LEGE nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor n form electronic Forma sintetic la data 15-oct-2012.

Acest act a fost creat utilizand tehnologia SintAct-Acte Sintetice. SintAct i tehnologia Acte Sintetice sunt mrci inregistrate ale Wolters Kluwer. (la data 25-iun-2009 a se vedea referinte de aplicare din Ordinul 489/2009 ) (la data 24-iun-2009 a se vedea referinte de aplicare din Ordinul 493/2009 ) (la data 23-dec-2008 a se vedea referinte de aplicare din Decizia 1131/2008 ) (la data 13-dec-2008 a se vedea referinte de aplicare din Decizia 1130/2008 ) (la data 22-mai-2007 actul a fost promulgata de Decretul 547/2007 ) Parlamentul Romniei adopt prezenta lege. CAPITOLUL I: Dispoziii generale Art. 1 Prezenta lege stabilete regimul juridic aplicabil crerii, conservrii, consultrii i utilizrii documentelor n form electronic arhivate sau care urmeaz a fi arhivate ntr-o arhiv electronic. Art. 2 Operaiunile de prelucrare arhivistic a documentelor n form electronic se fac cu respectarea dispoziiilor Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i a reglementrilor n vigoare privind conservarea, accesul i protecia informaiei cu caracter public sau privat. CAPITOLUL II: Definiii Art. 3 n nelesul prezentei legi, termenii i noiunile de mai jos au urmtoarea semnificaie: a)administrator al arhivei electronice - persoana fizic sau juridic acreditat de autoritatea de reglementare i supraveghere specializat n domeniu s administreze sistemul electronic de arhivare i documentele arhivate n cadrul arhivei electronice; b)arhiv electronic - sistemul electronic de arhivare, mpreun cu totalitatea documentelor n form electronic arhivate; c)furnizor de servicii de arhivare electronic - orice persoan fizic sau juridic, acreditat s presteze servicii legate de arhivarea electronic; d)mediu de stocare - orice mediu pe care se poate nregistra sau de pe care se poate reda un document n form electronic; e)mesaj electronic - documentul n form electronic ce conine date de identificare privind expeditorul, destinatarul, precum i momentul de timp la care acesta a fost expediat, realizat n scopul transmiterii la distan a unei informaii prin mijloace electronice; f)regim de acces la document - gradul n care se acord drept de acces la document de ctre titularul dreptului de dispoziie asupra documentului; g)sistem electronic de arhivare - sistemul informatic destinat colectrii, stocrii, organizrii i catalogrii documentelor n form electronic n scopul conservrii, consultrii i redrii acestora;

h)titular al dreptului de dispoziie asupra documentului - persoana fizic sau juridic proprietar sau, dup caz, emitent a documentului, care are dreptul de a stabili i modifica regimul de acces la document, conform legislaiei n vigoare. CAPITOLUL III: Furnizarea serviciilor de arhivare a documentelor n form electronic Art. 4 Orice persoan fizic sau juridic are dreptul de a depune spre pstrare documente n form electronic n cadrul unei arhive electronice, n condiiile prezentei legi. Art. 5 Furnizarea serviciilor de arhivare electronic nu este supus niciunei autorizri prealabile i se desfoar n concordan cu principiile concurenei libere i loiale, cu respectarea actelor normative n vigoare. Art. 6 (1)Cu 30 de zile nainte de nceperea activitilor legate de arhivarea documentelor n form electronic, persoanele care intenioneaz s furnizeze servicii de arhivare electronic au obligaia de a notifica autoritatea de reglementare i supraveghere specializat n domeniu cu privire la data nceperii acestor activiti. (2)Odat cu efectuarea notificrii prevzute la alin. (1), administratorul arhivei electronice are obligaia de a comunica autoritii de reglementare i supraveghere specializate n domeniu toate informaiile referitoare la procedurile de securitate i de conservare utilizate, precum i orice alte informaii cerute de ctre autoritatea de reglementare i supraveghere specializat n domeniu. (3)Administratorul arhivei electronice are obligaia de a comunica autoritii de reglementare i supraveghere specializate n domeniu, cu cel puin 10 zile nainte, orice intenie de modificare a procedurilor de securitate i de conservare, cu precizarea datei i orei la care modificarea intr n vigoare, precum i obligaia de a confirma, n termen de 24 de ore, modificarea efectuat. (4)n cazurile de urgen n care securitatea serviciilor de arhivare este afectat, administratorul arhivei electronice poate efectua modificri ale procedurilor de securitate i de conservare, urmnd s comunice, n termen de 24 de ore, autoritii de reglementare i supraveghere specializate n domeniu, modificrile efectuate i justificarea deciziei luate. (5)Administratorul arhivei electronice este obligat s respecte, pe parcursul desfurrii activitii, procedurile de securitate i de conservare declarate potrivit alin. (2)-(4). CAPITOLUL IV: Crearea arhivei electronice Art. 7 Primirea unui document n form electronic n arhiva electronic este condiionat de ndeplinirea urmtoarelor cerine: a)semnarea documentelor n form electronic, cu semntura electronic extins a titularului dreptului de dispoziie asupra documentului, denumit n continuare semntur electronic; b)valabilitatea semnturii electronice a titularului dreptului de dispoziie asupra documentului;

c)depunerea cheii de criptare i decriptare pentru documentele criptate care cad sub incidena Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare; d)transmiterea informaiilor prevzute la art. 8 alin. (2). Art. 8 (1)Documentul n form electronic ce ndeplinete condiiile prevzute la art. 7 este semnat electronic de ctre administratorul arhivei electronice, cu semntura electronic, n care se atest i faptul c documentul respectiv are valoare de original sau copie, conform hotrrii titularului dreptului de dispoziie asupra documentului. Documentul n form electronic, astfel identificat, este arhivat n locaia stabilit de administratorul arhivei electronice. (2)Administratorul arhivei electronice ataeaz, pentru fiecare document n form electronic arhivat, o fi n form electronic, ce va conine cel puin urmtoarele informaii: a)proprietarul documentului n form electronic; b)emitentul documentului n form electronic; c)titularul dreptului de dispoziie asupra documentului; d)istoricul documentului n form electronic; e)tipul documentului n form electronic; f)nivelul de clasificare a documentului n form electronic; g)formatul digital n care este arhivat documentul n form electronic; h)cuvintele-cheie necesare identificrii documentului n form electronic; i)elementele de localizare a suportului fizic; j)identificatorul unic al documentului n form electronic, n cadrul arhivei electronice; k)data emiterii documentului; l)data arhivrii; m)termenul de pstrare a documentului. (3)n cazul n care documentul n form electronic a fost generat prin transferarea informaiei de pe suport analog pe suport digital, fia va conine n plus urmtoarele informaii: a)referiri la proprietarul originalului i locaia n care se gsete originalul; b)metoda de transfer utilizat; c)dispozitivul hardware utilizat; d)programul de calculator utilizat. Art. 9 (1)Administratorul arhivei electronice este obligat s nregistreze i s in evidena tuturor documentelor n form electronic, intrate n arhiva electronic n cadrul unui registru n form electronic. (2)Accesul la registrul arhivei electronice este public numai pentru documentele pentru care titularul dreptului de dispoziie asupra documentului a stabilit un regim de acces public. (3)Referina, n registrul arhivei, la un document care face parte din categoria documentelor clasificate, poate fi obinut n funcie de drepturile de acces ale solicitantului. Art. 10

