Sunteți pe pagina 1din 15

ARHIVAREA ELECTRONICĂ A 66

În viitor, un birou fără hârtii?


Cum vă orientaţi, în mod profesionist, în cazul (spre o) arhivării
electronice.
 Avantajele şi dezavantajele managamentului de tip electronic
al documentelor, începând cu pag. A66/002.
- A lucra fără hârtii – este, practic, posibil acest lucru? începând
cu pag. A66/002
- 8 avantaje ale ale arhivării electronice, faţă de arhivarea
hârtiilor (documentelo pe suport de hârtie), începând cu pag.
A66/005.
 Când merită să se facă arhivarea pe calculator? Factori şi
criterii ce privesc costurile, începând cu pag. A66/008.
- Ce costuri vi se ivesc? începând cu pag. A66/008
- Ce criterii stabilesc costurile? începând cu pag. A66/009
 Fotografia situaţiei existente şi .... obiectivului cum constataţi
ce sisteme este potrivit pentru dvs., începând cu pag. A66/012.
- Imagine de ansamblu: Aceste informaţii trebuie să vă ofere o
fotografie a situaţiei existente
- 10 întrebări decisive pentru profilul cerinţelor (pretenţiilor,
necesităţilor) dvs.
 4 sfaturi de specialitate: următoarele aspecte ar trebui să le
aveţi în vedere la luarea deciziei, începând cu pag. A66/018.

Despre ce este vorba:


V-aţi dori bibliorafturile cu acte mai degrabă desfiinţate? Aţi
prefera să găsiţi un material imediat, decât să pierdeţi minute
preţioase pentru căutarea lui? Biroul fără hârtii fac posibil acest
lucru – dacă faceţi de la început o planificare înţeleaptă. Cum vă
puteţi orienta, în mod profesionist, spre o arhivare electronică
adecvată şi astfel să evitaţi greşelile, aflaţi la acest capitol.

Avantajele şi dezavantajele managementului de tip


electronic al documentelor
A lucra fără hârtii – este, practic, posibil acest lucru?
Sunt dulapurile dvs. de la birou arhipline cu acte? Faceţi teancuri
de hârtie pe biroul dvs? Arhiva dvs. este de mult epuizată? atunci,
cu siguranţă că visaţi tot mai des la ’’un birou fără hârtii’’.

1
Biroul fără hârtii: posibil din punct de vedere tehnic
(cuvinte cheie)
Din punct de vedere tehnic, acest lucru ar fi astăzi posibil:
 Întocmiţi oricum deja toate informaţiile pe calculator.
 Transmiteţi documentele întocmite de dvs. pe calculator.
 Transmiteţi documentele de dvs. înşivă prin E-Mail sau faxul de
calculator.
 Înmagazinaţi documentele în memoria dvs.

Acum ar mai trebuit doar să introduceţi în sistem documentele


care ajung la dvs. pe suport de hârtie:
 Cu un scanner aţi putea cuprinde documentele şi le-aţi putea
face potrivite pentru EDV
 Ar trebui să denumiţi documentele scanate şi să le treceţi pe o
dischetă – pentru aceasta ar fi nevoie de un software potrivit şi
fie suficientă capacitatea pe suportul magnetic de
înmagazinare (memorie, benzi), fie un CD-W-writer prin care să
se înregistreze sau să asculte purtătorii optici de date.

Denumirea documentelor (cuvinte cheie)


(CD-ROM-uri, WORM sau MOD).
 Apoi, aţi putea regăsi documentele după denumirile date,
indice sau începând o căutare pe text.

Presupunând că nu veţi lăsa niciodată nimic neimplementat pe


calculator şi veţi distruge imediat toate documentele pe suport de
hârtie scanate, atunci veţi avea un birou fără hârtii pe el.

