Ghidul funcionarului public

CUPRINS
CUVNT NAINTE .................................................................................................. 2
CAPITOLUL I. CORESPONDENA ADMINISTRATIV ................................ 3
1. Importana corespondenei oficiale ............................................................. 3
2. Clasificarea corespondenei ........................................................................ 4
3. Scrisori n care se trateaz aceeai problem.
Scrisorile de iniiativ, de rspuns, de revenire ........................................... 5
a) Scrisoarea iniial ................................................................................. 6
b) Scrisoarea de rspuns ........................................................................... 6
c) Scrisoare de revenire ............................................................................ 7
4. Scrisori cu coninut economic ..................................................................... 8
a) Cererea de ofert .................................................................................. 8
b) Oferta ................................................................................................. 10
c) Comanda ............................................................................................ 12
d) Scrisoarea de reclamaie ..................................................................... 13
5. Scrisori cu coninut juridic........................................................................ 14
a) Contestaia.......................................................................................... 15
b) ntmpinarea ....................................................................................... 15
c) Petiia ................................................................................................. 16
CAPITOLUL II. CERERILE OFICIALE I PERSONALE .............................. 18
1. Cererea oficial ........................................................................................ 18
2. Cererea personal ..................................................................................... 19
CAPITOLUL III. NOIUNI GENERALE CU PRIVIRE
LA ACTELE OFICIALE ....................................................... 24
1. Categorii de acte oficiale .......................................................................... 24
2. Acte doveditoare ...................................................................................... 25
3. Ordinul, decizia, dispoziia, scrisorile circulare i instruciunile
de serviciu ................................................................................................ 27
4. Referatul, raportul i darea de seam ........................................................ 30
5. Procesul-verbal, ncheierea, minuta .......................................................... 32
CAPITOLUL IV. REDACTAREA CORESPONDENEI.................................. 38
1. Planul compunerii unei scrisori oficiale .................................................... 38
2. Structura scrisorii oficiale ......................................................................... 39
3. Limbajul corespondenei oficiale .............................................................. 40
CAPITOLUL V. DACTILOGRAFIERE ............................................................. 63
CAPITOLUL VI. TEHNICA SECRETARIATULUI.......................................... 65
1. Atribuiile, sarcinile i activitile secretariatului ...................................... 65
2. Primirea, nregistrarea, distribuirea, rezolvarea i expedierea
corespondenei.......................................................................................... 67
3. Clasarea, arhivarea documentelor ............................................................. 71
4. Mijloace de comunicare............................................................................ 73
a) Serviciul potal ................................................................................... 73
b) Serviciul telefonic............................................................................... 75
c) Mesaje telex i telegrafice .................................................................. 76
d) Telegrame........................................................................................... 76
 Cuvnt nainte
n vederea realizrii legilor Cu privire la statutul limbii de stat din 31
august 1989 i Cu privire la funcionarea limbilor vorbite pe teritoriul
Republicii Moldova din 1 septembrie 1989 s-a impus ca o necesitate stringent
alctuirea unei lucrri care s includ materiale privind corespondena
administrativ, cererile oficiale i personale, actele oficiale, redactarea
corespondenei, dactilografierea i tehnica secretariatului.

Aceast lucrare este adresat celor ce i desfoar sau i vor desfura

activitatea n administraia public sau n unitile economice i care trebuie s
cunoasc principiile, regulile, metodele i formele de organizare a lucrrilor de
secretariat.

Pentru a rspunde la acest deziderat au fost folosite materialele aprute

recent la tema dat, ceea ce face ca prezenta s satisfac rigorile ce se impun
unei lucrri de acest gen.

2
 CAPITOLUL I
CORESPONDENA ADMINISTRATIV

Corespondena este acel ansamblu de purttori de informaii care servete

la vehicularea informaiilor i la ntreinerea relaiilor ntre persoane fizice i
juridice.

1. IMPORTANA CORESPONDENEI OFICIALE

Pentru funcionarii care primesc i vehiculeaz corespondena, care i
desfoar activitatea n administraia public sau n unitile economice se
impune a fi o preocupare permanent nsuirea principiilor, regulilor, metodelor
formelor pe baza crora se redacteaz, se prezint i se folosesc scrisorile i
actele oficiale n scopul evitrii volumului mare de coresponden inutil i n
scopul lichidrii manifestrilor de birocratism.
Pentru ntocmirea corespondenei se vor respecta urmtoarele principii
de baz:
- evitarea corespondenei inutile n cazul unor probleme care pot fi
soluionate prin contact personal sau telefonic;
- promptitudinea rspunsurilor, ceea ce implic operativitate n
rezolvarea i expedierea acesteia;
- respectarea unui strict regim de economii, prin folosirea hrtiei de
dimensiuni potrivite textului i scrierea pe ambele pri ale colii.
Importana activitii de coresponden const n aceea c:
- este un element de baz pentru stabilirea legturilor ntre uniti sau
persoane fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve
unele probleme n comun;
- ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti;
- constituie un element de nregistrri contabile;
- servete ca prob n justiie;
- permite (prin conexarea scrisorilor privind o anumit problem)
constituirea unui ciclu de coresponden care oglindete naterea,
modificarea i ncetarea unor relaii ntre persoane juridice sau ntre
persoane fizice i persoane juridice;
- corespondena devine o bogat surs de documentare, prin constituirea
unui fond arhivistic, oglindind etapele evoluiei raporturilor juridice de
munc, ale raporturilor economice etc., precum i ale evoluiei
vocabularului din domenii diferite de activitate.

3
 2. CLASIFICAREA CORESPONDENEI
n funcie de diferite criterii, corespondena se poate clasifica astfel:
a) Dup obiectul fi scopul ei se distinge:
- corespondena de solicitare (cererea economic, juridic etc.);
- corespondena de dispoziie (comanda);
- corespondena de informare (oferta, darea de seam);
- corespondena de constatare (procesul-verbal);
- corespondena de ndrumare i control (decizia, ordinul);
- corespondena nsoitoare de acte.
b) Dup modul de ntocmire sunt:
Documente tipizate documente ntocmite pe formulare-tip, cu text n
majoritate tiprit.
Majoritatea documentelor economice, actele de stare civil, actele de studii
i alte acte cu caracter general sunt tipizate.
Deoarece fiecare document are textul tiprit cu elementele de rigoare,
ntocmirea lor se face prin simpla completare a spaiilor libere, a coloanelor cu
datele cerute de textul formularului tipizat. Documentele tipizate au coninutul
sistematizat i se pot ntocmi n mai multe exemplare, cu destinaie diferit, n
conformitate cu indicaiile de completare.
Documentele tipizate se mpart n:
- formulare cu regim special documente supuse unui anumit regim,
indicat de legislaia n vigoare, de tiprire, completare, transmitere, pstrare i
arhivare. Formularele cu regim special se primesc pe baz de serie i numr,
pentru care se cere justificare. Exemplarele greit completate se anuleaz cu
meniunea anulat i se pstreaz pentru justificare. Predarea i primirea
formularelor se face n baza unui proces-verbal;
- formulare fr regim special, n care se pot face rectificri pentru care
de obicei se semneaz i se menioneaz corectat de mine, acestea nu se
pstreaz pentru justificare.
Documente netipizate documente ntocmite n mod liber, innd seama
de regulile de redactare, utilizate pentru operaii care sunt diferite de la caz la
caz sau pentru operaii ocazionale, de exemplu, pentru cereri, adeverine,
delegaii, ordine, oferte, ntmpinri, contestaii, sesizri, reclamaii.
c) Dup natura fi destinaia exemplarelor, sunt:
- Originalul (primul exemplar) se trimite destinatarului.
- Copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul, cu
indigo. Cuvntul copie se scrie cu cerneal i se semneaz pe versoul copiei.
Copia servete ca prob de control n cazul pierderii originalului.

4
 - Duplicatul originalului pierdut se elibereaz n cazurile i cu formele
prevzute de lege. Pierderea se anun unitii care a eliberat actul original i
numai dup publicarea pierderii n Monitorul Oficial i deci declararea c actul
respectiv este nul, poate fi eliberat duplicatul. Pe actul nou eliberat se
menioneaz DUPLICAT. Acesta are puterea originalului.
- Copia de pe original - prin care se copiaz exact textul de pe original: se
scrie copie, locul tampilei (L.S.) i s-a semnat" (SS). n cazul n care legea
prevede, se poate reconstitui actul original n baza copiei.
Copia de pe original poate fi:
- Copia certificat are confirmarea c este autentic, sigur, adevrat,
exact, valabil. Se folosete pentru protejarea originalului, pentru evitarea
pierderii acestuia. Se elibereaz i se semneaz de secretariatul unitii care
pstreaz originalul, pentru a nlesni folosirea documentului de ctre ceteni
ntr-o alt unitate.
Dup colaionare se scrie conform cu originalul", pentru conformitate
cu originalul", eliberat de secretariat". Obligatoriu, copia poart semntur i
tampila.
Copia certificat poate fi eliberat i de ctre unitatea care a emis actul
original.
- Copia legalizat se elibereaz de ctre notariatul de stat n cazul n care
legea cere copii legalizate sau cetenii doresc s posede astfel de copii dup acte
de mare importan.
Copia legalizat cuprinde reproducerea exact a coninutului actului,
dactilografiat n ir indian, precum i ncheierea de legalizare. Documentele
legalizate se nscriu ntr-un registru special la notariatul de stat.
- Xerocopia unui act are valoare numai n cazul n care este legalizat de
notariatul de stat, pe baza verificrii i confruntrii cu actul original.
Aceasta constituie o msur de garanie pentru a evita folosirea unui
trucaj n fotocopie, cu intenia de a induce n eroare.
- Extrasul este un act n care s-au reprodus fragmentar prile eseniale
dintr-un document de dimensiuni mari.
Valabilitatea unui extras, ca i a celorlalte copii dup acte, este
condiionat de certificare.

3. SCRISORI N CARE SE TRATEAZ ACEEAI PROBLEM.

SCRISORILE DE INIIATIV, DE RSPUNS, DE REVENIRE
Stabilirea unor relaii ntre dou uniti se face prin intermediul
corespondenei. n interesul obinerii unei colaborri fructuoase ntre cei doi
parteneri, se desfoar un schimb de scrisori.

5
 Din punctul de vedere al iniiativei trimiterii scrisorilor, se disting:
scrisoarea iniial (de iniiativ sau din oficiu) i scrisoarea de rspuns. Exist
o a treia categorie, scrisoarea de revenire, determinat de cauze care se explic
n continuare.
Acestor trei tipuri de scrisori ie sunt comune elementele de structur ale
oricrei scrisori (antet, adres, dat etc.), dar fiecare dintre ele are caracteristici
proprii de formulare, limbaj i stil.

a) SCRISOAREA INIIAL
Scrisoarea iniial este prima scrisoare din ciclul de coresponden pe
care l deschide n interesul destinatarului a al expeditorului. Ei i sunt proprii
formule de introducere ca: Prin prezenta v rugm (a dispune, a aproba, a
decide, a livra, a executa, a expedia, a analiza...; Prin prezenta v
informm c..."; "... v comunicm...; ... v aducem la cunotin...".

b) SCRISOAREA DE RSPUNS
Potrivit normelor de politee, orice corespondent este obligat s rspund
operativ la scrisorile primite. Scrisorile de rspuns devin necesare i obligatorii
n cazul instituiilor i ntreprinderilor din urmtoarele motive:
- interesul fiecrei uniti este s rezolve la timp i n bune condiii
angajamentele reciproce pe care le are cu partenerii si, cunoscnd c altfel
poate cauza sau suferi prejudicii sau pierderi materiale;
- ntr-o serie de cazuri, legea oblig unitile s rspund la scrisorile
primite n anumite termene i n condiii legale de rezolvare.
n cazul n care acestea nu rspund la scrisorile adresate lor de instituiile
bancare i de credit, de organele superioare, care exercit atribuii de control,
coordonare, ndrumare etc., la cererile, reclamaiile i sesizrile cetenilor se
aplic sanciuni acelor persoane care aveau ndatorirea s rspund n baza unui
act normativ, a contractului de munc, a regulamentului de ordine interioar, a
statutului sau a unei nsrcinri scrise, date n acest scop de conductorul
unitii.
n introducerea scrisorii de rspuns apar formule uzuale ca:
Rspunznd la scrisoarea dv. nr. .../..."
Ca rspuns la scrisoarea dv. nr. .../..."
n urma primirii scrisorii dv. nr. .../..."

6
 c) SCRISOARE DE REVENIRE
Scrisoarea de revenire constituie, de fapt, o repetare a unei scrisori
iniiale pentru un anumit motiv i ntr-o form oarecum diferit, n funcie de
motivul care a determinat-o.
Dup justificarea lor, revenirile se grupeaz n dou categorii: reveniri din
cauze subiective sau nejustificate i reveniri din cauze obiective sau justificate.
Cauzele care dau natere la reveniri pot s aparin expeditorului sau
destinatarului, dup cum urmeaz:
- reveniri din vina expeditorului; expeditorul este nevoit s revin asupra
scrisorii sale iniiale cnd aceasta conine greeli ori are omisiuni ce trebuie s
fie rectificate sau completate sau cnd, din nepricepere, a ntocmit o scrisoare
neclar, care a produs confuzii sau un rspuns incomplet sau confuz;
- reveniri din vina destinatarului; n frecvente cazuri, autorul scrisorii
iniiale este nevoit s revin asupra ei din vina destinatarului, cnd acesta
ntrzie rspunsul, refuz s rspund, d un rspuns cu greeli i omisiuni, d
un rspuns confuz sau incomplet, necorespunztor, d dovad de rea-voin sau
rea-credin;
- reveniri din cauze obiective; uneori, autorul scrisorii este nevoit s
revin asupra acesteia din cauze obiective. De exemplu, cnd a intervenit o
dispoziie legal nou, care schimb raporturile dintre corespondeni sau modul
de rezolvare a problemelor, cnd s-au ivit situaii sau fapte noi, care schimb
datele problemei la care trebuia s rspund expeditorul, cnd s-au ivit motive
de anticipare sau ntrziere a rspunsului ateptat, solicitat.
Privitor la introducere, toate scrisorile de revenire se redacteaz similar,
printr-o formul, din care trebuie s rezulte ideea de revenire. n toate scrisorile
de revenire, stilul i limbajul trebuie s fie politicos, cuprinznd i unele expresii
pentru exprimarea de regrete pentru ntrzieri etc.
n revenirile provenite din vina destinatarului se folosete un stil i limbaj
ferm, dar politicos, iar cnd este nevoie, se utilizeaz formule sau expresii de
avertizare pentru intrarea n legalitate.
Obiectul acestor categorii de scrisori iniial, de rspuns, de revenire
este foarte variat (corespondena cu caracter economic i corespondena cu
caracter juridic).

7
 4. SCRISORI CU CONINUT ECONOMIC

a) CEREREA DE OFERT
Cererile de ofert sunt documentele prin care se declaneaz efectiv
dialogul precontractual dintre doi parteneri; ele vor fi ntocmite i transmise de
acele ntreprinderi sau firme care urmeaz s importe o marf sau servicii.
Cererea de ofert se poate face verbal, telefonic, dar cel mai des se face sub
forma telegramei, telexului sau a scrisorii.
ntr-o cerere de ofert se poate cere partenerului potenial:
a) trimiterea de cataloage, mostre, modele, brouri, prospecte sau
specificaii ale mrfurilor oferite;
b) o cotaie sau o ofert complet, detalii cu privire la pre, condiii de
plat i livrare.
n cazul a) cererea de ofert poate fi scurt.
n cazul b) este necesar s se ntocmeasc o cerere de ofert mai ampl
care s indice caracteristicile mrfurilor oferite, cantitatea necesar, detalii
despre ambalaj i termenele de livrare, preferine n privina condiiilor de plat
i livrare.

MODELE DE CERERI DE OFERT

Domnilor,
Sntem unul dintre principalii importatori i distribuitori pentru mrfuri
generale, sticlrie i porelanuri.
Sntem ncredinai c exist un uria potenial al pieei i v-am ruga s ne
trimitei cataloagele i listele dvs. de preuri.
Sperm s stabilim o cooperare comercial durabil.
Ateptm cu plcere veti de la dvs.
Cu stim,

Domnilor,
Ni s-a epuizat stocul de crucioare rabatabile emailate cu roi de cauciuc
dur i am fi bucuroi dac ne vei trimite catalogul dvs. ilustrat, mpreun cu cele
mai avantajoase preuri i condiii de livrare.
ntruct sntem una din firmele de frunte n desfacerea acestor mrfuri, am fi
in msur s plasm comenzi substaniale, dac modelul dvs. se va dovedi
atrgtor pentru clieni i dac preurile dvs. ne ofer suficiente stimulente pentru
impulsionarea vnzrilor.
Al dvs.,

8
 n cazul n care ofertantul potenial este o firm cu care nu au existat
relaii comerciale anterioare, este indicat s se introduc i formulri care s
prezinte firma care face cererea de ofert: domeniul de activitate i profilul,
deverul acesteia; de asemenea se obinuiete s se explice cum s-a ajuns la
partenerul potenial; o referire la o reclam sau la o alt firm care l-a
recomandat, sau la alte surse de informaii.
n funcie de obiect cererea de ofert se specific:
- Cerere de ofert circular beneficiarul se adreseaz mai multor
ofertani, n vederea obinerii condiiilor celor mai avantajoase. De exemplu:
cererea de ofert circular, adresat mai multor productori de maini de birou.
O astfel de cerere are caracter de sondaj.
- Cerere de ofert general beneficiarul se adreseaz unui singur
destinatar, dar fr obiect precis. De exemplu: un organ al administraiei publice
cere o ofert unei anumite uniti productoare de mobilier tehnologic
ergonomie pentru a culege informaii asupra caracteristicilor mobilierului ce se
fabric, asupra preurilor, termenelor de livrare.
- Cerere de ofert special adresat unui singur beneficiar cu obiect
precis.
Sistemul cererilor de ofert este foarte rspndit n relaiile de comer
interior, exterior i de cooperare internaional pentru prospectarea pieelor.
Cererea de ofert deschide ciclul de coresponden economic, dup care
urmeaz rspunsul la cerere (rspuns care este obligatoriu).
Rspunsul la cererea de ofert se redacteaz i se trimite operativ. n caz
c partenerul comercial este deja cunoscut se va ncepe cu o formul de
mulumire i, eventual, de exprimare a satisfaciei pentru noua cerere de ofert.
n cazul unui partener comercial nou se folosesc formulri care exprim
satisfacia de a ncheia tranzacia i sperana c aceasta va marca nceputul unei
legturi comerciale rodnice.
Daca ns cererea de ofert nu poate primi o rezolvare imediat,
solicitantul va fi informat n scris, folosindu-se formulri din care s rezulte
motivul amnrii trimiterii ofertei.
n cazul n care se refuz solicitarea, trebuie folosite formule ce exprim
regretul de a nu putea trimite oferta i se dau explicaii adecvate.
Reieind din cele expuse mai sus rspunsul poate fi:
a) negativ: b) afirmativ:
- total; - total;
- parial; - parial.