(1)Administratorul arhivei electronice trebuie s dispun de resurse financiare pentru acoperirea prejudiciilor pe care le-ar putea cauza cu prilejul desfurrii activitilor de arhivare electronic. Modalitatea asiguratorie se stabilete prin decizie a autoritii de reglementare i supraveghere specializat n domeniu. (2)n cazul n care arhiva electronic conine sau urmeaz s conin documente clasificate, administratorul arhivei electronice trebuie s ndeplineasc condiiile legale privind protecia informaiilor clasificate. Art. 11 Fia de nsoire a documentului va fi arhivat separat de document i nregistrat n registrul electronic al arhivei electronice. n cazul n care fia face referire la un document clasificat, referina n registru va fi criptat. CAPITOLUL V: Conservarea arhivei electronice Art. 12 (1)Administratorul arhivei electronice este obligat s pstreze codul-surs al tuturor programelor utilizate pentru construirea i exploatarea arhivei electronice, n fiiere semnate electronic i clasificate, dup caz. (2)Administratorul arhivei electronice este obligat s depun la Arhivele Naionale o copie a codului-surs al tuturor programelor utilizate pentru construirea i exploatarea arhivei electronice. (3)n cazul n care administratorul arhivei electronice nu dispune de codul-surs, prevederile alin. (1) i (2) se aplic pentru codul-surs executabil. Art. 13 (1)Administratorul arhivei electronice are obligaia s asigure ntreinerea i s pun la dispoziie programe informatice, care s permit translatarea oricrui document n form electronic, arhivat din formatul n care a fost generat ntr-un format care s permit vizualizarea, reproducerea i stocarea documentului respectiv la nivelul tehnologiilor n uz curent. (2)n momentul arhivrii unui document generat ntr-un format nerecunoscut de produsele existente n biblioteca de algoritmi i programe informatice, administratorul arhivei electronice are obligaia ca, odat cu arhivarea documentului, s adauge n bibliotec descrierea formatului acestuia, precum i programele informatice cu care documentul a fost generat i poate fi vizualizat. CAPITOLUL VI: Consultarea arhivei electronice Art. 14 (1)Regimul de acces la un document n form electronic, precum i modificarea acestuia se stabilesc exclusiv de ctre titularul dreptului de dispoziie asupra documentului printr-un act, care va fi semnat att de titularul dreptului de dispoziie asupra documentului, ct i de administratorul arhivei electronice. (2)Regimul de acces la documentul n form electronic, stabilit n conformitate cu alin. (1), va fi nscris n fia de format electronic a documentului, iar actul prin care s-a stabilit acest regim, generat electronic sau transferat n format electronic, va constitui o anex a documentului arhivat. (3)Administratorul arhivei electronice este obligat s respecte regimul de acces la document, stabilit conform alin. (1), att la arhivare, ct i la acordarea accesului la documentul n form electronic din arhiv.

(4)Rspunderea pentru stabilirea regimului de acces la un document n form electronic revine n exclusivitate titularului dreptului de dispoziie asupra documentului, iar rspunderea pentru respectarea regimului de acces la documentul n form electronic, att la arhivare, ct i la acordarea accesului la document, revine administratorului arhivei electronice. Art. 15 Administratorul arhivei electronice va asigura, n condiiile prevzute la art. 14 i n concordan cu prevederile legislaiei n vigoare, modul de acces permanent sau la cerere, pentru fiecare document n form electronic n parte. Art. 16 Administratorul arhivei electronice are urmtoarele obligaii: a)ntreinerea arhivei electronice; b)crearea unei arhive electronice de siguran, care s cuprind toate documentele n form electronic arhivate i care se actualizeaz permanent offline; c)utilizarea unui sistem de securitate omologat, care s garanteze integritatea, securitatea i, unde este cazul, confidenialitatea documentelor n form electronic arhivate; d)asigurarea redrii oricrui document n form electronic coninut n arhiv; e)asigurarea distrugerii documentelor a cror perioad de arhivare a expirat; f)notificarea autoritii de reglementare i supraveghere specializate n domeniu, cu cel puin 60 de zile nainte, a inteniei de ncetare a activitii, cu excepia cazurilor de for major. n acest caz, administratorul arhivei electronice are obligaia de a transfera arhiva electronic ctre alt furnizor de servicii de arhivare electronic, cu acordul autoritii de reglementare i supraveghere specializate n domeniu. Art. 17 (1)Arhivele electronice sunt depozitate n centre de date supuse autorizrii prealabile, cu respectarea normelor privind asigurarea: a)integritii i securitii documentelor n form electronic; b)securitii i integritii spaiului ocupat de echipamentele care gzduiesc arhivele electronice; c)recuperrii informaiei n urma dezastrelor naturale, conform reglementrilor n vigoare. (2)n termen de 90 de zile de la data intrrii n vigoare a prezentei legi, autoritatea de reglementare i supraveghere specializat n domeniu va emite norme metodologice privind autorizarea centrelor de date. CAPITOLUL VII: Infraciuni i contravenii Art. 18 Nerespectarea dispoziiilor prezentei legi atrage, dup caz, rspunderea contravenional, civil sau penal. Art. 19 Divulgarea, de ctre administratorul arhivei electronice, a cheii de criptare constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la unu la 3 ani. Art. 20

Accesarea neautorizat a documentelor din arhiva electronic constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la 3 luni la 3 ani. Art. 21 Copierea neautorizat a documentelor din arhiva electronic constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la unu la 12 ani. Art. 22 Modificarea neautorizat a documentelor din arhiva electronic constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la unu la 15 ani. Art. 23 Distrugerea arhivei electronice constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la 6 la 15 ani. Art. 24 Constituie contravenie dac, potrivit legii, nu constituie infraciuni, nerespectarea de ctre administratorul arhivei electronice a prevederilor art. 6, 8, 9, 11, 15 i 16. Art. 25 Contraveniile prevzute la art. 24 se sancioneaz cu amend de la 3.000 lei la 10.000 lei. Art. 26 (1)Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor prevzute n cadrul prezentului capitol sunt de competena personalului cu atribuii de control din cadrul autoritii de reglementare i supraveghere specializate n domeniu. (2)Contraveniilor prevzute n prezentul capitol le sunt aplicabile prevederile Ordonanei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraveniilor, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 180/2002, cu modificrile i completrile ulterioare. Art. 27 (1)Responsabilitatea aplicrii dispoziiilor prezentei legi i a reglementrilor legate de aceasta revine autoritii de reglementare i supraveghere specializate n domeniu, prevzut la cap. IV din Legea nr. 455/2001 privind semntura electronic. (2)n termen de 3 luni de la data intrrii n vigoare a prezentei legi autoritatea de reglementare i supraveghere specializat n domeniu, n colaborare cu Arhivele Naionale, va elabora reglementri i metodologii n aplicarea prezentei legi, procedura acordrii, suspendrii, retragerii deciziei de acreditare a administratorului arhivei electronice, precum i a autorizrii centrelor de date. -****Aceast lege a fost adoptat de Parlamentul Romniei, cu respectarea prevederilor art. 75 i ale art. 76 alin. (1) din Constituia Romniei, republicat. PREEDINTELE CAMEREI DEPUTAILOR BOGDAN OLTEANU PREEDINTELE SENATULUI NICOLAE VCROIU Publicat n Monitorul Oficial cu numrul 345 din data de 22 mai 2007 Forma sintetic la data 15-oct-2012. Acest act a fost creat utilizand tehnologia