Trei sisteme (cuvinte cheie)


După funcţie: 3 sisteme de management al documentelor
Managementul electronic al documentelor realizează premisele
pentru întocmirea, administrarea, transmiterea, depozitarea şi
arhivarea fără hârtii precum şi pentru căutarea şi regăsirea de
documente. După funcţia de bază a unui sistem de management
al documentelor, poate fi vorba despre una din următoarele
sisteme:
1. pentru depozitare pe termen lung (cuvinte cheie)
1. Sistemul electronic de arhivare
Aceste sisteme sunt aplicate în special pentru depozitarea pe
termen lung a actelor obişnuite şi formularelor, care sunt strânse,
dipitalizare, denumite şi înmagazinate electronic.

2. pentru căutare complexă (cuvinte cheie)


2. Sistemul de Retrieval/căutare
2
Dacă trebuie să se revină asupra conţinutului unor informaţii şi
documente care sunt înmagazinate în bănci de date şi arhive,
deci este vorba despre funcţii complexe de căutare, selecţie şi
studiere, atunci se utilizează sisteme de Retrieval.

De exemplu, cu ajutorul unei arhive electronice de materiale de


presă cu funcţie de Retrieval, se poate răspunde foarte repede la
întrebarea: ’’Ce s-a putut citi în presa germană, îm ultimele 6
săptămâni, despre noul nostru produs?’’.

3. pentru documentele care parcurg mai multe etape de


prelucrare (cuvinte cheie)
3. Sistemul de Workflon
Aici este vorba despre sisteme pentru susţinerea unui procedeu
(proces). Documentele sunt transmise mai departe, electronic,
într-un proces definit. Deci, dacă referentul de specialitate A şi-a
format treaba pe care o avea de făcut în ce priveşte un document
– de exemplu un contract de asigurare – sistemul recunoaşte
acest lucru şi transmite automat respectivul document mai
departe referentului de specialitate B, care are de făcut (rezolvat)
treburile care ţin de el.

Linia dezvoltării indică sensul integrării tuturor funcţiilor în 1


sistem. Dar astăzi, în practică, nici pe de parte încă sistemele nu
prezintă toate funcţiile.

Stabiliţi de ce anume aveţi nevoie (cuvinte cheie)


Deci, mai întâi, trebuie să stabiliţi exact de ce anume aveţi nevoie
şi ce trebuie exact de ce anume aveţi nevoie şi ce trebuie să vă
ofere un sistem care pentru dvs. este într-adevăr optim. Această
fixare a problemelor este foarte complexă. La acest lucru se
adaugă faptul că piaţa este imprevizibilă şi în continuă mişcare.

Important: consiliere neutră (cuvinte cheie)


Fără o consiliere competentă este dificil să luaţi deciziile corecte.
Mai întâi de toate este importantă o consiliere neutră din punct de
vedere a tipului de sistem.

Căutare de consilieri: 4 căi (cuvinte cheie)


Consilieri independenţi găsiţi prin :
 firme de consiliere selectate (căutate) (utilizaţi de exemplu
motoarele de căutare pe Internet: ’’arhivare electronică + firme
de consiliere’’)
 o recomandare de la camera de comerţ şi industrie

3
 organizaţii de specialitate ca de exemplu AWV (Societatea de
muncă pentru administrarea economică, Esc.....) sau
 Institutul Franmhofer pentru administrarea muncii şi organizare
din Stuttgart.

La acest capitol aflaţi cele mai importante informaţii care vă ajută


să recunoaşteţi un procedeu profesionist şi să vă decideţi astfel
pentru o consiliere potrivită.

Spaţiu necesar mai mic (cuvinte cheie)


De necontestat – 8 avantaje ale arhivării electronice, faţă
de arhivarea documentelor pe suport de hârtie
1. Vă reduce necesarul de spaţiu cu cel puţin 90%.

Prelucrare mai rapidă (cuvinte cheie)


2. Vă puteţi găsi şi prelucra documentele în câteva secunde; prin
aceasta reduceţi:
- timpul pentru luarea deciziilor
- timpul de prelucrare pentru procedee şi proiecte
- timpul de până acum, necesar pentru căutarea hârtiilor.

