Managementul cunoaterii n biblioteci

Dr. Octavia-Luciana Madge

Catedra de tiinele Informrii i Documentrii,
Facultatea de Litere, Universitatea din Bucureti
E-mail: octavialuciana@yahoo.com

Dr. Octavia-Luciana Madge este lector la Catedra de tiinele

Informrii i Documentrii de la Facultatea de Litere a Universitii din
Bucureti. Pred cursuri de managementul cunoaterii, utilizatorii de
informaii, documentare. Interesele sale actuale de cercetare sunt
generarea cunoaterii la nivelul organizaiilor, accesul la informaie n
bibliotecile medicale, comportamentul utilizatorilor n procesul de cutare
i regsire a informaiei.

Rezumat
Noua economie a cunoaterii a dus la schimbri semnificative n
managementul diferitelor tipuri de organizaii ale societii, inclusiv al bibliotecilor
i serviciilor de informare, dar i al resurselor de care acestea se ocup. Articolul
abordeaz procesul de management al cunoaterii care poate ajuta bibliotecile s se
adapteze mai bine la noile cerine ale erei digitale i s vin n ntmpinarea nevoilor
utilizatorilor. Sunt, de asemenea, prezentate i rezultate ale unor cercetri recente pe
tema managementului cunoaterii desfurate n Romnia i n strintate la nivelul
profesionitilor din domeniul biblioteconomiei i tiinei informrii, dar i exemple
de proiecte prin care acest proces a fost implementat n practica unor biblioteci.

Cuvinte cheie: managementul cunoaterii, biblioteci, proiecte de

management al cunoaterii, Romnia

Era digital i volumul tot mai mare de informaie disponibil n

prezent necesit noi strategii la nivelul bibliotecilor prin care serviciile
oferite de acestea s rspund ct mai bine nevoilor utilizatorilor i prin care
accesul la cunoatere s fie mbuntit.
n ultimii ani, n condiiile schimbrilor continue i competiiei
nregistrate ntre organizaiile din fiecare ramur de activitate, mana-
gementul cunoaterii s-a dovedit a fi un proces care susine organizaiile n
a-i atinge obiectivele i a obine succes i performan.

85
 Y. Malhotra plaseaz managementul cunoaterii n contextul
schimbrilor de mediu care pun organizaiile n faa necesitii de a gsi
modaliti de supravieuire i de cretere a competenei. n definiia pe care a
formulat-o, acesta consider c managementul cunoaterii se refer la
procesele organizaionale care se bazeaz pe combinaia dintre tehnologia
informaiei i creativitatea uman. Managementul cunoaterii se ocup de
aspectele critice ale adaptrii organizaionale, ale supravieuirii i competenei
n faa unei schimbri de mediu tot mai discontinue n esen, reprezint
procese organizaionale care ncearc o combinare sinergic a capacitaii de
prelucrare a datelor i informaiilor deinut de tehnologiile informaiei i a
capacitii creative i inovative a fiinelor umane. (1)
Transformarea bunurilor intangibile n valoare durabil este
abordarea pe care E. Knapp o are n ceea ce privete managementul
cunoaterii. Managementul cunoaterii este arta de a transforma informaia
i bunurile intelectuale n valoare durabil pentru clienii i oamenii unei
organizaii. (2) P. Murray este cel care subliniaz i un alt element foarte
important n cadrul managementului cunoaterii i anume c resursele
umane dintr-o organizaie, indiferent de nivelul ierarhic, trebuie s
funcioneze n vederea mbuntirii competenelor ca un ntreg.
Managementul cunoaterii este o strategie care transform bunurile
intelectuale ale unei organizaii att informaia nregistrat ct i talentele
membrilor si n productivitate mai mare, valoare nou i competitivitate
mrit. nva corporaiile de la manageri la angajai cum s produc i
s-i optimizeze abilitile ca o entitate colectiv. (3)
Ca o definiie, considerm c managementul cunoaterii este un
proces care urmrete crearea, identificarea, partajarea i utilizarea
cunoaterii la nivelul unei organizaii.
n biblioteci, managementul cunoaterii urmrete n principal
furnizarea unor servicii de informare de o calitate ct mai bun i adaptate
nevoilor fiecrui utilizator n vederea mbunirii comunicrii, aplicrii i
generrii de cunoatere. n raza de cuprindere a managementului cunoaterii
intr activiti precum colectarea de noi materiale, dezvoltarea de colecii pe
anumite subiecte, captarea de cunoatere din proiecte, literatur gri, studii de
caz, dezvoltarea de baze de date cu experi etc.
Importana managementului cunoaterii a fost rapid neleas de
managerii organizaiilor din sectorul afacerilor i adoptarea sa n activitatea
multor astfel de structuri a avut loc destul de rapid, spre deosebire de
organizaii precum bibliotecile unde noiunea de management al cunoaterii
i implementarea sa a reuit s ptrund mai greu, intrnd n atenia
instituiilor infodocumentare nu de foarte muli ani.

