Universitatea "Alexandru Ioan Cuza"

Facultatea de Economie i Administrarea Afacerilor

Specializarea Administraie Public
Anul I, Grupa 2

Caiet Practic
Direcia Local de Eviden a
Persoanelor Iai

Profesor Coordonator,

Student,

Lect.Dr. Ana-Maria Bercu

Roman Raluca Mihaela

Iai 2013

Cuprins
INTRODUCERE.......................................................................................................................................3
CAPITOLUL 1.ORGANIZAREA I FUNCIONAREA DIRECIEI LOCALE DE EVIDEN A
PERSOANELOR......................................................................................................................................4
1.1.Scurt istoric.....................................................................................................................................4
1.2.Obiectul de activitate al Direciei Locale de Eviden a Persoanelor...............................................5
1.3.Organigrama....................................................................................................................................9
1.4.Prezentarea structurii organizatorice..............................................................................................10
1.4.1.ATRIBUIILE BIROULUI RESURSE UMANE..................................................................10
1.4.2.ATRIBUIILE BIROULUI FINANCIAR- CONTABIL I BUGET.....................................10
1.4.3.ATRIBUIILE COMPARTIMENTULUI ACHIZIII PUBLICE- LOGISTIC...................11
1.4.4.ATRIBUII PE LINIE DE ANALIZ-SINTEZ I RELAII CU PUBLICUL..................12
1.5.Cadrul normativ.............................................................................................................................12
CAPITOLUL 2. PRINCIPII DE APLICARE N TIINA ADMINISTRAIEI....................................15
2.1.Principiile generale ale tiinei administraiei................................................................................15
2.2.Principii specifice tiinei administraiei........................................................................................17
2.3.Alte principii ale tiinei administraiei..........................................................................................19
CAPITOLUL 3. DOCUMENTE SPECIFICE DIRECIEI LOCALE DE EVIDEN A PERSOANELOR
................................................................................................................................................................ 21
3.1.ntocmirea actelor de Stare Civil..................................................................................................21
3.1.1.NTOCMIREA ACTULUI DE NATERE............................................................................21
3.1.2.NTOCMIREA ACTULUI DE CSTORIE........................................................................24
3.1.3.INTOCMIREA ACTULUI DE DECES..................................................................................29
3.2.Intocmirea actelor de Evidena persoanelor...................................................................................31
3.2.1.INFORMAII GENERALE DESPRE ACTUL DE IDENTITATE........................................31
CAPITOLUL 4. POLITICI DE PERSONAL..........................................................................................36
CONCLUZII...........................................................................................................................................38
BIBLIOGRAFIE.....................................................................................................................................39

INTRODUCERE
Direcia pentru Evidena Persoanelor i Administrarea Bazelor de Date este organul de specialitate
al administraiei publice centrale, deine personalitate juridic i este inclus n structurile de ordine i
siguran public din subordinea Ministerului Administraiei i Internelor fiind parte component a
Departamentului de Ordine i Siguran Public.
Atribuiile Direciei pentru Evidena Persoanelor i Administrarea Bazelor de Date i sunt date n
competen prin lege i printre acestea se numr: atribuii cu privire la organizarea i coordonarea
activitii de eviden a persoanelor, precum i la gestionarea i administrarea la nivel naional a
bazelor de date privind evidena persoanelor, crilor de identitate, paapoartelor, permiselor de
conducere, certificatelor de nmatriculare a vehiculelor i a altor documente necesare persoanelor n
relaiile cu statul.
De asemenea, Direcia pentru Evidena Persoanelor i Administrarea Bazelor de Date asigur
punerea n aplicare a legislaiei n vigoare n domeniul strii civile, al evidenei persoanelor i al
programelor de reform privind modernizarea relaiilor dintre administraia public central i local
i cetean.

CAPITOLUL 1.ORGANIZAREA I FUNCIONAREA DIRECIEI LOCALE DE

EVIDEN A PERSOANELOR

1.1.Scurt istoric
S-au nregistrat profunde transformri structurale, ce au condus la descentralizarea administraiei
publice, att sub aspectul nfiinrii i organizrii serviciilor

publice comunitare de eviden a

persoanelor, precum i al stabilirii atribuiilor acestora.

Serviciul Public Comunitar Local de Eviden a Persoanelor Iai denumit Direcia Local de
Eviden a Persoanelor Iai a fost nfiinat prin Hotrrea Consiliului Local Iai nr. 572 din
28.12.2004, ca o instituie cu personalitate juridic n subordinea Consiliului Local al Municipiului
Iai i a fost constituit n temeiul art. 1 alin.(1) din O.G. nr. 84/2001 privind nfiinarea, organizarea i
funcionarea serviciilor publice de eviden a persoanelor, cu modificrile i completrile ulterioare.
Direcia Local de Eviden a Persoanelor Iai a fost constituit prin reorganizarea Serviciului de
Stare Civil din aparatul propriu al Consiliului Local al Municipiului Iai i a Serviciului de Eviden
Informatizat a Persoanei a Municipiului Iai.
Avnd n vedere particularitile evideniate n demersurile privind transferul competenelor de la
structurile centralizate ale Ministerului Administraiei i Reformei Administrative la autoritile
administraiei publice locale, s-a impus adoptarea msurilor de ordin legislativ care s reglementeze
atribuiile structurilor infinate, n scopul asigurrii cadrului funcional al acestor structuri.
Activitatea Direciei Locale de Eviden a Persoanelor Iai se desfoar n interesul legitim al
persoanei i al comunitii, n sprijinul instituiilor i autoritilor statului, pe baza i n executarea
legii.
Direcia Local de Eviden a Persoanelor Iai deservete locuitorii municipiului Iai i ai altor 26
de comune arondate, n total o populaie activ de aproximativ 480.000 locuitori.
Direcia i desfoar activitatea n 2 sedii diferite:
- Serviciul de Stare Civil, Compartimentul Resurse Umane i Compartimentul FinanciarContabilitate funcioneaz n imobilul din Iai, str. Vasile Alecsandri, nr. 8;
4

- Serviciul Evidena Persoanelor i desfoar activitatea n Iulius Mall, Bdul Tudor

Vladimirescu, etaj 2.
n ambele locaii exist cte o casierie la care cetenii pot plti taxele necesare n vederea
obinerii documentelor de stare civil i actelor de identitate.

1.2.Obiectul de activitate al Direciei Locale de Eviden a Persoanelor

Activitatea DLEP Iai asigur stabilirea cadrului organizatoric i funcional corespunztor
desfurrii n condiii optime a activitilor de eliberare i eviden a actelor de identitate i a
documentelor de stare civil .
Serviciul de stare civil funcioneaz n cadrul Direciei Locale de Eviden a Persoanelor Iai
ncepnd cu anul 2005, avnd ca personal un numr de 30 de funcionari publici, care presteaz
servicii pe linie de stare civil ctre ceteni.
Scopul Serviciul de stare civil Iai l constituie exercitarea competenelor ce i sunt date prin
lege pentru punerea n aplicare a prevederilor actelor normative care reglementeaz activitatea de
stare civil precum i eliberarea documentelor necesare cetenilor.

Direcia Local de Eviden a Persoanelor Iai are, potrivit legii urmtoarele atribuii
principale:
- ntocmete, ine evidena i elibereaz certificate de stare civil;
- nregistreaz actele i faptele de stare civil, precum i meniunile i modificrile intervenite n
statutul civil, n domiciliul i reedina persoanelor;
- ntocmete, completeaz, rectific, anuleaz sau reconstituie actele de stare civil i orice
meniuni efectuate pe actele de stare civil, n condiiile legii;
- actualizeaz Registrul local de eviden a persoanelor, care conine datele de identificare i
adresele cetenilor care au domiciliul n raza de competen teritorial a direc iei, respectiv
municipiul Iai i un numr de 26 de comune limitrofe arondate ;
- furnizeaz, n condiiile legii, datele de identificare i de adres ale persoanei ctre autorit ile i
instituiile publice centrale, judeene i locale, ageni economici i ctre ceteni.

