MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR.

PROCEDURI DE LUCRU I ARHIVARE ELECTRONIC

- Suport de curs -

2013

CUPRINS
A. CONTEXTUL FORMRII B. OBIECTIVELE DE FORMARE C. CONINUT INTRODUCERE Managementul documentelor planificare dinamic MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR I ALTE DOMENII CONEXE i. ii. iii. iv. v. Gestionarea documentelor i managementul modern al organizaiei publice Gestionarea documentelor i managementul instituiilor publice Gestionarea documentelor i strategia comunicaional a unei organizaii publice Gestionarea documentelor i strategia informaional a unei organizaii publice Gestionarea documentelor i relaia cu beneficiarii serviciilor publice

GESTIONAREA DOCUMENTELOR SISTEM CLASIC (PE SUPORT DE HRTIE) vi. vii. viii. Crearea i clasificarea documentelor Procedurile de lucru i circuitul documentelor Pstrarea, arhivarea i casarea documentelor pe hrtie

GESTIONAREA DOCUMENTELOR SISTEM ELECTRONIC (DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM - DMS) ix. x. xi. xii. xiii. xiv. xv. CONCLUZII D. REFERINE / BIBLIOGRAFIE Ce este DMS Avantaje si argumente pentru utilizarea DMS. Fluxuri de documente Arhivarea electronic a documentelor Sistemul de cutri i raportri al DMS Securitatea datelor Scanarea documentelor i semntura digital

CONTEXTUL FORMRII

Manipularea i gestionarea documentelor se ntreptrund cu activitatea zilnic din cadrul unei instituii. De la actele constitutive, la cele de natur financiar, juridic i pn la corespondena zilnic, toate trebuie gestionate ntr-un mod care s eficientizeze procesul. Managementul documentelor sau gestionarea documentelor este procesul de creare, stocare, organizare, identificare, manipulare, editare i utilizare a documentelor unei organizaii pentru a servi intereselor acesteia; face parte din strategia comunicaional i informaional a unei instituii; asigur flexibilitatea i adaptarea organizaiei la dinamica evoluiei IT; influeneaz i este influenat de cultura organizaional; se poate realiza prin o sistem top down prin crearea unui instrument unic i unitar o sau bottom top prin unificarea progresiv a metodelor i sistemelor deja implementate la nivelul fiecrei celule organizaionale. Implementarea unei soluii informatice care s realizeze acest proces s-a impus n ultima perioad ca o soluie salvatoare. Acest modul descrie managementul documentelor unei instituii publice prin folosirea aplicaiilor n scopul mbuntirii fluxurilor interne de comunicare a informaiilor, prin creterea eficienei operaionale i scderea costurilor de procesare a documentelor, dar i obinerea de servicii mai eficiente, mbuntirea comunicrii i transparenei.

OBIECTIVELE DE FORMARE

Obiectiv general:

Creterea capacitii administraiei publice de a gestiona n mod eficient documentele, asigurnd ordine, transparen i celeritate n servirea interesului public.

Obiective specifice:

cunoaterea conceptelor de baz privind managementul documentelor; aplicarea instrumentelor de planificare, gestiune i arhivare a documentelor, pe suport de hrtie i n format electronic; studierea domeniilor conexe ale managementului care influeneaz sistemul de gestionare a documentelor unei instituii publice (noiuni de management modern, management al instituiilor publice, managementul informaiei etc.);

creterea eficienei i transparenei n gestionarea documentelor n cadrul relaiei cu cetenii (audiene, ghieu unic etc.).

INTRODUCERE Managementul documentelor planificare dinamic

Lucrurile de mare nsemntate nu trebuie niciodat lsate n voia lucrurilor nensemnate. (Goethe)

Autoritile i instituiile publice, prin esena lor, gestioneaz interesul general al societii pentru ca statul s se asigure c interesul indivizilor, n suma lor sau n particular, este susinut sau mcar aprat. Un concept att de important conduce la crearea unor suporturi funcionale importante de oglindire a rolului esenial al statului documentele. Una dintre caracteristicile importante ale modelului de organizare a instituiilor publice este aceea c se bazeaz pe documente scrise. Nu ne putem imagina nici o organizaie public, ct de mic, fr ca aceasta se gestioneze documente. Iniial nsi esena aparatului birocratic al statului era legat de modul n care funcionarii angajaii reueau s gestioneze serviciile publice prin conexiunea dintre nevoile cetenilor (i documentele scrise emise de ctre acetia) cu documentele i procedurile interne i externe create de organizaia public, pentru rezolvarea problemelor. Astfel, din punct de vedere funcional, rolul de baz al serviciilor publice sau administrative a fost considerat ca fiind acela de a primi, de a procesa i de a transmite sau difuza informaii. Prin urmarea, managementul documentelor ntr-o instituie publice este strns legat de managementul informaiei.

Dac analizm aceste nelesuri constatm faptul c informaia este descris att de noiuni statice ct i de elemente dinamice, de comunicare a mesajului. Astfel, informaia privit ca un mesaj structurat, cu scop de a menine un sistem sau de a declana un stimul acestuia, are trsturi asemntoare documentului care o cuprinde. Documentele trebuie s se constituie cu un coninut clar i un scop clar. Dac legm scopul documentului de interesul public ce ine de puterea statului gestionat n intermediul autoritilor publice, nelegem de ce gestiunea documentelor n cadrul instituiilor publice dobndete o mare nsemntate. De aceea, am deschis aceast lucrare prin remarca lui Goethe nu putem lsa la voia ntmplrii (sau acorda o importan sczut) modului n care o organizaie public se ngrijete de documentele care cuprind dreptul i obligaia statului de a avea grij de interesele cetenilor si.

Modalitile i amploarea cu care informaia este produs, colectat, prelucrat, pstrat i difuzat au evoluat odat cu dezvoltarea societii omeneti. La toate acestea se adaug mariajul dintre calculator i telecomunicaii, determinant pentru amplificarea comunicrii. Cele dou tehnologii (tehnologia calculatoarelor i aceea a telecomunicaiilor), luate mpreun, sunt denumite tehnologie informaional1.

Ca orice activitate uman contemporan, activitatea din sfera instituiilor publice este o imens surs generatoare de hrtii, indiferent c este vorba de documente interne, care organizeaz modul de a funciona al autoritii publice, sau, de cele mai multe ori, de documente prin care este livrat serviciul public. Prin urmare, managementul documentelor trebuie s asigure, n primul rnd gestiunea eficient a hrtiei fizice. Apoi, pe msur ce cantitatea de informaii introdus n sistem, necesar a fi comunicat beneficiarilor serviciilor publice sau mass-mediei, a crescut a aprut nevoia de a gestionare documentelor prin intermediul soluiilor oferite de tehnologia informaiei (IT).

Ca o definiie, general acceptat de teoreticienii i practicienii din domeniu, managementul documentelor este procesul de administrare a documentelor unei organizaii, pentru a servi intereselor acesteia, pe parcursul ntregii lor durate de via, de la nceput, prin procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare i pn la distrugerea lor. Acesta, face parte din strategia comunicaional i informaional a unei instituii; asigur flexibilitatea i adaptarea organizaiei la dinamica evoluiei tehnologiei informaiei (IT); influeneaz i este influenat de sistemul de management i cultura organizaional; se poate realiza prin proceduri tip: o top down prin crearea unui instrument unic i unitar transmis ctre funcionarii de execuie, de ctre conductorii instituiei o sau bottom top prin unificarea progresiv a metodelor i sistemelor deja implementate la nivelul fiecrei celule organizaionale, fiecrui departament i crearea unui sistem unic, aprobat de conducere.

innd cont de aceste trsturi, am considerat c sistemul de gestiune a documentelor

1

Sisteme informaionale de birou - Georgescu M.

unei instituii publice nu funcioneaz fr s fie interconectat cu celelalte sisteme manageriale ale unei astfel de organizaii. De aceea, n cuprinsul acestui curs este impetuos necesar s conectm noiunile ce in de managementul documentelor de celelalte mijloace aflate la dispoziia managerului unei instituii publice pentru a asigura buna funcionare a acestei, adic pentru a asigura conducerea eficient. Astfel, crearea i transmiterea unui document se bazeaz pe procedurile administrative tipice managementului instituiilor publice. Mai mult, nici o astfel de procedur nu ar putea funciona dac nu ar exista un sistem comunicaional i informaional viabil n cadrul organizaiei.

Conducerea instituiilor publice este realizat de ctre demnitarul numit prin algoritm politic susinut de ctre managerii funcionarii publici. Conducerea la vrf este responsabil de stabilirea direciei i obiectivelor generale, de strategia i planificarea organizaiei. Managerii din ealonul urmtor (nalii funcionari publici sau funcionarii publici de conducere) sunt responsabili cu implementarea planurilor i cu motivarea angajailor pentru atingerea obiectivelor. Este important ca fiecare nivel de conducere s aib o imagine clar a propriului nivel de responsabilitate i domeniu de competen, dup cum este important ca acest lucru s fie clar comunicat n toat instituia. Conducerea ar putea fi interpretat n termeni simpli drept angrenarea celorlali s te urmeze sau convingerea celorlali s acioneze de bunvoie, sau, mai precis, utilizarea autoritii n procesul de luare a deciziilor. Poate fi exercitat n virtutea poziiei, sau datorit cunotinelor sau experienei acumulate. Dar ntotdeauna ea se bazeaz pe strategii i obiective. Pe baza acestor sisteme i strategii se asigur toate cele cinci funcii ale managementului oricrei organizaii publice sau private (previziunea, organizarea, antrenarea-motivarea, coordonarea i controlul-evaluarea). n cadrul fiecreia dintre aceste etape intervine o procedur scris i, implicit, un sistem de gestionare a documentelor sau altor mijloace de comunicare formal sau informal.

n consecin, nu vom avea un sistem performant de gestionare a documentelor ntr-o instituie public dac toate celelalte sisteme manageriale sunt haotice. Dar, managementul documentelor i a informaiei, n general, este una dintre pietrele de temelie a bunei funcionrii a unei instituii publice.

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR I ALTE DOMENII CONEXE Gestionarea documentelor i managementul modern al organizaiei publice

Este de notorietate faptul c administraia public european i, n special, cea romneasc, se confrunt cu cerine sporite de eficientizare i reorganizare. Cetenii, companiile particulare i societatea civil solicit introducerea bunelor practici din sistemul privat n sistemul public, ca o modalitate de responsabilizare i eficientizare a acestuia. Administraia public romneasc are nevoie de buni manageri/lideri care s cunoasc realitile sistemului, s dezvolte proiecte de mbuntire a acestuia i s le implementeze. Acetia trebuie s implementeze sistemul translator de la vechea birocraie descris de Max Weber la un sistem bazat pe ceea ce se cheam New Public Management (Noul Management Public) i, mai nou, administrare prin parteneriate public-privat. Astfel, conductorul unei organizaii publice este obligat prin presiunile generate de ceteni, societatea civil i massmedia, s reorganizeze instituia pe baza unor sisteme manageriale bazate pe obiective, planificare strategic i proceduri. Managementul documentelor este unul dintre elementele unei astfel de sistem strategic.

De la nceputul secolului i pn la nceputul anilor 1980 n statele americane i europene (2000 n administraia public romneasc), munca n sectorul public a fost vzut ca o nsrcinare deosebit pentru funcionarii publici special pregtii n acest sens. Modelul tradiional al administraiei publice birocraia era vzut ca fiind cea mai eficient modalitate de a asigura obiectivitatea, controlul i responsabilizarea pentru activitile de natur public. Modelul weberian1, descrie ase principii fundamentale ale sistemului birocratic modern, derivate din conceptul de autoritate legal/raional: principiul teritoriilor stabile aflate sub o jurisdicie specific (stabilite n general prin legi sau regulamente administrative); principiul ierarhiei oficiale i a nivelelor de autoritate (presupune o subordonare a cadrelor inferioare celor superioare); managementul birocraiei moderne (se bazeaz pe documente scrise, dosare ce sunt pstrate); managementul birocratic (presupune o pregtire de specialitate); persoanele implicate n aceste activiti le pun pe primul plan;
1

citat n Managementul Instituiilor Publice Marinescu P. et. al.

managementul birocratic urmeaz anumite legi, mai mult sau mai puin stabile sau exhaustive, care pot fi invalidate. Aici s-a nscut sistemul clasic al gestionrii documentelor pe suport de hrtie prin ndosariere i pstrare n fiete. i putem spune c este nc tipic pentru multe autoriti publice, fie ele centrale sau locale. Circuitul documentelor se realiza manual, nregistrarea lor se acceseaz pe baza marilor cataloage de intr-ieiri, iar identificarea unui document presupunea proceduri greoaie de clasare, arhivare i, ulterior, de scoatere din Arhiva instituiei. Pentru o lung perioad de timp acest tip de sistem birocratic a prut funcional, dei chiar de la nceput unele defecte au fost vizibile. Totui, a fost vzut ca cea mai bun alegere i susinut ca fiind cea mai bun cale pentru asigurarea ndeplinirii interesului public. Ordinea i procedura scris i formal domneau peste acest sistem.

Cu trecerea timpului, ns, statul a trebuit s preia sarcina furnizrii ct mai multor servicii, sfrind prin a fi sufocat de multitudinea de sarcini pe care le avea de ndeplinit. n acelai timp, ierarhia a nceput s fie vzut ca fiind o cale pentru funcionarul public de a evita luarea unor decizii riscante sau nepopulare, aciune ce ar putea expune managerul public unor critici vehemente ale superiorilor sau publicului1. De aici au aprut povetile nepopulare ce avea un centru un funcionar public suprat i atent la respectarea procedurii, iar nu la livrarea i calitatea serviciului public. Disfuncionalitile sistemului birocratic s-au reflectat n modelul de management2: stilul de management era privit ca fiind autoritar, cu un nalt grad de control, astfel nct documentele se puteau ntoarce pe circuit nesemnate, dar fr indicaii privind rezolvarea problemei; comunicarea era deficitar, aproape absent, iar managementul era unidirecional: de sus n jos, fluxul de informaii fiind astfel blocat n ceea ce privete feedbackul; angajaii din sistem cutau stabilitate, fiind orientai spre ndeplinirea de ordine i avnd puine domenii de iniiativ - pe circuitul documentelor nu se puteau transmite dect informaii de strict specialitate i nu se puteau identifica erorile; sistemul de luare a deciziilor era repetitiv i centralizat, bazndu-se pe comunicarea scris i fiind extrem de formal; exista reticen fa de iniierea unor noi proiecte, astfel nct un sistem de DMS ar fi avut slabe anse de implementare.
1 2

The Effective Public Manager: Achieving Success in a Changing Government Cohen S. i Eimicke W. adaptat dup Public Administration: From Bureaucratic Culture to Citizen-oriented Culture Claver E. et. al.

Astfel, n literatura de specialitate1 birocraia era vizualizat ca un dinozaur care domnea peste pmnt nainte ca Noul Management Public (New Public Management) s apar. Precum un dinozaur sistemul birocratic era prea mare, prea ncet, prea insensibil, insuficient adaptabil i serios afectat din punct de vedere al inteligenei. Mesajelor le trebuia prea mult pentru a-i descoperi drumul de la vrful ierarhiei n jos, de la micul creier insuficient dezvoltat, pn picioarele uriae; sau invers, cltoria informaiei de la parterul piramidei ierarhice pn la creierul care gndea constituia un drum agonizant de lung. Mai mult, dimensiunile uriae ale acestui dinozaur solicitau o continua i nestul procurare de resurse, pentru a-l hrni2.

Organizaiile din sectorul privat s-au aflat mereu sub atenta supraveghere a politicienilor, cetenilor i a mass-media i de aceea toate aceste defecte ale sistemului birocratic tradiional nu au trecut neobservate, crendu-se astfel presiunea pentru iniierea unor schimbri. Schimbarea s-a produs prin introducerea n sectorul public a unor elemente de management din sectorul privat, care s eficientizeze activitatea statului i s l transforme ntr-o mainrie profitabil (eficient): managementul strategic i teoria Noului Management Public. Pentru a eficientiza activitatea sectorului public i pentru a o orienta mai mult ctre cetean a fost propus, n doctrin, o reinventare a guvernrii n sensul transformrii sistemului birocratic ntr-un sistem modern uor de manageriat. Osborne i Gaebler3 formuleaz zece principii care trebuie urmate pentru a se obine acest rezultat: guvernul ar trebui s fie coordonatorul celorlalte organizaii care asigur furnizarea serviciilor publice; relaiile formale ierarhice ar trebui substituite, pe arii extinse, cu parteneriate i asociaii de tip contract4; cetenii ar trebui consultai i cointeresai prin transferarea controlului de la sistemul birocratic ctre comunitate; executivul ar trebui s promoveze i s ncurajeze competiia ntre diferiii furnizori de servicii publice;

The Essential Public Manager Pollit C. Textul original este: Bureaucracy was pictured as ruling the pre-New Public Management earth like a dinosaur. Like a dinosaur it was too big, too slow-moving, too insensitive, insufficiently adaptable and seriously underpowered as far as brains were concerned. Massages took too long to get all the way down the hierarchy from the tiny little head to the cumbersome feet and claws, and, by the same token, information travelled up from the ground level to the brain, at an agonisingly slow peace. The large size demanded huge and continuously supply of resources. 3 citai n Bureaucracy and Market in Public Services Management - Rose A. & Lawton A. 4 vezi The Essential Public Manager Pollit C.
2

10

executivul ar trebui s fie motivat de adevrata sa misiune i nu de regulamente i convenii; executivul ar trebui s i msoare performanele prin intermediul rezultatelor i nu al resurselor atrase i investite; orientndu-se spre clieni/ceteni, executivul se va asigura c nevoile cetenilor sunt ndeplinite; executivul trebuie s devin o ntreprindere care s ctige bani i nu s i cheltuiasc; executivul ar trebui s fie pro-activ i nu reactiv, prevenind probleme n loc s ncerce s le rezolve; parte a activitilor guvernului ar trebui descentralizate, ducnd ntr-un fel la tergerea granielor dintre sectorul public i cel privat; pieele sau mecanismele de tip pia, n livrarea serviciului public, ar trebui s fie preferate n locul mecanismului birocratic1. Aceste reforme ar trebui s duc la un control mbuntit al serviciilor publice, o reducere a cheltuielilor din banii publici i performane mai ridicate un sector public mai economic, eficient i eficace. Acestea sunt ideile eseniale ale teoriei Noului Management Public.

