Arhivistic i documentaristic-curs XI.

Documentarea administrativ

1. Consideraii generale Printre principalele funcii ale administraiei publice, alturi de funcia de executare a deciziei politice, exprimat prin lege, le regsim i pe cele de informare i de pregtire1. n acest sens: Funcia de informare, are drept scop informarea sistematic, ritmic i complet a puterii politice asupra strii sistemului social n ansamblul su. Aceast funcie se constituie ntr un instrument de culegere, de prelucrare i de difuzare a informaiilor de la ni!elul ntregii societi. "a asigur, n acelai timp cu procesul reprezentati!, contactul ntre gu!ernani i ceteni. Funcia de pregtire, const n principal n elaborarea deciziilor politice, a proiectelor de acte normati!e i a proiectelor de acte administrati!e, precum i de colaborare la adoptarea i emiterea acestor acte. n subsidiar, ea are ca obiecti! i atragerea ateniei factorilor politici pentru ca acetia s asculte ne!oile i re!endicrile exprimate de ceteni. #e asemenea, pornind de la definiia lui $a%ol c &a administra semnific pre!edere, organizare, comand i control', documentarea administrati! este legat i de pre!edere, precum i de control, ele a!(nd un dublu scop de a supra!eg)ea i de a informa *+)arles #ebbasc) ,. +u alte cu!inte, rezult c documentarea administrati! o !om regsi n orice alt etap a funcionrii i organizrii administraiei publice. #e altfel, realizarea funciilor administraiei publice, ca i a sarcinilor ce re!in acesteia, impune, n mod necesar, o documentare bine organizat, adic un ansamblu de date, de documente de baz i de informaii indispensabile funcionrii administraiei publice n regim de eficien, ca i pentru o alegere a !ariantei optime. n acest sens, opiunile autoritilor administraiei publice trebuie, ntotdeauna, s fie clare prin efectuarea, n prealabil, a unor studii cu pri!ire la acestea. -r, aceasta nu !a fi posibil dec(t numai dac administraia public dispune de o documentare precis, actual i tiinific organizat sau, altfel spus, de date necesare reale n !ederea realizrii respecti!elor !ariante ale deciziilor care urmeaz a fi luate. Documentarea, n fond, reprezint o acti!itate administrati! ce are drept scop reasamblarea tuturor datelor posibile, conser!area lor i redarea lor c(t mai accesibil i rapid autoritilor sau instituiilor publice. #atorit documentrii administrati!e, autoritile administraiei publice i funcionarii publici au posibilitatea desfurrii acti!itii administrati!e, precum i s ntreprind o multitudine de alte aciuni utile cerute de realitile sociale. Atunci c(nd documentele sunt utilizate rapid se e!it tergi!ersrile, iar acti!itatea autoritilor administraiei publice de!ine eficient. #ocumentarea constituie &memoria administraiei. *+. /anda,, pentru c ea trebuie s conin date ale realitii !ieii sociale, reflectate n rapoarte, studii, informri sau di!erse alte materiale ntocmite de ctre funcionarii publici. Alturi, desigur, i de ideile i noile metode puse la dispoziie de cri, ziare, re!iste de specialitate din ar i din di!erse alte materiale de documentare din acti!itatea administraiei publice din alte ri, precum i din colecii de acte normati!e. +u alte cu!ine, documentarea administrati! este extrem de important, esenial, pentru nsi buna funcionare a administraiei publice i a realizrii scopului acesteia, interesul general. $r documentare, at(t autoritile sau instituiile publice, c(t i funcionarii publici nu ar a!ea realmente &materie prim', informaiile absolut necesare pentru a i putea desfur acti!itile lor i e!ident, nici posibilitatea cunoaterii problemelor sociale n !ederea soluionrii lor corecte i operati!e.*0. -ro!eanu, $uncionarii publici, de asemenea, au ne!oie stringent de documentare n acti!itatea lor curent pentru a menine coerent, actual i legal nsui aciunea administrati! care, altfel, ar fi afectat n c)iar calitatea sa.
1

+orneliu /anda, Drept Administrativ, tratat elementar, !oi 1, "diia 11 re!zut i adugit, 2umina 2ex, 3443, p. 51 i urm.
1