9
 b) OFERTA
Oferta constituie a doua verig n corespondena cu caracter economic i
este deseori redactat ca rspuns la o cerere de ofert primit n prealabil.
Prin intermediul ofertei vnztorul/exportatorul/productorul se declar
dispus a vinde/a ceda mrfuri sau a presta servicii n anumite condiii.
Oferta poate s fie solicitat, atunci cnd este precedat de o cerere de
ofert sau nesolicitat, atunci cnd este trimis din propria iniiativ a
vnztorului/exportatorului/productorului.
Oferta mai poate fi transmis i n urma unei invitaii de ofert sau ca
urmare a unor anunuri publicitare.
Spre deosebire de cererea de ofert, care este ntotdeauna neangajant din
punct de vedere juridic, oferta poate fi:
- iniial, care se transmite prin pres, radio, televiziune sau sub forma
unei scrisori de iniiativ;
- de rspuns la o cerere de ofert. Sursa principal de ofert de mrfuri
se refer la bunurile de consum pentru desfacerea acestora n comerul interior,
dar, n condiiile economiei de pia, aceasta se generalizeaz la toate categoriile
de mrfuri;
- ofertele de servicii se refer la capacitatea potenial de execuie a
unitilor din reeaua prestrilor de servicii. Ea intervine fie ntre unitile
economice, fie ntre acestea i populaie, pe calea corespondenei, prin scrisori
sau direct, operativ, prin discuii personale sau telefonice;
- special, ntrunind aceleai caracteristici ca i cererea de ofert
special, avnd deci un obiectiv precis; aceasta se transmite unei singure uniti
i cuprinde descrierea detaliat a produselor, mrfurilor, lucrrilor sau
serviciilor, la care se refer. De asemenea, se prezint condiiile i termenele de
livrare, preurile de facturare etc. n scrisorile ofert de comer, formula de
ncheiere este asigurarea c produsele, lucrrile sau serviciile, vor fi de cea mai
bun calitate si livrarea la termenele stabilite n contract sau n comanda ferm.
Pentru o ct mai bun documentare se anexeaz prospecte, cataloage, mostre.
Din punctul de vedere al coninutului ofertele pot fi:
- ofert de ncheiere a unui contract n cazul n care, n prealabil, au
fost definitivate discuiile ntre pri;
- ofert cu termen utilizat n comer, ntruct aici exist frecvente
modificri de preuri, datorit conjuncturii economice mereu schimbtoare, n
cazul acestui tip de ofert, ofertantul pune un termen pn la care este valabil
oferta;

10
 - ofert ferm - ofert asupra creia vnztorul nu mai poate reveni. Ea
creeaz pentru el obligaii juridice. n cazul n care destinatarul a acceptat o
ofert ferm, atunci aceasta devine ferm pentru ambele pri, ca i un contract.
Pentru acest motiv, in cazul n care se utilizeaz oferta ferm, nu se mai ncheie
contract de vnzare-cumprare ntre pri, comenzile i execuia lor facndu-se
pe baza ofertei ferme.

MODEL DE OFERT

n atenia Directorului n probleme de export.

Ref.: Exportul de pompe i compresoare
Stimate domn,
O problem important cu care se confrunt orice director cu activitate de
export n domeniul pompelor i al compresoarelor const n atragerea unui numr
sporit de clieni din strintate i n mrirea volumului de livrri la export. Aceasta
este valabil, n special, dac lum n considerare competiia strns care domin
piaa mondial n prezent.
n decursul ultimilor cincisprezece ani, Blytmann International a furnizat
servicii de marketing de export pentru numeroi productori, exportatori i firme
comerciale de renume mondial, sprijinindu-i n realizarea obiectivelor de export.
Organizaia noastr a ntocmit o list de adrese ale unui numr selectat de
importatori i angrositi cunoscui pe plan mondial, care opereaz cu toate
tipurile de pompe i compresoare. Aceste liste sunt puse la dispoziie pe etichete
atractive autoadezive, cu posibilitate de aplicare imediat pe scrisori comerciale,
brouri, imprimate etc. Fiecare asemenea etichet reprezint un prim potenial
client pentru oferta dvs. deoarece au fost incluse numai firme comerciale active, de
importan major. Aceste liste au fost ntocmite cu grij, viznd n special
comerul cu pompe i compresoare.
Utilizarea corespondenei potale pentru a promova vnzrile la export este
economicoas i eficient, deoarece scrisorile comerciale i orice alt tip de
imprimate pot fi trimise dirijat unui grup riguros selectat de importatori i
angrositi specializai, de renume mondial.
Detalii complete referitoare la aceste liste de adrese sunt cuprinse n
prospectul anexat. Anexm de asemenea i cteva mostre de etichete pentru
orientarea dvs.
Un segment crescnd al pieei mondiale poate s v aparin. V oferim o
posibilitate economicoas i eficient de a contacta importatori i angrositi
importani dintr-un mare numr de ri din ntreaga lume.
Ateptm cu plcere veti de la dumneavoastr.

11
 c) COMANDA
n urma analizei ofertei, cumprtorul transmite ofertantului comanda de
mrfuri sau servicii, de regul prin:
- formular de comand tip;
- scrisoare de comand nregistrat i recomandat;
- ambele; n acest caz scrisoarea avnd ca scop precizarea anumitor
detalii ale comenzii sau ale unor instruciuni ale cumprtorului;
- returnarea ofertei sau a facturii, contrasemnate de cumprtor;
- telex sau fax.
Mai rar comanda se transmite telegrafic, telefonic sau verbal (cu
confirmare letric).
n afara comenzii propriu-zise, mai exist:
- comand de prob pentru testarea unei mrfi, cumprtorul avnd
dreptul s returneze marfa pe propria cheltuial, dac aceasta nu-l satisface;
- comand repetat/identic pentru mrfuri i servicii identice cu cele
din comanda original; se specific doar numrul acesteia;
Comanda este obligatorie din punct de vedere legal, de aceea trebuie s se
acorde cea mai mare atenie claritii i preciziei formulrii.
n cazul n care comanda ine loc de contract (de exemplu pentru mrfurile
sau serviciile de mic valoare) ea va cuprinde n mod obligatoriu toate
elementele contractului;
- obiectul comenzii, cu descrierea sa detaliat i exact;
- cantitatea comandat;
- calitatea dorit;
- ambalajul dorit;
- preul unitar i total;
- condiiile de livrare;
- locul i data livrrii/recepiei;
- condiiile de plat;
- modalitatea de transport i documentele de transport;
- alte instruciuni i precizri.
Comanda ferm este folosit pentru mrfurile nedirijate, conform unei
nelegeri prin telefon, telex, telegram. Ca rspuns la ofert, repet n ntregime
condiiile de ofert, ea fiind echivalent cu o acceptare expres i necondiionat
a ofertei.
n ea se poate cere modificarea unora din condiiile de ofert, avnd
caracterul unei contraoferte.

12
 Confirmarea ei trebuie s se fac n cel mai scurt timp posibil, ea fiind
similar cu ncheierea contractului, dac este acceptat integral.
Comanda obinuit sau liber redactat este folosit de obicei pentru
livrrile succesive prevzute la termenele fixate n contract.

d) SCRISOAREA DE RECLAMAIE
Prin ncheierea unui contract de vnzare partenerii urmresc o finalitate
precis i anume: livrarea i primirea mrfurilor contractate pe de o parte i
plata preului acestora pe de alt parte. Aceast finalitate impune partenerilor
executarea ntocmai a obligaiilor asumate i crearea cadrului necesar pentru
derularea contractului n condiii optime. n practica comercial apar ns o
serie de dificulti care pot constitui cauza primirii sau naintrii de reclamaii.
Tot ce nu este conform cu contractul, cu legile n vigoare, cu regulile i normele
internaionale acceptate prin contract, sau diferitele pagube, stricciuni, erori i
ntrzieri pot provoca nemulumire i pot duce la reclamaii.
O scrisoare de reclamaie trebuie:
- s fie naintat imediat ce a aprut situaia de reclamat;
- s prezinte politicos, clar i concis situaia de reclamat, dnd date i
informaii precise cu privire la marfa reclamat;
- s cear n mod ferm, dar politicos, s se cerceteze problema cu atenie
i s se soluioneze reclamaia conform prevederilor contractului i uzanelor
comerciale;
- s prezinte pretenia reclamantului, s propun ci de soluionare a
reclamaiei, putnd chiar indica sanciunile propriu-zise;
- s exprime ncrederea c reclamaia se va rezolva n mod satisfctor; n
cazul unor frecvente sau repetate erori, ntrzieri etc. se poate recurge la
ameninarea cu rezilierea contractului;
- s exprime aprecierea fa de serviciile oferite de partener pn la ivirea
situaiei de reclamat;
- s fie scris pe un ton impersonal i constructiv, s evite tonul acuzator,
innd seama c partenerul este cointeresat s urmreasc salvarea contractului;
principiul salvrii contractului, n condiii reciproc avantajoase, trebuie s
comande comportarea ambilor parteneri;
- s fie nsoit de documente justificative.
n general, reclamaiile pot i generate de:
- culpa/vina vnztorului;
- culpa cumprtorului;
- culpa ambelor pri;

13
 - cauze de for major.
Reclamaiile cumprtorului pot avea urmtoarele cauze:
a) deficiene cu privire la marf: cantitate, calitate, pagube;
b) deficiene n serviciile prestate de vnztor sau o ter parte, ntrziere
la livrare, ambalaj defectuos sau necorespunztor, documente cu erori,
nerespectarea indicaiilor cumprtorului, n ceea ce privete transportul,
ambalajul, marcajul, depozitarea, asigurarea etc.
c) for major.
Reclamaiile vnztorului pot avea urmtoarele cauze:
a) nerespectarea de ctre cumprtor a condiiilor de plat: ntrzierea
plii, neplata contravalorii mrfurilor, nedeschiderea acreditivului conform
prevederilor contractuale;
b) nepunerea mijlocului de transport la dispoziia vnztorului, nea
vizarea acestuia, sau transmiterea greit a unor instruciuni;
c) documente greite.
n general, toate cauzele reclamaiilor pot fi prevenite i evitate cu
excepia celor de for major care pot fi prevenite, dar nu evitate. Reclamaiile
pot fi:
- reale sau false;
- ntemeiate sau nentemeiate.

MODEL DE SCRISOARE DE RECLAMATIE

Stimai domni,
Trebuie s v aducem la cunotin c ultimul transport de anvelope livrate
de dvs. nu este la nivelul standardelor obinuite. Ne-am putut ntotdeauna baza pe
calitatea superioar a produselor dvs. i sntem dezamgii de situaia ivit.
Vei gsi anexat un raport al experilor notri locali care au verificat cu
atenie produsele.
V-am fi recunosctori dac ai avea amabilitatea s expediai urgent un
transport de nlocuire a celor 200 anvelope pentru compensare.
Anexat: Raport de expertiz.

5. SCRISORI CU CONINUT JURIDIC

n cadrul corespondenei oficiale un loc important l ocup scrisorile cu
coninut juridic, fie c este vorba de natere, stingere sau modificri de obligaii
juridice. Acestea sunt: contestaia, ntmpinarea, petiia (plngerea).

14
 a) CONTESTAIA
Contestaia este o aciune de protest efectuat de o persoan n condiiile,
la termenele i la organele administrative sau jurisdicionale stabilite de lege,
contra unei msuri disciplinare, administrative sau judiciare sanciuni
disciplinare, msuri administrative luate n cadrul sau ca urmare a raporturilor
de munc (desfacere disciplinar a contractului de munc, redistribuire de
personal, acordare de trepte i gradaii, hotrri ale comisiilor de pensii etc.)
sanciuni administrative, amenzi judiciare etc.
Uneori actele nominative folosesc n acelai sens termenul petiie.
Contestaia oficial este ntocmit de ctre o persoan juridic.
Aceasta se adreseaz organului ierarhic superior care a ntocmit procesul-
verbal de constatare sau sancionare. Pentru a combate o hotrre luat,
contestaia trebuie s fie documentat si fundamentat.
Contestaii pot face i cetenii (n unitile n care activeaz) mpotriva
unei sanciuni, amenzi, decizii, mpotriva dispoziiei de reinere din retribuie,
mpotriva unor decizii de retrogradare sau decizii de desfacere a contractului de
munc.
Personalul cu funcii de conducere poate adresa contestaii forului ierarhic
superior.
Dup gravitatea sanciunii, contestaiile se pot adresa i comisiilor de
judecat. Contestaii pot fi tcute i mpotriva aplicrii de sanciuni pentru
contravenii (nclcarea legii sau regulamentului), pentru care se aplic o
pedeaps mai uoar. Tot contestaii se fac i mpotriva calificativelor.

b) NTMPINAREA
ntmpinarea este un act procesual pe care prtul are facultatea s-l
ndeplineasc nainte de a ncepe dezbaterea oral a procesului.
Conform codului de procedur civil, ntmpinarea trebuie s cuprind:
- excepiile de procedur pe care prtul le ridic fa de cererea
reclamantului, ca de exemplu: necompetena, prescripia, autoritatea lucrului
judecat;
- rspunsul la toate capetele de fapt i de drept ale cererii formulate de
reclamant;
- dovezile mpotriva fiecrui capt de cerere;
- semntura.
ntmpinarea se depune n attea exemplare ci reclamani sunt; pe lng
exemplarul pentru instan se anexeaz i copiile de pe nscrisuri.

15
 Dei nu este obligatorie, ntmpinarea ndeplinete un rol important,
concretiznd cadrul procesului i contribuind la soluionarea mai grabnic a
acestuia.
c) PETIIA
Petiia este un mod de sesizare a organului de urmrire penal, ce const
n ncunotinarea fcut de o persoan fizic sau juridic creia i s-a cauzat o
vtmare printr-o infraciune. Petiia se poate face n scris sau oral, n acest din
urm caz, consemnndu-se coninutul petiiei ntr-un proces-verbal, de ctre
organul care o primete.
Petiia trebuie s cuprind numele, prenumele, calitatea i domiciliul
petiionarului, descrierea faptei care formeaz obiectul petiiei, indicarea
fptuitorului, dac este cunoscut, i a mijloacelor de prob.
Petiia se face personal de ctre persoana vtmat sau, n numele acesteia
de ctre o persoan special mputernicit.

MODEL DE PETITIE

Domnului director general al

Societii pe Aciuni "Moldtelecom"
Domnule director,
Subsemnata, Ciobanu Maria, domiciliat n or. Chiinu, sectorul Buiucani,
str. I. Creang 30, ap. 5, v rog s anulai sanciunile cu amend de 100 lei pe baza
procesului-verbal nr. 193 din 01.02.1996 ncheiat de serviciile dumneavoastr de
control.
La data menionat mai sus, organele dvs. de control s-au prezentat la
domiciliul meu i au constatat c exist n apartament aparat de telefon n
funciune pentru care nu am putut prezenta abonamentul.
Documentul cerut a fost pierdut n timpul renovrii apartamentului, fiind cu
plata la zi.
n susinerea petiiei mele prezint n anex duplicatul originalului pierdut
emis de serviciul respectiv pe numele i cu adresa mea.
n viitor m angajez s pstrez cu mult grij documentele originale i s le
prezint organelor de control.
Maria Ciobanu
Chiinu, sectorul Buiucani
str. I. Creang 30, ap.5

Anex: Duplicatul abonamentului de telefon

16
 SCRISOARE DE RSPUNS LA PETIIE

Moldtelecom S.A.
1358 / _____ __________________ 2012

Doamnei Mana Ciobanu

Chiinu, sectorul Buiucani,
str. I. Creang 30, ap.5

Ref: Rspuns la petiie

Ca rspuns la petiia dvs. nregistrat la noi cu nr. _____ v comunicm c
anularea sanciunii cu amend i a plii despgubirilor a fost admis.
V trimitem anexate ncheierea organului jurisdicional i duplicatul
abonamentului de telefon pe care l-ai naintat ca prob.

Secretar,

Anexe: 1. ncheierea (1 pag.);

2. Duplicatul abonamentului de telefon.

17
 CAPITOLUL II
CERERILE OFICIALE I PERSONALE

Cererea este o scrisoare de iniiativ prin care se solicit un drept legal.

Cererea poate fi adresat att de persoanele juridice, cit i de persoanele fizice, n
funcie de aceasta distingndu-se cererea oficial i cererea personal.

