EVIDENTA DOCUMENTELOR

Cindulet Florina Marilena

ADMINISTRATIE PUBLICA, ANUL II

Evidenta documentelor este un proces important pentru a pastra inregistrari si

informatii relevante despre documente. Aceasta poate include inregistrarea datelor de
identificare ale documentelor, precum si informatii despre data emiterii, expirarii sau alte
detalii relevante. Evidenta documentelor poate fi utilizata pentru a monitoriza si gestiona
documentele intr-un mod organizat si eficient.
In evidenta documentelor pot fi incluse diverse tipuri de documente, cum ar fi acte
de identitate (buletine, pasapoarte), certificate de nastere, casatorie sau deces, documente
ale companiilor (contracte, facturi), documente financiare (chitante, extrase bancare),
documente legale (contracte, procuri), documente educationale (diplome, certificate
scolare) si multe altele. Este important sa pastram evidenta acestor documente pentru a le
gasi rapid si a le gestiona corect.
Pentru a inregistra corect documentele, putem urma acesti pasi simpli:
1. Stabilirea unui sistem de organizare: alegerea unei metode de organizare care sa se
potriveasca nevoilor si sa fie usor de inteles si de urmat. Pot fi utilizate dosare fizice
sau foldere electronice.
2. Etichetarea documentelor: asocierea unei etichete fiecarui document pentru gasirea
rapida a acestuia.
3. Inregistrarea informatiilor importante: notarea informatiilor cheie despre fiecare
document, cum ar fi numarul, data emiterii, expirarea sau alte detalii relevante.
4. Pastrarea unei evidente actualizata: adaugand documente noi si eliminand cele vechi
sau expirate.
5. Protejarea documentelor: pastrarea in siguranta impotriva deteriorarii fizice sau a
accesului neautorizat. Se pot utiliza masuri de securitate fizica sau solutii digitale.
Pentru evidenta documentelor, se pot inregistra urmatoarele informatii:

