ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE DIN MOLDOVA Catedra Bazele informaticii economice

Utilizare Microsoft Office Sistem l de !esti ne al "azelor de date MS ACCESS

Material Didactic

C#i$in% & '(((

Edit ra ASEM

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE DIN MOLDOVA Catedra Bazele informaticii economice

B rlac M)*Ca+a,ina V)* Morar M)* Ne!ar% M)* Todica V)

Utilizare Microsoft Office Sistem l de !esti ne al "azelor de date MS ACCESS

Material didactic A+ro"at la $edin,a catedrei Bazele informaticii economice +e data de '- a+rilie '((( .ecenzent: confereniar universitar, doctor n economie /0dilica T.
A tori: Burlacu M.,Capaina V., Moraru M., Negar M., Todica V. Utili are Microsoft !ffice. "istemul de gestiune al #a elor de date M" $CC%"". Material didactic Materialul didactic propus include un material teoretic, care cuprinde descrierea te&nologiei de lucru cu aplicaii 'i pro#leme practice, care e(plic acest material. $cest manual e(perimental i'i propune scopul de a da informaii, suficiente pentru lucrul practic la calculatorul personal de creare 'i utili are a #a elor de date.M" $ccess include mi)loace puternice de proiectare vi ual a o#iectelor 'i permite utili atorului rapid s cree e #a a de date proprie. M" $ccess este foarte apropiat de standardele cele mai puternice ale unui sistem de gestionare cu #a ele de date. "tudierea ane(elor sistemului de gestiune cu #a ele de date M" $ccess este o iniiere n sistemele informatice.

C#i$in% & '(((

Edit ra ASEM

C +rins
*reliminarii *artea teoretic Tema+. Ba e de date. Noiuni generale +.+. Ba a de date M" $ccess. Noiuni teoretice. +.,. *roiectarea #a ei de date) +.-. Crearea 'i desc&iderea unei #a ei de date.. +... /ucrul cu #a ele de date 'i o#iectele ei Verificarea cuno'tinelor Tema ,. Ta#ele. Crearea ta#elelor ,.+. Noiuni generale despre ta#ele. ,.,. Crearea unui ta#el ,.-. C0mpurile ta#elului 'i tipurile de date ,.. %ditarea 'i modificarea structurii ta#elului Verificarea cuno'tinelor Tema - : /ucrul cu datele n ta#el. -.+. $dugarea 'i editarea nregistrrilor n ta#el. -.,. 1nfluena tipului datelor c0mpului 'i a condiiilor la valoarea datelor admisi#ile la introducere. -.-. $lctuirea n ta#el a unui c0mp cu list de su#stituire sau list derulant Verificarea cuno'tinelor Tema .. 1nterogri. Crearea interogrilor ..+. 1nterogrile 'i utili area lor ..,. Crearea interogrilor de selectare 'i utili area lor ..-. Crearea sau modificarea interogrii .... %(ecutarea calculelor n interogare ..2. 3e olvarea pro#lemelor, aprute la rularea interogrilor de selecie Verificarea cuno'tinelor Tema 2. Tipuri speciale de interogri. 2.+. 1nterogrile de actuali are 'i utili area lor. 2.,.1nterogri ncruci'ate. 2.-.1nterogri cu parametri 'i utili area lor. Verificarea cuno'tinelor Tema 4. 5ormulare. Crearea formularelor. 4.+. Noiuni generale despre formulare. 4., Crearea formularelor. 4.-. /ucrul n regimul de proiectare Verificarea cuno'tinelor Tema 6. *relucrarea formularelor 6.+. Noiuni generale a elementelor de control 6., .Crearea elementelor de control. 6.-.Crearea unui element de control cu a)utorul instrumentelor din panoului de instrumente 6...Crearea su#formularelor. 6.2.Crearea formularului cu #utoane. Verificarea cuno'tinelor Tema 7. 3apoarte 7.+. Noiuni generale despre rapoarte 7.,. Crearea raportului 7.-. *articularitile lucrului cu rapoartele 7.. Calcule din raport 5 6 6 6 6 8 9 11 12 12 12 15 20 25 27 27 28 29 33 34 34 34 35 39 48 50 52 52 56 59 60 62 62 62 64 68 69 69 69 71 78 80 81 82 82 82 87 89

Verificarea cuno'tinelor Tema 8.Comen ile Macro 8.+. Noiuni generale 8.,. Crearea 'i e(ecutarea comen ilor macro Verificarea cuno'tinelor

91 92 92 92 97

1.ELIMINA.II

Cre'terea #rusc si diferenierea ofertei la diferite genuri de informaie, inclusiv economice c0t 'i cre'terea e(igenelor fa de coninutul si formele datelor pre entate, au devenit piloni viguro'i in studierea profund a te&nologiilor informaionale 'i comunicative. 9einerea informaiei actuale 'i veridice, de r0nd cu aplicarea metodelor eficiente 'i adecvate a mi)loacelor de acumulare, modificare si transmitere servesc ca temei pentru activitatea re ultativ a organi aiilor departamentelor indiferent de formele organi atorice 'i )uridice. $ctuala lucrare are scop de a propune informaii suficiente pentru lucru cu calculatorul personal in vederea crerii, introducerii 'i utili rii #a elor de date. Ba ele de date create memori ate pe calculator pot conine sute 'i mii de inregistrri ce pstrea informaii reciproc legate despre acele sau alte o#iecte. *entru eficacitatea lucrului:crearea 'i utili area #a elor de date se folosesc sistemele de diri)are a #a elor de date. M" $ccess este sistemul de gestiune a #a elor de date relaionale, predispus pentru lucrul calculatorului personal in regim autonom sau n reele locale diri)ate de Microsoft ;indo<s. *rin intermediul $ccess se desf'oar urmtoarele operaii: *roiectarea o#iectelor principale a #a elor de date:ta#elelor #idimensionale cu diferite tipuri de date. "ta#ilirea legturilor interta#elare cu utili area o#iectelor derivate a #a elor de date =formulare, cereri, rapoarte> cu a)utorul crora, la r0ndu su se e(ecut urmtoarele operaii: optimi area introducerii datelor 'i vi uali area lor =formulare>? integrarea datelor din diferite ta#ele? efectuarea operaiilor de grup 'i formarea c0mpurilor calculate? selectarea datelor cu utili area aparatului de logic alge#ric =cereri>? alctuirea rapoartelor conform datelor care se conin n ta#ele si cereri a #a elor de date M" $ccess dispune de mi)loace puternice, comode si fle(i#ile de proiectare vi ual a o#iectelor 'i d posi#ilitate utili atorului relativ rapid de a crea propria #a de date. 1n acest manual e(perimental este e(pus material toretic ce cuprinde descrierea te&nologiilor de lucru n oficiu cu aplicarea M" $ccess. "u#iectele de verificare la finele fiecrei teme stimulea consolidarea cuno'tinelor teoretice. Concomitent in manual sunt date lucrri practice pentru e(ecutarea nemi)locit la terminalul calculatorului. Manualul este scris pentru computerele 1BM *C 'i a mediului o#iectiv:orientativ ;indo<s a corporaiei Microsoft. Manualul e(perimental este destinat profesorilor 'i studenilor de la specialitaile economice.

Partea teoretic

Tema2) Baze de date) No,i ni !enerale)

2)2) Baza de date MS Access) No,i ni teoretice) ! "az% de date este o colecie de informaii corelate, referitoare la un anumit su#iect sau colectate, organi ate 'i memorate intr:un anumit scop. ! simpl agend personal, o carte de telefon, un orar al trenurilor sau un catalog de produse : toate sunt #a e de date. "istemul care permite colectarea, organi area, memorarea 'i reg'irea informaiilor dintr:o #a de date se nume'te sistem de !esti ne a "azelor de date ="@B9>. S/BD poate s fie convenional: informaiille sunt stocate pe foi de &0rtie =sau alte suporturi> depuse n dosare, registre, rafturi, fi'ete, ncperi etc sau computeri at: informaiile sunt pstrate n volume, fi'iere pe suport magnetic. 1ntr:o #a de date cel mai important element este data, din aceast cau #a a de date de multe ori este considerat ca o colec,ie de date. An teoria #a elor de date datele mai sunt numite atri" te, iar o"iectele entit%,i. !#iectul, atri#utul 'i relaia: sunt noiunile fundamentale n teoria #a elor de date. O"iect l 3entitatea45este ceva e(istent 'i deose#it, adic o#iect poate fi numit acel BcevaC care are nume 'i care poate fi deose#it de oricare o#iect asemntor. !#iecte pot fi nu numai o#iecte materiale =firm, om, fluture>, dar 'i noiuni mai a#stracte, ce reflect lumea ncon)urtoare =filme, cri, norme de drept, noiuni filo ofice>. Atri" t l 3data4 este careva indice =caracteristic> al unui o#iect 'i poate primi pentru un e(emplar concret de o#iect careva valori numerice, te(tuale, logice sau alte valori. 9e e(emplu, facultatea este o#iect, numrul studenilor la facultate este un atri#ut ce prime'te o valoare numeric, denumirea facultii este un atri#ut ce prime'te o valoare de tip te(t, etc. /ista valorilor posi#ile ale atri#utelor se numesc clasificatoare =g&id, voca#ular>. An multe ca uri, legtura ntre o#iecte este generat de sensul pro#lemei 'i nu depinde de proiectant. An e(emplul BclasicC de #a de date BComenzi5Marf%5Clien,iC, fiecare e(emplar al o#iectului comen i este legat cu un e(emplar al o#iectului clieni. "e poate demonstra c orice structur de date poate fi transformat ntr:un ta#el #idimensional. Baza de date care este alctuit din ta#ele #idimensionale se nume'te rela,ional%) *entu a se u'ura gestiunea coleciilor de date este necesar organi area lor conform unui model. Cel mai rsp0ndit model de #a e de date utili at in pre ent datorit simplitii 'i u'urinei cu care poate fi implimentat este modelul relaional. An acest model o #a de date este privit ca o mulime de ta#ele, grupate n )urul unui oiect #ine definit. *entru a opera cu date din diferite ta#ele se define'te o legtur ntre ta#ele. Microsoft $ccess este un sistem computeri at de gestiune cu #a e de date relaionale ce ne d posi#ilitatea s organi m, memorm, corelm, regsim, 'i s pre entm datele de care dispunem. Toate datele se stoc&ea n ta"ele. 5iecare coloan a ta#elului este denumit c0m+ 36ield4* iar fiecare r0nd : o 7nre!istrare 3.ecord4) *entru g'irea 'i selectarea datelor ce satisfac anumite condiii din ta#ele, se folosesc interogrile =cererile>. Cererile se folosesc deasemenea la re0noirea sau lic&idarea nregistrrilor, la efectuarea diferitor calcule. *entru vi uali area, ntroducerea sau modificarea datelor direct n ta#ele se folosesc form larele. Un form lar ne d posi#ilitate de a selecta date dintr:o ta#el sau mai multe ta#ele 'i de afi'at aceste date pe ecran, utili 0nd un mac&et de afi'are standart sau unul creat de proiectant. *entru anali area datelor sau tiprirea lor dup un model #ine definit se folosesc rapoartele. 9e e(emplu, se poate crea 'i imprima un raport n care datele sunt grupate 'i calculate toltalurile pentru aceste grupuri, sau se poate crea un raport pentru tiprirea tim#relor po'tale. 2)') 1roiectarea "azei de date) ! persoan care este capa#il s cree e #a e de date 'i aplicaii $ccess =o aplicaie $ccess este alctuit din una sau mai multe #a e de date> va fi numit +roiectant. ! persoan care este interesat numai n e(ploatarea unei #a e de date =aplicaii $ccess> va fi numit tilizator)

1roiectarea repre int procesul de transformare a cerinelor de organi are a datelor din lumea real ntr:o structur de #a e de date, care const n relaii dintre ta#ele 'i c0mpuri. %ste foarte important s depunem anumite eforturi n lucrul cu prima etap de creare a #a ei de date, 'i anume:etapa de proiectare, deoarece cum se ntmpl 'i n alte domenii ale vieii, nereu'ita proiectrii este ec&ivalent cu proiectarea nereu'itei.9e asemenea, o proiectare nereu'it a ta#elelor 'i a relaiilor dintre ele poate avea consecine nedorite n ca ul efecturii unor modificri n structura lor. !rice modificri ale denumirilor 'i dimensiunilor c0mpurilor, tipurilor de date, necesit, la r0ndul lor, sc&im#ri, n celelalte o#iecte =cereri,formulare rapoarte>, care utili ea c0mpurile respective. $ +roiecta o "az% de date nseamn a efectua o anali 'i o planificare minuioas a o#iectivelor #a ei de date, a structurilor de date 'i a relaiilor dintre ele.3ee'ind din acestea proiectarea #a ei de date tre#uie s parcurg urmtoarele etape: + 9efinirea scopului crerii #a ei de date. ,. 9efinirea ta#elelor #a ei de date. -. 9efinirea c0mpurilor ta#elelor. .. 9efinirea valorilor c0mpurilor. 2. 9efinirea relaiilor dintre ta#ele. 4. 3enovarea structurii #a ei de date. 6. Antroducerea datelor 'i crearea altor o#iective ale #a ei de date. 7. Utili area mi)loacelor de securitate 'i de anali a #a ei de date. 5iecare etap superioar depinde de cea anterior. Definirea sco+ l i cre%rii "azei de date) /a prima etap de proiectare a #a ei de date, este necesar de 'tiut scopul crerii #a ei de date, funciile ei principale 'i informaia ce tre#uie s fie stocat n #a a de date.Cu alte cuvinte, este necesar de definit temele principale pentru ta#elele #a ei de date 'i informaia ce se va conine n c0mpurile acestor ta#ele. Ba a de date tre#uie s rspund necesitilor a celora ce vor lucra cu ea, adic cererilor utili atorilor. Definirea ta"elelor "azei de date) Una dintre cele mai complicate etape n procesul de proiectare a #a ei de date este etapa de creare a ta#elelor.*roiectarea ta#elelor este necesar de efectuat la nceput pe foaie, 'i nu direct n Microsoft $ccess.9rept surse de inspiraie pot servi diverse formulare, carnete de facturi, cartele inde( cu numele clienilor, rapoarte lunare 'i altele, toate acestea furni nd indicaii utile asupra datelor necesare n realitate./a proiectarea ta#elelor se recomand conducerea de urmtoarele principii: 1nformaia n ta#ele nu tre#uie s se repete.Nu tre#uie s fie repetri 'i de ta#ele.C0nd informaia se pstrea numai ntr:o singur ta#el atunci va tre#ui sc&im#at ntr:un singur loc.An acest mod lucrul este mai efectiv 'i reduce la imposi#ilitatea coincidenei informaiei n diferite ta#ele.9e e(emplu, ntr:o ta#el tre#uie s se conin informaia despre adresele 'i telefoanele clienelor. 5iecare ta#el tre#iue s conin informaia despre o singur tem. 1nformaia despre fiecare tem se prelucrea mult mai u'or dac se conin n diferite ta#ele.9e e(emplu, informaia despre adrese 'i comen i ale clienilor se pstrea n diferite ta#ele astfel nc0t la eliminarea comen ii datele despre client s rm0n n #a a de date. Definirea c0m+ rilor ta"elelor) 5iecare ta#el conine informaia despre o anumit tem, iar fiecare c0mp n ta#el conine date particulare despre tema ta#elei.9e e(emplu, n ta#ela cu date despre client se pot conine c0mpuri cu date despre denumirea firmei, adresa, ora'ul, ara 'i numrul de telefon. *entru definirea c0mpurilor fiecrui ta#el este necesar s se in cont de urmtoarele: 5iecare c0mp tre#uie s ai# o legtur cu tema ta#elului. Nu este recomanda#il de introdus n ta#el informaii ce sunt re ultatele unor calcule. Ta#elul tre#uie s conin toat informaia necesar.

 1nformaia tre#uie s fie divi at n cele mai mici elemente posi#ile din punct de vedere practic.$ceast a#ordare se aplic att ta#elelor c0t 'i c0mpurilor din cadrul acestora.9e e(emplu, BNumeleC , B*renumeleC, B*atrimoniulC, tre#uie s fie n c0mpuri diferite, 'i nu n unul singur. Definirea 8alorilor c0m+ rilor) *entru ca Microsoft $ccess s efectue e legtura dintre datele diferitor ta#ele, de e(emplu, datele despre client 'i comen ile sale, fiecare ta#el tre#uie s conin un c0mp sau mai multe c0mpuri care vor reda valori individuale fiecrei nregistrri din ta#el.Un astfel de c0mp sau mulime de c0mpuri se nume'te c0mp c&eie primar. Definirea rela,iilor dintre ta"ele) 9up reparti area informaiei n ta#ele 'i definirea c&eilor primare tre#uie aleas sc&ema de legare a datelor din ta#ele diferite. *entru aceasta tre#uie defint relaia ntre ta#ele. .eno8area str ct rii "azei de date) 9up proiectarea ta#elelor, c0mpurilor 'i a legturilor dintre ele, este necesar revederea structurii #a ei de date 'i descoperirea lacunelor posi#ile. %ste recomanda#il ca aceste renovri s fie fcute la etapa dat, p0n c0nd ta#ele nu sunt completate cu date. *entru verificare este necesar de creat mai multe ta#ele, de definit legtura dintre ele, 'i de introdus c0teva nregistrri n fiecare ta#el, mai apoi de controlat dac #a a de date satisface condiiile naintate de utili ator. "e recomand, crearea unor formulare 'i rapoarte de pro#, 'i de verificat dac ele redau informaia real. An afar de aceasta, tre#uie de e(clus din ta#ele repetrile posi#ile ale informaiilor. 9ntrod cerea datelor $i crearea altor o"iecti8e ale "azei de date) 9ac structurile ta#elelor rspund condiiilor formulate n proiectarea #a ei de date de ctre utili ator, atunci se trece la ntroducerea datelor n c0mpurile ta#elelor #a ei de date.$poi, trecem la crearea cererilor, formularelor, rapoartelor, macrourilor, modulelor. Utilizarea mi:loacelor de sec ritate $i de analiz% a "azei de date) Microsoft $ccess conine dou instrumente pentru perfectarea structurii #a ei de date.$sistentul de anali ta#elar cercetea ta#elele, 'i n ca de necesitate propune o structur 'i o relaie nou, la fel 'i o modific.$sistentul de anali a vite ei de aciune cercetea ntreaga #a de date, ofer recomandri pentru m#untirea ei, 'i le ndepline'te. Crearea $i desc#iderea nei "azei de date) *rimul lucru ce tre#uie efectuat dup definitivarea proiectului este crearea fi'ierului #a ei de date. $cesta va reaciona ca un recipient ce va pstra toate o#iectele =ta#ele, cereri, formulare, rapoarte, macrouri, module>. Ba a de date n M" $ccess se identific printr:un nume 'i se memorea intr:un fi'ier de tipul n me)md". $ccess furni ea numele presta#ilit d"2)md" pentru #a a de date nou creat. 9ac ai salvat anterior un fi'ier #a de date cu numele d#+.md#, $ccess v propune n mod presta#ilit numele d#,.md#. $ccess furni ea n mod automat e(tinsia .md#. %(ist dou metode de creare a #a elor de date. *rima metod const n crearea unei #a e de date le#ere =goal>, 'i mai apoi de adugat n ea ta#ele, cereri, formulare, rapoarte, macrouri, module. $ doua metod const n crearea unei #a e de date cu a)utorul unui sistem de asisten #ogat n #a e de date =cu toate tipurile de o#iecte necesare> de)a create cu tematici ce aparin diferitor domenii 'i cu care este in estrat programul Microsoft $ccess. An am#ele ca uri avem posi#ilitatea ca n orice moment de timp s modificm 'i s e(tindem #a a de date creat. Crearea "azei de date c a: tor l asisten,ilor +. 9up lansarea programului Microsioft $ccess se va desc&ide caseta de dialog n care vi se propune s creai o#a de date nou sau desc&idei una de)a creat. 9ac apare a'a caset de dialog selectai pagina DataBase ;izard si apoi apsai #utomul O<.

9ac #a a de date era de)a desc&is sau dac prima caset de dialog a fost nc&is, din meniul 6ile alegem optiunea Ne= sau apsm #utonul Ne= de pe #ara de instrumente. *agina DataBase ;izard a casetei de dialog Ne= aprute in re ultatul primului pas v permite s folosii oricare dintre cele ,, 'a#loane pentru #a ele de date create. $ccess conine 'a#loane de #a e de date pentru urmrirea inventarului, a crilor 'i a coleciilor de casete video, pentru gestionarea contractelor 'i pentru multe alte aplicaii tipice de afaceri 'i personale. + "electai un 'a#lon de #a e de date care se potrive'te scopului 'i n care vrei s creai o #a de date. ,. 1ndicai numele fi'ierului #a e de date ce dorii s o creai 'i catalogul respectiv. -. *entru a ncepe crearea #a ei de date apsai O>. Crearea nei "aze de date li"ere +. 9up lansarea programului Microsoft Access se va desc&ide caseta de dialog n care vi se propune s creai o #a de date nou sau desc&idei una de)a creat. 9ac apare aceast caset de dialog selectai pagina Blan<Data"ase =#a de date li#er> 'i apoi apsai #utonul O<. 9ac #a a de date era de)a desc&is sau dac prima caset de dialog a fost nc&is, din meniul 6ile alegem optiunea Ne= sau apsm #utonul Ne= de pe #ara de instrumente. ,. 1ndicai numele fi'ierului #a e de date ce dorii s o creai 'i catalogul respectiv. -. %(ecutai clic pe #utonul Create =cre > pentru acrea o nou #a de date. 9ac o #a de date era desc&is cnd ai creat o alta nou, Access va nc&ide toate ferestrele asociate ei, inclusiv fereastra Data"ase. 5iecare #a de date nou ocup la creare apro(imativ 7DE din spaiul de pe &ard:disF. Cea mai mare parte a celor 7DE este consumat de ta#elele:sistem ascunse, n care se adaug informaiile necesare pentru indicarea numelor 'i po iiilor altor elemente ale #a ei de date pe care le conine fi'ierul. 2)?) L cr l c "azele de date $i o"iectele ei .eden mirea "azei de date +. Anc&idei #a a de date. 9ac #a a de date este prev ut pentru utili are de ctre un grup de utili atori, convingeni:v dac toi utili atorii au inc&is:o. ,. @sii fi'ierul respectiv al acestei #a ei de date n fereastra M@ Com+ ter sau n ;indo=s EA+lorer. -. %(ecutai un clic pe numele acestui fi'ier =nu pe iconi>, apoi nc un clic = sau un du#lu clic deodat pe numele fi'ierului>. .. 1ntroducei numele nou pentru aceast #a de date. Numele nu tre#uie s dep'easc ,22 caractere. S +rimarea "azei de date +. Anc&idei #a a de date. 9ac #a a de date este prev ut pentru utili are de ctre un grup de utili atori, convingeni:v dac toi utili atorii au inc&is:o. +. @sii fi'ierul respectiv al acestei #a ei de date n fereastra M@ Com+ ter sau n ;indo=s EA+lorer. ,. $psati tasta Delete de pe tastur sau Btragei 'i depuneiC fi'ierul pe pictograma .ec@cle Bin =lada de de'euri>. 9ac dorii s reta#ilii fi'ierul, desc&idei pictograma .ec@cle Bin, alegei .estore =resta#ilire > din meniul 6ile. 5i'ierele lic&idate se pstrea in .ec@cle Bin atta timp ct acesta n:a fost curit. Co+ierea $i de+lasarea "azei de date Anc&idei #a a de date. 9ac #a a de date este prev ut pentru utili are de ctre un grup de utili atori, convingeni:v dac toi utili atorii au inc&is:o.

,. @sii fi'ierul respectiv al acestei #a ei de date n fereastra M@ Com+ ter sau n ;indo=s EA+lorer. *entru a selecta 'i apoi copia sau deplasa mai multe fi'iere deodat, inei apsat tasta Ctrl. -. *entru copiere selectai optiunea Co+@ din meniul Edit =sau #utonul Co+@ de pe #ara de instrumente>. *entru deplasare selectai optiunea C t din meniul Edit =sau #utonul C t de pe #ara de instrumente>. .. 9esc&idei discul, catalogul unde dorii s copiei sau deplasai fisierul. 2. "electai opiunea 1aste din meniul Edit =sau #utonul 1aste de pe #ara de instrumente>. 9ac dorii s anulai aceste operaiuni selectai CanBt Undo din meniul Edit. An a'a mod se e(ecut copierea sau deplasarea fi'ierelor prin intrermediul memoriei temporare. 9ac pe suprafaa de lucru ;indo< sunt afi'ate am#ele ferestre: surs =unde se afl fi'ierele la nceput> 'i destinaie =unde fi'ierele vor fi copiate sau deplasate>, atunci este comod de utili at #utonul st0ng al 'oricelului 'i tasta Ctrl. Viz alizarea $i modificarea +ro+riet%,ilor !enerale ale o"iectelor "azei de date +. An fereastra #a ei de date selectai o#iectul, proprietile cruia dorii s le modificai. ,. $psai #utonul 1ro+erties de pe #ara cu instrumente. Asc nderea o"iectelor "azei de date 7n fereastra DataBase +. An fereastra #a ei de date selectai o#iectul care dorii sa nu fie afi'at in lista o#iectelor. ,. $psai #utonul 1ro+erties de pe #ara de instrumente. -. $ctivai #ifa = >Cidden 'i apsai O<. *entru a afi'a o#iectele ascunse din nou pe ecranul ferestrei #a ei de date din meniul Tools selectai O+tions 'i apoi n pagina Vie= activai #ifa Cidden O":ects. *ictogramele o#iectelor ascunse vor aprea intr:un mod de afi'are cu un contrast mai sla#. +. *entru a reveni la contastul iniial al pictogramelor repetm pasul , 'i de activm #ifa Cidden. Modificarea dimensi nilor +icto!ramelor o"iectelor "azei de date +. An fereastra #a ei de date apsai unul din urmtoarele #utoane de pe #ara cu instrumente: Lar!e Icons =pictograme mari>, Small Icons =pictograme mici>, List =list> sau Details =detalii>. ,. *entru sortarea o#iectelor #a ei de date din meniul Vie= selectai Aran!eIcons 'i una din urmtoarele opiuni: dup nume, dupa data crerii sau dup data modificrii. Desc#iderea "azei de date +. $psai #utonul O+en DataBase de pe #ara cu instrumente. ,. An c0mpul Loo< in al casetei de dialog aprute selectai discul pe care se afl fi'ierul. -. "electai catalogul n care se afl fi'ierul #a ei de date. 9ac nu putei gsi fi'ierul ce l cutai apelai la funcia de cutare. *entru aceasta introducei datele concrete despre fi'ier n partea de )os a casetei de dialog apoi apsai #utonul 6ind din acest caset de dialog. .. *entru a desc&ide o #a de date care s fie utili at de un grup de utili atori anulai #ifa EAcl si8e. *entru ca #a a de date s fie monopoli at adic s lucre e cu ea un singur utili ator activai #ifa EAcl si8e. L cr l 7n fereastra "azei de date c a: tor l tastat rii .edactarea $i de+lasarea +e lista o"iectelor "azei de date Tastele tilzate 3edenumirea o#iectului selectat 5, 9eplasarea cu o linie n )os 9eplasarea cu o fereastr n )os *$@% 9!;N 9eplasarea la ultimul o#iect din list %N9 9eplasarea cu o linie n sus 9eplasarea cu o fereast n sus *$@% U* 9eplasarea la primul o#iect din list G!M% De+lasarea $i des#iderea o"iectelor

10

Trecerea continu de la etic&eta unui tip de o#iecte la alta =de la st0nga la dreapta> Trecerea continu de la etic&eta unui tip de o#iecte la alta =de la dreapta la st0nga> 9esc&iderea ta#elei sau cererii selectate n regim de ta#el sau regim de form 9esc&iderea raportului selectat n regim de vi uali are preventiv %(ecutarea macroului selectat 9esc&iderea ta#elei, cererii, formularului macroului sau modului selectat n regim de construire

CT3/HT$B "G15THCT3/HT$B %NT%3 %NT%3 %NT%3 CT3/H%NT%3

Verificarea c no$tin,elor +. Ce repre int o #a de dateI ,. Ce este un o#iect al #a ei de dateI -. Ce repre int $CC%""I .. Ce repre int fi'ierul unei #a e de dateI 2. Ce nseamn "@B9I 4. %numerai o#iectele cu care lucre M" $CC%"". 6. 9escriei elementele principale ale ferestrei M" $CC%"". 7. 9escriei elementele principale ale ferestrei #a ei de date. 8. An ce constau etapele de proiectare a #a elor de dateI +D. An ce mod M" $CC%"" pstrea informaiaI ++. Cerinele M" $CC%"" fa de sistem. +,. Cum se des&ide programul M" $CC%""I +-. Cum se nc&ide M" $CC%""I +.. Cum se desc&ide o #a de dateI +2. Cum se nc&ide o #a de dateI +4. An ce const crearea unei #a e de dateI +6. Cum se crea o #a de date far a)utorul asistenilorI +7. Cum se crea o #a de date cu a)utorul asistenilorI +8. Cum se redenume'te o #a de dateI ,D. Cum se lic&idea o #a de dateI ,+. Cum se face copierea unei #a e de dateI ,,. *entru ce se folose'te #ifa %(clusive la desc&iderea unei #a e de dateI ,-. Cum se instalea parola pentru o #a de dateI ,.. Cum se salvea un o#iect al #a ei de date 'i cum afi'ea o#iectele ascunseI

11

Tema ') Ta"ele) Crearea ta"elelor

')2) No,i ni !enerale des+re ta"ele) Ta#elul este unul dintre cele 'ase tipuri de o#iecte ale #a ei de date unde se memorea o colecie de date de acela'i tip. Ta#elul este format din coloane sau cmpuri =atri#ute> 'i linii =nregistrri>. Toate datele n ta#el tre#uie s aparin unei anumite teme. 9e e(emplu ntr:un ta#el pot fi pstrate date despre ni'te mrfuri care sunt reali ate de o firm, n alt ta#el se pot pstra informaii despre comen ile fcute fa de marf, n al treilea ta#el : despre clienti =sau furni ori>. Cmpul unei ta#ele determin un anumit gen de informaii despre o#iectul temei. An calitate de cmp poate fi: denumirea ntreprinderii, data anga)rii la serviciu, preurile la marf. ! nregistrare din ta#el repre int o colecie de informaii despre o persoan, o#iect sau eveniment. $stfel ntr:o nregistrare pot fi reunite toate informaiile despre o marf, o afacere sau un client. 5iecare nregistrare din ta#el conine una 'i acea'i colecie de c0mpuri 'i fiecare c0mp conine unul 'i acela'i gen de informaii despre o#iectul tematicii ta#elei. *entru a lucra cu inregistrri concrete ale unei ta#ele se folosesc valori ale cmpurilor din care sunt alctuite aceste nregistrri. Crearea n i ta"el An Microsoft $ccess e(ist dou metode de creare a unui ta#el. *entru ntroducerea propriilor date se poate crea un ta#el pornind de la un ta#el li#er =vid>. "e poate crea un ta#el, utili 0nd date de)a e(istente n alte surse. Crearea n i ta"el +ornind de la n ta"el 8id An Microsoft $ccess e(ist patru metode de creare a ta#elei pornind de la un ta#el vid. Utili area asistenilor pentru #a e de date la creareaa unei #a e de date ce va contine toate cererile, ta#elele 'i formularele necesare print:o singur operaie. $sistenii pentru #a e de date crea o nou #a de date, dar nu se pot utili a la adugarea unor noi ta#ele, formulare, rapoarte ntr:o #a de date de)a e(istent. Utili area asistenilor pentru ta#ele permit selectarea c0mpurilor pentru un ta#el nou din mulimea ta#elelor de)a implimentate, de e(emplu a'a ta#ele ca: c&estiuni de afaceri, lista inventarului personal, recete. Antroducerea datelor direct ntr:un ta#el vid =gol> n regim de ta#el =Datas#eet>. /a salvarea ta#elei noi, datele sunt anali ate 'i fiecrui c0mp i se atri#uie un anumit tip de date 'i formatul predifinit. 9efinirea structurii ta#elei n regim de construire, adic definirea tuturor denumirilor c0mpurilor, tipurilor de date 'i proprietilor lor in regim de construire. 1ndiferent de metoda solicitat 'i aplicat la crearea ta#elelor totdeuna e(ist posi#ilitatea de utili at regimul de construire, adic regimul de creare a structurii ta#elei pentru modificri n continuare a structurii ta#elei, de e(emplu, pentru adugarea unor c0mpuri noi, definirea valorilor implicite sau pentru crearea mstilor la ntroducerea datelor. Crearea n i ta"el c a: tor l asisten,ilor +entr ta"ele +. $ctivai fereastra #a ei de date. *entru a trece n fereastra #a ei de date din oricare alt fereastr al programului $ccess apsai tasta 622. ,. "electai etic&eta Ta"le 'i e(ecutai un clic pe #utonul Ne=. -. %(ecutai du#lu clic pe regimul de activare a asistenilor pentru ta#ele Ta"le ;izard. .. Urmai s dai rspuns pas cu pas la instruciunile oferite n casete de dialog de ctre asistenii pentru ta#ele. .emarc%. An ca de necesitate dup terminarea lucrului cu asistenii, putei continua activitatea de modificare sau e(tindere a ta#elului o#inut n regimul de creare ta#el cu a)utorul constructorului de ta#ele, adic n regimul Desi!n Vie=. Crearea ta"elelor +rin metoda de introdecere a datelor direct 7n ta"el)

12

+. $ctivai fereastra #a ei de date. *entru a trece n fereastra #a ei de date din oricare alt fereastr al procramului $ccess apsai tasta 622. ,. "electai etic&eta Ta"le 'i e(ecutai un clic pe #utonul Ne=. -. %(ecutai du#lu clic pe regimul Datas#eet Vie=. *e ecran va apare un ta#el vid alctuit din ,D coloane 'i -D linii. 1mplicit coloanele au denumirile 6ield2 =c0mp+> , 6ield' =c0mp,> etc. .. *entru a redenumi coloanele ta#elei este necesar sa e(ecutai du#lu clic pe numele coloanei, introducei numele nou 'i apsai Enter. 2. 9ac ta#elul tre#uie s conin mai mult de ,D coloane se pot insera coloane noi. *entru aceasta e(ecutai un clic cu 'oricelul n dreapta coloanei alturi de care vrei s inserai alta nou, desc&idei meniul Insert=inserare>, selectai optiunea Col mn=coloan>. 3edenumirea este descris n pasul .. 4. 1ntroducei datele n ta#el. 1ntoducei n fiecare coloan date de anumit tip. 9e e(emplu, ntr:o coloan introducei numele de familie, n alta numele, n a treia : patronimul. C0nd o s introducei numere, date calendaristice sau timp este necesar s utili ai formatele predifinite pentru ca Microsoft $ccess s poat detemina automat tipul respectiv de date 'i formatul de afi'are a coloanei. Toate coloanele nederenumite 'i fr date =goale> vor fi lic&idate la salvarea ta#elului. 6. 9up ntroducerea datelor n toate coloanele necesare, apsai #utonul Sa8e=salvare> de pe #ara de instrumente pentru a pstra ta#elul. 7. An timpul salvrii ta#elului o s vi se ofere posi#iliatea de creare a c0mpului c&eie primar. 9ac n ta#el n:au fost introduse date care ar putea s fie individuale pentru fiecare nregistrare, a'a ca coduri sau numere de inventar, atunci se recomand s apsai opiunea Des =O<>. 1ar dac a'a date care s identifice individual ficare nregistrare au fost introduse, atunci acest c0mp se poate de defenit ca c&eie primar. Tipul fiecrui c0mp este determinat de tipul de date ce se conine n el. 9ac n continuare o s dorii s sc&im#ai tipul de date sau s defini careva condiii pentru valorile unui c0mp, pute'i efectua acest lucru n regimul Desi!n Vie=. .emarc%. An afar de redenumire 'i inserare a coloanelor, n orice moment, adic p0n la salvarea ta#eluilui sau dup salvarea lui, se permite suprimarea sau sc&imarea po iiei coloanelor n ta#el cu alte mi)loace. Crearea ta"el l i 7n re!im de constr ire Desi!n Vie= $ctivai fereastra #a ei de date. *entru a trece n fereastra #a ei de date din oricare alt fereastr al procramului $ccess apsai tasta 622. +. "electai etic&eta Ta"le 'i e(ecutai un clic pe #utonul Ne=. ,. %(ecutai du#lu clic pe regimul Desi!nVie=. -. 1ntroducei numele fiecrui c0mp. .. 9efinii c0mpul c&eie primar pna la salvarea ta#elului. 3emarc. "e recomand s definii c&eia primar, dar nu este o#ligator. 9eoarece dac c0mpul =c0mpurile> c&eie primar n:a fost definit, atunci n timpul salvrii ta#elului vi se va oferi posi#ilitatea s:o definii. 4. "alvai ta#elul, e(ecut0nd un clic pe #utonul "ave de pe #ara de instrumente 'i introducei numele fi'ierului. Crearea n i ta"el* tiliz0nd date eAistente 7n alte s rse) An Microsoft $ccess e(ist dou metode de creare a ta#elelor prin astfel de metod. 1mportarea datelor, acestea devenind un ta#el =sau mai multe ta#ele asociate> n cadrul fi'ierului M9B sau crearea unei legturi la sursa de date e(tern. 9up importarea datelor, datele originale nu sunt afectate de modificarile fcute asupra nregistrrilor $ccess. 1ar la crearea unei legaturi cu o surs de date e(tern datele rm0n n fi'ierele lor originale, iar orice modificare reali at n $ccess va afecta si datele din programul original. Crearea unui ta#el utili 0nd date dintr:un ta#el curent din #a a de date se poate face cu a)utorul cererilor de creare a ta#elelor. 9e e(emplu, cererile de creare a ta#elelor pot fi utili ate atunci

13

c0nd dorim s ar&ivm nregistrri mai vec&i, atunci c0nd avem de copiat ni'te ta#ele, sau atunci c0nd un grup de nregistrri selectate tre#uie e(portate n alt #a de date sau sa fie utili ate drept surs de date pentru un raport. Im+ortarea ta"elelor sa crearea nei le!%t ri c ta"elele din alt% "az% de date Ms Access) +. 9esc&idei #a a de date sau =dac este desc&is> trecei n fereastra #a ei de date. ,. *entru a importa ta#ele desc&idei meniul 6ile 'i selectai opiunea /etEAternalData =date e(terne>, mai apoi opiunea Im+ort =import> -. *entru crearea unei legturi cu ta#ele din alt #a $ccess, din meniul 6ile selectai opiunea /etEAternalData =date e(terne>, mai apoi opiunea Lin<Ta"les =legarea ta#elelor>. .. Verificai dac n caseta cu lista derulant de fi'iere 6iles of T@+e=tipul fi'ierelor> sunt afi'ate cele cu e(tinsia MDB. 2. $legei discul 'i mapa n care se afl #a a de date, din care dorii s importai sau s creai o legtur, 'i e(ecutai pe pictograma #a ei de date. 4. An caseta de dialog Im+ortO":ects =importare de o#iecte> selectai fiecare ta#el pe care dorii s:l importai sau s creai o legtura cu el. 9ac se import numai structura ta#elului selectat =dar nu 'i datele din el>, e(ecutai clic pe #utonul O+tions =opiuni> 'i selectai opiunea Definition Onl@ =numai structura>. .emarc% /a importarea unui ta#el de)a legat, Microsoft $ccess, n locul importrii datelor leag ta#elul cu sursa de date =se face copierea informaiei despre legtur>. 9ac #a a de date care tre#uie s fie importat sau legat este prote)at prin parol, atunci pentru continuarea operaiunilor de importare sau legare este necesar de introdus parola. /egarea ta#elelor din a'a #a e de date poate avea efecte neprev ute. 9ac se reali ea o legtur ntre dou ta#ele din una 'i aceia'i #a de date Microsoft $ccess, atunci rm0n n vigoare toate relaiile sta#ilite pentru aceste ta#ele n alte #a e de date. /a importarea ta#elelor ce conin c0mpuri de su#stituie este necesar la fel de importat ta#ele sau cereri la care sunt referine n c0mpuri de su#stituie. 9ac acest lucru nu se face atunci la desc&iderea ta#elului importat n regimul de construire va fi afi'at mesa)ul despre eroarea nee(istenei ta#elelor sau cererilor. *entru corectarea acestei erori, este necesar de importat toate ta#ele sau cererile ce lipsesc. 9ac posi#ilitatea sau dorina de importare a acestor ta#ele sau cereri nu e(ist, desc&idei ta#elul importat n regim de reconstruire, selectai c0mpurile de su#stituie, ce conin referine la ta#elul sau cererea lips, selectai etic&eta "u#stituire 'i definii pentru proprietatea Dis+la@Control valoarea 6ield =c0mp>.3epetai aceste aciuni pentru fiecare c0mp de su#stituie, ce conine referine la ta#elul sau cererea lips. Im+ortarea t t ror o"iectelor nei "aze de date din alt% "az% de date Microsoft Access Toate o#iectele unei #a e de date pot fi importate n acela'i timp ntr:o #a de date curent. %ste convena#il la folo'irea n ca ul unei #a e de date prota)ate, utili atorul creia tre#uie modificat. +. 9esc&idei #a a de date n care dorii s importai. ') 9in meniul 6ile selectai opiunea /etEAternalData, 'i mai apoi opiunea Im+ort. -. Verificai dac n caseta cu lista derulant de fi'iere 6iles of T@+e=tipul fi'ierelor> sunt afi'ate cele cu e(tinsia MDB. .. $legei discul 'i mapa n care se afl #a a de date, din care dorii s importai 'i e(ecutai pe pictograma #a ei de date. 2. *entru importarea tuturor ta#elelor apsai #utonul SelectAll. 9ac se import numai structura ta#elului selectat =dar nu 'i datele din el>, e(ecutai clic pe #utonul O+tions =opiuni> 'i selectai opiunea Definition Onl@ =numai structura>. 4. "electai etic&eta E ier@ =cereri> 'i apsai #utonul SelectAll, pentru importarea tuturor cererilor. 6. 9ac este necesar de importat cereri ca ta#ele =de e(emplu pentru crearea unei #a e de date numai pentru citire>, selectai comanda O+tions, mai apoi n grupul Im+ort, selectai opiunea As Ta"le.

