra comenzii: Statistici Circulaţie şi Statistici
Executare. La selectarea unui anumit tip de statistici, de exemplu a celui de circulaţie, se va afişa o
fereastră ca în figura 3.7. În cazul statisticii de executare se va afişa o fereastră ca în figura 3.8.
11
După cum se poate observa din figura 3.9, tabelul conţine următoarele coloane: Nr. – numărul de
ordine, Corespondent – modalitatea de afişare (în cazul nostru, după Corespondenţi), Total – numărul
total al documentelor găsite conform parametrilor introduşi, Intrare – numărul documentelor de
intrare, Ieşire – numărul documentelor de ieşire, Interne – numărul documentelor interne (în cazul
nostru, documente de acest tip nu au fost găsite).
Dacă se selectează statistici de executare, atunci tabelul va mai conţine și alte coloane (figura 10): Spre
executare – numărul documentelor spre executare, În executare – numărul documentelor aflate în faza
de executare, Executate (total) – numărul total al documentelor executate, Executate (termen depăşit)
– numărul documentelor executate, dar al căror termen de executare a fost depăşit, Neexecutate
(expirate) – numărul documentelor care nu au fost executate şi al căror termen a fost depăşit.
Nomenclatoare - oferă accesul la anumite comenzi care permit gestionarea unor nomenclatoare ale
sistemului. Acestea sunt:
Corespondenţi – lista instituțiilor cu care organizaţia respectivă menține corespondenţa (de la
care pot parveni sau spre care pot fi expediate documentele);
Grupe Corespondenţi – lista unor grupuri în care au fost incluşi corespondenţii;
State Corespondente – lista statelor din care pot proveni corespondenţii;
Mijloace Sosire/Transmitere – lista mijloacelor prin intermediul căror poate sosi corespondenţa
(poştă, fax, curier, poştă electronică etc.);
Categorii Documente – lista categoriilor de documente în care pot fi grupate documentele;
Rezultate Examinare – lista rezultatelor posibile ale examinării documentelor (Executat,
Respins, Expediat).
Sub Regiștri – ramura specifică a registrului/listei documentelor caracterizate specific
managementului documentelor și se realizează în conformitate cu specificul organizației Dvs.
12
Stării de examinare – etapa, stare a documentului în cadrul fluxului de gestiune a documentelor,
precum: spre redactare, redactat, spre coordonare, coordonat și altele.
Administrare - oferă accesul limitat, pentru utilizatorii responsabili de tehnologia informației în cadrul
organizației Dvs. la gestionarea unor nomenclatoare de sistem. Acest meniu este asemănător
meniului Nomenclatoare (figura 3.11), însă el administrează nomenclatoarele subdiviziunilor
structurale, funcțiilor personalului şi cele ale utilizatorilor/executanţilor.
13
Figura 3.13 – Submeniul “Subdiviziuni Structurale”
14
Autentificarea şi autorizarea accesului în sistem
Pasul 1. Culegeți adresa web dedicată organizației Dvs. (ca de exemplu: https://demo-docs.itsec.md)
în browser.
15
Figura 3.17 - Interfața de autentificare în MPass
În cazul când autentificarea s-a soldat cu succes, veți accesa sistemul cu toate meniurile existente în
conformitate cu rolul și permisiunile Dvs. ca utilizator al acestui sistem.
Notă: Nu închideţi pagina, ci apăsaţi butonul “Ieşire” din sistem. Pentru a asigura o securitate sporită
după 15 minute de inactivitate a utilizatorului, sistemul stopează conexiunea, redirecţionează la pagina
de autentificare şi este necesar introducerea repetată a datelor de autentificare.
Această opțiune poate fi setată de către administrator în meniul <<Administrare -> Setări sistem>>.
16
IV. PROCESAREA DOCUMENTELOR IN SISTEM
Etapa 1 – Înregistrarea documentului de intrare în sistem
PROFILUL SUPERVIZOR/GESTIONAR
Pasul 1. După autentificarea cu succes, va fi disponibilă pagina de start al sistemului conform figurii
4.1. Faceți clic pe meniul „Înregistrare”, pentru a înregistra un document de intrare parvenit.
17
Document referent – documentul la care face referire documentul respectiv;
Corespondent – documentul la care face referire documentul dat;
Conținut succint – conţinutul pe scurt (sau titlul) al documentului;
Categorie – categoria documentului conform clasificatorului (scrisoare, demers, petiţie etc.);
Primit – modul în care documentul a intrat în organizaţie (poştă, fax, curier etc.);
Coordonat – numele persoanei responsabile pentru conţinutul documentului;
Rezoluție - decizia managementului organizaţiei privind modul de executare a documentului;
Termen de executare – data când se va raporta decizia privind conţinutul documentului;
Alte referințe – alte documente la care face referinţă documentul curent.