Partea practic a Noului Management Public este denumit management strategic i prin intermediul acestuia s-a ncercat dezvoltarea i adaptarea modelelor de management din sectorul privat n sectorul public. Managementul strategic este o modalitate de a cointeresa cetenii, de a obine angajamentul acestora, pentru a direciona organizaia n viitor, subliniind eforturile de reorganizare i redresare n vederea obinerii de eficien i calitate sporit, formnd parteneriate i realiznd proiecte comune cu alte organizaii2. Managementul strategic ncorporeaz managementul prin obiective i planificare i face loc procedurilor ce acoper fluxurile de documente. Orientarea spre rezultat este o cerin nou pentru instituiile publice. n acest fel documentele depuse prin sistemul de registratur de ctre cetean trebuie s urmeze un traseu fix dar i eficient pentru ca managerul autoritii s se asigure c serviciul public a fost livrat, n termenele cerute de lege i la calitatea dorit de beneficiar. De la apariie, managementul strategic s-a dezvoltat acoperind arii vaste de la banalul model de planificare raional pn la cele mai complexe previziuni strategice manageriale. Sistematizarea ideilor despre Noul Management Public conduce la concluzia c
1 2

idem Strategic Management for the Public Services Joyce P.

11

sectorul public ar trebui s devin asemenea unei organizaii private, al crei interes primordial sa fie interesul ceteanului i obinerea de profit. ns, exist critici care susin c sectorul public trebuie s ndeplineasc scopuri speciale, iar interesul ceteanului nu este acelai lucru cu interesul privat. n ciuda acestor critici ideea esenial rmne aceea c sistemul tradiional birocratic este depit i trebuie reformat, iar sectorul public trebuind s devin mai eficient, mai orientat ctre cetean, transparent financiar i procedural.

12

Gestionarea documentelor i managementul instituiilor publice

Pentru a putea nelege sistemul de elaborare i implementare a managementului documentelor ntr-o organizaie public ar trebui s analizm succint ce sunt acelea instituii publice i care este contextul puterii executive a statului n care acestea funcioneaz. Constituia Romniei consacr principiului separaiei puterilor n stat, conform cruia funciile puterii statale, respectiv puterea legislativ, puterea executiv i puterea

juridic/judectoreasc (legislativ, executiv, juridic) nu trebuie s se afle n aceeai mn. Acest principiu a fost anunat nc de ctre John Locke ("Two treatises on government" 1690) i mai ales de C. de Montesquieu ("De l'esprit des lois" 1748) n lupta mpotriva statului absolutist, constituind baza statului constituional modern. Prin transmiterea funciilor ctre Parlament, guvern i administraie, precum i ctre judectori independeni, puterea statal este inut, prin intermediul unor controale reciproce, n echilibru (echilibrul puterilor), cetenii fiind astfel aprai de potenialele intervenii despotice ale statului.

Puterea executiv, reprezentat n Romnia prin bicefalismul Primul ministru (i Guvernul su) i Preedintele se ocup de: guvernare trasarea deciziilor politice referitoare la prezentul i viitorul trii i administrarea nevoilor curente ale statului i serviciilor publice administraia public.

Guvernarea se bazeaz, sau ar trebui s se bazeze pe 2 componente eseniale: programul de guvernare1, pe baza cruia este ales de ctre ceteni partidul/partidele care vor avea majoritatea n parlament i vor constitui guvernul i principiul bunei guvernri.

Acesta este o noiune n vog, a crui definiie mai comport nc dezbateri. Exist foarte multe abordri si definiii pentru buna guvernare. Asociaiile i organizaiile2 care fac parte din proiectul Parteneriat pentru buna guvernare au definit buna guvernare ca fiind modul de guvernare care: se bazeaz pe respectarea legilor i aplicarea regulamentelor; presupune asumarea deplin a rspunderii fa de membrii comunitii; permite participarea echitabil a tuturor factorilor interesai n elaborarea i formularea politicilor;
1 pentru coninutul programului de guvernare a se vedea website-ul Guvernului Romniei: www.gov.ro 2 http://bunaguvernare.eu/cine_suntem.php

13

permite participarea cetenilor la buna funcionare a instituiilor publice; este transparent; asigur integritatea reprezentanilor administraiei publice; livreaz servicii publice n mod eficient.

n ceea ce privete noiunea de serviciu public, n limbaj curent, aceasta este utilizat pentru a desemna o activitate de interes general, prestat de un organism, adic de o persoana juridica, autorizata de o autoritate a administraiei publice. Doctrina dreptului administrativ1 consacr dou accepiuni n legtur cu definirea noiunii de serviciu public: sens material, ca tip de activitate de interes general pe care administraia i-o asum sau sens organic, organismul prin intermediul cruia se realizeaz o activitate de interes general. Autoritile publice care pun n practic deciziile luate n baza programului de guvernare i a bunei guvernri, pentru crearea i funcionarea serviciilor publice sau a politicilor publice, sunt mprite n mod tradiional pe 2 nivele: Autoritile administraiei publice de stat: guvernul; administraia de specialitate: ministerele, autoritile administrative autonome, serviciile publice deconcentrate, alte autoriti publice; instituia prefectului.

Autoritile administraiei publice locale: consiliul judeean; consiliul local; preedintele consiliului judeean; primarul; serviciile publice locale.

Peste aceast clasificare se suprapun totui marile principii care guverneaz administraia public modern: descentralizarea i autonomia local, pe de o parte i centralizarea i deconcentrarea, pe de alt parte.

Drept administrativ Alexandru I., Cruan M i Bucur S.

14

Prin urmare, pentru realizarea sarcinilor i funciilor ce-i revin, statul organizeaz o vast reea de instituii publice. Acestea nu desfoar, n principiu, activiti productive, obiectul lor de activitate plasndu-se, de regul, n sfera nematerial. De-a lungul acestor reele externe ale administraiei publice se desfoar o lung reea de comunicare a informaiilor aparinnd domeniului public, lato sensu. De aceea, pentru a construi un sistem eficient de management al documentelor , ntr-o instituie public, este absolut necesar s observm relaionarea acestuia, n mediul extern al su, cadrul sistemului descris mai sus, pe vertical, de-a lungul liniilor ierarhice i pe orizontal, prin parteneriatele cu organizaiile publice de acelai nivel, cu organizaiile private i cu cetenii.

Abia dup ce am poziionat instituia sau autoritatea public n vastul sistem al mediului extern unde se desfoar, trebuie s analizm mediul intern pentru a vedea ce proceduri i fluxuri de documente gestioneaz acea instituie. Ceea ce nseamn c analizm organigrama i relaiile structurale din cadrului acesteia precum i obiectivele acesteia n ceea ce privete livrarea serviciului public. Organizarea unui instituii publice, ca funcie managerial, care aparine conductorului autoritii demnitar sau funcionar public, const n delimitarea proceselor de munc n componente primare (sarcini sau atribuii), gruparea acestora pe posturi (funcii publice sau contractuale) i compartimente (birouri, servicii, compartimente, direcii, direcii generale) i atribuirea lor spre exercitarea personalului organizaiei n vederea realizrii obiectivelor. Aceast organizare formal se reflect n 3 instrumente principale: structura organizatoric descris prin organigram; statul de funcii/personal; fia de post.

Dintre acestea, primele dou elemente sunt cele mai importante n descrierea unui sistem de gestionare a documentelor. al treilea (fia de post) intervine accidental, pentru posturile i persoanele care au stabilite atribuii excepionale ce implic construcii sau proceduri speciale n procesul de gestionare a actelor administrative.

Structur organizatoric reprezint configuraia intern a unei instituii sau autoriti publice format din persoane, subdiviziuni organizatorice i relaii. Structura organizatoric reunete dou segmente, aflate ntr-o interdependen permanent: structura de conducere a instituiei/autoritii publice i structura de execuie a instituiei/autoritii publice1.

Managementul Instituiilor Publice de Marinescu P. et al.

15

Relaiile organizatorice reprezint legturile care se stabilesc prin reglementri oficiale ntre componentele structurii organizatorice din cadrul instituiilor i autoritilor publice. n acest sens, modalitatea de reprezentare organizatoric o reprezint organigram.

Iar conform Dicionarului explicativ al limbii romne, organigrama este definit ca fiind redarea schematic (grafic) n toate detaliile a organizrii, a subordonrii i a legturilor dintre compartimente din cadrul unei ntreprinderi sau al unei organizaii. Vizualizarea structurii organizatorice se asigur de organigram. Ca reprezentare grafic a structurii organizatorice, organigrama ilustreaz (evideniaz), practic, toate componentele structurale de la post la relaiile organizatorice. Cel mai rspndit tip de organigram este organigrama piramidal, ordonat de sus n jos, ce se elaboreaz folosindu-se ca principale forme geometrice, dreptunghiurile i liniile, orizontale i verticale. Organigrama autoritii/instituiei publice solicitante, trebuie s cuprind: funciile publice de execuie i de conducere, posturile contractuale de conducere i de execuie; numrul de posturi pe fiecare departament (direcie general, direcie, serviciu, birou etc.), compus din 1 conductor + nr. posturi execuie.

Relaiile nu sunt uniforme i cunosc diferenieri avnd particulariti n funcie de componentele ntre care se stabilesc. Astfel, sgeile verticale reprezint relaii de subordonare ntre departamente sau ntre departamente de nivel inferior i funcia de la nivel superior; sgeile orizontale reprezint relaii de colaborare ntre departamente de acelai nivel. De fapt se deosebesc patru tipuri de relaii n interiorul unei instituii publice: relaii de autoritate, ce pot fi o relaii ierarhice (bazate pe transmiterea deciziei pe cale ierarhic) i o relaii funcionale (bazate pe transmiterea de indicaii metodologice) relaii de cooperare, ce se stabilesc ntre posturi i compartimente de pe acelai nivel ierarhic, pentru derularea unor aciuni complexe; relaii de control, care apar ntre posturi/compartimente cu atribuii de control i audit i celelalte structuri indiferent de scara organizaional unde se situeaz; relaii de reprezentare, ntre conducerea de nivel superior i postul de management cu atribuii de reprezentarea a intereselor instituiei n relaiile cu terii.

Atenie, pe lng aceast organizare oficial, exist i o structur informal, care se creeaz i permite realizarea unor interese personale. Componena sa de baz este grupul informal - mai multe persoane, reunite sub unul sau mai muli lideri informali, grupare care se 16

realizeaz pe baza unor interese comune, apartenen organizatoric, pregtire profesional etc. Astfel, orice manager care dorete s conduc eficient o organizaie trebuie s aib n atenie cultura organizaional a instituiei i s nu uite c informaiile, dar i documentele, circul i printr-o astfel de reea. De altfel, despre comunicarea informal vom vorbi ntr-unul dintre subcapitolele de mai jos.

17

Gestionarea documentelor i strategia comunicaional a unei organizaii publice

Comunicarea, considerat fundamentul relaiilor interumane, constituie o parte a comportamentului social al omului modern i a lumii n care triete. Transmiterea unei idei i verificarea modului n care a fost receptat, receptarea unei idei i nelegerea sensului acesteia, reaciile voluntare i involuntare pe care le avem n cadrul schimbului de mesaje realizat cu membrii familiei, cu prietenii, cu colegii de serviciu, imaginea pe care ne-o facem despre noi nine i despre ceilali, toate nseamn comunicare. Comunicarea este un concept la mod. Asociat cu informaia, cu mass-media, cu prietenia, cu transparena, comunicarea tinde s devin rspuns pentru multe dintre ntrebrile care implic relaiile dintre oameni. De multe ori cnd ceva nu merge bine dm vina pe lipsa de comunicare. Prima axiom a comunicrii ne spune ns c non-comunicare nu exist. Prin urmare nu poate fi invocat lipsa de comunicare ci, mai degrab, comunicarea ineficient. Dac nu ncercm s i nelegem mecanismele, comunicarea rmne o noiune abstract, despre care nu vom ti cu siguran dac este o cauz, un efect, un mijloc sau un scop.

Comunicarea, schimbul de informaii, idei i sentimente, a fost definit ca un proces interpersonal de transmitere i recepie de simboluri care au ataate nelesuri. Comunicarea este deci acel fenomen care permite crearea de legturi ntre oameni, ntre instituii i ntre instituii i oameni, legturi asemntoare unor puni invizibile de esen informaional1. Managerul este persoana cu autoritate asupra unei organizaii sau a unei subuniti a acesteia i care trebuie s i asume una sau mai multe dintre funciunile manageriale identificate de H. Fayol: planificare, organizare, conducere, coordonare i control. Comunicarea este vital n fiecare dintre ele. Comunicarea reprezint unul dintre cele mai dificile aspecte ale muncii unui manager n administraia public i, de aceea, una dintre cele mai mari provocri atunci cnd acesta stabilete circuitul i procedurile de gestionare a documentelor. Sursa majoritii problemelor de comunicare o constituie diferena dintre coninutul mesajului sau impactul pe care managerul intenioneaz s-l transmit i modul n care ceilali membri ai organizaiei recepioneaz mesajul. Nu de multe ori introducerea unor proceduri noi sau chiar a sistemului electronic de management al documentelor a creat o rezisten deosebit la schimbarea i a stabilit un climat ostil lucrului n instituia public. Funcionarii de execuie au
1

Managementul Instituiilor Publice Marinescu P et. al.

18

avut senzaia c nu sunt ascultai cnd comunic ct este de dificil s lucrezi cu un soft de DMS i ct de imposibil este s l implementezi!

Sistemul comunicaional are trsturi specifice proprii care difer de la o instituie la alta, de la un tip de organizaie la altul sau chiar n interiorul organizaiei, de la un departament la altul. Astfel, se evideniaz ceea ce numim cultura comunicaional. Iar pentru c paradigmele culturale proprii instituiilor publice prezint caracteristici aparte, este indicat a se analiza trsturile sistemului de comunicare din cadrul autoritii publice nainte de a implementa un sistem de gestionare a documentelor. Deoarece procedurile de gestionare a actelor ntr-o organizaie public implic o mbinare ntre elementele de management i cele de teorie a comunicrii, abordarea temei trebuie s fie interdisciplinar, pe de o pare, dar i posibil de aplicat ntr-un cadru complex, dat de sistemul rigid i birocratic al organizrii instituiilor publice.

Este de reinut faptul c instituiile publice se confrunt cu probleme specifice date de cadrul legislativ strict, de o posibil lips de specialiti n domeniu, de rezistena aparatului administrativ la schimbare i mai ales de haosul creat prin aplicarea mai multor tehnici de reformare a sistemului, care uneori sunt contradictorii.

De aceea, putem spune c implementarea noilor forme de management al instituiilor publice i renunarea la unele elemente ale sistemului birocratic care lipsesc de flexibilitate sistemul de circuit al informaie ar trebui s fie o prioritate a unui manager, n procesul de creare al strategiei comunicaionale ntr-o instituie public. Pe de alt parte, odat pornit o astfel de strategie de mai sus, de la nivelul Guvernului i ministerelor, este mai uor pentru demnitarul care conduce o organizaie public s implementeze un sistem de proceduri conexat cu un sistem mai coerent de comunicare intra i extra instituie public.

n primul rnd trebuie s discutm despre comunicare ca proces ataat mediului de existen al oricrei organizaii. Dup cum se tie orice instituie nu funcioneaz izolat, doar prin activitile interne ale membrilor si, instituiile sunt o mbinare ntre activitile interne ale salariailor i legturile acestora cu mediul extern al organizaiei: alte instituii similare, clieni, autoriti publice, componeni ai societii civile. Prin urmare reele de comunicare se desfoar n mediul intern sau prin conectarea la mediul extern. 19

Comunicarea intern se refer la schimbul de mesaje ce are loc n interiorul organizaiei, implicnd persoane i grupuri i poate fi formal i informal. Altfel spus, comunicarea intern poate s urmreasc liniile de putere i organizare ierarhic ale organigramei i atunci este o comunicare oficial. Comunicarea este formal atunci cnd mesajele sunt transmise prin canale prestabilite i ia forma, de exemplu, a rapoartelor, notelor, circularelor, prezentrilor, edinelor. n orice organizaie exist ns o mare cantitate de informaie ce circul pe canale informale, sub forma discuiilor n afara contextului relaiilor de subordonare. Astfel, procesul de comunicare implic i numeroi factori emoionali, de factur psihologic, factori care nu i gsesc mediul adecvat transmiterii n cadrul comunicrii prin canalele formale din organizaie. De aceea, managerul trebuie s cunoasc, s analizeze, s influeneze i s foloseasc un alt tip de canale de comunicare, canale existente inevitabil acolo unde exist oameni inter-corelai: canalele informale. Pentru o bun nelegere a conceptului de comunicare intern formal ntr-o organizaie trebuie precizat modalitatea optim de funcionare a sistemului de comunicare: ntre cine se realizeaz comunicarea, care structuri ocup un loc central i care sunt marginale n procesul de comunicare1. n literatura de specialitate profesorii Tran i Stnciugelu au identificat dou tipuri de reele de comunicare: reele centralizate n cadrul crora informaia merge spre centru i se adreseaz unor activiti relativ simplu de executat reele descentralizate unde schimbul de informaii nu are o matrice important, comunicarea fiind adecvat unor situaii complexe Aceste tipuri de reele pot fi identificate prin diferite forme de instrumente manageriale, necesare pentru a analiza mediul intern i extern al organizaiei. Astfel, pentru nelege interiorului organizaiei, teoreticienii au construit o serie de instrumente de analiz a structurilor de putere, a legturilor dintre ele, legturi pe baza crora se formeaz apoi conexiunile comunicaionale formale i informale, centralizate sau descentralizate.

n ceea ce privete comunicarea extern, aceast este conexiunea care se realizeaz ntre organizaie i diversele forme de organizare ale societii din exteriorul acesteia. n zilele noastre, mediul de operare al organizaiei se caracterizeaz printr-un nalt grad de informatizare i printr-o schimbare extrem de rapid. Conectarea organizaiei la acest mediu este posibil numai printr-o comunicare managerial extern eficace i eficient.
1

Teoria comunicrii Tran V. i Stnciugelu I.