Costuri de personal mai mici (cuvinte cheie)


Costurile de personal pentru căutare, accesare şi administrare pot
fi de asemenea micşorate.

Acces mai rapid la informaţii (cuvinte cheie)


3. În sfera informaţiilor dvs. nu mai există frânturi din punct de
vedere al locului unde ele se găsesc – deci, nu mai trebuie să
vă gândiţi dacă o informaţie pe care o căutaţi se găseşte pe
suport de hârtie sau pe calculator.

Informaţiile sunt accesibile în acelaşi timp (cuvinte cheie)


4. A scăpa de copierea şi transportul fizic al actelor.
5. Orice informaţie este pentru orice colaborator (angajat)
autorizat al firmei dvs. accesibilă. Aşadar, documentele pot fi
prelucrate, în paralel, de diferiţi colaboratori (angajaţi)
6. Documentele stau la dispoziţia tuturor utilizatorilor autorizaţi
fără limitare de timp – indiferent de ’’orele de deschidere
(accesare)’’.

Uşor de întocmit: dublitele (exemplar dublu, în dublu


exemplar) (cuvinte cheie)

4
7. Pot fi înlocuite uşor dublite pentru depozitare externă de
siguranţă sau pentru utilizare externă - de exemplu pe
şantiere.

Suporturile optice de date nu sunt sensibile (cuvinte


cheie)
8. Suporturile optice de date nu sunt: sensibile la umiditatea
aerului sau variaţile de temperatură şi, potrivit producătorilor,
dovedesc o durabilitate de câţiva zeci de ani.

Cum arată (care este) reversul medaliei?


Înainte de a începe să cumpăraţi scanner, CD-Writer sau
Software, ar trebui să vă gândiţi la câteva lucruri de bază.
Aceasta, deoarece ceea ce teoretic – sau în reclama
producătorului – pare adesea simplu, la transpunerea în practică
apar probleme neprăvăzute.

În profida tuturor avantajelor arătate, în multe birouri nu ar avea


sens, sau ar fi chiar imposibil, să nu fie chiar nici un document
păstrat pe suport de hârtie.

Exemplu: acces mai puţin rapid la acte (cuvinte cheie)


Imaginaţi-vă că, în calitate de şef al unui departament al firmei
(întreprinderii), ar trebui urgent să mergeţi la un client, deoarece
a apărut acolo o problemă şi doriţi să luaţi toate actele care au
legătură cu acest caz. O rugaţi acum pe secretara dvs. să vă
tipărească totul? În cazul unor situaţii (probleme) mai complexe,
acest lucru v-ar lua destul de mult timp. Sau, spuneţi să vă
copieze pe Laptotp toate actele? Şi acest lucru ar necesita timp,
pe care, probabil, nici nu îl aveţi acum.

Dependenţa de cataloagele cu titluri (cuvinte-cheie,


denumiri) (cuvinte cheie)
Cât de eficient ar fi să digitalizaţi tot ce ţine de tema ’’Culegerea
Know-how’’? Pentru o căutare ulterioară poate că nu ar fi deloc
rău, dar cine să facă acest lucru? În cele din urmă, documentele
respective ar trebui să fie cu mare tenţie, sub un anumit titlu,
înregistrate, pentru a fi garantată regăsirea lor.

Mai aproape de realitate: un birou mai sărac în hârtii


(cuvinte cheie)
De aceea, de multe ori, biroul lipsit complet de hârtii reprezintă,
clar, într-o ofensivă. deci, este vorba despre găsirea unei
combinaţii eficiente între documente pe suport de hârtie şi

5
documente păstrate electronic, unde faptul că respectivele acte
se găsesc în locuri diferite nu are consecinţe semnificative.

Ce ar trebui să aveţi în atenţie


Înainte de a vă decideţi pentru arhivare electronică, ar trebui să
vă asiguraţi că:
 aceasta este rentabilă,
 siguranţa datelor – şi pentru timp îndelungat – este asigurată,,
 cerinţele legate sunt îndeplinite.