Pasul 4. Atașați documentul scanat sau recepționat electronic și anexele acestuia în formular la câmpul
“Fișier atașat” și “Fișiere adiționale”, conform figurii 4.4:
18
Figura 4.4 – Atașarea fișierul documentului de intrare și anexele în sistem
Tastând butonul „Salvare”, documentul de intrare va fi creat cu succes și veți fi notificat cu un mesaj,
conform figurii 4.5.
19
Etapa 2 – Coordonarea documentului de intrare în sistem
PROFILUL COORDONATOR
Pasul 1. Conform figurii 4.6, în meniul “Registru” accesați submeniul „Documente intrare”.
Pasul 2. În acest moment veți vizualiza lista documentelor de intrare din cadrul organizației Dvs.,
selectați documentul pe care doriți să-l procesați și îl deschideți prin simplu clic, conform figurii 4.7:
Pasul 3. Analizați conținutul documentului de intrare cu fișiere atașate, indicați executorul principal,
rezoluția și termenul de executarea a documentului. Selectați executorii, persoanele autorizate și
responsabile de procesarea documentului și oferirea unui răspuns conform solicitări.
20
Figura 4.8 – Indicarea executorilor, rezoluția și termenul de executare a solicitări din documentul de
intrare
Pasul 4. Indicați persoanele responsabile de executare a sarcinilor. Este permisibil selectarea mai
multor executori, în schimb executorul principal poate fi doar o persoană. După indicarea executorilor,
clic pe butonul “OK” pentru salvare.
Notă:
- prevede executorii care vor participa la executare.
- este executor principal, persoana care va pregăti documentul de ieșire cu răspunsul final.
21
Figura 4.9 – Indicarea persoanelor responsabile de executarea documentului de intrare.
Pasul 5. Verificați datele introduse <<executorii și termenul de executare>> și confirmați prin clic a
butonul “Salvare”.
22
Figura 4.10 – Verificarea datelor introduse despre executori
23
Etapa 3 – Executarea documentului și pregătirea răspunsului conform solicitări
PROFILUL EXECUTOR/EXECUTOR PRINCIPAL
NOTĂ:
Executorul, primește notificare printr-un e-mail (în cazul în care este configurată această opțiune),
accesează sistemul și analizează sarcina parvenită.
Executor principal, primește notificare la e-mail (în cazul în care este configurată această opțiune),
accesează sistemul și analizează sarcina cuvenită.
Pasul 1. Lista documentelor poate fi accesată prin meniul notificări accesând meniul „Registru”
submeniul „Documente Intrare” sau prin simplu clic pe numărul indicat al documentelor
nevizualizate.
Pasul 3. Studiați informația aferentă documentului conform fișei, pentru vizualizarea Documentul
intrat, se va deschide tastând printr-un simplu click pe fișierul atașat. După studierea documentului,
accesați secțiunea “Mersul Examinării”, pentru a adăuga informații aferente cu privire la solicitarea
din Documentul intrat, conform figurii 4.13.
24
Figura 4.13 – Fișa Documentului de intrare
Pasul 4. Prin click a butonului “Adăugare”, conform figurii 4.14, executorul are posibilitatea de a
adaugă informația aferentă conform sarcinii primite și documentul (materialul) pregătit conform
solicitări din Documentul intrat.
Figura 4.14 – Adăugarea informații aferentă conform sarcinii din documentul intrat
25
Pasul 5. Executorii se pot expune conform sarcinii, în modul următor:
26
Notă: În cadrul sistemului există câteva opțiuni disponibile la funcția „Stare examinare” din submeniul
„Mersul examinării” conform figurii 4.17, acestea pot fi personalizate după fluxul și modul de
gestionare a documentelor în cadrul organizației Dvs.
27
Etapa 4 – Verificarea documentului transmis spre avizare/coordonare
PROFILUL COORDONATOR
În cadrul prezentei etape, Coordonatorul studiază documentul, verifică răspunsul transmis spre
coordonare, modifică starea documentului.
Pasul 1. Accesați documentele spre coordonare din meniul “Notificări” sau din interfața grafică din
tabelul “Flux documente”, conform figurii 4.18:
Pasul 2. Studiați informația aferentă documentului din fișa acestuia, precum: corespondent, fișierul
atașat, executanți și alte informații importante. După verificarea informațiilor aferente, accesați
secțiunea ,,Mersul Examinării”.
28
Figura 4.19– Consultarea informației aferente documentului
29
Pasul 3. Accesați secțiunea „Mersul Examinării” pentru a consulta/analiza comentariul și fișierul
atașat spre coordonare. Pentru a <<coordona sau respinge>> documentul recepționat, accesați butonul
,,Adăugare”.
30
Etapa 5 – Verificarea statutul documentului și pregătirea acestuia spre semnare
PROFILUL EXECUTOR/EXECUTOR PRINCIPAL
În cadrul acestei etape, executorul principal – verifică statutul executării sarcini, rezervă un număr de
ieșire a documentului pregătit spre expediere și transmite spre semnare a documentului pregătit către
persoana autorizată cu drept de semnare.