14

*entru o#inerea formularelor, rapoartelor, macrourilor, 'i modulelor selectai etic&et corespun toare grupului de o#iecte al #a ei de date, e(ecutai un clic pe opiunea SelectAll. 9ac de asemenea este necesar de inclus legturile ntre ta#ele, meniurile speciale 'i #arele cu instrumente sau specificri de import e(port selectai comanda O+tions, mai apoi n grupul Im+ort indicai punctele care sunt necesare de inclus. ')F) C%m+ rile ta"el l i $i ti+ rile de date Datele tilzate 7n c0m+ rile ta"el l i /a definirea tipului de date dintr:un c0mp tre#uie de luat n consideraie urmtoarele. Ce fel de valori v:or fi introduse n c0mpI 9e e(emplu nu se poate introduce te(t tr:un c0mp cu date de tip numeric. C0t spaiu este re ervat pentru pstrarea valorilor c0mpului. Ce fel de operaii v:or fi efectuate cu valorile acestui c0mp. 9e e(emplu, calculul sumei valorilor se face in c0mpuri cu date de tip numeric 'i n c0mpuri cu date de tip valutar, dar nu 'i n cmpuri cu date de tip te(t sau de tip OLE. %ste necesar sortarea sau inde(area c0mpuluiI "ortarea 'i inde(area c0mpului de tip M%M!, &iperlegturi, de tip OLE nu se poate efectua. %ste necesar utili area c0mpurilor la gruparea nregistrrilor n cereri 'i rapoarteI C0mpurile cu date de tip MEMO, &iperlegturi, 'i de tip !/% nu se pot utili a pentru gruparea nregistrrlior. An ce mod este necesar sortarea datelor n c0mp. Numerele din c0mpurile cu date de tip te(t se vor sorta ca 'ir de numere =+,+D,+DD,,,,D,,DD,...> dar nu ca valori numerice. *entru sortarea numerelor ca valori numerice utili ai cimpurile cu date de tip numeric sau cu date de tip valutar. 9easemenea multe formate de date de tip DATA nu pot fi sortate dac au fost introduse ntr:un c0mp de tip te(t. *entru sortarea unor astfel de date utili ai c0mpul de tip DataGTime =9ataJTimpul>. An ta#elul de mai )os sunt indicate toate tipurile de date din Microsoft $ccess 'i spaiul re ervat pentru fiecare. Tipul datelor 9escrierea tipului datelor "paiul re ervat Te(t =caractere> "unt cel mai des folosite, a'a *0n la ,22 caractere. c $ccess consider acest tip ca fiind cel presta#ilit 'i:i atri#uie o lungime presta#ilit de 2D de caractere. Te(t sau com#inaie de te(t 'i cifre, de e(emplu, adrese, la fel 'i numere,ce nu necesit calcule, cum ar fi, numere de telefon, inde( po'tal sau numere de nomenclatur."e pstrea n c0mpuri numai sim#olurile introduse, po iiile li#ere nu se pstrea . *entru diri)area cu un numr ma(im de sim#oluri introduse, aplicai proprietatea 6ieldSize =mrimea c0mpului>. Memo =caractere> "e utili ea pentru a oferi *0n la 4.DDD caractere. comentarii discriptive. $ccess afi'ea con'inutul acestor c0mpuri n modul Datas#eet

15

Tipul datelor

9escrierea tipului datelor Vie=. Un c0mp Memo nu poate fi c&eie 'i nu putei inde(a dup el. "unt disponi#ile mai multe su#tipuri de date. $legei su#tipul corespun tor select0nd unul dintre parametrii proprietii 6ield Size =dimensiunea c0mpului>.1ndicai modul n care va fi afi'at numrul sta#ilindu:i proprietatea 6ormat la unul dintre formatele pre entate. 9ate numerice utili ate n calcule, cu e(cepia calculelor monetare. 9atele calendaristice 'i ora. "unt stocate ntr:un format special fi(. 9ata este repre entat de ntreaga poriune numeric a valorii DateGTime, iar ora de partea ecimal a acesteia. %ste un format special, fi(, cu patru ecimale, proiectat s previn erorile de rotungire care ar afecta operaiile conta#ile acolo unde valoarea tre#uie s se potriveasc la #nu. Conine o valoare numeric =Lon! Inte!er>, pe care $ccess o completea n mod automat pentru fiecare nregistrare adugat ntr:o ta#el. $ccess poate incrementa cu + c0mpul A toN m"er sau l poate completa cu un numr generat aleator, n funcie de parametrul ales al proprietii Ne= Val es =valori noi>. C0mpurile logice =#ooleene> folosesc valori logice numerice =de tip ntreg>: :+ pentru c0mpurile Des 3Tr e> 'i D pentru No 36alse>Util ai proprietatea 6ormat la afi'area c0mpurilor DesGNo

"paiul re ervat

Num#er =valori numerice>

*0na la +4 octei.

9ateJTime =dataJtimpul>

*0n la 7 octei.

CurrencK=valutar>

*0n la +2 cifre pentru partea ntreag 'i . pentru partea fracionar, memorate pe 7 octei.

$utoNum#er =contor>

*0n la . octei.

LesJNo =logic>

+ octet.

16

Tipul datelor

!le!#)ect =o#iecte mari>

Giper/inF =Giper:legtur> /ooFUp ;i ard =asistentul de su#stituie>

9escrierea tipului datelor cu Les sau No, True sau 5alse, !n sau !ff , :+ sao D. Cmpurile logice nu pot fi c&eie, dar pot fi inde(ate. @rafic, te(t, sunete, desene, ta#ele electronice Microsoft %(cel, 'i alte date create de ctre alte programe. Un c0mp OLE nu poate fi c&eie 'i nu poate fi inde(at. C0mp n care se pstrea &iper:legturi.Giper:legtura poate fi su# form de cale UNC, sau pe cale U.L. Crea c0mp ce permite selectarea valorilor din alt ta#el sau list de valori, utili 0nd un c0mp cu o list derulant. /a selectarea parametrului dat n lista tipurilor de date pentru definirea lor, se activea asistentul de su#stituie.

"paiul re ervat

*0n la + @!.

*0n la 4.DDD caractere.

. octei = ca la c0mpul c&eie primar>.

.emarc%: Tipurile de date numerice, valutare, logice, dataJtimp asigur formate de afi'are predefinite. /a selectarea formatelor penntru fiecare tip de date, definii proprietatea 6ormat =format>. 9e asemenea se poate crea formate de afi'are al utili atorului, pentru toate tipurile de date n afar de OleO":ect. C0m+ ri c#eie Ti+ rile c0m+ rilor c#eie "istemul $ccess este un sistem relaional de gestiune a #a elor de date.$vanta)ul #a elor de date relaionale const n faptul c permit asocierea rapid 'i e(tragerea informaiilor din diferite ta#ele cu a)utorul cererilor, formularelor 'i rapoartelor. *entru aceasta fiecare ta#el tre#uie s conin un c0mp sau mai multe c0mpuri = p0n la +D c0mpuri>, care prin informaiile pe care le cuprind s identifice unic fiecare nregistrare din ta#el. $ceste c0mpuri poart numele de c&eie primar a ta#elului 'i ele sunt folosite pentru asocierea datelor ntre mai multe ta#ele. Corelarea ta#elelor se reali eaK apoi prin ntroducerea unor c0mpuri cu acela'i nume 'i de acela'i tip de date = sau compati#ile> n fiecare dintre ta#elele pe care dorim s le corelm. C0mpurile comune prin care se face corelarea sunt c&eie primar pentru un ta#el 'i c&eie e(tern pentru cellalt. %ste recomandat ca numele acestor c0mpuri s fie identic n toate ta#ele corelate, iar tipurile lor s fie compati#ile. An acest fel $ccess poate s cree e corelaiile dintre ta#ele automat, atunci ta#elele vor fi adugate ntr: o interogare. 9ac c&eia primar este definit atunci $ccess inter ice du#licarea sau ntroducerea valorilor nule n c0mpurile c&eie. Ba elor de date relaionale le sunt specifice c0teva tipuri de ta#ele 'i c&ei care permit sta#ilirea relaiilor ntre ta#ele. Ta"el de "az%. An #a ele de date relaionale, un ta#el de #a este ta#elul care conine una sau mai multe coloane, ce identific n mod unic o#iectul. Un ta#el de #a tre#uie s ai# o c&eie principal. Ta#elele de #a mai sunt numite 'i ta#ele principale, datorit cerinei de a avea o c&eie principal.

17

 Ta"el de rela,ii. Un ta#el utili at pentru a sta#ili legturi ntre alte ta#ele, 'i care nu este ta#el de #a este numit ta#el de relaii. 5iecare c0mp c&eie din ta#elul de relaii tre#uie s fie o c&eie e(tern asociat unei c&ei principale din ta#elul de #a . C#eie +rinci+al%. ! c&eie principal este constituit dintr:un set de valori care specific n mod unic un r0nd dintr:un ta#el de #a . *entru orice valoare a c&eiei principale tre#uie s corespund n ta#el un singur r0nd. *utei sta#ili c&eia principal pe un singur c0mp, dac fiecare valoare a celulei de date este ntotdeauna unic. C#eie com+ s%. 9ac datele din mai multe coloane ale ta#elului ndeplinesc cerinele de unicitate ale c&eiei principale, atunci c&eia se nume'te compus sau concatinat. C#eie eAtern%) C&eia e(tern este coloana ale crei valori corespund celor coninute de c&eia principal sau de poriunea cea mai din st0nga a unei c&ei compuse dintr:un alt ta#el asociat. ! c&eie e(tern poate fi constituit dintr:o coloan sau un grup de coloane =c&eie e(tern compus>. 9ac lungimea c&eiei e(terne este mai mic dec0t cea a c&eiei principale corespondente, c&eia este numit c&eie e(tern parial sau c&eie e(tern trunc&iat. C#eie candidat%. %ste orice coloan sau grup de coloane care ndepline'te condiiile cerute pentru a deveni c&eia principal a ta#elului. 9e e(emplu, c0mpurile Nume 'i Numrul asigurrii sociale sunt c&ei candidate pentru identificarea unei persoane? totu'i Numrul asigurrii sociale este o alegere mai #un deoarece , persoane pot avea acela'i nume, dar nu 'i acela'i numr de asigurare social. .emarc%. 9ac nt0lnii greuti la definirea c0mpurilor c&eie principal, definii pur 'i simplu un c0mp contor =IndeAed> 'i atri#uiii c&eia primar. Crearea $i modificarea c#eilor +rinci+ale 3+rimar%4 +. 9esc&idei ta#elul n modul Desi!n. ,. "electai unul sau mai multe c0mpuri care tre#uie definite drept c&eie. -. *entru selectarea unui c0mp e(ecutai un clic pe #utonul de selecie al c0mpului. .. *entru a selecta mai multe c0mpuri meninei apsat tasta CT.L 'i e(ecutai clic pe #utonul de selecie al fiecrui c0mp. 2. %(ecutai clic pe #utonul 1rimar@ >e@ de pe #ara cu instrumente. An fiecare dintre c0mpurile selectate va aprea sim#olul unei c&ei indic0nd includerea lor n c&eia principal. 4. *entru a determina succesiunea c0mpurilor n c&eia principal, e(ecutai clic pe #utonul IndeA, de pe #ara cu instrumente, pentru a afi'a fereastra IndeAes. 1ro+riet%,ile c0m+ rilor definite +entr +%strarea* +rel crarea $i afi$area datelor 5iecare c0mp este in estrat cu un set de proprieti ce determin parametrii prelucrrii, pstrrii 'i afi'rii datelor. *rimele trei proprieti sunt atri#uite n panoul superior al ferestrei Ta"le Desi!n, celelalte proprieti ale valorilor c0mpurilor sunt sta#ilite n panoul inferior al ferestrei Ta"le Desi!n. 6ield Name =numele c0mpului>. Numele c0mpulrilor nu pot fi mai lungi de 4. caractere 'i pot s conin =dar nu la nceput> spaii 'i semne de punctuaie : cu e(cepia punctelor =.>, a semnelor de e(clamare =M> 'i a parante elor drepte =NO>. Numele c0mpurilor sunt o#ligatorii 'i nu putei atri#ui acela' nume mai multor c0mpuri n unul 'i acela' ta#el. %ste foarte #ine dac nu includei spaii n nume. "paiile putei s le nlocuii cu caracterul de su#liniere =P> sau pentru a m#unti vi i#ilitatea folosii literele mari 'i mici. 3educerea lungimii numelor economise'te resursele 'i v scute'te de introduceri lungi n ca ul n care facei referire la numele c0mpurilor n macrocomen i sau n cod VB$. Data T@+e =tipul datelor>. "electai tipurile datelor dintr:o list derulant din a doua coloan a ferestrei Ta"le Desi!n =partea superioar>. $ceste tipuri includ TeAt, Memo, N m"er, DateGTime, C rrenc@, A toN m"er, DesGNo, OLE O":ect 'i Loo< + ;izard. Descri+tion =descriere>. An caseta de te(t din cea de:a treia coloan a ferestrei Ta"le Desi!n =parte superioar> putei introduce o descriere opional a c0mpului. 9ac o adugai ea va aprea pe #ara de stare din partea din st0nga:)os a ferestrei $ccess atunci cnd selectai c0mpul pentru ntroducerea sau editarea datelor.

18

An funcie de tipul de date ales pentru un c0mp, putei sta#ili celelalte proprieti n etic&eta /eneral din panoul 6ield 1ro+erties al ferestrei Ta"le Desi!n =partea inferioar> prin selecii din listele derulante, din listele com#inate sau prin ntroducerea valorilor n casetele de te(t. 6ield Size =spaiu pentru c0mp>. An aceast caset de te(t introducei dimensiunea cmpului pentru tipului de date Te(t. An ca ul tipului numeric, alegei dimensiunea c0mpului select0nd:o dintr:o list derulant. $ceast proprietate nu se aplic tipurilor de date DateGTime, C rrenc@, DesGNo, Memo sau OLE O":ect. 6ormat =format>. *utei selecta un format standart, predifint n care vei afi'a valorile din c0mpuri, dintr:o list derulant com#inat, aplicat tipului de date ales =cu e(cepia TeAt>. *ropritatea 6ormat nu se aplic c0mpurilor de tip OLE O":ect. Decimal 1laces =spaiu pentru ecimale>. 9in caseta derulant com#inat putei alege A to, sau un anumit numr de ecimale, sau putei introduce un numr n caseta de te(t. *ropritetea Decimal 1laces se aplic numai cmpurilor de tipurile N m"er 'i C rrenc@. Ca 'i 6ormat, propritetea Decimal 1laces afectea numai afi'area nu 'i valorile datelor din c0mp. In+ t Mas< =masc de intrare>. M'tile de intrare a datelor sunt 'iruri de caractere, similare celor folosite de proprietatea 6ormat, care determin modul de afi'are a datelor n timpul introducerii 'i editrii lor. 9ac e(ecutai un clic pe #utonul Eli+sis =puncte, puncte>, n ca ul unui c0mp de tipul TeAt* C rrenc@* N m"er sau DateGTime, va aprea asistentul In+ t Mas< ;i ard care v ofer posi#ilitatea seleciei din +D formate de m'ti standard de intrare, predefinite. *entru tipul N m"er 'i C rrenc@ e mai s intoducei masca far asisteni. *entru a include n masc constante literale =n acela' timp sim#oluri 'i spaii> ce nu sunt n ta#el este necesar de a intoduce aceste constante n po iia necesar. *entru a include unul din urmtoarele sim#oluri in calitate de constant literal este necesar ca nainte de acest sim#ol s introducei sim#olul Q. Caracterele de 7nloc ire +entr crearea m%$tilor de intrare a datelorH Caractere de 5uncie nlocuire D Necesit ntroducerea unui numr =D:8> sau a unui semn =HJ:> 8 Antroducerea opional a unui numr =D:8> =un spaiu dac nu se introduce nimic> R Antroducerea opional a unui numr =D:8> sau a unui spaiu =un spaiu dac nu se introduce nimic> / %ste necesar ntroducerea unei litere =$: > I /itera =$: > nu este necesar =un spaiu dac nu se introduce nimic> $ Necesit ntroducerea unei litere=$: > sau a unui numr =D: 8> $ Antroducerea opional a unei litere =$: > sau a unui numr =D:8> S Necesit ntroducerea oricrui caracter sau a unui spaiu C Antroducerea opional a oricrui caracter sau a unui spaiu .,:?:J Caractere literale pentru ecimale, mii, dat, or 'i separatori speciali. T Toate caracterile spre dreapta sunt transformate n ma)uscule U Toate caracterile spre dreapta sunt transformate n litere mici M Comletea masca de la dreapta spre st0nga Q *recede celelalte caractere de nlocuire pentru a include caractere literale n formatul 'ir. %mptK "tring Nici o masc de intrare

19

 Ca+tion =titlu>. 9ac n fereastra Ta"le Datas#eet Vie= vrei s apar pe #utonul antetului c0mpului un nume =alttul dec0t numele lui>, l putei introduce n caseta de te(t cu lista Ca+tion. 3estriciile referitoare la semnele de punctuaie nu se aplic proprietii Ca+tion =putei folosi puncte, semne de e(clamare 'i parante e drepte>. Defa lt Val e =valoarea iniial>. 1ntroduc0nd o valoare n caseta de te(t cu Defa lt Val e, indicai o valoare iniial, pe care $ccess o introduce automat n c0mp, c0nd adugai o nou nregistrare n ta#el. 9ata curent este o valoare iniial o#i'nuit pentru un c0mp de tip DateGTime. Valorile iniiale nu se plic c0mpurilor cu date de tipurile A toN m"er sau o#iect OLE. Validation . le =regula de validare>. 3egulile de validare testea , conform criteriului furni at su# forma unei e(presii $ccess, valoarea introdus ntr:un c0mp. *roprietatea Validation . le nu este disponi#il c0mpurilor care conin date de tipul A toN m"er* Memo sau Ole O":ect. Validation TeAt =te(tul validrii>. 3epre int te(tul care va aprea pe #ara de stare, n ca ul n care valoarea introdus nu respect criteriul Validation . le. .eI ired =cerine>. 9ac sta#ilii Des valoarea proprietii .eI ired, va tre#ui s introducei o valoare n c0mp. "at#ilirea valorii proprietii .eI ired egal cu Des este ec&ivalent introducerii regulii de validare a c0mpului Is Not N l =nu este nul>. Nu tre#uie s sta#ilii valoarea Des a proprietii .eI ired n ca ul c0mpurilor c&eie principal, deoarece $ccess nu permite valori nule n acest tip de c0mpuri. Allo= Jero Len!t# =permite lungimea ero>. 9ac sta#ilii valoarea Des* a proprietii Allo= Jero Len!t#, iar proprietatea .eI ired este 'i ea Des, c0mpul tre#uie s conin cel puin un caracter. *roprietatea Allo= Jero Len!t# se aplic numai c0mpurilor de date de tipul TeAt 'i Memo. Virul de lungime ero =BC> 'i valoarea N l nu repre int acela'i lucru. IndeAed =inde(at>. 9intr:o list derulant putei alege ntre un inde( care permite valoarea duplicat 'i unul care cere ca fiecare valoare din c0mp s fie unic. %liminai un inde( e(istent =e(cept0nd un c0mp c&eie principal unic> aleg0nd No. *roprietatea IndeAed nu este disponi#il c0mpurilor de tipul Memo sau Ole O":ect. Ne= Val es =valori noi>. $cest proprietate se aplic numai c0mpurilor de tipul A toN m"er. 9intr:o list derulat putei selecta fie Increment =incrementat>, fie .andom =aliator>. 9ac sta#ilii proprietatea Ne= Val es cu valoarea Increment, $ccess va genera valori noi ale c0mpului A toN m"er, adug0nd + la cea mai mare valoare e(istent. 9ac sta#ilii proprietatea Ne= Val es cu valoarea .andom, $ccess va genera aliator numere ntregi cu valori noi ale c0mpului A toN m"er. An mod o#i'nuit, $ccess folose'te pentru c0mpul A toN m"er valori generate aliator, n ca ul #a elor de date copie, pentru a asigura atri#uirea valorilor unice nregistrrilor din #a a de date copie. ')? Editarea $i modificarea str ct rii ta"el l i Modificarea n mel i c0m+ l i 7n ta"el Modificarea numelui c0mpului nu influenea asupra datelor din c0mp, ns ea poate afecta alte o#iecte ale #a ei de date. 9ac careva o#iecte ale #a ei de date conin referiri la c0mpul, numele cruia a fost modificat, este necesar de introdus n aceste o#iecte corectrile respective. 9e e(emplu, dac un c0mp de tip te(t se conine ntr:un formular, legat cu c0mpul modificat, datele n formular nu se vor afi'a p0n c0nd proprietatea Control"urse =9ate> nu va fi modificat conform noului nume. Modificarea numelui c0mpului posi#il at0t n modul de proiectare, c0t 'i n modul foaie de date. Modificarea n mel i c0m+ l i 7n mod l de +roiectare +.9esc&idei ta#elul n modul de proiectare ,.%fectuai du#lu clic pe numele c0mpului, care tre#uie modificat -.1ntroducei numele nou, respect0nd regulile despre identificatori al Microsoft $cces ..*entru salvarea modificrii tastai #utonul "ave din #ara cu instrumente de lucru.

20

Modificarea n mel i c0m+ l i 7n mod l foaie de date +.9esc&idei ta#elul n modul foaie de date ,.%fectuai du#lu clic pe antetul coloanei respective .emarc%: 9ac este dat valoarea proprietii Ca+tion =Titlu>, te(tul antetului poate s nu coincid cu numele c0mpului. An acest ca dup efectuarea unui du#lu clic pe antet, aici se afi'ea numele c0mpului. 9ac modificm numele c0mpului, la apsarea tastei ENTE. pentru salvarea modificrilor, te(tul titlului va fi lic&idat. 9ac titlul nu tre#uie lic&idat, imediat dup efectuarea du#lu clic:ului se tastea tasta ESC. -.1ntroducei numele nou, respect0nd regulile despre identificatori al Microsoft $cces ..*entru salvarea noului nume apsai tasta ENTE.. Aten,ieK 9ac interogrile, formularele, rapoartele, e(presiile sau programele Visual Basic conin referiri la c0mpul, numele cruia a fost modificat, este necesar de fcut corectrile respective n o#iectele date. Lic#idarea c0m+ l i din ta"el 7n mod l de +roiectare) +.9esc&idei ta#elul n modul de proiectare ,. "electai unul sau c0teva c0mpuri care tre#uie lic&idate. *entru selectarea unui c0mp, efectuai un clic pe #utonul de selecie al r0ndului c0mpului. *entru selectarea mai multor c0mpuri, selectai primul c0mp 'i glisai indicatorul 'oricelului in0nd apsat tasta st0ng, pe #utoanele de selecie ale c0mpurilor necesare. -. Tastai #utonul Delete.o=s =lic&idarea r0ndurilor> din #ara cu instrumente de lucru. Lic#idarea c0m+ l i din ta"el 7n mod l foaie de date) +.9esc&idei ta#elul n modul foaie de date ,.Tastai #utonul de selecie al c0mpului care tre#uie lic&idat -.An meniul Edit selectai comanda Delete Col mn .emarc%: 3eferirile la c0mpurile lic&idate care se conin n alte o#iecte ale #a ei de date este necesar de lic&idat de asemenea. 9e e(emplu, dac n raport se conine un element de control, legat cu c0mpul lic&idat, va fi imposi#il de gsit datele, care se conin n acest c0mp, la ecran se va afi'a mesa)ul respectiv. Nu se admite lic&idarea c0mpurilor, care fac parte din corelaii. Mai nt0i tre#uie de lic&idat corelaiile. Inserarea c0m+ rilor 7n mod l de +roiectare) +.9esc&idei ta#elul n modul de proiectare =Desi!n Vie=> ,.*entru inserarea unui c0mp n ta#el, selectai r0ndul, n faa cruia tre#uie de adugat noul c0mp 'i tastai #utonul Insert.o=s din #ara cu instrumente. *entru adugarea c0mpului la sf0r'itul ta#elului, selectai prima linie vid. -."electai coloana 6ieldName 'i introducei numele c0mpului, respect0nd regulile pentru identificatori ai Microsoft $cces. ..An coloana DataT@+e se poate de lsat tipul de date predefinit =TeAt> sau de selectat tipul necesar din lista propus n celula coloanei DataT@+e. 2.An coloana Descri+tion introducei descrierea datelor introduse n acest c0mp. Te(tul descrierii se afi'ea n linia de stare la introducerea datelor n c0mp, de asemenea se include n descrierea o#iectului ta#elului. 1ntroducerea descrierii nu este o#ligatorie. 4./a necesitate atri#uii valori proprietilor c0mpului n formularul proprietilor din partea de )os a ferestrei. .emarc%: 9ac ta#elul dat este corelat, inserarea c0mpurilor noi n #a a de date activ este imposi#il. 9ac acest ta#el este un ta#el Microsoft $cces, pentru inserarea c0mpurilor e necesar de desc&is #a a de date surs. 9ac ta#elul legat este din alt aplicaie, atunci inserarea c0mpurilor se face n fi'ierul surs al aplicaiei. Modificarea ti+ l i datelor c0m+ l i +.9ac ta#elul conine date, atunci p0n la sc&im#area tipului datelor este necesar de fcut o copie a ta#elului. ,.9esc&idei ta#elul n modul de proiectare =Desi!n Vie=>

21

-."electai celula din coloana DataT@+e a c0mpului ce tre#uie modificat, tastai #utonul de desc&idere al listei tipurilor de date 'i selectai tipul dorit. ..An #ara cu instrumente de lucru tastai #utonul Sa8e. A8ertismentK 9ac n re ultatul modificrilor datele vor fi pierdute, p0n la salvarea modificrilor pe ecran se afi'ea mesa)ul despre erorile comise. *entru anularea modificrilor tastai #utonul CanBt Undo. *entru salvarea modificrilor 'i continuarea lucrului tastai O>. .emarc%: An ta#ele mari modificarea tipului datelor poate ocupa mult timp. *entru anularea modificrilor n timpul efecturii lor se apas tastele CT.LLB.EA>, pe urm O>. Co+ierea descrierii c0m+ l i 7n mod l de +roiectare +.9esc&idei ta#elul n modul de proiectare ,."electai unul sau mai multe c0mpuri care tre#uie copiate. *entru selectarea unui c0mp, efectuai un clic pe #utonul de selecie al r0ndului c0mpului. *entru selectarea mai multor c0mpuri, selectai primul c0mp 'i glisai indicatorul 'oricelului in0nd apsat tasta st0ng, pe #utoanele de selecie ale c0mpurilor necesare. -.Tastai #utonul Co+@ din #ara cu instrumente de lucru, apoi selectai prima linie vid. ..Tastai #utonul Insert din #ara cu instrumente de lucru 2.1ntroducei numele nou pentru c0mpul copiat .emarc%: /a e(ecutarea acestor aciuni se copie descrierea c0mpului, nu 'i informaia din el. ')M) Definirea corela,iilor dintre ta"ele 7n "aza de date 9up formarea diferitor ta#ele, care conin date, ce se refer la diferite aspecte ale #a ei de date, ela#oratorul tre#uie s prevad, n ce mod Microsoft $cces va lega aceste date la e(tragerea lor din #a a de date. Un prim pas n aceast privin este definirea corelaiei ntre ta#ele. 9up crearea corelaiei este posi#il alctuirea interogrilor, formularelor 'i rapoartelor, n care se e(trag date din cteva ta#ele concomitent. C m ac,ioneaz% corela,ia 7ntre ta"ele N 9e e(emplu, datele din c0mpurile a cinci ta#ele =WCola"oratori* Clien,i* M%rf ri* Comenzi* S5a comandatX> tre#uie s fie ntr:un anumit mod coordonate, deoarece ele conin informaii despre aceea'i comanda a clientului. $ceast coordonare se face prin sta#ilirea corelaiilor ntre ta#ele. Corelaia ntre ta#ele sta#ile'te relaiile ntre valorile coincidente =egale> ale c0mpurilor c&eie primar, de o#icei ntre c0mpurile diferitor ta#ele, care au acela'i nume. An ma)oritatea ca urilor cu c0mpul c&eie primar al unui ta#el, care este identificator universal al fiecrei nregistrri, se leag c&eia e(tern al altui ta#el. 9e e(emplu, pentru coordonarea informaiei despre cola#oratori 'i despre comen ile primite de ei, tre#uie de sta#ilit legtura prin c0mpurile WCodul cola#oratoruluiX din dou ta#ele. .ela,ia n l5la5m lte Corelaia n relaia Wunul:la:multeX este cel mai utili at tip de corelaii ntre ta#ele. An aceast corelaie fiecrei nregistrri din ta#elul $ i corespund c0teva nregistrri din ta#elul B, iar o nregistrare din ta#elul B nu poate avea mai mult de o nregistrare corespondent n ta#elul $. .ela,ia m lte5la5m lte An acest tip de corelare unei nregistrri din ta#elul $ i pot corespunde c0teva nregistrri din ta#elul B, iar unei nregistrri din ta#elul B Y c0teva nregistrri din ta#elul $. $ceast sc&em se reali ea numai cu a)utorul unui al treilea ta#el =de legtur>, c&eia primar al cruia const cel puin din dou c0mpuri, care sunt c&ei e(terne n ta#elele $ 'i B. 9e e(emplu, ntre ta#elele WComenziX 'i WM%rf riX e(ist o relaie Wmulte:la:multeX, care se define'te prin crearea legturilor de tipul Wunul:la:multeX pentru ta#elul W":a comandatX. .ela,ia n l5la5 n lX An relaia Wunul:la:unulX o nregistrare din ta#elul $ poate avea nu mai mult de o nregistrare corelat n ta#elul B 'i invers. 3elaia Wunul:la:unulX se utili ea pentru mprirea ta#elelor foarte mari, pentru desprirea unei pri a ta#elului pentru prote)area informaiei, deasemenea pentru pstrarea informaiei, care se refer la o su#mulime de nregistrri n ta#elul principal. 9e e(emplu, un a'a tip de corelaie ntre ta#ele se potrive'te pentru pstrarea informaiei despre participarea cola#oratorilor la ntrecerile sportive.

22

Definirea le!%t rilor 7ntre ta"ele *entru a defini corelaia ntre ta#ele, tre#uie de adugat ta#elele n fereastra .elationsC#i+s 'i de transferat cu a)utorul 'oricelului c0mpul c&eie primar dintr:un ta#el n cellalt ta#el. Tipul corelaiei formate depinde de c0mpurile, pentru care se define'te corelaia. Corelaia Wunul:la:multeX se formea n ca ul, c0nd unul din c0mpuri este c&eie primar sau are un inde( unic? Corelaia Wunul:la:unulX se formea n ca ul, c0nd am#ele c0mpuri corelate sunt c&eie primar sau au inde(e unici, Corelaia Wmulte la multeX de fapt este o legtur du#l a corelaiei Wunul la:multeX prin al treilea ta#el, c&eia primar al cruia const cel puin din dou c0mpuri, care sunt c0mpuri cu c&ei e(terne n cele dou ta#ele. .emarc%: An ca c se transfer cu a)utorul 'oricelului c0mpul, care nu este c&eie primar sau nu are un inde( unic pe alt c0mp, care de asemenea nu este c&eie primar 'i nu are inde( unic, se creea o corelaie nedefinit. An interogrile, care conin ta#ele cu corelaii nedefinite Microsoft $cces implicit formea o linie de unire ntre ta#ele, dar condiia de integritate a datelor nu se respect 'i nu e(ist garania unicitii nregistrrilor n orice ta#el. Definirea corela,iei 7ntre ta"ele Anc&idei toate ta#elele desc&ise. Crearea sau modificarea corelaiei ntre ta#elele desc&ise este inter is. 9eplasai:va n fereastra #a ei de date. *entru a v deplasa n ea din alte ferestre, tastai 622. Tastai #utonul .elations#i+s din #ara cu instrumente de lucru. 9ac n #a a de date nu sunt definite nici un fel de corelaii, pe ecran automat se desc&ide fereastra Add Ta"le. 9ac aceast fereastr nu este desc&is, tastai #utonul Add Ta"le din #ara cu instrumente de lucru. 9ac ta#elele necesare sunt de)a afi'ate pe ecran, trecei la pasul 4. %(ecutai du#lu clic pe numele ta#elelor, pentru care se definesc corelaiile. Anc&idei fereastra Add Ta"le. *entru corelarea c0mpurilor selectai c0mpul dintr:un ta#el 'i transferai:l pe c0mpul corespun tor dintr:al doilea ta#el. *entru corelarea mai multor c0mpuri, transferai:le utili 0nd tasta CT.L. An ma)oritatea ca urilor se corelea c0mpurile c&eie primar dintr:un ta#el =pre entat cu un stil ngro'at> cu c0mpul corespun tor lui =deseori cu acela'i nume> care se nume'te c0mp cu c&eie e(tern din al doilea ta#el. C0mpurile corelate pot s ai# 'i nume diferite, ns tre#uie s ai# acela'i tip de date =aceast regul admite dou e(cepii> 'i s ai# coninutul de acela'i tip. An afar de aceasta, c0mpurile corelate de tip numeric tre#uie sa ai# aceea'i valoare a proprietii 6ieldSize. %(ist dou e(cepii: c0mpul contor poate fi corelat cu un c0mp numeric, dac n c0mpul numeric la proprietatea 6ield Size se d valoarea Lon! Inte!er? de asemenea c0mpul de tip contor se poate de corelat cu un c0mp de tip numeric dac pentru am#ele c0mpuri la proprietatea 6ield Size se d proprietatea .e+licationID 6. An fereastra de dialog .elations#i+s, e(pus pe ecran, controlai numele c0mpurilor, e(puse n dou coloane. An ca de necisitate, facei modificari. "ta#ilii la necisitate parametrii corelaiei. 7. *entru crearea corelaiei tastai #uonul Create. 8. *entru fiecare perc&e de ta#ele, care tre#uiesc corelate, ndeplinii pa'ii 2:7. /a nc&iderea ferestrei cu sc&ema, la ecran apare mesa)ul cu ntre#area, dac mac&etul corelaiei tre#uie salvat. 1ndiferent de rspuns, corelaiile vor fi pstrate. .emarc%. 9ac este necesar de vi uali at toate legturile definite n #a a de date, apsai #utonul S#o= All din #ara cu instrumente. *entru vi uali area legturilor unui ta#el concret, selectai ta#elul 'i tastai #utonul S#o= Direct din #ara cu instrumente. 9ac este necesar de introdus modificri n structura ta#elului facei un clic cu #utonul drept al 'oricelului pe ta#el 'i selectei comanda Ta"le ;izard. "e admite sta#ilirea corelaiei nu numai pentru ta#ele, dar 'i pentru interogri, ns pentru interogri integritatea datelor nu este o#ligatorie.

23

*entru corelarea ta#elului cu el nsu'i sau pentru corelarea unui c0mp al ta#elului cu alt c0mp al aceluia'i ta#el tre#uie de afi'at ta#elul de dou ori. $ceast situaie apare la definirea unui c0mp cu su#stituirea valorilor din acela'i ta#el. Afi$area ferestrei .elations#i+s $ctivai fereastra #a ei de date. *antru activarea ferestrei #a ei de date din alte ferestre tastai 622. Tastai #utonul .elations#i+s din #ara cu instrumente de lucru. *e ecran se afi'ea fereastra cu corelaiile datelor. 9ac mac&etul corelaiilor a fost anterior salvat, atunci el se va afi'a pe ecran. An ca contrar apare caseta de dialog Add Ta"le= $dugarea ta#elelor>, n care este necesar de selectat ta#elele sau interogrile care vor fi incluse n corelaie. Viz alizarea corela,iilor eAistente) $ctivai fereastra #a ei de date. /a necesitate tastai 622. Tastai #utonul .elations#i+s din #ara cu instrumente de lucru. *entru vi uali area tuturor corelaiilor alctuite n #a a de date, tastai #utonul S#o= All. *entru vi uali area corelaiilor formate pentru un anumit ta#el, selectai ta#elul 'i tastai #utonul S#o= Direct din #ara cu instrumente de lucru. .emarc%: 9ac n ferestra corelaiilor de)a sunt afi'ate corelaiile ta#elului indicat, apsarea #utonului S#o= Direct nu va avea nici un efect. /a apsarea acestui #uton, n fereasr se adaug numai ta#elele care sunt corelata cu ta#elul dat. 9ac este necesar de vi uali at o corelaie concret, atunci pentru eliminarea tuturor ta#elelor din fereastra cu sc&ema corelaiilor tastai #utonul Clear La@o t =Curirea mac&etului> din #ara cu instrumente de lucru =n acest ca ta#elele 'i corelaiile nu sunt lic&idate ci numai vor dispare din ferastra>. $dugai ta#elul n fereastra sc&emei corelaiilor 'i tastai #utonul S#o= Direct) *entru adugarea ta#elului tastai #utonul Add Ta"le, selectai ta#elul, facei un du#lu clic 'i nc&idei fereastra Add Ta"le, tast0nd Close. Modificarea corela,iei eAistente) Anc&idei ta#elele desc&ise. Modificarea corelaiilor este imposi#il c0nd ta#elele sunt desc&ise $ctivai fereastra #a ei de date, tast0nd 622. Tastai #utonul .elations#i+s din #ara cu instrumente de lucru. 9ac ta#elele, corelaiile dintre care tre#uie modificate, nu sunt afi'ate pe ecran, tastai #utonul Add Ta"le din #ara cu instrumente de lucru, apoi selectai numele fiecrui ta#el necesar 'i efectuai pe el du#lu clic. *lasai indicatorul 'oricelului pe linia de corelaie care tre#uie modificat 'i efectuai un du#lu clic. Modificai parametrii corelaiei. Lic#idarea corela,iei Anc&idei ta#elele desc&ise. /ic&idarea corelaiilor c0nd ta#elele sunt desc&ise este imposi#il. $ctivai fereastra #a ei de date, tast0nd 622. Tastai #utonul .elations#i+s din #ara cu instrumente de lucru. 9ac ta#elele, corelaiile dintre care tre#uie lic&idate nu sunt afi'ate pe ecran, tastai #utonul Add Ta"le din #ara cu instrumente de lucru, apoi selectai numele fiecrui ta#el necesar 'i efectuai pe el du#lu clic. "electai linia corelaiei care tre#uie lic&idat =cu un clic> 'i tastai #utonul Delete. Ce re+rezint% inte!ritatea datelor. 1ntegritatea datelor repre int un sistem de reguli, utili ate n Microsoft $cces pentru meninera legturii ntre nregistrrile ta#elelelor corelate, de asemenea e(clude posi#ilitatea lic&idrii sau modificprii accidentale a datelor corelate. "e poate sta#ili integritatea datelor, dac se satisfac urmtoarele condiii: : C0mpul corelat al ta#elului principal este c0mp c&eie sau are un inde( unic. C0mpurile corelate au acela'i tip de date. $ici e(ist dou e(cepii. C0mpul contor poate fi corelat cu un c0mp numeric, dac la ultimul proprietatea 6ield Size are valoarea Lon! Inte!er. 9e asemenea un c0mp de tip contor poate fi corelat cu un c0mp numeric, dac la am#ele c0mpuri proprietatea 6ield Size are valoarea .e+lication ID. $m#ele ta#ele aparin aceleia'i #a e de date. 9ac ta#elele sunt corelate, ele tre#uie s fie ta#ele Microsoft $cces. *entru sta#ilirea integritii datelor #a a de date n care se afl ta#elele tre#uie s

24

fie desc&is. *entru ta#elele corelate din #a e de date de alte formate, sta#ilirea integritii datelor este imposi#il. "ta#ilind integritatea datelor este necesar de respectat urmtoarele reguli: %ste imposi#il de introdus o valoare n c0mpul cu c&eie e(tern al unui ta#el corelat, care nu se conine n c0mpul c&eie al ta#elului principal. Ans n c0mpurile c&eie e(tern pot fi introduse valori nule, care indic faptul c nregistrrile nu:s corelate. 9e e(emplu, nu poate fi salvat nregistrarea, care conine comanda, fcut de un client ine(istent, ns poate fi alctuit nregistrarea pentru comanda, nereferit nici unui client, dac se va ntroduce o valoare nul n c0mpul WCodul clientuluiX %ste inadmisi#il lic&idarea nregistrrii din ta#elul principal, dac e(ist nregistrri corelate cu ea n ta#elele su#ordonatoare. 9e e(emplu nu se admite e(cluderea nregistrrii din ta#elul WCola#oratoriX, dac n ta#elulXComen iX snt comen i, care se refer la cola#oratorul dat. %ste inadmisi#il sc&im#area valorii c0mpului c&eie, n ta#elul principal, dac e(ist nregistrri, corelate cu el. 9e e(emplu nu se poate modifica codul cola#oratorului n ta#elul WCola#oratoriX, dac n ta#elul WComen iX e(ist comen i, care se refer la acest cola#orator. *entru atri#uirea acestor reguli la o corelaie, la formarea ei tre#uie de validat caseta Enforce .eferential Inte!rit@ =$sigurarea integritii datelor>. 9ac caseta dat este validat =n ea este afi'at indicatorul>, orice ncercare de e(ecutare a unei aciuni, ce ncalc una din regulele e(puse mai sus, duce la apariia pe ecran a unui mesa) de prevenire, iar aciunea respectiv nu se ndepline'te. *entru a face posi#il modificarea sau lic&idrea nregistrrilor corelate, pstr0nd n acela' timp integritatea datelor este necesar de validat Cascade U+date .elated 6ields =$ctuali area n cascad a c0mpurilor coreltate> 'i Cascsde Delete .elated 6ields =/ic&idarea n cascad a c0mpurilor corelate>. 9ac este validat Cascade U+date 6ieldes* modificarea valorii c0mpului c&eie n ta#elul principal, automat se modific 'i valorile respective n nregistrrile corelate. 9e e(emplu, dac la definirea corelaiei a fost validat aceast proprietate, la modificarea codului clientului n ta#elul WClientiX automat se va actuali a c0mpul WCodul clientuluiX n toate nregistrrile ta#elului WComen iX pentru comen ile fiecrui client, deaceia integritatea datelor nu va fi afectat. Microsoft $ccess e(ecut actuali area datelor fr vre:un mesa) de averti are. 9ac este validat Cascade Delete .elated 6ields, atunci la lic&idarea nregistrrii din ta#elul principal, se lic&idea 'i nregistrrile corelate din ta#elul su#ordonat. 9e e(emplu la e(cluderea din ta#elul WClieniX a nregistrrii unui client concret, se vor e(clude automat toate nregistrrile corelate din ta#elul WComen iX, deasemenea nregistrrile din ta#elul W":a comandatX, corelate cu ta#elul WComen iX. An acest ca , Microsoft$ccess afi'ea un mesa) de averti are despre posi#ilitatea lic&idrii nregistrrilor corelate. Verificarea c no$tin,elor +. Ce repre int un ta#el M" $CC%"I ,. Ce este un c0mpI -. Ce este o nregistrareI .. Cum se crea un ta#el cu a)utorul asistentuluiI 2. Cum se crea un ta#el n modul de protectorI 4. 9e descris formarea ta#elului prin ntroducerea datelor. 6. Ce este un c0mp cu c&eie primarI 7. Cum se formea 'i se modific un c0mp cu c&eie primarI 8. Numii tipurile c0mpurilor c&eie primar. +D. Numii proprietile de #a ale c0mpurilor c&eie primar. ++. Ce tipuri de date se utili ea n c0mpurile ta#elelorI +,. Ce este un tip de date Te(tI *rin ce se deose#e'te de tipul de date MemoI +-. %numrai formatele datelor numerice.

