Universitatea din București

Facultatea de Litere

RECORDS MANAGEMENT –
PREMISA UNUI MANAGEMENT EFICIENT AL
DOCUMENTELOR UNEI ORGANIZAȚII

- rezumat teză de doctorat -

Coordonator științific:
Prof. Dr. Mircea Regneală

Doctorand:
Alexandru (căs. Tudorie) Denisa-Mihaela

București
2018
 Records management –
premisa unui management eficient al documentelor unei organizații
(rezumat)

Problematica informațională preocupă din ce în ce mai multe organizații actuale și se

articulează în jurul a trei puncte principale: respectarea legislației și anticiparea riscurilor, utilizarea
adecvată a tehnologiilor în continuă evoluție și, respectiv, creșterea explozivă a volumului
informațiilor create și primite. Documentele, ca formă primordială a informației interne și externe,
satisfac nevoia esențială de informare-documentare asupra activității unei instituții, precum și pe aceea
de probă, în cazul unor litigii, asupra modului în care s-a desfășurat o anumită activitate. Prin urmare,
în actualul context socio-economic complex și dinamic, aflat sub semnul internaționalizării piețelor,
agresivității concurențiale și a accelerării schimbului de bunuri și servicii, una dintre marile provocări
este aceea de a furniza informația potrivită persoanei potrivite, la momentul oportun, pentru a putea fi
luată cea mai bună decizie. Așadar, documentele organizației constituie un veritabil atu informaţional
şi un avantaj competitiv major, contribuind la performanţa organizaţiei. Cu toate acestea, nicio
instituţie nu-şi poate permite să păstreze nelimitat întreaga producţie documentară, date fiind
constrângerile de ordin financiar, logistic şi imobiliar. Este ceea ce își propune să rezolve
managementul documentelor (records management), care are în vedere organizarea sistematică și
științifică a documentelor interne de care o organizație are nevoie pentru a-și desfășura activitatea în
condiții optime.
Managementul documentelor acoperă așadar necesităţile de identificare, clasificare, arhivare,
păstrare şi distrugere a documentelor, conform unui set de reguli predefinite, în vederea păstrării
informațiilor esențiale care descriu evenimentele din viața unei organizaţii, informații care sunt legate
de cerinţele legale, de reglementare, fiscale sau de activităţile operaţionale din cadrul unei organizaţii
şi care sunt necesare în procesele de audit, litigii sau alte situaţii, când informaţia esenţială trebuie
controlată în cel mai mic detaliu. Managementul documentelor tratează doar documentele oficiale ce
au valoare de mărturie a activităţii desfăşurate sau valoare informaţională, fiind considerate esenţiale
în managementul organizaţiei.
Prin această cercetare am aprofundat și clarificat aspectele teoretice referitoare la
managementul documentelor, oferind totodată un model practic de implementare a unui sistem de
management al documentelor într-o organizație românească complexă. Importanța proiectului rezidă
în faptul că odată implementat în cadrul unei instituții, managementul documentelor permite acesteia
să dispună în orice moment de documentele și datele de care are nevoie pentru managementul
activității sale, pentru asigurarea trasabilității acestora, pentru apărarea în cazurile litigioase, pentru
reducerea riscurilor și pentru a răspunde exigențelor legale sau reglementare în materie de păstrare a
documentelor. Deşi această practică are rădăcini adânci în istorie a căpătat mai multă importanţă şi s-
a dezvoltat ca disciplină de sine stătătoare relativ recent, în mod special în ultimele două decenii. Se
consideră că noua disciplină îşi trage seva din principiile şi procedurile de lucru ale managementului
info-documentar şi arhivistic şi reprezintă o oportunitate de a apropia practicile celor două meserii şi
de a conferi legitimitate intervenţiei specialiştilor asupra ansamblului documentar al unei instituţii.
Prezenta temă de cercetare se regăsește în cele mai importante jurnale academice, conferinţe,
seminarii internaţionale, stârnind numeroase controverse şi dezbateri în special în rândul
profesioniştilor info-documentării. Pe de altă parte, în spaţiul românesc această temă este aproape
necunoscută şi în totalitate neabordată în cercetarea de specialitate. Așadar, elementul de originalitate
și noutate al acestei cercetări este dat de faptul că reprezintă prima abordare teoretică amplă a
subiectului indicat în spațiul românesc și, mai ales, prima abordare practică a unui proiect de
management al documentelor, model care poate fi preluat în orice instituție românească, indiferent de
talie și domeniu de activitate.
Scopul principal al prezentei cercetări este acela de a promova această disciplină în rândul
actualilor și viitorilor specialiști în științele informării, pe care îi consideram cei mai potriviți pentru a
ocupa posturile de manageri ai documentelor (records managers), necesare în cadrul oricărei instituții
ce dorește să performeze. În prezent, aceste posturi sunt ocupate de profesii mult mai vizibile în spațiul
