POCA/831/1/2/140086 „Transparență și competență în

sectorul public” – Modul Digitalizare

1. Digitalizare (Partea a II-a)

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin

Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

www.poca.ro
c. Procese și fluxuri de lucru în procesul de
digitalizare
• Pandemia COVID-19 → Schimbarea modului de socializare și interacțiune interumană → adaptare
rapidă la noile condiții în toate domeniile de muncă → utilizarea tehnologiilor a devenit o necesitate

• Agenții de top din diferite industrii → au înțeles adevărata valoare a transformării digitale → au avut o
influență puternică în sfera lor de activitate → schimbări în celelalte companii

• Afacerile digitalizate → funcționare mult mai eficientă

• Antreprenorii și corporațiile mari → au eficientizat costurile și procedurile

 Birou digital → pot opera angajați de pe diverse continente, semnarea actelor se poate face
electronic, colegii de birou nu au nevoie să se întâlnească fizic → angajați mai fericiți, eliberați de
unele restricții de conduită legate de spațiul de lucru, mai eficienți → activitate mai productivă.
Activitatea 6:

• Exemplificați modul de lucru (online) în timpul pandemiei (acasă sau la birou).

• Lucrând online ce softuri și servicii IT ați folosit?

• Ce alte beneficii, în afara limitărilor contactelor fizice interumane, au mai fost?

Metode de implementare efectivă a conceptului de birou
digital

• Mesageria electronică;

• Semnătura electronică;

• Acordarea diverselor beneficii electronic;

• Soluții de stocare și arhivare electronică;

• Softuri de salarizare și bugetare;

• Aplicații de pontaj pentru salariați;

Activitate 7

• Click tracking este o tehnologie prin care se poate verifica efectiv dacă un angajat a avut activitate
pe calculatorul său într-o perioadă de timp. Găsiți argumente pro și contra acestei practici.

• Care sunt avantajele și punctele slabe ale unui birou digital?

• Care sunt fenomenele ce ar duce la succesul sau la eșecul procesului de digitalizare?

Avantajele digitalizării la birou

• Economisire timp – va scuti procesele de întreținere și va încuraja procesele de evoluție, dezvoltare, creștere,
învățare.

• Economisire costuri și timp pentru deplasări, resursa umană pierdută, cantitățile de hârtie irosită, costurile
cu chirii fizice sau utilități.

• O companie/instituție prietenoasă cu mediul înconjurător.

• Componenta birocratică va ocupa mult mai puțin spațiu fizic (cât și mental).
 d. Tipuri de date
• Date:
 În DEX: fapte stabilite (de știință), elemente care constituie punctul de plecare în cercetarea unei probleme, în
luarea unei hotărâri etc.

 În matematică: fiecare dintre mărimile, relațiile etc. care servesc pentru rezolvarea unei probleme sau care sunt
obținute în urma unei cercetări și urmează să fie supuse unei prelucrări.

 Pentru noi: o reprezentare simbolică a atributelor sau a caracteristicilor unui obiect sau fenomen.

• Datele inițiale neprelucrate (raw data)

 numere, litere, imagini, sunete ș.a.

 produse de aparate ce convertesc mărimile fizice în simboluri.

 folosibile de un calculator doar după conversie format analog → format digital

 3 concepte de bază

• Digitizare: tranziția de la date analogice la formate digitale

• Digitalizare: folosirea informațiilor digitizate în producție sau servicii

• Transformare digitală: crearea de afaceri/instituții într-un format nou

profitând de digitalizare.
Activitatea 8

• Studiați următorul exemplu de proces de afaceri analog:

Suntem în anul 1995. O persoană are un aparat casnic stricat. Ea caută în Pagini Aurii un service și sună la el
folosind telefonul fix. La telefon lasă în mesageria vocală un mesaj unde explică problema. Un operator o va suna și va
completa un formular de comandă. Un tehnician va avea sarcina de a efectua o vizită pe teren pentru a evalua ce problemă
are aparatul și a o remedia (scenariu optimist). Toate datele clienților, manualele aparatelor, manualele de reparații vor fi
disponibile pe hârtie. Acest lucru înseamnă că tehnicianul va sosi la fața locului cu un dosar (ce va conține pe hârtie de la
numele și adresa clientului, la datele aparatului, precum și o listă cu piese de schimb, etc.).

• Identificați datele în format analog din acest exemplu. Comparați situația din 1995 cu cea
prezentă.

• Explicați modul în care sunt acum salvate datele observând transformările petrecute de-a lungul
timpului.
 Limbajul calculatoarelor

• Propriu, nenatural pentru oameni

• Informația organizată sub formă de numere în baza 2 → două cifre: 0 și 1

• Bit = cifră binară (0 sau 1)

• Byte (b) [octet] = 8 biți

• 1 Gb = 1024 Mb; 1 Mb = 1024 Kb; 1 Kb = 1024 bytes; 1 b = 8 biți.

• Multiplii și submultiplii merg din 1024 în 1024, nu din 1000 în 1000
• Transformările sunt făcute după puterile lui 2, 1024 = 210
 Tipuri comune de date
• Întreg
• Virgulă flotantă: numere cu componentă fracțională
• Caracter: litere, cifre, semne de punctuație, simbol, spațiu liber
• Șir de caractere/text : secvență de caractere
• Boolean: adevărat (0) / fals (1)
• Enumerație : set mic de valori unice predefinite
• Vector (array, listă) : elemente de același tip într-o anumită ordine
• Data : AAAA-LL-ZZ
• Timp: hh:mm:ss
• Datetime: AAAA-LL-ZZ hh:mm:ss
• Timestamp: nr. de secunde trecute de la ora 00:00:00 din 1 ianuarie 1970

Datele sunt organizate în colecții, numite fișiere și sunt stocate de obicei pe un dispozitiv fizic (sau mai nou, în
cloud).
Activitatea 9:

• Enumerați cel puțin 4 dispozitive fizice unde se pot salva fișiere.