Pasul 1. Executorul verifică la statutul documentului <<coordonat sau respins>> la secțiunea „Mersul
examinării”. După coordonarea documentului cu coordonatorul accesează butonul „Adăugare”
pentru a continua procedura.
Pasul 2. Rezervați un număr de ieșire - creați prefix (după necesitate) la numărul de ieșire, salvați prin
butonul „Salvare” acțiunile efectuate, conform figurii 4.23.
31
Figura 4.23 – Rezervare a unui număr de ieșire a documentului executat
32
Pasul 3. Accesați butonul „Adăugare” pentru expedierea documentului de ieșire pregătit spre
semnare în format .pdf, conform figurii 4.24.
Pasul 4. Se remite documentul spre semnare, prin accesarea opțiunii “Starea examinării” funcția
“spre semnare”, selectați persoana semnatară, autorizată de a semna documentul de ieșire și anexați
documentul necesar spre semnare în format .pdf, conform figurii 4.25. Astfel documentul a fost remis
spre semnare către persoana responsabilă autorizată cu drept de semnare.
33
Figura 4.25 – Remiterea documentului pregătit spre semnare
Notă: se va atașa document .pdf pentru a fi aplicată semnătura, în caz de statut „Respins”, se vor
consulta recomandările și remarcile oferite de către coordonator și se va pregăti un document ajustat
cerințelor solicitate.
34
Pasul 6. După aplicarea semnăturii de către persoana autorizată cu drept de semnare, executorii vor fi
notificați cu un mesaj și vor putea vizualiza statutul documentului în secțiunea “Mersul examinări”,
conform figurii 4.26.
35
Etapa 6 – Semnarea documentului de ieșire.
PROFILUL COORDONATOR/ PERSOANA ABILITATĂ CU DREPT DE SEMNARE
În cadrul acestei etape, coordonatorul și sau persoana abilitată cu drept de semnare, va aplica semnătura
asupra documentului de ieșire pregătit conform solicitărilor din documentul de intrare.
Pasul 2. În cadrul sistemului, semnarea documentelor/actelor se poate efectua prin două opțiuni,
ilustrae în figura 4.28:
Pasul 3. Aplicarea semnături electronice, conform figurilor 4.29 și 4.30, se efectuează prin MSign –
Serviciul guvernamental de semnătură electronică, și respectiv veți alege tipul de semnătură pe care îl
dețineți.
36
Figura 4.29– Detectarea semnăturii electronice în sistem
37
Pasul 4. Dacă semnătura a fost aplicată cu succes, despre acest fapt se poate observa în meniul “Mersul
examinării” – statut „Semnat”, conform figurii 4.31.
38
Etapa 7. Expedierea documentului de ieșire
PROFILUL SUPERVIZOR
Pasul 1. După executarea și semnare documentului de ieșire de către persoana abilitată cu drept de
semnare, în meniul de notificări prin rubrica “Ieșire ->Semnate”, accesați câmpul și expediați
documentul ales către corespondent.
Paul 2. Completați câmpurile solicitate în submeniul „Fișa Ieșire” . Prin simplu clic al butonului
„Salvare” se va salva informația introdusă în documentul de ieșire. Butonul “E-mail” prevede
expedierea documentului prin poșta electronică către corespondenții indicați. Aceste acțiuni sunt
ilustrate în figura 4.33.
39
Pasul 3. Tastând butonul “E-mail” se generează un fișier .eml, care se descarcă instantaneu pe stația
dvs. de lucru , conform figurii 4.34.
Pasul 4. Fișierul .eml cu e-mailul generat se va deschide prin aplicația Microsoft Outlook , urmează să
fie expediat cu răspunsul perfectat către corespondenții selectați (1), subiectul mesajului (2),
documentul de ieșire atașat (3) și scurt rezumat (4), conform figurii 4.35.
40
V. ÎNREGISTRARE ALTOR DOCUMENTE DE IEȘIRE SEMNATE
OLOGRAF/ELECTRONIC INIȚIATE DE INSTITUȚIE
PROFILUL SUPERVIZOR
Pasul 1. Pentru înregistrarea unui document de ieșire din cadrul organizației Dvs., veți accesa meniul
“Înregistrare”, submeniul “Document Ieșire”, conform figurii 4.36.
Pasul 2. Completați câmpurile solicitate în secțiunea „Fișa Ieșire” și salvați datele introduse prin
efectuarea unui clic a butonului „Salvare”, conform figurii 4.37.
41
Pasul 3. Atașați documentul spre expediere în format .pdf, conform figurii 4.38.
42
I.P. Serviciul Tehnologia Informației și Securitate Cibernetică
www.stisc.gov.md
stisc@stisc.gov.md
43