20

n exteriorul organizaiei managerul comunic cu elemente de ordin economic, social i politic: clieni, furnizori, concureni, acionari, asociai, comunitatea local, publicul general, mas-media, guvern, partide. Managerul trebuie s fie o veriga de legtur a organizaiei cu acest mediu pentru a putea asigura procesul de orientare a organizaiei, procesul de continu schimbare i progres.

Modalitile de comunicare pot fi grupate i dup cum urmeaz: comunicare oral comunicare n scris comunicare non-verbal

Tipic pentru un sistem de management al documentelor ar trebui s fie comunicarea n scris. Unul din scopurile crerii i implementrii procedurilor i DMS-ului este acela de a regla erorile care pot aprea n comunicarea oral referitoare la atribuiile de serviciu. Vorba volant i de aceea ea trebuie reglementat prin proceduri. Acestea se refer att la relaiile cu clienii instituiei publice, prin departamentele de relaii cu publicul, ct i la cele cu massmedia (care reprezint un subiect sensibil pentru orice instituie public) dar i la cele interne ntre departamente, ntre efi i subalterni, ntre manageri, ntre colegi.

Strategia comunicaional este implicat n toate funciile managementului, de la planificare i organizare pn la monitorizare i control. Astfel, atribuiile managerului nu pot fi ndeplinite dac ntreprinderea sa nu beneficiaz de un sistem comunicaional eficient.

Iniial, teoriile de management puneau accent pe organizarea activitilor n scopul profitului i productivitii. Treptat teoreticienii i practicienii n domeniu au nceput s acorde importan relaiilor interumane i reelelor de comunicare din diferitele categorii de salariai, pentru c au neles rolul comunicrii organizaionale n orice tip de ntreprindere. Cu alte cuvinte, procesul de comunicare organizaional se adapteaz modului de manifestare, de existen a mediului organizaiei: intern comunicarea cu i ntre salariaii cu diferite funcii de execuie sau conducere, i mediul extern comunicarea cu clienii, celelalte companii i organizaii ale mediului de afaceri, instituiile publice i toate celelalte componente ale societii.

21

n ceea ce privete comunicarea din mediul intern, profesorul Johns1 observa: comunicarea eficient apare atunci cnd oamenii potrivii primesc la timp informaiile potrivite. Dar n spatele acestei simple afirmaii trebuie s se ascund un sistem bine constituit din reele formale i informale de transmitere a mesajelor ntre manageri i subordonai i/sau ntre categorii de personal de acelai rang. Comunicarea se realizeaz, ca i sistemul de gestionare a documentelor, prin circuite de transmitere a informaiei. A tii care sunt aceste circuite, unde apar blocajele i ce mbuntire trebui aduse sistemului pentru ca procesul de transmitere a informaiei s decurg lin este arta managerului.

Am amintit mai sus despre comunicarea formal i cea informal. Comunicarea formal este cea recunoscut de ctre organizaie pentru c se formeaz prin implicare structurilor oficiale ale instituiei, se bazeaz pe relaiile prestabilite ntre diferitele tipuri de angajai i se constituie pe baza actelor i normelor oficiale ale ntreprinderii. Teoretic, comunicarea n organizaie ca si circuitul documentelor ar trebui s urmreasc strict circuitul ierarhic. n acest sistem pot fi realizate trei forme necesare de comunicare2: comunicarea de sus n jos: fluxul de informaii circul de la vrf spre baza organizaiei prin mesajele generate de managerii de la nivelurile cele mai nalte ale instituiei i adresate celor de la nivelurile inferioare. Aceste mesaje se concretizeaz prin decizii, instruciuni, proceduri, memorii oficiale, reglementri interne, norme, rapoarte etc. i, aa cum am vzut n capitolele anterioare, constituie baza procedurilor tipice managementului documentelor ntr-o instituie public; comunicarea de jos n sus pornete de la baza organizaiei spre vrf, de la subordonai ctre nivelele de conducere Prin intermediul acestor canale de comunicare ar trebui s fie furnizate informaii pentru fundamentarea deciziilor i verificarea validitii acestora; comunicarea orizontal are loc ntre departamente sau uniti funcionale, ntre persoane care ocup poziii situate la acelai nivel ierarhic n sistemul de management, i este de obicei ca mijloc de coordonare a eforturilor.
1 2

Comportament organizaional Johns G. idem.

22

n plus fa de aceste tipuri de reele de flux informaional, profesorul Marinescu introduce i ideea de:

comunicarea oblic care apare, de obicei ntre persoane ce ocupa posturi situate pe niveluri ierarhice diferite, fr ca ntre acestea s existe relaii de autoritate de tip ierarhic. Totui, realitatea comunicrii arat c circuitul ierarhic formal este o cale de comunicare incomplet i adesea ineficient. De aceea, n paralel cu reelele formale se constituie linii de comunicaii informale, ntre angajaii cu poziii similare sau diferite n ierarhia organizaional.

Comunicrii informal i sunt proprii urmtoarele caracteristici: se constituie spontan pe baza unor interese i preocupri comune, a nemulumirilor resimite n comun fa de efi sau a unor tipuri de trsturi comune ale angajailor; are o natur preponderent subiectiv, care ine de prerile personale ale emitorului i destinatarului exist n orice organizaie, dar este folosit opional, n special pentru vehicularea unor informaii care nu pot fi propagate pe cale oficial managerul trebuie s i acorde atenie pentru a ncerca s neleag factorii care influeneaz salariaii, n afara politicilor oficiale ale ntreprinderii.

Ambele forme de comunicare sunt utile organizaiei. Astfel, exist situaii cnd prerile sau chiar nemulumirile salariailor nu se pot transmite pe cale formal pentru a nu leza structurile oficial constituite. Trebuie s nu uitm c organizaiile sunt formate din oameni, cu personaliti diferite, supui greelilor i orgoliilor, i se pot utiliza canalele informaionale neoficiale pentru a transmite mesaje ntr-o form diplomatic.

Exist ns i o serie de perturbaii n comunicarea organizatoric, formal sau informal. Astfel, nu toate comunicrile informale slujesc organizaiei. Johns2 numea aceast comunicare bursa zvonurilor. Bursa noutilor este reeaua de comunicare informal care exist n fiecare organizaie, ... ea traverseaz liniile de comunicare formal recunoscute de conducerea organizaiei i poate rspndi prin ntreaga organizaie zvonuri incorecte i de un gust ndoielnic, perturbnd comunicarea organizaional.
1 2

Managementul instituiilor publice - Marinescu P et al. Comportament organizaional Johns G.

23

De asemenea, comunicarea poate fi perturbat i de o prea mare ncetineal a sistemului (aceasta este una dintre criticele sistemului birocratic, dac analizm descrierea monstrului birocratic a lui Pollit). Astfel, chiar i atunci cnd prin circuitul ierarhic informaiile se transmit cu bun credin, procesul poate fi dureros de lent i i pierde eficacitatea. O alt modalitate de a crea distorsiuni ale comunicrii interne n cadrul instituiei este folosirea filtrrii. Filtrarea este tendina de a dilua sau de a opri un mesaj aflat n curs de transmitere i este o sabie cu dou tiuri. Pe de o parte, se ateapt de la subordonat s filtreze informaiile... Pe de alt parte, filtrarea prea zeloas va mpiedica oamenii potrivii s capete informaiile potrivite i organizaia va suferi n consecin1. Filtrarea de jos n sus are loc de obicei pentru c subordonaii se tem c eful va folosi informaia mpotriva lor. Filtrarea de sus n jos se datoreaz n special crizei de timp sau neateniei la detalii, dar pot interveni i motive de rea credin. Dup cum se spune informaia nseamn putere astfel nct unii manageri filtreaz informaiile de sus n jos pentru a-i menine un ascendent n faa subordonailor. Pentru a preveni filtrarea informaiilor unii manageri ncearc scurtcircuitarea verigilor din lanul ierarhic prin politica uilor deschise: posibilitatea oferit angajailor de a comunica direct cu un manager fr a parcurge circuitul ierarhic. Aceasta este o modalitate eficient de a afla mersul organizaiei de-a lungul structurilor ierarhice, dar, din nefericire, este utilizat de foarte puini manageri i de i mai puini demnitari ai sistemului administraiei publice Ca exemplu, vom prezenta tipurile de reea comunicaionale identificate de Marinescu et al.2, tipuri care pot fi perfect adaptate pentru a cunoate modul n care fluxul de informaii (generate n cadrul procedurilor pe suport de hrtie sau n sistem IT) funcioneaz n cadrul managementului documentelor:

TIP DE REEA Tip lan

CARACTERISTICI dezavantaj distorsiunea mesajului datorat serialitii fluxului informaional

Tip Y

dou persoane au acelai statut feedback rapid, eficient numr redus de legturi exist un grad de centralizare reducere grad de interaciune grup un membru

Tip cerc
1 2

Comportament organizaional Johns G. Managementul instituiilor publice - Marinescu P. et. al.

24

comunic doar cu ali doi

feedback dificil organizare stabil, satisfacie mare model centralizat de comunicare n grup dependen mare de lider la calitatea deciziei structur stabil dar rapid descentralizare comunicare informaie liber implicare egal ntre membrii decizii bune feedback rapid i eficient vitez transmitere informaie mic

Tip roat

Tip stea

De exemplu, n reeaua n stea toate fluxurile sunt controlate de persoana de la centru, pe cnd n reeaua cu comunicare integral (tip lan), indivizii pot comunica ntre ei simultan. Pe de alt parte, reeaua tip stea are grad redus de interdependen, pe cnd cea tip lan, un grad mai mare de interdependen.

Pe lng aceste tipuri de comunicare, se deosebete i comunicarea grafic. Grafica managerial urmrete ordonarea i prezentarea unui ansamblu de date referitoare la o anumit problem ntr-o manier sintetic, uor de perceput. Nu ntotdeauna este indicat a se apela la comunicarea grafic, dar utilizarea ei poate mbuntii percepia i trezi interesul, atenia receptorului. Imaginile folosite trebuie sa fie relevante, clare i n concordan cu coninutul mesajului.

Iar n capitolul ulterior vom vorbi despre comunicarea n sistem informatic. Comunicarea prin sisteme informatice este tendina de ultim or a instituiilor publice i private, care mizeaz pe rapiditatea difuzrii mesajelor n mediul informatic. Pe de alt parte exist i dezavantaje ale acestei modaliti de comunicare, deoarece ea se dovedete impersonal i mult mai greu de controlat. Managerul transmite informaii prin intermediul limbajului scris sau oral; dar, am artat c el comunic mesaje i prin mimic, gesturi sau paralimbaj. Toate aceste caracteristici se pierd n comunicarea informaional. Totui, pentru a fi eficient comunicarea sistemul informatic trebuie s ndeplineasc cumulativ patru funcii n cadrul organizaiei1:

Managementul modern al organizaiei - Nicolescu O. i Nicolescu L.

25

funcia decizional menirea sistemului informaional de a asigura elementele informaionale necesare lurii deciziilor; funcia operaional sistemul informaional are drept scop declanarea mulimii de aciuni necesare realizrii obiectivelor organizaiilor; prin aceast funcie sistemul informaional asigur operaionalizarea deciziilor, metodelor manageriale etc., realizarea obiectivelor cuprinse n strategia organizaiei;

funciunea educaional duce la proliferarea organizaiilor care nva (learning organisations), adic a acelor organizaii n care nsuirea intens de cunotine este o preocupare permanent, cu efecte directe n planul performanelor;

funcia de documentare a sistemului informaional exprim menirea sa gnoseologic, n virtutea creia se nregistreaz o serie de informaii care servesc mbogirii cunotinelor personalului care, numai ulterior, este posibil s fie utilizate pentru a lua decizii sau pentru efectuarea anumitor operaiuni.

n concluzie, elaborarea i implementarea unui sistem eficient de gestionarea a documentelor trebuie s se bazeze pe reelele de comunicare dintr-o instituie, astfel nct mesajul informaional transmis s ajung la receptori, fr a fi distorsionat de sistemele de perturbare a comunicrii, aa cum le-am descris mai sus.

26

Gestionarea documentelor i strategia informaional a unei organizaii publice

Sistemul informaional al managementului serviciilor (administraiei) publice cuprinde ansamblul de date, informaii coninute n documente, circuite informaionale, fluxuri informaionale i mijloace de tratare a informaiilor implicate n procesul de fundamentare a deciziilor elaborate n domeniul serviciilor publice i care, prin coninutul lor, conduc la satisfacerea necesitilor generale ale populaiei. Principalele componente ale sistemului informaional al managementului serviciilor publice sunt: datele primare de analiz; informaiile care circul ntre diferitele componente ale sistemului organizatoric, inclusiv mijloacele de tratare a acestuia; proceduri informaionale specifice; circuitele informaionale stabilite ntre elementele componente ale sistemului organizatoric; fluxurile informaionale n raport cu relaiile stabilite intr componentele sistemului administraiei publice; Mijloacele de prelucrare a informaiilor. Funciile sistemului informaional sunt: funcia decizional; funcia operaional; funcia documentar.

Deficienele majore ale sistemului informaional sunt: distorsiunea, filtrajul, redundana, suprancrcarea canalelor informaionale. Principiile sistemului informaional sunt: a) Principiul conceperii si restructurrii sistemului informaional b) Principiul corelrii strnse a sistemului informaional cu,

organizarea structurala i cu sistemul decizional din instituiile publice c) Principiul unitii metodologice de tratare a informaiilor d) Principiul concentrat asupra informaiilor eseniale, e) Principiul asigurrii unui timp corespunztor de reacie ca componentelor sistemului f) Principiul asigurrii unui maxim de informaii finale dintr-un fond limitat g) Principiul flexibilitii 27

REGULI DE BAZA PENTRU REALIZAREA UNUI SISTEM INFORMATIC EFICIENT

Abordarea globala modulara La proiectarea sistemului trebuie avut n vedere legatura acestuia cu lumea exterioar, posibilitatile de comunicare cu alte sisteme similare, compatibilitatea cu sisteme de alt natur, posibilitatea includerii sistemului ntr-un sistem mai complex, sau posibilitatea includerii altor sisteme.

Criteriul eficientei economice Principalul criteriu ce st la baza realizrii sistemului este cel economic. Cu alte cuvinte, la proiectare trebuie avut n vedere c raportul dintre rezultatul sau rezultatele directe sau indirecte obtinute prin implementarea i folosirea sistemului economic i totalitatea costurilor de realizare s fie ct mai mare. Cu alte cuvinte, trebuie s fie rentabil.

Orientarea spre utilizatori La realizarea sistemului trebuie s se aiba n vedere n primul rnd nivelul de cunotine al utilizatorilor, cerintele i preferinele lor. n acest sens, trebuie purtat o discutie cu utilizatorii n prealabil i pe baza sugestiilor lor s se treaca la proiectarea propriu zis.

Asigurarea unicitii introducerii datelor De cele mai multe ori o serie de date trebuiesc utilizate n mai multe locuri n cadrul sistemului informatic. La proiectarea sistemului, trebuie ca datele sa fie introduse o singura data, iar sistemul sa distribuie automat datele n celelalte locuri n care este nevoie de ele.

Antrenarea beneficiarului la realizarea sistemului Acest principiu decurge tot din orientarea spre utilizator. Trebuie discutat cu utilizatorul nainte de a trece la proiectare, pentru a nltura de la nceput o serie de neajunsuri. Trebuiesc discutate modalitile de introducere a datelor i adaptarea aplicaiei la nevoile utilizatorului, modul de calcul i prelucrare al datelor.

Soluie general, independent de configuraia actual a sistemului informatizat 28

Sistemul proiectat trebuie s ia n considerare posibilitatea de achiziionare de echipamente noi, performante, dac este posibil, iar daca nu, s se adapteze cele existente.

Posibilitatea de dezvoltare ulterioar Trebuie avut n vedere posibilitatea ca sistemul s poata fi nbunatit n raport de cerintele viitoare ale firmei beneficiare. Sistemele informatice pun probleme serioase la realizarea lor. n functie de modul de abordare, costurile pot fi mai mici sau mai mari, rezultatele mai bune sau mai putin bune.

STRATEGII DE REALIZARE A UNUI SISTEM INFORMATIC EFICIENT

De-a lungul timpului s-au conturat dou tipuri de astfel de strategii : Ascendent (bottom-up de jos n sus, de la mic la mare) Descendent (top-down de sus n jos, de la mare la mic).

Strategia ascendenta n conformitate cu aceast strategie, rezolvarea unei anumite probleme ncepe cu rezolvarea problemelor de detaliu, minore. Soluiile sunt agregate n vederea soluionrii unei probleme mai complexe. Se procedeaz asfel pna ce se ajunge la vrf, la soluionarea problemei globale. Dezavantajul acestei metode const n necesitatea cunoaterii n detaliu al domeniului problemei de rezolvat nainte de trecerea la rezolvarea propriuzis.

Strategia descendent Este opus celei ascendente, abordnd problema de la general la particular, de sus n jos. Este studiata problema global, ncercnd descompunerea ei n probleme mai mici si se trece la rezolvarea subproblemelor astfel rezultate. Rezolvarea subproblemelor se face prin aceiai metoda, adic prin descompunerea lor n alte subprobleme, i tot aa pna se ajunge la probleme a cror rezolvare este cunoscut.. Aceast strategie prezint avantajul c ofer n orice moment o imagine de ansamblu asupra problemei de rezolvat.