25

+.. Cum se atri#uie 'i cum se modific tipul de dateI +2. Ce repre int proprietile c0mpuluiI +4. Cum se e(clude ntroducerea datelor ce se repet 'i a datelor nuleI +6. Cum se atri#uie propritile c0mpuluiI +7. *entru ce servesc proprietile Validation 3ule 'i Validation Te(tI +8. *entru ce serve'te proprietatea 1nput MasFI. ,D. /murii sensul proprietii 3eZuired. ,+. Cum se sc&im# numele c0mpuluiI =dou metode> ,,. Cum se nserea un c0mp n ta#elI ,-. Cum se e(clude un c0mp din ta#elI =dou metode> ,.. 9in ce const fereastra structurii ta#eluluiI ,2. Cum acionea corelaia ntre ta#eleI ,4. Ce este o corelaie Wunul:la:multeXI ,6. Ce este o corelaie Wunul:la:unulXI ,7. 9e ce depinde tipul corelaiei ntre ta#eleI ,8. Cum se formea o corelaie ntre ta#eleI -D. Care sunt componentele ferestrei 3elationsC&ipsI -+. Cum se vi uali ea corelaiile ntre ta#eleI -,. Cum se modific corelaiile e(istenteI --. Cum se lic&idea corelaiile e(istenteI -.. Ce repre int integritatea datelorI -2. An ce const regimul de actuali are n cascad a datelorI -4. An ce const regimul de lic&idare n cascad a datelorI -6. Cum se reali ea importul datelor n M" $CC%"I -7. C0te moduri de lucru cu ta#elele cunoa'teiI

26

Tema F H L cr l c datele 7n ta"el)

F)2) Ad% !area $i editarea 7nre!istr%rilor 7n ta"el) Cu orice ta#el n #a a de date se poate lucra n dou moduri : modul proiectare 'i modul foaie de date. 9atele n ta#el se adaug n regimul foaie de date, care afi'ea datele n form de linii 'i coloane, analog cu un ta#el electronic. *entru a aciona modul foaie de date n meniul Vie= selectm comanda Datas#eet, sau tastm #utonul corespun tor din #ara cu instrumente de lucru. Microsoft $cces va afi'a datele n modul foaie de date, destinat adugrii 'i editrii nregistrrilor. Antroducerea datelor se ncepe cu primul c0mp al primei nregistrri. /a introducerea primei nregistrri atragei atenia la faptul, c Microsoft $cces afi'ea un #uton cu un creion n st0nga nregistrrii n ca ul, n care se introduc sc&im#ri n nregistrare, care nc n:au fost salvate. *entru indicarea nregistrrii curente Microsoft $cces utili ea o sgeat. $steriscul =stelua> n st0nga nregistrrii vide, indic o nou nregistrare. *entru deplasarea de la c0mp la c0mp nainte sau napoi e comod de utili at tastele TAB 'i SCI6TLTAB corespun tor. Tasta 6' permite de a activa sau a de activa modul de editare al coninutului c0mpului. Editarea teAtelor $i a datelor c a: tor l tastat rii) .emarc%:9ac cursorul e invi i#il,tastai 6' pentru a:l afi'a. De+lasarea c rsor l i 7n c0m+ Tastele Cu un caracter la dreapta sgeata la dreapta Cu un cuvnt la dreapta CT3/H Cu un caracter la st0nga sgeata la st0nga Cu un cuvnt la st0nga CT3/H /a sf0r'itul c0mpului, ce conine un r0nd %N9 /a sf0r'itul c0mpului, ce conine mai multe r0nduri CT3/H%N9 /a nceputul c0mpului, ce conine un r0nd G!M% /a nceputul c0mpului, ce conine mai multe r0nduri CT3/HG!M% Co+ierea* m tarea $i $ter!erea teAt l i Copierea te(tului selectat n Clip#oard =memoria tampon> Tierea te(tului selectat n Clip#oard 1nserarea coninutului memoriei tampon n po iia cursorului Vtergerea te(tului selectat sau a caracterului din st0nga cursorului Vtergerea te(tului selectat sau a caracterului din dreapta cursorului Tastele CT3/HC CT3/H[ CT3/HV B$CE"*$C% 9%/

$nularea aciunii, utili 0nd tastele funcionale se face tast0nd CT.LLJ sau ALTLBAC>S1ACE. Modificarea c0mpului activ sau a nregistrrii active : dac au fost modificate 'i c0mpul, 'i nregistrarea, atunci prima apsare a tastei ESC anulea modificarea din c0mpul activ, iar a doua apsare anulea modificrile din nregistrarea curent.

27

1ntroducerea datelor n modul foaie de date 1nserea data calendaristic curent 1nseres ora curent 1nserea valoarea predefinit 1nserea valoarea din acela'i c0mp al nregistrrii precedente $daug o nregistrare nou Vterge nregistrarea curent "alvea toate modificrile din nregistrarea curent 1nserea un r0nd nou Annoirea datelor n c0mpuri 3ecalcularea c0mpurilor n fereastra activ Annoirea ta#elelor #a ei +. ') F) ?)

Tastele CT3/H ? CT3/H : CT3/H$/THlacun CT3/H\=apostrof> CT3/HH=plus> CT3/H:=minus> "G15TH%NT%3 CT3/H%NT%3 58 "G15TH8

Ad% !area datelor noi 7n mod l foaie de date sa form lar 9esc&idei ta#elul n modul foaie de date sau formularul n modul formular. Tastai #utonul Ne= .ecord = nregistrare nou > din #ara cu instrumente. 1ntroducei datele 'i apasai tasta TAB pentru a trece la c0mpul urmtor. /a sf0r'itul nregistrrii apsai TAB pentru a trece la urmtoarea nregistrare. Sc#im"area datelor 7n c0m+ +. 9esc&idei ta#elul n modul foaie de date sau formularul n modul formular. ,. *entru sc&im#area datelor n interiorul c0mpului, sta#ilii indicatorul n orice loc n interiorul c0mpului 'i e(ecutai un clic. *entru selectarea c0mpului integral n modul foaie de date, sta#ilii indicatorul n colul stng al c0mpului. C0nd indicatorul se transform ntr:o cruciuli al#, efectuai un clic. -. 1ntroducei te(tul de la tastatur. .emarc%. 9ac la introducerea te(tului ai comis o gre'eal, tastai BAC>S1ACE. *entru anularea sc&im#rilor, introduse n c0mpul activ, tastai ESC. *entru anularea sc&im#rilor, introduse n toat nregistrarea, iar tastai ESC p0n a prsi c0mpul activ. : Microsoft $cces salvea sc&im#rile n momentul trecerii la alt nregistrare. An larea sc#im"%rilor la ad% !area sa editarea 7nre!istr%rilor : *entru anularea ultimelor sc&im#ri nesalvate, tastai #utonul CanBt Undo =$nulare> din #ara cu instrumente de lucru. : 9ac sc&im#rile, efectuate la nregistrarea curent s:au salvat,sau s:a trecut la alt nregistrare ,selectai din meniul Edit comanda .estore record =3esta#ilirea nregistrrii> $nularea sc&im#rilor devine imposi#il c0nd se ncepe sc&im#area urmtoarei nregistrri, sta#ilirii sau anulrii filtrului sau trecerea la alt fereastr. Inserarea 7n c0m+ a 8alorii acest i c0m+ din 7nre!istrarea +recedent% +. 9esc&idei ta#elul n modul foaie de date. ,. "electai c0mpul, n care tre#uie inserat valoarea. F) Tastai CT.LLB=apostrof>. Inserarea 7n c0m+ a n i r0nd n l * care indic% li+sa datelor) +.9esc&idei ta#elul n modul foaie de date sau formularul n modul formular. ,.Antroducei g&ilimele du#le =W W> n c0mpul ,care tre#uie s conin un r0nd nul. C0mpul va pstra o valoare nul , nect0nd la faptul c sim#olul g&ilimelelor dispare la afi'area ta#elului. 9ac apare mesa)ul WC0m+ l n admite introd cerea r0nd rilor n leX , sc&im#ai pentru acest c0mp valoarea proprietii Allo=JeroLen!#t . Sal8area 7nre!istr%rii ) Anregistrarea adugat sau editat se salvea automat la mutarea cursorului la alt nregistrare sau la nc&iderea ta#elului sau a formularului .

28

*entru salvarea datelor n nregistrare n timpul redactrii , selectai n meniul .ecords comanda Sa8e record. F)') Infl en,a ti+ l i datelor c0m+ l i $i a condi,iilor la 8aloarea datelor admisi"ile la introd cere) /a ncercarea de ie'ire din c0mp dup introducerea datelor Microsoft $cces controlea , dac valorile introduse sunt admisi#ile pentru c0mpul dat. 9ac valoarea nu este admisi#il ,apare mesa)ul corespun tor. *entru a ie'i din c0mp este necesar de a introduce valoarea corect , sau de anulat introducerea valorilor. Valoarea c0mpului poate fi inadmisi#il n urmtoarele ca uri: - Valoarea e incompati#il cu tipul c0mpului =de e(emplu n c0mpurile numerice , te(tuale sau dat calendaristic >. 9ac este introdus o valoare, care nu corespunde tipului c0mpului, Microsoft $cces ncearc s:o transforme n tipul corect . 9ar, unele date nu pot fi transformate n date de alt tip. 9e e(emplu, nu se pot pstra date de tip te(t n c0mpuri de tip numeric . - 9atele ncalc condiia, sta#ilit n proprietatea Validation . le =regula de validare > a c0mpului dat. - An c0mp este necesar de introdus date , dar s:a fcut ncercarea de a:l lsa vid . - $ctuali area c0mpului a fost anulat n macrosul, legat de evenimentul Before U+date =p0n la actuali are >, deoarece contravine condiiei impuse. 9atele se verific de asemenea la ie'irea din nregistrare .*0n la salvarea nregistrrii Microsoft $cces controlea condiiile, impuse n proprietatea Validation . le =regul de validare> a nregistrrii. An afar de aceasta, dac ta#elul, n care se introduc sc&im#ri , are c&eie primar sau inde( , se controlea dac nregistrarea actuali at nu conine n acest c0mp sau c0mpuri valori egale n alte nregistrri .9ac nregistrarea nu poate fi salvat , introducei corectrile necesare sau tastai #utonul CanBt Undo =anulare> pentru anularea corectrilor din nregistrare. .ezol8area +ro"lemelor a+%r te la modificarea datelor 7n c0m+ An modul foaie de date, n formulare sau alte o#iecte e(ist c0teva tipuri de date care nu admit modificri . Urmtoarele c0mpuri afi'ea valorile la fel ca c0mpurile o#i'nuite, ns la ncercarea de a introduce valori n ele , nu se sc&im# nimic: Contoare 3A ton m"er> . 9ac c0mpul este de tipul contor =$utonum#er> , Microsoft $cces automat introduce n acest c0mp al fiecrii nregistrri adugate urmtorul numr de ordine sau un numr aleator , care nu se repet . C0mpurile de acest tip deseori se utili e ca coduri ale nregistrrilor sau c0mpuri c&eie . /a adugarea unei nregistrri noi n acest c0mp se introduce automat o valoare care nu poate fi sc&im#at. C0m+ ri calc late . An c0mpurile calculate se afi'ea re ultatele calculelor, n care de o#icei se utili ea valorile altor c0mpuri ale ta#elelor . $cestea nu se pstrea n ta#ele . Valorile c0mpurilor calculate nu pot fi modificate . C0m+ ri "locate sau inaccesi#ile . 9ac pentru proprietatea /oFed =#locare> a elementului de diri)are n formular este dat valoarea L%" =da> sau dac pentru proprietatea %na#le =acces> este dat valoarea N! =nu> , coninutul c0mpului nu poate fi modificat . C0m+ rile 7nre!istr%rii "locate . 9ac la lucrul n reea nregistrarea este #locat de alt utili ator , datele din aceast nregistrare nu pot fi modificate . /a trecerea la o nregistrare #locat , n regiunea evidenierii nregistrrii se afi'ea un marca) special C0m+ rile n i set static de 7nre!istr%ri. Ma)oritatea cererilor returnea un set de nregistrri , care admit modificri , ns unele cereri returnea seturi de date statice , care nu pot fi modificate . C0m+ rile din form lar* desc#ise n mai +entr citire sa dintr5o "az% de date "locat% . 9ac pentru proprietatea =$lo< %dits>:= admiterea modificrii> a formularului este dat valoarea N! =nu> , la fel dac i vorul de date initial este desc&is numai pentru citire sau este #locat de alt utili ator , datele din formular nu pot fi modificate . F)F Alc%t irea 7n ta"el a n i c0m+ c list% de s "stit ire sa list% der lant%

29

$sistentul de su#stituire = Loo< + Vizard > permite de format un c0mp , n care se e(pune o list de valori de unul din urmtoarele tipuri , fapt ce u'urea introducerea datelor . /ista de su#stituire, n care se e(pun valorile dintr:un ta#el e(istent sau raport . Lista de 8alori constante * care se introd c la formarea c0m+ l i ) Cel mai rspndit tip de list este lista cu valori dintr:un ta#el de referin . /ista cu valori constante arat n acela'i mod ca 'i lista cu su#stituiri , ns aceast list conine un set constant de valori , care se introduc la formarea listei . /ista de valori constante se utili ea pentru introducerea n c0mp a valorilor care nu necesit pstrarea n ta#ele 'i care nu presupun un diapa on mare de valori . 9e e(emplu e comod de format pentru c0mpul W$dresareX o lista de valori de tipul WMrsX , WMrX sau WMsX . Valoarea selectat din list se introduce n nregistrare fr formarea relaiei cu ta#elul. 9ac careva din valorile din list vor fi modificate , aceasta nu va sc&im#a valorile din c0mpurile introduse anterior . $lctuirea c0mpurilor cu liste de su#stiuire sau liste derulante este posi#il att n modul foaie de date c0t 'i n modul *roiectare. 9ar, dac c0mpul care va fi utili at ca c&eie e(tern pentru c0mpul de su#stituire de)a e(ista, este necesar de desc&is ta#elul ce conine acest c0mp n modul proiectare de definit c0mpul de su#stuire. 9e e(emplu dac avem ta#elul WMrfuriX, unde este definit c0mpul WCodfurni orX 'i este necesar de a:l transforma n c0mp de su#stituire, n care se vor introduce denumirea furni orilor din ta#elul X5urni oriX, este necesar de desc&is ta#elul WMrfuriX n modul proiectare 'i de transformat c0mpul WCodfurni orW n c0mp de su#stituire. 6ormarea c0m+ l i c lista de s "stit ire din ta"el l de referin,% 7n re!im l de +roiectare +.9esc&idei ta#elul n modul de proiectare. ,.Andeplinii una din urmtoarele aciuni: *entru inserarea c0mpului selectai r0ndul, de asupra cruia el tre#uie inserat 'i n #ara cu instrumente tastai Insert .o=s=inserarea r0ndurilor>. *entru adugarea c0mpului la sf0r'itul ta#elului selectai prima linie vid. An coloana 6ield Name =etic&eta c0mpului > introducei etic&eta, respect0nd regulile Microsoft $ccesului. 9ac c0mpul , care va fi utili at ca c&eie e(tern pentru c0mpul de su#stituire de)a e(ist, tre#uie introdus linia acestui c0mp. 9e e(emplu dac avei ta#elul WMrfuriX,n care e(ist de)a c0mpul WCodfurni orX, 'i e necesar de:l transformat n c0mp de su#stituire, n care se vor introduce denumirile furni orilor din ta#elul W5urni oriX, este necesar de desc&is ta#elul XMrfuriX n modul proiectare 'i de transformat c0mpul XCodfurni orX n c0mp de su#stituire, e necesar de selectat linia c0mpului XCodfurni orX. -.An coloana Data T@+e =tipul de date> selectai opiunea Loo< + ;izard =$sistentul de su#stituire>. .."electai parametrul, care identific c0mpul necesar de valori din ta#el sau iterogare =cerere>. 2.Tastai NeAt =urmtorul> 'i urmai insruciunele propuse de Loo< + ;izard. 9up apsarea tastei 6inis# se creea un c0mp de su#stituire 'i se atri#uie unele proprieti c0mpului n conformitate cu parametrii selectai n ferestrele asistentului de su#stituii. 9ac lista de su#stituire a c0mpului se adaug n formular, atunci acolo se copie definirea ei. $stfel nu va fi necesar crearea c0mpurilor cu liste 'i a listelor de su#stituire pentru formulare. 9ar dac dup adugarea descrierii c0mpurilor cu liste derulante sau de su#stituire c0mpul a fost modificat, n formular aceste modificri nu apar. *entru a corecta formularul, 'tergei din formular c0mpul respectiv 'i copiai:l din nou. .emarca: %ste admis de asemenea formarea n ta#el a unui c0mp cu list de su#stituire cu referire la alt c0mp din acela'i ta#el. 1ro+riet%,ile* tilizate +entr formarea sa modificarea listelor $i a c0m+ rilor c liste /a formarea listei sau a c0mpului cu list cu a)utorul asistentului valorile unor proprieti a elementului de diri)are se atri#uie automat. An afar de aceasta, utili atorul are posi#ilitatea s forme e elementul de diri)are fr a)utorul asistentului 'i de sine stttor s atri#uie valori proprietilor sau s forme e elementul de diri)are cu a)utorul asistentului 'i pe urm s modifice proprietile.

30

.emarc%. /a formarea sau modificarea n lista asociat sau n c0mpul asociat cu lista, valorile ma)oritii proprietilor enumerate mai )os pot fi atri#uite n modul de proiectare al ta#elului, 'i nu n fereastra proprietilor elementului de diri)are. $ceasta permite de atri#uit proprietile o singur dat. An continuare la adugarea n formular a c0mpului, la care este asociat o list sau a unui c0mp cu lista, automat se va forma un element de diri)are, care va mo'teni proprietile indicate.

31

1ro+rietatea .o= So rce T@+e =tipul surselor r0ndurilor> .o= So rce =sursa r0ndurilor>

Bo nd Col mn Coloan asociat

Col mn Co nt Numrul coloanelor Col mn ;idt#s 9etermin limea fiecrei coloane. 9rept separator serve'te /imea coloanelor caracterul punct 'i virgul. *entru a ascunde coloana tre#uie introdus valoarea D. *entru a defini valoarea standard a coloanei =,.2 cm sau +, n dependen de parametrii ;indo<s>, tre#uie de introdus caracterul punct 'i virgul, fr a indica valori. *entru c0mpul cu list n c0mp se afi'ea prima coloan vi i#il a listei. Tipul datelor, introduse n c0mpul cu list, tre#uie s coincid cu tipul datelor a primei coloane vi i#ile sau s fie analogic cu el. Col mn Ceads 9efine'te utili area numelui c0mpului din sursa iniial pentru 9enumirea c0mpul cu list sau a listei n calitate de denumire a coloanelor coloanelor n list. An c0mpul cu list antetele apar numai atunci, c0nd lista este desc&is. List ;idt# 9efine'te limea listei n c0mpul cu list. /imea listei List .o=s 9efine'te numrul ma(imal de r0nduri, afi'ate n lista Numrul de c0mpului cu lista. r0nduri a listei Limit to List 9efine'te posi#ilitatea introducerii n c0mpul cu list a oricrui /imit a listei te(t sau a te(tului care corespunde unei valori din list. *entru adugarea valorii noi introduse n c0mp este necesar de atri#uit valorii pentru proprietatea dat valoarea No =Nu> 'i de definit procedura de prelucrare pentru proprietatea OnNotInList =lipsa din list>. OnNotInList $ceast proprietate se utili ea pentru adugarea automat n /ipsa din list list a valorilor noi. Not In List $ceast proprietate este inaccesi#il opiunii Loo< + =su#stituire> n modul de proiectare. A to EA+and 9efine'te adugarea automat a caracterelor, introduse ntr:un $utosu#stituire c0mp cu list, p0n la valoarea cea mai apropiat. $ceast

Descrierea "e utili ea mpreun cu proprietatea .o= So rce. $ceast proprietate define'te tipul sursei r0ndurilor =ta#el J interogare, lista valorilor, lista c0mpurilor sau funcia Visual Basic>, iar proprietatea 3o< "ource =sursa r0ndurilor> Y este de fapt sursa r0ndurilor. Conine etic&eta ta#elului, interogrii sau instruciunii "]/, dac proprietatea .o= T@+e So rce are valoarea Ta"le G E er@. Conine elementele listei, desprite prin punct 'i virgul, dac proprietatea .o= So rce T@+e are valoarea Val e List =lista valorilor>. Conine etic&eta ta#elei sau a interogrii dac proprietatea .o= So rce T@+e are valoarea 6ield List. 3m0ne vid dac valoarea proprietii .o= So rce T@+e este un nume de funcie. *entru o list asociat sau un c0mp cu list din c0teva coloane indic, care din coloane este asociat la c0mpul de #a , indicat n proprietatea Control So rce =9ate>. 9atele din aceast coloan se pstrea n c0mp la alegerea liniei din list c0mpurilor. $ceste date se pot deose#i de datele afi'ate n list, dac vom face coloana ascuns. 1ndic numrul coloanelor n list sau n c0mpul cu lista.

32

Alc%t irea n i c0m+* com+letat c 8alori din ta"el l asociat 7n mod l foaie de date +.9esc&idei ta#elul n modul foaie de date ,.*entru inserarea unui c0mp de su#stituire selectai o celul n coloan, n st0nga creia tre#uie de inserat c0mpul 'i selectai n meniul Insert comanda Loo< +Col mn -.An prima caset de dialog a asistentulide su#stituire selectai opiunea, care indic c0mpul de su#stituire necesar pentru valorile din ta#el sau interogare ..Tastai #utonul NeAt 'i urmai instruciunile asistentului 9up terminarea activitii asistentului n ta#el va fi adaugat un c0mp de su#stituire. 1mplicit c0mpului de su#stituire i se atri#uie numele 6ieldO* unde O este un numr. /a dorin acest nume poate fi modificat. .emarc%:/a utili area asistentului de su#stituirepentru alctuirea listei de su#stituire, unele proprieti ale c0mpului se atri#uie pe #a a parametrilor, selectai de utili ator n casetele de dialog ale asistentului de su#stituire. 9ac c0mpul cu list de su#stituire se adaug n formular, atunci acolo se copie definirea lui. $stfel, nu va mai fi necesar de alctuit liste de su#stituire sau valori pentru formular. Ans, dac dup adugarea n formular a definirii c0mpurilor cu liste desu#stituie sau de valori ele au fost modificate, atunci n formular aceste modificri nu se reflect. *entru a corecta formularul, e(cudei c0mpul 'i copiai:l din nou n formular. *entru o#inerea informaiilor adugtoare despre proprietile, atri#uite de asistentul de su#stituire, tastai tasta. %ste posi#il formarea n ta#el aunui c0mp de su#stituire cu referire la alt c0mp din acela'i ta#el. Alc%t irea n i c0m+ c list% de 8alori 7n mod l de +roiectare +.9esc&idei ta#elul n modul de proiectare. ,.*entru inserarea c0mpului selectai linia, deasupra creia este necesar de a:l amplasa,'i pe #ara cu instrumente de lucru tastai tasta Insert.o==inserarea r0ndului>. *entru adugarea c0mpului la sf0r'itul ta#elei selectai primul r0nd gol. -.An coloana 6ield Name =%tic&eta c0mpului> ntroducei numele c0mpului, respect0nd regulile de formare a etic&etelor o#iectelor Microsoft $cces. ..An coloana Data t@+e =Tipuri de date> utili 0nd sgeata selectai Loo< + ;izard =$sistentul de "u#stituire>. 2.An caseta de dialog a asistentului selectai parametrul, care indic tipul necesar de valori. 4.Tastai NeAt =mai departe> 'i respectai instruciunile, propuse de asistentul de su#stituire. .emarc%) /a utili area asistentului de su#stituire pentru alctuirea listei de su#stituire, unele proprieti ale c0mpului se atri#uie pe #a a parametrilor, selectai de utili ator n casetele de dialog ale asistentului de su#stituire. 9ac c0mpul cu list de su#stituire se adaug n formular, atunci acolo se copie definirea lui. $stfel, nu va mai fi necesar de alctuit liste de su#stituire sau valori pentru formular. Ans, dac dup adugarea n formular a definirii c0mpurilor cu liste desu#stituie sau de valori ele au fost modificate, atunci n formular aceste modificri nu se reflect. *entru a corecta formularul, e(cudei c0mpul 'i copiai:l din nou n formular. %ste posi#il formarea n ta#el a unui c0mp de su#stituire cu referire la alt c0mp din acela'i ta#el. Alc%t irea n i c0m+ de 8alori 7n mod l foaie de date +.9esc&idei ta#elul n modul foaie de date. ,.*entru inserarea unui c0mp de su#stituire n ta#el selectai celula n coloan, n st0nga cruia tre#uie de inserat c0mpul, selectai n meniul Insert comanda Loo<U+Col mn. -.An prima csu de dialog a asistentului de su#stituire selectai parametrul, care indic c0mpul necesar de su#stituire pentru valorile din ta#el sau interogare. ..Tastai #utonul NeAt 'i urmai instruciunile propuse de asistentul de su#stituire. 9up terminarea lucrului asistentului n ta#el va fi adugat un c0mp de su#stituire. 1mplicit c0mpului de su#stituire i se atri#uie etic&eta 6ield O*unde O este un numr. .emarc%. /a utili area asistentului de su#stituirepentru alctuirea listei de su#stituire, unele proprieti ale c0mpului se atri#uie pe #a a parametrilor, selectai de utili ator n casetele de dialog ale asistentului de su#stituire. 9ac c0mpul cu list de su#stituire se adaug n formular, atunci acolo se copie definirea lui. $stfel, nu va mai fi necesar de alctuit liste de su#stituire sau valori

33

pentru formular. Ans, dac dup adugarea n formular a definirii c0mpurilor cu liste desu#stituie sau de valori ele au fost modificate, atunci n formular aceste modificri nu se reflect. *entru a corecta formularul, e(cudei c0mpul 'i copiai:l din nou n formular. *entru o#inerea informaiilor adugtoare despre proprietile, atri#uite de asistentul de su#stituire, tastai tasta. %ste posi#il formarea n ta#el aunui c0mp de su#stituire cu referire la alt c0mp din acela'i ta#el. Verificarea c no$tin,elor +.An ce ca uri M" $CC%" afi'ea creion,asterisc 'i sgeat n st0nga nregistrriiI ,.Cum se face trecerea de la c0mp la c0mp n nregistrareI -.Ce tre#uie de fcut pentru a sc&im#a ordinea c0mpurilor n nregistrareI ..Care aciuni sunt necesare pentru eliminarea c0mpului din ta#elI 2.Cum se inserea primul c0mp n ta#elI 4.Cum se sc&im# limea coloanei n ta#elI 6.Cum se sc&im# nlimea liniei n ta#elI 7.Cum se sc&im# ordinea coloanelorI 8.Cum se modific datele n c0mpI +D.Care taste se utili ea la inserarea n c0mp a valorii acestui c0mp din nregistrarea precedent, valoarea implicitI ++.Cum se adaug date noi n modul foaie de dateI +,.Cum se trece din modul foaie de date n modul de proiectare 'i inversI +-.Cum se copie un ta#el ntr:o B9 desc&is,alt B9I +..Cum se redenume'te ta#elulI +2.Cum se lic&idea ta#elulI

Tema?) Intero!%ri) Crearea intero!%rilor

?)2) Intero!%rile $i tilizarea lor 1nterogarea Y este un o#iect al Microsoft $ccess, cu a)utorul cruia din #a a de date se e(trag nregistrri, care corespund condiiilor indicate. 1nterogarea ne permite de a primi informaie: rspuns la a'a ntre#ri ca WCare #eneficiari au naintat comen i n luna trecut IX sau WC0t marf este la fiecare categorie de mrfuri IX.

34

Cu a)utorul interogrilor se poate de vi uali at, anali at 'i modificat datele din c0teva ta#ele. 9e asemenea ele se utili ea n calitate de surs de date pentru formulare 'i rapoarte. *entru a crea o interogare este necesar de inclus ta#elele 'i c0mpurile necesare n fereastra interogrii . 5ereastra interogrii Y este pre entarea grafic a interogrii conform e(emplului model =E er@ B@ EAam+le, EBE>. 9atorit reali rii grafice a acestui instrument diri)area = copierea, transferarea, selectarea elementelor ta#elei 'i a..> o#iectelor poate fi efectuat cu a)utorul 'oricelului. An partea de sus a ferestrei interogrii este pre entat sc&ema datelor din ta#elele selectate cu indicarea corelaiilor 'i numelor tuturor c0mpurilor. An parte de )os a ferestrei interogrii este plasat #lancul ]B%, ce repre int grila unui oarecare ta#el. Coloanele acestui ta#el corespund c0mpurilor interogrii create, iar numrul liniilor este varia#il 'i depinde de starea steguleelor WNumele ta#elelor =Ta"le name>X 'i W!peraii de grup =Totals>X din #ara cu instrumente de lucru sau meniul Vi uali are =Vie<>. An linia C0mp=5ield> se indic numele coloanelor =c0mpurilor> interogrii ce se alctuie'te . An celula Numele ta#elei =Ta#le> apare numele ta#elei, in care se conine c0mpul introdus. An linia "ortare ="ort> se poate indica ordinea e(tragerii la ecran a nregistrrilor = n ordine cresctoare sau descresctoare >. An c0mpul $fi'are ="&o<> se afl steguleele Y accept0nd sau anul0nd steguleul noi vom accepta sau anula afi'area datelor coloanei la monitor. An c0mpurile Criteriul selectrii =Criteria> 'i "au =!r> se poate indica e(presia logic sau e(presia condiional , care permite alegerea numai a nregistrrilor, ce corespund criteriului dat. ?)' ) Crearea intero!%rilor de selectare $i tilizarea lor Cel mai frecvent utili ate sunt interogrile de selectare. 1nterogarea de selectare returnea date din una sau mai multe tata#ele, deasemenea 'i re ultate, care pot fi modificate conform dorinei utili atorului = cu anumite restricii>. 9e asemenea se poate de folosit interogarea de selectare pentru a grupa nregistrrile, utili ate la calcularea sumelor, valorilor medii 'i altor aciuni. 1nterogarea : selectarea Y este un ta#el re ultat compus din acelea'i elemente de structur ca 'i ta#elul o#i'nuit 'i se crea din datele reale ale #a ei de date. /a crearea grilei interogrii este necesar de e(ecutat patru operaii de #a : Crearea intero!%rii sim+le de selectare c a: tor l asistent l i) $sistentul interogrii simple de selectare se utili ea pentru crearea interogrilor de selectare a datelor din c0mpurile, definite n una sau mai multe ta#ele sau interogri. Cu a)utorul asistentui se poate deasemenea de sumat, de numrat, de calculat valorile medii pentru toate nregistrrile sau a unor grupe de nregistrri determinate deasemenea de gsit n c0mp valoarea ma(im sau minim. 3esta#ilirea nregistrrilor poate fi limitat indic0nd un criteriu de selectare . + An fereastra #a ei de date trecei la etic&eta E er@ =1nterogri> 'i apsai #utonul Ne= =Creare>. , An fereastra de dialog Ne= E er@ =1nterogare nou> selectai n fereastra asistentului Sim+le E er@;izard =Cerere simpl>. - $psai #utonul O> . . 1ndicai numele ta#elului sau interogrii pe #a a creia creai interogarea , iar apoi selectai c0mpurile, datele din care tre#uie s fie afi'ate. 2 9ac este necesar, indicai ta#ela sau interogarea adugtoare , apoi selectai din ele c0mpurile care vor fi ntre#uinate. 3epetai aciunile date p0n vor fi selectate toate c0mpurile necesare. 4. Urmai indicaiile din ferestrele de dialog ale asistentui. An ultima fereastr de dialog utili atorului i se propune vi uali area interogrii n modul de proiectare sau ta#el re ultat. 9ac interogarea alctuit nu corespunde cerinelor, v putei adresa asistentui sau putei face modificri n interogare n modul de proiectare. Crearea intero!%rii de selectare f%r% tilizarea asistent l i + An fereastra #a ei de date trecei la etic&eta E er@ =1nterogri> 'i apsai #utonul Create =Creare> . , An fereastra de dialog Ne=E er@ =1nterogare nou> selectai comanda Desi!n =*roiectare> 'i apsai #utonul O> .

35

- An fereastra de dialog AddTa"le =$dugarea ta#elei> trecei la etic&eta, ce include o#iectele care conin datele necesare. . *entru adugarea o#iectelor n interogare facei du#lu clic cu #utonul 'oricelului pe numele fiecreia, 'i apoi apsai #utonul Close =Anc&is> . 2 9ac interogarea conine c0teva ta#ele sau interogri, asigurai:v c ele sunt unite printr:o linie. *entru Microsoft $ccess aceasta nseamn c aceste date sunt asociate. 9ac aceste linii nu sunt, atunci creai:le . 9ac aceste ta#ele sau interogri sunt asociate, atunci tipul asocierii poate fi modificat, influen0nd n a'a mod 'i selectarea nregistrrilor n interogare. 4 $dugai c0mpurile n interogare, transfer0nd numele lor cu a)utorul 'oricelului din lista c0mpurilor n grila interogrii . 6 Antroducei n interogare perfecionrile necesare : determinai condiiile seletrii, ordinea sortrii, creai c0mpurile calculate =pentru calcularea sumei, valorii medii , recalculare 'i alte aciuni asupra datelor >, sau modificai structura interogrii . 7 *entru salvarea interogrii apsai #utonul Sa8e ="alvai> din #ara cu instrumente. Antroducei numele, n corespundere cu prevederile despre numele o#iectelor Microsoft $ccess, 'i apsai #utonul O> . 8 *entru vi uali area setului de re ultate ale interogrii apsai #utonul Vie= =Vi uali are > din #ara cu instrumente 'i selectai modul. DataS#eet =foaie de date>. ?)F) Crearea sa modificarea intero!%rii /a ela#orarea sau modificarea interogrii este necesar de avut n vedere unele particulariti: Ad% !area 7n intero!are a ta"elei sa a intero!%rii + 9esc&idei interogarea n modul de proiectare . , $psai #utonul S#o=Ta"le =$fi'area> din #ara cu instrumente. - An fereastra de dialog S#o=Ta"le =$fi'area ta#elei> selectai etic&eta care conine o#iectele necesare . 9ac ta#elul necesar se afl n alt #a de date sau n alt aplicaie, mai nt0i asociai acest ta#el cu #a a de date activat . . "electaii numele o#iectului ce va fi adugat n interogare . *entru selectarea simultan a mai multor o#iecte, selectai:le innd apsat tasta CT.L. *entru selectarea unui grup de o#iecte nvecinate, selectai numele primului o#iect 'i numele ultimului o#iect al grupului, apsnd tasta SCI6T. 2 $psai #utonul Add =$dugare> 'i mai apoi Close =Anc&ide> . .emarc% :"e admite de asemenea adugarea n interogare a ta#elului sau interogrii prin intermediul transferrii numelui ta#elului sau interogrii cu a)utorul 'oricelului din fereastra #a ei de date n panoul superior a ferestrei interogrii n modul de proiectare. 9ac interogarea conine c0teva ta#ele sau interogri, este necesar s le asociai . Eliminarea ta"elei sa intero!%rii din intero!are + 9esc&idei interogarea n modul de proiectare. , An panoul superior al ferestrei interogrii selectai ta#elul sau interogarea ce urmea a fi eliminat, plasnd cursorul in orice loc n lista c0mpurilor lor 'i apsai tasta DEL. C0mpurile adugate n gril prin transfer cu a)utorul 'oricelului din lista c0mpurilor, de asemenea vor fi eliminate din interogare. 9ar, tot odat , ta#elul sau interogarea ns'i nu vor fi eliminate din #a a de date. Unirea c0tor8a ta"ele sa intero!%ri 7ntr5o intero!are An modul de proiectare al interogrii transferai cu a)utorul 'oricelului c0mpul din lista c0mpurilor unui ta#el sau interogri n c0mpul corespun tor = c0mp ce are acela'i tip de date sau un tip compati#il de date, sau conine date asemntoare> din lista c0mpurilor altui ta#el sau interogri . /a utili area acestui tip de asociere, din am#ele ta#ele sau interogri se selectea nregistrrile la care valorile c0mpurilor unite sunt egale. .emarc% :C0mpurile numerice pot fi unite, numai dac proprietatea 6ield Size =9imensunea c0mpului> are valori de tip B@te =Bait> , Inte!er =Antreg> sau Lon!Inte!er =Antreg lung> .

36

Tipul asocierii poate fi sc&im#at n a'a mod , nc0t din ta#el sau interogare vor fi selectate toate nregistrrile, indiferent de faptul dac conine al doilea ta#el sau interogare nregistrrile corespun toare . Modificarea ti+ l i asocierii 7ntre ta"ele sa intero!%ri 7n intero!%re + 9esc&idei interogarea n modul de proiectare . , %fectuai un du#lu clic cu 'oricelul pe linia de asociere ntre dou liste de c0mpuri ale ta#elelor sau interogrilor . - An fereastra de dialog Poin 1ro+erties =*arametrii asocierii> selectai parametrul necesar 'i apsai #utonul O> . .emarc% : Tipul asocierii instituit implicit poate fi sc&im#at n fereastra .elations#i+s ="c&ema datelor> . /a utili area oricrui tip de asociere indicat n fereastra Poin 1ro+erties =*arametrii asocierii> , nregistrrile vor fi selectate numai dac valorile c0mpurilor asociate sunt egale. 9e asemenea se pot crea asocieri, ce selectea nregistrri , numai dac ele sunt mai mari , mai mici, ne egale, mai mari sau egale ori mai mici sau egale cu valorile din cellalt c0mp asociat . *entru aceasta n modul "]/ se crea instrucia "]/. Eliminarea le!%t rii + Anc&idei toate ta#elele desc&ise. %liminarea legturile ntre ta#elele desc&ise este imposi#il. , 9eplasai:v n fereastra #a ei de date. *entru deplasarea n fereastra #a ei de date din alt fereastr apsai tasta 622 . - An #ara cu instrumente apsai #utonul .elations#i+s ="c&ema datelor>. . 9ac ta#elele , ntre care este necesar de eliminat legturile , nu sunt afi'ate pe ecran, din #ara cu instrumente apsai #utonul S#o=Ta"le =$fi'ai ta#elul> 'i facei du#lu clic pe numele fiecrui ta#el , care e necesar de adugat .$poi apsai #utonul Close =Anc&ide> . 2 "electai linia de legtur care e tre#uie eliminat =linia selectat este mai pronunat> 'i apoi apsai tasta DELETE . Transferarea c0m+ l i 7n !rila intero!%rii + 9esc&idei interogarea n modul de proiectare. , "electai coloana ce urmea s fie transferat . *entru selectarea coloanei marcai domeniul de selecie al coloanei . *entru a selecta c0teva coloane nvecinate, glisai indicatorul 'oricelului pe domeniile lor de selecie. - 9in nou marcai domeniul de selecie al oricrei coloane 'i apoi transferai c0mpul=sau c0mpurile> la locul nou . C0mpul transferat 'i toate c0mpurile , ce se afl la dreapta lui, se deplasea n dreapta . Eliminarea c0m+ l i din !rila intero!%rii + 9esc&idei interogarea n modul de proiectare , "electai c0mpul necesar, marc0nd n grila interogrii domeniul de selecie al coloanei, 'i apoi apsai tasta DELETE. .emarc% : An timpul eliminrii c0mpului din gril, el dispare numai din grila interogrii. C0mpul 'i coninutul lui din ta#elul de #a nu se elimin . Inserarea c0m+ l i 7ntre alte c0m+ ri 7n !rila intero!%rii + 9esc&idei interogarea n modul de proiectare , Transferai cu a)utorul 'oricelului c0mpul necesar din lista c0mpurilor n acea coloan, unde este necesar de a fi inserat. Modificarea n mel i c0m+ l i 7n intero!are C0mpurile interogrii se redenumesc pentru a descrie mai clar coninutul lor . $ceasta este deose#it de util la determinarea c0mpului calculat sau la calcularea sumei, numrului de nregistrri sau a altor valori totali atoare din datele unui c0mp e(istent . An a'a ca uri dac utili atorul nu indic numele, Microsoft $ccess implicit aplic nume de tipul EA+r2 =%(presia+> sau S m 3"uma>. Numele nou al c0mpului tre#uie s satisfac conveniilor despre numele o#iectelor .