SintAct-Acte Sintetice. SintAct i tehnologia Acte Sintetice sunt mrci inregistrate ale Wolters Kluwer.

ORDIN nr. 493 din 15 iunie 2009 privind normele tehnice i metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic Forma sintetic la data 15-oct-2012. Acest act a fost creat utilizand tehnologia SintAct-Acte Sintetice. SintAct i tehnologia Acte Sintetice sunt mrci inregistrate ale Wolters Kluwer. n temeiul art. 4 alin. (1) pct. 58 i al art. 6 alin. (6) din Hotrrea Guvernului nr. 12/2009 privind organizarea i funcionarea Ministerului Comunicaiilor i Societii Informaionale, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i al art. 27 din Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic, ministrul comunicaiilor i societii informaionale emite prezentul ordin. CAPITOLUL I: Dispoziii generale Art. 1 Prezentele norme tehnice i metodologice se aplic activitii de arhivare electronic a documentelor efectuate n condiiile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic i stabilesc procedura privind acordarea, suspendarea sau retragerea acreditrii administratorilor de arhive electronice de ctre Ministerul Comunicaiilor i Societii Informaionale, denumit n continuare MCSI, precum i condiiile privind desfurarea acestei activiti. Art. 2 (1)n nelesul prezentului ordin, urmtorii termeni se definesc astfel: a)beneficiar - persoana fizic sau juridic ce depune spre pstrare documente n form electronic n cadrul unei arhive electronice; b)acreditare - constatarea de ctre MCSI a ndeplinirii condiiilor legale pentru dobndirea calitii de administrator al arhivei electronice; c)sistem de administrare a documentelor electronice - aplicaie informatic destinat recepiei, clasrii, utilizrii i selecionrii documentelor n form electronic; d)eviden de auditare - ansamblu de informaii privind operaiuni sau orice alte activiti care au afectat sau au modificat documentul, culese cu suficiente detalii astfel nct s permit reconstituirea unei activiti anterioare; e)nomenclator arhivistic - list structurat alctuit din schema de clasare, termenele de pstrare corespunztoare categoriilor de documente din schema de clasare i aciunile de dispoziie asupra documentelor dintr-un sistem de administrare a documentelor electronice. (2)n cuprinsul prezentului ordin sunt, de asemenea, aplicabile definiiile prevzute la art. 15 lit. b) din Legea nr. 182/2002 privind protecia informaiilor clasificate, cu modificrile i completrile ulterioare, i la art. 237 prima liniu din Standardele naionale de protecie a informaiilor clasificate n Romnia,

aprobate prin Hotrrea Guvernului nr. 585/2002, cu modificrile i completrile ulterioare. CAPITOLUL II: Autoritatea de reglementare i supraveghere Art. 3 (1)Autoritatea de reglementare i supraveghere specializat n domeniul arhivrii electronice este MCSI. (2)MCSI gestioneaz Registrul administratorilor de arhive electronice, denumit n continuare registru, care va fi actualizat permanent i va fi disponibil spre consultare pe pagina sa de internet. (3)Coninutul i structura registrului sunt prevzute n anexa nr. 1. (4)MCSI face publice, spre consultare, urmtoarele date din registru: a)tipul administratorului de arhive electronice, denumit n continuare administrator - persoan fizic sau juridic; b)numele i prenumele sau denumirea administratorului, dup caz; c)data la care i-a nceput activitatea; d)descrierea politicii administratorului privind arhivarea electronic; e)domiciliul sau sediul - ar, ora, jude/sector, strad, numr, bloc, scar, etaj, apartament, cod potal, telefon, fax, e-mail, pagin de internet; f)cetenia, pentru persoana fizic, sau naionalitatea, pentru persoana juridic; g)situaia activitii administratorului: operaional, suspendat, ncetat, n curs de transferare. Art. 4 (1)Controlul respectrii dispoziiilor Legii nr. 135/2007, precum i ale prezentului ordin revine MCSI, care acioneaz prin personalul de control mputernicit n acest scop. (2)MCSI are dreptul de a efectua controale asupra administratorului, din oficiu sau la solicitarea oricrei persoane interesate, motivat corespunztor. Persoana interesat este acea persoan care ar putea suferi un prejudiciu n urma deteriorrii, divulgrii neautorizate, pierderii sau distrugerii documentelor aflate n arhiva electronic. (3)Controalele din oficiu vor fi realizate periodic, la intervale care nu pot depi un an. (4)n vederea exercitrii atribuiilor de control, personalul mputernicit n acest scop este autorizat, n limitele legii: a)s verifice conformitatea dintre informaiile declarate n cursul procesului de acreditare i realitate; b)s solicite orice document sau informaie necesar / necesar n vederea verificrii respectrii obligaiilor ce incumb administratorului; c)s verifice punerea n aplicare a oricror proceduri utilizate de ctre administratorul supus controlului. CAPITOLUL III: Acreditarea administratorului Art. 5 (1)Administratorul este persoana fizic ce are rolul de supervizare i implementare a activitii de management al unei arhive electronice pentru teri, respectiv persoana juridic ce are rolul de supervizare i implementare a activitii de management al unei arhive electronice n nume propriu sau pentru