29

Pentru realizarea unui sistem informatic sunt implicate multe persoane, materiale, timp, etc., ceea ce implic n final costuri ridicate. Din acesta cauz, modul de abordare a problemei proiectrii este foarte important. n decursul timpului s-au cristalizat cteva metodologii standard de proiectare.

Etapele realizrii unui sistem informatic Principalele etape de parcurs pentru realizarea unui sistem informatic sunt : Analiza sistemului existent - se studiaz sistemul informatic existent i se stabilesc neajunsurile sale i cerinele ce urmeaz a fi satisfcute de viitorul sistem informatic. n acest etap se stabilete rentabilitatea folosirii sistemului informatic. Proiectarea sistemului informatic - se concepe sistemul, elementele componente ale acestuia, structura lor i modul de realizare.Datorita complexitii, aceast etapa este la rndul ei descompus n dou etape : Proiectarea de ansamblu - se stabileste arhitectura de ansamblu, modul de descompunere pe componente, intrrile i iesirile sistemului. Se finalizeaz printr-o schem de ansamblu a sistemului n care sunt incluse toate aceste elementele. Proiectarea de detaliu - fiecare element descris n etapa anterioara este descris n detaliu. Elaborarea programelor - se scriu programele sistemului ntr-un limbaj ales anterior. Implementarea sistemului - dup ce a fost realizat sistemul, se trece la implementarea sa. Exploatarea i ntretinerea sistemului - aceasta este faza final a proiectului n care se trece la exploatarea acestuia. Este necesar n paralel i o serie de operaii de ntretinere a acestuia.

30

Gestionarea documentelor i relaia cu beneficiarii serviciilor publice (ghieu unic, audiene, transparen decizional)

Sistemul de gestionare a documentelor ntr-o instituie public are implicaii i aduce beneficii i n ceea ce privete alte domenii conexe, ce in de relaia direct cu beneficiarii serviciilor publice: ceteni sau persoane juridice de drept public i privat. Astfel, odat implementat document management system i stabilite procedurile scrise prin care se elaboreaz, circul i se arhiveaz electronic documentele, se poate ncerca implementarea conceptului de ghieu unic. Prin acest sistem, solicitanii de servicii publice vor avea posibilitatea s depun documentele necesare i s primeasc dintr-un singur loc mai multe acte, ntr-o perioad de timp redus de timp. Integrarea cu pagina de web a instituiei i cu celelalte mijloace de informare (de exemplu info-chiocurile) pot pune n vedere solicitanilor de servicii publice actele i procedurile necesare a fi urmate nainte de a se prezenta la registratura-ghieu unic. Totodat n cadrul ghieului unic se pot oferi, de ctre persoane autorizate, n limita mandatului acordat conform procedurii, i informaii referitoare la rezolvarea cererilor sau referitoare la documentele aflat n lucru la nivelul instituiei publice. Avnd n vedere faptul c managementul documentelor n format electronic stabilete proceduri inclusiv pentru nivelele de acces, este posibil ca cetenii s poat obine informaiile necesare fr a fi necesar s parcurg la toate etapele birocratice.

n ceea ce privete audienele, marea majoritate a furnizorilor de soluii software pentru DMS, fumizeaz i module destinate facilitrii relaiilor conductorilor instituiilor publice cu cetenii.

De obicei paii descrii de astfel de module: depunerea i nregistrarea solicitrii de audien; programarea audienele i listarea diverselor rapoarte; ntocmirea fiei solicitantului i a audienei. ntocmirea i comunicarea dispoziiilor interne legate de audiene privind modul de rezolvare a audienelor. eventual nregistrarea cererilor n DMS i/sau urmrirea rezolvrii acestora.

31

Pentru efectuarea audientelor se va specifica un program de lucru si se va proiecta un modul de planificare a acestora pe baza cererilor venite de la ceteni. La finalul unei edine de audien se va genera un document ce va cuprinde rezoluia conductorului referitoare la problema audiat Audientele on-line se pot desfura sub forma unui forum de discuii sau unui sistem FAQ1 care va fi fcut public pe site-ul instituitei.

Acelai sistem se poate aplica i pentru a respecta procedurile privind transparena decizional. Aderarea la sistemul democraiei participative presupune intervenia ceteanului la decizia public. Cadrul legal privind accesul la informaia public (Legea nr. 544/2001) i cel privind transparena decizional n administraia public (Legea nr. 52/2003) introduce cteva elemente de rigoare pentru dialogul .public, venind n sprijinul informrii i implicrii ceteanului n viaa public. Fiecare dintre urmtoarele etape, ce aparin structurii minimale de consultri publice la nivelul autoritii publice2, pot fi desfurate i raportate prin DMS:

1. etapa preparatorie, n care autoritatea public evideniaz public, clar i pe nelesul ceteanului:

cum fundamenteaz pertinent necesitatea i oportunitatea proiectului de act normativ iniiat,

cum identific prile interesate / afectate de ctre acesta, cum stabilete n mod clar, simplu i uor de utilizat modalitatea formulrii propunerilor i sugestiilor, a modului de colectare i prelucrare a opiniilor i sugestiilor;

2. etapa desfurrii efective a procesului consultativ, ce presupune: anunul public adecvat al consultrii publice ce urmeaz a fi organizate, astfel nct s fie informate toate prile interesate / afectate; stabilirea concret a tuturor detaliilor tehnice, de logistic privind organizarea evenimentului, inclusiv documentaie de tip bibliografic, modalitatea de nscriere la cuvnt, timpul alocat i modul de procesare a opiniilor colectate, parcursul ulterior al acestora i modalitile de verificare din partea ceteanului privind recomandrile acceptate 3. etapa evalurii i diseminrii rezultatelor consultrii publice,
1 2

frequently asked questions http://www.advocacy.ro/

32

n care, n urma sintetizrii opiniilor i sugestiilor colectate: s fie punctate clar i corect contribuiile pertinente acceptate i asumate de ctre iniiator; s fie argumentate sugestiile neacceptate; s fie diseminat larg sinteza consultrii publice, n scopul contientizrii impactului acesteia n procesul deliberativ al autoritilor publice; s fie creat memoria instituional asupra problemei reglementate, cu inventarierea experienelor anterioare, accesibil publicului larg.

Dar, aa cum evaluasem i anterior, este important ca un sistem de management al documentelor s fac parte dintr-o strategie general, aprobat la nivelul instituiei publice. Nu este posibil ca procedurile de gestionare a documentelor ntr-o instituie public s funcioneze ntr-un vid de obiective; el se integreaz ntr-o cultur organizaional care apreciaz i respect sistemul raional de implementare a politicilor publice.

33

GESTIONAREA DOCUMENTELOR SISTEM CLASIC (PE SUPORT DE HRTIE) Crearea i clasificarea documentelor

Un document se definete ca un pachet de date structurate n scopuri informaionale, o colecie de indicatori i reguli care pot angaja simultan un numr de diferite componente informatice i de aciuni 1. Mai putem identifica i o alt definiie dat de ISO: documentul este un ansamblu coerent i finit de informaii structurate, lizibile i cu destinaie precis aflat pe un anumit suport. Documentele ce dein o putere incredibil n mediile de activitate guvernamental, trec printr-o evoluie major care marcheaz i reformeaz activitile instituiilor publice. De fapt, gestionarea documentelor ntr-o manier nou, sistematic i legat de tehnologia informaiei este modalitatea n care societile ncearc s fac fa tendinelor impuse de era informaiei. De aceea, se identific o legtur intrinsec ntre procesul de creare i clasificare a documentelor i tipurile de informaie deinut n cuprinsul lor.

Informaia reprezint o parte integral a activitii n cadrul oricrui departament sau agenii de guvernmnt. Totalitatea serviciilor publice furnizeaz ctre clieni-ceteni, ctre persoanele juridice de drept privat sau chiar ctre celelalte instituii i autoriti publice instituii sunt bazate pe informaii. Puterea legiuitoare, executiv sau judectoreasc ale unui stat au la dispoziie o cantitate uria de informaii pe care s fundamenteze aspectelor tuturor programelor i serviciilor accesate de ctre public sau destinate acestuia. Ceea ce managementul informaiei face este s asigure fluxul liber de informaii ntre puterile statului, ceteni i mediul privat. Efectuat n mod corespunztor, managementul informaiilor reprezint fundamentul pentru desfurarea majoritii activitilor de guvernmnt. De aceea, controlul i distribuirea documentelor eseniale n manier sistematic au devenit din ce n ce mai importante i, n mod similar, necesitatea unui acces sigur la aceste documente a devenit un imperativ2. Procesul de gestionare al coninutului documentelor depinde de ciclului de via al informaiilor. Cerinele specifice ale fiecrei etape din cadrul procedurilor interne sau externe
1 2

Managementul documentelor - UNPAN Reeaua de administraie public a Naiunilor Unite idem

34

de creare, manipulare i arhivare a documentelor sunt definite de natura i de modurile de folosire a informaiilor cuprinse n ele. Peter Drucker1, difereniind ntre informaie i date susine c informaia constituie date nzestrate cu semnificaie i scop i iar datele prin ele nsele sunt lipsite de semnificaie sau scop. De aceea, documentul conine i se difereniaz n funcie de informaia coninut n ele. Datele, ca i metadatele2 sunt utile unui organizaii doar dac ele sunt ordonate n documente fizice sau pe alte suporturi (magnetice sau internet inclusiv cloud computing3). Informaia poate fi privit din trei unghiuri de vedere4: pe baza percepiei umane - care presupune legarea informaiei de efectele ce pot apare n urma unei receptri; pe baza unui sistem analitic - lingvistic, informaia poate se descrie prin termeni cu referire la sensul sau structura ei; din punct de vedere ingineresc, informaia poate fi descris n termenii manifestrilor sale fizice de emitere, pstrare sau recepie.

Procedurile i circuitul documentelor urmeaz etapele principale ale ciclului de via al informaiilor: planificare, colectare, creare, primire - input, captare, organizare, utilizare, i rspndire, depozitare - conservare i, eventual, distrugere. Informaia clasific astfel documentul pe tipologii diferite, n funcie de criteriul de analiz reinut.

Astfel vom exemplifica prin adaptarea tabelului privind clasificarea informaiilor elaborat de profesorul universitar Mircea Georgescu5:

criteriul de analiz originea

tipul informaiei - informaiile interne provin din organizaia n care circul; - informaiile externe provin din mediul extern organizaiei

exemple de informaii note de serviciu, instruciuni

comenzi, scrisori, cataloage

1 2

Drucker, P. - Societatea postcapitalist date despre date 3 concept de ultim generaie n domeniul informaticii, reprezentnd un ansamblu de servicii de calcul, aplicaii, acces la informaii i stocare de date, fr ca utilizatorul s aib nevoie s cunoasc amplasarea i configuraia fizic a sistemelor care furnizeaz aceste servicii, localizate n afara sediului beneficiarului; 4 Bazele prelucrrii informaiilor i tehnologie informaional - sub redacia Nichi . i Racovian D. 5 n lucrarea Sisteme informaionale de birou

35

sensul circulaiei n ierarhie

informaiile (interne) pot fi: descendente; ascendente; laterale. fie de instruciuni, circulare; note informative, rapoarte telefoane, note de informare

reprezentarea

diverse semne i simboluri utilizate pentru reprezentarea informaiei: texte; numere; grafice; coduri sunete scrisori, rapoarte, note rapoarte/evidene cu date statistice scheme, desene cifre, litere telefoane, reuniuni cifra de afaceri, vrsta

durata de via

- informaii variabile al cror coninut evolueaz n timp; - informaii permanente ce au un coninut fix.

numele, data naterii

poziia n procesul prelucrrii

- informaii brute, numite i elementare sau de baz; informaii elaborate, ce rezult prin prelucrarea unor date de baz; - informaii pentru procesul de decizie, al cror coninut este necesar s-l cunoatem pentru a prelucra datele de baz

documente, cataloage

rapoarte de sintez a documentelor

obiectul rapoartelor de sintez

destinatarul

dup funcia sau rolul destinatarului deosebim: informaii individuale; informaii de mas fie cu atribuii note de serviciu

(pentru un ansamblu de persoane); gradul de informaii instituionale rapoarte note de serviciu, rapoarte

- informaii formale - furnizate 36

instituionalizare

de ctre sau ctre organizaie i au caracter obligatoriu; - informaii informale - aprute n mod spontan sau intenionat din cauza condiiilor de lucru i relaiilor inter-personale. sfaturi, proceduri informale

finalitatea

- informaii de funcionare informaii indispensabile

proceduri

execuiei unei activiti; - informaii privind evoluia ce permit organizaiei s propuneri ale clienilor documente de analiz a mediului public

anticipeze evoluia mediului n care funcioneaz i s sesizeze oportunitile; - informaii de influen - ce vizeaz influenarea comportamentului i prezint indivizilor pt indiscreii, coduri de conduit, zvonuri, etc

importan

instituie n ceea ce privete coeziunea social, spiritul de echip, etc

Regulile i considerentele de baz care s ndrume utilizatorii n cadrul acestor etape in de managementul performanei, bazat pe obiective i sunt responsabilitatea, dar i rspunderea1, managerului organizaiei publice, om politic sau nalt funcionar public. Prima etap n procesul de gestionarea a documentelor este poate fi fie acela al elaborrii documentelor interne fie acela al primirii documentelor provenite din mediul extern organizaiei.

n etapa de elaborare a documentelor este bine ca liderul autoritii publice s instituie reguli clare i ferme de redactare, care s conduc la o armonizare n modul de ntocmire a documentelor. Reguli i chiar proceduri n aceast materie, exist n toate organizaiile

ceea ce britanicii numesc responsibility and accountability concept ce aparin managementului modern ce va fi tratat n capitolul IV al prezentei lucrri

37

publice, chiar dac ele comport variaii de la directive exacte i precise, pn la forme mai vagi sau chiar cutumiare. Se recomand astfel un model bazat pe 5 reguli de aur: n cuprinsul antetului sau subsolului se vor meniona datele primare de identificare ale instituiei (denumire, adres, telefon, fax, email) precum i o dat de creare a documentului; documentele se semneaz de cel puin o persoan conductorul instituiei (de regul, cel puin al doilea exemplar cuprinde meniunea ntocmirii, avizrii, aprobrii etc. de ctre toate persoanele implicate); documentele se ntocmesc n cel puin 2 exemplare, astfel nct instituia public s dein un exemplar n arhiva sa; documentele trebuie concepute pe sistem introducere cuprins - concluzie sau sumarizare; fiecare documente presupune un plan de creare al acestuia pentru a se integra n seria de obiective i activiti ale departamentului i instituiei (chestiuni legate de competen).

Procesarea, crearea (conceperea) i clasarea documentelor necesit o organizare raional care s asigure o manier de tratare unitar a documentelor, o uniformitate a formularisticii, respectarea acelorai reguli de clasare, etc., toate acestea fiind menite s confere coeren aciunii administrative. Clasificarea documentelor este o tiin ce aparine taxonomiei1 - iar importana acestui proces crete cu ct numrul i diversitatea documentelor este mai mare. Astfel, se impune definirea unor clasificri prestabilite i, ulterior, utilizarea regulilor de clasificare a documentelor att n format fizic (pe hrtie), ct i n format electronic prin transformarea n proceduri atunci cnd documentele devin mobile i parcurg circuitul de semnturi.

S-au descris diferite criterii de clasare a documentelor, dintre care amintim: criteriul cronologic gruparea documentelor n ordinea ntocmirii lor (calendaristic); criteriul alfabetic clasarea n acelai dosar a documentelor innd seama de denumirea unitii la care se refer documentele; criteriul geografic gruparea documentelor dup judeul, municipiul sau oraul unde i au sediul unitile subordonate;

tiina legilor de clasificare i sistematizare (conform Dicionarului explicativ al limbii romne)

38

criteriul dup obiect sau pe grupe de operaiuni const n aranjarea documentelor pe categorii de probleme.

Scopul crerii oricrui document este acela de a asigura conectarea ntre membrii organizaiei publice precum i ale acesteia cu mediul extern. La cel mai simplu nivel de reprezentare mecanismul circulaiei documentelor ntr-o instituie public poate fi exprimat pe baza unei scheme circulare tip input/output. Input-urile reprezint totalitatea documentelor care intr oficial n instituie. Acestea provin din mediul extern sau pot fi create n instituie i nregistrate ca intrri. Etapa urmtoare se refer la procesarea documentelor, crearea de noi documente (din oficiu) i orice alte aciuni care vizeaz gestionarea documentelor. Output-urile se identific cu producia de documente pe care instituia le emite nspre mediul extern, o parte dintre acestea putnd fi destinate unui circuit intern.

INPUT: intrare documente

procesarea documentelor intrate crearea de noi documente crearea de documente cu circulaie intern

pstrarea clasarea stocarea arhivarea

n paralel

OUTPUT: rspuns transmiterea / difuzarea de documente

documentelor

39

n ceea ce privete procesarea documentelor funcionarul public poate adopta una din urmtoarele patru atitudini1: aciunea s rspund la o adres (scrisoare), s ntocmeasc un raport, s caute date complementare; transmiterea (redirecionarea) ctre persoana sau serviciul public competent, eventual nsoit de adnotare sau rezoluie; clasarea fiind o referire la un document deja utilizat sau n vederea unei utilizri ulterioare; eliminarea n cazul n care documentul nu prezint interes (exemplu al unor reclame sau brouri care nu intereseaz direct instituia).

Pe ntreaga existen i funcionare a unui document, pe de o parte ct si n activitatea gestionrii generale a acestor suporturilor de informaii apar o serie de factori care pot influenta pozitiv sau negativ performanele organizaiei care le gestioneaz.

Factorii pozitivi precum: birocraia ce impune funcionarilor publici care lucreaz cu documente fizice s le nregistreze, clasifice, semneze i tampileze, etc.; obligativitatea sistemului ierarhic tipic instituiilor publice de a transmite documentele pe circuitul de semnturi i avizri, pe flux ierarhic; obligativitatea reconstituirii sau nlocuirii uni document distrus din eroare; norma legal care impune oricrei instituii publice organizarea documentelor n arhive fizice, care pot cuprinde un imens impresionant de documente si care vor fi gestionate si depozitate conform legii si deciziei conducerii organizaiei.