Serviciul de Stare Civil funcioneaz n cadrul Direciei Locale de Eviden a Persoanelor Iai
deinnd urmtoarele atribuii conform art. 16 din Regulamentul de organizare i funcionare a
Direciei locale de eviden a persoanelor Iai :
1. ntocmete, la cerere sau din oficiu - potrivit legii, acte de natere, de cstorie i de deces
i elibereaz certificate doveditoare;
2. nscrie meniuni, n condiiile legii i ale metodologiilor, pe marginea actelor de stare civil
aflate n pstrare i trimite comunicri de meniuni pentru nscrire n registre, exemplarul I
sau II, dup caz;
3. nregistrez toate cererile n registrele corespunztoare fiecrei categorii de lucrri, n
conformitate cu prevederile metodologiei de lucru;
4. elibereaz extrase de pe actele de stare civil, la cererea autoritilor, precum i dovezi
privind nregistrarea unui act de stare civil, la cererea persoanelor fizice;
5. trimite Serviciului de Eviden a Persoanelor din cadrul direciei, conform termenelor
legale n vigoare, comunicrile nominale pentru nscuii vii, ceteni romni, ori cu privire
la modificrile intervenite n statutul civil al persoanelor n vrst de 0-14 ani, comunicri
de schimbare a statutului civil, precum i actele de identitate ale persoanelor decedate ori
declaraiile din care rezult c persoanele decedate nu au avut acte de identitate;
6. trimite Registrului Naional al Regimurilor Matrimoniale extrase ale actelor de cstorie
ncheiate, cu meniunea regimului matrimonial ales de ctre cei doi soi; pentru soii care au
ales regimul matrimonial comunitate convenional sau separaie de bunuri se nainteaz
extrasul de pe actul de cstorie la notariatul unde s-a ncheiat convenia matrimonial;
7. comunic, n scris, camerei notarilor publici n a crei raz administrativ se afl, lista
actualizat a actelor de deces ntocmite;
8. trimite comunicarea de modificare pe actul de cstorie n care s-a nscris meniunea de
divor, n termen de 10 zile la S.P.C.L.E.P.(Serviciul Public Comunitar Local de Eviden al
Persoanelor) de la locul de domiciliu, n vederea actualizrii componentei locale a R.N.E.P.
( Regimul Naional de Eviden a Persoanelor)
9. trimite, n cazul decesului, centrelor militare, conform termenelor legale n vigoare, livretul
militar sau adeverina de recrutare a persoanei supuse obligaiilor militare;
10. ntocmete buletine statistice de natere, de cstorie, de deces i de divor, n conformitate
cu normele Institutului Naional de Statistic pe care le trimite, lunar Direciei Judeene de
Statistic;
11. ia msuri de pstrare n condiii corespunztoare a registrelor i certificatelor de stare civil
pentru a evita deteriorarea sau dispariia acestora;
12. atribuie codul numeric personal, pe baza listelor de coduri precalculate, pe care le arhiveaz
i le pstreaz n condiii depline de securitate;
6

13. propune anual, necesarul de registre, certificate de stare civil, formulare, imprimate
auxiliare i cerneal special, pentru anul urmtor, i l comunic structurii de stare civil
din cadrul S.P.C.J.E.P.
14. se ngrijete de reconstruirea prin copiere a registrelor de stare civil pierdute ori distruse parial sau total - dup exemplarul existent, certificnd exactitatea datelor nscrise;
15. ia msuri de reconstituire sau ntocmire ulterioar a actelor de stare civil, n cazurile
prevzute de lege;
16. nainteaz serviciului public comunitar judeean de eviden a persoanelor, exemplarul II al
registrelor de stare civil, n termen de 30 de zile de la data cnd toate filele din registru au
fost completate, dup ce au fost operate toate meniunile din exemplarul I;
17. sesizeaz imediat serviciul judeean de specialitate, n cazul dispariiei unor documente de
stare civil cu regim special;
18. primete cererile de divor pe cale administrativ, semnate personal de ctre ambii soi, n
faa ofierului delegat de la primria care are n pstrare actul de cstorie sau pe raza caruia
se afl ultima locuin comun a soilor, nregistreaz cererile de divor pe cale
administrativ, n Registrul de intrare-ieire al cererilor de divor i acord soilor un termen
de 30 de zile calendaristice, pentru eventuala retragere a acestora;
19. confrunt documentele cu care se face dovada identitii solicitanilor (cererile de divor pe
cale administrativ, certificatele de natere, certtificatul de cstorie i actele de identitate i
dup caz, declaraiile pe propria rspundere date n faa ofierului de stare civil, n cazul n
care ultima locuin declarat nu este aceeai cu domiciliul sau reedina ambilor soi
nscris/ n actele de identitate) i constituie dosarul de divor;
20. solicit, prin intermediul structurii de stare civil din cadrul serviciului public comunitar
judeean de eviden a persoanelor, alocarea, din Registrul unic al certificatelor de divor, a
numrului certificatului de divor care urmeaz a fi nscris pe acesta;
21. constat desfacerea cstoriei, prin divor pe cale administrativ, i elibereaz certificatul
de divor;
22. primeste cererile i efectueaz verificri cu privire la schimbarea numelui pe cale
administrativ, primete i soluioneaz, n condiiile legii i a Metodologiei n vigoare,
cereri privind rectificarea actelor de stare civil i a meniunilor nscrise pe marginea
acestora, cereri privind transcrierea actelor de stare civil ale cetenilor romni ntocmite
n strintate la autoritile competente;
23. la solicitarea instanelor, efectueaz verificri cu privire la anularea, completarea ori
modificarea actelor de stare civil, declararea dispariiei sau a morii pe cale judectoreasc
i nregistrarea tardiv a naterii;
24. desfoar activiti de primire, examinare, eviden i reevaluare a petiiilor cetenilor;
7

25. asigur colaborarea i schimbul permanent de informaii cu unitile operative ale M.A.I.
(Ministerul Afacerilor Interne), n scopul realizrii operative i de calitate a sarcinilor
comune ce-i revin n termenul legii, colaboreaz cu structurile de poliie pentru
identificarea unor cadavre i persoane cu identitate necunoscut, precum i a prinilor
copiilor abandonai;
26. ntocmete situaiile statistice, sintezele ce conin activitile desfurate lunar, trimestrial i
anual, precum i procesele verbale de scdere de gestiune;
27. rspunde de activitile de selecionare, creare, folosire i pstrare a arhivei;
28. execut aciuni i controale cu personalul propriu sau n colaborare cu structurile de ordine
public, n unitile sanitare i de protecie social, n vederea depistrii persoanelor a cror
natere nu a fost nregistrat n registrele de stare civil i a persoanelor cu identitate
necunoscut.

1.3.Organigrama

1.4.Prezentarea structurii organizatorice

1.4.1.ATRIBUIILE BIROULUI RESURSE UMANE
Biroul Resurse Umane are urmtoarele atribuii principale :
a) coordoneaz i asigur activitatea privind recrutarea, selecia, formarea, ncadrarea, pregtirea
continu, evaluarea, promovarea n carier, motivarea, recompensarea, sancionarea, precum i
prelucrarea automat a datelor referitoare la personalul contractual i funcionarii publici din structura
serviciilor publice comunitare de eviden a persoanelor;
b) Execut activiti de verificare a sesizrilor i reclamaiilor privind conduita la locul de munc
a personalului serviciului;
c) organizeaz i desfoar concursuri pentru ocuparea funciilor publice sau contractuale
vacante din cadrul direciei;
d) ntocmete i gestioneaz documentele de personal i emite dispoziii de angajare, detaare,
ncetarea raporturilor de serviciu sau a contractelor de munc;
e) ntocmete documentele necesare n vederea pensionrii personalului n condiiile legii;
f) Elibereaz, la cererea personalului, adeverine i alte documente prin care se atest anumite
situaii ce rezult din evidenele ce le deine;
g) Asigur, conform legii, acordarea concediilor de odihn, de studii, fr plat, a nvoirilor;
h) Primete i pstreaz declaraiile de avere i de interese ale personalului contractual i a
funcionarilor publici;