teri i este responsabil cu activitatea de administrare a sistemului electronic de arhivare i a documentelor arhivate electronic. (2)Orice persoan care intenioneaz s devin administrator, denumit n continuare solicitant, are obligaia s transmit MCSI o notificare n acest sens cu 30 de zile nainte de nceperea activitii. (3)Notificarea se va realiza n mod obligatoriu prin completarea formularului-tip prevzut n anexa nr. 2. (4)Odat cu efectuarea notificrii prevzute la alin. (2), solicitantul are obligaia de a transmite MCSI urmtoarele documente, care fac parte integrant din notificare: a)atestri pentru persoana fizic sau pentru angajatul / angajaii persoanei juridice care intenioneaz s devin administrator ori al persoanei juridice subcontractate n acest scop (atestrile pot fi deinute cumulativ de mai muli angajai ai persoanei juridice): 1.diplom de absolvent de studii superioare n domeniul tehnologiei informaiei; 2.calificri / atestri care s certifice cunoaterea standardelor ISO/IEC 27001 sau a standardelor echivalente i a versiunilor ulterioare ale acestora; 3.certificri / atestri n domeniul administrrii bazelor de date i a sistemelor de operare; 4.calificri / atestri n domeniul arhivistic; b)documente din care s rezulte c sistemul electronic de arhivare ndeplinete urmtoarele cerine funcionale: 1.asigur mijloacele de control i de securitate a documentelor i a bazei de date; 2.menine integritatea intern, funcionarea i coerena sistemului i a bazei de date; 3.asigur conservarea pe termen nelimitat a documentelor cu caracter permanent i eliminarea definitiv a celor cu termen de pstrare expirat, potrivit nomenclatorului arhivistic, cu excepia situaiilor prevzute de lege; 4.asigur procesele de introducere a documentelor n sistemul de administrare; 5.asigur funcia de cutare a documentelor; 6.asigur accesul la documentele stocate n arhiv, cu respectarea regimului de acces stabilit, precum i prezentarea indiferent de form (afiare, printare etc.) a documentelor; 7.asigur funciile de administrare i tergere a documentelor, garantndu-se controlul operaiunilor n vederea nlturrii riscului accesului neautorizat la documente i al distrugerii necorespunztoare de documente; c)datele de identificare a centrului de date care gzduiete arhiva electronic; d)politica i procedurile referitoare la securitatea i conservarea datelor, inclusiv politica de protecie a datelor cu caracter personal; e)copie legalizat de pe nscrisul doveditor al calitii de operator de date cu caracter personal, eliberat n conformitate cu prevederile Legii nr. 677/2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, cu modificrile i completrile ulterioare; f)n cazul n care solicitantul intenioneaz s ofere servicii de arhivare electronic pentru teri, va prezenta, pe lng documentele prevzute la lit. a)-

e), o scrisoare de garanie din partea unei instituii financiare de specialitate sau o poli de asigurare de rspundere civil general la o societate de asigurri, n valoare cel puin egal cu echivalentul n lei al sumei de 300.000 euro, prin care s acopere prejudiciile pe care le-ar putea cauza cu prilejul desfurrii activitilor de arhivare electronic. Art. 6 (1)Notificarea i documentele anexate se transmit la sediul MCSI n unul dintre urmtoarele moduri: a)prin depunere, personal sau de ctre reprezentantul legal, cu luare de numr de nregistrare; b)printr-un serviciu potal; c)ca nscris n form electronic, cruia i s-a ncorporat, i s-a ataat sau i s-a asociat logic o semntur electronic extins, bazat pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv i generat cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnturii electronice. (2)Este considerat dat a transmiterii, dup caz, data nregistrrii n registrul general de intrare-ieire a corespondenei al MCSI, data confirmrii primirii documentelor la sediul MCSI printr-un serviciu potal cu confirmare de primire sau data confirmrii primirii nscrisului n form electronic. Art. 7 (1)Solicitantul care a realizat notificarea n termenul i n condiiile prevzute de prezentul ordin dobndete calitatea de administrator de la data indicat n formularul-tip al notificrii ca fiind data estimativ a nceperii activitii, ns nu mai devreme de 30 de zile de la data realizrii notificrii n condiiile alin. (2) sau (3), dup caz. (2)Notificarea este considerat realizat dac au fost ndeplinite toate cerinele legale privind transmiterea, forma i coninutul su. (3)n cazul n care notificarea nu ndeplinete condiiile prevzute de prezentul ordin, MCSI va solicita completarea documentaiei. n acest caz, notificarea este considerat realizat la data transmiterii ctre MCSI a documentelor care atest ndeplinirea condiiilor. (4)n cazul n care constat ndeplinirea tuturor condiiilor legale pentru dobndirea calitii de administrator, MCSI emite i comunic solicitantului ordinul de acreditare, nscrie administratorul n registru i emite codul de identificare a acestuia. Art. 8 (1)Orice modificare a datelor cuprinse n notificare va fi comunicat MCSI n termen de 15 zile, prin transmiterea unei informri nsoite, acolo unde este cazul, de actele doveditoare, n copie. (2)Administratorul are obligaia de a comunica MCSI, cu cel puin 10 zile n avans, orice intenie de modificare a procedurilor de securitate i de conservare, cu precizarea datei i a orei la care modificarea intr n vigoare, precum i obligaia de a confirma, n termen de 24 de ore, modificarea efectuat. (3)n cazurile urgente n care securitatea serviciilor de arhivare este afectat, administratorul poate efectua modificri ale procedurilor de securitate i de

10

conservare, urmnd s comunice MCSI n termen de 24 de ore modificrile efectuate i justificarea deciziei luate. Art. 9 (1)n situaia n care MCSI constat c administratorul nu mai ndeplinete una sau mai multe dintre condiiile prevzute la art. 5, acreditarea va fi suspendat. n acest caz, MCSI transmite administratorului o notificare, stabilind un termen de maximum 30 de zile n care acesta trebuie s remedieze deficienele semnalate. (2)Pe perioada suspendrii acreditrii, administratorul nu poate primi n arhiva electronic documente noi, dar are obligaia de a asigura operaiunile de conservare a documentelor existente. (3)MCSI poate retrage acreditarea n urmtoarele cazuri: a)dac administratorul nu remediaz deficienele constatate n termenul prevzut la alin. (1); b)la data dizolvrii sau a intrrii n faliment a administratorului persoan juridic, n condiiile prevzute de lege. Art. 10 (1)Administratorul care intenioneaz s i nceteze activitatea are obligaia de a informa MCSI, cu cel puin 60 de zile n avans, despre intenia sa, respectiv despre existena i natura mprejurrii care justific imposibilitatea de continuare a activitii, completnd formularul prevzut n anexa nr. 3. (2)Administratorul este obligat s transfere activitile sale unui alt administrator de arhive electronice, cu respectarea urmtoarelor condiii: a)va ntiina fiecare beneficiar, cu cel puin 30 de zile n avans, despre intenia sa de transferare a activitilor legate de arhivarea electronic unui alt administrator, menionnd i identitatea administratorului cruia intenioneaz s i transfere activitile sale; b)va face cunoscut beneficiarilor si posibilitatea de a refuza acest transfer, precum i termenul i condiiile n care refuzul poate fi exercitat. CAPITOLUL IV: Administrarea arhivei electronice Art. 11 (1)Administratorul are obligaia de a crea i de a opera un registru n form electronic. (2)Referina n registrul arhivei electronice la un document care nu este public sau care face parte din categoria documentelor clasificate n conformitate cu Legea nr. 182/2002, cu modificrile i completrile ulterioare, poate fi obinut n funcie de drepturile de acces ale solicitantului. (3)Coninutul minimal i structura acestui registru sunt prevzute n anexa nr. 4. Art. 12 Arhivarea electronic a documentelor este guvernat de aceleai reguli ca i n cazul documentelor pe suport hrtie i se supune prevederilor legislaiei arhivistice n vigoare, cu urmtoarele precizri: a)nregistrarea documentelor n form electronic de ctre sistemul electronic de arhivare atest existena oficial a documentelor respective. Numrul de nregistrare identific n mod unic documentul n cadrul sistemului. Odat nregistrat, documentul nu mai poate suferi niciun fel de modificri de coninut.