Factori negativi, mai ales cauzai de manipulare fizic a documentelor, ar fi: birocraia excesiv, care impune crearea unui numr mare de documente ce suprancarc spaiul fizic al instituiei i ngreuneaz clasificarea i identificarea suporturilor informaionale; lipsa procedurilor de lucru care s stabileasc att atribuiile fiecrui manipulator al documentului (ntocmitor, avizator, aprobator) ct i circuitul ferm al acestuia; apariia fenomenului de suprancrcare a strangulare a fluxurilor de lucru; persoanelor responsabile i astfel de

Gestionarea documentelor n administraia public - Stnic V.

40

slaba formalizare (standardizare) a documentelor interne organizaiei ct i cele transmise n exteriorul acesteia; inexistenta unui program, n cele mai multe cazuri, sau a unor proceduri si standarde privind distrugerea documentelor, ceea ce poate cauza erori grave sau fraude etc.

n vederea meninerii pe ct posibil a acestor factori pozitivi i n scopul eliminrii factorilor negativi s-au evideniat dou soluii: 1. instituirea n mod obligatoriu a unor proceduri de management a informaiei ce aparine ca atribuie instituiei publice i fiecrui departament constitutiv al acesteia1; 2. achiziionarea sau crearea de ctre instituia public a unui sistem electronic de managementul al documentelor, care s ofere accesul rapid la versiunea corect a unui document din cadrul organizaiei pentru a satisface cerinele de dezvoltare organizatoric ale acestui mediu bogat n informaii2.

1 2

proceduri ce vor face obiectul subcapitolului urmtor sistem electronic de management al documentelor DMS va face obiectul capitolului III al prezentei lucrri

41

Procedurile de lucru i circuitul documentelor

Sistemul de management al instituiei publice trebuie s garanteze faptul c circuitul documentelor intrate sau generate de departamentele organizaiei urmeaz un ciclu periodic al activitilor, stabilit de ctre normele legale de creare i organizare a instituiei.

Orice procedur este ciclic. La nceput se asigur stabilirea obiectivelor proprii misiunii legale a instituiei precum i conformitatea cu standardelor de performan; realizarea de evaluri i dezvoltarea planurilor de adaptare i corectare a erorilor au loc spre finalul ciclului.

Diagrama prezentat mai jos ilustreaz cum procedurile de lucru ntr-o instituie public nu sunt instrumente de sine stttoare. Ele decurg din necesitatea implementrii principiilor stabilite prin politica naional ce ncorporeaz obiectivele strategice ale administraiei publice romneti, normele legale ce modeleaz deciziile din interiorul instituiei publice i procedurile individuale ce ofer mecanismul practic de implementare a activitilor zilnice ale organizaiei publice.

42

politica naional
Etapa prim a stabilirii unei proceduri este cea a analizei situaionale care conduce la definirea obiectivelor strategice la nivel de putere executiv, adoptarea prioritilor, angajamentul fa de aciuni & programe i confirmarea responsabilitilor

obiectivele strategice ale administraiei publice romneti

Instituional

A doua etap este analiza bazei legale pentru aciuni ce indic responsabilitile instituionale i conduce la elaborarea cadrului operaional de implementare normele legale i deciziile instituionale si operaionale

Procedurile cuprind n mod obligatoriu: scopului care trebuie realizat descrierea clar a aciunilor i a succesiunii lor logice, ciclice documentaia anex i produsele rezultate n urma activitilor Implementarea consecvent eficiena se bazeaz pe: angajament n vederea realizrii scopurilor propuse coordonarea dintre departamente nelegerea succesiunii aciunilor competene tehnice pentru realizarea activitilor solicitate accesul la resursele, documentaia i sistemele necesare

proceduri i practici informale

Procedura, definit de DEX ca ansamblu de reguli de organizare a administraiei, folosite n vederea atingerii unui anumit rezultat, cuprinde etapele detaliate n cadrul crora personalul instituiei particip i rspunde de elaborarea, avizarea, transmiterea, stocarea, arhivarea i distrugea documentelor. O procedur de lucru cu documentele va trebui s cuprind n mod obligatoriu o serie de elemente care, fie sunt tipice oricror formaliti de lucru, fie sunt impuse de ctre managementul instituiei publice n vederea atingerii scopului propus.

Astfel recomandm urmtoarele list de meniuni i sisteme necesare, n opinia noastr, pentru a crea sistem viabil de management al documentelor: datele primare de identificare ale instituiei i ale departamentului emitent; scopul procedurii - de a stabili unui set unitar de reguli; 43

domeniul de aplicare i departamentele sau persoanele angajate crora procedura se adreseaz; cadrul normativ de operare; descrierea detaliat a tuturor operaiunilor procedurale i a succesiunii lor n timp; indicarea fluxurilor de documente i a actelor i faptelor obligatorii ce trebuie s nsoeasc fiecare document n cadrul fiecrei etape; stabilirea alternativelor n cazul soluiilor negative (lipsa aprobrii/avizrii documentului, pierderea acestuia etc.); stabilirea termenelor de rezolvare i expediie pentru fiecare etap i sub-etap; indicarea condiiilor de acces la documente i la diferitele ci de expediie ale acestora (preluare direct de ctre destinatar, pot special, fax, email etc.); reguli cu privire la casarea, arhivarea i distrugerea documentelor; indicarea semnatarilor i a responsabililor cu implementarea, monitorizarea i evaluarea procedurii; indicarea numrului de exemplare originale n care s-a editat procedura i a locaiilor de pstrare a acesteia.

Pe baza analizei elementelor descrise mai sus putem identifica urmtoarele funcii ale unei proceduri: de gestionare a documentelor de la cele scrise de mn i arhivate n fiete de dosare pn la cele editate pe calculator i gestionate prin sistemele electronice care lucreaz cu procesoare de texte i aplicaii grafice; gestionarea i dirijarea mesajelor inter-instituionale dar i de comunicare cu mediul exterior care a evoluat de la serviciile telefonice clasice i a sistemul clasic de transmitere a mesajelor cu pota la pota electronic i serviciile electronice de informare; sprijinirea grupurilor eterogene de lucru, prin intermediul ntlnirilor de lucru, dar i al tehnologiilor comunicaionale tip videoconferin; rezolvarea problemelor colectivelor de lucru, exercitat prin folosirea n comun a informaiilor, stabilirea cilor de autorizarea a fluxurilor de documente i programarea activitilor colectivului prin obiective i planuri de aciune anuale sau multianuale.

44

n ceea ce privete circulaia documentelor ntr-o instituie public, din cauza sistemului ierarhic-piramidal i, n general, tipic organizrii weberiene birocratice, se poate descrie un circuit unic, general valabil n orice organizaie a administraiei. Etapele acestui circuit ar fi:1

1. nregistrarea prin registratura general a organizaiei Pentru primirea, nregistrarea i expedierea documentelor, n cadrul fiecrei instituii din administraia public se organizeaz un compartiment distinct, registratura proprie. Prin intermediul acestui compartiment, fiecare act primit sau creat n cadrul instituiei, se nregistreaz primind un singur numr de nregistrare, ntr-un registru general, fr ca numrul respectiv s se repete. Exist cazuri speciale, n care n anumite instituii publice, primirea, expedierea i pstrarea actelor cu regim special se face prin registratur separat (exemplu: documente secrete, acte de stare civil, etc.). nregistrarea documentelor se face n ordinea cronologic a primirii lor la registratur. Primirea se poate face prin pot, fax, telex, curieri, direct de la petiionari, sau prin pota electronic. n cazul cererilor sau altor acte prezentate direct de petiionari, se comunic pe loc acestora din urm, numrul de nregistrare.

2. Repartizarea, predarea i expedierea corespondenei Dup nregistrarea documentelor, acestea se transmit de ctre registratur conducerii instituiei (preedinte, prefect, director, inspector ef, manager, etc.) sau dup caz, compartimentelor crora sunt adresate, dac acest lucru este prevzut n regulamentul intern. Conductorul instituiei deschide corespondena i repartizeaz actele spre soluionare, aplicnd rezoluia n partea superioar a fiecrui document. De remarcat faptul c rezoluia, la nceput fiind doar o tampil apostil care marca repartizarea documentului de ctre persona competent, a devenit o cutum obligatorie n instituiile publice i trebui s cuprind, sub semntur, nu numai departamentul/persoana care va avea competena i obligaia de soluionare a actului, ci i indicaii privind rezolvarea speei. ntreaga coresponden, cu rezoluia conductorului, este reluat de registratur i predat compartimentelor sau funcionarilor indicai n rezoluie. Deschiderea i repartizarea actelor cu caracter personal ori confidenial adresate conductorilor se face de ctre acetia sau de ctre nlocuitorii lor de drept; n aceste cazuri, registratura aplic parafa cu numrul de nregistrare pe plic, urmnd ca dup restituire s se completeze n registru datele necesare.
1

a se vedea Gestionarea documentelor n administraia public - Stnic V.

45

Repartizarea corespondenei de ctre registratur ctre fiecare compartiment se face utilizndu-se indicativul numeric al compartimentului (cifre sau numere stabilite pentru fiecare compartiment din structura organizatoric), prin nscrierea acestuia n colul din dreapta sus al fiecrui act sau document. n condica de eviden se trec toate actele repartizate departamentelor sau angajailor (care semneaz de primire), fr a se admite tersturi. Corespondena transmis greit se restituie tot prin registratur. La nivelul compartimentelor se ine, n mod obligatoriu, o eviden (chiar sumar) a actelor intrate sau ieite. Actele procesate sau expediate au un singur numr de nregistrare, care este cel al registraturii generale. Toate actele care privesc aceeai problem se conexeaz n ordine cronologic la primul act nregistrat. Expedierea actelor ce constituie rspuns la un document primit anterior, se face de registratura general, cu acelai numr cu care a fost nregistrat actul la intrare. Documentele create n interiorul instituiei se nregistreaz ca i celelalte acte n registrul de intrri-ieiri, menionndu-se n rubrica de intrri faptul c document a fost generat de organizaia public. Dup semnarea corespondenei de ctre persoanele competente, aceasta se pred mpreun cu condica de eviden, la registratura general, pentru expediere. Copia actului expediat se napoiaz compartimentului care l-a ntocmit, care-l pstreaz pn la soluionarea definitiv i clasarea ntregii lucrri. Dup rezolvarea unui caz, la nivelul compartimentului de activitate actele se claseaz n dosare, pe probleme i se pstreaz pn la predarea la arhiv.

3. Pstrarea, arhivarea i casarea documentelor

Despre aceste operaiuni vom discuta mai pe larg n subcapitolul urmtor.

Totui, ca o concluzie, putem afirma c un sistem eficient de proceduri de lucru cu documente conduce la mbuntirea elurilor finale ale organizaiei, creeaz sisteme transparente de gestionare a informaiei mediului intern i extern organizaiei, mbuntete comunicarea ntre angajai i cu beneficiarii i, per total, creeaz un management performant al ntregii instituii publice.

46

Schema circulaiei actelor in instituia administraiei publice1

MANAGER

5 2 3 6 4 5 4

DIRECIE

REGISTRATUR GENERAL
7 1 8 7

DEPARTAMENT

SERVICIU

nregistrarea, deschiderea i punerea rezoluiei 1,2,3 repartizarea, procesarea i semnarea 4,5 expedierea actului i remiterea copiei spre pstrare 6,7,8

adaptat dup Gestionarea documentelor n administraia public - Stnic V.

47

Pstrarea, arhivarea i casarea documentelor pe hrtie

Fiecare instituie public sau fiecare departament al acesteia i creeaz un sistem de pstrarea a documentelor. Acesta presupune aranjarea documentelor ntr-o anumit ordine, potrivit unor reguli predefinite i preaprobate, n vederea asigurrii conservrii lor n bune condiii i pentru a fi uor identificate, n vederea obinerii informaiilor necesare la un moment viitor n timp. Pentru a fi pstrate n cadrul subdiviziunii organizatorice, nainte de a fi transmise ctre arhiva instituiei, documentele se claseaz, se ordoneaz, aa cum am discutat n subcapitolele anterioare. Clasarea documentelor se bazeaz pe un plan raional i precis (noiune care aparine sistemului de managementul modern al unei organizaii publice). O clasare eficient trebuie s asigure posibilitatea identificrii cu uurin i celeritate a oricrui document, s fie simpl, precis, flexibil, s se poat utiliza la un numr mai mare de documente, s fie potrivit specificului documentelor.

Putem identifica dou tipuri de sisteme de clasare1 un sistemul alfabetic, numeric i cronologic, tipic administraie pentru marea majoritate a documentelor, fielor i dosarelor. sau un sistemul ideologic i zecimal care prezint multiple avantaje, printre care figureaz posibilitile multiple de aranjare, faciliti de cutare i mai ales posibilitile de extensie fr a perturba ordinea stabilit. Acest sistem nu exclude alte sisteme i poate chiar s le ncorporeze parial pentru anumite documente.

Procesul de clasare a documentelor precede, aa cum am artat, procesul de arhivare a acestora, adic de ordonarea n vederea pstrrii n cadrul departamentului specializat n conservarea tuturor actelor importante ale instituiei. Arhiva reprezint deci totalitatea documentelor stocate n format hrtie dintr-o organizaie, potrivit unor reguli predefinite

adaptat dup Gestionarea documentelor n administraia public - Stnic V.

48

Cadrul legal privind arhivarea documentelor emise de ctre autoritile romneti cuprinde: legea nr. 16/1996 a Arhivelor Naionale, cu modificrile i completrile ulterioare, instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin ordin; legea nr. 82 /1991 privind contabilitatea, cu modificrile i completrile ulterioare (pentru documentele financiar contabile); legea nr. 135 /2007 privind arhivarea documentelor in forma electronic; norme privind nregistrarea, gruparea si arhivarea documentelor precum si a pstrrii sigiliilor i tampilelor; regulamente sau norme i nomenclatoarele arhivistice aprobate de instituia public.

Astfel, dup procesarea la nivelul structurii organizaiei publice, actele cu acelai termen de pstrare se claseaz n dosare, pe probleme, conform unui nomenclator cu indicatori care st la baza procesului de arhivare. Acest nomenclator cuprinde urmtoarele tipuri de informaii: codul indicator al departamentului structurii care a emis documentele; grupele de documente, ordonate pe tipuri de activiti: termenului de pstrare al fiecrei grupe.

Grupele de documente se redau pe capitole, subcapitole i subdiviziuni ale acestora. Capitolele se numeroteaz cu cifre romane, subcapitolele cu litere majuscule, subdiviziunile acestora cu litere mici, iar grupele cu cifre arabe. (Exemplu: II/B/a/6). n dreptul grupelor de documente cu regim de pstrare permanent se trece cuvntul permanent, iar pentru cele care se pstreaz temporar, cifra arab care reprezint numrul anilor ct se pstreaz.

Documentele se pstreaz astfel pn la predarea lor la arhiv, care se face de regul n prima lun a anului urmtor. De reinut faptul c doar documentele care nu mai sunt exploatabile, dar care trebuie pstrate din raiuni juridice, sunt arhivate. Cele care, chiar vechi fiind, sunt nc necesare funcionrii departamentului nu se transmit ctre Arhiv, pentru a nu ngreuna activitatea arhivarului i a l obliga s desfoare procedura eliberrii unui act din Arhiv ori de cte ori apare nevoia de consultare a unor documente nc utile. Pentru Arhiv instituia trebuie s asigure spaii speciale care s ofere condiii corespunztoare de rezisten, igien, temperatur umiditate i de securitate.

49

Potrivit cadrului legal n materie, dosarele constituite n baza nomenclatorului se predau la Arhiva instituiei publice, dup expirarea fiecrui an.

Operaiunile premergtoare predrii sunt: ordonarea cronologic sau dup alte criterii stabilite, a documentelor n dosar; ndeprtarea accesoriilor metalice (ace, agrafe, etc.) i filelor nescrise; legarea documentelor n coperi de carton n dosare, cu un numr care s nu depeasc 250-300 de file; scrierea indicativului pe copert; numerotarea filelor din dosar, numrul acestora fiind nscris sub semntura arhivarului pe o pagin sigiliu. Predarea documentelor se face pe baz unui proces-verbal. Modelul iniial al acestuia este supus spre aprobare conducerii instituiei i spre apoi direciei judeene a Arhivelor Statului competent teritorial.

Distrugerea documentelor crora le-a expirat termenul de pstrare, se face de ctre o comisie de selecionare i casare, constituit la nivelul organizaiei. n aprecierea importanei documentelor, comisiile verific respectarea termenelor de pstrare conform nomenclatorului aprobat. Inventarierea dosarelor avizate de comisia de selecionare spre a fi eliminate, nsoite de procesul-verbal aprobat de conductorul organizaiei, se nainteaz spre confirmare la Arhivelor Statului. Dup primirea confirmrii, documentele pot fi eliminate pe baza unui proces-verbal, n care se menioneaz categoria de documente, anii extremi i cantitatea.

Arhivarea clasic a documentelor a prezentat inconvenientul alocrii unui spaiu fizic de depozitare. De aceea, instituia poate ncheia contracte de cu prestatori de servicii care dispun de condiii corespunztoare pentru arhivarea documentelor. Acetia le poate scana i pune la dispoziia instituiei n format PDF. La cerere, ntr-un termen prestabilit, se poate pune la dispoziie i n format fizic.

i acum pare ntrebarea omniprezent a zilelor noastre. Este necesar pstrarea documentelor pe suport de hrtie. Ct de departe suntem de dezideratul biroului fr hrtii i ct de viabil se dovedete un astfel de sistem? Raportul Orizonturi - Soluii n Biroul Digital 20001 a relevat faptul c:

citat n Sisteme informaionale de birou Georgescu M.