1. CEREREA OFICIAL
Cererea oficial este o scrisoare prin care o unitate solicit unei alte
uniti un drept ce i se cuvine i de care depinde soluionarea unor activiti ale
unitii.
Astfel de cereri adresate administraiei publice pot fi: cereri de aprobare,
cereri de autorizare, cereri de avizare, cereri de remitere de acte etc. Tot cereri
oficiale sunt cererile de chemare n judecat sau de executare silit, cereri de
arbitrare etc.
Caracteristicile de redactare a unei cereri oficiale.
Fiind vorba de o scrisoare de iniiativ, aceasta reunete toate
caracteristicile scrisorii de iniiativ, ca structur i formule caracteristice. De
exemplu:
Prin prezenta v supunem spre aprobare...
V rugm s avizai...
V rugm a dispune...
V rugm ca n conformitate cu... s ne... etc.
Tratarea se face dup modalitatea indirect, ncepnd cu concluzia - activ,
deoarece se solicit un anumit lucru i continund cu motivarea. La anumite
cereri, cum sunt cele adresate organelor judectoreti sau altor organe de stat,
este necesar o motivare dezvoltat sau anexat ntr-un memoriu. n alte cazuri,
n care se solicit, de exemplu, eliberarea unor acte personale, originale sau copii
legalizate, motivarea nu este ntotdeauna necesar.
Precizarea de la nceput a concluziei, a obiectului cererii, este necesar nu
numai persoanei, a crei funcie o ndreptete s o rezolve, ci i secretariatului
care poate determina, de la nceput, dac cererea este adresat
compartimentului sau persoanei, n a crei sfer de atribuii este cuprins
problema enunat n cerere.
Cererea trebuie s fie clar, fundamentat i precis. Din concluzie trebuie
s reias ce se cere, iar din motivare pe ce baz se cere.

18
 2. CEREREA PERSONAL
Cererea personal este scrisoarea prin care o persoan fizic, n calitate
de cetean sau salariat, solicit (din partea unitii unde lucreaz sau din partea
instituiilor i organelor de stat care execut servicii publice) anumite drepturi
prevzute de lege.
Cererea personal se mai numete i petiie, cel care o adreseaz
petiionar, iar dreptul prevzut de lege drept de petiionare.
Potrivit art. 52 din Constituie, care reglementeaz dreptul la petiionare,
cetenii au dreptul s se adreseze autoritilor publice prin petiii formulate
numai n numele semnatarilor. Organizaiile legal constituite au dreptul s
adreseze petiii exclusiv n numele colectivelor pe care le reprezint.
Dreptul de petiionare este reglementat prin lege, care garanteaz
exercitarea lui.
Problematica cererilor personale este foarte variat:
- n raporturile dintre salariai i unitile n care lucreaz intervin cereri
de: eliberare sau certificare de acte, adeverine, cereri de concediu, de
transfer, de trecere la o alt categorie de retribuie, de plat a alocaiei
pentru copii sau a altor drepturi bneti, cereri de recomandare pentru a
urma sau a fi nscris ntr-o form de nvmnt etc.;
- n cazul n care un cetean dorete s lucreze sau s activeze ntr-o
unitate intervin: cereri de angajare, de nscriere ntr-o form de nvmnt
sau la cursuri organizate, de nscriere ntr-o asociaie de profil (colegiul
avocailor, asociaii sportive, asociaia cresctorilor de albine etc.);
- n cazul n care o persoan dorete s obin un act administrativ care
s-i confere un complex de drepturi i obligaii se fac cereri de: pensionare,
carnet de conducere, diplome colare etc. Astfel de cereri presupun, ns,
dreptul persoanelor de a le obine pe baza desfurrii unei activiti anterioare,
ca: exercitarea unei meserii sau profesii ntr-o unitate pe o perioad
corespunznd cerinelor legii, frecventarea unei coli de oferi i reuita la
examenul de conducere, absolvirea unui ciclu de nvmnt etc.;
- n cazul n care cetenii doresc s li se stabileasc drepturi sau obligaii
determinate de ctre administraia public: cerere de stabilire a obligaiei
administrative a unei persoane de a plti impozitele pe venit, pentru
locuine, cerere de atribuire a unui teren pentru construcia de locuin
proprietate personal, cerere de autorizare, de certificare a unei anumite
meserii;

19
 - n cazul n care cetenii doresc s obin anumite drepturi: cereri de
primire a copiilor n grdinie, cereri de ajutor social, cereri de stabilire a
unei succesiuni etc.;
- n cazul n care o persoan se consider lezat n drepturi, constat o
nclcare a legii, intervin cereri adresate organelor de justiie.
Diversitatea cererilor personale ar putea continua lista, aceasta avnd
caracter enumerativ deschis i nu limitativ.
Caracteristicile de redactare a cererii personale. Ca structur cererea
personal se deosebete de cererea oficial, fiind compus din urmtoarele
elemente:
- formula de adresare (de apel) menioneaz funcia conductorului
unitii creia i se adreseaz cererea, nsoit de cuvntul Domnule, de
exemplu: Domnule ministru, Domnule director, Domnule inspector etc.;
- textul scrisorii (cererii) se amplaseaz n centrul paginii, n raport cu
celelalte elemente. Redactarea textului trebuie s in seama de anumite reguli
de aranjare a elementelor ntr-o ordine prestabilit. Astfel: introducerea ncepe
cu expresia Subsemnatul (Subsemnata) urmat de numele, prenumele, locul
de munc, calitatea, adresa petiionarului; concluzia activ este al doilea
element al textului cererii i constituie obiectul acesteia. n multe cazuri, ea este
urmat de o motivare fundamentat; aceasta poate lipsi ns n cazul cererilor
simple ca: legalizri de acte, adeverine etc.;
- ncheierea este un element facultativ, constituit dintr-o formul de
respect, de mulumire sau de salut;
- semntura solicitantului se amplaseaz sub text, spre dreapta;
- adresarea scrisorii se va face fie la nceputul paginii, fie n subsolul
paginii, realizat prin completarea formulei iniiale cu denumirea unitii
(Domnului inspector general al Inspectoratului colar al Municipiului Chiinu).
n cererile dactilografiate, formulele de adresare finale se scriu ca i cele
iniiale, cu majuscule i tar prescurtri;
- data se amplaseaz la stnga, sub text. Din punct de vedere legal, la
cererile prezentate personal, data cererii este considerat data nregistrat la
unitatea destinatar.
Ca form se folosete o coal de hrtie format A4, scris pe ambele fee.
Este indicat s se scrie cererea n dou exemplare, pentru a se putea opri un
exemplar cu numr de nregistrare n vederea urmririi soluionrii.
Cererile oficiale sau personale pot fi nsoite de un memoriu, prin care
se detaliaz motivarea cererii.
n unele cazuri, cererea, ca atare, mbrac forma unui memoriu.

20
 Memoriul ntocmit de o persoan fizic este un document prin care
aceasta expune o problem legat de persoana sa, evenimente dintr-o perioad
trecut legate de persoana autorului i care explic sau fundamenteaz obiectul
cererii.
Memoriul de activitate (de titular sau de lucrare) servete pentru
promovarea n munc sau pentru obinerea unor grade de serviciu. Se aseamn
cu cererea personal, avnd un scop bine determinat, ce se arat, de obicei, n
final; este bine documentat prin enumerarea unor date sau fapte n susinerea
obiectului solicitat.
Memoriul justificativ este folosit pentru a certifica i motiva o anumit
aciune svrit ca urmare a unei dispoziii sau reieind din sarcinile de serviciu
ale titularului. Fr s fie o cerere propriu-zis, sensul memoriului justificativ
este fundamentarea (subneleas) a unei cereri de a primi aprobarea forului
ierarhic superior sau a altui for pentru o anumit aciune (folosirea unor
materiale, cheltuirea unor sume de bani, repararea unor fonduri fixe etc.).
Pentru aceasta se ntocmete un deviz, care se prezint conducerii nsoit de
schia de plan i de memoriul justificativ care demonstreaz utilitatea
construciei, eficiena economic, fundamentarea amplasrii construciei ntr-un
anumit loc, termenul de execuie etc. i, n final, se cere aprobarea pentru
executarea construciei.

MODELE DE CERERI PERSONALE

Dlui Mihai Rotaru, primarul

comunei Codreanca, raionul
Streni

Subsemnatul, Ion Negur, rog s fiu angajat n funcia de inginer cadastral

cu ncepere de la data de 28 martie 2012.
La cerere anexez urmtoarele acte:
1. Fia personal de eviden a cadrelor;
2. Curriculum vitae;
3. Copia diplomei;
4. Carnetul de munc.

_____ ______________________ 20 ____ ___________________________

semntura

21
 Domnului Petru Ciobanu,
director al Fabricii de Confecii Ionel

Domnule director,

Subsemnata, Popescu Ana, domiciliat n Chiinu, str. M. Eminescu nr. 24,

ap. 32 rog s aprobai ncadrarea n funcia de inginer n Serviciul de producie cu
ncepere de la 25 mai 2012.

_____ ______________________ 20 ____ ___________________________

semntura

Ctre,
Primria municipiului
Chiinu

Subsemnatul, Popescu Petru, domiciliat n Chiinu, bd. Dacia nr. 32, ap. 43,
rog s mi se atribuie un teren pentru construcia de locuin proprietate
personal.
Componena familiei:
1. Popescu Petru 3. Popescu Ion
2. Popescu Ana 4. Popescu Ioana
Am luat cunotin de Concepia cu privire la spaiul locativ n Republica
Moldova.
Anexez la cerere urmtoarele documente:
1. Adeverina privind componena familiei;
2. Adeverina de domiciliu.

_____ ______________________ 20 ____ ___________________________

semntura

MODELE DE CERERI OFICIALE

Primria Chetrosu
Raionul Drochia
Nr. 11 din 20 februarie 2010
Ctre,
Biroul notarial de Stat
Drochia

22
 V comunicm urmtoarele date pentru ca dvs. s procedai la dezbaterea
succesiunii asupra bunurilor rmase de pe urma defunctului Rileanu Vasile
decedat la 12 decembrie 2009 care a fost proprietar al locuinei situate n s.
Chetrosu pe un teren cu suprafaa de 15 ari.
Valoarea de asigurare constituie 500 lei.
Ultimul domiciliu al defunctului: satul Chetrosu, raionul Drochia.
Primar, _________________ ______________________________
semntura prenumele, numele
Secretar, _________________ ______________________________
semntura prenumele, numele

Ctre,
Comisia pentru stabilirea
indemnizaiilor mamelor
necstorite i mamelor
cu muli copii
Nr. ____ din _____ __________________ 20___ Comitetul Executiv Raional Drochia
V comunicm c prin decizia nr. 7 din 20 mai 2005 a Comitetului Executiv
Raional Drochia n conformitate cu Regulamentul provizoriu privind modul de
acordare i plat a indemnizaiilor familiilor cu muli copii, examinnd cererea i
documentele prezentate de Grigora Maria, nscut la 6 ianuarie 1980,
domiciliat n Drochia propune acordarea indemnizaiilor de natere pentru cel
de-al treilea copil nscut la data de 8 mai 2006 i nregistrat la Oficiul de Stare
Civil cu prenumele Gheorghe.
Situaia copiilor aflai n ngrijirea dnei Grigora Maria:
1. Grigora Ion, nscut la 15 martie 2000
2. Grigora Ana, nscut la 2 septembrie 2003

_____ ______________________ 20 ____ ___________________________

semntura

23
 CAPITOLUL III
NOIUNI GENERALE CU PRIVIRE LA ACTELE OFICIALE
Actul se poate defini ca un nscris care atest, consfinete sau
reglementeaz un fapt, o obligaie etc. Actele emise de o autoritate (persoan
juridic) sunt considerate acte oficiale.

1. CATEGORII DE ACTE OFICIALE

Clasificarea actelor oficiale se poate face n funcie de mai multe criterii.
Din punctul de vedere al naturii juridice, sunt:
- acte cu caracter normativ, care reglementeaz cu putere obligatorie
principalele relaii sociale i se caracterizeaz prin aplicabilitatea lor repetat,
acte a cror ndeplinire este asigurat prin fora coercitiv a statului (de
exemplu, legile, hotrrile normative ale guvernului sau ale organelor locale);
- acte nenormative, care sunt acte ce nu prevd atribuii a cror
ndeplinire este asigurat prin fora public.
Din punctul de vedere al efectului pe care l produc, sunt:
- acte productoare de efecte juridice (de exemplu, toate actele emise de
organele statului, fie normative, fie nenormative);
- acte care nu produc efecte juridice (acte cu caracter organizatoric,
tehnic-funcional etc.).
Din punctul de vedere al razei teritoriale pe care i produc efectul, sunt:
- acte cu caracter general al cror efect se produce pe ntreg teritoriul
rii (de exemplu, actele parlamentului, ale preedintelui i ale guvernului);
- acte ale organelor locale ale administraiei publice efectele lor sunt
limitate la o anumit unitate administrativ-teritorial (de exemplu, actele
consiliilor locale i primriilor).
Din punctul de vedere al organului emitent, sunt:
- acte emise de organele reprezentative ale puterii de stat (parlament,
preedinte, consilii locale);
- acte emise de organele administraiei publice centrale i locale (guvern,
ministere, primrii);
- acte emise de agenii economici i celelalte uniti i instituii.

24
 2. ACTE DOVEDITOARE
Adeverina, certificatul, delegaia i chitana sunt acte doveditoare. Aceste
acte se elibereaz la cererea persoanelor fizice sau juridice n scopul atestrii
unor caliti sau al recunoaterii unor drepturi.
Adeverina este o dovad scris de recunoatere a unui fapt, a unui drept.
Este documentul emis de o unitate la cererea unei persoane fizice prin
care se atest un drept, un fapt, o situaie:
Adeverina se elibereaz n baza unor acte, documente, registre, n care
sunt consemnate elementele care fac obiectul adeverinei. De exemplu,
adeverina eliberat celor care frecventeaz o form de nvmnt n baza
documentelor colare; adeverina eliberat de uniti salariailor care i
desfoar activitatea n cadrul acestora n baza deciziilor de ncadrare, a
statelor de retribuie, a datelor nscrise n carnetul de munc etc.
Elementele adeverinei sunt: antetul, numrul i data, titlul adeverin,
atestarea dreptului sau faptului respectiv, indicarea scopului (prezenta
adeverin a fost eliberat pentru a-i servi la...), semntura (semnturile),
tampila unitii emitente.
Structura adeverinei
Antetul adeverinei este o indicaie tiprit sau dactilografiat n partea de
sus a unei coli sau plic, ce cuprinde numele i adresa expeditorului. Antetul nu
trebuie s depeasc mijlocul textului; denumirea unitii se scrie cu majuscule,
celelalte elemente cu minuscule. Antetul este urmat de adresa complet.
Numrul i data nregistrrii adeverinei sunt obligatorii, constituind
elemente de strict importan. Numrul i data se scriu, de obicei, sub antet.
Denumirea lunii se va scrie cu litere.
Titlul Adeverin se va scrie cu majuscule la mijlocul foii, dup care
urmeaz textul propriu-zis.
Este obligatoriu a se indica scopul eliberrii adeverinei.
Semntura constituie unul din elementele adeverinei. Orice adeverin
conine semntura conductorului unitii sau a efului compartimentului,
precedat de denumirea funciilor respective (director, ef serviciu). tampila se
aplic astfel ca amprenta ei s cuprind o parte din denumirea funciei i
semntura conductorului.
Certificatul este un document eliberat de un organ de stat specializat, prin
care se atest drepturi sau fapte deosebite: certificat de cstorie, de studii, de
deces, de motenire etc.

25
 Certificatul este un act oficial prin care se confirm exactitatea unui fapt
ori autenticitatea unui nscris sau n care se atest o anumit calitate, n vederea
valorificrii unor drepturi. De ex., certificatul de motenitor este un nscris oficial
emis de birourile notariale de stat, prin care se constat calitatea de motenitor
a unei persoane fizice i drepturile sale succesorale.
Certificatele sunt documente tipizate, cu rubricaie specific pentru faptele
care se atest i care sunt extrase n general din registre ca: registre de stare
civil, registre matricole colare etc.
Delegaia (act prin care cineva este desemnat ca delegat) este actul care
atest delegarea de o autoritate, n mod expres, a unei anumite persoane, pentru
o anumit problem sau grup de probleme pe o perioad determinat.
Pe baza delegrii de autoritate sub forma delegaiei, o persoan l
reprezint pe emitentul actului i acioneaz cu depline puteri n numele
acestuia, n problemele menionate expres n delegaie. Este un act de larg
rspndire, specialitii din uniti fiind delegai pentru a participa la edine,
contractri, recepionri de produse sau lucrri, control i verificri de teren,
anchete sociale, supravegherea executrii unor lucrri etc.
Personalul oficiilor juridice este delegat a reprezenta interesele unitii n
justiie.
n afara elementelor obinuite ale oricrui document oficial (antet, numr,
dat, semntur, tampil) ca elemente obligatorii specifice delegaiei apar: titlul
delegaie, obiectul delegaiei, actul de identitate al delegatului (paaport sau
buletin de identitate cu nr., seria i emitentul), perioada de valabilitate a
delegaiei.
Chitana este un nscris prin care se certific predarea-primirea unei
sume de bani. Ea cuprinde ca elemente obligatorii: titlul chitan, data, numele
i adresa celui care a primit suma de bani, suma de bani (n cifre i litere),
semntura celui care a predat, semntura celui care a primit.
Chitana poate fi act tipizat, i anume pentru plile tcute unor organe de
stat (chitan de plat a impozitelor). Atunci cnd predarea-primirea sumelor de
bani se face ntre persoane particulare, chitana este un document netipizat,
avnd ns valoare juridic.
n unele cazuri, mai rare, se poate extinde noiunea de chitan i pentru
certificarea predrii-primirii unui bun material. n aceste cazuri ns termenul
de chitan este impropriu folosit, certificarea predrii-primirii fcndu-se prin
documentele numite bon de predare sau bon de primire (de exemplu,
predarea spre reparare a unui obiect).