1.4.2.ATRIBUIILE BIROULUI FINANCIAR- CONTABIL I BUGET

Biroul financiar-contabili i buget ndeplinete urmtoarele atribuii:
a) Asigur organizarea i desfurarea activitii financiar contabile, n conformitate cu
dispoziiile legale;
b) Asigur plata integral i la timp a drepturilor salariale ale personalului;
10

c) Organizeaz contabilitatea cheltuielilor finanate din mijloace bugetare i fonduri cu destinaie

special, prin care se asigur evidena plilor de cas, ct i a cheltuielilor efective pe structura
clasificaiei bugetare;
d) Rspunde de deschiderile de credite i a plilor, potrivit normelor legale;
e) ntocmete documentaia specific privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata
cheltuielilor, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale ale
serviciului public comunitar de eviden a persoanelor, ndrum i controleaz modul de punere n
aplicare a acestora;
f) Asigur ntocmirea, circulaia i pstrarea documentelor justificative i contabile, precum i
gestionarea, folosirea i evidena formularelor cu regim special n conformitate cu dispoziiile legale;

1.4.3.ATRIBUIILE COMPARTIMENTULUI ACHIZIII PUBLICE- LOGISTIC

Compartimentul Achiziii Publice, Logistic are urmtoarele atribuii :
a) ntocmete planul anual de achiziii publice n vederea asigurrii cu materiale, mijloace fixe i
obiecte de inventar, pe baza referatelor comunicate de celelalte servicii i compartimente din cadrul
Directiei Locale de Eviden a Persoanelor Iai , conform procedurilor legale i n funcie de creditele
bugetare aprobate pentru anul in curs;
b) Identificarea necesitilor , estimarea valorii i a modalitilor de obinere;
c) Identificarea fondurilor care se vor folosi pentru realizarea achiziiilor;
d) Public anunurile de intenie, de participare i de atribuire n S.E.A.P. (Sistemul Electronic de
Achiziii Publice), dup care le transmite ctre Monitorul Oficial al Romniei,partea a-VI-a.
e) ntocmete i transmite rezultatul aplicrii procedurilor de achiziie ctre toi ofertanii
participani, n cel mult dou zile de la data la care comisia de evaluare a stabilit oferta ctigtoare;
f) Pstreaz confidenialitatea informaiilor gestionate i rspunde pentru legalitatea aciunilor
ntreprinse;

11

g) Organizeaz i asigur desfurarea n bune condiii a activitii de primire, depozitare,

conservare, ntreinere, eliberare i folosire a tehnicii i bunurilor din dotare i ia msuri pentru
gospodrirea judicioas a bunurilor materiale din nzestrare, creterea eficienei utilizrii acestora i
nlturarea oricror forme de risip;
h) Asigur meninerea cureniei i ordinii n cldiri i celelalte suprafee aflate n administrarea
direciei;

1.4.4.ATRIBUII PE LINIE DE ANALIZ-SINTEZ I RELAII CU PUBLICUL

n domeniul analiz-sintez i relaii cu publicul, serviciul public comunitar are urmtoarele
principale atribuii:
a) Primete, nregistreaz i ine evidena ordinelor, dispoziiilor, instruciunilor, regulamentelor,
tampilelor i sigiliilor, asigurnd repartizarea lor n cadrul serviciului;
b) Verific modul n care se aplic dispoziiile legale cu privire la aprarea secretului de stat i de
serviciu, modul de manipulare i de pstrare a documentelor secrete;
c) Organizeaz i desfoar activitatea de primire n audien a cetenilor de ctre conducerea
serviciului sau lucrtorul desemnat;
d) Centralizeaz principalii indicatori realizai, verific modul de ndeplinire a sarcinilor propuse
i ntocmete sintezele, situaiile comparative i analizele activitilor desfurate periodic;
e) Transmite serviciului public comunitar de eviden a persoanelor judeean, sintezele i
analizele ntocmite;

1.5.Cadrul normativ
Actele normative care reglementeaz organizarea, funcionarea i soluionarea problemelor de
competena Direciei Locale de Eviden a Persoanelor:
- Legea nr. 215/2001 (republicat) privind administraia public local;

12

- O.G. nr. 84/2001 privind nfiinarea, organizarea i funcionarea serviciilor publice comunitare de eviden a
persoanelor, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat;
- H.G. nr. 1375/2006 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare unitar a dispoziiilor legale privind
evidena, domiciliul, reedina i actele de identitate ale cetenilor romni;
- Legea nr. 52/2003 privind transparena decizional n administraia public;
- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public;
- O.U.G. nr. 97/2005 privind evidena, domiciliul, reedina i actele de identitate ale cetenilor romni, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- H.G. nr. 839/2006 privind forma i coninutul actelor de identitate, ale autocolantului, privind stabilirea
reedinei i ale crii de imobil;
- Legea nr. 677/2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera
circulaie a acestor date;
- Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduit a funcionarilor publici;
- Legea nr. 182/2002 privind Protecia informaiilor clasificate;
- O.G. nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraveniilor, cu modificrile i completrile ulterioare;
- H.G. nr. 112/1997 privind organizarea activitii de eliberare a crilor de identitate, procedura de
preschimbare ealonat a buletinelor de identitate actuale, precum i aspectele privind termenele de valabilitate a
acestora;
- H.G. nr. 1.723/2004 privind aprobarea Programului de msuri pentru combatere a birocraiei n activitatea de
relaii cu publicul;
- H.G. nr. 697/2000 privind cartea de alegtor;
- Legea nr. 105/1992 cu privire la reglementarea raporturilor de drept internaional privat;
- Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civil, republicat;
- Legea nr. 21/1991 a ceteniei romne;

13

- H.G. nr. 64/2011 pentru aprobarea Metodologiei cu privire la aplicarea unitar a dispoziiilor n materie de
stare civil;
- O.G. nr. 41/2003 privind dobndirea i schimbarea pe cale administrativ a numelor persoanelor fizice;
- Codul muncii;
- Codul Civil.

14

CAPITOLUL 2. PRINCIPII DE APLICARE N TIINA ADMINISTRAIEI1

n tiina administraiei i activitatea n administraia public sunt utilizate att principii cu un
caracter general, aplicabile n toate domeniile de activitate administrativ, ct i principii specifice
anumitor activiti din acest domeniu, precum: organizarea, conducerea i aplicarea metodelor.

2.1.Principiile generale ale tiinei administraiei

Principiile generale folosite n tiina administraiei sunt:
1.Administraia public se afl n serviciul omului;
2.Administraia public se subordoneaz interesului general(public);
3.Adaptarea administraiei la mediul n care-i desfoar activitatea;
4.Cunoaterea cerinelor sociale actuale i prevederea celor viitoare;
5.Respectarea normelor de drept n nfptuirea administraiei publice;
6.Asigurarea profesionalizrii funciunii publice;
7.Creterea eficienei administraiei prin mbuntirea permanent a activitii i structurii
administrative.
1)Primul principiu este cel mai important i constituie cheia bolt a activitii administraiei
publice. Pornind de la faptul c misiunea administraiei este de servire a persoanei umane i ca atare
toate resursele i metodele administraiei sunt subordonate acestui scop, acest prim principiu nici nu
mai trebuie demonstrat. Este fundamental, ntruct activitatea administraiei se sprijin pe moralitate,
etic i respect fa de om.
2)Al doilea principiu reprezint o consecin fireasc i se intercondiioneaz cu primul
principiu. Dac administraia are ca obiectiv servirea omului, fr ndoial c trebuie s serveasc pe
toi membrii colectivitii respective;acopernd astfel interesul public.