Când merită să se facă arhivarea pe calculator?


Factori şi criterii ce privesc costurile
Ce costuri vi se ivesc?
rentabilitatea arhivării electronice se vede abia atunci când
comparaţi utilitatea – aşteptată şi calculată – cu costurile.

Costuri unice (cuvinte cheie)


Costuri unice sunt pentru:
 Hardware
 Software
 Planificarea şi derularea proiectului (personal intern şi extern)
 Instruire

Costuri permanente (cuvinte cheie)


Costuri permanente sunt pentru:
 Personal
 Întreţinere şi prestări servicii
 Întreprindere (firmă)(suporturi de date, material, spaţii,
asigurări)

Planificare şi calculare (cuvinte cheie)


Cât de mari pot deveni, într-adevăr, costurile, puteţi stabili, în
mod realist, doar printr-o planificare şi printr-un calcul individual
şi detaliat realizate.

Calcul individual (cuvinte cheie)


Chiar dacă producătorul spune în reclama sa că un document
arhivat electronic implică o cheltuială de numai 0,15 DM, spre
deosebire de 0,80 DM cât necesită un document păstrat pe suport
de hârtie, sau că investiţia pentru arhivare electronică se
amortizează în 2 ani sau mai puţin, nu ar trebui să luaţi ca atare
aceste date, fără să le verificaţi.

6
Soluţii de pornire a unui birou sau loc de muncă mic sunt posibile
astăzi pentru mai puţin de 10.000 DM pentru Hard-şi Software.

ELOoffice versiunea 4.0 (cuvinte cheie)


Produs
Exemplu
’’ELOoffice 4.0.’’ al producătorului Leitz (www.elo.leitz.de sau elo-
hotlone @
online.de) costă pentru un loc de muncă 699 DM (ind. MwSt.)

Firma Docunet (www.docunet.de) pentru 3.000 DM. La acestea se


adaugă costurile de hadware pentru PC, monitor, scanner li CD-
writer.

Nu sunt de subapreciat: costurile de consiliere (cuvinte


cheie)
Pe de altă parte, arhivarea electronică presupune ca şi întregul
management al documentelor o consiliere extrem de intesivă.
Raportul dintre costurile de Hard- şi Software şi costurile pentru
consiliere şi proiect poate fi de 1: 2. Astfel, la cele 10.000 DM se
adaugă 20.000 DM.

4 întrebări ce privesc organizarea (cuvinte cheie)


Ce criterii stabilesc costurile?
Costurile pentru Hard – şi Software: Este decisiv, ce scop
aveţi
Pentru stabilirea costurilor efective pentru Hard- şi Software,
trebuie mai întâi să fie clar ce scop urmăriţi. În acest caz, vă ajută
următoarele întrebări:
Tipul arhivării
 Documentele trebuie să fie arhivate sigur pentru mult timp iar
rapiditatea în accesarea lor joacă prin comparaţie, un rol
secundar (subordonat)?
 Trebuie ca şi toate informaţiile de activitate să nu fie întocmite,
recepţionate, înmagazinate şi prelucrate pe hârtie: Atunci
rapiditatea în accesarea lor are o importanţă deoasebită.
 Aţi dori să delegaţi conducerea prelucrîrii materialelor dvs.
EDV-ului, deci să utilizaţi aşa-numitele funcţii Workflow?

Ce documente sunt arhivate? (cuvinte cheie)


 ce documente trebuie să fie arhivate electronic? Este vorba
despre o mulţime de informaţii structurate ca de exemplu
calcule (facturi), certificate de livrare, deci acte de tot felul?
Sau aţi dori să transferaţi de pe hârtii munţii de documente
7
nestructurate, alcătuite din schiţe, notiţe, publicaţii, informaţii
despre concurenţă şi piaţă sau ceva de genul acesta?

De răspunsul la stfel de întrebări de bază depinde arhitectura şi


alegerea configuraţiei de Hard-şi Software utilizate şi prin urmare
şi costurile acestora.