50

aproape dou treimi din directorii europeni (61%) prefer s consulte documentele dect s citeasc de pe monitorul calculatorului; ase din zece (60%) corecteaz mai bine documentele tiprite pe hrtie dect fiierele aferente acestora; o treime (33%) nc prefer s tipreasc mesajele electronice i paginile de WEB nainte de a le citi; femeile sunt n medie cu 15% mai mult n favoarea hrtiei; 65% din respondeni prefer s pstreze copii de hrtie ale documentelor importante, unul din zece directori pierd sau rtcesc lunar documente importante, o femeie manager n Europa primete i proceseaz zilnic 106 documente combinate de hrtie i digitale comparativ cu 79 pentru managerii brbai.

Hrtia este privit nc ca o adevrat comoar, iar deinerea unei biblioteci personale plin de cri scrise pe suport de hrtie strnete admiraia oricrui profan n materie. Pe Wikipedia se definete ,,hrtia ca fiind un material plan i subire, avnd ca element esenial suprafaa sa pe care se poate scrie, ale crei dimensiuni sunt mult mai mari dect grosimea sa. Hrtia este obinuta din fibre de celuloz amestecate, care se menin mpreuna fr un alt liant cu excepia legturilor de hidrogen i a mpletirii fibrelor. Dei cele mai cutate materiale celulozice pentru fabricarea hrtiei sunt pulpa lemnoasa a unor specii de arbori de esen moale, n special cea coniferelor, datorit existenei fibrelor de celuloza n structura multor plante, de la ierburi pn la arbori, se pot folosi i multe alte fibre, aa cum ar fi cele ale plantelor de bumbac, in, cnep sa u orez.

Se poate spun c hrtia are nc avantajul extraordinar: este simplu de folosit i la ndemn, cu toate c politicile n domeniul proteciei mediului ncearc s contientizeze instituiile publice, dar i cetenii, asupra impactul asupra mediului. Dei folosim mai puine bancnote dect n trecut i preferm cardurile, ne este mult mai greu s renunm la sigurana chitanele de hrtie. Profesorul Georgescu, n lucrarea de mai sus concluziona c pe msur ce societatea se ndreapt spre comerul electronic i sisteme bancare pe Internet, consumatorii continu s prefere documente de hrtie care s certifice tranzaciile fcute. Dar poate ar trebui s oprim abuzul de hrtie, cu pai mici dar siguri. De aceea capitolul urmtor este dedicat sistemelor de informatizare a circuitului de documente i gestionrii acestor acte exclusiv prin tehnologia informaiei.

51

Studiu de caz procedura privind petiiile

Pentru a exemplifica ciclul activitilor descrise n cadrul acestui capitol, dedicat, n general, crerii i circuitului documentelor pe suport de hrtie, am ales s redm o procedur tipic oricrei instituii publice: procedura privind gestionarea petiiilor1. Fiind un drept consacrat de Constituie oricrui cetean romn2 Guvernul a stabilit o procedur separat pentru tratarea acestui tip de document n cadrul tuturor autoritilor i instituiilor publice.

Astfel, prin Ordonana Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activitii de soluionare a petiiilor se stabilete cadrul n care poate fi exercitat acest drept constituional. n primul rnd se instituie compartimente pentru relaii cu publicul n cadrul instituiilor i autoritilor publice i proceduri cu termene clare pentru formularea de rspunsuri la petiiile primite de la ceteni.

De asemenea, se stabilesc responsabiliti n sarcina celor implicai pe tot parcursul procedurii i se reglementeaz obligativitatea ntocmirii de rapoarte semestriale privind derularea acestui proces.

Rspunderea pentru buna desfurare a acestei activiti revine managerilor autoritilor i instituiilor publice.

procedura i diagrama au fost preluate din Manualul de Resurse Umane - livrabila ctre Agenia Naional a Funcionarilor Publici n cadrul Programului PHARE Implementing Civil Service Reform in Romania 2 Art. 51 al Constituiei din 2003 prevede: (1) Cetenii au dreptul s se adreseze autoritilor publice prin petiii formulate numai n numele semnatarilor. (2) Organizaiile legal constituite au dreptul s adreseze petiii exclusiv n numele colectivelor pe care le reprezint. (3) Exercitarea dreptului de petiionare este scutit de tax. (4) Autoritile publice au obligaia s rspund la petiii n termenele i n condiiile stabilite potrivit legii.

52

Act normativ / art. / alin. / lit. OG 27/2002 Art. 4 i 6

Procedur - descrierea activitilor de realizat

Responsabil

Document standard Act normativ / administrativ prin care se aprob organigrama (ex. Hotrre de Guvern / Ordin / Decizie)

Observaii, excepii, studii de caz

Organizarea unui compartiment distinct pentru relaii Conductorul cu publicul care s primeasc, s nregistreze, s se autoritii sau a ngrijeasc de rezolvarea petiiilor i s expedieze instituiei publice rspunsurile ctre petiionari. Conductorii autoritilor i instituiilor publice sunt direct rspunztori de buna organizare i desfurare a activitii de primire, evideniere i rezolvare a petiiilor ce le sunt adresate, precum i de legalitatea soluiilor i comunicarea acestora n termenul legal. Primirea i nregistrarea petiiei petiia poate fi formulat de orice cetean i de orice organizaie legal constituit. Petiia poate fi transmis n scris sau prin pot electronic Clasarea petiiilor anonime, a petiiilor care nu conin datele de identificare ale petiionarului sau a petiiilor cu acelai coninut i de la acelai petiionar primite dup ce a fost transmis un rspuns

OG 27/2002

Compartimentul pentru relaii cu publicul

Numr i dat de nregistrare

OG 27/2002 Art. 7 i 10(2)

OG 27/2002 Art. 10(1)

Compartimentul pentru relaii cu publicul Compartimentele de specialitate crora le-au fost repartizate petiiile Conexarea petiiilor transmise de acelai petiionar cu Compartimentul privire la aceeai problem, urmnd ca n rspuns s se fac pentru relaii cu referire la toate petiiile publicul Compartimentele

Not intern (petiiile ulterioare se claseaz la numrul iniial i se face meniune c s-a rspuns) Adres Not intern

53

Act normativ / art. / alin. / lit.

Procedur - descrierea activitilor de realizat

Responsabil de specialitate crora le-au fost repartizate petiiile

Document standard

Observaii, excepii, studii de caz

OG 27/2002 Art. 61 Art. 8(2)

Transmiterea petiiilor greit ndreptate ctre Compartimentul autoritile sau instituiile publice competente n termen pentru relaii cu publicul de 5 zile de la nregistrare Dac petiia a fost greit ndreptat termenul curge de la data Compartimentele la care a fost nregistrat de autoritatea sau instituia de specialitate competent crora le-au fost repartizate petiiile naintarea petiiei ctre compartimentul de specialitate Compartimentul cu menionarea termenului n care trebuie transmis rspunsul pentru relaii cu publicul Termenul este de 30 de zile de la nregistrarea petiiei, putnd fi prelungit de ctre conductorul autoritii sau instituiei publice cu maxim 15 zile dac rezolvarea petiiei presupune o cercetare amnunit. Repartizarea lucrrii n cadrul compartimentului de Compartiment de specialitate se face de ctre eful acestuia. Petiia nu poate fi specialitate rezolvat de ctre persoana la care se refer sau de ctre un subordonat al acesteia. Elaborarea rspunsului n termen i transmiterea acestuia Conductorul ctre compartimentul de relaii cu publicul n rspuns autoritii sau trebuie indicat i temeiul legal al soluiei adoptate. instituiei publice ori persoana desemnat de acesta i eful

Adres

OG 27/2002 Art. 6(2) Art. 9 (2)

Not intern Map de coresponden

OG 27/2002 Art. 12, 13 i 15

Not intern

54

Act normativ / art. / alin. / lit.

Procedur - descrierea activitilor de realizat Semnarea rspunsului Constituie abatere disciplinar : a. nerespectarea termenelor de soluionare a petiiilor, prevzute n prezenta ordonan; b. interveniile sau struinele pentru rezolvarea unor petiii n afara cadrului legal; c. primirea direct de la petiionar a unei petiii, n vederea rezolvrii, fr s fie nregistrat i fr s fie repartizat de eful compartimentului de specialitate.

Responsabil compartimentului care a soluionat petiia

Document standard

Observaii, excepii, studii de caz

OG 27/2002 Art. 6(4)

Expedierea rspunsului ctre petiionar

Compartimentul pentru relaii cu publicul

Adres

OG 27/2002 Art. 14

ntocmirea semestrial a unui raport privind activitatea Compartimentul pentru relaii cu de soluionare a petiiilor publicul

Raport semestrial privind implementarea normelor disciplinare

55

Procesul activitii de soluionare a petiiilor

Organizarea compartimentului pentru relaii cu publicul Rapoarte semestriale nregistrarea unei petiii

Clasarea petiiilor anonime Conexarea petiiilor CI

Analizarea petiiei Transmiterea petiiilor greit ndreptate ctre instituiile competente

Transmiterea petiiei ctre compartimentul competent Elaborarea rspunsului

Semnarea rspunsului

Transmiterea rspunsului ctre petiionar

56

GESTIONAREA DOCUMENTELOR SISTEM ELECTRONIC (DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM - DMS) Ce este DMS Sistemele de management al documentelor sunt folosite de organizaii din toate sectoarele publice i private pentru a organiza i structura documentele electronice precum i pentru a urmrii fluxul acestora n cadrul organizaiei i n punctele de intrare/iesire ale acesteia. Sistemele de management al documentelor sunt pachete software realizate pentru a ajuta organizaiile de orice tip n managementul documentelor stocate n form electronic precum i de a realiza trecerea de la documente i organizri de documente (dosare, bibliorafturi) din forma tradiional pe hartie n forma electronic. Ele sunt i un mijloc prin care se gestioneaz foarte eficient proprietatea intelectual a organizaiei, chiar businessul ei, inuta n documentele organizaiei raspndite n diverse reele, pe diverse staii de lucru, servere, unele pe hrtie, altele n diferite conturi de mail, n filiale ale organizatiei, etc. Aceste sisteme gestioneaz ntregul ciclu de viata al unui document, de la crearea sa, multiplele sale versiuni realizate n maniera multi-user, stocarea tuturor versiunilor precum i realizarea i stocarea fluxului acestui document n cadrul organizaiei, repartizarea la utilizatori, birouri, filiale sau entitti externe organizaiei. Un modul important al unui astfel de sistem este modulul de registratur electronic, modul prin care se realizeaz nregistrarea electronic pe registrele organizaiei a tuturor documentelor n intrare sau ieire, precum i a documentelor interne supuse regulamentului de nregistrare pe registre. n zilele noastre, tot mai multe intituii consider inevitabile organizarea i arhivarea documentelor, n vederea sistematizrii i transparentizrii evidenei facturilor i contractelor. Majoritatea vede managementul documentelor ca i simpla nregistrare, n format electronic, a informaiilor, ns conceptul este mult mai complex. Managementul documentelor implic tehnologii, mijloace i metode cu ajutorul crora organizaiile i creeaz, gestioneaz, stocheaz, caut, transmit i, dup expirarea lor, caseaz documentele, oferind control asupra ciclului complet de via al acestora. Este vorba de un

57

proces de baz al activitii organizaionale, deoarece nu prea exist aspecte n viaa unei afaceri sau instituii care s nu implice crearea anumitor documente. Datorit faptului c n secolul 21 lista purttorilor de date a cunoscut o diversificare semnificativ, documentele importante provenind din nenumrate surse variate, precum i volumului zilnic crescut al documentelor, cauzat de procesul de digitalizare, gestionarea fizic, pe suport de hrtie, a documentelor a devenit greoaie. Cutarea informaiilor consum minute preioase din timpul de lucru al colegilor administrativi, de multe ori fr rezultat... Acestea sunt problemele care au stat la baza dezvoltrii sistemelor de managementul documentelor (DMS- Document Management System). Aceste sisteme ofer angajailor posibilitatea de a accesa informaiile necesare - pe baza drepturilor de autorizaie -, tranparentizeaz relaiile dintre documente (ex. prin evidena sistematizat a contractelor i facturilor, nregistrarea e-mailurilor etc.) i faciliteaz comunicarea rapid i eficient dintre colegii din diferite departamente (ex. financiar, HR, administrativ, C.I. etc.) i filiale, contribuind la un workflow mult mai transparent.

58

Avantaje i argumente pentru utilizarea DMS. a) Avantajele unui sistem de document management Introducerea unui sistem de document management, n orice instituie, ofer:

un control mai bun asupra proceselor interne i a informaiilor consolidarea informaiilor, oferind suport managementului pentru deciziile interne i de business

o modalitate eficient de transfer intern de informaie, cunotine, idei imbuntirea colaborrii pe proiecte, a schimbului de documente regsirea rapid a informaiilor reducerea timpului de aprobare/avizare a unor solicitri interne (referate, cereri etc.) reducerea costurilor administrative automatizarea anumitor activiti n scopul reducerii timpului alocat acestora posibilitatea de arhivare electronic a informaiei

Soluiile i serviciile din aceast zon sunt destul de cuprinztoare i acoper practic orice tip de implementare, plecnd de la soluii utile n cadrul unui departament la soluii care acoper ntreaga instituie, indiferent de mrimea sau distribuia geografic a acesteia; Soluiile de document management i content management pot fi implementate de sine stttor sau pot fi integrate cu alte aplicaii de business. b) Argumente pentru managementul documentelor n form electronic n zilele de azi pentru mai multe instituii devine inevitabil de a stoca documentele ntro reea informatic. Pentru cei mai muli managementul documentelor este doar nregistrarea informaiilor n form electronic, dar aceast problem este mult mai complex. Pe de o parte nseamn scanarea i nregistrarea electronic a documentelor pe baz de hrtie, pe de alt parte nseamn gestionarea i arhivarea electronic a documentelor ntr-o baz de dat unitar.

o Siguran

59

Sigurana n viaa de business i nu numai a devenit prioritatea numrul 1: managementul documentelor ne ajut n construirea unor sisteme de informaii mult mai securizate. Pe parcursul fluxului se creaz i istoria documentului, n aa fel editrile i persoana care a editat documentul se poate regsi foarte uor i rapid. Mulumit securizrii ridicate a sistemului documentele aparinnd instituiei sunt n siguran maxim, findc utilizatorii vd doar o adres virtual, locul fizic al documentului este accesibil doar persoanelor cu acest drept. Avei posibilitatea de a salva informaiile n afara biroului sau al centrului instituiei evitnd astfel problemele din viitor. Un sistem electronic de management al documentelor bine ales furnizeaz o soluie fiabil i eficient pentru institutiile care activeaz ntr-un domeniu n care securitatea informaiilor este reglementat prin lege. o Cutare i accesare mai eficient n afar de securitate stocarea ordonat a datelor este un aspect la fel de important. O cincime din angajaii firmelor din Europa, conform unui studiu efectuat de canon, devin frustrai dac caut un anumit document de mai mult timp n reeaua companiei. Alii 24 % precizeaz c cu ajutorul unui un acces rapid i simplu biroul lor ar funciona mult mai eficient. Cu un sistem de managementul documentelor potrivit putem salva n acelai mod tipuri de documente de la file-uri Excel i Word pn la imagini i emailuri. n aa fel cu ajutorul sistemului de managementul documentelor toate elementele al unui proiect le gsim ntr-un sistem unitar. Cu ajutorul metodei de indexare putem accesa informaiile alturate unui document. Conform unei studiu recent analiza 1 Gb are preul de 2000 EURO, iar stocarea cost numai 0,20 EURceni: n aa fel putem nelege importana metodei de stocare i al indexrii. o Avantaje economice i ecologice Mulumind accesului rapid, indexrii personalizate i al istorii documentelor instituiile pot, cu un cost mai sczut i mai rapid, s rspund la cerinele i ntrebriile cetenilor. Managementul documentelor modern transform zilele Dvs. de lucru in unele mult mai uoare: de exemplu o factur se poate recepiona n 24 h, se poate prelucra i efectua plata. Sistemul de managementul documentelor reduce costurile, dar n acelai timp crete eficacitatea, n aa fel instituia sau firma Dvs. poate s concentreze pe fluxuri valorice. Soluia de managementul documentelor crete responsabilitatea angajailor: n aa fel documentele accesibile instant vor fi imprimate doar la varianta final. Mulumit acestor 60

metode scade consumul de hrtie, cerneal, i energie, sistemul este avantajos din punct de vedere economic, dar nu n ultimul rnd ecologic. Soluia de managementul documentelor furnizeaz avantaje i economisiri semnificante pentru afacerea Dvs. o Responsabilitate social V-ai imaginat vreodat cantitatea de hrtie consumat de instituia Dvs.? S gndii un pic doar la procedurile de achiziii publice, i s punei unu lng altul cutiile de hrtie. O cantitate enorm de mare. i nc nici nu am vorbit despre cheltuielile de tonere, care sunt deeuri periculoase i necesit o metod de stocare special. Dar n cazul n care dorim s digitalizm fluxurile administrative, care cuprinde workflow-ul ntreg - fiindc nu exist nici un segment fr documente - am fcut un pas ctre protecia mediului. Fiindc informaiile sunt stocate electronic, nu avem nevoie de exmplare secundare al documentelor, nu suntem nevoii s cumprm dosare, scade consumul de hrtie, n paralel cu acestea scad i costurile fcnd un pas mare ctre protecia planetei noastre.

c) Ce trebuie stiut inainte de implementare! Digitalizarea, total sau parial, a proceselor de lucru n vederea mbuntirii workflowului, prin introducerea unor soluii software pentru accelerarea i eficientizarea activitii administrative, reprezint o schimbare major n viaa unei companii sau instituii. O asemenea decizie are efecte semnificative asupra multor aspecte ale funcionrii organizaiilor, de aceea merit s analizm n detaliu posibilitile nainte s alegem soluia optim. 61

Pentru a veni n sprijinul dvs. am elaborat o serie de ntrebri cu ajutorul crora v va fi mai uor s luai o decizie ntemeiat. Iat 18 criterii importante care trebuie analizate nainte s v alegei un software pentru raionalizarea managementului documentelor din instituia dvs.: ntrebri legate de calitatea sistemului de managementul documentelor: 1. Asigur sistemul posibilitatea gestionrii ntr-un sistem unitar a documentelor sosite pe diferite purttoare de date (hrtie, e-mail, fax, fiier electronic)? 2. Poate s evidenieze diferitele relaii dintre documente? 3. Este capabil s gestioneze documentele interioare? 4. Ofer posibilitatea cutrii printre sarcini i documente dup toi parametrii procesului (cutare ad-hoc, urmrire), respectiv cu interogri predefinite? 5. Permite gestionarea termenelor alocate rezolvrii sarcinilor? 6. Rapoartele se pot exporta? 7. Asigur evidena contractelor, facturilor? 8. Se pot diviza drepturile de utilizator dup compartimente i utilizatori? 9. Se pot distribui sarcinile prin utilizator (a mputernicirea uni utilizator)? 10. Pune la dispoziie funcii care asigur ndeplinirea mai rapid i mai eficient a sarcinilor? (Ex.: trunchi de partener, completare automat) 11. Poate programul s administreze diferite documente? (ex. Word, Excel, PDF, TIF, ect.) 12. Permite utilizarea semnturilor digtale pe formularele electronice (WEB, PDF)? 13. Corespunde standardului recomandat de EU, i anume standardul MOREQ (Model Requirements for theManagement of Electronic Records)? 14. Dispune software-ul de certificare; dac da, de cnd? ntrebri legate de furnizor: 62

15. Dispune sistemul de o garanie mai lung de 1 an? 16. Are minim 500 de referine? (ideal: peste 1000) 17. Dispune de resurse de specialiti, si asigur suport imediat, chiar i peste ani? 18. n general, dupa ct timp se primete un rspuns, respectiv o soluie de la suport, dac apar ntrebri? (ideal: <20 minute)

63

Fluxuri de documente Definirea fluxurilor de lucru pentru administratia publica nu se realizeaza greu, daca se abordeaza corect si organizat.