26
 3. ORDINUL, DECIZIA, DISPOZIIA, SCRISORILE CIRCULARE I
INSTRUCIUNILE DE SERVICIU.
Activitatea social-economic a statului este realizat prin reprezentanii
si, organizai pe domenii de activitate: uniti economice i instituii social-
culturale.
Activitatea de baz a fiecrei uniti economice sau cu profil social-
cultural, activitate care deriv din legea lor organic, poate fi adus la
ndeplinire de organele de conducere.
Activitatea de conducere a acestora se realizeaz prin ordine, decizii,
dispoziii, care au un caracter obligatoriu.
Ordinul, decizia i dispoziia sunt acte productoare de efecte juridice,
emise de funcionari de decizie. Ele produc efecte juridice numai n cadrul
organului n care sunt emise sau n unitile subordonate acestuia.
Ordinul este o dispoziie obligatorie, scris sau oral, dat de o autoritate
sau de o persoan oficial pentru a fi executat ntocmai. n raporturile de
munc, precum i n celelalte relaii sociale care implic o activitate organizat,
ce se desfoar n comun, respectarea ordinului constituie o necesitate
obiectiv i o component a disciplinei.
Ordinul de serviciu este o dispoziie scris dat de conducerea unei
uniti prin care se cere uneia sau mai multor persoane ncadrate s efectueze
anumite aciuni, pe o perioad determinat, necesare bunului mers al activitii
de ansamblu a unitii economice, realizrii unor obiective precise: elaborarea
de programe, planuri, constituirea de comisii etc. n afara sarcinilor curente de
munc. n dependen de aciunile ce le determin ordinele pot fi: de numire n
funcie, de eliberare din funcie, de deplasare, de concediu/vacan etc.
Decizia este un act specific emis de comitetele executive raionale i
primrii.
Textul deciziei trebuie s fie laconic, cu formulri clare, s fie alctuit din
dou pri: partea de constatare i cea de decizie.
n partea de constatare se descriu cauzale adoptrii deciziei, scopul i
sarcinile aciunilor preconizate. Dac drept baz pentru adoptarea deciziei a
servit un document de dispoziie al organelor ierarhic superioare, atunci n
partea de constatare se indic denumirea, numrul, data i titlul documentului.
Partea de constatare poate s lipseasc n cazul n care aciunile preconizate nu
au nevoie de explicare.
Partea de decizie trebuie s nceap cu cuvintele Consiliul municipal...,
Primria..., fiind urmate de cuvntul DECIDE, care se tiprete cu majuscule
fr a ntrerupe textul.

27
 n calitate de executani sunt indicate unitile. Persoana oficial se indic
n calitate de executant numai n cazul cnd rezolvarea sarcinii e pus n seama
unei persoane concrete. n asemenea cazuri se scrie denumirea complet a
funciei, numele i prenumele persoanei n cauz.
n ultimul punct al prii de decizie se indic organizaia sau persoana
oficial, n seama creia este pus controlul ndeplinirii deciziei.
Deciziile sunt semnate de ctre preedintele comitetului executiv raional,
primar i secretar.
Deciziilor li se atribuie un numr format din numrul procesului-verbal al
edinei urmat de numrul de rnd al deciziei din ordinea de zi a edinei separat
prin bar.
Se interzice introducerea rectificrilor n textul original al deciziilor
adoptate.
Copiile de pe decizii se admit numai cu permisiunea preedintelui sau a
secretarului.
Dispoziia este o prevedere obligatorie cuprins ntr-o lege sau ntr-un
regulament; msur sau hotrre luat de un organ ierarhic superior i
obligatorie pentru organul n subordine.
Dispoziia, de regul, trebuie s fie alctuit dintr-o singur parte.
Partea de constatare este, de fapt, partea introductiv a frazei i ncepe cu
formulri de tipul n conformitate cu...", n scopul...", n vederea realizrii...". n
acest caz partea dispozitiv trebuie separat de partea de constatare prin
alineat.
Partea de baz a dispoziiei trebuie s nceap cu indicarea aciunii
preconizate. Aciunea se exprim prin reflexivul impersonal: se oblig, se indic,
se propune, se aprob etc.
Dispoziia se semneaz de ctre preedintele executivului, primar.
Dispoziiile se numeroteaz consecutiv pentru fiecare an calendaristic.
Ordinul, decizia, dispoziia sunt acte ce au structur similar. Ele cuprind
n general:
- denumirea unitii emitente;
- titlul, numrul i data actului;
- preambulul (meniuni prealabile): prevederea legal care d dreptul
organului respectiv de a emite asemenea acte i termenul care justific emiterea
actului respectiv introduse prin lina din formulele: Avnd n vedere..., pe
baza..., n temeiul...";
- formula de dispoziie e urmtoarea: emite urmtorul ordin (decizie,
dispoziie), precedat de specificarea calitii emitentului;

28
 - coninutul grupat pe puncte numerotate;
- ncheierea, cuprinznd organul sau organele care urmeaz s aduc ia
ndeplinire actul n cauz;
- semntura emitentului (precedat de indicarea funciei).
Astfel de acte pot cuprinde i manifestarea de voin a mai multor organe,
deci pot fi emise n comun de acestea i semnate de conductorii fiecruia dintre
ele.
ntre unitile social-economice i chiar ntre compartimentele unei uniti
circul o serie de scrisori care reglementeaz activitatea curent a acestora,
nlesnind desfurarea relaiilor dintre ele.
Astfel sunt diferite instruciuni de serviciu cu privire la aplicarea corect
a unor dispoziii ale conducerii sau la executarea unor lucrri cu mai multe faze
de execuie etc. (de exemplu, instruciunile pe care o direcie dintr-o unitate le
trimite unui serviciu privind ntocmirea unei situaii).
Circulara este un document emis de ctre un for ierarhic superior prin
care se precizeaz modul de soluionare unitar a unor probleme comune mai
multor uniti economice i sociale. Aria la care se refer o circular depinde de
atribuiile, autoritatea i responsabilitile emitentului, stabilite prin acte
normative, precum i de obiectul urmrit prin emiterea acesteia.
Circularele sunt scrisori cu coninut identic adresate mai multor
destinatari.
Ele pot cuprinde hotrri ale forului ierarhic superior transmise unitilor
n subordine.
n cazul acesta circulara are un caracter general de ndrumare i
coninutul su se refer la atribuii specifice unitilor crora le este adresat
(de exemplu, Ministerul nvmntului transmite tuturor direciilor raionale de
nvmnt ordine ale ministerului care privesc ramura coordonat de acesta).
O scrisoare circular este i oferta general, deci o scrisoare prin care se
ofer produse unui numr mare de beneficiari.
Scrisorile de acest tip au un titlu, ca n cazul actelor, i un numr propriu
de ordine (de exemplu Instruciune nr... , Circular nr...).
Stilul este sobru i ferm, iar grija pentru claritatea stilului se impune,
deoarece aceste scrisori determin ndeplinirea unor atribuii care trebuie bine
precizate. Scrisorile de acest tip nu comport rspuns, discuii, interpretri.
Scrisoarea are o singur semntur a conductorului instituiei care a
emis-o.

29
 4. REFERATUL, RAPORTUL I DAREA DE SEAM
Referatul este un document care reflect, n rezumat, informaiile de baz
ale unor documente primare. Referatul este o lucrare curent n care sunt
prezentate aspecte concrete, date i aprecieri n legtur cu o anumita problem,
precum i propuneri de modificare a situaiei existente.
n activitatea de cercetare tiinific si informaional, referatul, ca
document secundar tiinific, reflect tematica documentului primar asupra
cruia se refer, metodele, premisele teoretice de baz i obiectivele cercetrii,
precum i rezultatele obinute.
Referatele tiinifice pot cuprinde tabele, scheme, grafice.
Prin referate se propun soluii tehnice i organizatorice menite s duc la
mbuntirea muncii. Referatul se redacteaz din oficiu sau ca urmare a
dispoziiei organului de conducere.
Raportul cuprinde o expunere, de regul, n scris fcut de un membru al
unui organ de control cu privire la ndeplinirea unei sarcini sau atribuii de
serviciu, semnalarea unor stri de lucruri, prezentarea situaiei activitii ntr-un
compartiment de munc.
Rapoartele se fac din oficiu sau ca urmare a dispoziiei date de organul
cruia i se prezint, ori n temeiul unor prevederi exprese ale unor acte
normative.
Raportul de control este documentul ce reflect rezultatele controlului de
recepie ale crui date sunt folosite la informarea compartimentelor interesate i
a furnizorului.
Raportul cuprinde ca elemente obligatorii:
- titlul Raport urmat de obiectul controlului i perioada n care a avut
loc;
- numele i calitatea persoanelor care au efectuat controlul;
- actul normativ, ordinul, delegaia pe baza creia a fost efectuat
controlul;
- numele i calitatea persoanei care a semnat ordinul, delegaia pentru
efectuarea respectivului control;
- constatrile pe marginea problemelor prezentate;
- propunerile, urmnd aceeai ordine ca i constatrile;
- formula de ncheiere drept care a fost ncheiat prezentul raport,
astzi...;
- semnturile precedate de calitatea sau funcia persoanelor care au
efectuat controlul.

30
 Darea de seam este documentul care cuprinde expunerea i analiza
activitii unei uniti economico-sociale, organizaii obteti, organ de
conducere colectiv ntr-o anumit perioad. Darea de seam este prezentat de
conducere n faa colectivului de salariai sau de acionari n adunarea general,
n edina de analiz a muncii, edin care poate avea loc lunar, trimestrial sau
anual. Se ntocmete pe baza rapoartelor de activitate prezentate de
compartimentele subordonate i a informaiilor organelor de conducere.
Prezentarea activitii se face n spirit critic i autocritic, confruntndu-se
sarcinile prevzute n planul de activitate, cu datele, concrete ale realizrilor
obinute. Se analizeaz atent lipsurile i cauzele acestora, precum i greutile
ntmpinate i se fixeaz sarcini precise pentru etapa urmtoare.
n adunarea general, dup citirea drii de seam se fac propuneri, se iau
hotrri.
Principalele tipuri de dri de seam ntocmite de unitile economico-
sociale sunt:
1) darea de seam anual un ansamblu de dri de seam statistice si
contabile care ofer imaginea complet a felului n care s-a ndeplinit planul n
anul expirat i care caracterizeaz printr-un numr de indicatori activitatea
economico-social desfurat.
2) darea de seam contabil document oficial, lucrare contabil de
sintez, ntocmit periodic de ctre aceste uniti n care se controleaz n
expresie valoric indicatorii sintetici, care caracterizeaz att situaia economic
i financiar la data ntocmirii, ct i activitatea desfurat i rezultatele
obinute comparativ cu sarcinile planificate.
3) darea de seam statistic document oficial, ntocmit ntr-o form
tipizat pe baza documentaiei primare a evidenei contabile prin care potrivit
dispoziiilor legale aceste uniti raporteaz periodic anumitor foruri, ierarhic
superioare, indicatorii privind ndeplinirea sarcinilor de plan.
Darea de seam se alctuiete n mod obinuit dup un plan i cuprinde:
- titlul Dare de seam;
- perioada pentru care se prezint darea de seam;
- introducerea;
- obiectivele desprinse din planul de activitate;
- analiza activitii pe perioada dat;
- realizrile;
- lipsurile (cauzele lor);
- concluziile i propunerile.

31
 5. PROCESUL-VERBAL, NCHEIEREA, MINUTA.
Procesul-verbal este un nscris ncheiat de organele competente, n care
se consemneaz fapte sau mprejurri concrete din activitatea economic i
social. Procesul-verbal este documentul prin care se consemneaz cu exactitate
fapte, aciuni, discuii i hotrri ale unei adunri constituite. Termenul general
de proces-verbal se refer la trei categorii de acte, avnd un caracter comun i
anume consemnarea exact, dar i un coninut i o tipologie diferit si efecte
diferite:
- proces-verbal de consemnare a unei adunri constituite (edin);
- proces-verbal de constatare;
- proces-verbal de predare-primire a unei gestiuni.
Procesele-verbale de consemnare a unei edine se ntocmesc de ctre
secretarii organelor respective. Ele cuprind:
- titlul, cu indicarea felului edinei si data ei;
- meniuni prealabile (numele persoanei care a deschis edina,
componena prezidiului, date asupra participrii: delegai ai altor organe,
membrii prezeni, abseni etc.);
- ordinea de zi;
- redarea discuiilor cu indicarea persoanelor care au luat cuvntul i a
ideilor, opiniilor i propunerilor prezentate;
- hotrrile luate.
Procesele-verbale trebuie s fie nscrise n registre speciale i numerotate
n ordinea ntocmirii lor.
Procesul verbal de constatare se ntocmete de una sau mai multe
persoane mputernicite de un organ de stat.
Procesele-verbale de constatare pot fi ncheiate de organe de stat,
inspectorate i inspecii locale din cadrul organelor centrale sau locale de
specialitate din administraia public, precum: Inspectoratul de Stat pentru
Protecia Muncii, Inspectoratul Sanitar, Inspectoratul pentru Controlul Calitii
Produselor etc., precum i formaiile de pompieri, inspectoratele de control al
circulaiei. Acestea ntocmesc procese-verbale de constatare i atunci cnd este
cazul pot sesiza organele competente n vederea sancionrii disciplinare,
materiale i financiare ori aplic chiar ele sanciuni administrative.
Tot procese-verbale ncheie i circumscripia financiar pentru stabilirea
impozitelor pe cldiri.
Procesele-verbale de constatare se ncheie, n general, pe formulare
tipizate i au urmtoarea structur:
- titlul i obiectul lui: Proces-verbal de

32
 - numrul de ordine i data;
- numele i calitatea persoanei sau a persoanelor care au fcut
constatarea, cu indicarea actului de mputernicire respectiv (delegaie,
dispoziie), precum i a dispoziiilor legale aplicabile n cauz;
- consemnarea detaliat a faptelor respective cu enumerarea elementelor
pe care se ntemeiaz (constatri personale, documente, declaraii);
- menionarea numrului de exemplare i destinaia fiecrui exemplar;
- semnturile persoanelor care l-au ntocmit.
Procesele-verbale de constatare au un domeniu de aplicare extrem de
variat: procese-verbale de recepie, de consum i scdere de materiale, de casare
a mijloacelor fixe, de inventariere, de revizie contabil sau control financiar, de
constatare a unor lipsuri n gestiune, de constatare a degradrii sau pierderii
unor materiale din diferite cauze (incendiu, inundaie, furt).
Procesele-verbale de predare-primire a unei gestiuni au ca efect
transmiterea drepturilor i obligaiilor n ceea ce privete gestiunea, de la cel
care pred, la cel care primete. Ele au urmtoarea structur:
- unitatea n cadrul creia se petrece predarea-primirea;
- titlul de proces-verbal de predare-primire, urmat de ncheiat astzi,
(data complet) pentru predarea gestiunii (obiectul predrii);
- temeiul n baza cruia se face operaiunea de predare-primire (ordin,
decizie);
- dac predarea-primirea se face cu caracter temporar sau definitiv;
- numele i calitatea persoanei sau persoanelor care au participat la
operaiunea de predare-primire;
- lista complet a bunurilor ce fac obiectul predrii-primirii; lista trebuie
s descrie starea obiectelor predate-primite, gradul de uzur, elementele lips,
n cazul unor maini, instalaii, mobilier. n cazul n care lista obiectelor predate-
primite este separat (sub form de anex), n procesul-verbal se menioneaz
prezena anexei;
- semnturile precedate de cuvintele am predat, am primit, am
asistat.
ncheierea este un act oficial, n care se consemneaz hotrrile finale
luate n cadrul edinei cu ocazia unei constatri.
ncheierea notarial este forma procedural ndeplinit de notarul de
stat, prin care se constat efectuarea actelor notariale. ncheierea notarial
trebuie s cuprind meniunile prevzute de lege. mpotriva ncheierii notariale
de respingere a ndeplinirii unui act se poate face plngere la judectorie n
termen de 10 zile de la data la care partea a luat cunotin de acea ncheiere.

33
 ncheierea judectoreasc este ntocmit de organele justiiei.
Minuta este un document n care sunt consemnate hotrri luate n cadrul
unei consftuiri, ai unei ntlniri de lucru, al unor tratative etc. Se aseamn cu
procesul-verbal de constatare prin redactare i scop; se redacteaz n scris i se
semneaz de ctre o persoan sau un colectiv special desemnat. Deosebirile fa
de procesul-verbal sunt:
- constatrile fcute printr-o minut cuprind o situaie la un moment dat,
o propunere sau o aciune ntreprins;
- minuta are un caracter intermediar, de trecere de la o constatare la alta,
de la o etap la alta;
- minuta are un caracter parial, ce urmeaz a ti ntregit ulterior prin
completri.
Minuta este folosit n unitile social-economice pentru rezolvarea
problemelor n urmtoarele situaii:
- ca document preliminar de nelegere ntre delegaii unitilor cu ocazia
ncercrii acestora de a rezolva probleme de interes comun;
- ca document ncheiat n scopul de a constata discuiile i nelegerile
ntre delegaii unitilor, cu ocazia ncheierii unui contract economic;
- ca document ncheiat la recepionarea parial a unor lucrri i servicii.
Minuta se ncheie i n cadrul activitii organelor judectoreti. Atunci
minuta reprezint un act procesual n care se consemneaz pe scurt rezultatul
deliberrii completului de judecat i care trebuie s aib toate meniunile din
coninutul prevzut pentru dispozitivul hotrrii.
Minuta se semneaz de ctre toi membrii completului de judecat. n
situaia n care s-a fcut opinie separat de ctre un membru al completului de
judecat, se tace meniune i despre aceast mprejurare.
Minuta se noteaz n registrul de edin i apoi se pronun n edin
public. Din momentul pronunrii minutei n edin public instana se
consider desesizat de judecarea cauzei. Aceasta este notat n dosarul cauzei
i n condica de pronunri ale instanelor judectoreti.