#e aceea, ei pe l(ng documentarea organizat de autoritatea respecti! i constituie, de regul, i o documentare personal, necesar ndeplinirii cerinelor funciei ce o exercit *Paul 6egulescu,. #ocumentarea administrati!, in(nd seama de importana sa, trebuie s fie organizat n mod tiinific, catalogat sistematic, dup coninutul documentelor, alfabetic, cronologic i numerotare, nc(t funcionarii publici s nu i iroseasc timpul cut(nd documente sau alerg(nd s i constituie o documentare personal costisitoare. #e altfel, importana documentrii administrati!e a fost sesizat nc de la primul Congres internaional de tiine administrative de la Bruxelles, din anul 1714, prin nscrierea sa pe ordinea de zi a seciunii 18. Prin rezoluia !otat, &s a recomandat coordonarea tuturor cunotinelor teoretice i practice pri!ind documentarea general.. &+onstituirea n fiecare ar, a unei organizaii distincte, autonome sau ataate la o asociere general, pentru studiul problemelor de documentare, iar rezultatele acestor cercetri s fie comunicate, periodic, congreselor de tiine administrati!e.. 2. Noiunea de document; definiia documentului 0ermenul de document pro!ine din cu!(ntul latin &documentum., care nseamn &ceea ce ser!ete ca s ne n!ee., i !ine din !erbul docere, a n!a. #ocumentul reprezint orice obiect care cuprinde elemente ale cunoaterii sau tot ceea ce ser!ete ca s conser!e i s transmit amintirea unui fapt, ntr o form utilizabil, indiferent dac a fost conceput sau nu n acest scop. #in punct de !edere intelectual, datele cunoaterii sunt detaabile de acest obiect, el fiind susceptibil de a fi identificat, conser!at, transpus i consultat fr ca prin aceasta perioad s fie modificate elementele informaiei pe care le conine. #ocumentele purttoare de cunotine conin multe elemente de cunoatere, care pot fi folosite, fiecare n parte, ntr o manier c(t mai !ariat. "le sunt susceptibile de a fi folosite ns, dup ce sunt supuse unui tratament ce comport anumite te)nici intelectuale i materiale adaptate scopului cunoaterii respecti!e. +a urmare, se poate afirma c documentarea administrati! este o &totalitate a documentelor de baz necesare n funcionarea unui ser!iciu.1. n acest context, documentarea administrati! are rolul de a identifica i de a transmite, c(t mai complet i mai obiecti!, toate cunotinele referitoare la unele subiecte stabilite n funcie de scopurile aciunilor sau a sarcinilor pe care administraia public trebuie s le ndeplineasc. 9n document apare ca necesar n clasificarea anumitor fapte pentru cel care l consult, dar i pentru a i pune la dispoziie o informaie. #up consultarea sa, n cadrul documentrii, documentul respecti!, mai exact cunotinele pe care le cuprinde, se transform ntr un element documentar ce se adaug altora care pri!esc acelai subiect. #ocumentarea administrati! are o sfer bine determinat, ea fiind circumscris domeniilor: politic, economic, social, :uridic i te)nic. +u alte cu!inte, documentarea administrati! nu este limitat numai la domeniul :uridic, respecti!, la reglementarea :uridic, la :urispruden sau la doctrin, ci !a trebui s cuprind i toate celelalte domenii, de:a amintite, n concordan cu aciunea ntreprins de autoritile administraiei publice. #e asemenea, exist, uneori, legat de acti!itatea de documentare, o frec!ent confuzie cu cea de informare. Aceste dou domenii sunt ns distincte, ele difereniindu se prin scopul care 1 urmresc: informaia constat, documentarea caut i tinde la aciune. Pentru cel care se documenteaz, acti!itatea de documentare administrati! impune o anumit prestabilire a surselor, metodelor i ordinei n care urmeaz s fie folosite iz!oarele respecti!e. Prin izvoare, se nelege, n practica documentrii at(t documentele ca surse primare c!t i mi"loacele prin care urmea# s le descoperi precum i surse secundare formate din organisme i instrumente.
1

;. 2. <aratin, Organisation et methodes dans 1'Administration public, Paris, <erger 2e!rault, 17=1, p. 153.