37

"c&im#area numelui c0mpului n grila interogrii duce la sc&im#area antetului coloanei n interogare n modul foaie de date . An afar de aceasta, dac pe #a a interogrii se crea un o#iect nou, de e(emplu un formular nou sau un raport, n o#iectul nou se va utili a numele nou al c0mpului . $stfel, dac se crea un element de diri)are pentru afi'area valorilor c0mpului redenumit, atunci numele nou al c0mpului va fi utili at pentru numele elementului de diri)are 'i n descrierea lui . Numele c0mpului n ta#elul de #a n a'a ca nu se modific . $cest nume de asemenea nu se modific n formularele 'i rapoartele, care au fost create pe #a a interogrii p0n la modificarea numelui c0mpului . .emarc% : "c&im#area numelui c0mpului n interogarea activ nu acionea la interogarea n modul foaie de date, dac n ta#elul de #a sau interogare a fost dat valoarea proprietii Ca+tion =Titlu> . *entru a utili a un nume nou al c0mpului numai n antetele coloanelor n modul foaie de date al interogrii sau ca etic&et a c0mpurilor n formulare 'i rapoarte, urmea de dat pentru acest c0mp proprietatea Ca+tion =Titlu>, dar nu de redenumit c0mpul n gril . .eden mirea c0m+ l i 7n intero!are + 9esc&idei interogarea n modul de proiectare . , 1nstalai cursorul n gril naintea primei litere a numelui curent al c0mpului . - Antroducei numele nou fiind urmat de sim#olul W : W . .emarc%: An momentul modificrii numelui EA+r2 =%(presia+> = sau EA+r' =%(presia,> 'i a. m .d., automat aplicat de ctre Microsoft $ccess, sc&im#ai numai numele, nemodific0nd e(presia ce urmea dup dou puncte . Modificarea antet l i c0m+ l i 7n intero!are + 9esc&idei interogarea n modul de proiectare . , "electai n gril coloana, ce conine c0mpul , antetul cruia tre#uie de sc&im#at 'i apsai #utonul 1ro+erties =*roprieti> din #ara cu instrumente . - Antroducei te(tul antetului c0mpului n celula proprietii =Titlu> . Modificarea l%,imii coloanei 7n !rila intero!%rii + An modul de proiectare al interogrii deplasai indicatorul 'oricelului spre marginea din dreapta al domeniului de selecie al coloanei, limea creia tre#uie de sc&im#at, p0n ce indicatorul va lua forma de sgeat du#l =n am#ele direcii> . , *entru a face coloana mai ngust, deplasai marginea cu a)utorul 'oricelului n st0nga? pentru a lrgi coloana, deplasai marginea spre dreapta . *entru a instala lungimea coloanei la dimensiunea celei mai lungi etic&ete vi i#ile din gril, facei du#lu clic pe #utonul 'oricelului . .emarc% : *entru ca simultan s fie sc&im#at limea c0torva coloane, selectai coloanele, glisnd indicatorul 'oricelului prin domeniile de selecie ale coloanelor, 'i apoi e(ecutai aciunile descrise mai sus . "c&im#area limii coloanelor n modul de proiectare al interogrii nu influienea asupra limii coloanelor interogrii n modul foaie de date. C r%,irea !rilei 7n mod l de +roiectare al intero!%rii An modul de proiectare al interogrii selectai n meniul Edit =3edactare> comanda Clear/rid =Curirea grilei> . Atri" irea 8alorilor +ro+riet%,ilor intero!%rii* c0m+ l i intero!%rii sa listelor c0m+ rilor Utili atorul are posi#ilitatea de a atri#ui valori proprietilor interogrii, listelor c0mpurilor n interogare 'i c0mpurilor, adugate n grila interogrii . + 9esc&idei interogarea n modul de proiectare . , "electai c0mpul, lista c0mpurilor sau interogarea . *entru selectarea c0mpului alegei celula n linia 6ield =C0mp>. *entru selectarea listei c0mpurilor alegei oricare loc n list . *entru selectarea ntregii interogri alegei oricare loc n fereastra de proiectare a interogrii n afara grilei interogrii sau listei c0mpurilor. - $psai #utonul 1ro+erties =*roprieti> din #ara cu instrumente pentru afi'area ferestrei proprietilor o#iectului selectat. . An fereastra proprietilor alegei celula proprietii 'i e(ecutai una din urmtoarele aciuni:

38

9ac n celula proprietii apare #utonul de desc&idere a listei, apsai acest #uton 'i alegei valoarea propus n list . Antroducei n celula proprietii o valoare sau o e(presie . 9ac alturi de celula proprietii apare #utonul constructorului B ild , apsai:o pentru a activa acest constructor. 9ac e nevoie de mai mult loc pentru ntroducerea sau redactarea valorii proprietii, apsai tastele SCI6TL6' pentru desc&iderea ferestrei Joom =9omeniul de ntroducere> Ad% !area coloanei 7n !rila intero!%rii + "electai oricare loc n coloana, n st0nga creia tre#uie de adugat o coloan nou . , $legei comanda Col mn =Coloana> n meniul Insert =1nserare> . Utilizarea sim"ol l i stel ,% 7n !rila intero!%rii An interogare este mai comod de utili at sim#olul steluei dec0t de selectat toate c0mpurile . An re ultatul utili rii steluei se e(ecut operaii asupra unui grup de c0mpuri. *entru c0mpurile adugate n interogare cu a)utorul steluei nu se poate de indicat criteriul de selectare sau criteriul de sortare . *entru aceasta n interogare tre#uie de adugat fiecare c0mp aparte. 9ac sim#olul steluei se ntroduce n linia 6ield =C0mp> cu a)utorul tastaturii, 'i nu prin metoda transportrii , atunci tre#uie de ntrodus de la tastatur 'i numele ta#elei . 9e e(emplu, ntroducei Clieni.^.. Inserarea sa eliminarea liniei criteri l i de selec,ie din !rila intero!%rii *entru a insera o linie criteriului de selecie n fereastra modului de proiectare al interogrii, selectai linia, deasupra creia tre#uie s apar cea nou, 'i apoi alegei n meniul Insert =1nserare> comanda .o= =/inie> . /inia nou se inserea deasupra liniei alese. *entru eliminarea liniei criteriului de selectare, marcai orice loc n aceast linie 'i apoi alegei n meniul Edit =3edactare> comanda Delete.o= =%liminarea liniei> . 9ntrod cerea criteriilor de selectare 7n intero!are + 9esc&idei interogarea n modul de proiectare . , "electai prima celul Criteria =Criteriul selectrii> pentru c0mpul la care e necesar de instalat criteriul selectrii . - Antroducei e(presia criteriului de selectare direct n celul sau alctuii:o cu a)utorul constructorului e(presiilor . *entru activarea constructorului e(presiilor apsai #utonul drept al 'oricelului n celula Criteria =Criteriul selectrii> 'i selectai comanda B ild =Construire> . 9ac interogarea conine ta#ele asociate, atunci valorile indicate n criteriul selectrii pentru c0mpurile din ta#elele legate tre#uie s fie n concordan cu registrul, aceasta nseamn c ele tre#uie s corespund registrului valorilor ta#elului de #a . - *entru ntroducerea altei e(presiei n acela'i c0mp sau n altul, trecei n celula corespun toare Criteria =Criteriul selectrii> 'i ntroducei e(presia . Sortarea 7nre!istr%rilor c a: tor l !rilei intero!%rii + 9esc&idei pentru ta#el, interogare sau formular interogarea n modul de proiectare . , *entru sortarea c0mpurilor mai nti tre#uie de aran)at c0mpurile n grila interogrii n ordinea necesar . /a nceput are loc sortarea celui mai din st0nga c0mp , apoi c0mpurile ce se afl n dreapta lui , 'i a.m.d. 9e e(emplu, pentru a efectua sortarea mai nt0i a c0mpului W5amiliaX, 'i apoi WNumeleX, n grila interogrii c0mpul W5amiliaX tre#uie s fie n st0nga c0mpului WNumeleX. - An celula Sort ="ortare pentru fiecare c0mp indicai parametrul corespun tor . . *entru vi uali area ta#elului re ultat al interogrii apsai tasta Vie= =Vi uali are> din #ara cu instrumente. Afi$area sa asc nderea c0m+ l i 7n ta"el l rez ltat al intero!%rii An grila interogrii putei aduga un c0mp ce se utili ea pentru indicarea criteriului de selecie sau ordinea sortrii, fr afi'area datelor din acest c0mp n ta#elul re ultat al interogrii. An modul de proiectare al interogrii de activat semnul de marcare n r0ndul S#o= =$fi'are> al grilei pentru acele c0mpuri, care tre#uie afi'ate 'i de de activat pentru c0mpurile ce nu se

39

afi'ea . 9up nc&iderea interogrii toate c0mpurile ascunse automat se transfer n coloanele din dreapta ale grilei . Le!%t ra +ro+riet%,ilor dintre c0m+ ri 7n intero!are c +ro+riet%,ile c0m+ rilor 7n ta"el l sa intero!area de "az%. C0mpul n interogare implicit =automat> mo'tene'te toate proprietile pe care le are n ta#elul sau interogarea de #a . 9e e(emplu, dac n ta#el proprietatea 6ormat =5ormatul c0mpului> W9ata plasriiX are valoarea Medi m date =5ormat mediu al datei>, atunci n c0mpul W9ata plasriiX din ta#elul re ultat al interogrii deasemenea are proprietatea Medi m date =5ormat mediu al datei>. An fereastra proprietilor interogrii se afi'ea numai acele proprieti ale c0mpului , care pot fi modificate de ctre utili ator. 9ac se modific proprietatea c0mpului n modul de proiectare al ta#elei, atunci orice interogare nou sau de)a e(istent automat mo'tene'te modificrile , dac aceast proprietate mai inainte nu a fost modificat n interogare n modul de proiectare. Valorile proprietilor , date n modul de proiectare al interogarii , nu se modific n re ultatul modificrilor ulterioare n modul de proiectare al ta#elei, iar valorile proprietilor ta#elei nu depind de modificrile efectuate n modul de proiectare al interogrii . C0mpurile calculate, n care se afi'ea datele ce nu:s memori ate n ta#el, nu mo'tenesc proprietile ta#elei. 9e e(emplu, dac n interogare urmea de a include un c0mp, n care se calculea valoarea de tip C rrenc@ =Moned>, atunci valorile acestui c0mp nu for fi pre entate n formatulul C rrenc@ =Moned>, p0n ce proprietatea Format (Formatul cmpului) al acestui c0mp nu va lua valoarea C rrenc@ =Moned>. /a alctuirea formularelor sau rapoartelor, create pe #a a interogrii, c0mpurile formularelor sau rapoartelor iau acele proprieti ale c0mpurilor, care:s date n interogare sau n ta#elul de #a . 9ac ulterior n formular sau raport se modific valorile elementelor de diri)are, aceste modificri nu afectea valorile proprietilor date n interogarea sau ta#elul de #a . An mod analogic, modificarea valorii proprietii c0mpului n interogare dup crearea formularului , n care se folose'te acest c0mp, nu duce la rennoirea valorii proprietii elementului conductor? la necesitate el tre#uie rennoit manual . ?)?) EAec tarea calc lelor 7n intero!are 1nterogrile ne permit s e(tragem la ecran n c0mp re ultatele calculelor de urmtoarele tipuri: Valori totali atoare, care se determin cu a)utorul urmtoarelor funcii ncorporate, ce e(ecut operaiuni asupra grupurilor de nregistrri sau asupra tuturor nregistrrilor, selectate n interogare : calcularea sumei, calcularea mediei, calcularea numrului valorilor , determinarea valorii minime sau ma(ime, calcularea a#aterii medii ptratice sau a dispersiei. $ciuni efectuate prin intermediul e(presiilor determinate de utili ator asupra valorilor de tip numeric sau 'ir de caractere sau asupra valorilor datelor calendaristice, care se e(ecut pentru nregistrrile utili nd valorile unuia sau c0torva c0mpuri. *entru ntroducerea e(presiei tre#uie de creat un c0mp calculat nou nemi)locit n grila interogrii . !dat cu afi'area re ultatelor calculelor la ecran se permite urmtoarea utili are a c0mpurilor de calcul : pentru determinarea criteriilor de selectare a nregistrrilor n interogare sau pentru determinarea nregistrrilor , asupra crora se efectuia operaiuni ? pentru actuali area datelor n interogarea la actuali are. Crearea eA+resiilor %(presiile sunt modul principal de e(ecutare a multor operaii a Microsoft $ccess. %(presia repre int o com#inaie de sim#oluri , identificatori, operatori 'i valori, ce dau un re ultat anumit. 9e e(emplu, urmtoarea e(presie permite de a afi'a n elementul de diri)are n formular sau raport suma valorilor c0mpurilor W*reulTransportriiX 'i W"umaTotalComandX : QR 1re, lTrans+ort%riiSLR S maTotal%Comand%S EAem+le de o+era,ii* 7n care se folosesc eA+resiileH

40

1ndicarea valorii proprietii, pe care o determin elementul de diri)are calculat, determinarea criteriul pentru valoarea c0mpului sau indicarea pentru c0mp a valorii implicite. 1ndicarea criteriilor de selectare, crearea c0mpului calcula#il 'i actuali area nregistrrilor n interogare sau filtru . 1ndicarea criteriilor e(ecutrii macrocomen ii sau setului de macrocomen i n macros 'i determinarea argumenilor multor macrocomen i . 9eterminarea argumenilor pentru multe funcii. 1nstruciuni 'i metode n procedurile Visual Basic pentru aplicaiile =VB$> . Crearea 'i modificarea interogrilor "]/ n regimul "]/ a ferestrei interogrii sau determinarea proprietilor 'i argumenilor cu a)utorul instruciunilor "]/ . /a crearea e(presiei e necesar de unit identificatorii, valorile 'i operatorii n a'a fel, ca ei s ofere un anumit re ultat . Cu a)utorul e(presiilor se efectuia at0t operaii aritmetice, a'a ca , de e(emplu adunarea numerelor =+H+>, c0t 'i operaii complicate cu datele , a'a ca verificarea corespunderii valorii, ntroduse n c0mpul W1ndiceX, standartelor rii, denumirea creia se crea n c0mpul W_araX : Q RTaraSIn36ran,a* Italia* S+ania4AndLen3RIndeAS4UVM) Utili atorul are posi#ilitatea s forme e e(presii cu a)utorul constructorului e(presiilor sau independent s cree e e(presii, com#innd componentele e(presiilor . No,i ni !enerale des+re constr ctor l eA+resiilor Constructorul e(presiilor =B ilder> const din trei pri. An partea de sus a ferestrei constructorului se afl c0mpul e(presiei . Mai )os se afl partea, destinat pentru crearea elementelor e(presiei 'i a ntroducerii lor ulterioare n c0mpul e(presiei . %ste posi#il ntroducerea nemi)locit a unei pri a e(presiei n c0mpul e(presiei . An partea de mi)loc a ferestrei constructorului se afl #utoanele cu utili are frecvent a operatorilor . /a apsarea unuia din aceste #utoane constructorul include operatorul corespun tor n po iia curent a c0mpului e(presiei . *entru afi'area listei depline a operatorilor, selectai mapa O+erators =!peratori> n c0mpul st0ng de )os 'i tipul necesar n c0mpul de mi)loc . An c0mpul drept se vor afi'a toi operatorii tipului ales. An partea de )os a constructorului se afl trei c0mpuri . An c0mpul st0ng se afi'ea mapele , ce conin ta#ele, interogri, formulare, o#iecte ale #a ei de date, funciile incorporate 'i determinate de ctre utili ator, constante, operatori 'i e(presii generale. An c0mpul din mi)loc se indic anumite elemente sau tipuri de elemente pentru mapele, indicate n c0mpul st0ng . 9e e(emplu, dac selectm n c0mpul st0ng B ilt5In6 nctions =5uncii incorporate>, atunci n c0mpul din mi)loc va aprea lista tuturor tipurilor de funcii a Microsoft $ccess. An c0mpul drept se afi'ea lista valorilor =dac ele e(ist> pentru elementele, determinate de c0mpurile st0ng 'i drept . 9e e(emplu, dac alegem n c0mpul sr0ng Built:1n5unctions 36 nc,ii incor+orate4* 'i tipul funciei n cel din mi)loc, atunci n c0mpul drept se va afi'a lista funciilor ncorporate a tipului ales. .emarc%: *entru ca numele nou create s apar n constructorul e(presiilor , tre#uie preventiv de memori at ta#ela sau interogarea , ce conine a'a c0mpuri . 9ac funcia sau o#iectul nu se afi'ea n partea de )os a constructorului e(presiei, atunci aceasta nseamn c utili area lor este imposi#il n po iia, din care a fost activat constructorul. 9e e(emplu, nu se poate face apelare la alt c0mp sau element de diri)are la alctuirea condiiei de atri#uire a valorii pentru c0mp n modul de proiectare al ta#elei, astfel mapele Ta"les =Ta#ele>, E eries =1nterogri>, 6orms =5ormulare> 'i .e+orts =3apoarte> nu:s accesi#ile la lansarea constructorului e(presiilor din celula pentru proprietatea c0mpului Validation. le =3egula de validare> n modul de proiectare al ta#elei . /a ntroducerea identificatorului n e(presie constructorul ntroduce numai acele pri ale lui, care snt necesare n conte(tul curent . 9e e(emplu, la lansarea constructorului e(presiilor din fereastra proprietii formularului WClieniX 'i ntroducerea identificatorului pentru proprietatea

41

Visi"le =$fi'are> va fi ntrodus numai numele proprietii : Visi"le . /a utili area e(presiei date n afara conte(tului formularului e necesar de inclus identificatorul deplin : 6ormsK RClientelaS)Visi"le) Crearea eA+resiei c a: tor l constr ctor l i eA+resiilor /ansai constructorul e(presiilor =B ild> /ansarea constructorului e(presiilor : Constructorul e(presiilor poate fi lansat n acele ca uri, c0nd utili atorul tre#uie s introduc e(presia , de e(emplu, n fereastra proprietilor , n c0mpul Criteria =Criteriul selectrii> n grila interogrii, n fereastra macrosului sau n fereastra modulului . Lansarea constr ctor l i eA+resiilor din fereastra +ro+riet%,ilor sa din : m%tatea de :os a ferestrei macros l i + "electai celula proprietii sau argumentului, n care tre#uie de ntrodus e(presia. , $psai #utonul B ild =Construire> , care se afl alturi de celula proprietii sau a argumentului . 9ac pentru proprietatea dat se poate de utili at mai muli constructori, atunci se desc&ide fereastra B ilds =Constructori> . "electai EA+ression =%(presia> 'i apsai #utonul O>. .emarc% . 9ac celula sau argumentul pentru care e lansat constructorul e(presiilor de)a coninea careva valoare, atunci ea automat va fi copiat n c0mpul e(presiei . Lansarea constr ctor l i din !rila intero!%rii* coloanei criteriilor 7n fereastra macros l i sa din fereastra mod l l i "e permite activarea constructorului e(presiilor din c0mpurile Criteria =Criteriul selectrii> 'i 6ield =C0mp> n grila interogrii, din celula coloanei criteriilor n fereastra macrosului sau din fereastra modulului. + 1nstalai indicicatorul n po iia n care tre#uie de ntrodus e(presia , 'i apsai #utonul drept al 'oricelului . , An meniul de conte(t selectai comanda B ild =Construire> . .emarc%. 9ac celula sau coloana Criteria =Criteriul> din care se lansea constructorul e(presiilor, de)a conine valoare, atunci aceast valoare automat este copiat n c0mpul constructorului e(presiilor. *entru a copia n constructorul e(presiilor te(tul din fereastra modulului, selectai te(tul pentru copiere nainte de a lansa constructorul e(presiilor. An c0mpul st0ng al constructorului selectai mapa, ce conine elementul necesar . - An c0mpul mi)lociu de )os facei du#lu clic pe element, pentru a:l ntroduce n c0mpul e(presiei, sau selectai tipul elementelor . . 9ac ai ales tipul elementelor, atunci valorile vor fi afi'ate n c0mpul st0ng de )os. 5acei du#lu clic pe valoare, pentru a o introduce n c0mpul e(presiei. Sfat. !rice parte a e(presiei poate fi ntrodus nemi)locit n c0mpul e(presiei. 2 Antroducei operatorii necesari n e(presie. *entru aceasta plasai indicatorul 'oricelului n po iia determinat a c0mpului e(presiei 'i selectai unul din #utoanele cu semnele operaiei, plasate n mi)locul ferestrei constructorului. 4 Termin0nd crearea e(presiei , apsai #utonul O>. Microsoft $ccess copie e(presia creat n acea po iie, din care a fost c&emat constructorul e(presiilor. 9ac n po iia dat de)a este o valoare sau dac constructorul e(presiilor a fost activat din fereastra modulului, n care este te(tul evideniat, atunci valoarea iniial sau te(tul evideniat vor fi sc&im#ate pe o e(presie nou .

Crearea eA+resiei f%r% a: tor l constr ctor l i eA+resiilor /a crearea e(presiilor este necesar de unit identificatorii, valorile 'i operatorii n a'a mod, ca s se o#in un re ultat determinat. 9e e(emplu, urmtoarea e(presie mre'te valoarea elementului conductor W*reulTransportriiX n formularul WComen iX cu +D procente : QR6ormsSKRComenziSKR1rez lTrans+ort%riiSW2)2

42

An e(presia dat 5ormsMNComen iOMN*reulTransportriiO sunt identificatori ai referirii la valoarea elementului conductor W*reulTransportriiX n formularul WComen iX, ^ : este operatorul nmulirii . +.+ repre int numrul la care se nmule'te valoarea elementului conductor W*reulTransportriiX. An dependen de re ultatul solicitat, identificatorii, operatorii 'i valorile la crearea e(presiilor se com#in prin diferite moduri . Cu a)utorul e(presiilor se e(ecut adunarea valorilor de tip 'ir de caractere =teAt>, adunarea sau nmulirea valorilor numerice, c&emarea funciilor, referirea la o#iecte 'i valorile lor, de asemenea multe alte aciuni. Unele e(presii dau re ultate de tip logic Tr e =$devr> sau 6alse =5als> .9e e(emplu, la ntroducerea e(presiei n celula coloanei Condition =Condiie> n linia macrocomandei aceast macrocomand va fi e(ecutat numai n ca ul c0nd e(presia este adevrat. Urmtoarea e(presie este adevrat dac c0mpul W_araX n formularul WCola#oratoriX conine valoarea W/ituaniaX: 6ormsKRCola"oratoriSKRTaraSQLit ania Utilizarea 8alorilor 7n eA+resii *entru a repre enta o valoare n e(presie se utili ea literale, constante, funcii 'i identificatori. Literal se nume'te o valoare n pre entarea distinct , de e(emplu , numrul , valoarea de tip 'ir de caractere sau data calendaristic. Ca e(emple de valori n pre entare distinct pot servi WMoscovaX, +DD 'i R+:ian:88R. 9atele calendaristice este necesar de inclus n sim#olurile =R>, iar valorile de tip 'ir de caractere n g&ilimele =W>. Constanta repre int o valoare ce nu se modific. Tr e, 6alse 'i N ll sunt e(emple de constante, automat determinate de ctre Microsoft $ccess. Utili atorul are posi#ilitatea de a determina constantele proprii ale lim#a)ului Visual Basic pentru aplicaiile =VB$>, care pot fi utili ate n procedurile Visual Basic. 6 nc,ia returnea o valoare, care repre int re ultatul unor calcule sau a e(ecutrii altor operaii. An Microsoft $ccess este determinat un 'ir de funcii incorporate, ca de e(emplu : funcia 9ate returnea data curent? funcia "um returnea suma setului de valori ale c0mpului? funcia 9/ooFup returnea valoarea c0mpului indicat. An lim#a)ul Visual Basic utili atorul are posi#ilitatea de a crea funcii proprii . Identificator l repre int referina la valoarea c0mpului, elementul de diri)are sau la proprietate. 9e e(emplu, urmtorul indicator determin referina la valoarea proprietii Defa ltVal e =Valoare predefinit> a elementului de diri)are W9ata*lasriiX n formularul WComen iX : 6ormsKRComenziSKRData1las%riiS)Defa ltVal e !peratorul concatenrii liniilor S permite de a uni valoarea c0mpului , elementului de diri)are sau a proprietii cu linia n pre entarea distinct . 9e e(emplu, n e(presia urmtoare se e(ecut concatenarea liniei WNCodulTipuluiO`X cu valoarea elementului de diri)are WCodulTipuluiX n formularul WMrfuriX: RCod lTi+ l iSQX6ormsKRM%rf riSKRCod lTi+ l iS An unele ca uri, de e(emplu, n funciile statistice pe su#mulimi, a'a ca funcia Dloo< +, valoarea tre#uie s fie inclus n g&ilimele singulare =\> sau du#le=W>. Cel mai simplu mod de adugare a g&ilimelelor este includerea sim#olului g&ilimelelor singulare n linia cu concatenarea ulterioar a unei linii cu alta, coninnd un singur sim#ol al g&ilimelelor singulare, a'a ca n e(emplul de mai )os : RCod lTi+ l iSQB X6ormsKRM%rf riSKRCod lTi+ l iSX Y $plicaiile e(istente ale Microsoft $ccess asigur utili area operatorilor liniei verticale=a a> n locul perec&ii de sim#oluri de nc&idere 'i desc&idere a g&ilimelelor du#le =W> 'i operatorului S =concatenare> , de e(emplu : RCod lTi+ l iSQB Z6ormsKRM%rf riSKRCod lTi+ l iSZ Y Ans nu se recomand utili area sim#olului liniei verticale, deoarece n unele ca uri se pot o#ine re ultate neprev ute.

43

*entru a o#ine n e(presii o linie, inclus n g&ilimele, tre#uie de utili at linii incluse n g&ilimele singulare , sau de utili at perec&i triple de g&ilimele du#le. 9e e(emplu, urmtoarele e(presii sunt ec&ivalente : 6ormsKRContacteSKROra$S)Defa ltVal eQ Y.i!aB 6ormsKRContacteSKROra$S)Defa ltVal eQ .i!a EAem+le de eA+resii %(presiile se utili ea la e(ecutarea multor operaii ale Microsoft $ccess , inclusiv 'i la crearea elementelor de diri)are calculate, determinarea criteriilor n interogri 'i filtre, valorilor implicie, criteriilor pentru valoare 'i condiiilor n macrosuri. 5recvent cel mai simplu mod de creare a e(presiei este cutarea unei e(presii asemntoare 'i utili area ei ulterioar n calitate de mac&et pentru crearea e(presiei necesare . EAem+le de eA+resii* tilizate 7n intero!%ri sa filtre EAem+le de mani+ lare a teAt l i 7n c0m+ rile calc late %(presia se ntroduce n grila interogrii n celula 6ield =C0mp>. C0mpurile, ctre care n e(presie sunt referine, se afl n ta#elele sau interogrile interogrii active. EA+resia Descrierea Numele9eplin: NNumeleOSX WSN5amiliaO 3eflect valorile c0mpurilor NumeleX 'i W5amiliaX, desprite prin spaiu n c0mpulWNumele9eplin $dresa,:N!ra'ulOSW WSN3aionulOS X WSN1ndiceO 3eflect valorile c0mpurilor !ra'ulX, W3aionulX 'i W1ndiceX, desprite prin spaii n c0mpul $dresa,X. *rima/iterMarfii:/eft=N9enumireMrfi,+> 5olose'te funcia /eft pentru reflectarea n c0mpul W*rima/iterMarfiiX a primului sim#ol a valorii c0mpului X9enumireMrfiiX. 5olose'te funcia 3ig&t pentru reflectarea n c0mpul WCodulTipuluiXa ultimelor dou sim#oluri a valorii c0mpului Codul*rodusuluiX . 5olose'te funcia Mid pentru reflectarea nc0mpul WCodul3aionuluiX a trei sim#oluri, ncepnd cu al doilea, a valorii c0mpului WTelefonX

CodulTipului:3ig&t=NCodul*rodusuluiO,,>

Codul3aionului: Mid=NTelefonO>,,,->

EAem+le de eAec tare a o+era,iilor aritmetice 7n c0m+ rile calc late %(presia se ntroduce n grila interogrii n celula 6ield =C0mp>. C0mpurile, ctre care n e(presie sunt referine, se afl n ta#elele sau interogrile interogrii active. EA+resie Descriere 5ractul*rimar:N5ractO^+.+ + 3eflect n c0mpul W5ractul*rimar W preul fractului plus + procent . VolumulComen ii:NCantitateaO^N*reulO 3eflect n c0mpul WVolumulComen iiXprodusul valorilor c0mpurilor WCantitateaX 'i W*reulX. 3eflect n c0mpul WTimpulTransportriiX

44

TimpulTransportrii:N9ataComen iiO N9ata9escrcriiO TotalAn"toc: NMrfuriComandateO

: diferena dintre valorile W9ataComen iiX 'i W9ata9escrcrii

NMrfuri/a9epo itOH 3eflect n c0mpul WTotalAn"tocX suma valorilor c0mpurilor WMrfuri/a9epo itX 'i WMrfuriComandate Cota5ractului:"um=N5ractO>J"um=N"umaTotalO>^ 3eflect n c0mpul WCota5ractului +DD W procentul la plata fractului pentru fiecare total . *entru aceasta suma tuturor valorilor c0mpului W5ractX se 0mparte la suma tuturor valorilor c0mpului W"umaTotalX.=An e(emplul dat este utili at funcia "um> /a monitor tre#uie s fie reflectat linia !peraiunea de grup=Total> n grila interogrii, iar n celula !peraiunea de grup=Total> pentru c0mpul dat tre#uie s fie sta#ilit valoarea %(presia=%(pression>. 9ac pentru c0mpul dat n celula proprietii 5ormatul c0mpului =5ormat> este instalat valoarea *rocent =*ercent> , nu includei e(presia ^+DD . .emarc% . 9ac n e(presie au fost utili ai operatorii aritmetici = H,:, ^, J >, iar valoarea unuia din c0mpuri este vid, atunci valoarea ntregii e(presii va fi de asemenea vid . 9ac careva nregistrri n una din e(presiile utili ate conine o valoare vid, atunci aceast valoare vid poate fi transformat n nul utili nd funcia N , de e(emplu: Nz3RM%rf riLaDe+ozit6ractS4LNz3RM%rf riComandateS4 EAem+le de calc lare $i diri:are a datelor calendaristice 7n c0m+ rile calc late %(presia se ntroduce n grila interogrii n celula 6ield =C0mp>. C0mpurile, ctre care n e(presie sunt referine, se afl n ta#elele sau interogrile interogrii active. EA+resia Descrierea 9ata*rimirii:9ate9iff=WdX,N9ataComen iiiO, Utili ea funcia 9ate9iff pentru N9ata/ivrrii> reflectarea n c0mp a numrului ilelor ntre data comen ii 'i data livrrii $nul$nga)rii:9ate*art=WKKKKX,N9ata$nga)riiO> Utili ea funcia 9ate*art pentru reflectarea n c0mp a anului anga)rii cola#oratorului 9ate=> Utili ea funcia 9ate pentru reflectarea datei, de la care au trecut -D de ile EAem+le de a+licatie a f ctiilor statistice as +ra s "m ltimilor sa f nctiilor statistice SEL in cam+ rile calc late %(presia se ntroduce n grila interogrii n celula 6ield =C0mp>. C0mpurile, ctre care n e(presie sunt referine, se afl n ta#elele sau interogrile interogrii active. EA+resia Descrierea Count=^ %ste folosit functia Count pentru a calcula numrul de nregistrari a cererii,inclu nd 'i nregistrrile care conin c0mpuri li#ere. C0mpul W*artea5ractuluiXreflect

45

*artea5ractului."uN5ract>J"um1Total glo#alO>^+DD

3educereaMedie:9avg=W3educeriX,XComen iX>.

procentul de ac&itare a fra&tului pentru fiecare total.*entru asta suma tuturor valorilor c0mpului b5ract\ se mparte la suma tuturor valorilor c0mpului WTotal@lo#alX.=Ain acest e(emplu sa sta#ilit functia "um>./a ecran tre#uie s fie indicat r0ndul de totali are=Total> n formularul cererii,iar n celula =@rup BK> tre#uie s fie instalat valoarea %(presie=%(pression>.9ac pentru c0mpul dat n celula *ropriettile C0mpului=5ormat> este sta#ilit valoarea *rocentului=*ercent> ,nu introducei %(presia^+DD 5olose'te funcia 9avg pentru a arta n c0mpul Wreducerea medieX valorile reducerii medii oferite pentru toate comen ile unite ntr:o cerere comun.

EAem+le de l cr c 8alori 8ide tiliz7nd c0m+ rile calc late) An formularul cererii n celula 6ield =C0mp> se ntroduce e(presia. C0mpurile, ctre care n e(presie sunt referine, se afl n ta#elele sau interogrile interogrii active. EA+resia 30ndul Curent:1if=1sNull=N_araO>,X W,N_araO> Descrierea 5olose'te funciile 1if 'i 1sNull pentru a arta r0ndurile nule n c0mpul W30ndul CurentX,dac valoarea c0mpuluiX_araXare valoarea NU// ,n ca contrar se afi'ea coninutul c0mpului W_araX. Timpul %(ecutrii:115=1sNU//=N9ata comen iiO: 5olose'te funcia 1if 'i 1"NU// pentru N9ata e(ecutriiO>,N9ata comen iiO: afi'area n c0mpul 9ata*rimirii a apeluluiWVerificai dataX macar o valoare a c0mpurilorX9ata comen iiX.sau W9ata e(ecutriiX este vid,in ca contrar se afi'ea diferena dintre valorile cmmpurilor Vn rile de )umate de an:Nc=NVn ri + simO> $fi'ea n c0mpul Wvn ri de )umate HNc=NVn ri , simO>. de anX,suma valorilor c0mpurilor cu vn rile n +sim si n al ,:lea,folosind funcia Nc pentru transformarea preliminar a valorilor vide ale c0mpurilor n nule. 1if=1sNU//=N*reO>,D,N*reO>. Transformvalorile vide din c0mpul W*reX n valori nule .emarc% . 9ac n e(presie au fost utili ai operatorii aritmetici = H,:, ^, J >, iar valoarea unuia din c0mpuri este vid, atunci valoarea ntregii e(presii va fi de asemenea vid.9ac careva nregistrri n una din e(presiile utili ate conine o valoare vid, atunci aceast valoare vid poate fi transformat n nul utili nd funcia N , cum se arat n ta#elul de mai sus.

46

EAem+le de eA+resii* care folosesc 7n calitate de condi,ie de selec,ie 8alori teAt ale *unctul9estinaiei WEievX 3eflect comen ile de livrare a comen ilor la Eiev *unctul9estinaiei WEievX !r XMenscX Utili ea operatorul !r pentru afi'area comen ilor de livrare la Eiev sau Mensc 9ata/ivrrii Bet<eenRD2.D+.82R $nd Utili ea operatorul Bet<eend R+D.D+.82R $nd pentru afi'area comen ilor de livrare a mrfurilor nu mai devreme de 2 ian. +882 'i nu mai tr iu de +D ian.+882 9ata/ivrrii RD,.D,.82R $fi'ea comen ile de livrare pentru , fe# +882 _ara9estinaie 1n=WCanadaX,X$ngliaX> Utili ea operatorul 1n pentru afi'area comen ilor de livrare pentru Canada 'i $nglia _ara9estinaie Not W"U$X Utili ea operatorul Not pentru afi'area comen ilor de livrare pentru toate rile cu e(cepia "U$ Nume9estinatar /iFe WCX Comen ile de livrare clienilor, numele crora ncepe cu caracterul C 9enumirea T`XGX $fi'ea comen ile de livrare amrfurilor firmelor, denumirea crora se ncepe cu caracterele ce se afl n domeniul de la caracterul G pn la c CodComand 3ig&t=NCodComandO,,> Utili ea funcia 3ig&t pentru `X88X afi'area comen ilor, codul crora se termin cu 88 9enumirea /en=N9enumireaO> Utili ea funciile /en 'i Val TVal=-D> pentru afi'area comen ilor pentru firmele, denumirile crora constau din nu mai mult de -D de sim#oluri EAem+le de eA+resii* care calc leaz% sa diri:eaz% c date calendaristice* a+oi tilizeaz% rez ltatele ca criterii de selec,ie 9ata%(ecutrii Bet<een Utili ea operatorul 9ate=>$nd9ate$dd=WmX,-, Bet<eend$nd 'i funciile date 9ate=> $dd 'i 9ate pentru afi'area comen ilor care necesit e(ecutarea n decurs de trei luni, ncepnd cu data curent 9ataComen ii U9ate=>:-D Utili ea funcia 9ate pentru afi'area comen ilor fcute mai devreme dec0t acum -D de ile 9ataComen ii Lear=N9ataComen iiO>`+8 Utili ea funcia Lear pentru 84 afi'area comen ilor, fcute n anul +884 9ataComen ii 9ate*art=WZX, Utili ea funcia 9ate*art N9ataComen iiO>\`. pentru afi'area comen ilor pentru semestrul patru

47

9ataComen ii

9ate"erial=LearN9ataCom en iiO,Mont&=N9ataComen iiO>H+,+>:+ Lear=N9ataComen iiO>` Lear=No<=>> $nd Mont&=N9ataComen iiO>` Mont&=No<=>>

9ataComen ii

Utili ea funciile 9ate"erial, Lear 'i Mont& pentru afi'area comen ilor din ultima i a fierrei luni Utili ea funciile Lear 'i Mont& 'i deasemenea operatorul $nd pentru afi'area comen ilor lunii curente a anului curent

EAem+le de eA+resii* care tilizeaz% 8alorile 8ide ale c0m+ rilor 38alori 8ide si $ir ri 8ide4 ca criterii de selec,ie 3egiunea/ivrrii 1s Null $fi'ea comen ile pentru clienii la care c0mpul 3egiunea/ivrrii este vid 3egiunea/ivrrii 1s Not Nuii $fi'ea comen ile pentru clienii la care c0mpul 3egiunea/ivrrii are careva valori 5a( WW $fi'ea comen ile pentru clienii la care c0mpul 5a( are valoare nul EAem+le de eA+resii* care tilizeaz% o +arte din 8aloarea c0m+ l i 7n calitate de criteri de selec,ie NumeClient NumeClient NumeClient NumeClient NumeClient /iFeXC^X /iFeX^1mportX /iFeXN$:9OX /iFeX^tp^X /iFe XCasa modIIX %(ecut comen ile pentru clienii, numele crora se ncep cu caracterul C %(ecut comen ile pentru clienii, numele crora se sfr'esc cu cuvntul 1mport %(ecut comen ile pentru clienii, numele crora se ncepe cu un caracter de la $ la 9 %(ecut comen ile pentru clienii, numele crora conine com#inaia de caractere tp %(ecut comen ile pentru clienii, numele crora se ncepe cu cuvntul Casa, al doilea cuvnt conine 2 caractere, primele trei fiind mod

EAem+le de eA+resii* care tilizeaz% in calitate de criteri statistice* r late +e o s "m l,ime de 8alori

de selec,ie rez ltatele f nc,iilor

48

5ra&t

T=9st9ev=XN5ra&tO>X, XComen iX>

Cantitatea

T9avg=WNCantitateaO>X,X":a comandatX>

Utili ea funciile 9avg 'i 9st9ev9$vg=XN5ra&tO,X Comen iX> pentru afi'area comen ilor, pentru care preul fra&tului a dep'it media plus devierea standart a preurilor Utili ea funcia 9avg pentru afi'area marfurilor camandate, cantitatea crora dep'e'te madia

EAem+le de eA+resii* care tilizez% 7n calitate de criterii de selec,ie rez ltatele r l%rii nei intero!%ri s "ordonate *re *re $c&itare ="%/%CTN*reO 53!MNMrfuriO;G%3% N9enumireaMrfiiO`X"ucX> T="%/%CT $V@ N*reO 53!MNMrfuriO T="%/%CT N$c&itareO 53!M NCola#oratoriO ;G%3%=N*ostuO/1E%X^Manag er^X> !3=N*ostulO /1E%X^Vice *re ident^X>> Mrfurile, preul crora este egal cu preul sucului Mrfurile, preul crora dep'e'te preul mediu "alariul fiecrul cola#orator, care dep'e'te salariul cola#oratorilor cu posturile de Manager sau Vice *re ident N*reulO^NCantitateaO T$// Comen ile, suma total ="%/%CT $V@ N*reO a crora dep'e'te ^NCantitateaO>53!MNComandatO valoarea medie a > comen ii

Total:

?)M).ezol8area +ro"lemelor* a+ar te la r larea intero!%rilor de selec,ie 2)Intero!area ret rneaz% alte 7nre!istr%ri dec0t cele solicitate 1nterogarea returnea prea multe nregistrri 9ac in interogare sunt incluse c0teva ta#ele sau interogri 'i ele nu:s asociate, e(ecutai asocierea. 9ac asocierea este fcut, verificai tipul asocierii pentru fiecare linie de legtur. Tipul asocierii define'te faptul, dac vor fi selectate din ta#ele sau interogri toate inregistrrile sau numai acele nregistrri, care sunt asociate cu nregistrrile din cellalt ta#el. $dugai condiiile de selecie, care limitea setul de nregistrri, returnat n interogare. 1nterogarea returnea doar inregistrrile, care satisfac condiiile de selecie. 9ac condiiile de selecie sunt introduse, posi#il este necesar de indicat condiii adugtoare, pentru acelasi c0mp cu a)utorul operatorului And sau condiii pentru alte c0mpuri. 9easemenea tre#uie de verificat corectitudinea e(presiilor condiionale introduse. Verificai dac nu sunt gre'eli n denumiri, spaii n plus sau caractere strine. Verificai dac condiiile sunt date pentru c0mpul necesar 'i dac sunt puse anume condiiile necesare. /a utili area condiiei alternative n linia Or ="au> din grila interogrii sau n e(presia pentru condiia de selecie cu operatorul Or, posi#il este necesar de lic&idat e(presiile inutile.