Cheltuielile de personal: foarte mari, necesare la


cuprinderea (ordonarea) documentelor nestructurate
Cheltuielile de personal apar la strângerea şi prelucrarea
documentelor, precum şi la accesul la documente.

Accesarea în cazul documentelor arhivate electronic se face în


câteva secunde – şi din acest punct de vedere, al rapidităţii
accesării, arhivarea electronică este net superioară, celui pe
suport de hârtie.

Denumirea documentelor: (cuvinte cheie)


Această situaţie poate fi cu totul alta în cazul strîngerii
(cuprinderii) şi prelucrării. Problema este aici: Fiecare document,
care urmează să fie arhivat electronic, trebuie să primească o
denumire clară, adică un index, cu ajutorul căruia să poată fi
regăsit:

... rapid, în cazul documentelor structurate (cuvinte


cheie)
1. În cazul documentelor structurate – deci acte de tot felul –
poate fi efectuată o astfel de cuprindere, în mod automat sau
semiautomat şi de aceea merge foarte repede: de la 1 secundă
până la câteva secunde.

... de mai lungă durată, în cazul documentelor


nestructurate (cuvinte cheie)
2. În cazul documentelor nestructurate, ca notiţe, schiţe,
informaţii despre piaţă, trebuie astăzi încă să se facă manual
indexarea. Aceasta înseamnă, cineva trebuie să se gândească
- dacă documentul poate fi regăsit printr-o căutare de text întreg
respectiv
- ce cuvinte – cheie sunt cel mai des întâlnite sau
- ce noţiuni – cheie dintr-un limbaj definit sunt cele potrivite,
pentru ca documentul să poată fi fără echivoc regăsit.

Efecte asupra cheltuielilor de personal (cuvinte cheie)

8
Chiar şi în cazul sistemelor înbunătăţite de ordonare existente,
acest proces de gândire şi efectuare poate dura de la mai multe
secunde până la câteva minute, ceea ce duce, implicit, la
creşterea cheltuielilor de personal.

Fotografie a situaţiei existente şi conceperea obiectivului


cum constataţi (stabiliţi), care sistem este potrivit pentru
dvs.

Realizarea înregistrării detaliate a situaţiei existente


Nu doar pentru stabilirea costurilor reale şi a rentabilităţii, ci şi
pentru asigurarea întregului succes, este deci necesară
cunoaşterea detaliată a situaţiei existente.Pentru aceasta,
consilierul dvs. va aduce cu el un set de formulare sau formulare
speciale de cunoaştere, pe care le va elabora (realiza, completa)
împreună cu dvs.
Pe baza următoarelor întrebări puteţi verifica dacă astfel sunt
întradevăr cuprinse (înregistrate, cunoscute) informaţiile cele mai
importante.

Privire de ansamblu
Fotografie a situaţiei existente (cuvinte cheie)
Privire de ansamblu:
Aceste informaţii trebuie să vă ofere o fotografie a
situaţiei existente
1. Câte documente pe suport de hârtie există
- în birou
- locurile secundare de păstrare ca arhive sau ceva asemănător
2. Cât de mare este creşterea anuală a numărului de documente?
3. Cât de mari sunt
- costurile spaţiilor pentru depozitarea hârtiilor
- costurile investiţiei (decontarea mobilierului destinat arhivei)
- costurile materialelor (recipienţii în care se păstrează
documentele pe suport de hârtie)
4. Cât de mare este creşterea costurilor pe an?
5. Cine şi ce tipuri de documente utilizează, când şi cât de des?
6. Cel puţin cât de des trebuie să fie accesul posibil?
7. Cât de multe documente
- sunt într-un anumit interval de timp (de exemplu zilnic)
elaborate şi prelucrate de dvs. – şi pentru ce întrebuinţări
- intră din afară, pe cale electronică
- le primiţi din afară, ca documente pe suport de hârtie?
8. Cât timp necesită angajaţii dvs. pentru
- prelucrarea