-rganizarea modern a documentrii a condus la constituirea unui amplu i complex sistem de organisme, n care sunt implicai oameni i instituii de specialitate, mpreun cu instrumentele lor, publicaiile de informare, fiiere, programe de internet, elemente ce &concur la stabilirea unei legturi rapide, economice i complete, ntre cercettor i documente1.. #ocumentarea administrati! folosete di!erse te)nici de bibliotec, ale ar)i!isticii sau statisticii, aceasta ns, nu poate s o confunde cu biblioteconomia sau cu ar)i!istica ori c)iar cu statistica, ntruc(t scopul su este de a susine aciunea administrati!. 0oate cele menionate indic obligaia autoritilor sau instituiilor publice de a i constitui compartimente de documentare, ncadrate cu funcionari de specialitate, de formaie documentarist, ntruc(t, aa cum s a !zut, aceast acti!itate presupune o munc specializat. n general, nu se recomand ca funcionarii documentariti s fie alei dintre funcionarii publici de execuie sau dintre cei considerai incompeteni ori necorespunztori pentru administraia public. Pregtirea funcionarilor documentariti !a trebui s cuprind at(t cursuri cu pri!ire la te)nicile de documentare, dar i cunotinele generale asupra acti!itii i organizrii administraiei publice. Astfel de forme de pregtire rapid exist n >.9.A. i n unele state din 9niunea "uropean, ca de pild n Anglia i $rana. 2a o analiz atent, constatm c sensul termenului de documentare administrati! are o tripl accepiune! de cantitate *!olumul,, documentelor adunate? aciunea, nsi, de documentare? disciplin tiinific. n aceast din urm accepiune, documentarea administrati! poate fi definit ca o disciplin auxiliar a tiinei administraiei cu principii i metode te)nice proprii, a!(nd ca obiect identificarea, colectarea, conser!area i difuzarea documentelor necesare pentru a fi utilizate n cadrul autoritilor publice, n special, n scopul nfptuirii unei acti!iti raionale i eficiente. n concordan cu aciunile desfurate la ni!elul administraiei publice, documentarea administrati! este specializat i n funcie de scopurile beneficiarilor si, ea constituie, de fapt, o luare la cunotin a relaiilor umane corespunztoare complexitii, instabilitii i !ariabilitii lor ce apar la di!erse ni!ele sau stadii administrati!e. "le sunt constant puse n cauz, ca urmare a transformrilor ce se i!esc n acti!itatea administraiei, a cunoaterii i a modificrilor ce pri!esc categoriile de reguli i categoriile de scopuri. $. %tapele documentrii administrative Acti!itatea de documentare administrati! implic parcurgerea anumitor etape i faze te)nice necesare care trebuie s i asigure rapiditatea, precizia, exclusivitatea, supleea i eficiena. Rapiditatea presupunea inerea la zi a documentrii administrati!e pentru a rspunde modificrilor aprute n realitatea social n care acioneaz i i desfoar acti!itatea administraia public. Precizia i ex austivitatea, garanteaz specializarea, coordonarea i obiecti!itatea. !upleea *+. /anda, trebuie s permit punerea problemelor care fac obiectul aciunii administrati!e i adoptarea la documentele purttoare de informaii. "ficiena satisface exigenele autoritilor i instituiilor din sfera administraiei publice.

Principalele etape ale documentrii administrative sunt# 1. identificarea i colectarea documentelor.

Aurel A!ramescu, 8irgil +(ndea, "ntroducere #n documentarea tiini$ic , "d. Academiei. <ucureti, 17=4 p. 147.
3

"tap n care se impune cunoaterea i !alorificarea tuturor surselor existente referitoare, la problemele ce fac obiectul acti!itii administrati!e. n aceast etap, trebuie s se descopere, selecioneze i s se !alorifice, n mod obiecti!, toate datele, faptele i documentele, indiferent dac acestea sunt sau nu n acord cu con!ingerile sau inteniile funcionarului documentarist? 3. conservarea $ const n procedee i mi:loace materiale, cu rolul de a asigura pstrarea i clasificarea documentelor? @. difuzarea $ const n aducerea la cunotin cu documentul material, fie prin multiplicare, fie prin informare asupra existenei lui. "ste o acti!itate util i eficient pentru administraia public i ca atare, trebuie s fie ndeplinit rapid i complet? A. folosirea documentrii administrative este etapa final, scopul nsui al acestei acti!iti. ntr o alt opinie, fazele documentrii administrati!e pot fi clasificate *Alexandru 6egoi, n trei categorii: cercetarea i conser!area documentelor prospectarea difuzarea lor. 1ndiferent, ns, de gruparea lor, etapele documentrii administrati!e urmresc realizarea finalitii sale, adic utilizarea documentelor. Altfel spus, a identifica i a apoi a conser!a documentele fr a le difuza, n !ederea folosirii lor, nseamn inutilitatea nsi a acti!itii de documentare administrati!. "ficacitatea colectrii, rigurozitatea clasificrii i punerea lor n &memorie', adaptarea la cerinele aciunii administrati!e, ca i difuzarea lor cu uurin depind de clasificarea documentelor ce au la baz mai multe criterii. A!em, astfel, urmtoarele criterii de clasificare, n funcie de: coninut, form, alfabet, dat, limb. Practic, documentele administrati!e sunt clasificate n dou categorii: 1. documente folosite permanent *de funcionarii publici,? 3.documente folosite rar. n literatura de specialitate mai este amintit i o alt clasificare. 1. codificarea %uridic adic studierea pe baza principiilor modeme, a nomenclaturii i clasificrii reglementrilor. "a const n esen n alctuirea de coduri, culegeri de texte n !igoare, grupate pe di!erse domenii legislati!e, colecii de monitoare oficiale, pe materii, editarea unor culegeri de legi dc importan special? 3. clasificare alfa&etic' @. clasificare sistematic. nainte de alegerea unui sistem sau altul de clasificare a documentelor administrati!e, ea trebuie s fie precedat de un studiu al conceptelor dc la diferite ni!eluri *comun, ora, :ude,, in!ers proporionale cu nelegerea acestor concepte i cu realitile la care ele se aplic. +onceptele implic relaii i reflect realitii sociale, iar documentarea administrati! trebuie s in seama de acest deziderat. &. 'i"loacele documentrii administrative /i:loacele documentrii administrati!e sunt constituite, n principal, din: personal' renta&ilitatea i randamentul' documentarea i tratarea mecanic a documentelor. () Personalul. - documentare de calitate, depinde, n cea mai mare msur, de personalul care ndeplinete aceast acti!itate. #e aceea, este imperios necesar ca, at(t n cadrul administraiei publice, c(t i n afara acesteia s existe format un personal specializat n documentare.