34
 APLICAII PRACTICE MODELE DE DISPOZIII ALE
PRIMRIEI

Republica Moldova
Raionul ___________________
PRIMRIA ________________

DISPOZIIE Nr. _____

din _____ ______________________ 20 ____

Cu privire la constituirea comisiei de expertizare

n scopul expertizrii valorii documentelor acumulate n Primria
___________________ i selectrii acestora pentru arhivare s se constituie comisia de
expertizare n urmtoarea componen:
preedinte: Maria Ciuntu, secretar al Primriei,
membri: Vasile Ciobanu, inginer cadastral,
Ion Munteanu, contabil.
Primar,

Republica Moldova
Raionul ___________________
PRIMRIA ________________

DISPOZIIE Nr. _____

din _____ ______________________ 20 ____

Cu privire la atribuirea loturilor de pmnt pensionarilor din satul

______________________
n temeiul deciziei nr. _____ din _____________________ 2004 privind atribuirea
suplimentar a loturilor de pmnt pensionarilor din satul ___________________, se
atribuie pensionarilor loturi de pmnt arabil a cte 25 de ari pentru fiecare.
Atribuirea s fie terminat la 01 martie 2005.
Executarea acestei dispoziii se pune n sarcina dlui Lungu Tudor, inginer
cadastral.
Primar,

35
 ORDIN DE NUMIRE N FUNCIE

________________________
unitatea

ORDIN

_____ ______________________ 20 ____ Nr. _______

Cu privire la
numirea n funcie
Se numete n funcia de ___________________ dl (dna) ____________________________
prenumele, numele
de la ___________ cu retribuia lunar conform statelor de funciuni.
data

ef unitate,

_______________________
unitatea

ORDIN DE ELIBERARE DIN FUNCIE

ORDIN

_____ ______________________ 20 ____ Nr. _______

Cu privire la
eliberarea din funcie
Se elibereaz din funcia de ___________________ dl (dna) ________________________
de la _____ ____________________ 20 ____. Motivul eliberrii: ______________________________
la cerere, transfer,
____________________________________________________________________________________________
reducerea statelor, absene nemotivate
Contabilitatea va achita indemnizaiile de concediu pentru ___________ zile
de munc

ef unitate,

36
 ADEVERIN PRIVIND CTIGUL MEDIU LUNAR

________________________ _____ ______________________ 20 ____

unitatea

ADEVERIN
Cet. _____________________________ domiciliat ___ n ________________________________
str. ______________________________________ nr. _______ ap. _______
este (a fost) ncadrat___ n unitatea noastr n funcia de __________________________
cu o retribuie tarifar de ___________________ cu ncepere de la _______________________
n ultimele 12 luni, respectiv de la ______________ pn la _________________ a
realizat n unitatea noastr un ctig mediu de ________________________.
Veniturile realizate n ultimele _________________________ luni.

Anul Luna Venituri Anul Luna Venituri

1.
2.
3.
4.

ef unitate,
L. . Contabil-ef,

ADEVERIN DE DOMICILIU

________________________ _____ ______________________ 20 ____

unitatea
ADEVERIN
Cet. __________________________________________ nscut ___ la _______________________ ,
numele de familie, prenumele
are domiciliul stabil n ____________________________ , str. ________________________________
localitatea
nr. ________ , ap. ________.

L. . Primar,

37
 CAPITOLUL IV REDACTAREA CORESPONDENEI
Odat cu apariia unor noi activiti umane, noi forme de organizare a
acestora, vocabularul limbii romne se mbogete mereu cu noi termeni, care,
mpreun cu cuvintele i expresiile din limbajul general i de specialitate privind
lucrrile de secretariat, coresponden, precum i din diverse domenii de
activitate, constituie vocabularul corespondenei.
Activitatea funcionarului public presupune diverse relaii de serviciu cu
oficialitile instituiilor ierarhic superioare, cu partenerii de afaceri, agenii
economici sau cu reprezentanii acestora. Se are n vedere organizarea de
ntlniri de serviciu, edine, consftuiri, conferine, discuii etc., activiti care
completeaz ntreaga activitate a funcionarilor publici.
Funcionarul public n activitatea sa trebuie s posede un anumit stil, aa-
numitul stil administrativ, cu funcia comunicativ-documentar. Nu exist o
terminologie special pentru administraia public, ns o serie de cuvinte,
expresii frazeologice, unele mbinri de cuvinte stabile au cptat un caracter
oficial documentar.
n actele oficiale (decizii, hotrri, procese-verbale, dispoziii etc.) se
folosesc cuvinte i termeni administrativi de cancelarie: antet, paraf,
rezoluie, memoriu, tampil, ratificare, acord, not, mesaj etc.

1. PLANUL COMPUNERII UNEI SCRISORI OFICIALE

Ideile care urmeaz a fi comunicate ntr-o scrisoare oficial trebuie s fie
interpretate n mod logic, corect dup un plan. Astfel, scrisoarea oficial
cuprinde o introducere, n care emitentul l informeaz pe corespondent asupra
coninutului scrisorii. Se ncepe, de obicei, cu formula de introducere V
comunicm c ... precedat de introducerea n problem: ... scrisoarea dv. nr...
din... a fost primit... O atare introducere pregtete coninutul scrisorii.
Urmeaz tratarea care i este coninutul propriu-zis al scrisorii. Ea poate
cuprinde o motivare, o concluzie.
Un element facultativ n scrisorile oficiale este ncheierea, care conine o
formul de mulumire.
Redactarea corespondenei presupune dou aspecte principale i anume
cel de fond i cel de form.
Fondul se refer la ideile-coninut, tematic i stil, n timp ce forma
privete prile componente i aspectul propriu-zis, care const n
dactilografiere i aranjare n pagin. Metodele de redactare a corespondenei, de
obicei, sunt: redactarea direct n main, cnd funcionarul i dactilografiaz
singur corespondena sau o dicteaz secretarei-dactilografe; ntocmirea unor

38
note sau ciorne i transmiterea lor unor lucrtori care au sarcina de a redacta
corespondena, innd cont de notele sau ciorna prezentat; nregistrarea pe
casete cu ajutorul unor aparate speciale (dictafon, telefon etc.) a notelor,
textului, n baza crora secretarul efectueaz redactarea final a corespondenei.
Nu se admit greeli gramaticale, de punctuaie i de dactilografiere, erori
la transcriere, la scrierea cu majuscule.
Aranjarea corect a elementelor pe coala de hrtie i prezentarea atractiv
fac o impresie bun asupra cititorului i inspir ncredere.

2. STRUCTURA SCRISORII OFICIALE

Scrisoarea va trata ntotdeauna un singur subiect, iar dac nu se poate
altfel, subiectele vor fi tratate n paragrafe aparte; se vor evita frazele lungi.
Scrisoarea va fi concis i compact, cu alte cuvinte, va trebui s conin
maximum de idei n minimum de cuvinte sau fraze, dar s nu capete un stil
telegrafic.
Scrisoarea trebuie s fie politicoas, att ca form, ct i ca exprimare. Cel
ce o scrie nu trebuie s se lase influenat de prima impresie, de iritare sau furie.
Orice aspect, relaie, orict de neplcut ar li ea, va fi tratat dup caz, politicos
sau sobru (reinut). Consideraiile i expresiile personale ale funcionarului, care
redacteaz, ntocmete actul, vor fi evitate cu desvrire. Pronumele eu, de
regul, se nlocuiete cu pronumele noi.
Desigur, o scrisoare de reclamaie va avea un ton mai sever, dar nici
frazele tioase sau dure nu vor duce la rezolvri raionale. Maniera politicoas i
reinut va duce la cele mai bune rezultate.
Scrisoarea oficial cuprinde, de obicei, elemente obligatorii i elemente
ocazionale.
Antetul este unul din elementele obligatorii i include denumirea i adresa
complet a instituiei emitente, denumirea organului central, ierarhic superior,
numrul telefonului i al postului telex. De obicei, se folosesc blanchetele
(hrtiile cu antet) editate cu toate elementele necesare.
Sub antet se scriu numrul i data de nregistrare a scrisorii oficiale,
acestea fiind importante.
Denumirea lunii se scrie n litere: 7 aprilie 1996.
Apoi urmeaz adresa destinatarului, fiind i ea un element obligatoriu al
scrisorii oficiale. Adresa destinatarului cuprinde denumirea complet a unitii
sau numele de familie i prenumele persoanei destinatare, localitatea (inclusiv
codul potal), strada i numrul (abreviate: str., bd., os., nr.).

39
 Adresa este precedat de Ctre sau, dup caz, de cuvntul Domnului
(Doamnei) scris integral, pe rnd separat la interval dublu.
Numele de persoane se dactilografiaz integral, cu majuscule, nsoite de
abrevierile titlurilor acestora (prof., dr., ing., etc.).
Obiectul scrisorii se scrie prin alineat i ncepe cu cuvintele Cu privire la.
De exemplu: Cu privire la repararea colii sau Cu privire la darea de seam a
comisiei de experi.
Obiectul scrisorii uureaz clasarea corespondenei.
Textul scrisorii se scrie la interval de un rnd i jumtate, fiind nceput la
interval de trei-patru rnduri de la adres.
Scrisoarea oficial, de obicei, cuprinde dou semnturi: a conductorului
instituiei i a responsabilului emitent al scrisorii, precedate de funciile acestora
(primar, director, ef de serviciu, inspector etc.).
La o distan de dou rnduri de la textul scrisorii urmeaz semnturile.
tampila se aplic astfel ca amprenta ei s cuprind o parte din denumirea
funciei i semntura conductorului.
A doua semntur se face n partea dreapt a colii pe acelai rnd cu prima
sau sub prima semntur.
Dac este necesar o a treia semntur, aceasta se efectueaz sub cele
dou, la mijlocul colii.
Se recomand s fie dactilografiate i numele complete ale celor care vor
semna scrisoarea.
Uneori scrisoarea oficial mai cuprinde i unele elemente ocazionale.
Atunci cnd scrisoarea este nsoit de anumite documente, este necesar
meniunea Anexe".
Iniialele celui care a redactat scrisoarea i a celui care a dactilografiat se
scriu desprit prin linie de fracie (bar) jos, n colul din stnga. De exemplu:
MC/VF (Mihail Creang/Veronica Frunz).
Meniunile Secret, Strict secret, Confidenial se scriu cu majuscule
subliniate sus n colul din dreapta, deasupra adresei destinatarului. Acestea se
nscriu i pe plic.

3. LIMBAJUL CORESPONDENEI OFICIALE

Vocabularul este elementul cel mai dinamic al limbii i se preteaz n
permanen modificrii i mbogirii. Performanele acestea duc la dezvoltarea
limbajului general i la diferenierea lui n limbaje de specialitate, care formeaz
aa-numita terminologie de specialitate.

40
 Alegerea potrivit a vocabularului pentru redactarea scrisorilor oficiale
este una din condiiile de ntocmire i de nelegere a unei scrisori sau a unui
document oficial, cci se tie c vocabularul corespondenei include cuvinte i
expresii de specialitate, ce in att de lucrrile de secretariat, de birou,
coresponden, ct i de alte domenii (tehnic, economie, drept etc.).
Cunoaterea competent a terminologiei de specialitate din domeniul
respectiv va permite obinerea unor texte de scrisori i documente ntocmite
calitativ.
Persoanele care redacteaz texte de scrisori oficiale sunt datoare s acorde
atenie cuvintelor polisemantice, adic celor cu form identic, dar cu diferen
de sens, paronime (de tipul familial familiar), care pot fi uor confundate;
sinonimelor (de exemplu: stabil-permanent), care au diferene semantice foarte
fine, pe care le poate sesiza numai un bun cunosctor al limbii.
Pleonasmul i tautologia sunt greeli din cele mai frecvente. De exemplu:
scrisoarea oficial a fost semnat de oficialiti; a aduce un aport etc. Corect:
Scrisoarea oficial a fost semnat de conductorul instituiei; a aduce contribuie.
Utilizarea greit a cuvintelor provoac echivocuri, denatureaz coninutul
scrisorii.
n scrisorile oficiale vor fi folosite i neologismele, acestea, ns, trebuie s
corespund necesitilor de exprimare. S nu se abuzeze cci pentru multe
neologisme dicionarele ne pun la dispoziie alte cuvinte corespondente.
La redactarea scrisorilor oficiale se respect normele gramaticale ale
limbii romne, ns specificul corespondenei oficiale impune unele
particulariti: folosirea pluralului n loc de singular: V informm, V rugm,
Aprobm etc.; folosirea prezentului n loc de viitor: se aprob, se coordoneaz
etc.; evitarea imperativului i a expresiilor imperative; folosirea reflexivului
impersonal care poate nlocui diateza activ sau pasiv: Se numete..., Se
aprob..., Se elibereaz....
Din punct de vedere sintactic sunt de preferat frazele scurte, concise. Se
vor folosi cuvinte i expresii de tranziie cum ar fi: n consecin, deci, prin
urmare, aadar, totui, cu toate acestea, oricum, de altfel, mai mult dect att,
astfel, n felul acesta, dimpotriv, din contra, pe de alt parte, n acelai timp etc.
Argourile, familiarismele, precum i expresiile vulgare, populare nu vor fi
folosite niciodat i sub nici o form.
Dac n scrisoarea oficial repetarea unui cuvnt este inevitabil, se va
ncerca n prealabil gsirea unui sinonim. Cuvintele vor ti alese din terminologia
domeniului respectiv sau din limbajul general.

41
 Stilul va trebui adaptat coninutului scrisorii, funciei semnatarului,
inteniilor semnatarului etc. Se respect ntocmai normele, formele i regulile
gramaticale, ortografice, de punctuaie, de fonetic ale limbii romne.
Concizia i claritatea sunt condiii specifice stilului administrativ. n
scrisori i n alte acte oficiale se elimin toate formulrile de prisos, se evit
parafrazele i explicaiile inutile.
Precizia, sobrietatea i oficialitatea sunt caliti specifice stilului
administrativ. Precizia se asigur prin utilizarea strict a terminologiei de
specialitate. Sobrietatea este nrudit cu concizia, dar se apropie de aspectul
oficial, pe care trebuie s-l ofere certificrile, constatrile i relatrile fcute n
corespondena oficial.
Stilul administrativ trebuie s fie un stil al politeei i demnitii.

A. PUNCTUAIA
Punctuaia, fie ea chiar corect utilizat, nu salveaz o compoziie incorect
sau care las de dorit. Dac pentru a formula o fraz clar sunt folosite prea
multe semne de punctuaie, atunci cu siguran va trebui s reformulm fraza
pentru a nu sacrifica nelesul.

a) SCRIEREA CU LITERE MAJUSCULE

n afar de primul cuvnt al oricrui nceput de text i de cuvntul care
urmeaz dup punct se scrie cu majuscul i primul cuvnt al scrisorii oficiale,
dei urmeaz dup formula de adresare urmat de o virgul:
Domnule director,
Subsemnatul....
n afar de numele proprii se scriu cu majuscule :
- cuvintele iniiale ale formulelor de politee:
Excelena voastr, Domnule ministru etc.; pentru a sugera anumite atitudini
(mai ales, reverena) se poate scrie Domnule Ministru, Domnule Director etc.;
- toate cuvintele (cu excepia celor ajuttoare) care formeaz denumirile
unitilor economice, instituiilor, organizaiilor: Centrul Naional de
Terminologie, Academia de tiine a Moldovei, Ministerul Afacerilor Interne,
Societatea pe Aciuni Hermes, Societatea cu Rspundere Limitata Codru;
- titlurile publicaiilor periodice, ale operelor literare, tiinifice, precum
i denumirile documentelor de importan naional i internaional:
Sptmna, Luceafrul.
n caz dac aceste titluri conin mai multe cuvinte, se scriu cu majuscule
numai primele cuvinte. De exemplu, Moldova suveran, Literatura i arta, Limba
romn, Decretul pcii, Regulamentul cu privire la taxe.