1 Mihaela Onofrei, Elemente de Stiinta Administratiei, Editura SEDCOM LIBRIS, Iasi, 2004
15

3)Cel de-al treilea principiu presupune c, n vederea ndeplinirii obiectivelor sale,

administraia s se adapteze n mod continuu mediului

n care evolueaz. Astfel, se creaz

posibilitatea ca aparatul ei administrativ s fie pregtit n orice moment pentru a face fa

circumstanelor aflate n continu transformare. Acest principiu este perceput i ca o obligaie a
administraiei publice de a acoperi cu resursele disponibile necesitile mereu crescnde ale vieii
sociale. Aplicarea principiului asigur concretizarea n practic prin administraia public a sarcinilor
ncredinate de puterea politic.
4)n aplicarea principiului al patrulea, de cunoatere a cerinelor sociale actuale i de
previziune a celor viitoare, administraia trebuie s fie organizat temeinic, pentru a rspunde
exigenelor cetenilor.
5)Potrivit principiului al cincilea, ntreaga activitate din administraia public, funcionarea
aparatului instituional trebuie s se realizeze ntr-un cadru legal, conform cu prevederile actelor
normative n vigoare.
6)Aplicarea cu succes a principiilor anterioare necesit o pregtire corespunztoare a
personalului instituiilor administrative. Acest aspect este deosebit de important,deoarece nivelul
calitativ profesional al funcionarilor determin calitatea actului administrativ. n acest context,
prezint o importan major adoptarea i aplicarea n practic a unui Statut al funcionarilor publici,
n care s fie reglementate drepturile i obligaiile acestora, inclusiv asigurarea condiiilor de
remunerare a acestora, corespunztor funciei ndeplinite i de manifestare a dentologiei profesionale.
7)Conform celui de-al aptelea principiu, cercetrile ntreprinse n administraia public
urmresc mbuntirea continu a activitii i structurii acestei. Mersul ascendent al societii
impune pentru tiina administraiei publice elaborarea unor noi soluii, adaptate mereu realitilor
economice i sociale. n acelai timp,toate obiectivele administraiei publice nu pot fi concepute i
materializate dect n condiii de eficien i raionalitate. De aceea, tiina administraiei a fost
caracterizat i ca o tiin a principiilor raionale ale administraiei, iar administraia public este
privit ca fiind tiina eficienei administrative, deoarece eficiena apare ca un deziderat
fundamental ce vizeaz ndeplinirea sarcinilor cu rezultate pozitive maxime, dar cu un consum minim
de resurse.

16

2.2.Principii specifice tiinei administraiei

Pe lng principii generale, exist i principii specifice ale tiinei administraiei, care se aplic
numai n anumite segmente de activitate cum sunt organizarea, conducerea i metodologia utilizat.
Aceste principii cu caracter special sunt:
1.Organizarea unitar;
2.Autonomia de organizare;
3.Conducerea unitar;
4.Participarea funcionarilor la conducerea instituiiilor ;
5.Comunicarea direct dintre ef i funcionari;
6.Recunoaterea meritelor ce revin funcionarilor;
7.Simplificarea activitii i structurii administraiei.
1.Diversitatea formelor n activitatea de organizare a determinat cerina elaborrii unei concepii
de organizare unitar n acest domeniu. Utilitatea acestui principiu decurge din faptul c evit
tendinele divergente care pot aprea n domeniul organizrii, datorit numrului mare de instituii
publice. Acest principiu are aplicabilitate pe plan naional, deoarece administraia local de
specialitate este subordonat administraiei centrale, iar aceasta, la rndul su este subordonat
guvernului.
2.n concordan cu primul principiu, acioneaz autonomia de organizare. Conceptul de
autonomie se explic prin nsuirea structurilor sociale de a fi autoreglabile. Au posibilitatea de a se
adapta la sarcinile care le revin, s caute soluii pentru rezolvarea fiecrui caz n parte, s-i realizeze
singure scopul. Autonomia de organizare urmeaz a se manifesta ns ntr-un cadru legal, cu
respectarea normelor juridice i reprezint puterea discreionar a administraiei. Respectarea acestui
principiu face ca instruciunile care se refer la instituiile administraiei s stimuleze caracteristica lor
de autoreglare; n caz contrar s-ar majora n mod nejustificat cheltuielile aparatului administrativ.
3.Principiul conducerii unitare se afl n concordan cu cel al organizrii unitare i reprezint o
cerin obligatorie n condiii i la toate nivelurile activitii sociale. Pentru realizarea acestui
17

principiu este necesar ca fiecare ef al unei instituii publice s stabileasc o direcie unitar de
aciune, de la care s nu admit abateri. Se impune respectarea regulii ca orice funcionar s depind
ierarhic de un singur ef i s nu primeasc, n acelai timp, dispoziii de la mai muli efi.
4.Participarea funcionarilor la activitatea de conducere, presupune consultarea sistematic a
acestora privind stabilirea sarcinilor care le revin, ntruct de efortul lor depnd n ultim instan,
realizrile n plan administrativ. Aplicarea acestui principiu necesit respectarea unor reguli, precum:
- dup elaborarea unei decizii, ultimul cuvnt trebuie s-l aib eful instituiei/compartimentului,
care urmeaz s-i asume direct rspunderea;
- colaboratorii trebuie moderai, pentru a nu aduce puncte de vedere pariale care s prejudicieze
viziunea unitar realizat i pentru a elimina gradul de influen asupra celorlali funcionari;
- dac colectivul de funcionari nu poate aduce o contribuie real la luarea deciziei, este inutil s
i se cear prerea, mai ales, n anumite preobleme care-i depesc competena;
- este recomandabil ca, ori de cte ori se ia o decizie la care unii funcionari au avut un rol
deosebit, s se menioneze numele i contribuia lor.
5.Funcionarii publici i mbuntesc rezultatele dac sunt bine i la timp informai de ctre
superiorii lor. Funcionarii care nu sunt inui la curent cu activitatea instituiei se consider diminuai
n valoarea lor profesional, lipsii de ncrederea i respectul pe care le merit. Comunicarea confer
substan, att aciunilor realizate, ct i colaborrii dintre conducere i funcionari. Conoaterea
subordonailor nu se poate obine numai prin mijloace obiective, dar nici prin mijloace pur personale,
care diminueaz autoritea i obiectivitatea efului.
6.Una dintre

modalitile cele mai simple, dar eficiente, de a stimula funcionarii i a le

mbunti activitatea, const n a-i aprecia i a-i premia. Pentru a a eficientiza activitatea instituiei,
un conductor trebuie s aplice sanciuni funcionarilor nedisciplinai sau care au greit. O conduit
corect din partea efului contribuie la satisfacerea interesului reciproc al instituiei i funcionarilor.
ns un conductor eficient urmeaz s utilizeze aspiraiile personale ale funcionarilor pentru
realizarea scopurilor instituiei, satisfcnd n acelai timp i interesele celor n cauz.
7.Principiul simplificrii activitii i structurii administraiei, se opune supradimensionrii
aparatului de stat, funcionrii unor structuri paralele cu atribuii similare, birocraiei inutile, soluiilor
complicate i formularisticii voluminoase. Simplificarea administraiei, implicit a aparatului
18

administrativ de stat, trebuie s se fac n mod raional, n concordan cu cerinele reale ale bunei
funcionri a instituiilor publice.

2.3.Alte principii ale tiinei administraiei

Principii restrictive (de restricionare) sunt: legalitatea, egalitatea, obiectivitatea i continuitatea.
Principiul legalitii presupune c prestarea serviciilor trebuie s se realizeze n conformitate cu
norma aplicabil (legea) i cu supunerea fa de principiile dreptului, att n administraia public ct
i n cea privat.
Egalitatea urmrete promovarea echitii cu privire la accesul la serviciile publice,att din punct
de vedere geografic, ct i din cel al diferitelor categorii de utilizatori.
Obiectivitatea are n vedere ca serviciile s fie prestate cu imparialitate, justiie i interes general.
Pe baza principiului continuitii, prestarea serviciilor trebuie s se realizeze de o manier
permanent, regulat i nentrerupt.
Principiile proactive pot aprea n textele constituionale, dar nu sunt exigibile n faa
tribunalelor. Aceste principii demonstreaz dorina prestrii serviciului n condiiile cele mai bune, din
partea organizaiei.
Transparena - trebuie s dea posibilitatea cetenilor i utilizatorilor s participe la asigurarea
unei funcionri corecte a activitii, s dispun de informaie, ca baz de dialog ntre administraie i
cetean. Trebuie s serveasc drept instrument de control a administraiei publice din partea
cetenilor. Acest principiu nu opereaz n sectorul privat.
Participarea - statueaz concepia potrivit creia ceteanul este n acelai timp utilizator i
proprietar al serviciilor publice private, n calitatea sa de contribuabil. Participarea sa este garantat,
pentru ca serviciul s fie prestat corect, chiar prin implicarea ceteanului n colaborare cu unitatea
prestatoare.
Responsabiliatatea - se refer la msura n care organizaia public se face responsabil de
prestarea serviciului. Este responsabilitatea statului n faa societii civile, nu numai pentru serviciile

19

pe care el le presteaz dar i pentru bunstarea general pe care o realizeaz prin intermediul altor
participani implicai n crearea avuiei naionale.
Economia, eficiena, eficacitatea - toate aceste trei principii se orienteaz spre acelai scop i
anume, o utilizare mai bun a banilor contribuabililor. Prin economie, sectorul public trebuie s aplice
reguli de austeritate pentru a se reduce cheltuiala public la ct mai mult posibil. Acest principiu se
relaioneaz direct cu principiul eficienei, conform cruia obiectivele publice trebuie s se obin cu
cel mai mic numr de resurse posibile. Eficacitatea se refer, n exclusivitate la ndeplinirea
obiectivelor n condiii corespunztoare bazate fie pe maximizarea efectelor, fie pe minimizarea
eforturilor.