49

Verificai datele iniiale. 9ac valorile conin spaii adugtoare sau sim#oluri speciale, aceasta tre#uie de reflectat n condiiile de selecie. 9ac valorile solicitate nu sunt cunoscute definitiv, tre#uie de alctuit condiiile de selecie cu a)utorul sim#olurilor de nlocuire. 9ac condiiile de selecie se pun cu utili area sim#olurilor de nlocuire, dar se returnea alte nregistrri dec0t cele solicitate, posi#il se utili ea sim#oluri de nlocuire ce nu corespund tipului de date. /a rularea interogrilor de selecie, de adugare sau de creare a unui ta#el, n care se selectea un numr anumit de valori ma(imale sau minimale ale c0mpului cu a)utorul #utonului "et de valori din #ara cu instrumente n modul de proiectare al interogrii =sau la indicarea valorii proprietii To+Val es ="et de valori> n fereastra proprietilor interogrii> se pot returna mai multe nregistrri dec0t este indicat. $ceasta se ntmpl deoarece se returnea toate nregistrrile, la care valoarea c0mpului coincide cu valoarea c0mpului din ultima nregistrare. *entruca valorile du#licate s nu se returne e, tre#uie ca n fereastra proprietilor interogrii pentru proprietatea UniI ieVal es =Valori Unicale> de atri#uit valoarea Des =9a>. ')Intero!area ret rneaz% +rea + ,ine 7nre!istr%ri 9ac n interogare sunt incluse c0teva ta#ele sau interogri, verificai tipul asocierii pentru fiecare linie de legtur. Tipul asocierii determin vor fi selectate din ta#ela sau cererea dat toate nregostrrile sau numai acele, care sunt asociate cu nregistrrile din cellalt ta#el. 9ac se utili ea tipul de asociere, la care din dou ta#ele se returnea numai nregistrrile asociate, atunci orice nregistrare, la care n c0mpurile asociate se conin valori vide, nu vor fi incluse n ta#elul re ultat al interogrii.Valorile vide pot fi transformate n valori nule, linii pustii sau alte valori indicate, pentru ca ele s fie incluse n ta#elul re ultat al interogrii. *osi#il, sunt indicate condiii de selecie prea dure. 9e e(emplu, dac n linia Criteria sunt date condiiile de selecie pentru dou c0mpuri diferite, atunci se returnea numai nregistrrile, pentru care fiecare din condiii este adevrat. *entru ca interogarea s returne e mai multe nregistrri, condiiile inutile tre#uie lic&idate. Tre#uie de verificat corectitudinea e(presiilor condiionale introduse. Verificai dac nu sunt gre'eli n dimensiuni, spaii n plus sau caractere strine. Verificai, dac condiiile sunt date pentru c0mpul curent 'i dac sunt puse anume condiiile necesare. 9ac numele c0mpului conine caracterul dou puncte, tre#uie la fiecare referire la acest cmp ntr:o e(presie de inclus numele n parante e. An ca contrar numele va fi citit ca un te(t simplu 'i nu se vor returna nregistrrile necesare. 9ac valorile solicitate nu sunt cunoscute definitiv, tre#uie de alctuit condiiile de selecie cu a)utorul sim#olurilor de nlocuire. 9ac condiiile de selecie se pun cu utili area sim#olurilor de nlocuire, dar se returnea alte nregistrri dec0t cele solicitate, posi#il se utili ea sim#oluri de nlocuire ce nu corespund tipului de date. $dugai condiii alternative, care lrgesc diapa onul ntreg selectat. *entru aceasta tre#uie de adugat o e(presie n celula liniei Criteria sau n celula liniei Or ="au> 'i de legat cu e(presia de)a introdus cu a)utorul operatorului Or. 9ac n condiia de selecie se sta#ilesc valori concrete pentru un c0mp sau c0teva c0mpuri, atunci nregistrarea ce conine valori vide n aceste c0mpuri nu va fi selectat. *entru a include aceste nregistri n ta#elul re ultat al interogrii, introducei n linia Or e(presia Is N ll. F) Intero!area ret rneaz% 7nre!istr%ri incorecte) Tre#uie de verificat corectitudinea e(presiilor condiionale introduse. Verificai dac nu sunt gre'eli n dimensiuni, spaii n plus sau caractere strine. Verificai, dac condiiile sunt date pentru c0mpul curent 'i dac sunt puse anume condiiile necesare. 9ac interogarea include ta#ele asociate, atunci valorile, indicate n condiiile de selecie n c0mpurile asociate tre#uie s fie indicate conform registrului, aceasta nseamn c ele tre#uie s corespund registrului valorilor din ta#elul de #a . Verificai n panoul superior al ferestrei interogrii n modul de proiectare setul ta#elelor sau interogrilor incluse n interogare. ?) 9nre!ist%rile se afi$eaz% 7n ordine incorect%) 9ac modul de sortare nu e indicat, indicai:l.

50

An timpul lucrului n reea alt utili ator poate indica alt ordine de sortare. !rdinea sortrii se salvea odata cu interogarea. *utei modifica ordinea sortrii n orice moment. 9ac ordinea sortrii este definit, posi#il c a fost selectat un c0mp gre'it. /ic&idai condiia actual a sortrii 'i indicai modul corect de soratre pentru c0mpul necesar. 9ac ordinea sortrii este definit pentru c0mpul necesar, posi#il c este indicat ordinea n cre'tere =Ascendin! > n loc de ordinea n descre'tere = Descendin!> sau invers. "electai ordinea corect de sortare. 9ac este definit sortarea pentru c0teva c0mpuri, verificai corectitudinea ordinii c0mpurilor n grila interogrii. Microsoft $ccess efectuia sortarea pentru c0teva c0mpuri n ordinea amplasrii lor de la st0nga la dreapta. C0mpul, pentru care este definit sortarea poate fi ascuns. *entru ca c0mpul, dup care se sortea nregistrrile s se afi'e e pe ecran, este necesar ca n r0ndul S#o= =$fi'are> s fie activat semnul de marcare. M)Intero!area ret rneaz% coloane incorecte) /a rularea interogrii se afi'ea prea multe coloane /ic&idai din grila interogrii c0mpurile, care nu tre#uie s se afi'e e n ta#elul re ultat al interogrii 'i lic&idai sim#olul ^ =stelu>, dac este inclus n gril. "im#olul steluei define'te afi'area automat a tuturor c0mpurilor din ta#elul sau interogarea de #a . $scundei c0mpurile, care nu:i necesar s fie afi'ate n ta#elul re ultat. Verificai, dac este de activat semnul de marcare pentru opiunea O t+ tAll6ields =$fi'area tuturor c0mpurilor> n fereastra de dialog O+tions =*arametri>. *entru aceasta selectai n meniul Tools =1nstrumente> comanda O+tions =*arametri> 'i selectai et&ic&eta Ta"lesGE eries =Ta#eleJ1nterogri>. /a activarea semnului de marcare la rularea interogrilor se vor afi'a toate c0mpurile din ta#elele sau interogrile de #a , c&iar 'i fr adugarea lor n gril. Modificarea valorii acestui parametru se refer numai la interogrile nou create 'i nu le afectea pe precedentele. 9ac c0mpul se include n grila interogrilor numai pentru definirea condiiilor de selecie, de activai semnul de marcare S#o= =$fi'are> pentru acest c0mp, n ca contrar n ta#elul re ultat al interogriise se va afi'a o coloan inutil. /a rularea interogrii se afi'ea prea puine coloane $dugai c0mpuri n grila interogrii. "im#olul stelu =^>, inclus n grila interogrii, define'te afi'area automat a tuturor cmpurilor din ta#elul sau interogarea de #a . $dugai alte ta#ele sau interogri, apoi adugai c0mpurile necesare. $fi'ai c0mpurile ascunse. Verificai dac este anulat semnul de marcare O t+ tAll6ields =$fi'area tuturor c0mpurilor> n fereastra de dialog O+tions =*arametri>. /a rularea interogrii nu se afi'ea coloanele necesare /ic&idai n grila interogrii numele c0mpurilor, ce nu tre#uie afi'ate 9ac coloanele necesare nu se afi'ea , adugai numele c0mpurilor necesare n gril. Verificai, dac ta#elele sau interogrile de #a din care se selectea nregistrrile sunt corect selectate. Verificarea c no$tin,elor +. Ce este o interogare I ,. Ce trpre int grila interogriiI -. Cum se crea o cerere de selecie cu a)utorul asistentuluiI .. Cum se crea o cerere de selecie fr a)utorul asistentuluiI 2. *oate fi creat asocierea ntre ta#ele in grila interogrii I 4. $rtai dou metode de includere a c0mpului n interogare 6. Ce este un set dinamicI 7. Cum se define'te criteriul de selecie al nregistrriiI 8. *ot fi modificate datele, corectnd n ta#elul re ultat al interogriiI

51

+D. ++. +,. +-. +.. +2. +4. +6. +7. +8. ,D. ,+. ,,. ,-.

Cum se sortea nregistrrile n interogareI Ce este un c0mp calculat n interogareI Ce repre int constructorul de e(presiiI *entru ce serve'te #utonul =comanda> TotalI Cum se face gruparea c0mpurilor n interogareI Care funcie se utili ea la numrarea valorilorI Cum se calculea valorile totale n interogareI Ce este gruparea operaiilorI %numerai toate tipurile operaiilor de grupare Cum se modific formatul afi'rii numerelor pe ecran n interogareI Cum se transfer coloana n grila interogriiI Cum se modific limea coloanelorI Cum se sta#ile'te automat limea optimal a coloaneiI Cum se inserea o coloan n interogareI *entru ce serve'te linia "G!; din grila interogriiI

Tema M) Ti+ ri s+eciale de intero!%ri)

52

M)2) Intero!%rile de act alizare $i tilizarea lor) 1nterogarea de actuali are este o interogare, care printr:o operaie modific c0teva nregistrri. %(ist patru tipuri de interogri de actuali are: de lic&idare, de actuali are 'i de adugare a nregistrrilor 'i de formare a unui ta#el. Intero!area de formare a n i ta"el =Ma<e Ta"le E er@> 5ormea un ta#el nou pe #a a unei pri sau a tuturor datelor din unul sau mai multe ta#ele. 1nterogarea de formare a unui ta#el este util pentru ndeplinirea urmtoarelor actiuni: 5ormarea unui ta#el pentru e(portul datelor n alt #a de date Microsoft $ccess. 9e e(emplu, tre#uie de fotmat un ta#el, care conine c0teva c0mpuri din ta#elul WCola#oratoriX 'i apoi de e(portat acest ta#el ntr:o #a de date, utili at de secia cadre. 5ormarea rapoartelor, care conin date, ce corespund unei ore 'i unei date calendaristice concrete. 9e e(emplu, este necesar de imprimat pe data de +2 mai +888 un raport despre volumul vn rilor,fcute n primul trimestru, #a at pe datele, ce se conin ntr:un ta#el de #a la orele 8:DD $.M. pe data de + aprilie +888. 3aportul creat pe interogarea sau instrucia "]/, selectea din ta#ele ultimele nregistrri =datele acumulate la +2 mai +888>, dar nu datele ce corespund orei propuse. *entru a o#ine datele de la orele 8:DD $.M. din + aprilie +888, tre#uie de alctuit o interogare pentru formarea unui ta#el, n care se introduc nregistrrile ce corespund orei 'i datei calendaristice necesare.$poi raportul se alctuie'te pe #a a noului ta#el, dar nu pe #a a interogrii. Alc%t irea nei co+ii de rezer8%) $lctuirea unui ta#el de ar&iv, care conine nregistrri vec&i ."e poate de e(emplu, de format un ta#el, care conine toate comen ile vec&i pn a le e(clude din ta#elul de lucru WComen iX. Mrirea vite ei de rulare a formularelor 'i rapoartelor, care se #a ea pe interogri cu multe ta#ele sau insruciuni "]/. 9e e(emplu, tre#uie de imprimat c0teva rapoarte, care se #a ea pe o interogare, ce conine cinci ta#ele n care se calculea totalurile. *entru a accelera procesul de e(ecuie, alctuii o interogare pentru alctuirea unui ta#el, ce e(trage nregisrrile necesare 'i le stoc&ea ntr:un ta#el. $poi creai pe #a a acestui ta#el un raport sau indicai acest ta#el ca i vor de nregistrri pentru o instrucie "]/ pentru formular sau raport. $ceasta va permite de e(clus rularea interogrii pentru fiecare raport. 9ar tre#uie de avut n vedere, c dup rularea interogrii de formare a unui ta#el, datele din acest ta#el nu se modific. Crearea n i ta"el no c o intero!are de formare a n i ta"el) +.Creai o interogare, selectnd ta#elele sau interogrile, ce conin nregistrrile, care se vor include n noul ta#el. ,.An modul de proiectare al interogrii apsai sgeata care e situat alturi de #utonul E er@ T@+e =tipul interogrii> n #ara cu instrumente 'i selectai comanda Ma<e Ta"le E er@ =formarea ta#elului>. *e ecran se afi'ea fereastra de dialog Ma<e Ta"le. -.Tastai n caseta Ta"le Name numele ta#elului, ce tre#uie format sau modificat. .."electai parametrul C rrent Data"ase =#a a de date curente> pentru a include ta#elul n #a a de date activ sau selectai parametrul Anot#er Data"ase 'i tastai numele#a ei de date n care vei plasa ta#elul nou. 1ndicai la necesitate calea de acces. 2.Tastai O>. 4.Transferai c0mpurile, pe care tre#uie s le conin noul ta#el din lista c0mpurilor n grila interogrii. 6.Antroducei criteriile de selecie n celulele Criteria din grila pentru c0mpurile adugate. 7.*entru vi uali area ta#elului nou pn la formarea lui tastai #utonul Vie= din #ara cu instrumente. *entru a reveni n modul de proiectare 'i a introduce modificrile necesare apsai #utonul Desin! Vie= din #ara cu instrumente. 8.*entru formarea ta#elului, apsai #utonul . n =rulare> din #ara cu instrumente. .emarc%:*entru oprirea rulrii integrrii apsai tastele CT.LLB.EA>. *roprietile c0mpurilor 'i a c0mpurilor c&eie nu se transfer la datele incluse n ta#el. Intero!area de lic#idare.

53

/ic&idea un set de nregistrri din unul sau mai multe ta#ele. 9e e(emplu, interogarea de lic&idare permite s e(cludem nregistrrile despre mrfurile, livrrile crora s:au ntrerupt sau care nu sunt comandate. Cu a)utorul interogrii de lic&idare putem lic&ida toat nregistrarea, nu numai careva c0mpuri din ea. Lic#idarea n i set de 7nre!istr%ri c a: tor l intero!%rii) 1nterogarea de lic&idare permite lic&idarea nregistrrilor dintr:un ta#el, din mai multe ta#ele legate prin asocierea Wunul:la:unulX sau prin asocierea Wunul:la:multeX, dac a fost sta#ilit lic&idarea n cascad =de e(emplu, toi clienii din Ca&ul 'i toate comen ile lor>. 9ar, dac pentru sta#ilirea criteriului de selecie din ta#elul prii WmulteX este necesar de inclus mpreun ta#elul prii WunulX, va fi necesar de rulat interogarea de dou ori, deoarece o rulare nu permite lic&idarea nregistrrilor din ta#elul principal 'i din ta#elele asociate concomitent. Tipul asocierii poate fi definit n modul de proectare al interogrii dup sim#olurile de pe liniile de legtur. 9ac un capt al liniei este marcat cu sim#olul WinfinitateX iar altul cu sim#olul +, avem o asociere Wunul:la:multeX. 9ac am#ele capete sunt marcate cu sim#olul + avem o asociere Wunul:la:unulX. 1artic larit%,ile care tre" ie a8 te 7n 8ederela r larea intero!%rii de lic#idare) !peraia de licidare a nregistrrilor cu a)utorul integrrii de lic&idare nu poate fi anulat. 9e aceia, pn a rula interogarea, tre#uie de vi uali at nregistrrile selectate pentru lic&idare. *entru aceasta apsai #utonul VIE; din #ara cu instrumente 'i vi uali ai ta#elul re ultat al interogrii. "e recomand de fcut copii de re erv ale datelor. $stfel, dac ai lic&idat nregistrri de care avei nevoie, le putei resta#ili din copiile de re erv. Uneori la rularea interogrii se pot lic&ida nregistrri din ta#elele asociate, care nu sunt incluse n interogare. $ceasta se nt0mpl dac n interogare este inclus un ta#el, care se afl de partea WunulX a asocierii Wunul:la:multeX 'i pentru aceast asociere a fost sta#ilit lic&darea n cascad. /a licidarea nregistrrilor din aceast ta#el se vor lic&ida 'i nregistrrile din ta#elul care se afla de partea WmulteX. 9up modificarea ta#elelor *arado(, dB$"% sau 5o( *ro, incluse n #a a de date, operaia de lic&idare a nregistrrilor dup rularea interogrii nu poate fi anulat. Lic#idarea 7nre!istr%rilor din n l sa mai m lte ta"ele*asociate +rin relatia n l5la5 n l + Creai o nterogaare care conine ta#ele cu nregistrri ce tre#uie lic&idate. , An modul de proectare al nterogrii apasati sgeata care e situat alturi de #utonul E er@T@+e =Tipul ntegrrii> n #ara cu instrumente 'i selectai comanda DeleteE er@ =lic&idarea>. - Transferai sim#olul stelut =^> din lista c0mpurilor ta#elelor n grila interogrii. . *entru sta#ilirea criteriilor de selecie ale nregistrilor n curs de lic&idare , transferai c0mpurle n gril cu a)utorul 'oricelului , n celula Delete =/ic&idare> ale acestor c0mpuri apare valoarea ;#ere =Condiie>. 2 Tastati criteriul de selecie n celula Criteria a c0mpurilor din gril. 4 *entru vi uali area preala#il a nregistrrilor ce vor fi lic&idate, apsai #utonul Vie= din #ara cu instrumente. *entru re0ntoarcerea n modul de proiectare apsai din nou #utonul Vie= din #ara cu instrumente. Toate modificrile interogrii se fac n modul de proiectare. 6 *entru lic&idarea nregistrrilor apsai #utonul . n din #ara cu instrumente . .emarc%:*entru oprirea rulrii interogrii apsai tastele CT.LLB.EA>. Lic#idarea 7nre!istr%rilor dintr5 n ta"el din +artea n la nei asocieri de ti+ l n l 5la5 m lte c a: tor l intero!%rii) /a rularea interogrii, care include un ta#el din partea WunulX dintr:o asociere de tipul Wunul: la:multeX se lic&idea 'i nregistrrile corespun toare din ta#elul din partea WmulteX, dac pentru asocierea dat a fost sta#ilit lic&idarea n cascad. + Creai o interogare, care include un ta#el din partea WunulX 'i conine nregistrri care tre#uie lic&idate. , An modul de proiectare al integrrii apsai sgeata care e situat alturi de #utonul E er@T@+e =Tipul interogrii> n #ara cu instrumente 'i selectai comanda DeleteE er@.

54

- Transferai sim#olul stelut =^> din lista c0mpurilor al ta#elelor n grila interogrii. . *entru sta#ilirea criteriilor de selecie ale nregistrilor n curs de lic&idare , transferai c0mpurile n gril cu a)utorul 'oricelului , n celula Delete =/ic&idare> ale acestor c0mpuri apare valoarea ;#ere =Condiie>. 2 Tastati criteriul de selecie n celula Criteria ale c0mpurilor din gril. 4 *entru vi uali area preala#il a nregistrrilor ce vor fi lic&idate, apsai #utonul Vie= din #ara cu instrumente. *entru re0ntoarcerea n modul de proiectare apsai din nou #utonul Vie= din #ara cu instrumente. Toate modificrile interogrii se fac n modul de proiectare. 6 *entru lic&idarea nregistrrilor apsai #utonul . n din #ara cu instrumente . .emarc%:*entru oprirea rulrii interogrii apsai tastele CT.LLB.EA>. Lic#idarea 7nre!istr%rilor din am"ele ta"ele ale nei asocieri de ti+ l n l5la5m lte c a: tor l intero!%rii) + Creai o interogare, care include ta#elele din care se vor sta#ili criteriile de selecie . , An modul de proiectare al integrrii apsai sgeata care e situat alturi de #utonul E er@T@+e =Tipul interogrii> n #ara cu instrumente 'i selectai comanda DeleteE er@ - 9in ta#elul, care conine nregistrrile asociate =din partea WmulteX ale asocierii Wunul:la:multeX > transferai cu a)utorul 'oricelului sim#olul WsteluaX=^> din lista c0mpurilor n grila interogrii. . 9in ta#elul principal =din partea WunulX a asocierii Wunul:la YmulteX > transferai n grila interogrii c0mpurile , pentru care se sta#ile'te criteriul de selecie. An celula Delete =/ic&idarea> a acestor c0mpuri apare valuarea ;#ere =condiie>. 2 Tastati criteriul de selectie n celula Criteria a c0mpurilor din gril. 4 *entru vi uali area preala#il a nregistrrilor ce vor fi lic&idate, apsai #utonul Vie= din #ara cu instrumente. *entru re0ntoarcerea n modul de proiectare apsai din nou #utonul Vie= din #ara cu instrumente. Toate modificrile interogrii se fac n modul de proiectare. 6 *entru lic&idarea nregistrrilor apsai #utonul . n din #ara cu instrumente . 7.*entru fiecare ta#el din partea WmulteX ale asocierii selectai lista c0mpurilor, care tre#uie 'terse din interogare 'i apsai tasta DELETE. 8.An grila interogarii a rmas ta#elul principal 'i c0mpurile, pentru care tre#uie de sta#ilit condiiile de selecie. $psai din nou #utonul . n. $stfel se vor lic&ida nregistrrile indicate din ta#elul prii WunuX ale asocierii. .emarc%:*entru oprirea rulrii interogrii apsai tastele CT.LLB.EA>. Intero!area de act alizare a 7nre!istr%rilor) %(ecut modificri generale ntr:un set de nregistrri din una sau mai multe ta#ele.9e e(emplu:se ridic cu +De preul la produsele lactate sau se mre'te salariul unei categorii de cola#oratori cu 2e. Modificarea n i set de 7nre!istr%ri c a: tor l intero!%rii de act alizare) +.Creai o interogare, care include ta#elele sau interogrile ce conin nregistrri, care tre#uie modificate 'i c0mpuri, ce se vor utili a la sta#ilirea criteriilor de selecie. ,.An modul de proiectare al interogrii apsai sgeata care este situat alturi de #utonul E er@ T@+e =tipul interogrii> din #ara cu instrumente 'i selectai comanda U+dateE er@=$ctuali are>. -.Transferai din lista c0mpurilor cu a)utorul 'oricelului n grila interogrii c0mpurile, care tre#uie actuali ate 'i c0mpurile la care se sta#ilesc criteriile de selecie ..1ntroducei n celula Criteria =Criteriu> condiiile de selecie, la necesitate. 2.*entru c0mpurile, care tre#uie actuali ate n celula U+date =$ctuali are> introducei e(presiile sau valorile care se utili ea la actuali are. 4.$psai #utonul Vie= din #ara cu instumente pentru a vi uali a coninutul ta#elului.Ta#elul nu va conine valorile actuali ate. *entru a reveni n modul de proiectare, apsai din nou #utonul Vie= din #ara cu instrumente. 6.*entru actuali area nregistrrilor 'i o#inerea noului ta#el apsai #utonul . n =3ulare> din #ara cu instrumente. .emarc%:*entru oprirea rulrii interogrii apsai tastele CT.LLB.EA>. Act alizarea ta"el l i c a: tor l 8alorilor din alt ta"el)

55

+.Creai un ta#el de actuali are, care include ta#elul, ce tre#uie actuali at 'i ta#elul, care serve'te ca i vor de valori. ,.9ac ta#elele nu:s asociate, creai asocierea pe cmpurile, ce conin valori asemntoare. -.Antroducei n celulele U+date =$ctuali are> ale c0mpurilor actuali ate e(presii de forma: NnumeTa#elO.NnumeC0mpO, unde numeTa#el i numeC0mp repre int numele ta#elului 'i al cmpului, n care se conin valorile iniiale. 9e e(emplu: pentru copierea datelor din c0mpul 9enumire al ta#elului Mrfuri,n celula U+date=$ctuali are> tre#uie de ntrodus urmtoarea e(presie:NMrfuriO.N9enumireO. EAem+le de eA+resii 7n 7ntero!%rile de act alizare) An urmtorul ta#el se aduc e(emple de e(presii, ntroduse n celula U+date =$ctuali are> a grilei interogrii la c0mpul actuali at: EA+resie .ez ltat WVn torX Modific valoarea n WVn torX R+D.D7.84R Modific valoarea datei calendaristice prin +D august 84 9a=Les> Modific n c0mpul logic valoarea Nu =No> prin 9a =Les> W*NXSNcodO $daog com#inaia W*NX la nceputul c0mpului definit N*reO^NCantitateO Calculea produsul c0mpurilor *re 'i Cantitate N5ra&tO^+.2 Mre'te valoarea c0mpului 5ra&t cu 2De 9"un=NCantitateaO^N*reOX,XComandant\,\ 9ac valoarea c0mpului CodulMrfii din NCodul MrfiiO`SNCodul MrfiiO>. ta#elul activ coincide cu valoarea c0mpului CodulMrfii din ta#elul WComandatX, se actuali ea valorile totale ale vn rilor, care se calculea ca produsul c0mpurilor *re 'i cantitate 3ig&t=NNumeC0mpO,2> Taie caracterele din st0nga, lsnd 2 caractere n dreapta c0mpului Intero!are de ad% !are 3A++end E er@4 $daug un set de nregistrri din unul sau mai multe ta#ele la sfr'itul unuia sau mai multor ta#ele. 9e e(emplu au aprut civa clieni noi 'i #a a de date, care conine informaia despre ei. *entru a nu introduce datele manual, datele pot fi adugate n ta#elul WClieniX. 1nterogarea de adugare este util 'i la ndeplinirea urmtoarelor aciuni: $dugarea c0mpurilor respectnd anumite condiii. 9e e(emplu, este necesar de adugat numele 'i adresele clienilor cu comen i foarte mari. $dugarea nregisrtrrilor, dac unele c0mpuri dintr:un ta#el nu se conin n alt ta#el. 9e e(emplu, n #a a de date ta#elul WClieniX conine ++ c0mpuri. 5ie c tre#uie adugate nregistrri din alt ta#el, cu c0mpuri ce corespund c0mpurilor 8 'i ++ din ta#elul WClieniX. 1nterogarea de adugare va aduga datele n c0mpurile care corespund 'i le va omite pe celelalte. Ad% !area 7nre!istr%rilor dintr5 n ta"el 7n alt l c a: tor l intero!%rii de ad% !are) +.Creai o interogare care conine ta#elul cu nregistrri, ce tre#uie adugate n alt ta#el. ,.An modul de proiectare al interogrii apsai sgeata, situat alturi de #utonul E er@T@+e =Tipul interogrii> din #ara cu instrumente 'i selectai comanda A++endE er@ =$dugare>. -.An c0mpul Ta"le Name =Numele ta#elului> introducei numele ta#elului, n care tre#uie adugate nregistrrile. .."electai parametrul C rent DataBase =An #a a de date activ>, pentru a amplasa ta#elul n #a a de date desc&is sau parametrul Anot#er Data Base =An alt #a de date>, 'i introducei numele #a ei de date, n care este necesar de amplasat ta#elu din nou. /a necesitate indicai calea de acces.

56

2.Tastai #utonul O>. 4.Transferai din lista c0mpurilor cu a)utorul 'oricelului n grila interogrii c0mpurile, care tre#uie adugate 'i c0mpurile la care se sta#ilesc criteriile de selecie. *oate fi adugat 'i c0mpul c&eie, dac are tipul de date contor. 9ac toate c0mpurile n am#ele ta#ele au acelea'i nume, se poate de transferat cu a)utorul 'oricelului a sim#olului stelu =^> n grila integrrii. 6.9ac n am#ele ta#ele c0mpurile selectate au acelea'i nume, numele corespun toare se introduc automat n linia A++end =$dugare>. 9ac numele c0mpurilor ta#elelor se deose#esc, n linia A++end =$dugare> introducei numele c0mpurilor, adugate n ta#el. 7.1ntroducei criteriile de selecie, conform crora se va face adugarea n celula Criteria =criteriu> a c0mpurilor. 8.*entru vi uali area preala#il a nregistrrilor ce vor fi adugate apsai #utonul Vie= din #ara cu instrumente de lucru. *entru a reveni n modul de proiectare apsai din nou #utonul Vie=. !rice modificare tre#uie fcut n modul de proiectare. +D.*entru adugarea nregistrrilor apsai #utonul . n =3ulare> din #ara cu instrumente. .emarc%:*entru oprirea rulrii interogrii apsai tastele CT.LLB.EA>. M)')Intero!%ri 7ncr ci$ate) An interogrile ncruci'ate se afi'ea re ultatele unor calcule statistice =ca de e(emplu sume, numrul nregistrrilor sau valori medii>, efectuate asupra datelor dintr:un c0mp. $ceste re ultate se grupea dup dou seturi de date n formatul unui ta#el ncruci'at. *rimul set se afi'ea n coloana stng 'i formea antetele r0ndurilor, iar al doilea se afi'ea n r0ndul superior 'i formea antetele coloanelor. Crearea nei intero!%ri 7ncr ci$ate c a: tor l asistent l i c !r +area 8alorilor totalizatoare +e linii $i coloane) +."electai n fereastra #a ei de date etic&eta E er@ =1nterogri> 'i apsai #utonul Ne=. ,.An fereastra de dialog Ne= E er@ =1nterogare nou> selectai /ross Ta" E er@ ;izard =1ntegrare ncruci'at> 'i tastai O>. -.Andeplinii instruciile, ce se afi'ea n fereastra de dialog a asistentului. An prima fereastr Y selectarea ta#elului de #a . $ doua fereastr Y selectarea c0mpurilor pentru formarea antetelor liniilor. $ treia fereastr Y selectarea c0mpurilor pentru formarea antetelor coloanelor.Urmtoarea fereastr propune selecia c0mpului 'i a funciilor pentru completarea celulelor de totali ate An ultima fereastr de dialog se propune rularea interogrii sau posi#ilitatea deplasrii n modul de proiectare al integrrii. 9ac interogarea creat nu corespunde cerinelor, revenii la asistent 'i modificai interogarea. Sfat: e(ist posi#ilitatea introducerii datelor ntr:un ta#el ncruci'at fr crearea unei interogri aparte n #a a de date. *entru aceasta este necesar de format n formular sau raport un ta#el totali ator. An ta#elul totali ator utili atorul poate modifica antetele r0ndurilor sau a coloanelor, ceea ce permite anali area datelor prin diferite metode. Crearea nei intero!%ri 7ncr ci$ate f%r% asistent) +."electai n fereastra #a ei de date etic&eta E er@ =interogri> 'i apsai #utonul Ne= =nou>. ,.An fereastra de dialog Ne= E er@ =1nterogare nou> selectai Desi!n Vie= =*roiectarea interogrii> 'i tastai O>. -.An fereastra de dialog S#o= Ta"le =$fi'area ta#elelor> selectai etic&eta, care conine o#iectele, de unde vor fi selectate datele utili ate n interogare. .."electai o#iectele adugate n interogare cu un du#lu clic pe numele fiecrui o#iect 'i nc&idei fereastra apsnd Close =Anc&ide>. 2.$dugai c0mpurile n r0ndul 6ield =C0mp> n grila interogrii 'i introducei criteriile de selecie. 4. Tastai #utonul E er@ T@+e =Tipul interogrii > din #ara cu instrumente 'i selectai CrossTa"E er@ =1nterogare ncrui'at> 6.*entru c0mpul sau c0mpurile, valorile crora se vor afi'a n interogare ca antete ale r0ndurilor, selectai celula din r0ndul Cros Ta" =Ta#el ncruci'at> 'i tastai .o= Ceadin!s =$ntetele

57

r0ndurilor>. *entru aceste c0mpuri tre#uie de lsat n r0ndul Total =Totali are> valoarea standard /ro + B@ =@rupare> 7. *entru c0mpul, valorile cruia tre#uie s repre inte n interogare antetele coloanelor, selectai celula din r0ndul CrossTa" =Ta#el ncruci'at> 'i tastai Col mnCeadin!s =$ntetele Coloanelor>. Valoarea Col mn Ceadin!s poate fi selectat doar pentru un c0mp. *entru acest c0mp n r0ndul Total =Totali are> tre#uie s lsai valoarea standard /ro + B@ =@rupare>. 1mplicit antetele coloanelor se sortea dup alfa#et sau dup valorile numerice. 9ac antetele tre#uie sortate n alt ordine sau dac tre#uie de limitat numrul antetelor afi'ate, tre#uie de utili at proprietatea Col mn Ceadin!s =$ntetele coloanelor> a interogrii. 8. *entru c0mpul, valorile cruia se vor utili a la formarea ta#elului ncruci'at, selectai celula din rndul CrossTa" =Ta#el ncruci'at> 'i selectai Val e =Valoare>. Valoarea poate fi dat numai unui singur c0mp. +D. An r0ndul Total =Totali are> selectai o funcie statistic, care va fi utili at pentru complectarea ta#elului ncruci'ate =de e(emplu S m* A8! sau Co nt>. ++.*entru a defini criterulle de selecie, care va limita antetele r0ndurilor pn la efectuarea calculelor, introducei o e(presie n r0ndul Criteria =criteriu> pentru c0mpul cu valorile .o=Ceadin!s =$ntetele r0ndurilor> n celula liniei CrossTa" =Ta#el ncruci'at> 'i /ro +B@ =@rupare> n celula liniei Total =Totali are>. 9e e(emplu, se pot introduce sumele totali atoare ale vn rilor pentru unele categorii de mrfuri, a'a ca conserve de carne sau pe'te. *entru a defini condiia de selecie, care va limita nregistrrile selectate pn la gruparea antetelor r0ndurilor 'i pn la complectarea ta#elului ncruci'at, afugai n grila interogrii un c0mp, pentru care se va defini criteriul de selecie, selectai pentru el ;#ere =Condiie> n celula r0ndului Total =Totali are>, lsai celula din linia CrossTa" vid 'i introducei e(presia n celula liniei Criteria =Criteriu>. =C0mpurile care au valoarea ;#ere =Condiie> n linia Total =Totali are> nu se afi'ea n ta#elul re ultat al interogrii>. +,. *entru vi uali area ta#elului re ultat tastai #utonul . n =3ulare> din #ara cu instrumente. *entru oprirea rulrii interogrii apsai tastele CT.LLB.EA> .emarc%: 9ac c0mpul se include n grila interogrii dar n celulele CrossTa" =Ta#el ncruci'at> 'i /ro +B@ =@rupare> se selectea NotS#o= =ne afi'are> 'i se activea semnul de marcare pentru celula Total =Totali are>, atunci pentru acest c0mp se efectuia gruparea la fel ca 'i la c0mpurile, selectate pentru antetele r0ndurilor, ns nu se afi'ea un r0nd aparte n ta#elul re ultat al interogrii. 9ac valoarea Col mnCeadin!s include caractere, care de o#icei nu se utili ea pentru numele c0mpurilor, ca de e(emplu puncte ecimale, atunci n ta#el ele se nlocuiesc caracterul semn de su#liniere. Sortarea sa limitarea antetelor coloanelor care se afi$eaz% 7ntr5o intero!are 7ncr ci$at%) *roprietatea Col mnCeadin!s =$ntetele Coloanelor> a interogrii permite e(ecutarea sortrii sau limitarea valorilor care se afi'ea n antetele coloanelor ta#elului re ultat al interogrii. 9e e(emplu , ntr:o interogare ncruci'at , n care antetele coloanelor snt numele lunilor anului , acestea pot fi afi'ate n ordine cronologic , dar nu alfa#etic sau putem afi'a numai coloanele lunilor ianuarie:iunie. +.Creai o interogare ncruci'at =cu sau fr asistent>. ,.%(ecutai un clic n cadrul ferestrei interogrii n modul de proiectare , dar nu n lista c0mpurilor sau grila ei. -.9esc&idei fereastra proprietilor interogrii cu un clic n #ara cu instrumente. ..An celula proprietii Col mnCeadin! ntroducei antetele coloanelor n ordinea n care ele tre#uie s se afi'e e n ta#elul re ultat .$ntetele coloanelor tre#uie s fie desprite prin caracterul punct 'i virgul sau s se utili e e caracterul de separare al rii date. $ntetele introduse tre#uie s corespund ntocmai antetelor coloanelor din interogare n modul foaie de date. 9e e(emplu , dac n antetul coloanei din ta#el se afi'ea WU"$X, tre#uie de introdus

58

anume WU"$X dar nu WU"X. =9up apsarea tastei ENTE. sau dup transferarea indicatorului n alt ta#el , numele fiecrui antet se include n g&ilimele>. 2.*entru vi uali area ta#elului re ultat al interogrii apsai #utonul . n =3ulare> din #ara cu instrumente de lucru . .emarc%: 9ac interogarea ncruci'at se utili ea des sau dac seerve'te ca #a pentru un formular sau un raport, atunci aciunile descrise mai sus de atri#uire a antetelor fi(ate coloanelor permite mic'orarea timpului de rulare al interogrii . 9ac utili ai permanent acelea'i antete pentru diferite interogri , creai un ta#el cu un c0mp de tip te(t , n care se pstrea antetele coloanelor. 9up aceasta desc&idei ta#elul 'i copiai antetele n celula proprietii Col mnCeadin!s. .ezol8area +ro"lemelor a+%r te la r larea intero!%rilor 7ncr ci$ate) Antetele coloanelor se afi$eaaz% ,n ordine !re$it% sa se afi$eaz% antete de +risos ) 1ndicai n proprietatea Col mnCeadin!s =$ntetele coloanelor> numele antetelor coloanelor n ordinea, n care ele se afi'ea . Una sa c0te8a coloane a antet l UV) Microsoft $cces returnea sim#olul WUTX n antetul coloanei pentru orice valoare vid a c0mpului, pentru care n linia CrossTa" =Ta#el ncruci'at > este marcat celula Col mnCeadin!s . *entru a evita acest ca , ndeplinii una din urmtoarele aciuni : 9efinii n mod cert antetele coloanelor cu a)utorul proprietii interogrii Col mnCeadin!s=antetele coloanelor>. 1ntroducei e(presia IsNotN ll n celula Criteria =Criteriu> a coloanei c0mpului selectat pentru antetele coloanelor. An celula Criteria din coloana c0mpului selectat pentru antetele coloanelor transformai valorile vide n valori cu careva sens =de e(emplu W/ipse'teX> cu a)utorul funciei Nz. Se afi$eaz% mesa: l de eroare Im+osi"il de ad% !at n mele Un meV $cest mesa) de eroare nseamn , c numele indicat nu poate fi adoptat ca nume de c0mp sau e(presie. $ceast situaie apare n urmtoarele ca uri: An fereastra de dialog E er@1arameters =*arametrii interogrii> nu e indicat tipul de date pentru parametrul interogrii ncruci'ate sau a interogrii, care serve'te ca #a pentru interogarea ncruci'at sau pentru diagram . *entru corectarea erorilor e(ecutai urmtoarele aciuni: +.1ndicai n fereastra de dialog E er@1arameters a interogrii , n care se define'te un parametru numele 'i tipul de date al parametrului. ,.9efinii valorile proprietii Col mn Ceadin! =$ntetele coloanelor> pentru integrarea, n care se utili ea un parametru. 9n antetele r0nd rilor sa coloanelor se afi$eaz% 8alori !re$ite ale c0m+ rilor) Verificai dac este selectat elementul Col mn Ceadin! din linia /ross Ta" =Ta#elul ncruci'at> din grila interogrii pentru c0mpurile, valorile crora servesc ca antete pentru coloane. *entru modificarea valorilor din celul, selectai celula, apoi selectai elementul necesar din lista care se desc&ide.9ac tre#uie de afi'at n antetele coloanelor valori concrete, indicai aceste valori n proprietatea interogrii Col mn Ceadin!s . .ez ltate !re$ite ale calc lelor totalizatoare3statistice4 7n intero!are) 9ac e(ist c0mpuri cu valori vide, incluse n calcule, atunci nregistrrile respective vor fi omise din calcule. 9ac gruparea nregistrrilor se face incorect, controlai dac n celula liniei Total =grupare> a c0mpurilor, dup care se face gruparea, este selectat elementul /ro + B@ =grupare>. Antr:o interogare ncruci'at ca pricin a re ultatelor incorecte poate servi numrul prea mare sau prea mic al c0mpurilor de grupare. $dugai, lic&idai sau modificai c0mpurile, indicate ca antete ale r0ndurilor, la care valorile totali atoare se grupea pe vertical. Controlai dac au fost corect selectate valorile c0mpurilor, utili ate n calitate de antete ale coloanelor, n care valorile totali atoare se grupea pe ori ontal. $mplasarea criteriilor de selecie n grila interogrii define'te dac se va efectua selecia nregistrrilor pn la grupare, dac se vor selecta grupele pn la efectuarea calculelor, deasemenea care re ultate se vor returna dup efectuarea calculelor.