42
 b) REGULI DE SEGMENTARE A CUVINTELOR LA TRECEREA DINTR-UN
RND N ALTUL
Trecerea din rnd n rnd se efectueaz respectnd regula general i
obligatorie a despririi cuvintelor n silabe, care interzice lsarea la sfrit de
rnd a unei secvene de cuvnt lipsit de o vocal: as-tzi; m-sur, msu-r; pro-
curor, procu-ror. Sunt respectate regulile de desprire a cuvintelor n silabe
bazat pe pronunare:
a) n succesiunea a dou vocale desprirea se face ntre cele dou vocale
(a-or-t, bo-re-al, po-lu-a-re, du-et etc);
b) n succesiunea vocal (sau diftong) + semivocala (e, i, o, u) + vocal
(+semivocal) desprirea se face naintea diftongului postvocalic (dum-nea-ei,
ploa-ie, stea-ua);
c) n cazul grupurilor de dou consoane situate ntre vocale segmentarea
pe silabe se face:
n majoritatea situaiilor ntre cele dou consoane: tic-sit, -te, is-to-rie;
naintea grupului consonantic: (o-braz, a-cru, A-fri-ca, pa-tru);
d) n cazul grupurilor de trei consoane, situate ntre vocale, segmentarea
cuvintelor n silabe se face:
n majoritatea situaiilor ntre prima i a doua consoan a grupului: (fil-tru,
vr-st, con-tra);
ntre a doua i a treia consoan n cazul grupurilor eft, mpt, mp, nc, nct,
nc, ndv, rtf, stm: scul-ptor, somp-tu-os, punc-taj, punc-ie, ast-ma-tic;
e) n cazul grupurilor de patru sau cinci consoane, situate ntre vocale,
segmentarea se face de obicei ntre prima i a doua consoan a grupului
consonantic: con-struc-tor, mon-stru;
foarte rar ntre a doua i a treia consoan a grupului consonantic ngs, nbl
grupuri neobinuite limbii romne: horn-blen-d, ang-strom etc.
n cuvintele compuse din abrevieri literale, ca UNESCO, SUA, ONU, FIFA
segmentarea n silabe nu se admite.
Nu se segmenteaz pentru efectuarea trecerii din rnd n rnd nici
abrevierile de tipul a.c. (anul curent), .e.n. (naintea erei noastre), .a. (i altele),
a numeralelor ordinale notate prin cifre romane sau arabe urmate de un
formant. De exemplu: Conferina a V-ea, Congresul al VII-lea.
Nu se trec din rnd n rnd :
- silabele create dintr-o singur vocal, fie c e la nceputul silabei, fie c
e la sfritul ei. De exemplu, a-p, se su-i, o-mis,
- abrevierile literale ale unor antroponime (prenume, nume de familie).
De exemplu: A. Moraru; unele denumiri de ntreprinderi: Fauna S. A.;

43
 - unele cuvinte care se scriu cu cratim. De exemplu: nord-vest, gndete-
te;
- notaiile abreviate, ca 5 kg, 16 km, cap. 2.

c) SEMNELE ORTOGRAFICE
Semnele ortografice folosite n limba romn sunt cratima, apostroful,
punctul, bara i linia de pauz.
Cratima (-) red n scris rostirea mpreun a dou cuvinte alturate: a
luat-o, dac-i viu, de-a lungul, ntr-un, l-oi atepta, n-are, ara-ntreag.
Cratima se utilizeaz la trecerea cuvintelor din rnd n rnd i la
segmentarea cuvintelor n silabe: con-du-c-tor, tre-c-toa-re.
Se mai utilizeaz i la scrierea unor derivate cu prefixe: ex-ministru, ex-
director.
Cratima leag unele desinene sau articole hotrte ale unor cuvinte
strine sau al abrevierilor: show-ul de asear, CSI-ul, ASITO-ul.
Apostroful () marcheaz grafic cderea accidental n rostire a unor
sunete din corpul cuvntului: domle, n loc de domnule, pnla, n loc de pn la
sau a primelor dou cifre ale notaiei unui an: 96 n loc de 1996.
Punctul (.) ca semn ortografic se folosete n abrevierile care pstreaz, de
obicei, prima liter: a.c. (anul curent), v. (vezi).
Nu se pune punct n abrevierile create din litere iniiale i din unele finale:
d-ta (dumneata), cca (circa); n simboluri chimice, fizice etc.: H (hidrogen), O
(oxigen), m (metru), kg (kilogram), N (nord), V (vest) etc.
Bara (/) este un semn ortografic care se folosete n abrevieri de tipul
km/h (kilometru pe or), kg/m2 (kilogram pe metru ptrat).
Linia de pauz () este un semn ortografic care se utilizeaz la scrierea
unor cuvinte compuse, elementele componente ale crora se scriu prin cratim:
nord nord-vest, sud-est nord-vest.

B. FOLOSIREA DICIONARULUI
Sursa cea mai preioas i mai sigur de informaie este dicionarul de tip
monolingv (explicativ), urmat de un dicionar rus-romn i romn-rus, (de care
mai avem nevoie n aceast perioad de revenire i de stabilire a limbii romne
n rolul ei de limb de stat) i, nu n ultimul rnd, dicionarele de specialitate.
La folosirea dicionarului se va ine cont de sensul cuvntului i, n mod
deosebit, de context. n funcie de context, acelai cuvnt poate avea mai multe
sensuri.
n cazul n care dicionarul consultat nu d deplin siguran sau persist
dubiul, se va apela la dicionare enciclopedice, enciclopedii.

44
 C. SCRIEREA NUMELOR PROPRII
Numele de localiti i cele de persoan n actele de identitate, n textele cu
caracter de document oficial se scriu n conformitate cu normele ortografice ale
limbii literare. De exemplu, se va scrie Hjdieni (nu Ghijdien sau Ghijdiian),
Hrtopul Mic (nu Mali Ghertop), Balatina (nu Bolotino); Ieeanu (nu Eeanu),
Iepureanu (nu Epureanu), Mmlig (nu Mamalga), igna (nu gana),
Barbscump (nu Barbascumpa), Frunz (nu Frunza) etc.
Numele de localiti din Republica Moldova nu se traduc n alte limbi, ci
pur i simplu se translitereaz: Jora de Mijloc (nu
), Miletii Mici (nu ), Soroca
(nu ), Chiinu (nu ).
Prenumele masculine care n limba rus au terminaia -, n limba
romn au terminaiile specifice -iu (Valeriu, Comeliu, Eusebiu), -e (Gheorghe,
Grigore, Vasile), -ie (Vitalie, Arcadie) . a. m. d.
Numele de familie, indiferent de origine, se vor ortografia utiliznd n
exclusivitate literele caracteristice scrierii romneti, evitndu-se, totodat,
scrierea consoanelor duble: Corneiciuc (i nu Korneiciuk), Melnic (i nu Melnik)
Grosu (i nu Grossu sau Grossul) Josu (i nu Josul), Caminschi (i nu Kaminski).
Numele de familie conform tradiiei nu se declin i nu au forme diferite
de gen: Marin Ion i Marin Ioana, Cutcovechi Victor i Cutcovechi Maria, Ivanov
Vasile i Ivanov Ecaterina etc. Aceste forme antroponimice se pstreaz i n
actele de identitate, n orice document oficial. n adresrile oficiale se folosete
prenumele i numele de familie precedat de: domnule, doamn, cetene, maestre
. a.
Aranjarea numelor de familie n ordine alfabetic ntr-o list de plat,
borderou sau alt document dezvluie prezena a mai multor persoane cu acelai
nume de familie i prenume. Pentru evitarea dificultilor se va nscrie n
ntregime numele de familie i prenumele persoanei, fr prescurtri,
intercalndu-se ntre ele i iniiala prenumelui tatlui. De exemplu, Munteanu I.
Vasile, Frunz A. Viorel. Precizm c pentru persoanele de gen feminin (n
aceleai situaii) se nscrie de asemenea iniiala prenumelui tatlui. De exemplu,
urcanu V. Rodica, Mereacre A. Violeta etc.
Numele de familie ale unor personaliti se ortografiaz respectnd forma
utilizat de acetia: Vasile Alecsandri, C. Negruzzi, A. Pann, P. Halippa, M. Millo .a.
Numele noastre de familie se vor scrie ca n original n orice limb ce
utilizeaz grafia latin. Exact aa ca n original, se vor scrie n limba romn i
numele de familie din limbile care folosesc grafia latin: Descartes (se pronun
Decart), Schiller (pron. iler), Zaragoza (pron. Saragossa) . a.

45
 Numele proprii din limbile rus, ucrainean, bulgar . a. se scriu cu litere
latine, innd cont de urmtoarele norme de transcriere:
- se va transcrie -io: Piotr, Fiodor;
- (terminaie onomastic) se va transcrie -i: Grigori,
Vasili, Koiubinski, Maiakovski . a.;
- se va transcrie k: Krasnoiarsk, Kiev . a., cu
excepia cuvintelor n care, datorit uzului, s-a fixat transcrierea prin c: Moscova,
Crimeea, . a.;
- se va transcrie ca i n mbinrile , : Polesie,
Ulianov, n alte cazuri semnul moale se omite (de altfel ca i semnul tare ):
Arhanghelsk, Gogol, - Ilin;
- se va transcrie -e: Engels, Neli, Ema,
Eleonora . a.;
- se va transcrie, innd cont de poziia lui, n felul urmtor:
ia la nceputul cuvntului i al silabei dup o vocal: Iacov,
Krasnoiarsk . a.;
ea dup consoan: Tneanov, Reazan . a.
Alte cazuri de transcriere a numelor proprii din alte limbi pot ti gsite n
literatura de specialitate, n dicionarele ortografice ale limbii respective.

D. TERMINOLOGIA DE SPECIALITATE
Terminologia folosit n activitatea de zi cu zi a funcionarului public
poart un caracter eterogen i este creat din termeni a expresii de specialitate
din practica lucrrilor de birou, coresponden, secretariat, precum i din alte
domenii de activitate.
Dintre cei mai folosii termeni consemnm:
Act nscris prin care se atest un fapt, se
(rus. ) confer ori se recunoate un drept, o
obligaie etc.

Acolad Semn grafic n form de arc, care unete,

(rus. ) vertical sau orizontal, cuvinte, formule, cifre
etc.

Adeverin Dovad scris de recunoatere a unui fapt, a

(rus. ) unui drept.

Adresant (destinatar) Persoan creia i este adresat o scrisoare,

(rus. ) un colet etc.

46
Adres 1. Indicaie (pe scrisori, colete etc.),
(rus. , ) cuprinznd numele i domiciliul exact al
destinatarului;
2. O comunicare n scris, oficial a unei
instituii sau uniti.

Adres telegrafic Denumire prescurtat, sintetic, a unei

(rus. ) instituii sau ntreprinderi, folosit n
comunicrile telegrafice.

Alineat 1. Rnd ntr-un text care ncepe mai

(rus. , ) nuntru dect celelalte, pentru a marca o
idee nou;
2. Un fragment de text care ncepe cu un
asemenea rnd;
3. Pasaj n articolele de legi.

Amplasarea frazei n centrul Scrierea frazei la un numr convenabil de

paginii spaii ndeprtate de marginile textului.
(rus.
)

An Acte sau alte materiale suplimentare

(rus. ) (planuri, tabele, cataloage etc.) care nsoesc
o scrisoare.

Arhiv 1. Totalitatea documentelor existente ntr-o

(rus. ) instituie sau ntreprindere;
2. Serviciul care are atribuii de a pstra
aceste documente;
3. Locul unde este depozitat arhiva.

Aviz 1. Document prin care se face o ntiinare

(rus. , ) cu caracter oficial; anun;
2. Punct de vedere, opinie comunicat n
scris de ctre un organ competent asupra
unor probleme cu privire la care a fost
consultat sau i s-a cerut acordul.

47
Biblioraft Clasor de carton, cu un dispozitiv metalic n
(rus. ) interior, pentru pstrarea corespondenei, a
actelor etc.

Blanchet Indicaie tiprit sau dactilografiat n

(rus. ) partea de sus a unei coli de hrtie sau plic,
ce cuprinde numele (denumirea) i adresa
expeditorului (instituiei).

Borderou List, tabel centralizator, n care se nscriu

(rus. , ) acte, valori etc.

Bruion, ciorn, concept Document scris provizoriu, n prima

(rus. , ) redacie.

Capul tabelului Partea de sus a tabelului care cuprinde

(rus. ) explicarea coninutului coloanelor.

Csu potal Compartiment-caset la oficiul potal,

(rus. , rezervat nominal pe baza unei taxe, unde se
) pstreaz corespondena pe care o ridic
personal adresantul.

Clasarea corespondenei Operaia de aezare a corespondenei

(rus. pentru pstrare, ntr-o anumit ordine,
) dinainte stabilit, n dosare.

Clasor Obiect (map, album, cutie, dulap etc.),

(rus. , ; , destinat pstrrii documentelor, clasate
dup anumite criterii.
)

Contract nvoial ntre dou sau mai multe persoane

(rus. , , (fizice sau juridice), din care decurg
) anumite drepturi i obligaii.

Dosar Totalitatea actelor privind un litigiu, o

(rus. ) problem, o persoan etc.; mbrcminte de
carton n care se in aceste acte.

48
Emitent Persoana fizic sau juridic care elaboreaz
(rus. , un document (scrisoare, act normativ).
)

Expeditor Persoan fizic sau juridic care expediaz

(rus. ) scrisori pachete, bani etc.

Extras Copia unei pri dintr-un document.

(rus. )

Formular Imprimat cu spaii albe care se completeaz

(rus. , ) n vederea ntocmirii unui act, a unui tabel.

Fraht, scrisoare de trsur, Document de transport de mrfuri (pe calea

scrisoare de nsoire/de ferat).
transport
(rus. , -
)

Indicativ Simbol atribuit fiecrei probleme i dosar

(rus. ) de clasare pentru pstrarea corespondenei.

Mandat potal Formular-tip pentru expedierea banilor

(rus. ) prin pot, avnd, pe verso, spaiu rezervat
pentru o coresponden (n legtur cu
trimiterea sumei).

Multiplicare Reproducerea unui text n mai multe

(rus. ) exemplare, pe cale mecanic, grafic,
fotografic, xerox etc.

Nomenclator Tabel prin care se organizeaz modul de

(rus. ) clasare a corespondenei n uniti i
instituii.

Not nsemnare scris referitoare la o anumit

(rus. , ) chestiune; document prin care se cere, se
dispune, se explic, se justific, se
consemneaz operaii, fapte etc.

49
Ordine de zi Program cuprinznd totalitatea problemelor
(rus. ) care urmeaz a fi discutate ntr-o edin.

Paraf Semntur prescurtat; tampil cu

(rus. , , iniialele sau semntura unei persoane;
) se aplic pe anumite acte.
De exemplu, parafa medicului.

Paragraf Pasaj dintr-un text scris desprit de restul

(rus. ) textului printr-un alineat sau printr-un
semn grafic special.

Post-restant Serviciu special care pstreaz cores-

(rus. ) pondena la oficiul potal, pentru a fi
ridicat de destinatar personal.

Post-scriptum Text care se adaug uneori la o scrisoare

(rus. ) dup semntur.

Prospect, pliant Tipritur, de multe ori ilustrat,

(rus. ) cuprinznd date informative asupra unor
produse, prestri de servicii sau alte
activiti. Se prezint sub form de foaie
volant, pliant (ndoit de mai multe ori)
sau brour.

Publicitate (reclam) Mijloc de popularizare a unor produse,

(rus. ) prestri de servicii etc.

Recipis Dovad sau adeverin prin care se

(rus. ) confirm primirea pentru expediere a unei
telegrame, scrisori, sume de bani etc.

Recto Prima pagin (faa) a unei coli de hrtie

(rus. ) scrise.

Retragere a unei pri de text Scrierea textului retras de la marginea

(rus. normal, mai ales la enumerri, pentru a le
) evidenia.

50
Rezolvarea corespondenei Operaia, dubl sau separat, de punere a
(rus. - rezoluiei i executarea ei.
)

Rezoluie Rezolvarea pe care conductorul unei

(rus. ) uniti sau alt persoan mputernicit n
acest sens o d unei cereri, unui act;
meniunea acesteia pe actul respectiv.

Scderea corespondenei Operaia scriptic, prin care se arat trebuie

(rus. - s rezolve corespondena.
)

Secretar Persoan care rezolv lucrri de secretariat

(rus. ) ntr-o ntreprindere sau ntr-o instituie.

Secretariat Serviciu ntr-o instituie sau ntreprindere

(rus. ) care rezolv lucrrile curente ale conducerii
acesteia.

Semntura Numele de familie al unei persoane scris cu

(rus. ) propria sa mn sub textul unui act, al unei
scrisori etc.

Semntur contrafcut Semntur reprodus n mod fraudulos,

(rus. ) falsificat.

Sigilare Aplicarea sigiliului (tampilei) pe acte;

(rus. ) marcarea sigiliului pe un suport de cear
roie, plastilin sau band de hrtie aplicat
pe un plic, colet, dosar, pe ua unui dulap
etc. pentru a evita desfacerea sau
deschiderea lor de ctre persoane
neautorizate.

tampil, sigiliu 1. Pies, pe care este gravat o inscripie,

(rus. , , ) care, aplicat pe un act, i d valabilitate.
2. Amprenta tampilei.

51
Spaierea literelor Scrierea unor cuvinte din text, pentru a le
(rus. ) evidenia, cu spaii mai mari dect cele
normale.

Specimen Prob, model.

(rus. )

tampil v. Sigiliu.
(rus. , )

Specimen de semntur Modelul unei semnturi.

(rus. )

Subtitlu Al doilea titlu scris cu caractere mai mici

(rus. ) sub un titlu principal, care l completeaz pe
acesta.

Tabel O form de prezentare sintetizat a unor

(rus. , ) date cu caracteristici comune.

Teleimprimator, teletype Aparat telegrafic la care transmiterea

(rus. ) textului se face cu ajutorul unei tastaturi
similare celei a mainii de scris, iar recepia
lui prin imprimare pe o coal sau band de
hrtie cu caractere obinuite.

Titlul tabelului Exprimarea rezumativ, concis a coni-

(rus. ) nutului tabelului.

Titulatur Titlu sau titluri pe care le are o persoan, o

(rus. , ) instituie etc.