20

CAPITOLUL 3. DOCUMENTE SPECIFICE DIRECIEI LOCALE DE EVIDEN A

PERSOANELOR

3.1.ntocmirea actelor de Stare Civil

3.1.1.NTOCMIREA ACTULUI DE NATERE
ntocmirea actului de natere se face la autoritatea administraiei publice locale n a crei raz
administrativ-teritorial s-a produs evenimentul, pe baza declaraiei verbale a persoanelor prevzute la
art. 19 a actului de identitate al mamei i al declarantului, a certificatului medical constatator al
naterii i, dup caz, a certificatului de cstorie al prinilor.
TERMEN DE NREGISTRARE
Declararea naterii se face n termen de 15 zile pentru copilul nscut viu i n termen de 3 zile
pentru copilul nscut mort. Termenele se socotesc de la data naterii. n cazul n care copilul nscut
viu a decedat n timpul celor 15 zile, declararea naterii se face n termen de 24 de ore de la data
decesului. Pentru copilul nscut mort se ntocmete numai actul de natere.
n cazul copiilor care au mplinit vrsta de 1 an se procedeaz la nregistrarea tardiv a naterii n
baza:
a.Hotorrii judecatoreti definitive i irevocabile;
b.Actele de identitate ale prini;
c.Certificatul cstorie al prinilor, dup caz.
d.Certificatul de natere al mamei, n cazul n care nu este cstorit.
ACTE NECESARE
1. certificatul medical constatator al naterii, ntocmit pe formular-tip, trebuie s conin numr
de nregistrare, data cert, sigiliul / tampila unitii sanitare, semntura i parafa medicului;
2. actul de identitate al prinilor i/sau al declarantului, dac naterea nu este declarat de unul
din prini, original i copie xerox;
21

3. certificatul de cstorie al prinilor copilului, n original i copie xerox, dac sunt cstorii,
iar dac acetia poart nume de familie diferit, declaraia scris cu privire la numele pe care l va
dobndi copilul;
4. declaraia de recunoatere a copilului nscut n afara cstoriei, dat de ctre tat n faa
ofierului de stare civil care nregistreaz naterea sau la notarul public, din care s rezulte i numele
de familie pe care l dobndete copilul, la care se anexeaz consimmntul mamei; n cazul tatlui
minor acesta trebuie s fie asistat de reprezentantul legal.
n cazul n care unul dintre prini este cetean strin, mai sunt necesare urmtoarele acte:
a) paaportul printelui cetean strin, respectiv actul de identitate pentru cetenii statelor
membre ale Uniunii Europene, n original i n copie xerox, i traducerea legalizat a filei care conine
datele de identificare;
b) certificatul de cstorie al prinilor copilului i traducerea legalizat a acestuia, dac prinii
sunt cstorii; originalul certificatului i traducerea acestuia vor fi apostilate/supralegalizate
c) Declaraie:
-

cu privire la naionalitatea i domiciliul ceteanului strin, naionalitatea i domiciliul

copilului;
- de recunoatere a copilului nscut n afara cstoriei i de ncuviinare a purtrii numelui
tatlui / mamei, dac este cazul;
NUMELE DE FAMILIE I PRENUMELE COPILULUI
Copilul din cstorie ia numele de familie comun al prinilor.
n cazul n care prinii au nume de familie diferit sau exist neconcordan ntre prenumele
copilului trecut n certificatul medical constatator al naterii i declaraia verbal a declarantului,
nregistrarea naterii se face pe baza declaraiei scrise, dat n faa ofierului de stare civil sau la
notar public, semnat de ambii prini, din care s rezulte numele de familie (numele de familie al
unuia dintre ei ori numele lor reunite) i prenumele copilului.
Ofierul de stare civil poate refuza nscrierea unor prenume care sunt formate din cuvinte
indecente ori ridicole, prinii putnd opta pentru un nume corespunztor.
22

Au obligaia de a face declaraia de natere oricare dintre prini, iar dac, din diferite motive, nu
o pot face, obligaia declarrii revine medicului, persoanelor care au fost de fa la natere sau
personalului din unitatea n care a avut loc naterea, rudelor ori vecinilor care au luat cunotin
despre naterea unui copil.
Atunci cand declaraia de natere a fost fcut dup expirarea termenelor prevzute de art. 17
alin. (3), ns n decursul termenului de un an de la natere, ntocmirea actului de na tere se face cu
aprobarea primarului, respectiv a efului misiunii diplomatice sau al oficiului consular de carier.
Dac naterea s-a produs n strintate i ntocmirea actului nu a fost fcut la misiunea
diplomatic sau la oficiul consular de carier al Romniei ori la autoritatea local din strintate,
ntocmirea actului de natere se face n ar, la autoritatea administraiei publice locale de la
domiciliul prinilor, dup ce Ministerul de Interne verific, prin intermediul Ministerului Afacerilor
Externe, dac naterea nu a fost nregistrat n strintate.
Cnd declaraia a fost facut dup trecerea unui an de la data naterii, ntocmirea actului se face
n baza hotrrii judectoreti definitive i irevocabile, care trebuie s conin toate datele necesare
ntocmirii actului de natere.
ntocmirea actului de natere al copilului gsit se face, n termen de 30 de zile de la data gsirii
copilului, la autoritatea administraiei publice locale n a crei raz administrativ-teritorial a fost
gsit, pe baza procesului-verbal ntocmit de poliie, de medic i de reprezentantul autorit ii
administraiei publice locale, cruia i revine i obligaia de a face declaraia de nregistrare a na terii.
Persoana care a gsit copilul este obligat s anune, n termen de 24 de ore, poli ia i s prezinte
copilul cu toate obiectele i nscrisurile aflate asupra lui.
Din procesul-verbal ntocmit trebuie s rezulte data, locul i mprejurrile n care a fost gsit
copilul, sexul, data presupus a naterii (anul, luna i ziua) stabilit de medic, de institu ia sau de
persoana creia i-a fost ncredinat copilul.
n situaia n care copilul este abandonat de ctre mam n spital, conductorul unit ii sanitare
are obligaia s sesizeze poliia n termen de 24 de ore de la constatarea acestui fapt.
Dac nu a fost stabilit identitatea mamei n termen de 30 de zile, ntocmirea actului de na tere se
va face pe baza certificatului medical constatator al naterii i a procesului-verbal ncheiat de poliie,

23

de conductorul unitii sanitare i de reprezentantul autoritii administra iei publice locale cruia i
revine i obligaia de a face declaraia de nregistrare a naterii.
Dac nu se cunosc numele de familie i prenumele copilului, acestea se stabilesc, prin
dispoziie, de ctre primarul localitii unde se nregistreaz naterea.
La nregistrarea naterii, ofierul de stare civil atribuie i nscrie codul numeric personal, care
se menioneaz n certificatul de natere, precum i n toate celelalte acte care privesc persoana n
cauz.
n cazul adopiei cu efecte depline se va ntocmi un nou act de natere de ctre autoritatea
administraiei publice locale de la domiciliul prinilor adoptivi sau n raza creia se afl sediul
instituiei de ocrotire n ngrijirea creia se gsete adoptatul.
n situaia n care prinii adoptivi sunt ceteni strini ori ceteni romni cu domiciliul sau
reedina n strintate, noul act de natere se va ntocmi de ctre autoritatea administra iei publice
locale n a crei raz administrativ - teritorial are domiciliul cel adoptat sau unde i are sediul
instituia de ocrotire, n cazul copiilor aflai n ngrijirea acesteia.
DOMICILIUL COPILULUI
Dac la data nregistrrii naterii prinii copilului au domicilii diferite nscrise n actul de
identitate domiciliul copilului este domiciliul declarat de ctre printele care solicit nregistrarea
naterii.
n situaia cnd printele nu se poate prezenta s declare naterea copilului, declaraia de
domiciliu trebuie s fie dat la un notar public.