59

Verificai dac au fost corect selectate funciile statistice. 9ac nu, selectai alt funcie din lista din celula Total =grupare >. N se face act alizarea datelor 7ntr5o intero!are 7ncr ci$at% 9atele dintr:o interogare ncruci'at nu admit actuali area. Intero!area se r leaz% +rea 7ncet) *entru accelerarea rulrii interogrii: $ctivai $nali atorul rulrii , care va verifica automat interogarea 'i va afi'a recomandri de m#untire a productivitaii ei. Creai inde(i pentru ta#elele de #a . .emarc% :9ac anali a rulrii se face cu a)utorul asistentului , atunci asistentul va afi'a propuneri de creare a relaiilor 'i inde(ilor necesari. Modificai grila interogrii pentru ridicarea productivittii ei. M)F)Intero!%ri c +arametri $i tilizarea lor) 1nterogare cu parametri se nume'te interogarea la rularea creia se desc&ide o fereast de dialog cu propunerea de a introduce anumite informaii , de e(emplu criterii de selecie ale nregistrrilor sau valoare pentru includere n c0mp. "e admite crearea interogrilor, n care se desc&id c0teva ferestre de dialog pentru introducerea diferitor informaii ,de e(emplu a dou date calendaristice. 9up aceasta n interogare se selectea nregistrri , care nimeresc ntr:o anumit perioad de timp. 1nterogrile cu parametri este comod de utili at ca i vor de #a de date pentru formulare 'i raporturi. 9e e(emplu pe #a a unui raport cu parametri se poate crea un raport despre veniturile lunare. An timpul imprimrii raportului Microsoft $cces va desc&ide fereasra de dialog cu invitaia de a indica luna , pentru care se creea raportul. 9up introducerea lunii,Microsoft $cces tipre'te raportul corespun tor . An loc de utili are a interogrii cu parametri se poate crea un formular special sau o fereastr de dialog , n care se vor cere datele necesare. Crearea intero!%rii c +arametri c in8ita,ia de introd cere a criteriilor de selec,ie) 9ac este necesar de rulat de multe ori aceea'i interogare de selecie sau interogare ncruci'at , sc&im#nd numai condiiile de selecie , atunci crearea unei interogri cu parametri permite s economisii din timp. 1nterogarea cu parametri nu necesit e(ecutarea de fiecare dat a modificrilor grilei interogrii, n loc de aceasta introduce condiiile de selecie. "e admite definirea setului de parametri pentru fiecare c0mp. *resupunem ,de e(emplu , c tre#uie de rulat de multe ori interogarrea de calculare a numrului total de comen i , e(ecutate de diferii vn tori. 1n acest ca este comod de creat o interogare cu parameti, n care se afi'ea invitaia de a introduce numele vn torului nemi)locit la rularea interogrii. +.Creai o interogare de selecie sau o interogare ncruci'at. ,. An modul de proiectare al interogrii transferai cu a)utorul 'oricelului c0mpurile din lista c0mpurilor n grila interogrii. -. *entru fiecare c0mp , care se presupune a fi utili at ca parametru , n celula liniei Criteria =criteriu> , introducei te(tul invitaiei, cuprins n parante e patrate . $ceast invitaie se va afi'a la rularea interogrii. $cest te(t tre#uie s se deose#easc de numele c0mpului, dar poate s:l includ. *entru afi'area invitaiei W1ntroducei data iniial :X'i W1ntroducei data final:X pentru definirea perioadei de selecie a valorilor ,introducei Bet=een N1ntroducei data iniial :O And N 1ntroducei data final :O n celula liniei Criteria =criteriu> al coloanei c0mpului W9ata $mplasrii W. .. *entru vi uali area preala#il a interogrii pn la rularea ei , apsai #utonul Vie= din #ara cu instrumente 'i introducei valoarea parametrului. *entru rentoarcerea n modul de proiectare al interogrii apsai iar'i #utonul Vie= din #ara cu instrumente. 2. *entru rularea interogrii cu parametri , apsai #utonul .UN din #ara cu instrumente. .emarc%: %ste necesar de definit tipul de date pentru parametri ntr:o interogare ncruci'at sau ntr:o interogare cu parametri , care serve'te ca #a pentru o diagram sau o interogare ncruci'at. An interogarea ncruci'at este necesar de asemenea de atri#uit valori proprietii

60

Col mn Cea!in!s =$ntetele c0mpurilor >. An alte interogri cu parametri este necesar de indicat tipul de date al parametrului pentru c0mpurile logice 'i pentru c0mpurile din ta#ulele #a elor de date e(terne "]/. An formular se permite imprimarea parametrilor. Indicarea ti+ l i de date +entr +arametri 7ntr5o intero!are c +arametri) +.Creai o interogare cu parametri 'i n modul de proiectare al interogrii selectai din meniul E er@ comanda 1arametres. ,.1ntroducei n prima celul a coloanei 1arametr prima invitaie , introdus n grila interogrii. -.An celula coloanei Data T@+e =Tip de date > a acestei linii selectai tipul de date necesar ..3epetai pa'ii , 'i - pentru fiecare parametru, pentru care este necesar de introdus tipul de date .ezol8area +ro"lemelor * a+%r te la r larea intero!%rilor c +arametri In8ita,ia de introd cere a +arametrilor se afi$eaz% c0nd n tre" ie) 9ac invitatia de introducere a valorilor parametrilor se afi'ea atunci , c0nd dup prerea utili atorului nu tre#uie s apar ,este posi#il una din urmtoarele pricini : *arametrul a fost eliminat din grila interogrii , dar nu a fost eliminat din fereastra de dialog E er@ 1arameters =*arametrii interogrii > Numele c0mpului a fost introdrus incorect n interogare sau raport 'i nu coincide cu c0mpul ta#elului. %(ist o referire la un c0mp calculat. 9ac pentru c0mp n interogare sunt definite operaii cu valori ale unui c0mp calculat , este necesar de sta#ilit semnul de marcare S#o= =afi'are> n grila interogrii. %ste necesar un parametru, care asigur rentoarcerea n interogare cu parametrii tuturor nregistrrilor. An grila interogrii su# celula c0mpului n r0ndul Criteria =criteriu>, care conine invitaia de introducere a parametrului, introducei n celula r0ndului Or =sau> e(presia =te(t invitaie> Is N ll , unde te(t invitaie tre#uie s coincid cu invitaia introdus n linia Criteria =criteriu> al acestui c0mp . 9e e(emplu C0mpul : Cod marfa Criteriu de selecie Li<eRintrod ce,i cod l m%rfiiS sau Rintrod ce,i cod l m%rfiiS Is N ll) 9ac la reluarea unei asemenea inerogri n fereasra de dialog Enter 1arameter Val e nu se introduce nici o valoare, interogarea returnea toate nregistrrile. Se afi$iaz% mesa: l de eroareIm+osi"il de ad% !at n mele Un meV) $cest mesa) de eroare arat, c numele indicat nu poate fi adoptat ca nume de c0mp sau e(presii. $ceast situaie apare n ca ul urmtor: An fereastra de dialog E er@ 1arameters =*arametrii interogrii> nu este indicat tipul de date pentru parametrul interogrii incruci'ate sau a interogrii care serve'te ca #a pentru interogarea incruci'at sau pentru diagram. *entru corectarea erorilor, e(ecutai urmtoarele aciuni 2) An interogarea, n care se define'te parametrul, indicai n fereastra de dialog E er@ 1arameters =*arametrii interogrii> numele 'i tipul de date al parametrului. ') An interogarea, n care se utili ea parametrii indicai valorile proprietii Col mn Ceadin!s =$ntetele coloanelor> Verificarea c no$tin,elor +. Ce repre int o interogare de aciuneI ,. 1ndicai tipul interogrilor de aciune I -. *entru ce este necesar interogarea de formare a unui ta#el I .. Cum se crea un ta#el nou cu a)utorul interogrii de formare a unui ta#el I 2. Ce e(ecut interogarea de lic&idareI 4. "e pot lic&ida c0mpuri cu a)utorul unei interogri de lic&idare I

61

6. Cum se crea o interogare de lic&idareI 7. Cu ce se deose#esc aciunile #utoanelor 3un 'i Vie< n interogrile de aciuneI 8. Care este esena interogrii de actuali areI +D. Cum se crea o interogare de actuali are.I ++. Care este esena unei interogri de adugareI +,. Cum se crea o interogare de adugare I +-. *entru ce servesc interogrile ncruci'ate.I +.. Cum se crea o interogare incruci'at cu a)utorul asistentului I +2. Cum se crea o interogare incruci'at fr a)utorul asistentuluiI +4. An ce ca uri se utili ea interogrile cu parametriI +6. Ce este o interogare cu parametriI

Tema -) 6orm lare) Crearea form larelor)

62

-)2) No,i ni !enerale des+re form lare) 5ormularul Y un o#iect a #a ei de date destinat pentru vi uali area datelor unei inregistrri. 5olosind formularul putem efectua n mod elegant operaiile tipice din #a ele de date: vi uali area, agugarea, modificarea datelor. Utili atorul are posi#ilitatea s modifice ordinea c0mpurilor, s le plase e n cadrul formularului n po iiile necesare, s introduc diferite elemente decorative e.t.c. $ccess are facilitatea de a afi'a formularul n diferite moduri penrtu vi uali are.$stfel: se folosesc diferite culori, fonturi, alte elemente grafice la reore entarea datelor? repre int o form asemntoare unui formular tiprit pe &0rtie. conin diagrame? conin e(presii pentru efectuerea calculelor? afi'ea datele din mai multe ta#ele? automamati ea ndeplinirea anumitor operaii. 9up structura sa formularul e ceva asemntor unei cvasete pentru dialog. ! mare parte de date repre intate n formular sunt reflectate din ta#ele sau nregistrri. 9atele nelegate de ta#ele sau cererile, ce repre int sursa de #a a datelor folosite la crearea formularului, se pstrea n mac&eta formularului. /a crearea legturii dintre formular 'i nregistrrile ta#elei , ce repre int sursa de #a a datelor din formular, se folosesc o#iectele grafice numite elemente de control. %lemente de control: o#iecte, plasate n formular 'i destinate pentru a reflecta datele, indeplinirea operaiilor sau pentru o pre entare mai elegant a datelor. Unele elemente de conrtol sunt legate cu c0mpurile ta#elei de #a sau cmpurile raportului de #a , pentru a fi folosite la ntroducerea valorilor n aceste c0mpuri sau reflectarea valorilor din aceste c0mpuri. %(emplu: pentru ntroducerea 'i reflectarea te(tului sau a numerelor, putem folosi elemente de control: c0mpuri pentru, pentru reflectarea imaginilor Y cadrul o#iectului. $lte elemente de control se folosesc la reflectarea datelor, ce sepstreau n mac&eta formularului. %(emplu: pentru repre entarea unui te(t e(plicativ putem folosi etic&etele, dar pentru gruparea datelor'i m#untirea aspectului e(terior a formularului Y linia 'i dreptung&iul. -)' Crearea form larelor) $ccess ne permite s crem formulare n dou moduri: asistai de 6orm;izard sau prin fore proprii. An primul ca crearea formularului este facilitat de ntre#rile asistenilor. Cea mai simpl metod de creare a formularului este folosirea asistentului =6orm;izard>. ":ar putea ca stilul formatelor predefinite s nu fie pe placul dumneavoastr sau s dorii s creai un anum,it stil de format predefinit, specific unei anumite aplicaii. Creai un formular 'i modificaii aspectul astfel nc0t formularul s ai# fontul, c&enarul, culoarea fontului 'i alte opiuni e(act a'a cum le dorii pentru noul 9umneavoastr format predefinit sau pentru cel particulari at. *utei modifica unele dintre valorile presta#ilite pe care programul $ccess le utili ea la crearea tuturor formularelor selectnd opiunile Tools, O+tion 'i apoi etic&eta 6ormG.e+ort. *utei crea un formular 'a#lon care s nlocuiasc a#lonul standard 'i putei sta#ili cum s fie afi'ate o#iectele n momentul c0nd le selectai. $sistenii ne permit se crem noi elemente de control mai rapid .$cesta ne permite s crem c0teva tipuri de formulare standarde: $uto5orm:9atas&eet $uto5orm:Columnar $uto5orm:Ta#ular Crearea form lar l i c a: tor l A to6orm) $ceasta este cea mai simpl metod de a o#ine un formular. Cu formularul A to6orm putem vi uali a o singur nregistrare. A to6orm crea un formular simplu n mod automat, fr s solicite informaii suplimentare.

63

A to6ormH Col mnar: c0mpurile sunt plasate pe vertical unul su# altul, n partea st0ng fiind plasat etic&eta c0mpului respectiv. /a un moment dat vi uali m o singur nregistrare. $uto5orm:Ta#ular Y plasea c0mpurile unei nregistrri pe ori ontal, avnd n parte superioar numele c0mpurilor pe po iia antetelor de coloan. $vem posi#ilitatea s vi uali m deodat mai multe nregistrri. $spectu este asemntor unui ta#el. 2) An fereastra #a ei de date acionai etic&eta Ta"les sau E eries ,. "electai ta#elul sau cererea, pe #a a crora se va crea formularul sau desc&idei aceste o#iecte n orice mod de vi uali are. F) $cionai #utonul de desc&idere a listei derulante din apropierea #utonului Ne=O":ect, din panoul cu instrumente 'i selectai $uto5orm necesar. Crearea form lar l i c a: tor l asistentl i) 2) An fereastra #a ei de date acionai etic&eta 6orms. ') $cionai #utonul de comand Ne=. F) An caseta pentru dialog Ne=6orms selectai asistentul necesar, descrierea fiecurui asistent selectat apare n partea stng a casetei pentru dialog. .. "electai denumirea ta#elului sau a nregistrrii, ce vor constitui sursa de #a a formularului definit. .emarc%: /a definirea formularului cu a)utorul asistenilor, datele tre#ue selectate din lista o#inut la e(tinderea listei derulante din caseta pentru dialog. M) $cionai #utonul O>. -) 9ac la pasul - afost ales 6orm;izard* C#art;izard sau 1i8otTa"le;izard, atunci la crearea formularului ndeplinii sugestiile din casetele pentru dialog. $spectul formularului poate fi modificat n modul de proiectare Desi!n. .emarc%:/a alegerean unui formular predefinit folosii A to6orm , care a fost activat ultima dat in caseta pentru dialog sau cu a)utorul comen ii A to6orm din meniul 6ormat. Crearea form lar l i f%r% asistent) Utili arorul poate ncepe de la un formular nou 'i poate personali a acest formular. 2) $cionai etic&eta 6orms. ') $cionai #utonul Ne=. F) An caseta pentru dialog Ne=6orm selectai Desi!n Vie=. .. "electai denumirea ta#elului sau cererea se vor constitui sursa de #a a formularului. 9ac formularul nu va conine date = de e(emplu dac formularul va fi utili at ca o caset pentru dialog special> nu selectai nimic din lista derulant. .emarc%:5ormularul ce reflect date din mai multe ta#ele , tre#ue definit pe #a a cererii, ce conine aceste date din ta#ele. M) $cionai #utonul O>. 5ormularul va aprea la ecran n modul de afi'are Desi!n. Crearea form lar l i +e "aza mai m ltor ta"ele) Cea mai simpl 'i mai rapid metod de definire a formularelor pe #a a mai multor ta#ele An prima caset pentru dialog selectm c0mpurile ce se vor conine n formular, cimpurile pot fi selectate dintr:un singur ta#el sau mai multe. "e crea formulare standarde sau ierar&ice. Un formular standard reflect informaia despre marf 'i furni orii ei, iar cel ierar&ic conine unul sau mai multe formulare su#ordonate = su#formular>. 5ormularul su#ordonat se utili ea la repre entarea datelor din ta#ele cu ralaia unu la mai muli.9e e(emplu poate fi creat formularul WCategoriiX ce conine date din ta#elul WCategoriile mrfiiX 'i WMrfuriX. 9atele pot fi repre entate n form ierar&ic far utili area formularelor su#ordonate.9ac formularul conine multe elemente de control atunci su#formularul nu mai poate fi inclus n formular. An acest ca poate fi utili at asistentul la crearea formularelor simultam. .e!im rile de 8iz alizare a form lar l i) 5ormularul poate fi vi uali at n unul din urmtoarele . categorii: Modul 9esign Modul 9atas&eet

64

Modul 5orm Modul *rint*revie< Modul Desi!n este destinat pentru modificarea formularelor de)a e(istente 'i crearea celor noi. Modul 6orm e necesar la ntroducerea, modificarea 'i afi'area datelor n formular. An acest mod sunt vi i#ile toate c0mpurile unei nregistrri. Modul Datas#eet e necesar la ntroducerea, modificarea 'i afi'area datelor, pre entate n formulare de ta#el.An acest mod la ecran pot fi afi'ate simultan mai multe nregistrri, dar nu sunt vi i#ile toate c0mpurile. An acest regim nu sunt afi'ate #utoanele, o#iectele grafice 'i alte o#iecte !/%. An modul de vi uali are preala#il formularul este afi'at a'a cum va fi tiprit. -)F) L cr l 7n re!im l de +roiectare 6ereastra 6orm lar l i 7n re!im l de +roiectare) 5olosirea formularului n modul de proiectare conine mac&etul formularului n starea sa curent 'i mi)loacele predestinate pentru modificarea acestui formular: panoul cu instrumente, rigla, panoul cu elemente de diri)are, #ara de stare 'i e.t.c. Marcarea form lar l i) 2) 9esc&idei formularul n modul de proiectare Desi!n. ,. $cionai domeniul marcat al formularului. 9ac rigla nu e afi'at la ecran, selectai comanda Select6orm din meniul Edit sau acionai pe fonul din st0nga formularului, pentru a marca formularul. Marcarea sec,i nilor 7n form lare) 2) 9esc&idei formularul n modul de proiectare Desi!n. ,. $cionai domeniul marcat a seciunii sau n orice loc din ona antetului.*entru a selecta o seciune a formularului la fel putem aciona cu mouse:ul pe fonul seciunii. Marcarea elementelor de control) 2) 9esc&idei formularul n modul de proiectare Desi!n. ,. *o iionai cursorul pe elementul de control 'i acionai cu mouse:ul. 9ac elementul de control conine o etic&et legat , atunci se selectea 'i ea. .emarc%:9ac alegem un element de)a selectat, n el apare indicaturul cursorului ce permite s ntroducem sau s modificam te(tul. An acest ca pentru selectarea elementului de control, urmea s acionm inafara elementului de control, apoi din nou selectm elementul de control. Selectarea elementelor de control consec ti8e) 2) 9es&idei formularul n regimul de proiectare Desi!n. ,. $cionai n afara elementelor de control, apoi tragei cadrul dreptung&iular peste elementele de control Selectarea elementelor de control neconsec ti8e) 2) 9es&idei formularul n regimul de proiectare Desi!n. ') $cionai #utonul S#ift, inei acionat acest #uton 'i selectai fiecare element de control. Asc nderea !rilei) 2) 9esc&idei formularul n regimul Desi!n. ') An meniul Vie= selectai opiunea /rid. Acti8areaGdezacti8area !rilei) 2) 9esc&idei formularul n regimul Desi!n. ') $ctivai opiunea "nap to grid din meniul 6ormat. 9ac opiunea Sna+ to /rid este activat elementele de control se vor alinia la cele mai apropiate linii de gril oti ontale 'i verticale *unctele de intersecie ale grilei se numesc noduri. /a crearea elementului de control, prin selectarea locului n formular sau raport, colul st0nga:sus al elementului se plasea n cel mai apropiat nod al grilei,dac opiunea Sna+ to /rid. 9ac elementele de control sunt create prin tragere cu mouse:ul, atunci toate colurile elementului se plasea n nodutile grilei. /a deplasarea sau redimensionarea elementului de control, Microsoft $ccess permite deplasarea elementului sau deplasarea cadrului da la un nod la altul. 9imensionarea elementelor de control respect spaierea grilei 'i corespunde coninutului su.

65

9ac opiunea "nap to @rid este de activat, este ascuns grila, atunci elementele de control pot fi deplasate 'i redimensionate n mod independent. Sfat:/a de activarea temporar a opiunei Sna+ to /rid, $ctivai tasta CT.L 'i la deplasarea sau redimensionarea elementelor de control se ine tastat =acionat>. /a eli#erarea tastei CT.L se activea din nou opiunea Sna+ to /rid. Modificarea +as l i !rilei) 2) 9esc&idei formularul n regimul Desi!n. ,. 5acei du#lu clic n domeniul marcat al formularului, pentru a desc&ide caseta cu proprieti. F) @ranul itatea grilei este definit prin intermediul proprietii formularului /rid[ 'i /ridD , care se refer la distana dintre liniile pe ori ontal, respectiv pe vertical. = *unctele de intersecie ale grilei sunt afi'ate n regimul Desi!n>. "paierea grilei pe ori ontal se modific astfel: atri#uii proprietaii /rid[ o valoare nou, pe vertical: atri#uii proprietii /ridD o valoare nou. Cu c0t numrul este mai mare =valoarea> cu att e mai mic distana dintre spaii Y pasul. .emarc%:Valoarea presta#ilit pentru spaierea grilei este de +D puncte pentru /rid[ 'i /ridD la +centimetru. 9easemenea sefolose'te spaierea de ,. puncte pe inci pe ori ontal 'i pe vertical. Valorile se conin n intervalul de la + la 4.. 9ac spaierea grilei este mai mae de ,. puncte pe inci sau +D puncte pe centimetru, punctele nu sunt vi i#ile. Utilizarea fomatelor +redefinite la form lare $i elemente de control) 2) 9esc&idei formularul n regimul de proiectare Desi!n. ,. Andeplinii una din urmtoarele aciuni: $cionai domeniul marcat al formularului pentru formatarea total a formularului? $cionai domeniul marcat al seciunii, pentru formatarea seciunii respective? Marcai elementele de control care necesit formatarea. F) $cionai #utonul A to6ormat din panoul cu instrumente. .. "electai formatul necesar. M) $cionai #utonul O+tion : pentru a specifica anumii parametri, necesari pentru modificarea atri#utelor te(tului. 5ormatarea te(tului poate s includ urmtoarele caracteristici : : fontul, dimensiunea 'i stilul : culoarea= caracterelor 'i a fontului>? : c&enarul =tipul, grosimea, stilul 'i culoarea>? : tipul de su#liniere 'i felul alinierii. .emarc%:/a adugarea imaginei de fundal se marc&ea tot formularul. A: starea a toformat l i +entr form lare) 2) 9ec&idei formularul n regimul de proiectare Desi!n. ') $cionai comanda A to6ormat din meniul 6ormat. F) "electai aitoformatul necesat din lista afi'at la ecran n caseta pentru dialog A to6ormat ?) $cionai #utonul O+tion 'i selectai atri#utele ce vor fi modificate. M) $cionai #uronul C stomize 'i selectai parametrul necesar. "e permit urmatoarele aciuni: :crearea unui nou A to6ormat pe #a a formularului desc&is? : actuali area A to6ormat:ului selectat pe #a a formularului des&is? : eliminarea A to6ormat:ului selectat din list. 4. 5acei du#lu clic pentru a nc&ide caseta pentru dialog. Ad% !area 7n form lar a datei $i tim+ l i c rent) 2) 9es&idei formularul sau raportul n regimul de proiectare Desi!n. ') $cionai comanda Data and Time din meniul Insert. F) *entru adu&garea datei curente in formular instalati caseta de validare Incl deData 'i specificai formatul necesar pentru repre entarea datei. .. *entru adu&garea timpului curente in formular instalati caseta de validare 1ncludeTime 'i specificai formatul necesar pentru repre entarea timpului.

66

*e formular se va aduga c0mpul cu e(presia corespun toare proprietii ControlSo rce. Instalarea re!im l i de desc#idere a form lar l i +entr o sin! r% 7nre!istrare* c0te8a sa n ta"el) +. 9esc&idei formularul n regimul de proiectare design. ,. *entru a desc&ide caseta cu proprietile formularului, facei du#lu clic n domeniul marcat al formularului. F) 1nstalai una din urmtoarele valori pentru proprietatea Defa ltVal e: Valoarea 9escrierea "ingle5orm 3eflect o nregistrare = An regimul 6orm>. Continuos5orm 3eflect toate nregistrrile ce se pot conine n seciunea Detail. 9atas&eet 3eflect nregistrrile ordonate n linii 'i coloane. Nu toate cmpurile nregistrrii sunt vi i#ile . .emarc%:/a deconectarea regimului 6orm sau Ta"le instalai proprietatea Vie=sAllo=ed. Desc#iderea form lar l i n mai +entr 7ntrod cerea datelor) +. 9esc&idei formularul n regimul de proiectare design. ') 9esc&idei fereastra 1ro+erties cu du#lu clic n domeniul marcat al formularului. F) *entru a desc&ide formularul pentru ntroducerea datelor =cu o inregistrare nou>, Confirmai valoarea Des pentru proprietatea DataEntr@. /a afi'area tuturor nregistrrilor selectai valoarea No. Sec,i nile form lar l i) 5ormularele conin urmtoarele seciuni: $ntetul formularului : apare o singur dat, n partea superioar a formularului. $ntetul paginii : apare n partea superioar a fiecrei pagini a formularului tiprit. 9etaliile : conine c0mpurile nregistrrilior. /a vi uali are aceast seciune va fi repetat pentru fiecare nregistrare. "u#solul paginii : apare n partea inferioar a fiecrei pagini a formularului tiprit. "u#solul formularului : apare o singur dat, n partea inferioar a formularului. Incl derea $i eAcl derea antet l i $i zonei de s "sol) 2) 9esc&idei formularul n regimul de proiectare Desi!n. ') "electai comanda 6orm CeaderG6ooter sau 1a!e CeaderJ6ooter din meniul Vie=. .emarc%:$ntetul 'i ona de su#sol a formularului sunt plasate pe formular respectiv n partea de sus sau n parte de )os a formularului n regimul 6orm 'i la nceputul 'i sfr'itul formularului tiprit. "eciunile de antet 'i de su#sol ale paginii apar doar pe formularul tiprit 'i nu sunt afi'ate la ecran n modul 6orm. /a e(cluderea onei de antet 'i su#sol a paginii automat se include 'i coninutul elementelor de control. "eciunile 1a!e Ceader 'i 1a!e 6ooter sunt adugate simultan pe formular. 9ac aceste seciuni nu sunt necesare, dimensiunile lor pot fi mic'orate ma(imal sau instalai pentru proprietatea Visi#le. valoarea No. $scunderea sau vi uali area seciunilor se instalea cu valorile presta#ilite de proprietatea Dis+la@;#en . $ceast proprietate posed urmatoarile valori: *ermanent : All=a@s /a tipar : 1rint Onl@ /a ecran : Screen Onl@ Modificarea dimensi nilor sec,i nii de antet $i de s "sol. Anlimea fiecrei seciuni nu este determinat de o valoare concret =anumit>. 9imensiunea limei seciunilor este una 'i aceia' pentru toate. Modificarea limii unei seciuni duce la modificarea automat a limii tuturor seciunilor. Modificarea l%,imii sa 7n%l,imii) 2) 9esc&idei formularul n regimul de proiectare Desi!n.

67

,. *o iionai indicatorul mouse:ului pe marginea de )os a unei #are despritoare sau pe marginea din dreapta. -. /a modificarea nlimii tragei indicatorul mouse:ului = ca s variai dimensiunea>, n sus sau n )os. /a modificarea limii tragei indicatorul mouse:ului n st0nga sau n dreapta. Modificare sim ltan% a dimensi n lor 3 7n%l,imea $i l%,imea4) *o iionai indicatorul mouse:ului n colul dreapta:)os a seciunii 'i tragei indicatorul mouse:ului n orice direcie, pentru a varia dimensiunea seciunii. Modificarea dimensi nei form lar l i d +% con,in t l s% ) 2) 9esc&idei formularul n regimul de proiectare Desi!n. ') "electai comanda Size to 6it 6orm din meniul ;indo=. .emarc%: 9ac fereastra formularului este ma(imi at, atunci comanda Size to 6it 6orm nu este accesi#il. -. *entru pastrarea dimensiunelor formularului, acionai #utonul "ave din panoul cu instrumente. /a indeplinirea comen ii Size to 6it 6orm, Microsoft $ccess define'te dimensiunile formularului in corespundere cu valoarea atri#uit proprietii Defa ltVie=: Sin!le sau Contin os. Sin!le= forma simpl>: dac dimensiunile nregistrrii ce se reflect sunt mai mici ca fereastra formularului, comanda Size to 6it 6orm face redimensionarea ferestrei pn la dimensiunea nregistrrii. 9ac dimensiunea nregistrrii este mai mare ca fereastra formularului, atunci comanda Size to 6it 6orm redimensionea fereastra formularului astfel ca nregistrarea s fie afi'at pe cit e posi#il. Contin os Y 9ac nregistrarea din partea de )os a ferestrei formularului este reflectat parial Y comanda Size to 6it 6orm o e(clude de pe ecran. 9ac se reflect o singur nregistrare 'i este afi'at pariol, atunci aceast comand modific dimensiunile ferestrei astfel ca s fie afi'at nregistrarea pe msura posi#ilitilor. Sta"ilirea dimensi nilor form lar l i la desc#iderea sa ini,ial%) 2) 9esc&idei formularul n regimul de proiectare Desi!n. ,. "ta#ilii dimensiunile necesare formularului, deplasn graniile sale cu a)utorul mouse: ului n modul de afi'are narmal. F) $cionai #utonul Sa8e din panoul cu instrumente. .emarc%:9ac pentru roprietatea A to.esize e definit valoarea Des, atunci dimensiunile formularului automat se instalea astfel, ca nregistrarea s fie reflectat complet. *entru sta#ilirea dimensiunelor proprii formularului atri#uii proprietii A to.esize valoarea No. Centrarea form lar l i la desc#iderea sa ini,ial% 7n fereastra a+lica,iei) 2) 9esc&idei formularul n regimul de proiectare Desi!n. ,. *o iionai indicatorul mouse:ului n domeniul marcat al formularului 'i facei du#lu clic pentru a desc&ide caseta cu proprieti. F) "ta#ilii pentru proprietatea A toCenter valoarea No. /a urmtoarea desc&idere a sa formularul se plasea la centru n fereastra aplicaiei . Modificarea ordinei de 8iz alizare) 2) 9esc&idei formularul n regimul de proiectare Desi!n. ') $ntrenai comanda Ta"Order din meniul Vie=. -. 9in c0mpul "ection selectai seciunea ce o modificai. .. Andeplinii una din urmtoarele aciuni: A toOrder Y pentru a impune ordinea de vi itarea automat: de sus n )os 'i de la st0nga la dreapta. $cionm antetul controlului vi at, apoi acionm nc o dat, antrenm si:l depunem n po iia cu lista elementelor de control. 2. $cionm #utonul !E. -) 9ac dorii s verificai ordinea de vi itare a controalelor, trecei n regimul 6orm. = An regimul Desi!n, ordinea de vi itare permanent corespunde cu ordinea n care au fost create elementele de control>.

68

.emarc%: 9ac e necesar de a marca un element de control, ce nu se va conine in lista cu ordinea de vi itare , sta#ilii valoarea No pentru proprietatea Ta"Sto+. 9ac Ta"Sto+ este No, caseta de te(t ocolit atunci cind se face trecerea de la un control la altul. /a fel putem indica la ce pagin sau nregistrare va fi deplasat cursorul de indicaie la acionarea #utonului Ta" n ultimul c0mp a nregistrrii curente. Modificarea titl l i form lar l i) 2) 9esc&ideti formularul n regimul de proiectare Desi!n. ,. *o iionai indicatorul mouse:ului pe formular i facei du#lu clic pentru a desc&ide caseta cu proprieti. F) Antroducei te(tul ce va fi afi'at in antetul formularului , definit de proprietatea Ca+tion. ?) Trecei n regimul 6orm 'i vi uali ai denumirea formularului. Sfat:9ac formularul nu va conine denumire, nu definii nimic n c0mpul proprietii Ca+tion. 9ac prprietatea Ca+tion este necompletat n calitate de titlu va fi afi'at numele formularului. Verificarea c no$tin,elor +. Noiune de formularI ,. Ce repre int elementele de controlI -. %numerai modurile de afi'are a formularuluiI .. Tipurile de formulare $uto5orm. 9eose#irea dintre eleI 2. Crearea formularului cu a)utorul asistentului 5orm;i ardI 4. Crearea formularului fr 5orm;i ardI 6. Crearea formularului pe #a a mai multor ta#eleI 7. Marcarea formularului, seciunilor 'i elementelor de controlI 8. %lementele de #a a mac&etei formularuluiI +D. 9esc&iderea formularului pentru ntroducerea datelorI ++. $)ustarea autoformatului pentru formulareI .

69

Tema \) 1rel crarea form larelor

\)2) No,i ni !enerale a elementelor de control 9ac crearea formularului ncepe cu unul nou, atunci amplasarea elementelor de control n formular rm0ne pe seama utili atorului. 9ac formularul a fost creat cu a)utorul asistentului atunci utili atorul poate sc&im#a aspectul lui prin adugarea, reamplasarea 'i modificarea acestor elemente. %lementele de control Y o#iecte a formularului sau raportului care servesc pentru repre entarea datelor la ecran, ndeplinirea macrocomen ilor. 9e e(emplu : c0mpul se poate utili a pentru afi'area datelor la ecran, n formular, #utonul Y pentru desc&i:derea altui formular sau raport, dar linia sau dreptung&iul Y pentru evidenierea 'i gruparea elementelor de control fiind mai accesi#ile utili atorului. %lementele de control se clasific n - categorii: elemente de control legate? elemente de control nelegate? elemente de control calculate. %lementul de control sursa cruia este un c0mp din ta#el cerere se nume'te legat. %lementele de control legate sunt alipite la c0mpurile din ta#elul 'i cererea de #a . $ceste elemente se utili ea pentru afi'area informaiei dinJn c0mpurile ta#elului sau interogrii n #a a crora a fost definit formularul. %lementul de control sursa cruia este o e(presie =dar nu c0mp> se numesc calculate. *entru a indica tipul e(presiilor definite de elementele de control, e necesar de a defini e(presia care va fi sursa pentru acest element de control. %(presiile pot conine operatorii =`,H>, denumirile elementelor de control, denumirea c0mpurilor, funcii. An e(presii pot fi folosite date din ta#elul de #a 'i cerere, 'i datele altui element de control a formularului sau raportului. %lementul de control sursa cruia nu e definit se nume'te nelegat. %lementele de control nelegate se folosesc pentru afi'area la ecran a datelor, liniilor, dreptung&iurilor 'i imaginilor grafice. %lementele de control nelegate sunt elementele independente ale formularului 'i au, n cele mai multe ca uri, un caracter decorativ =etic&ete, dreptung&iuri 'i linii de demarcare a unor grupuri de elemente>. 9in categoria acestor elemente fac parte att c0mpurile din ona de date =9etail>, c0t 'i te(tele incluse n ona de titlu 'i su#sol. $tunci c0nd creem sau modificm un formular n regimul 9esign, apare o caset special cu instrumente ToolBo(. %lemente de control legate sau calculate: N mele " ton l i "elect Control Control ;i ards /a#el Te(t Bo( !ption @roup Toggle Button !ption Button C&ecF Bo( Com#o Bo( /ist Bo( Command Button 1mage Ac,i nea marc&ea elementele de control lansea Jinclude programul de asisten pentru crearea unor elemente de control crea etic&ete crea c0mpuri legate sau calculate crea grupuri de opiuni care conin #utoane de comutare, #utoane de opiuni sau Casete de validare. crea #utoane de comutare. crea #uton de opiuni crea caset de validare crea casete com#inate crea casete list crea #utoane de comand plasea imagini

70

Un#ound !#)ect 5rame Bound !#)ect 5rame *age BreaF Ta# Contro "u#formJsu#report /ine 3ectangle More Controls

afi'ea cadru pentru elemente nelegate afi'ea cadru pentru elemente legate marc&ea trecerea la o nou pagin. crea formulare cu mai multe file crea un su#formularJsu#raport trasea o linie trasea un dreptung&i alte elemente de control

\)' Crearea elementelor de control) Ad% !area elementelor de control le!ate) 2) 9esc&idei formularul sau raportul n regimul Desi!n. ') $ctivai #utonul Control ;izards din caseta cu instumente Tool BoA =pentru a crea elementul de control> F) "electai opiunea 6ield List din meniul Vie==#utonul 6ield List din panoul cu instrumente> .. $legei unul sau mai multe c0mpuri din aceast list Ale!erea c0m+ rilor O"iectele Metoda de selectare Un grup de c0mpuri consecutive "electai primul c0mp, apoi innd acionat tasta "&ift e(ecutai un clic pe ultimul element din 'ir. Un grup de c0mpuri neconsecutive $cionm tasta Ctrl, apoi selectm celelalte c0mpuri necesare. Toate c0mpurile *o iionai cursorul pe antetul listei 'i facei du#lu clic cu mouse:ul. 2. Tragei c0mpul selectat =sau c0mpurile> din fereastra 6ieldList, utili 0nd metoda Dra!5X5 Dro+, n locul necesar din ona Detail a formularului. Microsoft $ccess creea elementul de control corespun tor c0mpului 'i i atri#uie valori corespun toare a proprietilor =introducem informaiile suplimentare>, conform tipului de date a c0mpului 'i valori parametrului Dis+la@ Control. 9ac dorii s creai alte categorii de elemente de control n caseta cu instrumente, acionai #utonul corespun tor controlului pe care dorii sa:l adugai, apoi tragei c0mpurile selectate. Tipul elementului de control poate fi modificat dup crearea lui. .emarc% : /a deplasarea c0mpurilor se ine apsat #utonul st0ng al mouse:ului ='oricelului>, n ca contrar nu se vor crea elementele de control. 9ac alegei c0mpul din lista cu cimpuri definite 'i de activai #utonul mouse:ului, apoi acionai locul unde dorii s apar elementul de control , acest element nu se va crea. An formular vor fi create c0mpuri pentru fiecare cimp selectat din caseta list.. 5iecare c0mp creat in formular e ata'at la c0mpul din sursa de #a 'i implicit va avea o etic&et asociat. *entru fiecare c0mp $ccess crea :o caset pentru te(t, legat de un c0mp?o etic&et ata'at casetei. 4. 3edimensionai c0mpul n corespundere cu datele ce sunt afi'ate n acest c0mp. 6. /a dorin, putei modifica te(tul etic&etei 7. %lementele de control create n formular vor fi afi'ate n unul din urmtoarele regimuri,: regimul 6orm, regimul Ta"le, regimul 1rint 1re8ie= Ad% !area elementelor de control inde+endente) *entru adugarea elementului de control nelegat : 2) 9esc&idei formularul sau raportul n regimul Desi!n ') $ctivai #utonul Control ;izard din caseta cu instrumente .emarc% : Control ;izard lansea Jinclude programul de asisten pentru crearea unor elemente de control, #utoane, c0mpuri cu liste derulante, diagrame, su#formulare. An caseta cu instrumente, acionm #utonul corespun tor controlului pe care dorim s:l adugm.

