FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE ȘI DREPT

ADMINISTRAȚIE PUBLICĂ

Referat: Documentarea administrativă

Student: Pătrașcu Alina Georgiana

Pitești
2023
1. Consideraţii generale
Printre principalele funcţii ale administraţiei publice, alături de funcţia de
executare a deciziei politice,
exprimată prin lege, le regăsim şi pe cele de informare şi de pregătire. În acest
sens:
• Funcţia de informare, are drept scop informarea sistematică, ritmică şi
completă a puterii politice asupra stării sistemului social în ansamblul său.
Această funcţie se constituie într-un instrument de culegere, de prelucrare şi de
difuzare a informaţiilor de la nivelul întregii societăţi. Ea asigură, în acelaşi timp
cu procesul reprezentativ, contactul între guvernanţi şi cetăţeni.
• Funcţia de pregătire, constă în principal în elaborarea deciziilor politice, a
proiectelor de acte normative şi a proiectelor de acte administrative, precum şi
de colaborare la adoptarea şi emiterea acestor acte. în subsidiar, ea are ca
obiectiv şi atragerea atenţiei factorilor politici pentru ca aceştia să asculte
nevoile şi revendicările exprimate de cetăţeni.
De asemenea, pornind de la definiţia lui Fayol că „a administra semnifică
prevedere, organizare, comandă şi control", documentarea administrativă este
legată şi de prevedere, precum şi de control, ele având un dublu scop de a
supraveghea şi de a informa (Charles Debbasch ). Cu alte cuvinte, rezultă că
documentarea administrativă o vom regăsi în orice altă etapă a funcţionării şi
organizării administraţiei publice.
De altfel, realizarea funcţiilor administraţiei publice, ca şi a sarcinilor ce revin
acesteia, impune, în mod necesar, o documentare bine organizată, adică un
ansamblu de date, de documente de bază şi de informaţii indispensabile
funcţionării administraţiei publice în regim de eficienţă, ca şi pentru o alegere a
variantei optime. În acest sens, opţiunile autorităţilor administraţiei publice
trebuie, întotdeauna, să fie clare prin efectuarea, în prealabil, a unor studii cu
privire la acestea. Or, aceasta nu va fi posibil decât numai dacă administraţia
publică dispune de o documentare precisă, actuală şi ştiinţific organizată sau,
altfel spus, de date necesare reale în vederea realizării respectivelor variante ale
deciziilor care urmează a fi luate.
Documentarea, în fond, reprezintă o activitate administrativă ce are drept scop
reasamblarea tuturor datelor posibile, conservarea lor şi redarea lor cât mai
accesibilă şi rapidă autorităţilor sau instituţiilor publice.
Datorită documentării administrative, autorităţile administraţiei publice şi
funcţionarii publici au posibilitatea desfăşurării activităţii administrative,
precum şi să întreprindă o multitudine de alte acţiuni utile cerute de realităţile
sociale. Atunci când documentele sunt utilizate rapid se evită tergiversările, iar
activitatea autorităţilor administraţiei publice devine eficientă.
Documentarea constituie „memoria administraţiei” (C. Manda), pentru că ea
trebuie să conţină date ale realităţii vieţii sociale, reflectate în rapoarte, studii,
informări sau diverse alte materiale întocmite de către funcţionarii publici.
Alături, desigur, şi de ideile şi noile metode puse la dispoziţie de cărţi, ziare,
reviste de specialitate din ţară şi din diverse alte materiale de documentare din
activitatea administraţiei publice din alte ţări, precum şi din colecţii de acte
normative.
Cu alte cuvine, documentarea administrativă este extrem de importantă,
esenţială, pentru însăşi buna funcţionare a administraţiei publice şi a realizării
scopului acesteia, interesul general.
Fără documentare, atât autorităţile sau instituţiile publice, cât şi funcţionarii
publici nu ar avea realmente „materie primă", informaţiile absolut necesare
pentru a-şi putea desfăşură activităţile lor şi evident, nici posibilitatea
cunoaşterii problemelor sociale în vederea soluţionării lor corecte şi operative.