3.1.2.NTOCMIREA ACTULUI DE CSTORIE

Cstoria se ncheie la sediul Serviciului de Stare Civil Iai dac cel puin unul dintre soi are
domiciliul stabil sau reedina n municipiul Iai. Nu se oficiaz cstorii n afara sediului.
Cstoria se poate ncheia la sediul Strii Civile Iai chiar dac viitorii soi nu au domiciliul sau
reedina n raza municipiului Iai, cu aprobarea primarului municipiului Iai.

24

Actele pentru ncheierea cstoriei se depun cu 10 zile calendaristice nainte, termen n care se
cuprind att ziua cnd a fost fcut declaraia de cstorie, ct i ziua n care se oficiaz cstoria.
Cstoria se poate ncheia naintea mplinirii termenului de 10 zile pentru motive temeinice, cu
ncuviinarea primarului municipiului Iai.
Cstoria se poate oficia i dup expirarea termenului de 10 zile, numai cu aprobarea primarului,
pentru situaii temeinic justificate, ns numai pn la expirarea termenului de 30 de zile de la data
afirii declaraiei de cstorie i cu rennoirea certificatelor medicale referitoare la starea sntii
viitorilor soi.
Declaraia de cstorie se face personal, de ctre viitorii soi, n scris, la primria unde urmeaz a
se ncheia cstoria.
Dac unul dintre viitorii soi nu se afl n unitatea administrativ-teritorial unde urmeaz a se
ncheia cstoria, el poate face declaraia de cstorie la primria unitii administrativ-teritoriale
unde i are domiciliul sau reedina, care o transmite n termen de 48 de ore primriei unde urmeaz
a se ncheia cstoria.
Actul de cstorie se semneaz n clar de ctre soi, cu numele de familie pe care au convenit s l
poarte n timpul cstoriei, de cei doi martori i de ctre ofierul de stare civil.
Este perceput i o tax de cstorie astfel: 74 lei pentru ziua de smbt / 194 lei pentru ziua de
duminic ce se achit la casieria din incinta sediului Serviciului de stare civil, str. V. Alecsandri, nr.
8, nefiind perceput tax pentru oficierea cstoriei n zile lucrtoare.
Ofierul de stare civil dispune publicarea declaraiei de cstorie n ziua primirii acesteia prin
afiarea n extras ntr-un loc special amenajat la sediul serviciului public comunitar local de eviden a
persoanelor sau al primriei, respectiv al misiunii diplomatice sau al oficiului consular unde urmeaz
s se ncheie cstoria, precum i pe pagina de internet a acestuia/acesteia.
Certificatul medical prenupial (privind starea sntii) este valabil 14 zile de la data emiterii
pn la data cstoriei i trebuie s conin parafa i semntura medicului i meniunea expres SE
POATE CSTORI.
n declaraia de cstorie, viitorii soi vor meniona regimul matrimonial ales, ei pot opta ntre:
1. Regimul comunitii legale;
25

2. Regimul separaiei de bunuri;

3. Regimul comunitii convenionale.
n situaia n care viitorii soi stabilesc un alt regim matrimonial dect cel al comunitii legale
acetia vor prezenta convenia matrimonial autentificat de ctre un notar public.
Numele de familie al soilor dup cstorie poate fi:
a) numele pe care l-au avut nainte de cstorie ;
b) numele unuia sau celuilalt so ;
c) numele lor reunite;
d) unul dintre soi i pstreaz numele dinaintea cstoriei, iar cellalt so poate s poarte numele
lor reunite.

Cstoria ntre ceteni romni

ACTE NECESARE
1. Acte identitate valabile ale ambilor soi (original i copie xerox). Unul dintre soi trebuie s
aib domicilul sau reedina n municipiul Iai;
2. Certificate de natere ale viitorilor soi (original i copie xerox);
3. Certificate medicale prenupiale eliberate de medic, cu meniunea expres se poate cstori;
certificatele prenupiale sunt valabile 14 zile calendaristice de la data emiterii pn la data oficierii i
trebuie s poarte sigiliul unitii sanitare, semntura i parafa medicului;
4. Declaraia de cstorie se face personal de ctre viitorii soi, n scris, n faa ofierului de stare
civil;
5. Acte identitate valabile a dou persoane, n calitate de martori (copie xerox);
Dup caz, acte din care s rezulte desfacerea cstoriilor anterioare:

26

1.Certificatul de deces al soului/soiei i o copie xerox a certificatului de cstorie;

2.Sentina / sentinele de divor definitive i irevocabile;
3.Certificatul de natere sau de cstorie, cu meniunea de desfacere a cstoriei;
4.Certificatul de divor (n cazul divorului pe cale administrativ).

Cstoria ntre un cetean romn i unul strin

Ceteanul romn va prezenta actele menionate la Cstoria ntre ceteni romni

ACTE NECESARE CETEANULUI STRIN:
1. Certificat medical prenupial eliberat de un medic din Romnia, care s poarte meniunea Se
poate cstori;
2. Paaport (original i copie xerox) - n care s fie aplicat viza de intrare pe teritoriul
Romniei; sau act de identitate, original i copie xerox (n cazul cetenilor din statele membre ale
U.E.);
Actul de identitate al ceteanului strin i viza acordat acestuia n vederea ederii pe teritoriul
Romniei trebuie s fie valabile att la data depunerii dosarului de cstorie ct i la data oficierii
cstoriei.
3. Certificat de natere, original i copie xerox i dup caz: apostilat cu Apostila Conveniei de la
Haga sau supralegalizat n funcie de statul emitent; Certificatul de natere va fi tradus i legalizat la
un birou notarial de pe teritoriul Romniei:
4. Dovada eliberat / autentificat de misiunile diplomatice / oficiile consulare acreditate n
Romnia din care s rezulte c ceteanul strin ndeplinete condiiile de fond (obligaia de exogamie
- interzicerea cstoriei ntre rude i obligaia de heterogamie - diferena de sex ntre soi) cerute de
legea sa naional i nu exist impedimente pentru ncheierea cstoriei n Romnia.

27

n cazul ceteniilor din statele cu care Romnia a ncheiat tratate, convenii sau acorduri de
asisten juridic n materie civil ori de dreptul familiei vor prezenta documente eliberate de
autoritile competente ale statului de cetenie, datate recent - maximum 3 luni de la emitere;
Se va ataa i traducerea n limba romn, legalizat la un notar din Romnia a dovezii /
certificatului menionat anterior;
5. Un document care s ateste domiciliul din strintate al ceteanului sau declaraie pe propria
rspundere dat la un birou notarial din Romnia privind domiciliul din ara de origine;
6. Declaraie pe propria rspundere, autentificat de un notar public privind domiciliul complet
din ara de provenien, dac este cunosctor al limbii romne scris/citit, starea civil naintea
cstoriei, ndeplinirea condiiilor de fond cerute de legea sa naional pentru ncheierea unei cstorii
n Romnia, i regimul matrimonial ales;
Dup caz, dovada desfacerii cstoriilor anterioare prin sentine de divor sau certificate de deces
nsoite de certificatele de cstorie, apostilate sau supralegalizate n funcie de ar, traduse i
legalizate de un birou notarial de pe teritoriul Romniei;
n cazul cetenilor strini care nu cunosc limba romn, la ncheierea cstoriei este obligatorie
prezena unui interpret autorizat.

Eliberarea, la cerere, a certificatului de cstorie

Certificatele de stare civil se elibereaz persoanelor ndreptite, odat cu ntocmirea unui act n
registrele de stare civil de cstorie sau ulterior, pe baza cererii depuse de titular sau de alte persoane
ndreptite, fiind perceputa o tax de 11 lei ce va fi achitat la Casieria Strii Civile.
Solicitarea eliberrii certificatelor se poate face:
1. la primria care are n pstrare registrele n care au fost nregistrate actele;
2. la primria locului de domiciliu sau reedin al solicitantului.