- Numele documentului
- Numarul documentului
- Data emiterii si data expirarii (daca este cazul)
- Entitatea care a emis documentul
 - Alte detalii relevante, cum ar fi persoana sau organizatia responsabila de pastrarea
documentului
Este important sa se pastreze aceste informatii actualizate si organizate pentru a facilita
accesul si gestionarea documentelor in mod eficient.
Cel mai eficient mod de a organiza documentele poate varia in functie de preferintele si
nevoile fiecarei persoane. Unele metode comune includ utilizarea unui sistem de fisiere
fizice cu dosare si etichete, organizarea electronica a documentelor in foldere si subfoldere
pe un computer sau utilizarea aplicatiilor de gestionare a documentelor. Este important sa
alegi o metoda care sa se potriveasca stilului tau de lucru si sa fie usor de intretinut.
Utilizarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor are multiple avantaje. In
primul rand, acesta permite accesul rapid si usor la documente, fara a fi nevoie sa cauti prin
dosare fizice sau sertare. De asemenea, un astfel de sistem poate oferi optiuni de cautare
avansata, care te ajuta sa gasesti rapid documentele dorite. Prin utilizarea unui sistem
electronic, poti crea copii de rezerva si poti proteja documentele impotriva deteriorarii
fizice sau a pierderii. In plus, un sistem electronic de gestionare a documentelor poate
economisi spatiu fizic si poate contribui la reducerea utilizarii hartiei.
Ordonarea si inventarierea documentelor
Inainte de a ordona documentele este util sa le pregatim pentru a facilita procesul de
organizare. Aceasta procedura consta in urmatorii pasi:
- Sortarea documentelor in functie de un criteriu comun, cum ar fi data, subiectul sau
tipul de document
- Curatarea documentelor prin eliminarea oricarei hartii inutile, notite sau alte
elemente care pot ingreuna procesul de organizare
- Folosirea etichetelor pentru a putea fi identificate rapid
- Numerotarea in cazul in care este un numar mare de documente
Exista mai multe criterii pentru a ordona documentele. Acestea pot fi:
- Ordonarea cronologica in functie de data sau de anul in care au fost create sau
primite
- Ordonarea alfabetica
- Ordonarea dupa subiect daca acestea se incadreaza in categorii sau subiecte diferite
- Ordonarea dupa importanta
 Procesul de inventariere consta in inregistrarea si documentarea detaliata a fiecarui
document din fond, precum numarul, titlul, data, locatia si alte informatii relevante. Este
un pas important pentru evidenta clara si actualizata a documentelor.
Pentru a efectua un inventar al documentelor se pot folosi doua metode, cum ar fi cea
directa si cea indirecta.
Inventarierea directa a documentelor implica verificarea fizica a fiecarui document
inregistrat intr-un anumit sistem sau dosar. Acest lucru poate include numararea si
verificarea manuala a fiecarui document pentru a se asigura ca toate documentele sunt
prezente si in ordine.
Avantajele sunt ca ofera o verificare fizica si precisa a fiecarui document, iar dezavantajul
este ca poate fi un proces consumator de timp si resurse, mai ales in cazul unor cantitati
mari de documente, dar si riscul de a deteriora sau de a pierde documente.
Pe de alta parte, inventarierea indirecta a documentelor se bazeaza pe analiza
inregistrarilor si a documentelor existente pentru a estima cantitatea si valoarea acestora.
Aceasta poate implica verificarea inregistrarilor, a numerelor de inregistrare sau altor
detalii pentru a se asigura ca toate documentele sunt inregistrate corect si nu lipsesc.
Avantajele sunt ca este mai rapida si mai putin consumatoare de timp, iar dezavantajul
este ca poate fi mai putin precisa decat inventarierea directa, intrucat se bazeaza pe
inregistrari si estimari. Exista riscul de a avea discrepante intre inregistrari si documentele
reale, mai ales in cazul unei erori sau neglijente in inregistrari.
Ambele metode au avantaje si dezavantaje, iar alegerea intre inventarierea directa
si indirecta a documentelor depinde de nevoile si resursele companiei. Este important sa se
ia in considerare nivelul de precizie necesar, timpul disponibil si resursele disponibile
inainte de a decide care metoda sa fie utilizata.
Formularul pentru inventariere este un instrument util pentru a inregistra si urmari
documentele dintr-o organizatie. Prin completarea acestuia, se pot inregistra informatii
precum numarul de inregistrare al documentului, denumirea, data emiterii, data expirarii,
spatii pentru semnaturi si date de verificare.
La sfarsitul inventarului se efectueaza nota de certificare care consta intr-un
document ofocial emis pentru a atesta ca inventarul a fost efectuat in conformitate cu
procedurile si regulamentele stabilite. Aceasta nota de certificare confirma acuratetea si
integritatea inventarului si poate fi utilizata ca dovada a procesului de gestionare a
documentelor in organizatie.
 Informatiile de mai sus isi gasesc utilitatea in activitatea mea profesionala, deoarece
este in cadrul unei firme de agricultura, unde evidenta documentelor este foarte importanta
pentru a gestiona activitatile agricole intr-un mod eficient.
In compania in care imi desfasor activitatea se regasesc urmatoarele documente in
evidenta:
- Contracte si acorduri: acestea includ contracte de inchiriere sau achizitie a terenului
agricol, contracte cu furnizori de seminte, ingrasaminte sau alte produse agricole,
precum si acorduri de vanzare-cumparare.
- Facturi si chitante legate de achizitionarea de echipamente agricole, produse
chimice, utilaje, consumabile
- Rapoarte si registre unde sunt inregistrate toate lucrarile agricole, cum ar fi
semanatul, fertilizarea si recoltarea, evidenta productiei si a performantei culturilor
- Autorizatii pentru folosirea pesticidelor si certificate de conformitate cu standardele
de calitate
- Documente de personal, cum ar fi contractele de munca, fisele de salariu si alte
documente legate de angajati
Inventarierea documentelor este considerata un proces esential pentru ca asigura o
gestionarea eficienta a informatiilor si a documentelor importante, de asemenea este
importanta pentru respectarea reglementarilor si a cerintelor legale. Prin cunoasterea exacta
a documentelor existente si a informatiilor pe care le contin, compania poate identifica si
proteja documentele valoroase sau sensibile.