71

$cionm ntr:o seciune a cadrului Detail, n locul n care dorim s plasm controlul. 9up de activarea mouse:ului, Microsoft $ccess crea un element cu dimensiuni implicite, ns pot fi redimensionate. 9ac dorii s modificai dimensiunile elementului de control Y selectai cu mouse:ul elementul 'i antrenai p0n o#inei dimensiunile necesare. Sfat:/a crearea mai multor elemente de control de unul 'i acela' tip, po iionai indicatorul mouse: ului pe #utonul ce repre int controlul necesar 'i facei du#lu clic. .emarc% : $sistenii permit de a crea #utoane, liste, caset cu list, formular su#ordonat 'i grupuri de #utoane etc. $sistenii se mai utili ea la crearea elementelor de control pentru diagrame 'i ta#ele asociate. Ad% !area elementelor de control calc late) 2) 9esc&idei formularul sau raportul n regimul Desi!n ') $cionm #utonul corespun tor tipului de control din caseta cu instrumente =#utonul TeAt BoA, de e(emplu> .emarc%:9e o#icei elementul de control, folosit la afi'area valorilor calcula#ile, este un c0mp, dar se permite utili area oricrui element de control. -. $cionm n formular locul n care dorim s plasm controlul cu dimensiuni implicite sau antrenm pentru a o#ine unul la dimensiunile dorite. .. Andeplinii o aciune din cele descrise mai )os : 1ntroducerea e(presiei pentru c0mpuri se permite direct n elementul de control. 9ac elementul de control nu este un c0mp sau e necesar de a introduce e(presia cu a)utorul constructorului de e(presii, acionai #utonul 1ro+erties, 'i n caseta Control So rce* introducei e(presia sau activai #utonul B ild pentru a crea cu a)utorul constructorului de e(presii. %(presiile pot conine funcii, denumiri ale c0mpurilor 'i tre#uie s fie precedate de semnul ]Q]) 9ac e necesar de mai mult spaiu pentru introducerea e(presiei n caseta Control So rce acionai tastele S#ift L 6' pentru a desc&ide fereastra Joom. %lementele de control calculate pot fi create 'i pe #a a cererii ce conine un c0mp calcula#il. \)F) Crearea n i element de control c a: tor l instr mentelor din +ano l i de instr mente Etic#ete %tic&etele repre int elemente de control independente 'i se utili ea pentru a introduce diferite te(te e(plicati, titluri, recomandri, avertismente. An etic&ete nu se afi'ea valorile c0mpurilor sau e(presiilor, ele permanent sunt nelegate 'i nu se modific la trecerea de la o nregistrare la alta. %tic&eta poate fi asociat la un element de control. %tic&eta creat cu a)utorul #utonului La"el, este plasat separat 'i poate fi asociat la alte elemente de control. $ceste etic&ete se folosesc pentru afi'area denumirii formularului sau raportului sau pentru note e(plicative. %tic&etele independente nu se afi'ea n modul de vi uali are Datas#eet. *entru a crea o etic&et ata'at la un element de control , definii acest element 'i Microsoft $ccess automat ata'ea etic&eta la elementul de control pe parcurs ce se crea acest element. Crearea etic#etei H 2) 9esc&idei formularul n regimul Desi!n ') $cionai #utonul La"el din caseta cu instrumente -. %(ecutai un clic n acel loc al formularului, unde va aprea etic&eta .emarc% : *entru ca te(tul etic&etei s apar pe dou sau ami multe r0nduri este necesar s apsai com#inaia de taste Ctrl L Enter la sf0r'itul primului r0nd al te(tului. /imea ma(imal a etic&etei este definit de limea te(tului din primul r0nd. 9ac e necesar de a include n etic&et sim#olul ampersend 3X4* atunci introducei de , ori acest sim#ol, deoarece un singur sim#ol, Microsoft $ccess implicit se folose'te la definirea tastei corespun toare etic&etei sau #utonului. Casete de 8alidare Casete de validare este un element de control, n care se afi'ea c0mpuri de tip logic din ta#elul iniial, cerere sau instruciuni "]/. 9e e(emplu : caseta de validareeste asociat c0mpului f5urni area ntreruptf din ta#elul fMrfurif. C0mpul f 5urni area ntrerupt f este de tip logic. 9ac caseta e selectat, c0mpul

72

respectiv n ta#elul fMrfurif are valoarea logic f9af =Des>, n ca contrar =dac nu e selectat>, c0mpul prime'te valoare fNuf =No>. $tri#uim respectiv valoare proprietii 6ormat =LesJNo, !nJ!ff, TrueJ5alse> a c0mpului. An acest ca la conectarea sau deconectarea casetei de validare legat de c0mpul logic. $ccess afi'ea valoarea n ta#elul de #a . Casetele de validare pot fi utili ate la afi'area listelor de selectare a valorilor. Casete de validare multiple tre#uie plasate n afara grupurilor de opiune pentru selectarea unei valori dintr:un set de opiuni. Butoanele de validare nelegate se utili ea n casete de dialog speciale la introducerea datelor, nemi)locit, de utili ator. B toanele de com tare) Butoanele de comutare sunt elemente de control nelegat care afi'ea valorile c0mpurilor de tip logic a ta#elului de #a , cererii sau comen ilor "]/ %(emplu : #utonul de comutare e legat de c0mpul f 5urni area ntrerupt f, a ta#elului fMrfurif. C0mpul acesta este definit ca c0mp de tip logic. 9ac #utonul de opiune este selectat, c0mpul n ta#elul fMrfurif posed valoarea fLesf, n ca contrar c0mpul are valoarea fNof. atunci c0nd utili atorul acionea #utonul comuta:tor, alipit la c0mpul logic, Microsoft $ccess reflect valoarea n ta#elul de #a , n formatul definit de prop:rietatea c0mpului 6ormat =LesJNo,!nJ!ff, TrueJ5alse> An cadrul unui grup de opiuni, acionarea unui #uton comutator de activea #utonul comutator acionat anterior. Butoanele comutatoare pot fi utili ate pentru a permite utili atorului s selecte e o valoare dintr:un set. Butoanele comutatoare nelegate se mai folosesc n casete de dialog pentru acceptare datelor introduse de utili ator. B toane de o+,i ni) 9ac opiunea e selectat Butoanele de opiuni se comport la fel ca un #uton de comutare. 9ac #utonul de opiune este activ, c0mpul n ta#elul WMrfuriX are valoarea Les, dac este deconectat c0mpul are valoarea No. $tunci c0nd utili atorul alege #utonul de opiuni legat de un cimp de tip LesJNo, Microsoft $ccess reflect valoarea n ta#elul de #a n formatul definit de valoarea proprietii 6ormat =LesJNo,!nJ!ff, TrueJ5alse>. Butoanele de acest tip sunt utili ate cel mai frecvent n grupurile de opiuni pentru selectarea unei valori dintr:un set de opiuni. Crearea casetei de 8alidare* " ton l com tator sa " ton l de o+,i ni le!ate la c0m+ l lo!ic H +. 9esc&dei formularul n modul de proiectare 9esign. ,. An panoul cu instrumente, acionai #utonul corespun tor controlului pe care dorii s:l creai. 9ac nu cunoa'tei denumirea #utonului selectat, plasai indicatorul cursorului pe #utonul necesar 'i a'teptai pn apare denumirea #utonului= C#ec< BoA* To!!le B tton* O+tion B tton >. -. $cionai #utonul 6ield List din panoul de instrumente, pentru a desc&ide lista c0mpurilor. 9ac #utonul sau comanda nu este = accesi#il, e necesar de a lega formularul sau raportul la sursa nregistrrilor cu a)utorul proprietii =.ecord So rse>. .. "electai din lista cu c0mpuri Y c0mpul necesar =c0mpul de tip logic> 'i prin tragere :l deplasai n formu:lar sau raport. .emarc% : /a deplasarea c0mpului e necesar ca #utonul mouse:ului s:l inei apsat. %lementul de control nu se va crea, dac selectai c0mpul necesar, de activai #utonul mouse:ului 'i apoi acionai n locul unde dorii s fie plasat. Te(tul etic&etelor poate fi modificat. Trecei n regimul formularului, regimul Ta"le sau 1rint 1re8ie= pentru a vi uali a elementul de control creat.

73

Sfat : 9ac un c0mp des se reflect n formulare sau rapoarte n form de caset de validare, atunci controlai valoarea c0mpului =Dis+la@ Control posed valoarea C#ec<BoA>. An acest ca la deplasarea c0mpului cu a)u:torul mouse:ului n formular, caseta de validare se crea n mod automat. Crearea !r + l i c casete de 8alidare* " toane com tatoare sa " toane de o+,i ni) No,i ni !enerale a !r + l i 3de +arametri4) @rupul se utili ea n formular sau raport pentru ntroducerea uniu set limitat de parametri. @rupul face selecia parametrilor mai simplu 'i evident.An orice moment n grup poate fi selectat numai un parametru. @rupul const din cadrul grupului n care sunt amplasate casete de validare, #utoane comutatoare sau #utoane de opiuni. /a asocierea unui grup la un c0mp se =alipe'te> asocia numai cadrul grupului, ci nu 'i elementele ce se conine n cadru. Utili atorul nu tre#uie s defineasc proprietatea =Control "ourse > pentru fiecare element din grup. "electai proprietatea =O+tion Val e> 'i atri#uii un numr, care este admis c0mpului la care este asociat cadrul grupului, pentru fiecare element aparte. /a selectarea parametrului, n grup Microsoft $ccess introduce pentru c0mpul respectiv, valoarea, care a fost atri#uit proprietii O+tion Val e. .emarc%:*roprietatea O+tionVal e poate primi numai valori numerice deoarece grupul accept numai valori nuimerice . $ccess pstrea aceste valori n ta#elul de #a . An e(emplul dat pentru reflectarea datelor numerice din ta#elulXComev i W prin numele clientului e necesar de a crea un ta#el nou W/ivrriXcu urmtoarele c0mpuri:numele firmei care e(ecut livrarea,apoi de creat c0mpul WlivrriXdin ta#elul W Comen iXcimp asociat, ce prime'te valori din ta#elul W/ivrriX. @rupul poate fi asociat unei e(presii sau poate fi neasociat. @rupul neasociat se folose'te n casete de dialog speciale la primirea datelor, introduse de utili ator 'i la ndeplinirea aciunilor #a ate pe aceste date. Utili atorul poate crea grupul independent sau cu a)utorul WasistentuluiX. $sistentul accelerea procesul de definire a grupului, automat ndeplinind toate aciunile. $sistentul crea grupul pe #a a rspunsurilor la ntre#ri 'i sugestiile afi'ate n caseta de dialog furni ate de utili ator. Sfat : *entru reflectarea mai multor parametri e mai #ine de a folosi nu grupuri ci liste sau casete: list. /r + de +arametri. @rupul se folose'te n formular sau raport pentru afi'area unui set limitat de parametri se repet . @rupul se utili ea n formular sau raport pentru ntroducerea uniu set limitat de parametri. @rupul face selecia parametrilor mai simplu 'i evident.An orice moment n grup poate fi selectat numai un parametru. @rupul const din cadrul grupului n care sunt amplasate casete de validare, #utoane comutatoare sau #utoane de opiuni. /a asocierea unui grup la un c0mp se =alipe'te> asocia numai cadrul grupului, ci nu 'i elementele ce se conine n cadru. Utili atorul nu tre#uie s defineasc proprietatea =Control So rse > pentru fiecare element din grup. "electai proprietatea =O+tion Val e> 'i atri#uii un numr, care este admis c0mpului la care este asociat cadrul grupului, pentru fiecare element aparte. /a selectarea parametrului, n grup Microsoft $ccess introduce pentru c0mpul respectiv, valoarea, care a fost atri#uit proprietii O+tion Val e. @rupul poate fi asociat unei e(presii sau poate fi neasociat. @rupul neasociat se folose'te n casete de dialog speciale la primirea datelor, introduse de utili ator 'i la ndeplinirea aciunilor #a ate pe aceste date. Utili atorul poate crea grupul independent sau cu a)utorul asistentului .emarc%:*roprietatea O+tionVal e poate primi numai valori numerice deoarece grupul accept numai valori nuimerice . $ccess pstrea aceste valori n ta#elul de #a . An e(emplul dat pentru reflectarea datelor numerice din ta#elulXComen i W prin numele clientului e necesar de a crea un ta#el nou W/ivrriXcu urmtoarele c0mpuri:numele firmei care e(ecut livrarea,apoi de creat c0mpul WlivrriXdin ta#elul W Comen iXcimp asociat, ce prime'te valori din ta#elul W/ivrriX.

74

Crearea !r + l i c a: tor l asistent l i) @rupul se crea numai pentru c0mpuri numerice =unde proprietatea 6ield Size are valoarea Inte!er sau Lon! Inte!er> sau c0mpuri logice. *entru celelalte tipuri de date se folosesc listele sau c0mp cu list. 2) 9esc&idei formularul n registru de proiectare Desi!n. ') $cionai #utonul Control ;izard din panoul cu instrumente, dac nu a fost acionat. F) $cionai #utonul O+tion /ro + din panoul de instrumente. .. *o iionai cursorul acolo unde dorii s apar colul din st0nga:sus al grupului de opiuni. M) $sistentul v g&idea prin ntre#rile 'i sugestiile afi'ate n casete de dialog. 9up selectarea tuturor parametrilor, asistentul construie'te grupul de opiuni pe #a a rspunsurilor date. /a ultima caset pentru dialog acionai #utonul 6inis# 'i vei vi uali a grupul de opiuni creat, n regimul de proiectare Desi!n. Crearea !r + l i f%r% asistent) +. 9esc&idei formularul n regimul de proiectare Desi!n. ,. 9ac n panoul cu instrumente #utonul Control ;izards e acionat, acionai:l nc o dat pentru a:l deconecta. -. $cionai #utonul O+tion /ro + din panoul cu instrumente. .. Andeplinii una din urmtoarele aciuni: *entru a crea un grup neasociat, po iionai cursorul acolo unde dorii s apar colul st0nga:sus al grupului de opiune 'i apoi acionai #utonul mouse:ului. *entru a crea un grup asociat acionai #utonul 6ield List din panoul cu instrumente, apoi prin tragere deplasai c0mpul din lista cu formular. 9ac #utonul acesta sau comanda nu este accesi#il, e necesar de a lega formularul de sursa nregistrrilor cu a)utorul proprietii .ecord "ourse. 2. $cionai #utonul C#ec< BoA* O+tion B tton sau To!!le B tton din panoul cu instrumente, apoi n cadrul grupului po iionai cursorul acolo unde dorii s apar colul din st0nga:sus al elementelor : C#ec< BoA* O+tion B tton* To!!le B tton. 9ac indicatorul mouse:ului se afl pe cadrul grupului, Microsoft $ccess marc&ea acest grup, astfel indic c elementul de control va fi inclus n grupul de opiuni. $tunci c0nd elementul de control se include n grup, proprietatea O+tion Val e automat prime'te valoarea +. 4. 3epetai pasul 2 pentru fiecare element de control, inserat n grup. *entru al doilea element de control proprietatea O+tion Val e automat prime'te valoarea ,, pentru al -:lea valoarea - 'i a.m.d. .emarc% : 9ac valoarea parametrului se folose'te foarte des, atunci e mai #ine s fie o valoare implicit. %lementele de control C#ec< BoA* O+tion B tton* To!!le B tton ce nu se conin n grup, pot fi inserate : mai nti se taie elementul necesar apoi se nserea n grup. =Anainte de a fi inserat marcai cadrul grupului>. /a tierea 'i inserarea elementului de control proprietatea sa O+tion Val e automat prime'te valoarea +. An acest ca acestei proprieti e necesar de a:i atri#ui valoarea necesar. 9ac tragei n cadrul grupului un element care de)a e(ist, atunci el nu va deveni parte component a grupului. B toane. Butoanele se utili ea n formulare pentru ndeplinirea anumitor aciuni sau unui 'ir de aciuni. 9e e(emplu, putem defini un #uton de comand pentru desc&iderea altui formular. Butonul va ndeplini anumite aciuni, va fi creat macroul sau procedura de prelucrare a evenimentelor 'i vor fi legate dac proprietile #utonului =On Cli<> .emarc%. Numele etic&etei de pe #uton este predefinit de valoarea proprietii Ca+tion. 9ac dorii ca etic&eta #utonului s conin o imagine, indicai n proprietatea 1ict re. Utili atorul poate crea #utonul cu a)utorul WasistentuluiX sau n regimul de proiectare. $sistentul construie'te #utonul pe #a a rspunsurilor date de utili ator n mod automat. $sistentul permite de a crea mai mult de -D #utoane. %(emplu: poate fi creat un #uton pentru cutarea nregistrrilor sau utuli area filtrului n formular. $sistentul a)ut la descrierea procedurilor de prelucrare a evenimentelor. /a crearea

75

#utonului cu a)utorul asistentului, Microsoft $cces crea procedura de prelucrare a evenimentelor 'i o asocia #utonului. Utili atorul are posi#ilitatea de a desc&ide procedura 'i a face cuno'tin cu programul 'i la doprin poate fi modificat. Creare " ton l i c a: tor l asistent l i) \) 9esc&idei formularul n regimul de proiectare Desi!n. ^) $cionai #utonul Control;izard din panoul cu instrumente , dac nu e acionat. _) $cionai #utonul CommandB tton din panoul cu instrumente. 2() $cionai n seciunea Detail n locul n care dorii s apar colul st0nga sus a #utonului. $ccess afi'ea casete pentru dialog, prin care ne solicit amnuntele pentru proiecterea #utonului. "e finali ea proiectarea acestui #uton cu acionarea #utonului 6inis# n ultima caset pentru dialog. 5ormularul apare n modul de proiectare Desi!n 'i apare 'i #utonul creat. Crearea " ton l i f%r% Control ;izard) 2) 9esc&idei formularul n modul de proiectare Desi!n . ') $cionai #utonul Control;izard , dac a fost acionat pentru a deconecta acest #uton . F) $cionai #utonul CommandB tton din panoul cu instrumente. ?) $cionai n seciunea Detail locul unde dorii s apar colul st0nga sus a #utonului. M) $cionai #utonul 1ro+erties din panoul cu instrumente , pentru a desc&ide caseta proprietilor. -) An grila =cecula> proprietaii OnClic< 1ndicai =ntroducei> numele macroului sau a procedurii de prelucrare a evenimentelor, care se vor ndeplini la acionarea #utonului sau acionai #utonul 1ro!ram;izard. \) Antroducei te(tul pentru etic&et #utonului creat An grila proprietii Ca+tion. Titlul etic&etei poate fi nlocuit cu o imagine. Sfat: Butonul ce define'te un macrou *oate fi creat prin metoda Dra! and Dro+ = prin tragere>, deplasnd macroul din fereastra #a ei de date n modul de proiectare a formularului. Caset% de list% 3c0m+4) C0mpurile se folosesc n formulare sau rapoarte pentru a reflecta datele din ta#el, cerere sau comen ile "]/.C0mpul de acest tip se nume'te asociat=legat>, deoarece este asociat unui c0mp dint:un ta#el , care repre int sursa de date.C0mpurile pot fi 'i neasociate =nelegate>. 9e e(emplu,putem crea un astfel de c0mp pentru a reflectarea re ultatele din e(presii.sau pentru acumularea datelor ntroduse de utili ator. Coninutul c0mpului neasociat nu se pstrea . Caset% com"inat%) 9eseori e mai convina#il de a selecta o valoare din list. Caseta com#inat v permite s selectai o valoare anumita din lista cu valori predefinite "unt foarte utile cind apare necesitatea de a ntroduce un cod ce define'te numele unei persoane, a firmei sau a unui produs.$tunci c0nd completai cimpurile cu datele necesare nu mai avei necesitatea de astefel de utilitare ca stiloul 'i &0rtie pentru a v 3emarc codurile 'i numele. Caseta com#inat repre int o com#inaie a dou elemente: c0mpul 'i lista derulant. Valoarea selectat sau tastat de utili ator n c0mpul asociat la list se nserea n cimpul la care este asociat caseta com#inat. Caseta com#inat este alctuit din linii cu date. /iniile conin o coloan sau mai multe, cu antet sau fr.9ac caseta com#inat conine mai multe coloane 'i este asociat, se pstrea valoarea unei singure coloane. Caseta com#inat neasociat permite de a pstra valori ce sunt folosite n alte elemente de control. 9e e(emplu cu a)utorul casetei com#inate neasociate pot fi limitate volorile selectate din alt c0mp sau din casetele pentru dialog speciale.C0mpul neasociat se utili ea 'i la cutarea nregistrrilor cu valoarea selectat sau tastat n caseta com#inat. Caseta com#inat posed proprietatea Limit ToList ce define'te valorile admisi#ile: se furni ea date definite sau numai valori ce coincid cu una din list. Crearea nei casete5list% sa casetei com"inate asociat% +e "aza nei liste de 8alori statice 2) 1n modul de proiectare a ta#elei creai c0mpul de su#stituire cu a)utorul asistentului Loo< + ;izard.

76

.emarc%: Caseta list de su#stituire sau caseta com#inat pot fi create fr acest c0mp de su#stituire. Caseta:list sau caseta com#inat pot fi create o singur dat, dac c0mpul de su#stituire a fost creat cu a)utorul asistentului Loo< + ;izard. Caseta Ylist de su#stituire poate fi utili at n oricare alt formular.An ca ul c0nd caseta:list va fi inclus numai ntr:un singur formular,poate fi creat cu a)utorul Com"o BoA ;izard Y caseta com#inat sau List BoA ;izard Y caseta list n modul de proiectare a formularului. ,. Andeplinii una din urmtoarele aciuni: Creai un formular nou avind sursa de date c0mpurile presta#ilite, create la primul pas. Microsoft $ccess automat crea caseta Ylist cu valori furni ate de utili ator sau caseta com#inat. 9esc&idei formularul predefinit , ce are ca surs de date nregistrrile cu c0mpuri presta#ilite create la primul pas n modul de proiectare a formularului. $cionai #utonul 6eldList din panoul cu instrumente, pentru a desc&ide caseta cu lista c0mpurilor. %(ecutai clic pe numele c0mpului predefinit, apoi tragei 'i deplasai cu a)utorul mouse:ului acest c0mp in formular. Microsoft $ccess automat crea caseta list sau caseta com#inat. F) $cionai #utonul 6orm Vie= din panoul cu instrumente ca s verificai casetele com#inate sau casetele Ylist. Ad% !area nei casete5com"inat% sa caset%5list% 3le!at%4 a carei s rs% de date este o ta"el% sa o 7nre!istrare) An ma)otitatea ca urilor, asociai unui c0mp lista derulant sau caseta com#inat pentru ca opiunea selectat din list s actuali e e valoarea c0mpului respectiv. +. An modul de proiectare a ta#elului, creai c0mpul de su#stituire. $cest c0mp se va crea pe #a a ta#elei ce conine c&ee e(terioar. 9e e(emplu la crearea ta#elului W furni area mrfiiXc0mpul de su#stituie W5urni ori W se define'te n ta#elul WMrfuriX. .emarc%: Caseta list de su#stituire sau caseta com#inat pot fi create fr acest c0mp de su#stituire. 9ac c0mpul de su#stituire a fost creat cu a)utorul asistentului Loo< + ;izard, atunci caseta:list sau caseta com#inat pot fi create o singur dat, Caseta Ylist de su#stituire poate fi utili at n oricare alt formular.An ca ul c0nd caseta:list va fi inclus numai ntr:un singur formular,poate fi creat cu a)utorul Com"o BoA ;izard Y caseta com#inat sau List BoA ;izard Y caseta list n modul de proiectare a formularului. .emarc%? /a crearea casetei:list sau a casetei com#inate a crei sursa de date este o ta#el sau o nregistrare cu a)utorul asistentului, Microsoft $ccess crea o instruc'iune "]/, inclu 0nd 'i c0mpurile selectate. $ceast instruciune devine o valoare a proprietii .o= So rce a elementului de control creat. 9ac elementele casetei:list sau casetei com#inate nu sunt sortate n ordinea necesar particulari ai instruciunea "]/ cu a)utorul generatorului E er@ B ilder acionai #utonul ce se afl alturi de proprietatea .o= So rce. Crearea casetei liste sa casetei com"inate nele!ate +e "aza nei liste de 8alori statice) 2) 9esc&idei formularul n modul de proiectare Desi!n. ') $cionai #utonul Control ;izard din panoul cu instrumente = dac #utonul nu este acionat>. F) %(ecutai clic pe #utonul List BoA sau Com"o BoA din caseta cu instrumente Tool BoA. .. $cionai n cadrul formularului n locul unde dorii s plasai caseta:list sau caseta com#inat. M) Andeplinii sugestiile ce apar n casetele pentru dialog a asistentului ListBoA;izard 'i facei urmatoarele preci ri: $legei modul de ntroducere a valorilor pentru caseta:list = s se ntroduc de latastatur> $legei memorarea valorii selectate pentru o utili are ulterioar. Crearea casetei5list% sa casetei com"inat% nele!ate * a c%rei s rs% de date este o ta"el% sa o 7nre!istrare) 2) 9esc&idei formularul n modul de proiectare Desi!n. ,, $cionai #utonul Control ;izard din panoul cu instrumente = dac #utonul nu este acionat>.

77

2) %(ecutai clic pe #utonul List BoA sau Com"o BoA din caseta cu instrumente Tool BoA. ,. $cionai n cadrul formularului n locul unde dorii s plasai caseta:list sau caseta com#inat. An caseta pentru dialog ListBoA;izard sau Com"oBoA;izard facei urmtoarele preci ri: $legei modul de ntroducere a valorilor pentru caseta:list sau caseta com#inat =din cimpul ta#elului sau nterogrii> $legei memorarea valorii selectate pentru o utili are ulterioar .emarc%? /a crearea casetei:list sau a casetei com#inate a crei sursa de date este o ta#el sau o nregistrare cu a)utorul asistentului, Microsoft $ccess crea o instruciune "]/, inclu 0nd 'i c0mpurile selectate. $cest instruciune devine o valoare a proprietii .o= So rce a elementului de control creat. 9ac elementele casetei:list sau casetei com#inate nu sunt sortate n ordinea necesar particulari ai instruciunea "]/ cu a)utorul generatorului E er@ B ilder acionai #utonul ce se afl alturi de proprietatea .o= So rce. Inserarea ima!inii sa alt i o"iect 7n form lar sa ra+ort) Microsoft $ccess are facilitatea de a insera n formular sau raport, o#iecte sau secvene de o#iecte create n alte aplicaii. 9e e(emplu o imagine creat n Microsoft *aint, un ta#el electronic Y Microsoft %(cel sau un document te(tual creat n Microsoft ;ord. %(ist posi#ilitatea de a insera coninutul complet al fi'ierului sau parial =numai coninutul marcat>. Metoda de inserare a imaginii sau a o#iectului va depinde de tipul o#iectului ce urmea s fie creat:asociat sau neasociat =legat sau nelegat>. !#iectul legat este memorat 'i se modific pentru fiecare afisare. 9e e(emplu , prin metoda aceasta este comod de a pstra imaginile tuturor salariailor de la ntreprindere. !#iectul nelegat este o parte a structurii formularului sau raportului.C0nd se face trecerea la o nou nregistrare o#iectul nu se modific. 1maginea plasat nu este legat cu nici unul din c0mpurile ta#elului sau nterogrii 'i se afi'ea pentru fiecare ecran al formularului. 9e e(emplu, astfel poate fi plasat n formular sau raport, em#lema firmei sau un semn de averti are, creat n aplicaia Microsoft *aint. Ad% !area n i o"iect de control asociat 7ntr5 n form lar sa ra+ort) 1maginile grafice 'i alte o#iecte !/% stocate n c0mpurile !/% !#)ect din ta#elele $ccess utili ea un element de control Bo nd O":ect 6rame Control =cadru de o#iect asociat> pentru afi'area pre entrii lor. %lementul de control Bo nd O":ect 6rame Control este un container n care pot fi afi'ate imaginiile #itmap 'i cele vectoriale. ! metod de creare a unui cadru de o#iect asociat este s e(ecutai clic pe instrumentul pentru cadru de o#iect asociat din caseta cu instrumente, s e(ecutai , de e(emplu, clic pe c0mpul *&oto din ta#elul *ersonalul 'i s tragei sim#olul 6ield pe formular. $ccess v alege un cadru de o#iect asociat c0nd n lista 6ield alegei un c0mp de tipul OLE O":ect. C0nd utili ai instrumentul pentru cadru de o#iect asociat sau caseta cu instrumente, valoarea Ena"led este pus de Des, iar valoarea Loc<ed este pus pe No. Ad% !area n i cadr de o"iect neasociat 7ntr5 n form lar sa ra+ort) 1maginile din cadrele de o#iect neasociat 'i stoc&ea proprietile ca date n ona fi'ierului .M9B dedicat formularelor 'i rapoartelor. 9eose#irile ntre utili area cadrelor de o#iect neasociat 'i cea a cadrelor de o#iect asociat sunt urmtoarele: 9e cele mai multe ori punei proprietatea Ena"led a cadrelor de o#iect neasociat pe No* astfel c serverul OLE care a furni at o#iectele neasociate nu apare c0nd e(ecutai du#lu clic pe o#iect n timpul e(ecuiei. Cadrele de o#iect neasociat au unele proprieti =.o=So rce* Lin<C#ild 6ields* Lin< Master 6ields* Col mn Co nt> care nu pot fi aplicate cadrelor de o#iect asociat. *utei crea o legtur printe:copil ntre coninutul unui cadru de o#iect neasociat 'i valoarea unui c0mp din ta#ela sau interogarea n care este plasat cadrul respectiv. !#iectele multimedia, cum sunt sunetul, secvenele video 'i grafica animat sunt incluse de multe ori n cadre de o#iect neasociat. *entru a insera n formular sau raport un o#iect neasociat:

78

2) ') F) ..

9esc&idei formularulJraportul n modul de vi uali are Desi!n. 9esc&idei caseta cu instrumente ToolBoA) %(ecutai clic pe #utonul O":ect 6rame) %(ecutai clic n locul n care dorii s po iionai imaginea grafic. Crearea dia!ramelor. 9iagramele se crea cu a)utorul asistentului C#art;izard. An dependen de datele indicate C#art;izard va decide modul de reflectare a datelor: - " se reflecte datele din toate c0mpurile ntr:o diagram comun. - " se construiasc diagrama ce reflect nregistrarea. /a trecerea de la o nregistrare la alta , n ca ul diagramei asociate unei nregistrri , n diagrama se vor reflacta numai datele nregistrrii curente.! diagram comun, creat cu a)utorul asistentului de creare a diagramelor C#art;izard, poate fi asociat unei anumite nregistrri. 9ac iniial a fost instalat Microsoft @rap& 86,atunci la crearea diagramelor poate fi utili at C&art;i ard. 1mplicit Microsoft @rap& nu se instalea . 9iagrama poate fi creat pe #a a unei diagrame e(istente din alt fi'ier. Ad% !area nei dia!rame noi 7n form lar) +. 9esc&idei formularul n modul de proiectare. ') $cionai comanda C#art din meniul Insert. Sfat "e recomand s adugai #utonul C#art n panoul cu instrumente , dac creai mai multe diagrame. -. $cionai n formular sau raport locul , unde dorii s plasai diagrama. ?) Andeplinii sugestiile din casetele pentru dialog C#art;izard. *e #a a ta#elului sau cererii, la fel 'i c0mpurile selectate construe'te diagrama. .emarc% Cel puin un c0mp din cele selectate s fie de tipul C rrenc@* N m"er* A ton m"er. Trecei la modul de afi'are normal al unui formular sau vi uali are preala#il, pentru a vi uali a diagrama 'i datele curente. .emarc% An modul de proiectare a formularului sau raportului n diagrame se reflect des datele din e(emple sau cele precedente.9ac dorii s v verificai ce date sunt afi'ate =cele curente>, e necesar s vi uali m formularul sau raportul n mod normal sau n modul de vi uali are preala#il. $sistentul de diagrame crea o cerere pentru proprietatea .o=So rce ce reflect valorile admisi#ile indicate n caseta pentru dialog C#art;izard. \)? Crearea s "form larelor) No,i ni !enerale) "u#formular : un formular afi'at n cadrul altui formular. 5ormularul iniial se nume'te principal, iar formualarul din cadrul formularului se nume'te formular su#ordonat =su#formular >. Com#inaia formularJsu#formular foarte des se mai nume'te formular ierar&ic sau formularul printe 'i fiu. "u#formularul se utili ea pentru afi'area datelor din ta#el sau cererile, legate de relaia de la unu la mai multi.An formularele de tip one:to:manK = unu la mai multi> tre#ue s legai su#formularul de formularul principal pentru ca toate informaiile afi'ate n su#formular s corespund nregistrrii curente din formularul principal. 9e e(emplu, poate fi creat formularul cu su#formular pentru a pre ente datele din ta#elul WTipuriX 'i din ta#elul WMrfuriX.9atele din ta#elul WTipuriXse afla in relaia unu. 9atele n te#elulXMarfuriX se afl n relaia mai muli = fiecare tip de marf conine mai multe denumiri de marf. 5ormularul principal 'i su#formularul n acest tip de formulare sunt legate astfel n su#formular se afi'ea numai acele nregistrri, care care sunt cu nregistrarea curent din formularul principal. 9e e( emplu , c0nd formularul principal reflect tipul de date Buturi rcoritoare, su#formularul reflect numai acele mrfuri, care se conin n tipul Buturi rcoritoare. /a utili area formularului cu su#formular pentru adugarea nregistrrilior noi, nregistrarea curent n formularul principal se salvea . $tunci c0nd utili atorul trece la o alt nregistrare din formularul principal, $ccess actuali ea automat su#formularul cu nregistrrile asociate corespun tor. $vei posi#ilitatea s adugai nregistrri noi n ta#elul de #a a=principal> n formularul principal sau n ta#elul asociat n su#formular. 1n su#formular nregistrrile sun afi'ate

79

n modul Contin o s sau Datas#eet., iar formularul principal afi'ea o nregistrare din ta#elui de #a n modul Sin!le6orm. Un formular principal poate s conin mai multe su#formulare , cu condiia ca fiecare s se conin n formularul principal. Un su#formular poate conine un alt su#formular pentru a afi'a o relaie de la unu la mai muli, cu toate c nu se accept o im#ricare mai profund. 9e e(emplu poate fi creat formularul principal , care afi'ea datele despre clieni, su#formularul afi'ea datele despre comen i 'i un alt formular , ce reflect ce este comandat. Metoda de creare a su#formularului depinde de modul de creare - 5ormular principal 'i su#formularul se crea simultan? - 9e instalat su#formularul ntr un formular e( istent - 9e adugat un formular e( istent n alt formular predefinit Crearea sim ltan% a form lar l i $i s "form lar l i) +. Controlai dac e definit corect relaia dintre ta#ele. ') $cionai #utonul ce se afl n apropierea #utonului Ne=O":ect pentru a desc&ide caseta 'i selectai comanda 6orm. An caseta pentru dialog Ne=6orm , selectai asistentul de creare a formularului 'i facei du#lu clic cu mouse ul. An prima caset pentru dialog alegei ta#elul sau cererea = alegem prin selecia opiunii respective>, ce vor constitui sursa pentru su#formular. 9e e(emplu pentru crearea formularului Ti+ ri , ce conine un su#formular n care se reflect mrfurile fiecrui tip, selectai ta#elul Ti+ ri. "electai c0mpurile acestui ta#el sau cereri, ce vor constitui sursa pentru viitorul su#formular 'i facei du#lu clic. An aceia'i caset pentru dialog din list selectai alt ta#el sau cerere. 5olosind acela'i e(emplu a formularului Ti+ ri, alegei ta#elul M%rf ri =din partea muli relaia unu la mai muli > indifirent ce ta#el selectai premordial. "electai denumirea c0mpurilor din acest ta#el sau cerere, ce vor constitui sursa pentru viitorul su#formular 'i facei du#lu clic. 9ac relaia dintre ta#ele este definit corect atunci la acionarea #utonului NeAt , se cere de a indica ta#elul sau cererea folosite la repre entarea datelor. 5olosind acela'i e(emplu a formularului Ti+ ri facei selectarea dup c0mpul Ti+ ri. An aceia'i caset pentru dialog acionai parametrul S "form. Andeplinii sugestiile necesare n urmatoarele casete pentru dialog. /a acionarea #utonului 6inis# vor fi create dou formulare, unul principal, ce conine elementul de control su#formularul,'i cel de al doilea : cel su#ordonat va fi afi'at n acest element de control. Crearea form lar l i s "ordonat $i +lasarea 7ntr n form lar eAistent Verificai dac relaia dintre ta#ele e definit corect, apoi ndeplinii urmtoarele aciuni. +. 9esc&idei formularul , n care va fi plasat un su#formular , n moul de proiectare. ') Verificai dac #utonul asistentului este acionat = Nu uitai c #utonul Control;izard din caseta cu instrumente tre#ue s fie apsat, dac vrei ca un program ;i ard s lucre e pentru 9umneavoastr. F) $cionai #utonul S "6ormGS ".e+ort din caseta cu instrumente. .. $cionai locul n formular unde va fi plasat su#formularul. 2. Andeplinii sugestiile din casetele pentru dialog. %lementul de control a su#formularului apare n formular la acionarea #utonului 6inis#. "imultan se crea un formular separat, care se va afi'a n cadrul elementului de control a su#formularului. Ad% !area form lar l i 7ntr5 n form lar eAistent +entr crearea form lar l i s "ordonat +. 9esc&idei formularul n modul de proiectare =acel formular, care se va folosi ca principal>. 9e o#icei acest formular se afl n partea unu =relaia unu la mai muli>. ') $cionai #utonul Control;izard din caseta cu instrumente. F) $cionai #utonul 622 pentru comutarea n fereastra #a ei de date. .. Tragei cu a)utorul mouse:ului formularul sau ta#elul din fereastra Ba ei de date n formularul principal. %lementul de control a su#formularului apare n formular. ="u#formularul se afi'ea

80

in acela' mod n care se afl formularul>. 9ac formularul este afi'at n mod normal, atunci su#formularul se va afi'a n acela' mod. \)M)Crearea form lar l i c " toane) Crearea form lar l i c " toane c a: tor l asistent l i) /a crearea #a ei de date cu a)utorul asistentului , n mod automat se crea un formular cu #utoane, ce permite deplasarea mai comod n formularele 'i rapoartele #a ei de date. Utili atorul are posi#ilitatea de a crea un formular cu #utoane personal cu a)utorul S=itc#BoardMana!er. $cionai comanda AddIns =a)ustare> 'i su#opiunea S=itc#BoardMana!er din meniul Tools. 9ac apare invitaia de confirmare a crerii formularului cu #utoane acionai #utonul Des. An caseta pentru dialog S=itc#BoardMana!er acionai #utonul Edit. An caseta pentru dialog %ditS=itc#Board1a!e definii valoarea pentru c0mpul S=itc#Board1a!eName 'i acionai #utonul Ne=. An caseta pentru dialog EditS=itc#BoardItem culegei te(tul pentru definirea etic&etei primului #uton 'i selectai comanda din caseta list Command. *entru ma)oritatea comen ilor selectate din c0mpul Command se desc&ide o nou caset list. /a dorin, selectai elementul necesar pentru acest c0mp. 9e e(emplu, dac e selectat o comand de lucru cu formularele, atunci caseta 6orm, urmea a fi selectat numele formularuluice va fi activat. "electai elementul din a doua caset list. 9e e(emplu , pentru te(tul 'i comen ile selectate la pasul 2, urmea a fi selectat numele formularului Comen i 'i acionai #utonul O< 3epetai pasul 2:6 pentru crearea #utoanelor necesare din formular. 9ac dorii s modificai sau s lic&idai #utoanele create, selectai numele #utonului respectiv din lista S=itc#BoardItem 'i apoi acionai #utonul Edit =pentru modificare> sau Delete =pentru suprimare>. /a fel putei sc&im#a 'i ordinea #utoanelor, mai nti selectai apoi# acionai #utonul MoveUp sau Move9o<n. "e finali ea crearea formularului cu #utoane cu acionarea comen ii Close. .emarc%) $sistentul formularului cu #utoane permite de a crea formulare cu #utoane, #utoanele crora desc&id alte formulare cu #utoane. Cu a)utorul aciunilor descrise mai sus pot fi create mai multe formulare cu #utoane. *entru a desc&ide un formular cu #utoane din cadrul altui formular cu #utoane, selectai la pasul 2 comanda /oToS=itc#Board 'i indicai numele formularului cu #utoane, la care se face trecerea. /a crearea formularului cu #utoane cu a)utorul asistentului , Microsoft $ccess creea ta#elul S=itc#BoardItems, ce conine descrierea #utoanelor , incluse n formular 'i funciile lor. $ne(a nu va mai lucra dac ncercai s modificai formularul n modul de proiectare.9ac apare necesitatea de aface modificri eseniale, se recomand s creai un formular nou cu #utoane, apoi s indicai numele nou al formularului ce va fi utili at n calitate de formular iniial Modificarea form lar l i c " toane creat c a: tor l asistent l i de creare a "azei de date) /a crearea #a ei de date cu a)utorul asistentului, automat se crea formularul cu #utoane, ce a)ut la deplasarea n cadrul #a ei de date. An panoul cu #utoane sunt amplasate #utoanele, la acionarea crra se desc&id formulare sau rapoarte =sau se desc&id alte formulare cu #utoane, cu a)utorul crora se desc&id alte formulare sau rapoarte>, se ndepline'te ie'irea din Microsoft $ccess sau se sc&im# ns'i formularul cu #utoane. Modificarea form lar l i c " toane eAistent) 9esc&idei #a a de date ,dac nu a fost desc&is, 'i acionai #utonul C#an!eS=itc#BoardItems din formularul du #utoane ce se desc&ide la lansare. "electai formularul cu #utoane din lista S=itc#BoardItems 'i acionai #utonul Edit. "electai #utonul formularului cu #utoane ce va fi modificat 'i ndeplinii una din urmtoarele aciuni *entru a modifica te(tul etic&etei #utonului,comen ii ce se ndepline'te la acionarea #utonului sau o#iectultu, ce se desc&ide cu #utonul ,acionati #utonul Edit. *entru a insera un #uton , acionai #utonul Ne=, culegei te(tul etic&etei , apoi din caseta Command selectai pentru acest #uton comanda definit. An ma)oritatea ca urilor pe ntru comen ile din licta Command se desnoi casete list Command , selectai pentru acest #uton comanda definit.. An ma)oritatea ca urilor pentru aceste comen i se desc&id noi casete list. /a

81

dorin selectai elementul necesar din aceast caset. 9e e(emplu, dac e selectat o comand din cele ce apelea la formulare, atunci n caseta 5orm urmea a fi selectat numele formularului ce se va des&ide. *entru e(cluiderea #utonului acionai #utonul Delete. *oate fi sc&im#at ordinea #utoanelor selectate din list."electai din list elementul necesar 'i acionai #utonul Mo8eU+ =n sus > sau Mo8eDo=n=n )os>. 9ac ai terminat modificarea acionai #utonul Close. Selectarea form lar l i c " toane la desc#iderea "azei de date 9esc&idei #a a de date, dac nu este des&is 'i acionai #utonul C#an!eS=itc#BoardItems din formularul cu #utoane, ce se desc&ide la lansare. Andicai numele formularului cu #utoane din caseta S=itc#Board1a!e,dac se conine, n ca contrar creai acest formular. $cionai #utonul Ma<eDefa lt. /a urmtoarea desc&idere a #a ei de date formularul indicat se va activa automat. S +rimarea form lar l i c " toane 9esc&idei #a a de date, dac nu este des&is 'i acionai #utonul C#an!eS=itc#BoardItems din formularul cu #utoane, ce se desc&ide la lansare. $legei numele formularului cu #utoane din caseta C#an!eS=itc#BoardItems 'i acionai #utonul Delete. Verificarea c no$tin,elor +. Tipurile elementelor de control. ,. %lemente de control legate. -. %lemente de control nelegate = independente>. .. %lemente de control calcula#ile. 2. Crearea elementului de control legat. 4. Crearea elementului de control nelegat. 6. Crearea elementului de control calculat. 7. *anoul cu elemente de control ToolBo(. 8. $ctivarea panoului cu elemente de control ToolBo(. +D. %lementul de control Y etic&eta /a#el. ++. Crearea etic&ete. +,. %lementul de control C&ecFBo( Y caseta de comutare. +-. Utili area #utonului de opiuni: !ptionButton. +.. Creare controlului C&ecFBo( n mac&eta formularului. +2. Crearea controlului !ption Button cu a)utorul asistentului. +4. Crearea controlului !ption Button fr asistent. +6. Ce repre int caseta cu list. +7. 1nserarea imaginei n formular. +8. "u#formularul. ,D. Crearea su#formularului cu a)utorul asistentului. ,+. Crearea formularului cu #utoane cu a)utorul managerului "<itc&BoardManager.