28

ACTE NECESARE
1.Cerere tip;
2.Actul de identitate al titular sau persoanei mputernicite, original i copie xerox;
3.Taxa de 11 lei achitat la Casieria Strii Civile.
n cazul n care titularul nu se poate prezenta este necesar obinerea certificatului ce se poate face prin
Procur special autentificat de ctre un notar public n care se va meniona expres ,,pentru obinerea
certificatului de natere/cstorie/deces de la starea civil.
n cazul cetenilor aflai n strintate, duplicatul poate fi obinut de o alt persoan mputernicit prin
procur special notarial apostilat conform Conveniei de la Haga sau procur special consular, n care
se va meniona expres ,,pentru obinerea certificatului de natere/cstorie/deces de la starea civil.

3.1.3.INTOCMIREA ACTULUI DE DECES

ntocmirea actului de deces se face la autoritatea administraiei publice locale n a crei raz
administrativ-teritorial s-a produs decesul, pe baza declaraiei verbale fcute de ctre membrii
familiei decedatului, iar n lipsa acestora, de ctre colocatari, vecini, administratorul imobilului,
medicul sau alt cadru din unitatea sanitar unde s-a produs decesul, i a certificatului medical
constatator al decesului.
ntocmirea actului de deces privind un cadavru gsit se face la autoritatea administratiei publice
locale n a crei raz administrativ-teritorial a fost gsit.
TERMEN DE INREGISTRARE
nregistrarea se face n termen de 3 zile de la data decesului. Acest termen cuprinde att ziua n
care s-a produs decesul, ct i ziua n care se face declaraia.
Dac s-a depit acest termen sau cauza decesului se datoreaz unei sinucideri, unui accident sau
altor cauze violente, nregistrarea decesului se face n termen de 48 de ore din momentul decesului
sau al gsirii cadavrului, cu aprobarea Parchetului Iai.
ACTE NECESARE
29

a) certificatul medical constatator al decesului, ntocmit pe formular-tip, care trebuie s poarte numr
de nregistrare, data cert, semntura i parafa medicului care a fcut constatarea, sigiliul/tampila unitii
sanitare, n care trebuie consemnat cauza decesului, fr prescurtri, nscris cu majuscule;
b) actul de identitate al decedatului n original i copie xerox ;
c) certificatul de natere i de cstorie, dup caz;
d) livretul militar al decedatului pentru brbaii pn n 50 de ani;
e) actul de identitate al declarantului n original i copie xerox.
n cazul n care se declar decesul unui copil nscut viu, care a ncetat din via fr ca declararea
naterii s fi fost fcut n termenele prevzute de lege, ofierul de stare civil va ntocmi mai nti
actul de natere i apoi pe cel de deces.
Dac, din motive temeinice, actul de natere nu poate fi ntocmit, ofi erul de stare civil
ntocmete actul de deces i ulterior urmrete nregistrarea naterii.
Certificatul medical constatator al decesului, n care se consemneaz cauza decesului, se
ntocmete i se semneaz de ctre medic sau, n lipsa acestuia, de ctre un cadru mediu sanitar care a
fcut constatarea.
Ofierul de stare civil, dup ntocmirea actului de deces, elibereaz declarantului o adeverin de
nhumare sau de incinerare a cadavrului.
nhumarea sau incinerarea unui cetean romn, al crui deces s-a produs i s-a nregistrat n
strintate, se face pe baza adeverinei eliberate de autoritatea administraiei publice locale n a crei
raz administrativ-teritorial urmeaz s se fac nhumarea sau incinerarea. Cnd decesul cet eanului
romn s-a nregistrat la misiunea diplomatic Romniei, adeverina se va elibera pe baza certificatului
de deces eliberat de misiunea diplomatic sau de oficiul consular de carier.

30

3.2.Intocmirea actelor de Evidena persoanelor

3.2.1.INFORMAII GENERALE DESPRE ACTUL DE IDENTITATE
n contextul Ordonanei de Urgen a Guvernului nr. 97/2005, prin act de identitate se nelege
cartea de identitate, precum i cartea de identitate provizorie i buletinul de identitate, aflat n termen
de valabilitate. ncepnd cu data de 1 ianuarie 2011, prin act de identitate se nelege i cartea
electronic de identitate.
Actul de identitate se elibereaz pentru prima data la mplinirea vrstei de 14 ani. Cu acesta se
face dovada identitii, a adresei de domiciliu i, dup caz, a adresei de reedin a titularului.
Termenul de valabilitate al crii de identitate este:
-

4 ani pentru persoanele cu vrsta cuprins ntre 14-18 ani;

7 ani pentru persoanele cu vrsta cuprins ntre 18-25 ani;

- 10 ani dup mplinirea vrstei de 25 ani;

- permanent dup mplinirea vrstei de 55 ani.
Cartea de identitate provizorie se elibereaz atunci cnd persoana fizic nu posed toate
documentele necesare eliberrii crii de identitate i n cazul cetenilor romni cu domiciliul n
strintate, care locuiesc temporar n Romnia. Pentru cartea de identitate provizorie, termenul de
valabilitate se stabileste de serviciul public comunitar de eviden a persoanelor i nu poate fi mai mic
de 30 zile sau mai mare de un an.
Actele se depun la serviciul public comunitar de eviden a persoanelor pe raza cruia solicitantul
are domiciliul sau reedina.
Cererile pentru eliberarea actelor de identitate se depun personal, iar crile de identitate se
elibereaz titularilor. n situaia n care solicitantul nu se afl n ar, mandatarul va prezenta o
procur special pe care se afl aplicat fotografia titularului, autentificat de misiunea diplomatic
sau oficiul consular de carier al Romniei din statul n care se afl solicitantul. n cuprinsul procurii
este necesar s se regseasc referirea expres la obiectul mandatului.

31

Cetenii romni aflai n strintate pot depune cererea

pentru eliberarea primului act de

identitate mpreun cu documentele prevzute de lege la misiunile diplomatice sau la oficiile

consulare ale Romniei din statul respectiv.
Documentele cu care se face dovada numelui, prenumelui, ceteniei i a domiciliului, necesare
eliberrii actului de identitate, se prezint n original i copie.
Dovada adresei de domiciliu se poate face cu unul din urmtoarele documente:
a) Acte ncheiate n condiii de validitate prevzute de legislaia romn n vigoare;
b) Declaraia scris a gzduitorului, persoan fizic sau juridic, de primire n spaiu, nsoit de
unul dintre documentele prevzute la litera a);
Declaraia de primire n spaiu poate fi dat n faa lucrtorului din cadrul serviciului public
comunitar de eviden a persoanelor, a poliistului de siguran public, a notarului public ori a
funcionarului misiunii diplomatice sau oficiului consular al Romniei.
c) Declaraia pe proprie rspundere a solicitantului, nsoit de nota de verificare a poliistului de
ordine public, prin care se certific existena unui imobil i faptul c solicitantul locuiete efectiv la
adresa declarat, pentru persoana fizic ce nu poate prezenta documentele prevzute la literele a) i b).
Pentru minorii i persoanele fizice puse sub interdicie, declaraia se d i se semneaz de ctre prini
sau de ctre reprezentanii lor legali;
d) Documentul eliberat de primrii, din care s rezulte c solicitantul sau, dup caz, gzduitorul
acestuia figureaz nscris n Registrul agricol.
ACTE NECESARE
1. Cererea pentru eliberarea actului de identitate:
Se obine de la ofierul de serviciu sau se descarc de pe site-ul instituiei, se completeaz de
minor i se va semna n faa lucrtorului de la ghieu de ctre minor i de ctre printe sau de
reprezentantul su legal.
2. Certificatul de natere al minorului (copie xerox i original);
3. Actul de identitate al unuia dintre prini sau al reprezentantului legal;
32

4. Certificatul de cstorie al prinilor / Hotrrea de divor / Hotrrea de plasament familial

(copie xerox si original);
5. Documentul cu care printele face dovada adresei de domiciliu (copie xerox i original);
Dac printele nu este titularul spaiului de locuit este necesar prezena gzduitorului care va
prezenta actul de proprietate(copie xerox i original).
Dac gzduitorul nu se poate prezenta la serviciul public comunitar de eviden a persoanelor,
declaraia de primire n spaiu poate fi consemnat la notarul public, la misiunea diplomatic sau
oficiul consular al Romniei din strintate sau n prezena poliistului de la postul de poliie-pentru
mediul rural.Dac prinii minorului nu sunt titularii spaiului de locuit, gzduitorul va prezenta actul
de proprietate (copie xerox i original).
6. Chitana reprezentnd contravaloarea crii de identitate (7 lei) + taxa extrajudiciar de timbru
(5 lei) se achit la sediul instituiei.