Depinde de cultura organizationala si standardele de calitate implementate in institutie. Primul pas este definirea necesitatii, a nevoii de standardizare si procedurare. Apoi este important sa fie alocata resursa umana specializata care sa efectueze etapa de analiza. Se definesc activitatile pentru realizarea carora se impune implementarea unor fluxuri de lucru, se stabilesc sarcinile incluse in cadrul fluxului, a aplicatiilor si apoi se aloca documentele in cadrul sistemelor/subsistemelor informatice. Greutatea in definirea fluxurilor de lucru consta in determinarea cu care conducatorul institutiei si managerii subordonati cred in utilitatea comunicarii reale si realiste in cadrul organizatiei. Utilizarea aplicatiilor in care fluxurile de lucru au fost deja implementate reduce riscurile ca fluxurile sa nu fie respectate, respectiv sa se ajunga la disfunctionalitati in structurile respective. Principalul avantaj al folosirii fluxurilor de lucru consta in cresterea eficientei la nivelul intregii institutii datorita standardizarii proceselor, lucru care permite un control mai bun al executiei si, prin urmare, un grad mai mare al calitatii serviciilor oferite. Al doilea avantaj se refera la flexibilitatea de a adapta fluxurile de lucru la nevoile in continua schimbare ale institutiei. Nu in ultimul rand, utilizarea fluxurilor de lucru automatizate permite rafinarea si simplificarea proceselor prin analiza istoricului de executie a fluxurilor si eliminarea etapelor care nu sunt necesare. Circulaia documentelor electronice pe trasee ierarhice bine precizate sau definite de ctre autorul documentului, cu posibilitatea aprobrii sau respingerii documentului la orice nivel ierarhic. Modelarea organigramei i structurarea problematicilor care intr n responsabilitatea fiecrui departament i rutarea automat a documentelor pe baza acestor asocieri. nregistrarea documentelor care intr, ies sau circul intern in instituie, transmiterea lor automat spre informare, verificare, aprobare pe baza unor fluxuri de lucru precum i nregistrarea circulaiei acestora pn n momentul stabilirii unei rezoluii finale. Un program complex pentru urmrirea documentelor n cadrul administraiei are urmtoarele caracteristici: 64

o abilitatea de a stoca i administra n mod eficient documente cu caracter local, coresponden intern i extern, fax-uri, documente n format electronic, documente iniiate de ceteni, etc. o transparena activitii administraiei publice o definirea i procesarea documentelor pe baz de fluxuri informaionale prestabilite o administrarea documentelor pe diverse niveluri de securitate o evidena complet a stadiului procesrii unui anumit document

Fluxuri de documente: o s permit procesri n paralel a documentelor o posibilitatea alegerii de destinaii diferite pentru documente o pstrarea istoricului unui flux

Urmrirea documentelor: o posibilitatea atarii documentelor din diferite medii: fax, e-mail, hrtie,

videoconferin, format electronic, sunet o vizualizarea n orice moment a stadiului prelucrrii unui document o istoricul documentelor intrate o lista documentelor care trebuie procesate de fiecare operator pe categorii de operatori o lista documentelor expediate si modului de expediere a acestora o istoricul borderourilor de expeditie o nregistrare retur documente

nregistrarea tuturor documentelor depuse i eliberarea rspunsurilor ctre ceteni utiliznd un sistem de management al documentelor este facilitat prin:

65

pot fi create mai multe posturi de nregistrare a documentelor (pentru fluidizarea procesului de nregistrare sau pentru cazul n care instituia are mai multe sedii), numerele fiind date dintr-un registru unic; eliberarea ctre solicitant a dovezii preluarii i nregistrarii actelor; distribuirea documentelor ctre birourile i serviciile corespunzatoare; obinerea, la cererea solicitantului, de informaii despre stadiul de rezolvare a documentelor, putndu-se specifica n orice moment locul n care acesta a ajuns; expedierea documentelor rezolvate i a celor emise de ctre instituie. Gestionarea n format electronic a activitilor de registratur pentru dezoltarea unui sistem de management al documentelor complex trebuie s acopere urmatoarele caracteristici:

nregistrarea tuturor documentelor provenite din exterior, create n interior i cele create ca rspuns n registrul unic al instituiei cu urmtoarele funcionaliti: -Numrul unic pentru fiecare document din instituie -n cazul documentelor externe, se vor nregistra urmtoarele informaii (cmpuri): -Nr. i data externe, n cazul n care documentul deine numr de nregistrare dat de ctre o alt instituie -CNP sau CUI, dup caz -Proveniena documentului -Adresa complet a provenienei -Tipul documentului -Termenul de rezolvare (n numr zile) -Coninutul pe scurt al documentului -Observaii -n cazul documentelor interne, se vor nregistra urmtoarele informaii: -Tipul documentului -Compartimentul emitent i persoana -Termenul de rezolvare (n numr zile) -Coninutul pe scurt al documentului -Observaii -Aplicaia va utiliza liste de date predefinite pentru: provenien (alte instituii, ministere etc.), adres (judee, orae, strzi), tipul documentului -Termenul de rezolvare a tipului de document selectat de utilizator se va seta automat, dar va putea fi modificat de utilizatori in funcie de drepturi, dup caz -Generare de cod de bare, pe baza numrului de registru, care s se ataeze suportului 66

fizic (hrtie); utilizatorul va putea selecta documentele pentru care se va tipri cod de bare, selecia se va face prin specificarea intervalului sau prin selecie interactiv din list de documente n operare -Utilizatorul s poat lista un bon (raport) dup nregistrarea documentului, care s conin, pe lng datele specificate la nregistrare, i numrul i data nregistrrii; bonul va fi marcat cu numele utilizatorului care a nregistrat solicitarea i a preluat actele solicitantului, i va fi nmnat solicitantului -Numr special pentru documentele la care legislaia prevede acest lucru (similar acces la informaia public). Acest numr trebuie s fie generat automat de sistem. -Posibilitatea de creare de seciuni i cmpuri suplimentare acolo unde necesit (formulare dinamice), pentru fiecare tip de act n parte. Aceste cmpuri precum i tipul i denumirea lor vor putea fi construite de ctre administratorul de soluie -Ataare de documente de orice tip, inclusiv cele scanate. -nscrierea automat n dosarele de arhivare, aa cum sunt definite n Nomenclatorul de Arhiv al instituiei. -Conexarea cu alte documente, inclusiv ntre ani;

Operarea documentelor aflate n lucru la un anumit user din organigram, prin trimiterea ctre alt user/nivel sau aplicarea rezoluiei finale : -Administratorul trebuie s poat defini pentru un user ce delegri poate avea n sistem; toate operaiile vor avea marcat att userul delegat ct i cel pentru care s-a fcut delegarea; n acest fel, utilizatorul va putea avea acces pe unul sau mai muli useri din organigram, pentru care s opereze -Lista documentelor aflate n lucru s se poat ordona dup numr, tip document, numr de zile rmase pn la termen, persoana de la care a fost primit 67

-Utilizatorii trebuie s poat selecta i trimite/rezolva mai multe documente n bloc -Utilizatorii trebuie s poat marca observaii nainte de operarea (trimiterea sau rezolvarea) documentelor. -Aplicaia trebuie s ofere lista de documente aflate n lucru sub form de paginare, iar utilizatorii s poat seta numrul de nregistrri pe pagin (inclusiv opiunea de afiare a tuturor documentelor din list). -Utilizatorii trebuie s se poat poziiona direct pe un anumit numr de nregistrare fr a cuta prin paginile listei de documente aflate in lucru -Un document poate fi procesat (operat) de ctre un singur utilizator la un moment dat, asigurndu-se astfel coerena datelor existente n sistem. Un document se poate afla doar ntr-o singur stare la un moment dat, i doar la un singur utilizator (nivel din organigram) n lucru la un moment dat. -Soluia software trebuie s fie capabil s trimit automat ntiinri de tip e-mail sau SMS la apariia unui document n lucru nou; n acest sens soluia trebuie s dispun de un modul propriu intern capabil s efectueze astfel de servicii de transmisie; se va detalia modul cum sunt implementate aceste mecanisme.

Vizualizarea documentelor nregistrate, rezolvate, primite sau trimise : -Utilizatorul trebuie sa poat vizualiza sub form de list toate documentele care au trecut pe la el n anul selectat. -Utilizatorii cu anumite drepturi s poat genera i lista rapoarte cu documentele nregistrate dup user/nivel, tip document, dintr-o anumit perioad, i trimise/rezolvate/expediate/n operare ntr-o perioad de anumite nivele/useri grupate dup diverse categorii -Administratorul aplicaiei trebuie s poat reveni asupra deciziei de rezolvare (nchidere) a unui document i s-l poat repune n lucru pe nivelul de pe care a fost rezolvat; aceast operaie va putea fi auditat i se va vedea acest lucru pe Log-ul documentului -Utilizatorul s poat vizualiza sub form de list paginat toate documentele pe care le-a trimis ctre alte persoane cu evidenierea sursei i destinaiei documentelor

68

Vizualizarea tuturor detaliilor unui document (detaliile nregistrrii, circulaiei, rezolvrii), indiferent de starea acestuia sau de anul n care a fost nregistrat -Utilizatorul trebuie s poat vizualiza din orice fereastr (n care se afieaz liste cu documente din registrul electronic) detaliile specificate la nregistrarea documentului. -Utilizatorul trebuie s poat vizualiza din orice fereastr (n care se afieaz liste cu documente din registrul electronic) detaliile circulaiei documentului: -Utilizatorul care a efectuat operaiunea -Data venirii+Nivel surs -Data plecrii+Nivel destinaie -Dac este expirat -Observaii -Rezoluii -Mod rezolvare (stare document) -Utilizatorul sa poat vizualiza din orice fereastr (n care se afieaz liste cu documente din registrul electronic) detaliile expedierii documentului: -Data expedierii -Tipul expedierii -Nume i adres destinatar -Utilizatorul sa poat vizualiza din orice fereastr (n care se afieaz liste cu documente din registrul electronic) observaiile specificate de ali utilizatori cu privire la acel document: -Observaia (nota fcut) 69

-Utilizatorul care a fcut observaia -Data i ora la care a fcut observaia -Utilizatorul s poat vizualiza din orice fereastr (n care se afieaz liste cu documente din registrul electronic) documentele cu care acesta se conexeaz, i s poat efectua n orice moment conexiuni cu alte documente din registru, indiferent de anul nregistrrii. -Utilizatorul s poat descrca i vizualiza din orice fereastr (n care se afieaz liste cu documente din registrul electronic) ataamentele unui document, n cazul n care are drept de vizualizare a acestora.

Crearea fiierelor electronice, prin ataarea de mai multe documente (fiiere) la un anumit numr de nregistrare : -Utilizatorul trebuie s poat ataa fiiere n diferite formate la o anumit poziie dintrun registru specificat (de ex Registru I/E, Registru Audiene, Registru Hotrri, Registru Petiii etc.) -Pentru fiecare fiier ataat n parte, aplicaia trebuie s permit specificarea utilizatorilor cu drept de vizualizare/editare a acelui fiier; -Pentru fiecare fiier ataat n parte, aplicaia trebuie s permit meninerea versiunilor pentru fiierele modificate; -Coninutul fiecrui ataament indiferent de tipul fiierului trebuie s fie salvat i indexat n baza de date n vederea cutrii -nscrierea n dosare de arhiv conform nomenclatorului de arhivare

Rsfoirea rapid a actelor dintr-un document i semnarea lor digital : -Utilizatorul care are documentul n lucru s poat rsfoi i vizualiza toate fiierele ataate unui document; rsfoirea trebuie s fie accesibil i pe mapele cu documente deschise pentru citire -Pe baza acestor fiiere utilizatorul trebuie s poat efectua rapid urmtoarele operaii accesibile dintr-un buton: rezoluie/trimitere/repartizare, semnare electronic, informaii despre semnatar, rezolvare/ndosariere, distribuire, salvare local, editare (check-out), repunere (check-in), s scrie o not -Din interfaa de rsfoire utilizatorul trebuie s poat semna electronic fiierul pe care l vizualizeaz -Dac fiierul aflat curent n operaie de rsfoire este semnat electronic, se vor afia detaliile legate de cine l-a semnat, cnd, cu ce autoritate, comentarii 70

-Dac fiierul curent aflat n operaia de rsfoire este semnat electronic, se va afia coninutul lui original, numai dac semntura nu a fost alterat -Dac fiierul curent aflat n operaia de rsfoire este semnat electronic, se va putea aplica o contrasemntur electronic -Fiierele semnate electronic vor fi automat ncrcate pe server n locul fiierelor originale nesemnate

71

Document management n termeni tehnici DMS - Document Management Sistem, presupune adminstrarea electronic a documentelor de-a lungul ciclului lor de via. eSM - Managementul Securitatii Sistemului de Informaii i Comunicaii (Electronic Security Management) este un ansamblu de soluii soft-hard-networking ce confer infrastructurii de informare-comunicaie att securitatea ct i protecia necesar n timp real. Aceasta se realizeaz prin specialiti, echipamente, programe, aplicaii i protocoale (exp: FIREWALL, SUN-Secure Private Network, Check Point, Aladin, Internet Security System). e-Security este e-activitatea de supraveghere, paz i intervenie n timp real pentru: meninerea sistemului n stare de funcionare optim, prevenirea, evitarea i minimizarea efectelor negative ale incidentelor: previzibile de natur voluntar sau involuntar; imprevizibile (cazuri fortuite, forta majora, dezastre).

ERP - ENTERPRISE RESOURCE PLANNING ERP - Planificarea Resurselor Instituiei este o solutie informatica complexa si integrata de programare, conducere si supervizare a bunei functionari a intreprinderii. ERP are urmatoarele componente: SCM - Supply Chain Management MRP - Manufacturing Resource Planning PM Project Management, PLM Product Life Cycle Management HRM - Human Resources Management FAM - Financial Accounting Management

72

Arhivarea electronic a documentelor Arhivarea electronica reprezinta conversia documentelor din format de hartie in format digital. Este solutia ideala pentru a va prelungi durata de viata a documentelor originale, pentru a proteja aceste documente contra degradarii fizice, dumneavoastra putand consulta copia electronica a documentului. Sistemul informatic de arhivare electronica trebuie sa raspunda cerintelor definite de catre oricare dintre compartimentele firmei dumneavoastra si sa asigure informarea corecta, completa si in timp util a factorilor de decizie.