9
- depozitarea
- accesul la (documentul necesar)
- administrarea
documentelor pe suport de hârtie, respectiv electronice?
9. Cât de mari sunt costurile (cheltuielile) de personal necesar
pentru depozitarea, acces şi administrarea documentelor pe
suport de hârtie, respectiv electronice?
10. Ce informaţii şi cât pentru timp trebuiesc
păstrate/înmagazinate ele
- din motive legale
- din motive ce ţin de firmă?
11. Ce documente pe suport de hârtie, respectiv tipuri de
documente intră în discuţie pentru înmagazinarea electronică
(scanarea) lor?
- ce format?
- ce calitate (foi subţiri, agrafe, ştampilă şi altceva de genul
acesta)?
- ce trebuie să se recunoască prin OCR (Optical character
recognition)?
- ce tip de descompunere (rezolvare) este necesar la
înmagazinarea (înregistrarea), cât şi la descrierea
(caracterizare, reprezentare) digital sau Hardapy?
12. Unde există puncte slabe sub formă de
- timpi de aşteptare ce pot fi evitaţi
- depozitare de mai multe ori
- muncă în plus
- lipsă de informaţii (informaţii venite prea târziu, incomplete sau
deloc)?

De la fotografierea (cunoaşterea) situaţiei existente la


conceperea obiectivului
După evaluarea informaţiilor în cadrul procesului de cunoaştere a
situaţiei existente vă puteţi concretiza imaginea cu ce priveşte
scopul dvs. în cadrul formulării scopului, descrieţi următoarele
aspecte:

Arhivarea electronică sau Workflow? (cuvinte cheie)


1. Ce nivele doriţi să atingeţi imediat – sau treptat:
- doar arhivare electronică
- Workflow?
2. Pentru ce documente şi ce cerc de utilizatori?
3. În ce interval de timp doriţi să realizaţi acest lucru?
4. Ce (utilitate) avantaj aveţi din acesta, şi anume
- cantitativ (în DM)

10
- calitativ?

Întocmirea profilului cerinţelor (caietului de sarcini) şi


alegerea sistemului
În funcţie de scopul dvs. rezultă cerinţele (pretenţiile) faţă de
sistem. Împreună cu consilierul dvs. ar trebui să stabiliţi, în cadrul
profilului (configuraţiei) cerinţelor dvs., ce ar trebui să poată face
sistemul.

Profil al cerinţelor: 10 întrebări (cuvinte cheie)


10 întrebări decisive pentru întocmirea profilului cerinţelor găsiţi
la pag. A66/016

10 întrebări decisive pentru profilul (configuraţia)


cerinţelor (pretenţiilor) dvs.
1. Ce tip şi număr de documente trebuiesc strânse şi
înmagazinate şi în cât timp (strângere, verificare,
indexare,transmitere mai departe, arhivare ş.a.m.d.)?
2. Cum trebuie să aibe loc indexarea?
3. Ce reprezentări ale ecranului trebuie să fie posibile (de
exemplu inserarea rapidă a documentelor pe listele goale (libere)
mari – asemănător ca în Word)?
4. Ce informaţii trebuie să fie imprimate (tipărite)?
5. Ce reguli de utilizare trebuiesc stabilite (încredere; cine ce are
voie?)?
6. Trebuie să poată fi trimise şi primite fax-uri şi E-mail-uri direct
prin sistem?
7. În ce spaţiu (mediu, loc) trebuie să se potrivească sistemul,
deci cum arată arhitectura EDV existentă şi cea planificată, ce
reţea utilizaţi ş.a.m.d.?
8. Doriţi să integraţi funcţiile de Workflow?
9. Este dorit un serviciu de testare, dacă da, în ce proporţie
(volum)?
10. Ce costuri (nu) trebuie să depăşească?