(T. Oroveanu)
Funcţionarii publici, de asemenea, au nevoie stringentă de documentare în
activitatea lor curentă pentru a menţine coerentă, actuală şi legală însuşi acţiunea
administrativă care, altfel, ar fi afectată în chiar calitatea sa.
De aceea, ei pe lângă documentarea organizată de autoritatea respectivă îşi
constituie, de regulă, şi o documentare personală, necesară îndeplinirii cerinţelor
funcţiei ce o exercită (Paul Negulescu).
Documentarea administrativă, ţinând seama de importanţa sa, trebuie să fie
organizată în mod ştiinţific, catalogată sistematic, după conţinutul documentelor,
alfabetic, cronologic şi numerotare, încât funcţionarii publici să nu-şi irosească
timpul căutând documente sau alergând să-şi constituie o documentare personală
costisitoare.
De altfel, importanţa documentării administrative a fost sesizată încă de la
primul Congres internaţional de ştiinţe administrative de la Bruxelles, din anul
1910, prin înscrierea sa pe ordinea de zi a secţiunii IV. Prin rezoluţia votată, „s-a
recomandat coordonarea tuturor cunoştinţelor teoretice şi practice privind
documentarea generală”. „Constituirea în fiecare ţară, a unei organizaţii
distincte, autonome sau ataşate la o asociere generală, pentru studiul
problemelor de documentare, iar rezultatele acestor cercetări să fie comunicate,
periodic, congreselor de ştiinţe administrative”.
2. Noţiunea de document; definiţia documentului
Termenul de document provine din cuvântul latin „documentum”, care înseamnă
„ceea ce serveşte ca să ne înveţe”, şi vine din verbul docere, a învăţa.
Documentul reprezintă orice obiect care cuprinde elemente ale cunoaşterii sau
tot ceea ce serveşte ca să conserve şi să transmită amintirea unui fapt, într-o
formă utilizabilă, indiferent dacă a fost conceput sau nu în acest scop. Din punct
de vedere intelectual, datele cunoaşterii sunt detaşabile de acest obiect, el fiind
susceptibil de a fi identificat, conservat, transpus şi consultat fără ca prin aceasta
perioadă să fie modificate elementele informaţiei pe care le conţine.
Documentele purtătoare de cunoştinţe conţin multe elemente de cunoaştere, care
pot fi folosite, fiecare în parte, într-o manieră cât mai variată. Ele sunt
susceptibile de a fi folosite însă, după ce sunt supuse unui tratament ce comportă
anumite tehnici intelectuale şi materiale adaptate scopului cunoaşterii respective.
Ca urmare, se poate afirma că documentarea administrativă este o „totalitate a
documentelor de bază necesare în funcţionarea unui serviciu”.
În acest context, documentarea administrativă are rolul de a identifica şi de a
transmite, cât mai complet şi mai obiectiv, toate cunoştinţele referitoare la unele
subiecte stabilite în funcţie de scopurile acţiunilor sau a sarcinilor pe care
administraţia publică trebuie să le îndeplinească.
Un document apare ca necesar în clasificarea anumitor fapte pentru cel care îl
consultă, dar şi pentru a-i pune la dispoziţie o informaţie. După consultarea sa,
în cadrul documentării, documentul respectiv, mai exact cunoştinţele pe care le
cuprinde, se transformă într-un element documentar ce se adaugă altora care
privesc acelaşi subiect.
Documentarea administrativă are o sferă bine determinată, ea fiind circumscrisă
domeniilor: politic, economic, social, juridic şi tehnic. Cu alte cuvinte,
documentarea administrativă nu este limitată numai la domeniul juridic,
respectiv, la reglementarea juridică, la jurisprudenţă sau la doctrină, ci va trebui
să cuprindă şi toate celelalte domenii, deja amintite, în concordanţă cu acţiunea
întreprinsă de autorităţile administraţiei publice.
De asemenea, există, uneori, legat de activitatea de documentare, o frecventă
confuzie cu cea de informare. Aceste două domenii sunt însă distincte, ele
diferenţiindu-se prin scopul care-1 urmăresc: informaţia constată, documentarea
caută şi tinde la acţiune.