Expirare perioad valabilitate. Preschimbare la cerere. Modificare date stare civil

ACTE NECESARE:
1. Cererea pentru eliberarea actului de identitate:
Se obine de la ofierul de serviciu sau se descarc de pe site-ul instituiei, se va completa de ctre
solicitant i se va semna n faa lucrtorului de la ghieu.
2. Actul de identitate;
3. Certificatul de natere (copie xerox i original);
4. Documentul cu care se face dovada adresei de domiciliu (copie xerox i original);
5. Dac solicitantul a avut carte de identitate va preda Cartea de alegtor;
Dac titularul nu a intrat n posesia acestui document sau l-a pierdut, va meniona acest fapt pe
cerere.
33

6. Chitana reprezentnd contravaloarea crii de identitate (7 lei) + taxa extrajudiciar de timbru

(5 lei) se achit la sediul instituiei.
O carte de identitate nou se poate elibera n urmtoarele cazuri:
- expirarea termenului de valabilitate a actului de identitate care urmeaz a fi preschimbat;
- n cazul n care s-au modificat numele i prenumele titularului, prenumele prinilor, data ori
locul naterii;
- n cazul schimbrii domiciliului, a denumirii sau a rangului localitilor i strzilor, al
renumerotrii imobilelor sau reordonrii acestora, al nfiinrii localitilor sau strzilor;
- n cazul deteriorrii actului de identitate;
- n cazul pierderii, furtului sau distrugerii actului de identitate;
- cnd fotografia din cartea de identitate nu mai corespunde cu fizionomia titularului;
- n cazul schimbrii sexului;
- n cazul anulrii actului de identitate;
- n cazul atribuirii unui nou CNP;
- pentru preschimbarea buletinelor de identitate.

Pierdere.Distrugere.Deteriorare.Furt

ACTE NECESARE
1. Cererea pentru eliberarea actului de identitate;
2. Actul de identitate deteriorat sau anulat;
3. Un document emis de instituii sau autoriti publice, cu fotografie de dat recent, pentru
certificarea identitii, respectiv: carte de alegtor, paaport, permis de conducere, legitimaie de
serviciu, livret militar, diplom de absolvire a unei instituii de nvmnt (copie xerox i original);
34

4. Certificatul de natere (copie xerox i original);

5. n cazul furtului - se va depune i dovada de la Poliie din care rezult c furtul a fost
nregistrat (copie xerox i original);
6. Documentul cu care se face dovada adresei de domiciliu (copie xerox i original);
8. Chitana reprezentnd contravaloarea crii de identitate (7 lei) + taxa extrajudiciar de timbru
(5 lei) se achit la sediul instituiei.

35

CAPITOLUL 4. POLITICI DE PERSONAL

n cadrul relaiilor de munc din Direcia Local de Eviden a Persoanelor lai funcioneaz
principiul egalitii de tratament fa de toi angajaii. Orice discriminare direct sau indirect fa de
angajai bazat pe criterii de sex, orientare sexual, caracteristici genetice, vrst, apartenen
naional, ras, culoare, etnie, religie, opiune politic, origine social, handicap, situaie sau
responsabilitate familial, apartenen sau activitate sindical, este interzis.
Salariaii Direciei Locale de Eviden a Persoanelor lai beneficiaz de condiii de munc
adecvate activitii pe care o desfoar, de protecie social, de securitate i sntate n munc,
precum i de respectarea demnitii i a contiinei lor fr nici o discriminare. La angajare se ncheie
contractul individual de munc (actul administrativ de numire) ntre directorul executiv ca
reprezentant al direciei i salariat, n baza cruia se presteaz munc n schimbul salariului cuvenit,
potrivit legii. Programul de lucru al salariailor se stabilete n contractul colectiv de munc, n funcie
de specificul i modul organizare a activitii compartimentelor de munc.
Programul de lucru al salariailor direciei se afieaz la sediul instituiei. Durata maxim legal a
timpului de munc nu poate depi 48 de ore pe sptmn, inclusiv orele suplimentare.
Relaiile de autoritate ierarhice se stabilesc ntre conducerea serviciului public comunitar local i
structurile subordonate acestuia n scopul meninerii, pstrrii i perfec ionrii strii de func ionalitate
a serviciului. Acelai tip de relaii se stabilesc ntre efi i personalul subordonat acestora.
La nivelul serviciului public comunitar local, activitatea de control i coordonare este atributul
conducerii i se realizeaz direct, ori prin intermediul efului de serviciu, birou sau compartiment. De
asemenea, n activitatea de control, pe linii specifice de munc, conducerea serviciului poate antrena
i alt personal specializat din cadrul structurilor proprii.
Serviciul de stare civil funcioneaz n cadrul Direciei Locale de Eviden a Persoanelor Iai
ncepand cu anul 2005, avnd ca personal un numar de 30 de funcionari publici, care presteaz
servicii pe linie de stare civil ctre ceteni.
Personalul este angajat cu norm ntreag (8 ore/zi), pe perioad nedeterminat, ntr-un singur
schimb, din care: 2 persoane n funcii de conducere; 5 consilieri; 8 inspectori si 15 refereni.

36

Biroul resurse umane funcioneaz n cadrul Direciei Locale de Eviden a Persoanelor, n sediul
Serviciului de Stare Civil, fiind format din: 1 ef birou; 1 consilier juridic; 1 consilier; 1 inspector si
1 referent.
Fiecare ef ierarhic este obligat s stabileasc atribuiile de serviciu pentru posturile i personalul
din subordine i s efectueze n mod sistematic controlul asupra modului n care subordonaii i duc
la ndeplinire sarcinile ce le revin prin fia postului i fia de atribuii i din dispoziiile primite (scrise
i/sau verbale).
Conducerea direciei i a compartimentelor funcionale efectueaz controale permanente sau
periodice. Prin control se realizeaz att prevenirea i sancionarea eventualelor abateri, ct i
ndrumarea salariailor n ndeplinirea corect i la timp a sarcinilor de serviciu.
Directorul executiv poate dispune efectuarea controalelor de orice tip prin compartimentele
specializate sau individual, prin specialitii unitii. Persoanele implicate n activitatea controlat sunt
obligate - indiferent de funcia deinut - s colaboreze cu salariaii i compartimentele desemnate s
efectueze controlul.
Personalul serviciului public comunitar local, rspunde de ntreaga activitate pe care o
desfoar, n faa efului serviciului.

37

CONCLUZII
Activitatea de eviden a persoanelor a fost transferat autoritilor publice locale, prin punerea n
aplicare a prevederilor Ordonanei Guvernului nr. 84/2001, privind nfiinarea, organizarea i
funcionarea serviciilor publice de eviden a persoanelor, cu modificrile i completrile ulterioare.
Serviciul Public Comunitar Local de Eviden a Persoanelor Iai denumit Direcia Local de
Eviden a Persoanelor a fost nfiinat prin Hotrrea Consiliului Local Iai nr. 572 din 28.12.2004 i
funcioneaz ca o entitate cu personalitate juridic n subordinea Consiliului Local al Municipiului
Iai.
Pentru mbuntirea Serviciul de Stare Civil este necesar realizarea acestuia

n condi ii

optime, nregistrnd un efect vizibil asupra randamentului resurselor umane.

Satisfacerea intereselor publice ale cetenilor se realizeaz n cadrul instituiei prin funcionarea
mai multor ghiee, pentu a evita cozile i timpul ndelungat necesar pentru obinerea unui act, sau un
program prelungit de relaii cu publicul.
Direcia Local de Eviden a Persoanelor ofer si posibilitatea cetenilor de a se programa
online pentru a evita aglomeraia.

38

BIBLIOGRAFIE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Mihaela Onofrei, Elemente de tiina administraiei, Editura Sedcom Libris, Iai, 2004.
http://www.dlep-iasi.ro
http://depabd.mai.gov.ro/index.html

Legea nr. 119/1996 privind actele de stare civil

Legea nr. 188/1999 privind statutul funcionarilor publici
Legea nr. 215/2001 - Legea Administraiei publice Locale
Legea nr. 7/2004 republicat privind Codul de conduit a funcionarilor publici.

39