86
 Cu toate acestea, la nivelul anumitor tipuri de biblioteci cum sunt de
exemplu bibliotecile universitare medicale, activitile pe care acestea le-au
sprijinit dintotdeauna n laboratoare, sli de curs i spitale includ elemente de
management al cunoaterii precum codificarea, comunicarea cunoaterii etc. E.
H. Schnell, S. M. Kroll i T. J. Cain (4) arat c nsi misiunea bibliotecilor
medicale universitare care au un rol activ n cercetare, predare, dar i n
ngrijirea clinic se refer exact la procesele eseniale ale managementului
cunoaterii i anume crearea, partajarea i aplicarea cunoaterii.
H. W. Lee (5) consider c cea mai important misiune a bibliotecilor
n acest secol este s extind accesul la cunoatere pentru utilizatorii lor i n
special bibliotecile universitare ar trebui s joace rolul de centre de nvare i
cunoatere i s i dezvolte sisteme de management al cunoaterii.
Schimbrile de la nivelul economiei, dezvoltarea tehnologiilor
informaiei i comunicrii, transformarea bibliotecilor tradiionale n biblioteci
digitale etc. sunt aspecte care ofer tuturor categoriilor de structuri
infodocumentare oportuniti deosebite pentru a-i extinde rolul n procesul de
transfer al cunoaterii, n sistemul i infrastructura cunoaterii. Astfel, a devenit
clar c managementul cunoaterii este un element cheie i pentru aceste
organizaii, iar necesitatea aplicrii acestui proces n activitatea bibliotecilor a
fost treptat neleas de tot mai muli profesioniti ai domeniului.
Ca rezultat al contientizrii importanei pe care managementul
cunoaterii o are pentru domeniul biblioteconomiei i tiinei informrii, n
cadrul activitii i preocuprilor marilor asociaii profesionale i s-a acordat
locul cuvenit prin crearea de seciuni speciale la nceputul anilor 2000. Se
poate da aici ca exemplu IFLA care a creat o seciune numit chiar
Managementul Cunoaterii. La conferinele IFLA din ultimii ani au avut loc
numeroase dezbateri pe aceast tem, au fost formulate o serie de definiii
i, de asemenea, soluii pentru implementarea managementului cunoaterii
n activitatea structurilor infodocumentare. Au fost prezentate i o serie de
proiecte de management al cunoaterii iniiate n diverse biblioteci, ca i
rezultatele unor studii ntreprinse printre specialitii din aceste structuri cu
privire la percepia lor despre aceast nou disciplin.
n ciuda acestui fapt, specialitii nu au czut nc de acord asupra
legturii care exist ntre managementul cunoaterii i domeniul
biblioteconomiei i tiinei informrii, iar nelegerea noiunilor de
cunoatere, management al cunoaterii i a celorlalte aspecte legate de acest
proces printre specialitii din biblioteci nu este unitar i exist numeroase
puncte de vedere cu privire la managementul cunoaterii i implementarea
sa n activitatea acestor organizaii.
n Romnia, n contextual tranziiei ctre o societate a cunoaterii,
ncepnd cu anul 2003 am analizat posibilitatea implementrii manage-