socio-economic actual, cum ar fi: economiști, juriști, specialiști în tehnologia informației, științe
administrative și, în cel mai fericit caz, de arhiviști, care nu au totuși competențele unui specialist în
științele informării.
Lucrarea poate constitui un instrument de orientare extrem de util și în cazul managerilor
organizațiilor românești în demersurile acestora de organizare eficientă a fondului documentar, ca
parte integrantă a managementului organizației. De asemenea, societățile comerciale care oferă servicii
arhivistice sau programe informatice specializate sau chiar consultanță în managementul documentelor
pot percepe cu mai multă acuratețe din această cercetare doctorală nevoile concrete de organizare a
documentelor organizațiilor, putându-și adapta mult mai bine serviciile și produsele. Nu în ultimul
rând, rezultatele cercetării sunt utile și specialiștilor din cadrul Arhivelor Naționale, autoritatea de
control și monitorizare în domeniu, pentru a înțelege realitățile documentare din structurile
organizatorice românești și pentru a putea oferi acestora un suport metodologic real, nu doar formal,
mai ales în contextul unui cadru legislativ învechit și depășit cu mult de realități.
Această temă de cercetare are un caracter interdisciplinar, fiind la confluența a numeroase
domenii de cercetare: managementul informației, arhivistică, management, managementul calității,
tehnologia informației, managementul proiectelor.
Din punct de vedere metodologic a fost realizată mai întâi analiza teoretică a celor mai
importante concepte și instrumente specifice acestui domeniu, în principalele lucrări de specialitate de
toate tipurile (monografii, publicații periodice, manifestări științifice și profesionale, proiecte și
programe), urmată de o analiză comparativă a practicilor românești și a celor internaționale în materie
de management al documentelor și un studiu practic de implementare a unui sistem de management
al documentelor în cadrul unei instituții complexe.
Din punctul de vedere al structurii, lucrarea este organizată în șapte capitole.
În primul capitol (Records management – clarificări terminologice și conceptuale) am analizat
conceptul de records management şi variaţiile lui, precum și o serie de noțiuni fundamentale necesare
înțelegerii acestui concept: document, arhivă, record. Prin această analiză ne-am propus să facilităm
înțelegerea corectă a terminologiei și a sferei noționale a conceptului de management al documentelor
(records management), esențială pentru abordarea și utilizarea acestuia în cadrul unei organizații
românești, mai ales în contextul în care documentele normative românești (legislația în domeniu și
traducerea românească a standardului de specialitate ISO 15489) operează cu o terminologie diferită,
adesea neadaptată realităților documentare din structurile organizatorice românești.
În capitolul al doilea (Istoricul managementului documentelor) am prezentat cele mai
importante momente în dezvoltarea managementul documentelor menite să ne ajute să înțelegem pe
deplin însemnătatea și semnificația organizării documentelor, atât în contextul actual, cât și în
perspectivă. Deși această metodă de lucru a fost practicată încă din cele mai vechi timpuri într-o formă
incipientă, abia după mijlocul secolului al XX-lea a căpătat un caracter oficial și a reprezentat un
adevărat punct de cotitură în sistemul american de management al arhivelor la creatori. Funcţia
managementului documentelor îşi găseşte astfel propriul său loc în cadrul managementului informaţiei
în contextul economiei informaţiei şi începe să fie valorizată de către asociaţiile profesionale
internaţionale.
În capitolul al treilea (Ciclul de viață al documentelor) am analizat câteva concepte-cheie care
stau la baza managementului documentelor, pentru a înțelege pe deplin clasificările și delimitările cu
care operează această știință. În timp, evoluţia suporţilor pe care informaţia este înregistrată,
complexitatea activităţilor şi volumul mare al documentelor generate de acestea au determinat o serie
întreagă de modificări şi nuanţări ale conceptelor, fără de care conceptul general de management al
documentelor nu poate fi astăzi înţeles pe deplin.
 În capitolul al patrulea (Managementul documentelor în cadrul unei organizaţii) au fost
prezentate valoarea și importanța documentelor în cadrul unei organizații, principiile și caracteristicile
de bază ale documentelor în cadrul unui management corect și, mai ales, rolul cheie pe care îl joacă
această știință în cadrul mai larg al managementului strategic al organizației. De asemenea, au fost
analizate pe larg funcțiile pe care le poate îndeplini managementul documentelor în viața unei
organizații, cât și avantajele evidente ale implementării unui sistem coerent și integrat de management
al documentelor.
În capitolul al cincilea (Managerul documentelor: o nouă meserie în domeniul info-
documentar) au fost analizate pe larg competențele diverse care compun astăzi ceea ce reprezintă
profilul hibrid al managerului documentelor, aportul fiecărei competențe în parte, rolul strategic pe