11

Concomitent cu nregistrarea se completeaz fia electronic a documentului, n condiiile art. 8 alin. (2) i (3) din Legea nr. 135/2007; b)n cazul n care documentele sunt transferate din sistem, respectiv migrate de pe suportul iniial, evidena documentelor pe noile suporturi va include evidena suporturilor externe i evidena coninutului documentelor cuprinse. Pe un suport extern vor fi grupate documentele cu acelai termen de pstrare; c)sistemul de administrare a documentelor electronice trebuie s genereze automat o eviden de auditare, n care sunt nregistrate, fr posibilitatea de a fi modificate, toate deciziile i aciunile care se produc asupra unui document din momentul nregistrrii i pn la distrugerea sau transferul acestuia ctre Arhivele Naionale; d)documentele i dosarele arhivate n form electronic vor fi cuprinse n nomenclatorul arhivistic al organizaiei, precizndu-se la rubrica "Observaii": "n form electronic". Art. 13 (1)Arhivarea electronic a documentelor clasificate i accesul la acestea se vor realiza cu respectarea dispoziiilor Legii nr. 182/2002, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i ale Standardelor naionale de protecie a informaiilor clasificate n Romnia. (2)Administratorul sau persoana mputernicit de acesta s realizeze i s implementeze politica de securitate a informaiilor clasificate arhivate trebuie s dein un certificat de securitate pentru cel mai nalt nivel de clasificare a informaiilor stocate, procesate sau transmise prin aceste sisteme. (3)Modalitile i msurile de protecie a informaiilor clasificate n form electronic sunt similare celor aplicate pentru informaiile clasificate pe suport hrtie. (4)Msurile INFOSEC acoper securitatea calculatoarelor, a transmisiilor, securitatea criptografic, precum i depistarea i prevenirea ameninrilor la care sunt expuse datele i sistemele. (5)Sistemele de arhivare pot fi utilizate n vederea stocrii, procesrii sau transmiterii de informaii clasificate numai dac sunt autorizate n condiiile Standardelor naionale de protecie a informaiilor clasificate n Romnia. Art. 14 Activitatea de arhivare electronic se realizeaz cu respectarea dispoziiilor Legii nr. 677/2001, cu modificrile i completrile ulterioare. Art. 15 Administratorii care ofer servicii de arhivare electronic pentru teri au obligaia de a face publice, prin intermediul paginii proprii de internet, cei puin urmtoarele informaii: a)datele de contact ale administratorului; b)descrierea general a politicilor, procedurilor i tehnologiilor utilizate n activitatea de arhivare electronic; c)limitri ale dreptului de acces la documentele arhivate; d)obligaiile beneficiarilor; e)disponibilitatea serviciilor. CAPITOLUL V: Drepturile i obligaiile beneficiarilor

12

Art. 16 (1)Orice persoan fizic sau juridic poate beneficia de servicii de arhivare electronic a documentelor. (2)Pentru depunerea unui document n arhiva electronic, beneficiarul trebuie s ndeplineasc att condiiile stabilite de prevederile art. 7 din Legea nr. 135/2007, ct i urmtoarele condiii: a)s posede un certificat digital calificat pentru semntura electronic; b)certificatul digital calificat s fie valabil; c)s comunice administratorului informaiile necesare verificrii valabilitii certificatului folosit pentru semnarea electronic a documentelor stocate n arhiva electronic. (3)Beneficiarul are urmtoarele drepturi: a)stabilirea regimului de acces la documentul arhivat, precum i modificarea acestuia, n condiiile art. 14 din Legea nr. 135/2007; b)atestarea valorii de original sau de copie a documentului arhivat; c)accesul on-line la registrul n form electronic al arhivei electronice; d)accesul on-line la fia electronic ataat n mod obligatoriu fiecrui document intrat n arhiva electronic, conform regimului de acces stabilit; e)accesul la programele utilizate de administrator n cadrul activitii de arhivare, necesare pentru accesul la documentele personale care au fost arhivate. (4)Accesul on-line la documentele arhivate care nu au regim de acces public i la fiele electronice ale acestora se consider asigurat atunci cnd persoanele care au drept de acces la documente i la fiele electronice ale acestora le pot consulta printr-o reea care nu este conectat la internet. Este necesar acordul scris al beneficiarului n ceea ce privete utilizarea respectivei reele. CAPITOLUL VI: Dispoziii finale Art. 17 Anexele nr. 1-4 fac parte integrant din prezentul ordin. Art. 18 (1)La data intrrii n vigoare a prezentului ordin se abrog Decizia preedintelui Autoritii Naionale pentru Comunicaii nr. 1.130/2008 privind normele tehnice i metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 831 din 10 decembrie 2008. (2)Prezentul ordin se public n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I. -****Ministrul comunicaiilor i societii informaionale, Gabriel Sandu ANEXA Nr. 1: CONINUTUL I STRUCTURA Registrului administratorilor de arhive electronice 1. Numrul de ordine al nregistrrii, generat automat 2. Codul de identificare a administratorului 3. Tipul administratorului: persoan fizic/juridic

13

4. Numele i prenumele (pentru persoana fizic)/Denumirea (pentru persoana juridic) 5. Naionalitatea / Cetenia 6. Adresa (ar, ora, jude/sector, strad, numr, bloc, scar, etaj, apartament, cod potal, telefon, fax, e-mail, adres pagin de internet) 7. Cod unic de nregistrare /Cod de identificare fiscal (pentru persoana juridic) 8. Data la care a nceput activitatea 9. Tipul garaniei administratorului 10. Societatea de asigurri / Instituia financiar care garanteaz capacitatea financiar a administratorului 11. Suma asigurat / Suma acoperit prin scrisoarea de garanie 12. Descrierea politicii generale a administratorului 13. Situaii critice: cmp ce poate conine referiri la ultima situaie critic (de exemplu, ntreruperea temporar a activitii din cauza unor probleme tehnice, modificarea procedurilor, sanciuni etc.) 14. Data i ora ultimei actualizri 15. Data i ora ultimei verificri 16. Situaia activitii administratorului (operaional, suspendat, ncetat, n curs de transferare) 17. Motivul suspendrii / relurii / ncetrii activitii (dac este cazul) 18. Administratorul care preia activitatea ANEXA Nr. 2: NOTIFICARE n vederea dobndirii calitii de administrator al arhivei electronice Ctre: MINISTERUL COMUNICAIILOR I SOCIETII INFORMAIONALE Loc rezervat MCSI Denumire / Nume i prenume: Statut: |_| persoan fizic |_| persoan juridic Sediu / Domiciliu: Strad: Nr. Bl. Sc. Localitate: Cod potal: Jude/Sector: Telefon: Fax: E-mail: Pagin de internet: Cod de identificare fiscal / Cod unic de nregistrare (pentru persoane juridice): CNP (pentru persoane fizice): Reprezentant legal: Nume: Funcia: Telefon: Fax: E-mail:

Ap.