87
mentului cunoaterii n biblioteci. n acest sens am ntreprins n 2004 i
2006 cercetri la nivelul ctorva biblioteci romneti pe tema manage-
mentului cunoaterii i a culturii organizaionale din aceste instituii.
Studiul din 2004 (6), primul n Romnia pe tema managementului
cunoaterii n domeniul biblioteconomiei i tiinei informrii, a ncercat s
afle dac exist un climat favorabil pentru un management al cunoaterii
efectiv. Studiul a fost efectuat n cadrul a patru structuri infodocumentare
romneti i a artat c 81% dintre cei chestionai consider managementul
cunoaterii a fi un proces de creare, organizare, partajare i utilizare a
cunoaterii organizaionale care urmrete s permit unei organizaii s-i
realizeze obiectivele. n privina cunotinelor i abilitilor pe care ar dori i
pe care consider c ar trebui s le dobndeasc pentru a desfura o activitate
eficient n viitor, participanii la studiu au indicat cunotine i abiliti
manageriale, de planificare, organizare, coordonare, comunicare i negociere
i abiliti informatice, de operare a PC-ului, de operare cu bazele de date, de
editare, de prelucrare a imaginilor, de regsire a informaiei. Din studiu a
reieit i c majoritatea sunt contieni de faptul c partajarea cunoaterii este
un element de baz al acestei discipline, iar rspunsurile date au evideniat
bunvoina i disponibilitatea lor pentru partajarea cunoaterii: 77% din
participanii la studiu ar partaja cunotinele i experiena lor profesional cu
ali colegi pentru c este benefic pentru organizaie, 58% pentru c este
benefic pentru propria lor dezvoltare. Rezultatele au artat c nu exist nc o
cultur a partajrii cunoaterii printre specialitii din organizaiile investigate,
dar au fost identificate suficiente elemente care ar putea sprijini crearea unei
astfel de culturi n viitor. Majoritatea participanilor la studiu au considerat
implementarea unei strategii de management al cunoaterii de ctre
organizaiile lor ca fiind necesar i benefic. Un prim pas n adoptarea
acestui nou concept managerial a fost faptul c specialitii din biblioteci erau
familiarizai cu acest nou proces, avnd o percepie destul de bun a ceea ce
reprezint managementul cunoaterii, dar i faptul c au fost deschii la ideea
de partajare a cunoaterii.
A doua cercetare, cea din 2006 (7), a analizat elementele ce
caracterizeaz cultura organizaional din cteva mari biblioteci universitare
romneti. Cultura organizaional este un element critic pentru dezvoltarea
practicilor de management al cunoaterii i rezultatele studiului nostru au
artat condiii destul de bune pentru o viitoare implementare a unor noi
modele de procese manageriale. Astfel, specialitii din instituiile
participante la studiu consider c valorile promovate de cultura organiza-
ional din instituia unde lucreaz sunt performana, profesionalismul,
eficiena (21%); lucrul n echip, comunicarea, competiia (12%); i inovaia
(5%). Cu majoritatea participanilor n acest studiu familiarizai cu procesul