Important: faze de testare sau aplicaţii pilot (cuvinte


cheie)
Alegerea şi luarea deciziei în ce priveşte sistemul necesar
Deoarece gradul standardizării componentelor de Hard-şi
Software încă mai lasă de dorit, iar pe de apltă parte nici
investiţia nu va fi neînsemnată, hotărârea pentru sistemul unui
anumit producător se ia având în vedere un timp cât mai lung de
întrebuinţare. De aceea, ar trebui ca, înainte de decizia finală, să
aveţi în vedere faze de testare şi/sau aplicaţii-pilot.

11
Planificare amănunţită: în 3 etape (cuvinte cheie)
Planificare amănunţită
1. Întocmirea caietului cu sarcini notate în detaliu.
2. Construirea (constituirea) infrastructurii tehnice.
3. Construirea infrastructurii organizatorice.

Testarea funcţionării în 3 etape (cuvinte cheie)


Testarea funcţionării
1. Instruirea utilizatorilor.
2. Testarea funcţionării.
3. Cumpărare.

Realizarea paşilor planificaţi


Dacă vă realizaţi proiectul în această succesiune şi cu sprijin
competent, atunci aveţi asigurată rentabilitatea, iar costurile de
personal pentru depozitare se vor reduce cu mai mult de
jumătate.

4 sfaturi practice:
La luarea deciziei, ar trebui să aveţi în vedere următoarele
aspecte
Sfat practic1:
Asiguraţi-vă o consiliere de calitate
Cu siguranţă aţi recunoscut că munca esenţială constă în
planificare şi pregătire. Astfel se explică şi raportul dintre
costurile pentru consiliere şi planificare şi respectiv cele pentru
Hard-Software de 2:1

Merită să investiţi într-o consiliere calificată (cuvinte


cheie)
Dacă respectiva consiliere este calificată, merită aceste cheltuieli,
deoarece veţi fi ferit de costuri mai mari datorate luării unor
decizii greşite sau ajustării şi corectării unor lucruri în faza de
realizare.

A şi O: indexare individuală.... (cuvinte cheie)


Sfat practic 2: Insistaţi asupra unui sistem de ordonare
după index
Atenţie în cazul sistemelor sau consilierilor care pentru
informaţiile nestructurate vă recomandă numai căutarea
întregului text sau distribuirea individuală a cuvintelor-cheie
pentru caracterizare. Există marele pericol ca documentele să se
piardă irecuperabil.

12
... economiseşte timp (cuvinte cheie)
Un exemplu simplu vă arată, de ce: Pe un document, care conţine
o cerere (întrebare) generală a unui angajat, privind tema
maşinile firmei, aveţi trecut cuvântul-cheie ’’Auto’’. Dacă mai
târziu vă căutaţi acest document prin căutare în toate textele şi îi
daţi cuvântul ’’Auto’’, este posibil să obţineţi un număr foarte
mare de documente care conţin acest cuvânt şi astfel va trebui
prin alţi indici sau prin parcurgerea tuturor acelor texte să găsiţi
documentul căutat. Acest lucru necesită mult timp.

... nu lasă nimic să se piardă (cuvinte cheie)


Şi mai rău este, dacă aţi uitat cuvântul-cheie ’’Auto’’. Poate
căutaţi după ’’mijloc de transport’’, ’’autovehicul’’ sau ’’maşini ale
firmei’’. Atunci aţi avut ghinion. Dacă lipseşte un tezaur cu
îndrumări (trimiteri) la, nu mai găsiţi documentul.

Aşadar, sistemul dvs. de ordonare după index trebuie să se


potrivescă tipului de documenet pe care doriţi să îl arhivaţi
electronic.

Durabilitate până la 100 de ani (cuvinte cheie)


Sfat practic 3:
Luaţi în considerare durabilitatea purtătorilor de date,
având în vedere şi dezvoltarea (evoluţia) tehnicii (din
punct de vedere tehnic)
Potrivit producătorilor, datele rămân în siguranţă înregistrate pe
purtătorii de date între0,5 şi 1,5 ani (bandă magnetică) respectiv
până la 50 sau chiar 100 ani (CD, DVD). Aşa-numitele plăci
(discuri) – WORM (1 dată înregistrate de nenumărate ori citite)
indică o persistenţă a datelor de la 15 la 50 de ani.