14

Nume: Funcia: Telefon: Fax: E-mail: Solicit acreditarea ca administrator de arhive electronice i m angajez s mi desfor activitatea n conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic i ale reglementrilor emise n aplicarea acesteia de ctre Ministerul Comunicaiilor i Societii Informaionale, n calitate de autoritate de reglementare i supraveghere specializat n domeniul furnizrii serviciilor de arhivare electronic. Solicit acreditarea n scopul prestrii de servicii de arhivare electronic: |_| n nume propriu; |_| pentru teri. Anexez prezentei cereri urmtoarele documente: - diplom de absolvent de studii superioare n domeniul tehnologiei informaiei; - calificri / atestri care s certifice cunoaterea standardelor ISO/IEC 27001 sau a standardelor echivalente i a versiunilor ulterioare ale acestora; - certificri / atestri n domeniul administrrii bazelor de date i a sistemelor de operare; - calificri / atestri n domeniul arhivistic; - documente din care rezult c sistemul de administrare a arhivei electronice ndeplinete urmtoarele cerine funcionale: a)asigur mijloacele de control i de securitate a documentelor i a bazei de date; b)menine integritatea intern, funcionarea i coerena sistemului i a bazei de date; c)asigur conservarea pe termen nelimitat a documentelor cu caracter permanent i eliminarea definitiv a celor cu termen de pstrare expirat, potrivit nomenclatorului arhivistic, cu excepia situaiilor prevzute de lege; d)asigur procesele de introducere a documentelor n sistemul de administrare; e)asigur funcia de cutare a documentelor; f)asigur accesul la documentele stocate n arhiv, cu respectarea regimului de acces stabilit, precum i prezentarea indiferent de form (afiare, printare etc.) a documentelor; g)asigur funciile de administrare i tergere a documentelor, garantndu-se controlul operaiunilor, n vederea nlturrii riscului accesului neautorizat la documente i al distrugerii necorespunztoare de documente; - datele de identificare a centrului de date care gzduiete arhiva electronic; - politica i procedurile referitoare la securitatea i conservarea datelor, inclusiv politica de protecie a datelor cu caracter personal; - copie legalizat de pe nscrisul doveditor al calitii de operator de date cu caracter personal, eliberat n conformitate cu prevederile Legii nr. 677/2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, cu modificrile i completrile ulterioare. Ca modalitate asiguratorie pentru acoperirea prejudiciilor pe care le-a putea cauza cu prilejul desfurrii activitii, anexez (se va preciza una dintre urmtoarele variante) *):

Persoan de contact:

15

|_| o scrisoare de garanie n valoare de ........... (cel puin 300.000 euro) din partea ................... (denumirea instituiei financiare); |_| o poli de asigurare n valoare de ............ (cel puin 300.000 euro) la .................. (denumirea societii de asigurare). Data estimativ a nceperii activitii ................. Semntura reprezentantului legal i tampila solicitantului ................... ___ *) Se va completa n cazul n care solicitantul va oferi servicii de arhivare electronic pentru teri i se va anexa dovada msurii asigurtorii pentru care administratorul a optat. ANEXA Nr. 3: NOTIFICARE n vederea ncetrii activitii de administrator al arhivei electronice Ctre: MINISTERUL COMUNICAIILOR I SOCIETII INFORMAIONALE Loc rezervat MCSI Nume i prenume / Denumirea administratorului.................................................................. Numrul din Registrul administratorilor de arhive electronice Data ncetrii activitii: ...../...../......... (zi / lun / an) Motivele ncetrii activitii Numele i prenumele / Denumirea administratorului care va prelua activitatea ................... Numrul din Registrul administratorilor de arhive electronice .............. Documente anexate privitoare la preluarea activitii Msuri luate referitoare la beneficiari Semntura reprezentantului legal i tampila administratorului care i nceteaz activitatea Semntura reprezentantului legal i tampila administratorului care preia activitatea ANEXA Nr. 4: CONINUTUL MINIMAL I STRUCTURA registrului arhivei electronice A.Date privind beneficiarul: - nume i prenume / denumire; - adres; - cod. B.Date privind documentele stocate de ctre beneficiar: - forma utilizat; - cuvinte-cheie necesare identificrii documentului n form electronic (taguri); - politica de acces la documentele arhivate; - dimensiunea documentului arhivat; - data introducerii n arhiv; - data expirrii perioadei de arhivare. Publicat n Monitorul Oficial cu numrul 432 din data de 24 iunie 2009 Forma sintetic la data 15-oct-2012. Acest act a fost creat utilizand tehnologia

16

SintAct-Acte Sintetice. SintAct i tehnologia Acte Sintetice sunt mrci inregistrate ale Wolters Kluwer.

Legea nr. 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice 26 Iulie 2012 AvocatNet.ro Parlamentul Romaniei adopta prezenta lege. CAPITOLUL I Dispozitii generale Art. 1. - (1) Prezenta lege stabileste regimul juridic al documentelor in forma electronica ce contin date privind operatiunile economice de schimb sau vanzare de bunuri ori servicii intre persoane care emit si primesc facturi, bonuri fiscale sau chitante in forma electronica (2) Facturile, bonurile fiscale si chitantele in forma electronica constituie documente justificative in intelesul Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare (3) Prezenta lege se aplica persoanelor stabilite in Romania, in intelesul prevederilor titlului VI din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, si care desfasoara activitati economice pe teritoriul Romaniei. Art. 2. - Nicio dispozitie a prezentei legi nu poate fi interpretata in sensul limitarii autonomiei de vointa si a libertatii contractuale a partilor. Art. 3. - In intelesul prezentei legi, termenii si expresiile de mai jos se definesc dupa cum urmeaza: a) emiterea facturilor in forma electronica - operatiunea de intocmire, semnare electronica si marcare temporala a facturilor in forma electronica, in scopul arhivarii lor in forma electronica, indiferent daca transmiterea se face in forma electronica sau pe suport hartie; b) semnatura electronica - semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat, in intelesul Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica; c) marca temporala - marca temporala in intelesul Legii nr. 451/2004 privind marca temporala; d) factura in forma electronica - documentul in forma electronica ce caracterizeaza in mod unic si neechivoc schimbul sau vanzarea de bunuri ori servicii, semnat cu semnatura electronica si purtand marca temporala, care contine datele cuprinse in formularul facturii si care este emis si gestionat utilizand sisteme informatice; e) pachet de facturi in forma electronica - doua sau mai multe facturi in forma