88
de management al cunoaterii i deschii la ideea de partajare a cunoaterii
(89%) i cu muli dintre ei caracteriznd stilul managerial din organizaia lor
ca fiind unul care creeaz un climat stimulativ (38%), considerm c
urmtorul pas n strategia de dezvoltare a acestor biblioteci ar trebui s fie
implementarea efectiv a funciei de management al cunoaterii. Cercetarea
noastr a artat c aceasta ar duce la o cretere a abilitilor acestor
organizaii de a nva, identifica i utiliza cunoaterea din surse interne i
externe n procesele i activitile lor, la generarea de cunoatere nou i la
dezvoltarea de noi proceduri i practici pentru optimizarea partajrii i
integrrii cunoaterii n aceste organizaii.
Plecnd de la situaia acestor mari biblioteci universitare romneti,
mai specific condiiile care exist n aceste instituii, i de la experienele din
alte instituii i ri identificate ntr-o analiz a literaturii, n 2006 am creat
un model strategic (8) bazat pe cinci elemente fundamentale care ar trebui s
fie punctul de plecare pentru implementarea managementului cunoaterii n
bibliotecile universitare romneti.
n urma unui studiu desfurat n 2004, T. White (9) nota c
resursele i utilizatorii, de fapt cunoaterea practic a organizaiei, alctuiesc
un model pentru know-how-ul bibliotecii care se gsete n mintea
angajailor i este ntiprit n practicile de lucru i n cultura lor. Ea a atras
atenia asupra unor factori de risc (dificultatea de a capta i gestiona
cunoaterea n cadrul marilor biblioteci, dificultatea de a integra strategia de
management al cunoaterii n strategia existent a organizaiei, teama
personalului de a partaja cunoaterea pe care o posed cu ali colegi) i de
beneficiu (cunoaterea personalului cu experien este pstrat n cadrul
organizaiei, o mai bun nelegere a cerinelor utilizatorilor printr-o
evaluare a serviciilor i a mbuntirilor aduse, o oportunitate de a vedea
specialitii din biblioteci nu doar orientai spre servicii, ci, mai ales, spre
valoare) care trebuie avui n vedere nainte de implementarea
managementului cunoaterii ntr-o structur infodocumentar.
Un alt studiu privind modul n care specialitii din biblioteci percep
managementul cunoaterii i integrarea sa n practica de bibliotec a fost
desfurat de ctre M. Roknuzzaman i K. Umemoto (10) n 2009.
Aspectele investigate de acetia se refer la cum au aflat despre
managementul cunoaterii specialitii din biblioteci din diferite ri, modul
lor de nelegere a conceptului de management al cunoaterii, motivele
pentru care ar integra acest proces n biblioteci, problemele implementrii
managementului cunoaterii n activitatea de bibliotec etc. Rezultatele
studiului au artat c modul de cunoatere i nelegere a conceptelor legate
de managementul cunoaterii difer printre specialitii din biblioteci i c

89
majoritatea s-au concentrat pe o percepie limitat a managementului
cunoaterii pentru implementarea sa n practica de bibliotec. Dintre
motivele avute n vedere pentru a rspunde la provocarea managementului
cunoaterii pot fi amintite valoarea crescut a cunoaterii n economia
cunoaterii, biblioteca nsi este o organizaie bazat pe cunoatere,
oportuniti pentru practici de bibliotec mbuntite. Dintre problemele
identificate de studiu privind integrarea managementului cunoaterii n
practica de bibliotec menionm: opoziia bibliotecarilor, nelegerea
greit a conceptelor de management al cunoaterii, lipsa de resurse, lipsa de
colaborare etc. Autorii studiului sugereaz c practicienii din biblioteci
trebuie s-i lrgeasc nelegerea, s-i schimbe modul de a gndi
tradiional i s aplice o abordare holistic a proiectrii sistemelor de
management al cunoaterii i a practicii de bibliotec concentrndu-se att
pe cunoaterea explicit ct i pe cea tacit. (11)
n ceea ce privete implementarea managementului cunoaterii n
activitatea bibliotecilor, n multe structuri infodocumentare din ntreaga
lume au fost iniiate astfel de proiecte. Este de remarcat c abordrile
managementului cunoaterii n biblioteci sunt variate (12), de la proiecte de
management al cunoaterii n relaie cu un sistem de catalogare partajat n
bibliotecile universitare japoneze, la proiecte bazate pe echip pentru a
dezvolta i introduce noi instrumente pentru captarea, managementul i
utilizarea cunoaterii informale i tacite a bibliotecarilor de referine, la un
proiect viznd un sistem de management al cunoaterii care implic un
depozit instituional pentru bunuri intelectuale digitale, la un proiect de
partajare a cunoaterii viznd nfiinarea unui centru de resurse pentru
nvare organizat ca un atelier pentru nvare sau la un proiect constnd n
nlocuirea intranetului cu un wiki intern urmat de un audit al cunoaterii
pentru a face uz de talentul ascuns al personalului.
Identificarea i organizarea cunoaterii interne i externe, tacite i
explicite necesare pentru desfurarea activitii zilnice, crearea instru-
mentelor i metodelor de acces la cunoatere i de selecie a surselor de
cunoatere, crearea i implementarea sistemelor de clasificare etc. reprezint
doar cteva din zonele n care managementul cunoaterii poate susine
activitatea din biblioteci, poate oferi mai mult valoare structurilor
infodocumentare i i poate dovedi importana n ceea ce privete
comunicarea, partajarea cunoaterii n aceste organizaii etc. Acestea sunt tot
attea posibile zone n care proiecte de management al cunoaterii pot fi
iniiate. n mod clar, procesul de management al cunoaterii aplicat n
biblioteci mbuntete activitatea acestora. Managementul cunoaterii duce
la o cretere a utilizrii cunoaterii organizaionale. i printr-o serie de