Astfel, arhiva electronica a companiei va permite obtinerea informatiilor reale, concrete, completate cu imaginile documentelor gazda din arhiva fizica, oferindu-va numeroase avantaje1: Integrarea intr-o singura interfata, usor de utilizat, a tuturor documentelor companiei dumneavoastra Reorganizarea logica a arhivei fizice, intrucat se realizeaza automat o legatura intre arhiva fizica si cea electronica (se pastreaza aceeasi structura de organizare in cazul ambelor tipuri de arhivare, mentionandu-se, in momentul arhivarii si locatia documentului in cauza)

http://www.vectortelecom.ro/content/servicii/arhivare-electronica c.i./

73

Conversie rapida in format digital a documentelor stocate pe hartie (scaner-ul este echipat cu un alimentator automat cu documente) Compresia foarte buna a imaginilor obtinute prin scanare va salveaza resursele de stocare Administrati in mod eficient milioane de documente Modul de vizualizare a arhivei electronice simuleaza situatia unei arhive fizice (fisete, bibliorafturi, dosare, acte) Arhivarea automata a eFax-urilor si a e-mail-urilor Posibilitatea de indexare prin cuvinte cheie sau prin fulltext a fiecarui document; astfel, regasirea unui document va fi extrem de facila Fiind supuse unui flux informational din ce in ce mai abundent, companiile cauta cai mai bune, mai eficiente de a distribui informatia atat in cadrul organizatiei cat si in exterior. In prezent, in majoritatea instituiilor informatiile au devenit din ce in ce mai numeroase si greu de controlat. Prea des suntem nevoiti sa ne confruntam cu situatii in care documente importante se pierd sau se gasesc dupa indelungi cautari. Studii recunoscute vin sa sustina aceasta afirmatie: 15% din timpul petrecut de un angajat la birou este dedicat regasirii documentelor salvate pe hartie, iar 8,5% din documentele scrise sunt pierdute din cauza erorilor din timpul arhivarii fizice1. Pentru a evita astfel de situatii si pentru a creste eficienta si productivitatea angajatilor exista o solutie foarte practica, numita: arhivare electronica. Principala functionalitate oferita de un sistem de arhivare electronica si administrare a documentelor este realizarea conversiei, preluarii, stocarii, organizarii si regasirii informatiei din cadrul companiei intr-un mod structurat si securizat. Odata ce documentele au fost convertite in format electronic si arhivate, cautarea, localizarea si redarea informatiei devine un proces facil si rapid. Fiecare document electronic arhivat va fi insotit de o fisa electronica ce va cuprinde informatii caracteristice acelui document (emitent, proprietar, istoric, tip si nivel de clasificare, cuvinte cheie pentru identificare, localizarea suportului fizic, identificatorul unic al documentului in cadrul arhivei).

http://www.ekeep.ro/

74

Odata creata, arhiva electronica va putea fi securizata si controlata, accesul la documente permitandu-se pe baza drepturilor definite si acordate la nivel de utilizator sau grup de utilizatori. De asemenea, exista posibilitatea de a inregistra si urmari toate versiunile unui document (actiunile efectuate asupra documentelor din cadrul arhivei, persoana care le-a efectuat, data la care au fost luate aceste actiuni). Gestiunea complet a fondurilor arhivistice pe care instituia le are, folosind sistemul de management al documentelor, trebuie s aib urmtoarele funcionaliti conform Legii (Decizie nr. 1130/2008 privind normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica): -posibilitatea pentru efii de nivele de selectare a dosarelor grupate dup un indicativ i realizarea inventarului cu preluarea tuturor poziiilor selectate; -documentele vor fi grupate pe indicativ, un inventar putnd s conin dosare din mai multe indicative dar toate cu acelai termen de pstrare; -pe inventar s se poat aduga dinamic (fr limit) oricte poziii; -inventarul s ia numr unic secvenial automat din Registrul de eviden a unitilor arhivistice -pe inventar s se poat specifica datele de localizare fizic n arhiv (locaie, rnd, poli, raft, biblioraft) -de pe Inventar s se poat vizualiza direct ncperea (locaia) cu selectarea rndului i a poliei pe care se afl pstrat inventarul respectiv sub forma de suprafa grafic web; -pe inventar s se poat vizualiza datele despre procesul verbal de predare primire (date de intrare) ct i date despre documentul cu care au ieit dosarele din gestiunea arhivei;

Documentele arhivate liste cu documentele arhivate -Dup numrul de registru si posibilitatea de identificare a inventarului cu care au fost predate -Dup data arhivrii Documente de ndosariat -Lista cu documente care nu au fost ndosariate nc; s se poat selecta aceste documente i s se poat alege (dintr-un meniu arborescent) indicativul unde se arhiveaz ele -ndosarierea lor efectiv cu memorarea indicativului pe documentele selectate 75

Registrul de eviden a unitilor arhivistice cf legii 16/1996 -S conin toate elementele de identificare: Nr. crt., Nr. inventar, Data intrrii, Denumirea compartimentului, Datele extreme ale documentului, Nr. de dosare dup inventar, Nr. dosare primite efectiv, Nr. dosare rmase la compartiment, Unde s-au predat, Denumire act predat nr. si data, Total dosare ieite -S se poat selecta inventare i s se fac cu ele intrri (proces verbal de predare primire) sau ieiri -Intrrile i ieirile s fie operate automat pe inventarele selectate

Registrul de depozit -Posibilitatea de specificare a urmtoarelor date: Denumirea fondului, Compartiment, Cota dosar, Scopul scoaterii din depozit, Numele solicitantului, Funcia i serviciul solicitantului, Data scoaterii, Data restituirii, Observaii -Generarea automata a Fiei de control cu datele introduse

Registrul inventar al coleciei de matrice sigilare

76

-cu datele de identificare minimale: Nr. de inventar, Data prelurii i denumirea organizaiei de la care s-a preluat matricea, Materialul, Forma, Dimensiunea, Descrierea cmpului, Legenda, Anul conf., Observaii.

Registru de Procese verbal de predare-primire - Conine procesele verbale pe baza crora au intrat inventarele in arhiv

Registrul de procese verbale de predare-preluare - Conine procesele verbale pe baza crora au ieit documentele din fondul arhivistic

Registrul de procese verbale de selecionare - Conine procesele verbale ale comisiilor de selecionare care au aprobat distrugerea documentelor din arhiv - Registru de procese verbale de constatare - Conine procesele verbale de constatare a lipsei, deteriorrii sau pierderii documentelor

77

Sistemul de cutri i raportri al DMS Cutarea documentelor dup diferite criterii Sistemele de management al documentelor trebuie s permita efectuarea de cutri complexe care sa indeplinesca urmatoarele caracteristici: Cautarea documentelor sa se poata efectua dupa orice camp specificat la inregistrarea documentelor. Aplicatia sa permita cautarea tip full text-search - cautarea sa se poata face dupa cuvinte sau expresii formate din mai multe cuvinte Cautarea nu trebuie sa tina cont de litere mari sau mici Utilizatorii trebuie sa poata cauta si vizualiza documente din registrul electronic din orice an, fara a iesi din fereastra de cautare Aplicatia trebuie sa ofere listele de documente gasite sub forma de paginare Aplicatia trebuie sa informeze utilizatorul despre criteriile de cautare specificate si numarul de inregistrari gasite Mai multe conditii de cautare specificate simultan trebuie sa se ia in calcul cu operatorul si (AND)

Vizualizarea si listarea de rapoarte complexe Caracteristici: Utilizatorii sa poata lista rapoarte despre documente dintr-o perioada de timp specificata sau dintr-un anumit an Aplicatia trebuie sa ofere rapoarte si statistici despre documentele inregistrate: Numarul de documente inregistrate intr-o anumita perioada si avand un anumit mod de intrare Numarul de documente inregistrate grupate dupa modul de rezolvare. Numarul de documente inregistrate, grupate dupa tipul documentului si modul de rezolvare Numarul de documente inregistrate, grupate dupa departament inregistrare si tipul documentului Aplicatia trebuie sa ofere rapoarte si statistici despre documentele aflate in lucru: Numarul documentele aflate in lucru pe un anumit nivel din organigrama Numarul de documente aflate in lucru pe un anumit nivel din organigrama, grupate dupa tipul documentului Documentele in detaliu aflate in lucru pe un anumit nivel din organigrama

78

Aplicatia trebuie sa ofere rapoarte si statistici despre documentele rezolvate: Numarul documentele rezolvate de un anumit nivel din organigrama Numarul de documente rezolvate de un anumit nivel din organigrama, grupate dupa tipul documentului Documentele in detaliu rezolvate de un anumit nivel din organigrama Aplicatia trebuie sa ofere rapoarte si statistici despre documentele expirate: Documentele (detaliu) expirate, aflate in lucru (nerezolvate) pe nivelul selectat: numarul si data inregistrarii, zile depasite, provenienta, tip document, utilizator curent, starea documentului) Numarul documentelor expirate la un anumit nivel din organigrama Numarul de documente expirate la un anumit nivel din organigrama, grupate dupa tipul documentului Documentele (detaliu) expirate, aflate in lucru (nerezolvate) pe toate nivelurile din departamentul selectat Toate documentele (detaliu) expirate, dupa tipul de act selectat, grupate dupa departament si nivel Aplicatia trebuie sa ofere rapoarte si statistici despre documentele lucrate (trimise sau rezolvate): Numarul de documente lucrate (trimise sau rezolvate) de pe nivelul selectat Numarul de documente lucrate (trimise sau rezolvate) de pe nivelurile din departamentul selectat

79

Aplicatia trebuie sa ofere rapoarte si statistici despre documentele expediate: Lista de documente expediate direct intr-o anumita perioda completata de utilizator, de o anumita pesoana. Lista de documente expediate prin posta, grupate dupa tip posta si pe a anumita

perioada completata de utilizator Utilizatorii trebuie sa poata lista rezultatul tuturor rapoartele.

Listarea de borderouri de predare primire a documentelor trimise electronic de la un anumit nivel la altul (sau altele), care sa insoteasca documentele fizice Utilizatorii sa poata lista, in format word sau pdf, borderouri de predare primire cu detaliile documentelor pe care le-au trimis catre alte niveluri din organigrama Utilizatorii sa poata specifica data si ora sau intervalul de timp in care care au fost trimiseDocumentele. Utilizatorii sa poata selecta fie un anumit nivel catre care au trimis documente, fie toate niveluri le catre care au trimis

80

Securitatea datelor Securitatea datelor din sistemele de management al documentelor trebuie sa fie realizata in corcordan cu prevederile Legii nr. 182/2002, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si ale Standardelor nationale de protectie a informatiilor clasificate in Romania. Securitatea documentelor instituiilor publice se realizeaz indeplinind urmatoarele caracteristici: fiecare document s aib o seciune unde d se poat specifica dac este secret sau public n cazul documentelor secrete trebuie s se poat specifica lista de desecretizare de ctre cel care ncadreaz documentul accesul la un document secret i la toate nregistrrile derivate din el va fi permis exclusiv persoanelor din lista de desecretizare pentru documentele secret de serviciu s se poat specifica date legate de nr. anexe, file/exemplar, exemplare, nr. dosar de clasare. pentru fiecare document n operare, utilizatorul care l lucreaz s poat bloca accesul altor utilizatori la el n editare (acolo unde e posibil) fiecare document s poat avea o list cu persoane care pot edita rezoluii (particip la rspunsul comun); persoanele de pe aceast list vor avea temporar dreptul de editare pe document pn cnd titularul documentului blocheaz documentul n editare sau documentul nu mai este n operare la respectivul utilizator Atacurile la e-securitatea unei intituii se manifesta prin multiple si diferite procedee, cum ar fi: diversiunea, intoxicarea, penetrarea, extragerea, coruperea, violarea, fraudarea, dezinformarea, inducerea in eroare, abaterea atentiei, inselarea vigilentei, dereglareablocarea-distrugerea sistemului. Elemente de securitate si tehnicile specifice: - Ascultarea comunicatiilor - Diversiunea si intoxicarea - Furtul parolelor - Modificarea datelor - Inregistrarea - Phising: tip nou de frauda financiara - Hackers - Pirateria de Software - FIREWALL - SPAM - AntiSpam - SPYWARE - AntiSpyware - VIRUS - AntiVirus

81

Scanarea documentelor i semntura digital

Serviciile de scanare documente si arhivare electronica frecvente includ scanare si arhivare in PDF - "un fisier PDF per dosar scanat", lucrari de scanare rapida dosare, acte si formulare, arhivare electronica pe DVD, scanare in JPEG si TIFF, conversie fisiere in diverse formate digitale. Avantajele scanarii sunt evidente: economie de spatiu si hartie si cel mai important cu un simplu "search" gasiti documentul dorit fara sa fiti nevoit sa cautati in zeci de dosare. Serviciul de scanare documente reprezinta preluarea imaginilor de pe documentele originale si trecerea acestor imagini in format electronic in fisiere de formate utilizate in mod usual: PDF, JPEG sau TIFF. Scanarea documentelor prin sisteme de management al documentelor. Caracteristici : Scanarea direct de pe documentul curent din aplicaie, fr a deschide nici un alt program/utilitar ci doar cu instrumentele proprii sistemului de gestiune de documente propus (interfaa web) Din documentul curent deschis n operare s se poat scana i efectua urmtoarele operaii pe documentul scanat, direct din interfaa web: zoom, pan, fit to-width, aplicare notie/post-it uri vizuale, aplicare tampile, OCR-izare cu salvarea textului pentru indexare, navigare prin pagini pentru documentele multi-pagin. Fiierele scanate din interfaa de scanare direct de pe web trebuie s poat fi de tip multipagin TIFF. Fiierele astfel scanate trebuie s poat fi automat ncrcate pe server la documentul curent fr operaii suplimentare ci doar prin apsarea unui singur buton (de tip upload) Toat interfaa aplicaiei s fie n limba romn Sistemul trebuie s dispun de utilitare externe proprii care s permit la aciunea clickdreapta ataarea direct din sistemul local de fiiere a fiierului selectat la numrul specificat din registru Semnatura electronica este un certificat digital este o carte de identitate virtual, care i permite identificarea fr echivoc pe internet.

82

CONCLUZII

Lucrurile de mare nsemntate nu trebuie niciodat lsate n voia lucrurilor nensemnate. (Goethe)

Manipularea i gestionarea documentelor se ntreptrund cu activitatea zilnic din cadrul unei instituii publice. De la actele generale de livrarea serviciilor publice, la cele de natur financiar, juridic i pn la corespondena zilnic, toate trebuie gestionate ntr-un mod care s conduc la eficientizarea activitii unei organizaii publice.

Implementarea unei soluii informatice care s realizeze acest proces s-a impus n ultima perioad ca o soluie salvatoare. Viteza de prelucrare a datelor, capacitile mari de stocare disponibile pe pia, calitatea echipamentelor de scanare i chiar cele privind semntura electronic constituie tot attea argumente n favoarea trecerii de la sistemul de gestionare a hrtiilor pe suport fizic ctre mediul electronic. O astfel de soluie de management al documentelor ofer trei avantaje eseniale: economie de timp, spaiu i resurse umane. n condiiile unui mediu de administraie public asaltat de informaii, vehiculate att n interiorul unei organizaii, ct i n exterior, un sistem performant de management al documentelor, proiectelor i cunotinelor influeneaz n mod esenial managementul timpului de lucru. Pe de alt parte, reducerea ponderii hrtiei n circulaia documentelor genereaz reducerea substanial a spaiului de depozitare a arhivelor. Sigur, un astfel de sistem prezint i dezavantaje, dar substanierea lui pe baza procedurilor de lucru i a unei strategii generale a instituiei publice, conduce la organizarea activitii pe baza celor trei E ai managementului (economie, eficien, eficacitate). Pentru atingerea unor astfel de indicatori este nevoie doar de un sistem robust de management al performanei ntreprinderii i aplicarea filozofiei managementului prin obiective bazat pe paradigma plan do check act. Bineneles c n cazul managementului documentelor accentul cade pe planificarea i procedurile privind fluxul de documente. C.I. Mai mult, nu trebuie s uitm nici de noile concepte de administraie ecologic. Cu toii lucrm nc excesiv de mult cu hrtii la locul de munc. Am ncercat s nlocuim suportul scriptic cu cel electronic, ns hrtiile se tot adun. Multe autoriti, n special cele locale, funcioneaz nc pe baz de proceduri scriptice consumatoare de timp, ineficiente i predispuse erorilor. Riscul cel mai mare este de a pierde controlul asupra documentelor cu 83

coninut esenial pentru livrarea serviciului public. Deciziile importante cer schimbri puternice i asumate. Consumul iresponsabil i neglijena ne-au adus azi n punctul in care nu mai avem de ales. Totui trebuie sa contientizm efectul alegerilor noastre asupra naturii. S ne folosim abilitile pentru a crea i dezvolta instrumente care sa ne ajute sa rmnem productivi, dar fr s dunm mediului nconjurtor.

84

REFERINE / BIBLIOGRAFIE

Alexandru Ioan, Cruan Mihaela, Bucur Sorin, Drept administrativ, Editura Lumina Lex, Bucureti, 2005; Cohen Steven i Eimicke William, The Effective Public Manager: Achieving Success in a Changing Government, Editura CA : Jossey-Bass, San Francisco, 2002; Claver Enrique, Llopis Juan, Gasc Jos L., Molina Hiplito, Conca Francisco J., Public Administration: From Bureaucratic Culture to Citizen-oriented Culture, The International Journal of Public Sector Management, vol.12, no.5, 1999

Drucker Peter, Societatea postcapitalist, Editura Image, Bucureti, 1999 Georgescu Mircea, Sisteme informaionale de birou, suport de curs, Universitatea Al.I.Cuza Iai, Facultatea de economie i administrarea afacerilor, 2008/2009 http://bunaguvernare.eu http://www.advocacy.ro Johns Gary, Comportament organizaional, ediia a II-a, Editura Economic, Bucureti, [1998] (1996) Joyce Paul, Strategic Management for the Public Services, Editura Open University Press, Buckingham, 1999 Manualul de Resurse Umane - livrabila ctre Agenia Naional a Funcionarilor Publici n cadrul Programului PHARE Implementing Civil Service Reform in Romania, Bucureti, cod EuropeAid/121990/D/SV/RO, 2008

Marinescu Paul, Platis Magdalena i Papuc Rzvan, Managementul Instituiilor Publice, Universitatea Bucureti,

http://www.unibuc.ro/eBooks/StiinteADM/marinescu/index.htm, 2003 Nicolescu Ovidiu i Nicolescu Luminia - Managementul modern al organizaiei, Editura Tribuna Economic, Bucureti, 2001 Nichi tefan i Racovian Dan (sub redacia), Bazele prelucrrii informaiilor i tehnologie informaional, Editura Intelcredo, Deva, 1996 Pollit Christopher, The Essential Public Manager, Editura Open University Press, Maidenhead, 2003 Rose Aidan & Lawton Alan, Bureaucracy and Market in Public Services Management, Editura Financial Times/Prentice Hall, Harlow, 1999

85

Stnic Viorel, Gestionarea documentelor n administraia public, Revista Transilvan de tiine Administrative, nr. 2(11), Cluj Napoca, 2004 Tran Vasile i Stnciugelu Irina, Teoria comunicrii, ediia a II-a, Editura Comunicare.ro, Bucureti, [2003] (2001) UNPAN Reeaua de administraie public a Naiunilor Unite, Managementul documentelor, http://www.unpan.org/

86