17

electronica, emise in momente de timp diferite si transmise catre acelasi beneficiar in acelasi moment de timp; f) lot de facturi in forma electronica - doua sau mai multe facturi in forma electronica, emise in momente de timp diferite si transmise catre beneficiari diferiti in acelasi moment de timp; g) bon fiscal in forma electronica - documentul financiar-fiscal care intruneste toate conditiile impuse de prevederile legale in materie referitoare la continut, emis de echipamentele electronice de marcat, care contine date inregistrate pe medii compatibile cu prelucrarea automata a datelor, semnat cu semnatura electronica si purtand marca temporala; h) chitanta in forma electronica - documentul financiar-fiscal care intruneste toate conditiile impuse de prevederile legale in materie referitoare la continut si forma, inregistrat pe medii compatibile cu prelucrarea automata a datelor, semnat cu semnatura electronica si purtand marca temporala; i) furnizor de servicii de facturare electronica - persoana fizica sau juridica care emite, transmite sau converteste facturi, bonuri ori chitante in forma electronica, in nume propriu sau in numele unor terti. CAPITOLUL II Factura in forma electronica SECTIUNEA 1 Emiterea facturilor Art. 4. - Persoana fizica sau juridica ce emite facturi, denumita in continuare emitent, poate sa opteze pentru emiterea facturilor in forma electronica, cu conditia garantarii autenticitatii, originii si integritatii continutului, conform conditiilor prevazute de prezenta lege. Art. 5. - Facturile si chitantele emise si arhivate in forma electronica, cu respectarea prevederilor prezentei legi, au calitatea de document justificativ, in intelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare. Art. 6. - (1) Emiterea facturilor de catre o persoana fizica sau juridica se face in una dintre urmatoarele doua modalitati, la alegerea exclusiva a emitentului: in forma electronica sau pe suport hartie (2) Emitentul poate opta pentru schimbarea modalitatii de emitere, cu notificarea Ministerului Finantelor Publice. Art. 7. - Emitentul facturii in forma electronica raspunde pentru legalitatea, autenticitatea, originea si integritatea continutului. Art. 8. - (1) Factura in forma electronica respecta continutul stabilit de actele normative speciale si va contine marca temporala care certifica momentul emiterii si semnatura electronica a emitentului facturii (2) Certificatul aferent semnaturii electronice a emitentului facturii in forma electronica va contine informatii privind identificatorul fiscal si numarul notificarii inregistrate la Ministerul Finantelor Publice.

18

SECTIUNEAa 2-a Transmiterea facturilor Art. 9. - (1) Transmiterea facturilor emise in forma electronica se face in una dintre urmatoarele doua modalitati: prin mijloace electronice, in conditiile prevazute de Legea nr. 571/2003, cu modificarile si completarile ulterioare, sau pe suport hartie (2) Transmiterea unei facturi in forma electronica se poate face individual, in pachete sau in loturi. CAPITOLUL III Conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca persoanele care emit facturi in forma electronica Art. 10. - Emitentul facturii in forma electronica trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii: a) sa dispuna de mijloace tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica; b) sa foloseasca personal cu cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si cu o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare; c) sa fie in masura sa gestioneze si sa arhiveze toate informatiile privind fiecare factura in forma electronica emisa, pe perioada de timp stabilita prin normele legale in vigoare; d) sa utilizeze sisteme de arhivare electronica in conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica. Pe durata arhivarii, persoanele care au responsabilitatea arhivarii vor lua masuri ca orice factura in forma electronica sa poata fi accesata numai de catre emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege. Art. 11. - Ministerul Finantelor Publice verifica aplicarea dispozitiilor prezentei legi, cu exceptia conditiilor prevazute la art. 10, a caror respectare este verificata de catre Ministerul Comunicatiilor si Societatii Informationale. CAPITOLUL IV Externalizarea serviciilor de emitere, transmitere si arhivare a facturilor in forma electronica Art. 12. - (1) Activitatile de emitere, transmitere a facturilor in forma electronica, precum si cele de arhivare a facturilor in forma electronica pot fi realizate si de catre alte persoane decat emitentul de drept al facturii in forma electronica, in urmatoarele conditii: a) sa indeplineasca conditiile prevazute la art. 10; b) sa existe un contract valabil incheiat intre emitentul de drept al facturii in forma electronica si un furnizor de servicii de emitere a facturilor in forma electronica (2) Certificatul aferent semnaturii electronice a persoanelor care presteaza

19

servicii de emitere, transmitere sau arhivare a facturilor in forma electronica va contine informatii privind calitatea de furnizor de servicii si datele sale de identificare. Art. 13. - (1) Furnizorii de servicii de emitere a facturilor in forma electronica pot sa presteze servicii de conversie a unei facturi deja emise pe suport hartie in factura in forma electronica, la cererea beneficiarului (2) Conversia se poate realiza numai dupa factura in original. Factura in forma electronica rezultata dobandeste calitatea de document justificativ numai dupa inscrierea precizarii: prezenta factura este conforma cu originalul emis initial pe suport hartie avand seria .... nr. ........ din data de ........., emisa de................... si atasarea semnaturii electronice a furnizorului de servicii de emitere a facturilor in forma electronica, precum si a marcii temporale certificand momentul conversiei, atat in cazul facturilor individuale, cat si in cazul in care conversia se face pentru un pachet sau lot de facturi. CAPITOLUL V Chitanta in forma electronica Art. 14. - (1) Chitanta in forma electronica respecta conditiile privind continutul obligatoriu, stabilite de actele normative in vigoare si contine marca temporala si semnatura electronica a emitentului chitantei (2) Certificatul aferent semnaturii electronice a emitentului chitantei va contine informatii privind identificatorul fiscal si numarul notificarii inregistrate la Ministerul Finantelor Publice. Art. 15. - Prevederile privind emiterea, transmiterea, stocarea, arhivarea, conversia si utilizarea facturilor prevazute in prezenta lege sunt aplicabile si chitantelor in forma electronica, cu exceptia acelor prevederi care din punct de vedere financiar-fiscal nu le sunt aplicabile. CAPITOLUL VI Regimul documentelor in forma electronica aferente tranzactiilor inregistrate prin intermediul caselor de marcat si terminalelor automate bancare Art. 16. - Bonurile fiscale si bonurile emise de terminalele automate bancare, denumite in continuare bancomate, si de casele de marcat, in forma electronica, stocate la emitent, au acelasi regim juridic ca si cele emise pe suport hartie. Art. 17. - (1) Persoanele care au obligatia de a emite bonuri prin intermediul caselor de marcat sau al bancomatelor pot pastra in forma electronica documentul generat in forma electronica in urmatoarele conditii: a) sa indeplineasca cerintele privind asigurarea conformitatii informatiilor inregistrate in forma electronica cu cele inscrise pe documentul pe hartie; b) sa arhiveze si sa asigure accesul la bonurile emise in forma electronica (2) Bonurile emise in forma electronica de casele de marcat si de bancomate si stocate la emitent respecta conditiile privind continutul obligatoriu stabilite de actele normative in vigoare