52
 E. ABREVIERI
Folosirea abrevierilor n redactarea scrisorilor oficiale economisete att
timpul de munc consumat n procesul de redactare, ct cheltuielile de hrtie.
Se folosesc abrevieri de uz general, cum sunt cele pentru unitile de msur sau
pentru unele cuvinte frecvente (os., str., or., s., r-nul) i cele specifice unui
anumit domeniu de activitate (administrativ, tehnic, economic etc.).
Abuzul de abrevieri, ns, poate crea dificulti la lectura textului i
confuzii. Se vor folosi cu discernmnt abrevierile arhicunoscute, cele uzuale. Nu
se vor folosi abrevieri n titulaturi i nici n formulele de adresri. De exemplu, se
va scrie integral: Domnule director, Domnule ministru.
Folosirea abuziv a abrevierilor va dovedi o neglijen i va fi considerat
act de impolitee fa de destinatar.
n activitatea de coresponden cele mai folosite abrevieri sunt
urmtoarele:
A
abrev. abreviere
a.c. anul curent (n curs)
acad. academie, academician
adm. administrativ
adnot. adnotare
alct. alctuit, alctuitor
alf. alfabetic
al. sau alin. alineat
an. anuar
anagr. anagram
anon. anonim
aprox. aproximativ
arh. arhiv
arh. ec. arhiv economic
arh. mil. arhiv militar
arhv. arhivistic
art. articol
art. bug. articol bugetar
art. cont. articol contabil
asoc. asociaie
aut. autor
autobiogr. autobiografie
autogr. autograf

53
autoriz. autorizat
B
bd. bulevardul
bibliogr. bibliografie
bibl. bibliotec
biogr. biografic
bir. birou
bord. borderou
br. inv. brevet de investiie
bro. brour
buc. buci
bto. brutto (masa unei mrfi inclusiv
ambalajul ei)
bul. buletin
C
cap. capitol
caract. chir. caracter chirilic
caract. got. caracter gotic
caract. lat. caracter latin
cartogr. cartogram
cat. catalog
c. a. coal de autor
cent. centenar
cercet. cercetare, cercettor
cet. cetean, cetean
cca. circa
circ. circular
cl. clas
c. ed. coal editorial
c. f. calea ferat
coaut. coautor
C.F.M. Calea Ferat a Moldovei
colab. colaborare, colaborator
col. coloan
coleg. red. colegiu de redacie
coment. comentariu, comentator
com. comuna
com. ext. comer extern

54
com. int. comer intern
compl. complet
compoz. compozitor, compoziie
comunic. comunicare
conf. confereniar, conferin
contr. contract
cf. conform
congr. congres
contin. continuare, continuator
coop. cooperare, cooperativ
coord. coordonare, coordonat
cop. copert, cooperatist
cor. corectat, corectur
coresp. corespondent
cotid. cotidian
c. pen. codul penal
c. civ. codul civil
c. proc. civ. codul de procedur civil
c. mun. codul muncii
c. fam. codul familiei
crit. critic
cron. cronologic, cronologie
crt. curent
ct. cont
culeg. culegere
cuv. introd. cuvnt introductiv
D
dact. dactilografiat, dactilogram
d. e. sau de ex. de exemplu, spre exemplu
dec. decizie
decad. decadal, decad
dep. departament
des. desen
diagr. diagram
diapoz. diapozitiv
dic. dicionar
dipl. diplomat, diplomatic
dir. director, direcie

55
disc. discotec
disp. dispoziie
dl domnul
D-lor Domniile lor
dlor domnilor
d-lor dumnealor
D-lui Domnia lui
dlui domnului
d-lui dumnealui
dna doamna
dnei doamnei
dra domnioara
doc. document
docum. documentare, documentarist
dos. dosar
dr. doctor (n tiine)
D-sale Domniei sale
d-sale dumisale
dr. aut. drept de autor
dupl. duplicat
dv., dvs. sau d-voastr dumneavoastr
E
E est
ed. editor, editur, ediie
ed. bibliof. ediie bibliofil
ed. cor. compl. ediie corectat i completat
ed. presc. ediie prescurtat
ed. rev. ediie revzut
ed. reviz. ediie revizuit
ed. c. ediie colar
elab. elaborat
encicl. enciclopedie, enciclopedic
e.n. era noastr
etc. etcetera (i celelalte)
ex. exemplar, exemplu
exp. export
expoz. expoziie
extr. extras

56
 F
facs. facsimil
fac. facultate
fact. factur
fasc. fascicul
fasc. compl. fascicul complementar
fasc. supl. fascicul suplimentar
f. a. fr an
f. aut. tar autor
f. ed. fr editur
f. l. fr loc
fig. figur
f. fil
filig. filigranologie
filmogr. filmografie
f. perf. fi perforat
f. tit. foaie de titlu
fonogr. fonogram
fotocop. fotocopie
fotogr. fotografie
fotoreprod. fotoreproducere
fragm. fragment
frontisp. frontispiciu
G
geneal. genealogie
gen. general
gr. greutate
graf. grafic
grav. gravur
h or
h. hart
ha hectar
herld. heraldic
hl hectolitru
hot. hotrre
I
ibid. ibidem (acolo, n aceeai lucrare)
id. idem (la fel, tot aa)

57
impr. imprimat, imprimare
incl. inclusiv
incompl. incomplet
ind. industrie
inf. informare, informaie
inf. ref. informaie referativ
ing. inginer
instr. instruciuni
introd. introducere
invar. invariabil
inv. inventar
ist. istorie, istoriografie

.e.n. naintea erei noastre
ndr. ndreptat
ntocm. ntocmit
ntrepr. ntreprindere
K
kg kilogram
kW kilowatt
kWh kilowatt or
L
lab. laborator
libr. librar, librrie
lic. liceu
lb. limb
l litru
lit. liter, literatur
litogr. litografie(re)
L. S. loc pentru sigiliu (tampil)
Loco n aceeai localitate; locul unde se face
livrarea unei mrfi
lucr. cit. lucrare citat
M
m metru
man. manual
ms. (mss.) manuscris(e)
m. tip. marc tipografic

58
mer. merceologie
microcop. microcopie
microf. microfilm
microform. microformat
microfotogr. microfotografie
min. minister
M.O. Monitorul oficial
monogr. monografie
multipl. multiplicare, multiplicat
muz. muzic
N
N nord
na. naional
N.B. nota bene (se atrage atenia n mod
deosebit)
neg. negativ
nenum. nenumerotat
nepag. nepaginat
nomogr. nomogram
n. expl. not explicativ
n. muz. not muzical
Nr. i nr. numr
nr. spec. numr special
numer. numerotat
O
obs. observaie
occid. occidental
of. pot. oficiul potal
op. cit. opera citat
op. oper (cu sensul de carte)
op. compl. opere complete
ord. ordinul
or. organizaie
orig. originalul
P
p. sau pag. pagin
par. paragraf
pct. punctul (indicator de enumerare ntr-
un text)

59
period. periodicitate
pict. pictur
pl. plan
poligr. poligrafic
pr.-v. proces-verbal
P.S., P.P.S. post-scriptum, post-post-scriptum
postf. postfa
post. postum
pref. prefa
prelim. preliminar
prelucr. prelucrare
presc. prescurtare, prescurt
prez. prezentare
progr. program
prof. profesor
pr. Dipl. Proiect de diplom
prosp. Prospect, prospectotec
pseud. pseudonim
publ. publicaie, publicat
R
rap. raport
rap. cercet. raport de cercetare
rec. recenzie, recenzor
r. recto
red. redactor, redacie
red. resp. redactor responsabil
ref. referat, referitor
reg. registru, regulament
reprogr. reprografie
rep. republicare
resp. responsabil
retip. retiprire
rev. revist
rez. rezumat
rubr. rubricator, rubric
S
S sud
S. A. Societate pe Aciuni

60
spt. sptmnal
sc/dv., sc/ns. scrisoarea dumneavoastr, - noastr
S. C. Societate Comercial
scris. scrisoare
sec. secol
sect. sectorul
select. selectat, selecionat
sem. semestrial, semestru
ser. serie
serv. serviciul
s.n. serie nou
ses. sesiune
sigf. sigilografic
simpoz. simpozion
soc. societate
spec. special
S.R.L. Societate cu Rspundere Limitat
s.s. se semneaz de...
stenogr. stenogram
str. strada
str-la stradela
st. introd. studiu introductiv
sum. sumar
supl. supliment
c. coal
.a. i altele, i alii
.a.m.d. i aa mai departe
os. oseaua
t-c tiinific
t ton, tone
tab. tabel
teh. tehnic
tez. tezaur
tz. dr. tez de doctorat
tipogr. tipografie
tir. tiraj
tit. titlul (sau diviziunea unei legi, unui cod)
t ton, tone

61
trad. traductor, traducere
transcr. transcriere
translit. transliterare, transliteraie
trim. trimestrial, trimestru
U
U.M. sau U/M unitate de msur
univ. universitate
urm. urmare, urmtoarele
V
V vest
v. vezi, a se vedea
videofonogr. videofonogram
videogr. videogram
vol. volum
vs. verso
X
xerocop. xerocopie

62
 CAPITOLUL V. DACTILOGRAFIERE
Subordonat obiectului avut n vedere la expedierea scrisorii crearea
unei impresii pozitive asupra partenerului forma de prezentare a scrisorii
contribuie la rndul su la obinerea unei atmosfere favorabile pentru realizarea
unor tranzacii.
Astfel, pe lng selectarea limbajului i a tonului adecvat pentru textul unei
scrisori, aceasta necesit i o form de prezentare atrgtoare realizat prin
folosirea unui material de scris corespunztor hrtie de calitate superioar, o
panglic bun dar i o dactilografiere corect i estetic.
Marea majoritate a corespondenei se scrie, de regul, pe coli de hrtie cu
dimensiuni standardizate, format A4 (297/210 mm) sau A5 (210/148 mm).
O problem aparte n ceea ce privete dactilografierea este i cea a formei
i anume a aranjrii pe pagin.
Este de dorit ca, n primul rnd, dactilografierea s se fac plasnd textul
estetic pe coala de hrtie, lsnd n partea stng o margine de 35 mm. La
marginea din dreapta, capetele de rnd se vor alinia ct mai uniform posibil, iar
desprirea cuvintelor n silabe va fi evitat.
Textul se va separa n paragrafe nu prea lungi, care pentru a fi puse n
eviden, se vor separa cu un interval suplimentar ntre ele de 1/2 rnd fa de
rndurile din text.
Primul rnd al fiecrui paragraf va ncepe la o distan de 5 semne de tipar
fa de linia marginal stng, de asemenea pentru a pune n eviden primul
rnd al paragrafului.
Aceast form de aranjare n pagin, ntlnit n special n corespondena
firmelor strine este denumit form marcat.
Paralel cu aceasta, n uzana internaional exist i alte forme de aranjare
a textului n pagin:
bloc - se caracterizeaz prin aceea c toate elementele scrisorii, deci
inclusiv adresa i semntura, ncep de la linia marginal stng;
semibloc - scrisoarea propriu-zis pstreaz forma marcat, n timp ce
adresa meninut n partea stng, precum i grupul format din formula de
ncheiere cu semntura plasate n partea dreapt pstreaz toate forma bloc;
forma bloc modificat - practic este identic cu forma bloc, exceptnd
data i acelai grup format din formula de ncheiere i semntur, care sunt
plasate n partea dreapt.
Un text mai lung nu va fi nghesuit pe o singur pagin, iar dac se
folosete o nou coal de hrtie, aceasta va fi de aceleai dimensiuni i calitate cu
prima, dar fr antet.

63
 Paginile cu textul dactilografiat pn jos nu vor mai conine atenionri de
felul: continuare sau ntoarcei pagina ntruct este evident c, neavnd nici o
semntur, textul continu.
Se va evita post-scriptumul (P.S.) care poate crea destinatarului impresia
unei neglijene din partea expeditorului.
Pentru aranjarea n pagin a formulelor tipizate se recomand ntocmirea
unui model de mn sau la maina de scris, cu una sau mai multe variante
mbuntite, dintre care va fi selectat cel care va servi ca model bun de tipar
pentru a fi tiprit n numrul de exemplare necesar, calculat pe numr mediu de
operaii, numr de copii folosite i timp de utilizare.
Dac este necesar, n special atunci cnd se trateaz subiecte diferite,
paragrafele vor fi numerotate cu cifre arabe, romane sau litere.
Uneori, pentru claritate, n textele transmise prin telex sau telegrafic,
propoziiile sau ideile principale se pot separa prin litere repetate: aaa, bbb, ccc
etc. sau prin cuvntul stop. Se va evita n acest caz, pe ct posibil,
dactilografierea fr pauz, ntruct rndurile pe un astfel de text sunt mai greu
de urmrit.
Se recomand ca pe tot parcursul unei lucrri unitare, fie ea scrisoare,
raport, descriere tehnic, s se foloseasc aceeai form de prezentare i
dactilografiere.
Textul dactilografiat va fi colaionat, iar eventualele greeli vor fi corectate,
pe ct posibil, la aceeai main de scris.

64
 CAPITOLUL VI. TEHNICA SECRETARIATULUI
Compartimentul secretariat reprezint o componen structural a unei
uniti economico-sociale, un grup de oameni specializai, reunii sub o
autoritate ierarhic (director de secretariat, ef serviciu secretariat, ef birou
secretariat sau secretar ef), autoritate subordonat la rndul su conducerii
unitii i care are fixate atribuii pentru efectuarea lucrrilor de secretariat.

1. ATRIBUIILE, SARCINILE I ACTIVITILE SECRETARIATULUI

Atribuiile specifice compartimentului secretariat sunt:
- tratarea informaiilor - primirea, stocarea, exploatarea, reorientarea i
difuzarea acestora;
- asistarea conducerii i colaborarea cu aceasta;
- asigurarea legturii administrative a unitii cu exteriorul;
- documentarea - clasificarea materialelor, arhivarea, fiarea, evidena.
Atribuiile reprezint ansamblul de sarcini identice necesare realizrii
unei pri dintr-o activitate, care impune o anumit responsabilitate privind
ndeplinirea lor la termen a la un nivel calitativ prescris i care reclam
autoritate i competene adecvate cunotine, experiene.
Atribuiile sunt desemnate la nivelul unitilor i compartimentelor. Ele
trebuie astfel formulate nct s corespund unor lucrri i s ofere posibilitatea
concretizrii lor n sarcini de realizat de ctre persoanele din cadrul
compartimentului respectiv. Deci, trebuie precizat c atribuiile revin
compartimentelor, iar detalierea lor n sarcini revine persoanelor.
Sarcinile se compun i formeaz atribuii, iar atribuiile, la rndul lor, se
compun pentru a forma activitile specifice.
Activitatea se definete n funcie de nivelul la care se raporteaz. De
exemplu, ntr-o unitate economic problema secretariatului poate fi privit ca o
activitate. Dac se consider, ns, secretariatul ca un sistem, n interiorul lui se
pot identifica atribuii, sarcini i activiti ca, de exemplu:

Atribuii Sarcini Activitatea specific

1 2 3
1. Lucrri cu cores- - citirea corespondenei Activitate de corespon-
pondena primit primite; dent
i emis de unitate - prezentarea la conducere
i primirea rezoluiilor;

65
 1 2 3
- documentarea pentru
ntocmirea rspunsului;
- ntocmirea scrisorii;
- dactilografierea scrisorii;
- prezentarea la semnat;
- pregtirea scrisorii pentru
compartimentul registratur
2. Documentare - detectarea surselor interne Activitate de
i externe; documentarist
- selectarea materialului;
- difuzarea materialului;
- clasarea documentaiei;
3. Multiplicarea - dactilografierea; Activitate de dactilograf
materialelor - multiplicarea prin Xerox, Activitate de lucrtor la
Rizograf etc. copiator etc.
4. Scrierea rapid - stenografierea discuiilor Activitate de stenograf
din edine, conferine;
- stenografierea dup dictare;
- stenotipia;
- transcrierea stenogramelor.
5. Traduceri i re- - traduceri i retroversiuni Activitate de traductor
troversiuni de acte, coresponden, ma-
terial documentar.
6. Probleme de pro- - primirea vizitatorilor; Activitate de protocol
tocol i relaii - organizarea desfurrii
n bune condiii a
contractelor cu vizitatorii
strini;
- pregtirea felicitrilor cu
ocazia diferitelor eveni-
mente pe plan intern i
internaional etc.
Lista prezentat mai sus are caracter enumerativ i nu limitativ, ea fiind
deschis pentru atribuii, sarcini i activiti ale unor compartimente de
secretariat n care exist atribuii de planificare, statistice, juridice, de personal
etc.

66
 2. PRIMIREA, NREGISTRAREA, DISTRIBUIREA, REZOLVAREA I
EXPEDIEREA CORESPONDENEI
Lucrrile legate de vehicularea corespondenei ntr-o unitate constituie
una dintre activitile de baz specifice compartimentului secretariat.
Corespondena care se poart ntre dou uniti poate face obiectul unor
trimiteri potale sau se difuzeaz mai ales pentru aceeai localitate prin
persoanele desemnate n acest scop (curieri).
n cazul expedierii corespondenei prin pot, fiecare scrisoare se nscrie
nominalizat, cu datele ei de identificare, ntr-un borderou de expediie.
Borderoul se ntocmete separat pentru dou categorii de scrisori: simple
i recomandate. De asemenea, pentru aceste dou categorii de scrisori se
ntocmete cte un borderou separat de expediere: n aceeai localitate, n alte
localiti, n strintate.
Borderou de expediie
Nr. Nr. expe- Nr. de Taxa
Destinatarul Destinaia Grame
crt. ditorului recomandare lei bani
Universitatea
1 465 4 587 Chiinu 45 2 25
Chiinu

Not: Coloana cu numrul de recomandare al scrisorii se completeaz de

ctre oficiul potal primitor. Celelalte coloane se completeaz de expeditor.
Prin scrisorile difuzate prin curier se alctuiete o condic de expediie, n
care se trec datele importante referitoare la acestea:
Condica de expediie
Anul 1996
Numrul lucrrii Destinatar Semntura
Luna Ziua
Universitatea
IV 22 225 698 Vasile S.
Chiinu
Corespondena care se repartizeaz compartimentelor din interiorul
unitii se nregistreaz n prealabil ntr_o condic intern de distribuie, care
cuprinde aceleai rubrici ca i. condica de expediie.
Toate documentele primite, expediate sau ntocmite pentru uz intern se
nregistreaz n registrele de intrri-ieiri.
nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic n ordinea primirii
lor. Filele registrului de intrri-ieiri se numeroteaz, iar pe coperta acestuia se
nscrie denumirea ntreprinderii, numerele de nregistrare externe cuprinse n
registru. La sfritul anului sau la ncheierea unui volum al registrului, persoana
care-l utilizeaz verific numrul nregistrrilor i numrul de file folosite.