+a atare, la ni!elul autoritilor sau instituiilor publice, ca i la alte instituii din afara administraiei, funcionarii respecti!i documentariti, pe l(ng pregtirea fireasc pentru orice funcie, !a trebui s aib cunotine de: ar)i!istic, biblioteconomie, bibliografie, precum i de te)nic documentar. *) Renta&ilitatea i randamentul, constituie cel de al doilea element al documentrii administrati!e? el are n !edere rentabililitatea resurselor umane, materiale i financiare folosite pentru realizarea sa. +(t pri!ete randamentul documentrii administrati!e, acesta este determinat de !olumul de cunotine de explorat, de mi:loacele de in!estigaie, de complexitatea relaiilor i de aciunile ntreprinse. Pentru a obine un randament maxim, documentarea administrati! trebuie s realizeze, concomitent, dou condiii: a, s corespund scopului pentru care a fost creat? b, s prezinte o soluie economic. Principiul fundamental al tiinei administrati!e, raiunea sa de a fi, cel al eficienei, se impune i pentru documentarea administrati!, la ni!elul ntregii administraiei publice, c(t i la cel al unei autoriti sau al unei instituii publice. Criteriul randamentului, adic al raportului dintre rezultat i efort, se pune astfel, cu aceeai acuitate i n documentarea administrati!, ns n sisteme distincte pentru administraia public de stat i respecti! pentru administraia public local. Costul documentrii fiind mai redus, cu mi:loacele proporionale i n raport cu dimensiunile i rezultatele urmrite, n sistemele centralizate, fa de sistemele descentralizate ale administraiei publice. $iecare dintre ele a!(nd, ns, a!anta:e i deza!anta:e n societile democratice. +) Documentarea i tratarea mecanic i informatizat a documentelor. Aceasta are n !edere documentarea i cibernetica administrati!, studiul aprofundat al sistemelor de comunicare i control cibernetic i cel al sistemelor informatice *internet,. Administraia public poate i trebuie s foloseasc integral asemenea sisteme n care circul informaiile, cuprinse n documente utilizate de ctre funcionarii publici sau care trebuie cunoscute de beneficiarii si, cetenii. >istemul informaional *internetul,, semnific pentru documentarea administrati! adaptarea acti!itii administraiei publice la standardele tiinei i te)nicii actuale i la definirea acesteia n calitate de furnizor de informaii. 1nformaiile sunt selecionate, studiate i difuzate de ntreg personalul din administraia public pentru executarea competenelor i atribuiilor lor, ca i pentru fundamentarea eficient i optim a deciziilor luate de factorii de conducere. 9n ultim aspect, referitor la documentarea administrati!, este cel pri!ind aprofundarea te)nicilor moderne sau, aa cum mai este denumit, tratarea mecanic a informaiilor. #omeniul s a constituit i s a dez!oltat ca urmare a ne!oii de a face fa multiplicrii documentelor i interferenelor dintre informaiile care sunt cuprinse n acestea. 9tilizarea calculatoarelor economisete timp, dar implic i o rigoare pentru funcionarii publici pe care le folosesc. #e altfel, ultimele cercetri n domeniu, au dus la constituirea unei noi discipline, informatica documentar. 0otodat finalitatea documentrii administrative are raiune i eficien n prezent, dar are i o funcie prospectiv. Aceast funcie asigur trecerea de la coninutul documentului la g(ndire i de la g(ndire la aciune. #atorit acestei funcii, administraia public poate permanent s procedeze la perfecionarea structurilor i acti!itilor sale, la stabilirea direciilor de dez!oltare !iitoare al acesteia, dar i la e!aluarea administraiei, n general.