90
iniiative care implic crearea de sisteme de management al cunoaterii,
activiti precum crearea, diseminarea i aplicarea cunoaterii pot fi susinute
n biblioteci, acestea ndeplinindu-i misiunea mai bine fa de comunitate i
venind n ntmpinarea tuturor tipurilor de nevoi ale utilizatorilor.
n bibliotecile universitare, managementul cunoaterii i dovedete
utilitatea nu doar n contextul volumului tot mai mare de informaie
disponibil, ci i al schimbrilor pe care le-a cunoscut nvmntul superior.
Procesele de generare i valorificare a cunoaterii sunt intensificate cu
ajutorul sistemelor de management al cunoaterii.

Referine bibliografice
(1) MALHOTRA, Y. (1998) Compilation of definitions of knowledge management at
www.brint.com. Apud FIRESTONE, J. M.; McELROY, M. W. Key Issues in the
New Knowledge Management. Boston: Butterworth Heinemann, 2003, p. 63.
(2) KNAPP, Ellen. (1998). n: MALHOTRA, Y. Op. cit. Apud FIRESTONE, J. M.;
McELROY, M. W. Op. cit., p. 65.
(3) MURRAY, Philip C. (1998). n: MALHOTRA, Y. Op. cit. Apud FIRESTONE, J. M.;
McELROY, M. W. Op. cit., p. 67.
(4) SCHNELL, Eric H.; KROLL, Susan M; CAIN, Timothy J. Academic Medical
Libraries at the Crossroads: Managing Knowledge to Enhance Our Mission. n:
ACRL Twelfth National Conference, [online], [accesat 12 Mai 2010]. Disponibil
la: www.ala.org/ala/mgrps/divs/acrl/events/pdf/schnell05.pdf
(5) LEE, Hwa-Wei. Knowledge Management and the Role of Libraries. n: The 3rd
China-US Library Conference, [online], [accesat 10 Mai 2010]. Disponibil la:
http://www.white-clouds.com/iclc/cliej/cl19lee.htm
(6) PORUMBEANU, Octavia-Luciana. Managementul cunoaterii i structurile infodocu-
mentare. Bucureti: Editura Universitii din Bucureti, 2006, pp. 235257.
(7) PORUMBEANU, Octavia-Luciana. Implementing Knowledge Management in
Romanian Academic Libraries: Identifying the Elements that Characterize their
Organizational Culture. n: Journal of Academic Librarianship, Vol. 36, No. 6,
November 2010, pp. 549552.
(8) PORUMBEANU, Octavia-Luciana. Managementul cunoaterii i structurile
infodocumentare. Bucureti: Editura Universitii din Bucureti, 2006, pp. 215
234.
(9) WHITE, Tatiana. Knowledge Management in an Academic Library. n: World Library
and Information Congress: 70th IFLA General Conference and Council. Buenos
Aires, 2004. [CD-ROM]
(10) ROKNUZZAMAN, Md; UMEMOTO, Katsuhiro. How library practitioners view
knowledge management in libraries. A qualitative study. n: Library Management,
vol. 30, no. 8/9, 2009, pp. 643656.
(11) Ibidem, p. 654.
(12) PORUMBEANU, Octavia-Luciana. Managementul cunoaterii i structurile infodocumentare.
Bucureti: Editura Universitii din Bucureti, 2006, p. 163; ROKNUZZAMAN, Md;
UMEMOTO, Katsuhiro. Op. cit., p. 646.

91