67
 nregistrarea documentelor ncepe la 1 ianuarie i se termin la 31
decembrie ale fiecrui an. n decursul unui an numerele de nregistrare date
documentelor nu se repet.
Dup nregistrare documentele se predau spre rezolvare Ia direcii,
compartimente i, respectiv, personalului de specialitate.
Propunerile, sesizrile, reclamaiile i cererile cetenilor, venite prin
coresponden din exterior sau depuse de tere persoane n interiorul unitii, se
nregistreaz n fia de eviden a petiiilor.
La primirea scrisorilor, secretarul are de ndeplinit urmtoarele operaii:
- verificarea corespondenei primite;
- semnarea de primire n condica de expediie;
- deschiderea plicurilor;
- sortarea corespondenei;
- datarea corespondenei;
- nregistrarea corespondenei;
- aplicarea pe scrisori a paratelor de nregistrare;
- repartizarea corespondenei pe destinatari;
- prezentarea corespondenei conducerii;
- ntocmirea condicii interne de distribuie;
- predarea corespondenei compartimentelor.
Verificarea corespondenei este necesar pentru a vedea dac toate
scrisorile au fost bine ndrumate, pe numele i adresa instituiei respective; dac
numerele scrisorilor corespund cu cele nscrise n condica de expediie i dac
nu lipsesc filele sau anexele specificate.
Semnarea de primire se face cite n condica de expediie.
Deschiderea plicurilor nu privete plicurile care poart meniunea
personal, confidenial, strict secret, secret, strict personal.
Plicurile se deschid pe dou pri.
n cazul n care se constat lipsa unor anexe, se face o not pe scrisoare.
Dac natura anexei lips nu permite rezolvarea problemei cuprinse n scrisoare,
se comunic de urgen expeditorului lipsa anexei respective.
Plicurile nu se arunc, ci se prind mpreun cu scrisoarea n urmtoarele
situaii:
- dac scrisoarea nu conine adresa expeditorului, dar aceasta figureaz
pe plic;
- dac adresa expeditorului nu este identic pe plic i pe scrisoare;
- dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare,
pentru a se putea constata dac vina este a expeditorului sau a potei;

68
 - dac semnturile nu sunt citee, dar numele expeditorului figureaz
pe plic;
- dac o pies anex lipsete;
- dac scrisoarea conine o ofert sau un acord pentru care data
potei este un punct de plecare sau pentru care exist o dat-limit;
- dac scrisoarea a fost greit adresat, ntruct plicul justific ntrzierea
rspunsului, n cazul cnd scrisoarea a ajuns la destinatar cu un decalaj de timp.
Sortarea corespondenei implic mprirea lor n trei grupe:
- cele care necesit atenia conducerii;
- cele care necesit atenia altor persoane din cadrul unitii;
- cele care necesit atenia secretarului.
La scrisorile adresate conducerii se face o triere a scrisorilor personale de
cele oficiale;
Datarea corespondenei este obligatorie data se pune de obicei n partea
de jos a primei file .
Scrisorile expediate de o unitate pot fi rspunsuri la scrisorile primite sau
scrisori care iniiaz un cicllu de coresponden cu alt unitate (scrisori iniiale
sau din oficiu).
Scrisorile de rspuns se redacteaz fie de secretar, fie de cel cruia i-
fost repartizat aceast sarcin dup primirea de ctre secretar a scrisorilor cu
rezoluiile date de conductorul unitii. Pentru ntocmirea scrisorii, cel care
trebuie s o redacteze are datoria s se documenteze, pentru a rspunde tuturor
punctelor care se cer lmurite.
n cadrul acestor operaii se consult corespondena anterioar (scrisori i
acte la care se refer scrisoarea creia trebuie s i se rspund), acte normative
prin care se reglementeaz probleme de tipul celor care fac obiectul
corespondenei respecive, se consult persoanele competente, astfel nct s se
redacteze un rspuns complet i corect. De asemenea, din punctul de vedere al
formei, scrisoarea trebuie astfel prezentat, nct s fie o adevrat carte de
vizit a unitii emitente. De aceea, se alctuiete nti o ciorn, care se prezint
spre avizarea unor specialiti, apoi se redacteaz scrisoarea n form definitiv,
se dactilografiaz i se verific.
Scrisorile dactilografiate se introduc n mape i se prezint la semnat.
tampilarea scrisorilor se efectueaz numai dup semnarea lor de ctre
cei n drept i numai de ctre persoanele autorizate special cu pstrarea
tampilei.
Dup semnare se verific ntreaga map, controlndu-se dac sunt toate
anexele i dac adresa din scrisoare corespunde cu cea scris pe plic. Plierea i

69
introducerea scrisorilor n plic se fac astfel nct atunci, cnd se scoate scrisoarea,
antetul s fie n partea de sus.
Introducerea anexelor n plicuri se face astfel: anexele de mrimea
scrisorii se pliaz mpreun cu scrisoarea.
Dac anexele conin mai multe foi, acestea se capseaz ntre ele, dar nu se
prind de scrisori. Se mpturete anexa, se mpturete scrisoarea i apoi se
introduce anexa n ultima mpturire a scrisorii. Anexele mai mari dect
scrisoarea (brouri, prospecte, cataloage) se expediaz n plicuri mari. Scrisorile,
n acest caz, pot fi introduse n prealabil ntr-un plic mic care poate fi sigilat sau
nu, n funcie de cerine. Anexele mai mici dect scrisoarea se prind de scrisoare
n colul de sus, n stnga.
Operaiile ulterioare se succed n urmtoarea ordine:
- completarea condicii sau borderoului de expediere a corespondenei;
- trimiterea corespondenei la serviciul de registratur pentru expediere;
- sortarea pe servicii a copiilor i a materialelor de baz i remiterea lor
serviciilor de resort;
- clasarea corespondenei n dosare, unde se anexeaz copiile de arhiv i
materialele de baz;
- expedierea corespondenei (de ctre sectorul de expediie).
Sisteme de nregistrare a corespondenei. n scopul pstrrii unei
evidene clare a corespondenei, care intr n unitate, precum i a celei emise de
unitatea respectiv, secretariatul nregistreaz fiecare document ntr-un registru
(catalog) de coresponden. (n instituiile centrale, registrul de coresponden
se pstreaz la registratura general, iar secretariatele compartimentelor mari
au, fiecare, cte un registru n care se pstreaz evidena corespondenei care
privete domeniul respectiv).
Anexa nr. 1
______________________________________________________________________________________
(denumirea instituiei)

Registrul de eviden a documentelor Intrri ______________________

Nr. Nr. i data
Data De la cine provine Coninutul succint
nregis- documentului
nregistrrii documentul al documentului
trare intrat/nr. anexelor
1 2 3 4 5

70
 Direcia, serviciul
Nr. Semntura de Meniuni de rezol-
cruia i s-a repartizat
file primire a documentului vare a documentului
documentul
6 7 8 9

______________________________________________________________________________________
(denumirea instituiei)

Registrul de eviden a documentelor Ieiri _______________________

Nr.
Data Coninutul succint Meniuni de primire
nregis- Destinatar
nregistrrii/expedierii al documentului a rspunsului
trare
1 2 3 4 5

3. CLASAREA, ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Clasarea, pstrarea i arhivarea documentelor unitilor i instituiilor
constituie o problem de stat, fiind reglementat prin acte normative. Unitile
economice i celelalte instituii rspund de evidena, pstrarea i folosirea
documentelor proprii i ale unitilor subordonate.
Unitile economice i celelalte instituii sunt obligate s nregistreze toate
documentele primite, expediate sau ntocmite pentru uz intern, folosind n acest
scop registrul de intrri-ieiri.
Unele documente, dup ce s-a luat cunotin de ele, neavnd nevoie de
tratri ulterioare, trebuie imediat puse n pstrare. Alte documente necesit
tratri ulterioare fie sub form de rspunsuri, fie c genereaz obligaii
ulterioare, periodice. Astfel de documente, dup rezolvare trebuie pstrate o
anumit perioad de timp n cadrul unitii. Pentru a satisface aceste cerine,
documentele se aranjeaz ntr-un sistem raional, ntr-o ordine dinainte
stabilit, se grupeaz n dosare n condiii de accesibilitate i siguran.
Gruparea documentelor n dosare se face de ctre fiecare compartiment de
munc.
Fiecare unitate ntocmete nomenclatorul dosarelor.
Gruparea documentelor n dosare se face n raport cu problemele la care
se refer i cu termenele de pstrare.

71
 Dosarele, constituite n arhiva curent a fiecrui compartiment de munc,
se vor preda la arhiva departamental pentru fiecare an expirat, pn la sfritul
anului urmtor.
n vederea pregtirii la arhiv a dosarelor, unitile efectueaz
urmtoarele operaiuni:
- documentele cuprinse n dosare se ordoneaz cronologic;
- se ndeprteaz acele, agrafele, clamele metalice i filele nescrise;
- documentele din fiecare dosar se cos sau se leag n coperte de carton,
n aa fel, nct s se asigure citirea complet a titlului, a datelor i rezoluiilor;
- filele dosarelor se numeroteaz n colul din dreapta, sus, cu creion
negru. n dosarele compuse din mai multe volume filele fiecrui volum se
numeroteaz separat.
- dosarele nu vor avea mai mult de 250 file;
- pe o foaie nescris adugat la sfritul dosarului se face urmtoarea
certificare: Prezentul dosar (registru, condic) conine .... file n cifre i n
paranteze n litere.
Predarea dosarelor de ctre compartimentele de munc la arhiv se face
pe baz de inventare, ntocmite pe termenul de pstrare.
Evidena documentelor la arhiv se ine n Registrul de eviden
curent. n registru se trec toate inventarele documentelor primite de la
compartimentele din componena unitilor, precum i micarea documentelor
n decursul timpului.
Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai dac au fost
selecionate i nlturate ca nefolositoare, dac au fost gsite deteriorate,
irecondiionabile, sau dac s-a constatat c lipsesc sau au fost depuse definitiv la
Arhiva de Stat.
Unitile selecioneaz periodic documentele, n vederea stabilirii celor
care se pstreaz permanent i a celor care urmeaz a fi eliminate, avnd
termenul de pstrare expirat i neprezentnd importan practic sau istoric,
Selecionarea se efectueaz de ctre comisii de expertizare, desemnate de
conducerea unitilor.
Pentru dosarele care se propun a fi eliminate se ntocmete un proces-
verbal, de constatare menionnd-se anii n care au fost create documentele,
compartimentul de munc care le-a creat i numrul curent al dosarelor din
inventar.
Documentele se pstreaz n depozite speciale de arhiv sau n ncperi
amenajate n acest scop.

72
 Depozitele de arhiv trebuie dotate cu mijloace adecvate de pstrare i
prevenire a incendiilor.
Agenii economici, instituiile, organizaiile sunt obligate s elibereze
certificate, copii i extrase din documentele pe care le dein, n cazul cnd
documentele se refer la situaii i drepturi privind pe solicitant, cum sunt
vechimea n munc, studii, drepturi patrimoniale i alte asemenea date.
Copiile i extrasele se certific, dup caz, se legalizeaz de ctre unitile
care le elibereaz.
Copiile i extrasele din documentele aflate n arhiv au aceeai valabilitate
ca i originalele.

4. MIJLOACE DE COMUNICARE
Secretariatele din cadrul unitilor, principalele nuclee de transmitere
recepionare a comunicrilor, trebuie s cunoasc specificul principalelor
mijloace de comunicare i anume:
- serviciul potal;
- serviciul telefonic;
- serviciul telex i fax;
- serviciul electronic.

a) SERVICIUL POTAL
Prin trimiteri potale se neleg comunicrile scrise, documentele, valorile
i bunurile materiale, ncredinate serviciului potal pentru a fi transportate i
nmnate la destinaie. Trimiterile potale se mpart n: obiecte de
coresponden, mandate, obiecte de mesagerie.
Din categoria obiectelor de coresponden fac parte: scrisorile, crile
potale, imprimatele.
Scrisorile sunt trimiteri potale nchise prin care se pot expedia orice fel
de comunicri scrise.
Crile potale sunt trimiteri deschise, folosite pentru diferite comunicri.
Sunt de trei teluri: obinuite, cu rspuns pltit i ilustrate.
Imprimatele sunt trimiteri al cror coninut este tiprit sau reprodus
printr-un mijloc mecanic, avnd caracter de informare general. Exemple de
imprimate sunt: ziarele, publicaiile periodice, brourile etc. .
Mandatele sunt trimiteri potale sau telegrafice n baza crora se execut
remiterea la destinaie a sumelor de bani ncredinate de expeditor.
Trimiterile cu indicaii speciale, prin care se neleg serviciile
suplimentare la trimiterile potale executate cu plata taxelor prevzute de tarif.

73
 La trimiterile potale indicaiile speciale se admit n funcie de categoria
acestora, astfel:
- recomandat;
- expres;
- par avion
- post-restant;
- confirmare de primire;
- confirmare de predare telegrafic.
Pentru trimiterile cu indicaia recomandat se elibereaz prezentatorului o
recipis i se nmneaz destinatarului sub semntur.
Trimiterile cu indicaia par avion se admit la expediere pentru toate
localitile legate prin comunicaie direct cu avionul, precum i pentru toate
localitile legate prin comunicaie direct, trimiterile pot fi transportate n acele
puncte prin mijloace combinate, adic utiliznd-se att avionul, cit i alte
mijloace de transport.
Trimiterile cu indicaia special post-restant se nmneaz destinatarului
n momentul prezentrii la unitatea potal nscris pe adres.
Trimiterile cu indicaiile confirmare de primire" sau confirmare de
predare telegrafic se expediaz nsoite de formulare tipizate care vor atesta
primirea sau predarea respectivelor trimiteri.
Taxarea serviciilor potale se face conform tarifelor n vigoare.
Gratuitile sunt interzise.
Taxarea trimiterilor potale se face n funcie de felul trimiterii, mas,
coninut, valoare, dimensiuni, destinaie, expeditor i indicaii speciale.
ncasarea taxelor pentru serviciile potale se face prin:
- mrci potale;
- maini de francat;
- numerar;
- instrumente de plat;
- cont avans.
Prin mrci potale i maini de francat se ncaseaz taxele pentru obiectele
de coresponden, precum i pentru indicaiile speciale ale acestora.
Mrcile se lipesc de obiectele de coresponden n colul drept de sus pe
partea adresei destinatarului. De regul, pe trimitere se aplic o singur marc
cu valoarea corespunztoare taxei cuvenite sau cel mult trei, cu excepia
cazurilor cnd trimiterile respective poart meniunea n legtur cu filatelia.
Mrcile se aplic pe trimiteri, unele lng altele, fr a se suprapune, pentru a se
controla valoarea i valabilitatea fiecreia.

74
 Taxele pentru obiecte de mesagerie, mandate i pentru indicaiile speciale
ale acestora se ncaseaz prin numerar i instrumente de plat.
Se poate utiliza un cont avans n contul taxelor pentru obiecte de
mesagerie.
Obiectele de coresponden i mandatele nu se pot expedia n cont avans.
Mainile de francat sunt aparate manuale sau electrice care servesc pentru
a imprima semne de francare pe obiecte de coresponden, dup prevederile
tarifului n vigoare.

b) SERVICIUL TELEFONIC
Desfurarea eficient a convorbirilor telefonice, nsuirea de a vorbi la
telefon cu economie i precizie i confer acestuia adevrata sa valoare.
Pentru reuita acestui deziderat, convorbirea trebuie pregtit dinainte,
iar vorbitorul trebuie s tie exact ce dorete s spun sau s ntrebe nainte de
ridica receptorul.
Cnd sntem chemai la telefon, vom ncerca, de asemenea, s facem
convorbirea ct mai scurt cu putin.
Ne vom prezenta, adugind ca referin numele ntreprinderii, secia,
serviciul. Persoanele din conducerea ntreprinderii sau instituiei solicit, de
regul, persoanelor din secretariat s rspund la telefon. n astfel de cazuri se
va rspunde astfel:
Biroul domnului Mocanu. Bun dimineaa. Cu ce v pot fi de folos?
O regul nescris cere ca cel care a generat convorbirea telefonic s fie i
cel care o ncheie i tot el s fie cel care s cear restabilirea legturii cnd
convorbirea a fost ntrerupt.
Redm mai jos cteva indicaii pentru situaia cnd rspundem la telefon:
Greit: Recomandabil:
Cine suntei? Cum v numii?
Cu cine dorii? Cu cine dorii s vorbii?
Cu ce v pot fi de folos?
Este plecat. Revenii, dl... nu este
Nu este aici. disponibil.
Stai puin. V rog s rmnei la aparat.

75
 c) MESAJE TELEX I TELEGRAFICE
Dei viteza sporit a mijloacelor de transport i deci i a corespondenei
face posibil primirea unei scrisori, expediate cu pota aerian n 24 ore, la
distane de mii de kilometri, sunt extrem de multe situaii n care aceast vitez
nu este suficient.
Mijlocul cel mai perfecionat, eficient i rapid, care ne st astzi la
ndemn, este telexul, varianta modern a telegrafului. Aproape c nu exist i
nici nu se concepe astzi o activitate tehnic sau comercial de vrf fr un
serviciu telex. Transmiterea mesajelor se face cu ajutorul unor aparate
perfecionate prin care abonatul este racordat la o central, n unele privine
asemntoare centralelor telefonice.
Aparatul transmite printr-un operator propriu postului chemat mesajele
n litere i cifre pe o claviatur asemntoare mainii de scris. Legtura cu postul
chemat se face prin formarea pe un disc telefonic a unor indicative pentru
unitatea i numrul abonatului respectiv. Numrul de telex, indicativul firmei
sau instituiei este nscris, de regul, n antetul tiprit al scrisorilor comerciale
trimise.
n principiu, orice mesaj sau coresponden poate fi transmis prin telex.
Se transmit mai rar sau se exclud textele complicate, tabelele, textele care conin
n proporie mare cifre i semne.
Nu exist reguli fixe pentru compunerea mesajelor telex. O recomandare
de ordin general este aceea de a redacta mesajele telex, ct mai scurt posibil i
inteligibil, folosind propriile noastre formulri i abrevieri i lsnd operatorului
telex libertatea de a face el nsui abrevieri de rutin sau alte artificii la
transmisie.
Textul mesajului telex se dactilografiaz, de preferin, cu majuscule, iar
ntre fraze, n loc de punct, separarea se poate face prin cuvntul stop.

d) TELEGRAME
Instituiile care nu dispun de un serviciu telex propriu pot transmite
mesajele urgente prin serviciul telegrafic al potei.
De regul, textele mesajelor se transcriu pe formulare tipizate ale potei i
se prezint la ghieele speciale ale potei locale pentru taxare i transmitere.
Taxarea se face la numrul de cuvinte, dup tarife prestabilite, n funcie de
distan/zon geografic.

76