Dezvoltarea tehnologiei ca factor (cuvinte cheie)


Acest aspect pare foarte liniştitor, însă nu ne ajută prea mult,
deoarece tehnologia se dezvoltă extrem de rapid, iar peste 10 ani
sigur nu se vor mai produce CD-ROM-urile prin care puteţi citi
astăzi dischetele.

De clarificat de la început: (cuvinte cheie)


De aceea, ar trebui de la început să cuprindeţi în planurile dvs.
tema ’’migraţia’’. Clarificaţi,

....transferul şi ... (cuvinte cheie)

13
 când şi ce date trebuie să fie reînregistrate pe altceva sau
copiate şi

... distrugerea (ştergerea) de date (cuvinte cheie)


 când şi ce date sunt de distrus (pentru a exista migraţia
inutilă).

Nu există o siguranţă absolută faţă de manipulare


(cuvinte cheie)
Sfat practic 4:
Luaţi în considerare cerinţele juridice privind păstrarea
datelor
În ce priveşte pericolul falsificării, discheta-WORM, pe care puteţi
doar înregistra informaţii, fără să puteţi să le ştergeţi sau
modificaţi, pare într-adevăr a fi cea mai sigură. Acest lucru însă
nu ajută prea mult timp, dacă respectivul conţinut al dischetei
este citit, modificat şi reînregistrat pe o nouă dischetă-WROM.
Dacă se trece şi ştampila cu data de pe discheta iniţială, atunci
manipularea este perfectă.

Nu doar din acest motiv este necesară mare atenţie în cazul


arhivării electronice, care trebuie să înlocuiască hârtiile.

Păstrare potrivit legii (cuvinte cheie)


Dreptul comercial şi administrativ, ordinul de impozitare,
principiile contabilităţii şi legea privind asigurarea garanţiei
produsului implică o păstrare potrivit cerinţelor legale a
documentelor relvante.

Potrivit cerinţelor legale (juridic) înseamnă: documentele trebuie


să fie în mod eficient protejate faţă de
 pierderea
 manipularea şi
 modificarea lor.

Cosultare cu contabilil dvs. sau la serviciul financiar


(cuvinte cheie)
În orice caz, interesaţi-vă la contabilul dvs. sau la serviciul
financiar dacă este acceptată o înmagazinare (înregistrare)
electronică a datelor de contabilitate.

Contractele, documentele (istorice) şi documentele patronului


(acestea sunt de exemplu chitanţe de la benzină sau calcule

14
privind restaurantul) nu sunt documente în sensul cerinţelor
juridice, dacă există doar sub formă electronică.

Documentele electronice nu au statut de documnt


(cuvinte cheie)
Cosecinţa: în cazul introverselor (disputelor) juridice nu puteţi
prezenta ca dovadă document înregistrat electronic, ci trebuie
realizată o aşa-numită dovadă a aparenţei sau a experţilor. Cu
aceasta, este datoria părţii juridice să decidă dacă documentul
dvs. poate fi recunoscut drept mijloc doveditor (dovadă).

Păstrarea pe suport de hârtie a originalelor importante


(cuvinte cheie)
Aşadar, asiguraţi-vă că distrugeţi doar originalele pe hârtie ale
acelor documente arhivate electronic, de care nu veţi avea nevoie
vreodată, într-un anume caz. În cazul în care nu sunteţi sigur,
apelaţi la consultare juridică.

3 surse:
aici puteţi obţine alte informaţii
1. Mai uitaţi-vă odată per Internet. Printr-un motor de căutare (de
exemplu www.yahoo.de) introduceţi termenul ’’arhivare
electronică’’ – şi faceţi-vă timp pentru aceasta! Şi în legătură
cu această temă, fluxul de informaţii este continuu.
2. Sunt de recomandat şi expoziţiile (târgurile).
3. Pe lângă expoziţii, au loc adesea congrese şi Worhshops, la
care, de asemenea, vă puteţi informa.

15