Pentru cel care se documentează, activitatea de documentare administrativă
impune o anumită prestabilire a surselor, metodelor şi ordinei în care urmează să
fie folosite izvoarele respective. Prin izvoare, se înţelege, în practica
documentării atât documentele, ca surse primare, cât şi mijloacele prin care
urmează să le descoperi, precum şi surse secundare, formate din organisme şi
instrumente.
Organizarea modernă a documentării a condus la constituirea unui amplu şi
complex sistem de organisme, în care sunt implicaţi oameni şi instituţii de
specialitate, împreună cu instrumentele lor, publicaţiile de informare, fişiere,
programe de internet, elemente ce „concură la stabilirea unei legături rapide,
economice şi complete, între cercetător şi documente.
Documentarea administrativă foloseşte diverse tehnici de bibliotecă, ale
arhivisticii sau statisticii, aceasta însă, nu poate să o confunde cu
biblioteconomia sau cu arhivistica ori chiar cu statistica, întrucât scopul său este
de a susţine acţiunea administrativă.
Toate cele menţionate indică obligaţia autorităţilor sau instituţiilor publice de a-
şi constitui compartimente de documentare, încadrate cu funcţionari de
specialitate, de formaţie documentarist, întrucât, aşa cum s- a văzut, această
activitate presupune o muncă specializată.
În general, nu se recomandă ca funcţionarii documentarişti să fie aleşi dintre
funcţionarii publici de execuţie sau dintre cei consideraţi incompetenţi ori
necorespunzători pentru administraţia publică. Pregătirea funcţionarilor
documentarişti va trebui să cuprindă atât cursuri cu privire la tehnicile de
documentare, dar şi cunoştinţele generale asupra activităţii şi organizării
administraţiei publice. Astfel de forme de pregătire rapidă există în S.U.A. şi în
unele state din Uniunea Europeană, ca de pildă în Anglia şi Franţa.
La o analiză atentă, constatăm că sensul termenului de documentare
administrativă are o triplă accepţiune:
• de cantitate (volumul), documentelor adunate;
• acţiunea, însăşi, de documentare;
• disciplină ştiinţifică.
. Etapele documentării administrative
Activitatea de documentare administrativă implică parcurgerea anumitor etape şi
faze tehnice necesare care trebuie să-i asigure rapiditatea, precizia,
exclusivitatea, supleţea şi eficienţa.
Rapiditatea presupunea ţinerea la zi a documentării administrative pentru a
răspunde modificărilor apărute în realitatea socială în care acţionează şi îşi
desfăşoară activitatea administraţia publică.
Precizia şi exhaustivitatea, garantează specializarea, coordonarea şi
obiectivitatea.
Supleţea (C. Manda) trebuie să permită punerea problemelor care fac obiectul
acţiunii administrative şi adoptarea la documentele purtătoare de informaţii.
Eficienţa satisface exigenţele autorităţilor şi instituţiilor din sfera administraţiei
publice.
Principalele etape ale documentării administrative sunt:
1. identificarea şi colectarea documentelor. Etapă în care se impune
cunoaşterea şi valorificarea tuturor surselor existente referitoare, la
problemele ce fac obiectul activităţii administrative. În această etapă,
trebuie să se descopere, selecţioneze şi să se valorifice, în mod obiectiv,
toate datele, faptele şi documentele, indiferent dacă acestea sunt sau nu în
acord cu convingerile sau intenţiile funcţionarului documentarist;
2. conservarea - constă în procedee şi mijloace materiale, cu rolul de a
asigura păstrarea şi clasificarea documentelor;
3. difuzarea - constă în aducerea la cunoştinţă cu documentul material, fie
prin multiplicare, fie prin informare asupra existenţei lui. Este o activitate
utilă şi eficientă pentru administraţia publică şi ca atare, trebuie să fie
îndeplinită rapid şi complet;
4. folosirea documentării administrative este etapa finală, scopul însuşi al
acestei activităţi.
 Bibliografie:
Corneliu Manda, Drept Administrativ, tratat elementar, vol. 1
Aurel Avrămescu, Virgil Cândea, introducerea în documentarea științifică