• Care sunt diferențele între ele? Ce proprietăți au? De ce la unele s-a renunțat?

• Cum se accesează un astfel de dispozitiv? Care sunt riscurile legate de astfel de dispozitive?

• Cum este organizată informația pe ele?

 Fișiere

• Alocarea fișierelor pe suport fizic → rezervarea unui spațiu de memorie pentru a fi utilizat la salvarea
fișierelor
• Fiecare tip de sistem de operare acceptă una sau mai multe metode de alocare diferite.
 FAT (Microsoft, 1977)
 NTFS (Microsoft)

Figura 2. Exemplu de conținut de fișier cu extensia PPM ce codifică o imagine formată din 6 pixeli în sistemul de culori roșu/galben/albastru.
Observați digitizarea culorilor și a imaginii.
Activitatea 10:

• Accesați un serviciu de Cloud (ex. Google, OneDrive, Dropbox), creați un fișier

de tip Excel, în care să salvați într-un tabel 3 persoane cu nume, prenume și
data nașterii. Calculați-le vârsta în secunde.

• Oferiți colegilor dreptul de a vedea aceste fișiere, fără a le da dreptul de a le

modifica.
 • Există o multitudine de formate predefinite pentru fișiere, ele depinzând de scopul și de semnificația
datelor conținute, de organizarea lor, de cine le-a inventat (persoana, firma sau instituția). În MS Windows și
Unix numele fișierelor conțin de obicei și un sufix numit extensie de fișier. Dacă, de exemplu, numele
fișierului este "prezentare.ppt", atunci sufixul „.ppt” este extensia numelui fișierului. De obicei extensia
exprimă chiar formatul fișierului, în acest exemplu fiind vorba de formatul principal folosit de către
programul Microsoft PowerPoint. Inițial extensiile erau alcătuite dintr-un punct urmat de 3 caractere, dar
sistemele de fișiere moderne permit și extensii cu mai mult de 3 caractere.

• În unele sisteme de operare (de ex. Windows, Unix, MacOS) se poate prestabili o asociere între o extensie și
un program standard, care va fi executat la accesarea fișierului, urmând ca fișierul să fie apoi deschis de către
program în mod automat
 e. Baze de date
Baza de date = o colecție organizată de informații sau de date structurate, stocate electronic într-un
computer = Date + DBMS (sistem de gestiune a bazelor de date) + aplicații asociate
Cele mai utilizate: Tipuri noi:

• Baze de date relaționale (cele mai răspândite) • Baze de date open source
• Baze de date orientate pe obiecte • Baze de date în cloud
• Baze de date distribuite • Baze de date multi-model
• Depozite de date • Baze de date pentru
documente/JSON
• Baze de date NoSQL (ne relaționale)
• Baze de date autonome
• Baze de date grafice
• Baze de date OLTP (online transaction processing)
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin
Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

www.poca.ro
 Elemente componente ale unei baze de date relaționale
1. Tabele 2. Formulare
• Similar foilor de calcul, date stocate pe rânduri și
coloane • Permit crearea unei interfețe prietenoase cu
utilizatorii
• Diferența foaie de calcul ↔ bază de date este în • Butoane, câmpuri și controale
modul de organizare a datelor • Permit controlul modului în care utilizatorii
• Normalizarea (evitarea redundanțelor) interacționează cu datele din baza de date
 Protejarea datelor
• Înregistrare = rând din tabel = unul sau mai multe
câmpuri  Asigurarea corectitudinii introducerii
datelor
• Câmp = coloană din tabel
3. Rapoarte
• Rezumă și prezintă datele
• Răspund la o întrebare specifică
• Rulat în orice moment (date curente)

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin

Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

www.poca.ro
 f. Automatizarea proceselor
• Începe prin dezvoltarea unei baze de date → Centralizarea informațiilor
 Foarte important : fluxul de informații în instituție

• Este nevoie să se identifice:

 Pașii necesari în fluxul de date (departamentele implicate);
 Roluri și niveluri de acces (cine introduce informația, cine o aprobă, cine are acces la ea,
etc.);
 Punctele de validare și de notificări (care sunt punctele sensibile din cadrul fluxului,
acolo unde sunt necesare alerte în momentul în care se depășesc termenele sau
informația nu este consistentă).

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin

Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

www.poca.ro
Direcții de pornire în definirea tipului de aplicație
software de care este nevoie:
• Ce tipuri de date sunt relevante pentru activitatea companiei și cum intenționați să le folosiți?
• Cum gestionați în prezent aceste date?
• Care vor fi modificările de flux operațional sau de proces intern pe termen mediu și lung?
• Care sunt competențele echipelor sau responsabililor, care vor interacționa direct cu aceste arhitecturi de
date?
• Care sunt datele pe care doriți să le stocați, ce rezultate trebuie să returneze?
• Care sunt solicitările de securitate specifice activității instituției?
• Care sunt aplicațiile sau instrumentele tehnice pe care le folosiți în prezent?

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin

Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

www.poca.ro
 Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin
Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

www.poca.ro
Activitatea 12A:

Definiți un flux de date în instituția proprie și

răspundeți la întrebările anterioare, relativ la
această instituție.

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin

Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

www.poca.ro
 Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin
Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

www.poca.ro
 Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin
Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

www.poca.ro