20

(3) Casele de marcat utilizate pentru emiterea bonurilor fiscale in forma electronica se vor aviza cu respectarea prevederilor Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare (4) Persoanele prevazute la alin. (1) care pastreaza in forma electronica bonurile emise de case de marcat sau de bancomate au obligatia de a notifica organul fiscal competent din cadrul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala. Art. 18. - Termenul de arhivare a bonurilor fiscale si a bonurilor emise de case de marcat sau de catre bancomate, in forma electronica, va fi acelasi cu cel prevazut pentru cele emise pe suport hartie. Art. 19. - (1) Cheltuielile inregistrate de persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica, cheltuielile efectuate cu investitiile pentru dotari si alte utilitati necesare desfasurarii acestei activitati sunt amortizabile pe o perioada de 5 ani de la prima inregistrare ca utilizator de factura in forma electronica (2) Cheltuielile inregistrate de persoanele care emit facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica privind investitiile legate de modificarea si perfectionarea sistemelor informatice utilizate in activitatea de facturare electronica sunt amortizabile pe o perioada de 3 ani, incepand cu data initierii investitiei, probata cu hotararea administratorului, respectiv a consiliului de administratie al persoanei care initiaza cheltuiala, iar in cazul persoanelor fizice, prin declaratie pe propria raspundere. Art. 20. - Prezenta lege se completeaza cu dispozitiile legale privind incheierea, validitatea si efectele actelor juridice, cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, ale Legii nr. 455/2001, ale Legii nr. 451/2004, precum si cu cele prevazute de Legea nr. 571/2003, cu modificarile si completarile ulterioare. Aceasta lege a fost adoptata de Parlamentul Romaniei, cu respectarea prevederilor art. 75 si ale art. 76 alin. (2) din Constitutia Romaniei, republicata. p. Presedintele Camerei Deputatilor, Ioan Oltean Presedintele Senatului Vasile Blaga Bucuresti, 23 iulie 2012.

Noua lege a facturii electronice - de ce ar fi importanta pentru firme?

21

30 Iulie 2012 Anca Dumitrescu Vezi cele 11 comentarii! Saptamana trecuta a intrat in vigoare o noua lege care reglementeaza factura electronica. Specialistii spun ca actul normativ aduce completari importante fata de prevederile existente pana acum in Codul Fiscal, clarificand o serie de ambiguitati ce-i determinau pe contribuabili sa priveasca circumspecti o astfel de modalitate de facturare. Legea 148/2012 clarifica procedura de emitere electronica a facturilor si cerintele ce trebuie indeplinite de contribuabili, dar si posibilitatea externalizarii serviciilor de emitere, transmitere si arhivare a facturilor in forma electronica. De asemenea, legea 148/2012 aduce prevederi cu privire la chitantele si bonurile fiscale emise fie de automatele bancare, fie de casele de marcat in forma electronica si stocate la emitent in format electronic. Prevederi mai clare, implementare mai simpla Pana acum, cadrul legislativ privind utilizarea facturilor in format electronic (vezi Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica, Legea nr. 451/2004 privind marca temporala, Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica si Codul Fiscal) nu era suficient de clar pentru o mare parte dintre agentii economici. Informatiile erau disparate si destul de ambigue, iar agentilor economici le era dificila implementarea unui astfel de sistem, spune Adrian Floarea, director certSign, furnizor acreditat de servicii de certificare. Prezenta lege clarifica modul in care pot fi emise, transmise si pastrate pe termen lung facturile electronice si consideram ca reprezinta un pas important in procesul de migrare spre mediul electronic, subliniaza reprezentatul certSign. Potrivit lui Vlad Boeriu, manager Taxe Indirecte Deloitte, noua lege aduce completari la procedura de emitere a facturilor electronice descrisa in Codul Fiscal, cat si completari asupra procedurii de arhivare a facturilor. Nu este vorba de un paralelism legislativ, ci de detalierea unor proceduri cu care multi dintre contribuabilii din Romania nu sunt familiarizati. Mai mult, Adrian Serban, Senior Consultant Tax Advisory Mazars, atrage atentia asupra faptului ca articolul 155 alin. (8) din Codul fiscal si normele sale de aplicare reglementeaza conditiile in care se pot transmite facturi prin mijloace electronice, in timp ce Legea 148/2012 pune accentul pe procedura de emitere a facturilor in format electronic mentionand ca prevederile Codului fiscal cu privire la transmiterea facturilor prin mijloace electronice raman aplicabile. Asadar prevederile celor doua acte normative se completeaza, nu se contrazic.

22

Marca temporala devine obligatorie Pana la intrarea in vigoare a noii legi, nu era clar daca pentru emiterea facturilor electronice este obligatorie sau doar optionala utilizarea unei marci temporale pentru a certifica momentul emiterii sale. Potrivit lui Vlad Boeriu, noua lege clarifica acest aspect, mentionand clar ca factura electronica trebuie sa contina marca temporala ce certifica momentul emiterii sale. Aceasta prevedere este importanta deoarece, spre exemplu, din perspectiva TVA un contribuabil are obligatia de a emite facturi pentru livrarile de bunuri sau serviciile prestate cel tarziu in a 15-a zi a lunii urmatoare respectivelor operatiuni. Mai mult, potrivit lui Adrian Serban, pana la intrarea in vigoare a noii legi, semnarea electronica a facturilor nu era obligatorie ci era una dintre posibilele variante de garantare a autenticitatii sursei si a integritatii continutului acesteia. Este important de stiut ca facturile emise prin mijloace electronice pot fi transmise clientilor si pe suport hartie. Aceasta posibilitate este utila companiilor care ar putea intampina probleme daca ar fi obligate sa le si transmita in mod electronic, spune specialistul Deloitte. Multi dintre contribuabilii care ar fi fost interesati de aplicarea unui astfel de sistem de facturare au fost descurajati de neclaritatile din legislatie Desi prevederile privind transmiterea electronica a facturilor erau deja in Codul fiscal, acestea erau neclare (chiar si pentru autoritati) si aplicarea lor era aproape imposibila. Multi dintre contribuabilii care ar fi fost interesati de aplicarea unui astfel de sistem de facturare au fost descurajati de neclaritatile din legislatie si au decis sa nu isi asume riscuri suplimentare legate de implementarea unui sistem de facturare electronica, este de parere consultantul fiscal de la Mazars. Desi Codul Fiscal si alte acte normative relevante reglementau procedurile de emitere a facturilor electronice si de arhivare a acestora, numeroase spete intalnite in practica ramaneau neacoperite de aceste legi. Spre exemplu, nu era clar daca o companie are posibilitatea de a arhiva electronic facturile emise pe suport hartie. Noua lege prevede si posibilitatea de a realiza conversia unei facturi emise in trecut pe suport hartie in factura electronica. Ulterior, aceasta poate fi arhivata in mod electronic, conchide Vlad Boeriu de la Deloitte.

23