care îl joacă un astfel de specialist în cadrul unei organizații, cât mai ales reconfigurările continue ale
acestei specializări, generate în principal de dezvoltarea tehnologiilor informatice și de dinamica
producţiei documentare. Acest nou câmp disciplinar derivat din domeniul mai larg al științelor info-
documentării oferă profesioniștilor domeniului oportunități nebănuite dacă ei vor şti să le valorifice şi
vor avea o anumită deschidere în a face unele schimbări importante în gândire, atitudine şi, chiar la
nivelul educaţiei şi al instruirii continue. În cadrul acestui capitol am realizat și o scurtă trecere în
revistă a preocupărilor legate de formarea și instruirea profesională a specialiștilor acestui domeniu la
nivel internațional.
În capitolul al șaselea (Records management în România – studiu comparativ) am realizat o
analiză comparativă între practicile și reglementările româneşti referitoare la managementul
documentelor în instituţiile creatoare de documente şi practicile şi recomandările internaţionale în
acest domeniu, în special cele promovate de standardul de specialitate ISO 15489. Această analiză
vizează modul în care este proiectat şi pus în practică un sistem de management al documentelor,
operaţiunile arhivistice sau procesele specifice acestui domeniu de activitate şi instrumentele de lucru
sau de referinţă folosite. Analiza comparativă asupra legislaţiei arhivistice actuale şi a prevederilor
internaţionale referitoare la managementul documentelor a pus în evidență faptul că perspectiva asupra
domeniului este total diferită. Abordarea internațională a managementului documentelor se face din
perspectiva managerială a eficientizării controlului documentelor în cadrul unei instituţii, în timp ce
abordarea românească este pur arhivistică, fiind centrată pe păstrarea documentelor de importanţă
ştiinţifică, istorică.
În cadrul ultimului capitol (Implementarea unui sistem de management al documentelor –
studiu de caz) sunt expuse pe larg etapele concrete de implementare a unui sistem de management al
documentelor în cadrul unei organizații românești: analiza contextului organizatoric și socio-
economic, prezentarea situației existente, scopul și mizele proiectului, organizarea, urmărirea și
evaluarea proiectului. Prin acest proiect am propus organizației vizate definirea unei politici de
management al documentelor și punerea în practică a acesteia în toate structurile organizatorice, prin
elaborarea regulilor de arhivare pe domenii de activitate, îmbunătățirea condiţiilor de arhivare în
centrele de arhivă si implementarea unei aplicaţii informatice de gestiune centralizată a documentelor
și arhivei. Dată fiind complexitatea și anvergura proiectului, acesta a fost structurat în trei subproiecte
specifice: unul metodologic/operațional (Reguli și instrumente de management al documentelor), unul
informatic (Sistem informatic de management al documentelor) și unul imobiliar (Depozite de arhivă).
În acest studiu practic am prezentat modul cum poate fi proiectat un sistem complet de management
integrat al documentelor operative, precizând cadrul de reglementare, câmpul de aplicare, obiectivele,
responsabilitățile, rolurile, cât și fluxurile de lucru specifice managementului documentelor. Pe tot
parcursul proiectului am urmărit ca soluția propusă să fie una ușor adaptabilă și aplicabilă în orice altă
instituție românească, în funcție de dimensiuni, de specificul activității, de structura organizatorică, de
spațiile și de personalul alocat și de contextul socio-economic în care acționează respectiva instituție.
Ce documente păstrăm? De când și până când le păstrăm? Cum regăsim documentele în caz
de necesitate? Avem toate documentele necesare pentru a putea face față unui audit sau unui proces?
Acestea sunt întrebări care îi preocupă din ce în ce mai mult pe managerii responsabili ai organizațiilor
actuale, în contextul creșterii exponențiale a volumului informațiilor și documentelor, precum și a
dezvoltării tehnologice, iar răspunsul și rezolvarea acestor întrebări considerăm că rezidă în
implementarea și aplicarea unui management riguros al documentelor.
Managementul documentelor, devenit astăzi un concept-cheie în managementul general al
organizațiilor actuale, este un proces de administrare a celor mai importante și utile documente ale
acesteia, pentru a servi intereselor acesteia, pe parcursul întregii lor durate de viaţă, de la început, prin
procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare şi până la
distrugerea lor. Acesta face parte din strategia comunicaţională şi informaţională a unei companii,
asigură flexibilitatea şi adaptarea companiei la dinamica evoluţiei tehnologiei informaţiei și
influenţează şi este influenţat de sistemul de management şi cultura organizaţională. Nădăjduim ca
prin clarificările și argumentele prezentate în această lucrare cât mai mulți specialiști în științele
informării să fie interesați și să migreze spre acest domeniu vast, care oferă nebănuite provocări, dar
și satisfacții.