Prin prezenta lucrare am decis să descriu modul de îndosariere și depozitare

în arhive a documentelor financiar bancare pe suport de hîrtie, dar și o amplă redare

a întregului proces de îndosariere conform prevederilor legislației în vigoare.
Ținînd cont că societatea noastră merge spre evoluția tehnologică intensă , am tins
să aduc și etapa la care ne aflăm privind digitalizarea arhivelor financiar bancare-
perspectivele care le avem cît și probleme cu care ne confruntăm în acest domeniu.

Dacă am pune întrebarea fiecărui departament bancar în parte,, Care

departament ar fi după părerea lor cel mai important în cadrul instituției date ?... ,
am afla la sigur că fiecare va situa departamentul unde lucrează drept pilonul cel mai
necesar după importanță. Iar dacă am zice că,, Arhiva,, e cea mai importantă pentru
instituție, mulți ar pune aceasta la indoială.
Drept apărare ca să confirm că anume arhiva unei instituții este cea mai
importantă, zic doar că arhiva nu produce nimic. Pe cînd toate celelalte
departamente zilnic sporesc numărul de vînzări, contracte, servicii etc... arhiva nu
face nimic altceva decît să păstreze... și anume acasta este și partea cea mai
importantă...ce păstrează arhiva? Nimic altceva decît munca întregului efectiv al
instituției date .
Deci arhiva nu este nimic altceva decît toatalitatea muncii de echipă, astfel
important e totuși fiecare, iar aportul care îl aduce e necesar să fie păstrat într-un
mod cît mai eficient. Pentru aceasta și sunt prevederile legale , care nu trebuie
privite ca o muncă în plus ci ca un ajutor de eficacitate ... să stocăm astfel informația
ca ea să fie disponibilă , clară și calitativă.
Fiecare foaie sau mai coierent denumit -document -din cadrul instituției,
păstrează o informație și o istorie. Dar deoarece informația nu e mereu aceiași după
conținut și întebuințare apare și necesitatea ordonării ei. Prin ordonare întelegem
selectarea acelor documente cu un anume tip de informație( facturi, contracte, plăți
etc) și ordonarea după un anumit mod în dosare.
Dosarele pot fi clasificate conform următoarelor criterii:
 Structural (în corespundere cu subdiviziunile structurale);
 Cronologic (conform perioadelor sau datelor la care se referă
documentele);
 Funcţional, ramural, tematic (reieşind din funcţiile sau domeniile de
activitate ale instituţiei, de problematica abordată în documentele
respective);
  Nominal (în conformitate cu tipurile şi varietarea de tipuri a
documentelor);
 Corespondenţă (conform instituţiilor, persoanelor în rezultatul
corespondenţei cărora s-au creat documentele);
 De autor (conform denumirii instituţiilor sau numelui de familie ale
persoanelor - autori de documente).
De regulă, dosarele nu se grupează strict conform unui singur criteriu, ci se
aplică concomitent toate, fiecare utilizîndu-se cît mai raţional.1
Necesitatea structurării a dosarelor survine pentru o eficientă urmărire a
informației. Cu toate că necesită un timp plus de aranjare totu-și comparînd cu un
dosar neordonat vom înțelege ușor că dezordinea răpește cu mult mai mult timp
atuci cînd suntem în pană de el.
Odată structurat eficient dosarul devine un atribut ajutător a sistemului, de
care beneficiarul se folosește. Ne rămîne totuși să denumim dosarul- iar prin
generalizarea conținutului tuturor documentelor din dosar v-om și stabili titlul lui.
Modul de...

1
Instrucțiune-cu-privire-la-ordonare.pdf (gov.md) punct 4.1.1