82

Tema ^ .a+oarte
^)2) No,i ni !enerale des+re ra+oarte 3aportul este un o#iect al unei #a e de date $ccess pe care:l folosim pentru pre entarea datelor dintr:unul sau mai multe ta#ele 'i a re ultatelor prelucrrilor asupra lor. 3apoartele ne permit o#inerea 'i pre entarea unor informaii n funcie de necesiti. 3apoartele sunt un mi)loc efectiv de tiprire periodic a informaiei. An ca ul n care utili atorul folose'te un raport n mod repetat, l salvea ca 'a#lon, ulterior cre0nd mai multe copii particulari ate. 9ac n raport sunt necesare unele modificri trecem n regim de proiectare, modificm =sc&im#m> 'a#lonul acestui raport sau crem un raport utili 0nd 'a#lonul acestui raport. Microsoft $ccess permite crearea rapoartelor care : - grupea 'i totali ea datele ? - ndeplinesc o#inerea totalurilor pe grupe, su#grupe 'i totaluri generale ? - conin su#formulare, su#rapoarte, diagrame ? - pre int datele captivant folosind repre intri grafice, linii 'i stiluri Un raport funionea pe #a a informaiilor de structur sta#ilite la crearea raportului. $cestea definesc elementele care alctuiesc raportul =seciuni 'i controale>, caracteristicile acestora, aran)area n pagin, legturile cu c0mpurile 'i e(presiile care produc datele pre entate. "eciunile sunt divi iunile raportului, iar controalele sunt o#iectele grafice care fac legtura 'i afi'ea datele din c0mpuri sau e(presii. Unele controale nu pre int date, ci o#iecte decorative ale raportului cum sunt liniile, cadrele 'i casetele nelegate, care afi'ea imagini. An modul de proiectare fiecare seciune apare o singur dat. $tunci c0nd raportul este tiprit, seciunile sunt repetate, dac este ca ul, p0n c0nd toate datele, din raport sunt tiprite. Controalele sunt folosite pentru preci area datelor tiprite n cadrul raportului, ct 'i a po iiei 'i formei acestora ^)')Crearea ra+ort l i Utili atorul are posi#ilitate de a crea rapoarte cu a)utorul asistenilor =.e+ort ;izards> 'i prin proiectare independent. Utili area asistenilor este recomandat proiectanilor nceptori, n ca ul crerii unor rapoarte simple, deoarece W$sistentulX ndepline'te lucrul de rutin 'i permite crearea rapid 'i u'oar a rapoartelor, prin casetele de dialog pe care le afi'ea , n #a a rspunsurilor utili atorului. $sistenii pentru rapoarte sunt folosii 'i de proiectanii e(perimentai deoarece permit crearea rapid a 'a#lonului, care serve'te ca temei pentru crearea rapoartelor. Crearea n i ra+ort A to.e+ort A to.e+ort este mi)locul de creare a rapoartelor n care sunt afi'ate toate c0mpurile 'i nregistrrile din ta#elul sau cererea pe care se #a ea raportul. 2) An fereastra Data"ase selectai et etic&eta .e+orts. ') "electai #utonul Ne=. F) An fereastra de dialog Ne= .e+ort =3aport Nou> alegei unul din instrumentele A to .e+ort: Col mnar: afi'ea toate c0mpurile unei nregistrri dintr:o ta#el ntr:o coloan lung de casete de te(t. ! etic&et n st0nga indic numele c0mpului. A to .e+ort : Ta" lar:furni ea c0te o coloan pentru fiecare c0mp. Titlurile se tipresc deasupra fiecrii pagini. Microsoft $ccess utili ea ultimul autoformat, folosit la crearea rapoartelor. 9ac anterior nu ai creat rapoarte cu a)utorul asistenilor sau nu ai folosit comanda A toformat din meniul 6ormat v:a fi utili at autoformatul standard. .emarc%. 9e asemenea poate fi creat un raport cu c0mpuri situate ntr:o coloan, surs de #a a datelor care este ta#elul sau cererea, selectate n #a a de date. $legei instruciunea A tore+ort n meniul Insert sau apsai #utonul de derulare alturat #utonului Ne= O":ect de #ara de instrumente 'i alegei opiunea A tore+ort. 3apoartele create n modul acesta conin numai ns'i nregistrrile. Crearea n i ra+ort c instr ment l .e+ort ;izard 2) An fereastra =#a ei de date> Data"ase alegei etic&eta .e+orts. ') $psai = cliF > pe #utonul Ne=.

83

F) An caseta de dialog Ne= .a+ort =3aport nou> alegei asistentul .e+ort ;izard. 9escrierea aciunilor e(ecutate de asistent sunt afi'ate n partea st0ng a ferestrei de dialog. .. "electai ta#elul sau cererea n #a a creia dorii s creai raportul. .emarc%. Microsoft $ccess automat utili ea ta#elul sau crearea dat ca surs de date pentru raport. Ans asistentul permite modificarea surselor de date 'i de asemenea selectarea c0mpurilor din alte ta#ele sau cereri. M) $psai #utonul O>. 9ac la pasul - a fost ales asistentul pentru crearea rapoartelor, asistentul diagramelor sau asistentul etic&etelor, e(ecutai instruciunea asistentului care se afi'ea n fereastra de dialog. 9ac se alege unul din asisteni autorapoartelor, raportul se creea automat. 9ac raportul creat de asistent tre#uie sc&im#at =modificat>, facei aceasta n regimul de proiectare a rapoartelor. Crearea ra+ort l i c for,e +ro+rii Utili atorul poate ncepe de la un raport gol 'i independent amplasea n el toate c0mpurile necesare, nregistrrile 'i alte elemente de control. 2) An fereastra #a ei de date selectai etic&eta .e+orts =3apoarte> . ') %(ecutai clicul pe #utonul Ne= =Nou>. F) An fereastra de dialog Ne= .e+ort =3aport Nou> alegei modul de proiectare = Desi!n Vie= >. $legei ta#elul sau cererea ce conin date dup care tre#uie creat raportul. = 9ac e necesar crearea unei sc&ie de raport nu alegei numele din lista c0mpurilor disponi#ile.> .emarc% :*entru utili area n raport a datelor din c0teva ta#ele, creai rapoarte n #a a cererilor. ?) %(ecutai clic pe O> . Noul raport v:a fi desc&is n fereastra rapoartelor n regim de proiectare. .e!im rile ferestrei ra+ort l i 3mod rile de afi$are a ra+ort l i4 5ereastra raportului poate fi afi'at n unul din modurile: de proiectare =Desi!n Vie=>, de vi uali are mostrei La@o t Vie= , de vi uali are preventiv = 1rint 1re8ie= >. Modul Desi!n Vie= este destinat crerii noilor rapoarte 'i modificrii rapoartelor e(istente. Modul La@o t Vie= se utili ea pentru apreciera corectitudinei aspectului raportului 'i amplasrii o#iectelor de control n el. An modul 1rint 1re8ie= raportul apare pe ecran a'a cum ar fi tiprit pe &0rtie: 9esc&idei raportul n orice mod de afi'are. %(ecutai clic pe #utonul de vi uali are Vie= de pe #ara cu instrumente pentru a sc&im#a modul de afi'are a raportului. *entru a vedea lista tuturor modurilor de vi uali are a rapoartelor pe ecran, apsai sgeata listei derulante alturat #utonului de vi uali are Vie=. Crearea ra+oartelor +e "aza ta"elelor corelate Crearea raportului cu a)utorul asistentului este metoda cea mai u'oar 'i mai rapid, utili 0nd datele din mai multe ta#ele. $sistentul pentru crearea rapoartelor Microsoft $ccess ndepline'te tot lucrul de rutin 'i permite crearea rapid a lui. An prima fereastr desc&is de asistent este necesar de ales c0mpurile ce v:or fi incluse n noul raport. "e permite alegerea c0mpurilor din unul sau mai multe ta#ele. /a crearea raportului multita#elar cu a)utorul asistenilor, Microsoft $ccess creea cererea pentru raportul dat. Cererea conine datele despre ta#elele 'i c0mpurile utili ate. 9ac utili atorul creea raportul independent =cu fore proprii>, este necesar de creat n primul r0nd cererea, apoi raportul pe #a a acestei cererii. Crearea etic#etelor +o$tale Cu a)utorul rapoartelor cu etic&etile po'tale este posi#il tiprirea numelor 'i adreselor unor corespondeni =anga)ai, clieni furni ori etc>. 2) An fereastra #a ei de date alegei etic&eta .e+ort. ') %(ecutai clic pe #utonul Ne= =Nou>. F) An fereastra de dialog Ne= O":ect =3aport nou> alegei asistentul pentru crearea etic&etelor po'tale =La"el;izard>. ?) $legei ta#elul sau cererea, ce conine datele pentru etic&ete 'i apsai O>.

84

%(ecutai instruciunile ce sunt afi'ate n casetele de dialog a asistentului. 9ac raportul creat nu este potrivit cerinelor 'tergei:l 'i creai:l din nou. 1%strarea 3sal8area4 n i form lar ca n ra+ort +. 3evenii n fereastra #a ei de date. ') $legei etic&eta 6orms =5ormular>. -. %(ecutai clic dreapta pe formularul ce l salvai. ?) An meniul contecstual ce apare alegei opiunea Sa8e As .e+ort ="alvai ca raport>. M) "criei numele raportului n c0mpul .e+ort Name =Nume 3aport>. -) %(ecutai clic pe O>. \) $legei etic&eta .e+orts =3aport> 'i e(ecutai du#lu clic pe raport pentru a:l vi uli a preventiv. 3aportul v:a conine acelea'i elemente 'i proprieti ca 'i formularul. `a"loane +entr form lare $i ra+oarte 9ac formularul sau raportul este creat cu a)utorul asistenilor, atunci implicit putei folosi caracteristicile sale ca o #a pentru crearea de noi formulare 'i rapoarte . Va#loanele determin seciunile ce se vor conine n documentul creat 'i ce mrimi vor avea ele. *entru rapoarte 'i formulare implicit sunt utili ate 'a#loane Normal. Ans utili atorul are posi#ilitate de a arta n calitate de 'a#lon numele oricrui formular sau raport e(istent. "e permite de asemenea crearea formularelor 'i rapoartelor speciale destinate pentru utili are n calitate de 'a#loane. .emarc%) "c&im#area 'a#lonului nu acionea asupra formularelor 'i rapoartelor de)a create. Va#lonul nu permite crearea elementelor de control n noul formular sau raport. *entru a vedea numele 'a#lonului curent utili at ca 'a#lon pentru formularele 'i rapoartele noi, alegei opiunea O+tions =*arametri> din meniul Tools =1nstrumente>, apoi etic&eta 6ormsG.e+orts =5ormularJ3aport>. *entru utili area noilor 'a#loane n altele #a e de date este necesar copierea sau e(portarea 'a#loanelor n aceste #a e de date . An ca c 'a#lonul dat lipse'te n #a a de date va fi utili at 'a#lonul Normal =Normal>. Definirea no l i $a"lon +entr form lar $i ra+ort 2) "electai din meniul Tools opiunea O+tions. ') $legei etic&eta 6ormsG.e+orts . F) 1ntroducei numele noului formular n c0mpul 6orm Tem+late sau numele raportului nou n c0mpul .e+ort Tem+late. ?) "electai O>. S "ra+oarte "u#rapoarte sunt rapoarte ncorporate n alte rapoarte. /a com#inarea rapoartelor unul din ele este principal. 3aportul principal poate fi asociat =legat> sau neasociat =nelegat>, adic s nu se #a e e pe ta#el, interogare sau instruciuni "]/. 3aportul principal este legat la ta#el, interogare sau instruciunea "]/ n acele ca uri, c0nd n el este necesar inserarea su#rapoartelor, n care se afi'ea date legate cu datele din raportul principal. 9e e(emplu, n raportul principal sunt afi'ate toate nregistrrile de vn are pe an, dar n su#raport datele totali ate, de e(emplu, sumele vn rilor pe fiecare trimestru. An raportul principal se conin date comune pentru dou sau c0teva su#rapoarte. An acest ca datele se afi'ea n su#rapoarte. An raportul principal de r0nd cu su#rapoartele sunt incluse 'i su#formularele, numrul lor fiind nelimitat. Mai mult ca at0t, raportul principal poate conine su#formulare sau rapoarte ncorporate de dou niveluri.

85

9e e(emplu, raportul poate conine un su#raport, care la r0ndul su conine un su#formular sau un su#raport. Com#inaiile posi#ile ale su#formularelor 'i rapoartelor sunt demonstrate n urmtorul ta#el: Nivelul + Nivelul , "u#raportul + "u#raportul , "u#raportul + "u#formularul + "u#formularul + "u#formularul , Crearea s "ra+ort l i "u#rapoartele se creea prin , metode: prin crearea su#rapoartelor din raportul de)a e(istent sau prin adugarea raportului e(istent n alt raport e(istent. An ultimul ca raportul adugat devine su#raport. Crearea s "ra+ort l i 7n ra+ort l eAistent 9ac su#raportul este legat cu raportul principal atunci pentru e(ecutarea urmtoarelor aciuni +. Convingei:v c este sta#ilit corect corelaia ntre ta#ele. ,. 9esc&idei raportul care tre#uie s fie principalul raport n regim de proiectare. F) Convingei:v c #utonul asistentului Control ;izard este apsat pe #ara cu instrumente. ?) $psai #utonul S "formGS "re+ort ="u#formularJ"u#raport> de pe #ara cu instrumente. 2. *o iionai indicatorul mouse:ului n raport n acel loc, unde tre#uie amplasat su#raportul 'i apsai #utonul mouse:ului. 4. %(ecutai instruciunile ce apar n ferestrele de dialog ale asistentului. \) $psai #utonul 6inis# ="f0r'it>, elemente de control S "formGS "ra+ort se vor inversa n raportul principal. Concomitent se v:a crea un raport aparte afi'at ca un su#raport. Ad% !area ra+ort l i eAistent 7n alt ra+ort eAistent 9ac su#raportul este legat cu raportul principal atunci nainte de e(ecutare urmtoarelor aciuni, convingei:v c sunt sta#ilite corect legturile ntre ta#ele . +. 9esc&idei raportul care tre#uie s fie principal n modul de proiectare. ,. Convingei:v c #utonul asistentului de pe #ara cu instrumente este apsat. F) $psai #utonul 622 pentru revenirea n fereastra #a ei de date. .. 9eplasai cu a)utorul mouse:ului raportul sau ta#elul din fereastra #a ei de date n acea seciune a raportului principal, n care tre#uie deplasat su#raportul. M) %lemente de control S "formGS "re+ort se vor insera n raportul principal . Le!%t ra 7ntre ra+ort l +rinci+al $i s "ra+ort 9up inserarea n raportul principal a su#raportului ce conine date care se refer la datele din raportul principal este necesar de a sta#ili legtura ntre raportul principal 'i su#raport. /egtura asigur coincidena nregistrrilor afi'ate n su#raport, nregistrrilor din raportul principal. /a crearea su#raportului cu agutorul asistenilor sau prin deplasarea cu a)utorul mouse:ului a raportului sau ta#elului n alt raport, Microsoft $ccess automat ndepline'te sincroni area raportului principal 'i su#raportului n urmtoarele ca uri : 3apoartele se #a ea pe ta#ele ntre care este sta#ilit legtura n fereastra .elations#i+s /a crearea rapoartelor n #a a unei cereri sau a cererilor sincroni area raportului cu su#raportul se e(ecut automat, dac legturile sunt sta#ilite pentru ta#elele de #a a cererii sau cererilor. 9ac legtura ta#elelor de #a sunt sta#ilite corect Microsoft $ccess e(ecut sincroni area raportului principal 'i a su#raportului automat. 3aportul principal se #a ea pe ta#ele ce conin c0mpuri:c&ee, iar su#raportul se #a ea pe ta#elul ce conine c0mpuri cu acela'i nume 'i cu tipuri de date compati#ile. $ceia'i condiie tre#uie s se ndiplineasc pentru ta#elul de #a a cererilor dac raportul se #a ea pe cereri. .emarc%) /a asocierea raportului principal cu su#raportul Mirosoft $ccess utili ea proprietile Lin< Master 6ields =C0mpuri de #a > 'i Lin< C#il 6ields ="u#c0mpurile> a elimentului de control S "form G S "re+ort. 9ac din anumite motive Microsoft $ccess nu leag n mod automat raportul principal 'i su#raportul, utili atorul are posi#ilitatea de a acorda valori acestor proprieti independent.

86

Le!area ra+ort l i +rinci+al c s "ra+ort l 9ac su#raportul se crea cu a)utorul asistentului de creare a rapoartelor sau a asistentului pentru crearea su#rapoartelor, atunci la ndeplinirea unor condiii Microsoft $ccess automat leag raportul principal cu su#raportul. 9ac condiiile nu se respect pentru legarea rapoartelor este necesar de ndeplinit urmtorele aciuni : +. 9esc&idei raportul principal n regim de proiectare. ') *entru vi uali area ferestrei cu proprieti convingei:v c su#raportul necesar este selectat 'i apsai #utonul 1ro+erties de pe #ara cu instrumente. F) 1ntroducei n celula de proprieti Lin< C#il 6ields numele c0mpului legat a su#raportului iar n celula cu proprieti Lin< Master 6ields numele c0mpului legat sau elementele de control a raportului principal. .emarc%. Nu se admite introducera numelui elementelor de control n celula cu proprietile Lin< C#il 6ields 9ac nt0lnii incomoditi n alegerea c0mpurilor legate apsai #utonul asistentului pentru a activa denumirea c0mpurilor legate. *entru a sta#ili legtura ntre c0teva c0mpuri divi ai numele c0mpurilor prin punct 'i virgul. .emarc%) C0mpurile legate nu este o#ligatoriu s fie afi'ate n raportul principal sau n su#raport, ns este o#ligatoriu ca ele s fie incluse n sursele de #a a nregistrrilor raportului. 9eci su#raportul se crea cu a)utorul asistentului. Microsoft $ccess automat include c0mpurile legate n sursa de nregistrare c&iar dac aceste c0mpuri nu sunt selectate de ctre utili ator. C0mpurile legate tre#uie s conin date de acela'i tip 'i s ai# tipuri compati#ile de date sau dimensiuni ale c0mpurilor. 9e e(emplu, c0mpul de tipul A ton m"er este compati#il cu date numerice pentru care n proprietile 6ied Size este indicat dimensiunea Lon! Inte!er . Modificarea $a"lon l i s "ra+ort l i +. 9esc&idei raportul principal n regim de proiectare. ,. *o iionai indicatorul mouse:ului 'i apsai #utonul mouse:ului nafara su#raportului, pentru a v convinge c nu este selectat. -. *o iionai indicatorul n interiorul su#raportului 'i e(ecutai du#lu:cliF cu mouse:ul. "u#raportul va fi desc&is n regimul de proiectare. .. 1ncludei modificrile n 'a#lonul su#raportului. 2. "alvai 'i nc&idei su#raportul. .emarc%. 9ac este modificat limea su#raportului va fi necesar sc&im#area limii raportului principal.%ste posi#il pentru sc&im#area 'a#lonului su#raportului, desc&iderea direct a su#raportului din fereastra #a ei de date. +. Creai raportul. .emarc%) /a tiprirea = imprimarea > raportului n c0teva coloane antetul 'i su#solul raportului precum 'i seciunile de antet 'i su#sol de pagin se afi'ea pe ecran n limea total a raportului, deaceia amplasarea elementelor de control n regim de proiectare n aceste seciuni este posi#il n locurile li#ere a suprafeei raportului. /a imprimarea raportului antetul 'i su#solul grupului, de asemenea seciunea datelor grupurilor se afi'ea pe limea unei coloane. 9e e(emplu, dac datele se afi'ea n dou coloane, limea fiecriia a cte 7 cm., atunci este necesar ca n limea aceasta s fie amplasate toate elementele de control n grup ? altfel spus = cu alte civinte> n modul de proiectare este necesar de a amplasa aceste elemente de control pe primele 7 cm. din stng. ,. $legei din meniul 6ile opiunea 1a!e Set +. -. An fereastra de dialog 1a!e Set + alegei etic&eta Col mns. .. An grupul /ridsettin! introducei n c0mpul N m"er of Col mns , numrul de coloane ce se vor afi'a pe fiecare pagin. 2. 1ntroducei n c0mpul .o= S+asin! mrimea spaiului ntre nregistrri n seciunea datelor.

87

.emarc%. 9ac este lsat spaiul ntre ultimul element de control n seciunea datelor 'i marginea de )os a ei, atunci n c0mpul .o= S+asin! introducei valoarea nul =D> . 4. 1ntroducei n c0mpul Col mn S+asin! mrimea spaiului dintre coloane. 6. 1n grupul Col mn Size introducei limea necesar n c0mpul Ceid#t sau indic0nd nlimea seciunii n modul de proiectare. 7. $legei unul din parametri n grupul Col mn La@o t : Do=n, t#en Across, t#en Do=n . 8. $legei etic&eta 1a!e. +D. An grupul Orientation alegei parametrul 1ortrait sau Landsca+e . ++. $psai O>. Crearea ra+ort l i 7ncr ci$at c titl rile +ermanente a coloanelor Crearea cererii de "az%) +. Creai o cerere ncruci'at. ,. An regim de proiectare a cererii desc&idei fereastra proprietilor acion0nd du#lu #utonul st0ng al mouse:ului cu indicele sta#ilit n orice loc n afara 'a#lonului cererii 'i lista de c0mpuri. F) 1ntroducei = titlurile > antetele de coloane necesare, care tre#uie s fie afi'ate n raport, n celula proprieti Col mn Ceadin!s, desprindu:le prin = a >. 9ac antetul coloanei conine spaii este necesar de a:l introduce intre g&ilimele 3 4) 9e e(emplu, pentru afi'area n raport a v0n rilor trimestriale totale introducei : WTrimestru +X ? WTrimestru ,W ? WTrimestru -X ? WTrimestru . W Crearea ra+ort l i : +. Creai un raport vid legat cu cererea ncruci'at. ,. $dugai n raport elementele de control necesare. $mplasai nscrierile antetelor coloanelor 'i liniilor n antetul de pagin. $mplasai c0mpurile pentru antetele coloanelor 'i valorile coloanelor n seciunea datelor. ^)F) 1artic larit%,ile l cr l i c ra+oartele Desc#iderea ra+ort l i 2) An fereastra #a ei de date alegei etic&eta .e+orts . ,. "electai numele raportului. F) $psai #utonul Desi!n pentru a desc&ide raportul n regim de proiectare sau #utonul Vie= pentru a desc&ide raportul in modul de vi uali are preventiv. .emarc%. %ste posi#il desc&iderea raportului n modul de vi uali are preventiv deplsnd raportul cu a)utorul mouse:ului din fereastra #a ei de date n regiunea de lucru a aplicaiei. Sortarea 7nre!istr%rilor 7n ra+ort Microsoft $ccess permite sortarea datelor n raport. An re ultatul sortrii nregistrrile se aran)ea dup valori n unul sau mai multe c0mpuri n ordine ascendent sau descendent. An rapoarte se permite sortarea dup +D sau mai multe c0mpuri sau e(presii. +. 9esc&idei raportul n modul de proiectare. ') $psai #utonul Sortin! and /ro +in! de pe #ara cu instrumente pentru a desc&ide fereastra cu acela'i nume. F) An prima linie a 'a#lonului n celula 6ield G EA+resion alegei numele c0mpului sau introducei e(presia. C0mpul sau e(presia, indicat n prima linie, determin primul = de #a > nivel al sortrii. $ doua linie determin al doilea nivel de sortare '.a.m.d. /a completarea celulei din coloana 6ieldGEA+ersion n celula coloanei Sort Order automat se introduce valoarea Ascendin! 3Cresctor>. "ortarea datelor n ordinea cresctoare valorie se sortea n ordine de la g $ g la g c g 'i de la D la 8. ?) *entru a sc&im#a ordinea sortrii alegei Descendin! =9escrestor > n celula Sort Order. "ortare datelor n ordine descresctore valorile se sortea n ordine de la WcX la W$X 'i de la W8X la WDX.

88

/r +area 7nre!istr%rilor 7n ra+ort An rapoarte este posi#il de divi at nregistrrile sortate n grupuri. @ruparea datelor permite organi area 'i aran)area. nregistrrilor n a'a mod, ca s fie vi i#ile legturile ntre grupuri 'i cu u'urin de gsit informaia necesar. @ruparea datelor se poate face n funcie de valorile unui c0mp sau pe #a a unei e(presii, de e(emplu calcularea valorii medii pentru fiecare grup de nregistrri. +. 9esc&idei raportul n modul de proiectare. ') $psai #utonul Sortin! and /ro +in! de pe #ara cu instrumente, pentru a desc&ide fereastra cu acela'i nume. -. 1ndicai ordinea sortrii datelor n raport. .. "electai c0mpul sau e(presia pentru care se indic parametrii gruprilor M) 1ndicai valorile proprietilor grupului enumrate n urmtoarea list. *entru crearea nivelului gruprii 'i determinarea altor proprieti ale grupului este necesar de indicat valoarea Des cel puin pentru una din proprietile /r + Ceader sau /ro + 6ooter . $ntetului de grup /r + Ceader . $daug sau e(clude titul de grup determinat de c0mp sau e(presie. "u#solul de grup /ro + 6ooter . $daug sau e(clude antetul de su#sol determinat de c0mp sau e(presie. /ro + On =@ruparea 9up > sta#ile'te modul de grupare a nregistrrilor. /ista valorilor accesi#ile a acestei proprieti depinde de tipul de date din c0mp dup valorile cruia dorim s grupm nregistrrile. @ruparea pe e(presii afi'ea lista complet a valorilor proprietii date. 1nterval /ro + Inter8al sta#ile'te orice interval admis a valorilor c0mpului sau e(presiei pe care se face gruparea. >ee+ To!et#er sta#ile'te sau e(clude tiprirea o#ligatorie pe aceea'i pagin. Modificarea ordinii sort%rii $i !r +%rii 7n ra+oarte 2) 9esc&idei raportul n modul de proiectare = Desi!n Vie= >. ') $psai #utonul Sortin! And /ro +in! de pe #ara de instrumente pentru a desc&ide fereastra cu acela'i nume. F) An fereastra Sortin! and /ro +in! alegei domeniul de selecie a r0ndului pentru c0mpul sau e(presia, po iia creia n 'a#lon cere modificri. .. $psai din nou #utonul mouse:ului 'i neeli#erndu:l, mutai r0ndul n noua po iie n 'a#lon. 9ac grupurile mutate au antet sau su#sol de grup, atunci la noul loc vor fi deplasate antetele, su#solurile de grup 'i toate celelalte elemente. Ans n acest ca poate fi necesar preci area aran)rii elementelor de control n domeniile antetului 'i su#solului. Indicarea c0m+ l i sa eA+resiei ad% !%toare +entr sortare $i !r +are 7n ra+ort +. 9esc&idei raportul n modul de proiectare. ') $psai #utonul Sortin! and /ro +in! de pe #ara cu instrumente pentru a desc&ide fereastra Sortin! and /ro +in! . F) An fereastra Sortin! and /ro +in! alegei domeniul de selecie a r0ndului n care este necesar de a introduce =insera> c0mpul nou sau e(presia 'i gsii #utonul 1N". ?) An celula coloanei 6ieldGEA+ersion a r0ndului vid inserat, alegei numele c0mpului dup care se efectuea sortarea, sau introducei e(presia. /a completarea celulei coloanei 6ield EA+resion n celula coloanei Sort Order automat se introduc valorile Ascendin!. M) *entru sc&im#area ordinii sortrii alegei Descendin! n celula Sort Order. An larea sort%rii sa !r +%rii 7n ra+ort d +% n c0m+ sa eA+resie an mit% +. 9esc&idei raportul n modul de proiectare. ') $psai #utonul Sortin! and /ro +in! de pe #ara cu instrumente, pentru a desc&ide fereastra cu acela'i nume. F) An fereastra Sortin! and /ro +in! alegei domeniul de selecie a r0ndului pentru c0mpul su e(presia, care este necesar de a o e(clude din 'a#lonul sortrii 'i gruprii 'i gsii #utonul DEL%T%.

89

?) Confirmai e(cluderea c0mpului sau e(presiei din 'a#lon prin apsarea #utonului O> sau apsai Undo pentru a#andonarea e(cluderii. .emarc%. 9ac pentru c0mpul sau e(presia ce tre#uie e(clus a fost indicat afi'area seciunilor antetului 'iJsau su#solului, atunci aceste seciuni vor fi e(cluse mpreun cu elementele ce le conin. Sc#im"area ordinii sort%rii 7n ra+ort +. 9esc&idei raportul n regim de proiectare. 9ac este de)a desc&is, convingei:v c e selectat. ') $psai #utonul 1ro+erties de pe #ara cu instrumente pentru vi uali area proprietilor raportului. F) $legei celula Sort Order . 1ndicai c0mpul 'i ordinea sortrii. *entru sortarea nregistrrilor dup un singur c0mp n ordine accedent introducei numele c0mpului n parante e drepte =N O>, apoi indicai ASC. N nume C0mp+O $"C *entru sortarea nregistrrilor dup un singur c0mp n ordine descendent introducei numele c0mpului n parante e drepte =N O>, apoi indicai DESC. N nume C0mp, O 9%"C "ortarea nregistrrilor pe mai multe c0mpuri n ordine cresctoare sau descresctoare se face astfel : Nnume C0mp+O $"C, nume C0mp, 9%"C .emarc%. 9ac dup numele c0mpului n mod vdit nu este indicat $"C sau 9%"C, atunci automat se e(ecut sortarea conform primului c0mp al listei ascendent, apoi dup urmtorul c0mp a listei ascendent '.a.m.d. EAcl derea sa tilizarea ordinii mo$tenite ale sort%rii +. 9esc&idei raportul n modul de proiectare. 9ac de)a este desc&is convingei:v c el este selectat. ') $psai #utonul 1ro+erties de pe #ara cu instrumente pentru vi uali area proprietilor raportului. F) An celula proprieti Order B@ On selectai No ca s anulai sortarea sau Des pentru a o include. .emarc%. !rdinea sortrii efectuat prin intermediul asistentului de creare a raportului sau n fereastra de dialog. "ortarea 'i gruparea n regimul de proiectare a raportului, sc&im# ordinea mo'tenit a sortrii. ^)? Calc le din ra+ort Crearea elementelor de control calc late) +. 9esc&idei formularul n modul de proiectare a formularelor sau a raportului n regim de proiectare a rapoartelor. ,. $legei pe #ara cu elemente instrumentul pentru crearea o#iectului de control ce va fi utili at c calcula#il. .emarc%. 9e o#icei elementul de control utili at pentru evidenierea valorii de calcul, este c0mpul, dar se admite 'i utili area oricrui element de control ce are proprietile datelor Control So rce . -. An formular sau raport alegei locul de amplasare al elementului de control. .. %(ecutai una din urmtoarele operaii: *entru c0mp se admite introducerea direct n elementul de control. 9ac elementul de control nu este c0mp sau dac este necesar introducerea e(presiei n c0mp prin intermediul costructorului e(presiilor convingei:v c elementul de control este evideniat, apsai #utonul 1ro+erties de pe #ara cu instrumente 'i introducei e(presia n celula proprietilor Control So rce sau apsai #utonul EA+ression B ilder ca s desc&idei constructorul de e(presii. .emarc%. An elementele de control calculate nainte de orice e(presie se amplasea semnul egalitii = ` >. 9ac este necesar mai mult loc pentru introducerea n celula proprietii Control So rce , apsai tastele SCI6T L 6' pentru desc&iderea ferestrei Joom 9ac formularul are o cerere de #a , se admite introducerea e(presiei n cerere n loc de introducere n elementul de control calculat.

90

Crearea c0m+ l i de totalizare 7n 7nre!istr%rile din ra+ort +. 9esc&idei raportul n modul de proiectare. ,. $dugai n seciunea de date c0mpul calculat. F) *entru a desc&ide fereastra proprieti, convingei:v c c0mpul necesar e selectat 'i apsai #utonul 1ro+erties de pe #ara cu instrumente. .. %(ecutai una din urmtoarele aciuni: 1ntroducei e(presia n celula Control So rce. *entru a crea e(presii cu a)utorul constructorului de e(presii apsai #utonul constructorului. .emarc%. 9ac sursa de date a raportului este o cerere, e(presia poate fi amplasat n cererea de #a a raportului. $ceasta accelerea aciunile raportului iar dac se presupune calcularea valorilor totale dup grupele de nregistrri se admite folosirea numelui c0mpului calculat n funcii statistice. Calc l l 7n ra+ort a 8alorilor totale +entr 7nre!istr%rile !r +ate sa +entr toate 7nre!istr%rile) +. 9esc&idei raportul n modul de proiectare. ,. $dugai c0mpul cutat n unul din urmtoarele seciuni: *entru calculul valorii totale pentru nregistrrile grupate adugai un c0mp n antetul grupului sau n su#solul grupului. *entru calculul valorii totale a tuturor nregistrrilor adugai c0mpul n antetul raportului sau n su#solul raportului. F) *entru a desc&ide fereastra proprietilor, convingei:v c c0mpul necesar e selectat 'i apsai #utonul 1ro+erties de pe #ara cu instrumente. .. %(ecutai una din urmtoarele aciuni An celula Control so rce ntroducei e(pesia ce conine funcia S m, pentru a calcula totalurile, ori funcia A8! pentru calcularea mediei. *entru a crea e(presii prin intermediul constructorului de e(presii, apsai #utonul constructorului. Calc l l 7n ra+ort a s melor c ac m l%ri +. 9esc&idei raportul in modul de proiectare. ,. $dugai un c0mp in unul din seciunile raportului *entru calcularea sumei cu acumulri ce spore'te pentru fiecare nregistrare , adugai n seciunile de date c0mpul ata'at ori cel calculat. *entru calculul sumei cu acumulri 'i pentru fiecare grup de nregisatrri adugai n antetul grupului sau n su#solul grupului c0mpul ata'at sau cel calculat. F) *entru a desc&ide fereastra proprietilor, convingei:v c c0mpul necesar e selectat 'i apsai #utonul 1ro+erties de pe #ara cu instrumente. .. Antroducei pentru . nnin! S m valori, corespun toare tipului sumei cu acumulri. O8er /ro +.Valoarea se mic'orea pn la ero la nceputul fiecrui grup de un nivel mai nalt. O8er All. "uma se acumulea pn la sfr'itul raportului. .emarc%) 9ac pentru proprietile . nnin! S m ="uma cu acumulri> este dat valoarea O8er All =*entru toate>, totalul general al valorii poate fi repetat n su#solul raportului . Creai n su#solul raportului c0mpul 'i introducei n calitatea de valori proprietile lui Control So rce numele c0mpului, n care se calculea suma cu acumulri, de e(emplu: `N"uma Comen ilorO. Calc larea 8alorilor relati8e din ra+ort +. 9esc&idei raportul n modul de proiectare. ,. $dugai c0mpuri n care vor fi calculate valori totali ate pentru nregistrri, grupuri 'i raport n ntregime. -. An seciunea dorit creai un c0mp, n care se vor efectua calculele valorilor relative. *entru a efectua calculele fiecrii pri a elementului relativ n sumarea valorilor pe grup sau relativ a sumei totale, plasai c0mpul n seciunea datelor.

91

*entru a calcula o parte a sumei pe grup relativ a sumei totale, plasai c0mpul n antetul de grup sau n su#solul de grup. 9ac raportul nclude cteva nivele de grupuri amplasai c0mpul n antetul sau su#solul de grup al acelui nivel pentru care se va calcula valoarea relativ. ?) *entru a desc&ide fereastra proprietilor, convingei:v c c0mpul necesar este ales 'i apsai #utonul 1ro+erties de pe #ara cu insrumente. 2. %(ecutai una din urmtoarele aciuni: 1nroducei n celula proprietii Control So ce e(presia n care valoarea elementului sau valoarea totalului intermediar se mparte la valoarea totalului glo#al. 9e e(emplu, mprii valoarea elementului de control WTotal ilnicX la valoarea elementului de control WTotal glo#alX *entru crearea e(presiei cu a)utorul constructorului pentru e(presii, apsai #utonul constructorului -) 9up necesitate, intoducei pentru proprietatea c0mpului dat 6ormat valoarea 1ercent Calculul n formulare sau rapoarte a valorilor totali ate pentru elementul de control calculat /a calcularea valorilor totali ate utili 0nd funciile statistice, de e(emplu, SUM sau a funciei statistice pentru su#mulimi, de e(emplu DSUM, este inter is folosirea numelor elementelor de control calculate n funciile statistice. An acest ca urmea de a repeta e(presia n elementul de control. 9e e(emplu : `"UM =NC$NT1T$T%$O^N*3%_U/O>. Ans, dac c0mpul calculat este inclus n cerea de #a , de e(emplu: `*re de producere: NC$NT1T$T%$O^N*3%_U/O, atunci numele acestui c0mp poate fi utili at n funcia "UM: `"UM=Npre de producieO> Verificarea c no$tin,elor 6. Ce este raportul n M" $ccessI 7. Ce repre int 'a#lonul n raportI 8. Unde sunt amplasate datele n raportI +D. Cum se creea un raport utili nd $uto 3eportI ++. 1ndicai tipurile de rapoarte 'i ce repre int eleI +,. Cum se creea un raport cu a)utorul $sistentului pentru rapoarte =3eport ;i ard>I +-. Cum se creea un raport cu fore propriiI +.. 1ndicai modurile de afi'are a ferestrei raportului 'i care este destinaia lorI +2. Cum se creea etic&etele po'taleI +4. Ce repre int raportul com#inatI +6. Cum se creea raportul com#inat =raport cu su#raport>I +7. Cum se efectuea sortarea n raportI +8. Cum se efectuea gruparea n raportI ,D. *entru ce servesc proprietile @roup Geader, @roup 5ooter n raportI ,+. *entru ce servesc proprietile @roup !n, @roup 1nterval, Eeep Toget&er n raportI ,,. Cum se creea elementul calculat de control n raportI ,-. Cum se efectuea calculele valorilor totale de grup n raport sau pentru toate nregistrrileI ,.. Cum se evaluea n raport suma cu acumulriI ,2. Cum se calculea n raport valorile relativeI ,4. Cum se calculea valorile totale pentru elementul de control calculatI

92

TEMA _) COMENJILE MAC.O

_)2) No,i ni !enerale An sens general, programarea spune calculatorului ce s e(ecute 'i cum s e(ecute. "e poate de automati at o aplicaie de #a de date folosind programarea prin comen i macro. An programarea prin scrierea comen ilor macro crem mici programe numite comen i macro. 5iecare comand macro const dintr:o list de aciuni =comen i>, pe care dorim s le e(ecute macro, este necesar de selectat una dintre cele .8 de aciuni definite pentru a fi incluse n comen ile macro. Unele dintre aceste aciuni du#lea comen ile din meniu =1rint* Close* A++l@* 6ilter>. $ltele nclocuiesc aciunea mouse:lui =SelectO":ect* O+en6orm>. $ltele aciuni ale comen ilor macro nu se numr printre comen ile din meniu 'i a mouse:ului =Bee+* Ms!BoA>. Ma)oritatea aciunilor din comen ile macro necesit argumente, care preci ea informaii suplimentare 'i specific modul n care se e(ecut aciunea. 9up ce comanda macro este creat, comunicm programului $cces s o e(ecute. %(ist mai multe moduri de a lansa n e(ecuie o comand macro. *ro#a#il cel mai important mod de a iniia o comand macro este s cerem programului $cces s o e(ecute ca rspuns la un eveniment. Un eveniment este o sc&im#are a strii unui o#iect care determin o ntrerupere a prelucrrii normale 'i define'te un rspuns. %venimentele apar ca rspuns la o aciune a utili atorului =apsarea unui taste, clic al mouse:ului>. _)'. Crearea $i eAec tarea comenzilor macro Comen ile macro pot fi create 'i editate ntr:o fereastr special de proiectare Y fereastra Macro. 5ereastra =foaia> Macro are patru coloane: MacroName =numele comen ii Macro>? Condition =condiia>, Action =aciunea> 'i Comments =comentarii>. $fi'area primelor dou coloane este controlat prin starea #utoanelor MacroNames 'i Conditions ale #a ei cu instrumente MacroDesin!. 9ac nu se specific altfel, programul $cces afi'ea doar coloanele Action 'i Comments. *entru a afi'a toate cele patru coloane, selectai opiunile Tools, O+tions, etic&eta Vie= 'i activiti casetele de validare Names Col mn 'i Conditions Col mn din grupul de opiune S#o= n MacroDesin! din foaia cu proprieti O+tions. An partea de )os a ferestrei Macro sunt afi'ate argumentele asociate de o aciune selectat. Eta+ele de creare a nei comenzi macro +. 9ecidei ce dorii s e(ecute comanda macro. Comen ile macro simple se compun din c0teva aciuni 'i le putei concepe n minte. *entru operaiile mai comple(e utili ai o sc&em logic. ,. An fereastra #a ei de date e(ecutai clic pe etic&eta Macro. -. %(ecutai clic pe #utonul Ne=. .. *e prima linie necomplet e(ecutai clic ntr:o celul din coloana Action, apare un #uton cu sgeat n )os n partea dreapt a onei active a celulei. %(ecutai clic pe acest #uton ca s afi'ai lista casetei com#inate ce conine aciunile. 2. "electai din lis aciunea necesar. 4. An partea de )os ale ferestrei indicai argumentele asociate de aciune, care definesc modul n care lucrea comanda macro. Unele argumente tre#uie testate, dar ma)oritatea lor furni ea casete com#inate care permit testarea sau selectarea din lista valorii argumentelor. 6. An coloana Comments introducei mesa)e de informaie pentru u ul propriu =nu e o#ligatoriu>. 7. *entru adugarea unei noi comen i maco n liniile urmtoare repetai punctele de la . p0n la 6. .emarc%. *utei introduce aciuni prin tragerea o#iectelor #a de date cu mouse:ul 'i plasarea lor n celul $ction. 9ac tragei din fereastra 9ataBase o ta#el, o integrare, un formular sau un raport 'i le plasai ntr:o celul. *rogramul $ccess inserea o linie deasupra celulei peste care ai plasat pictograma o#iectului 'i introduce automat aciunea care desc&ide o#iectul respectiv. 9e asemenea,

93

programul $ccess completea argumentul aciunii care apelea numele o#iectului care va fi desc&is. Editarea comenzilor macro +. An fereastra #a ei de date e(ecutai clic pe etic&eta Macro. ,. "electai macroul, pe care dorii s:l desc&idei. -. %(ecutai clic pe #utonul Desin!. .. 1ntroducei modificri necesare. `ter!erea* inserarea sa de+lasarea liniilor /iniile dintr:o comand macro pot fi 'terse atunci c0nd aciunea sau condiia nu mai sunt necesare. *utei s 'tergei una sau mai multe linii e(ecut0nd clic pe sgeata selectorului liniei din partea st0ng a foii de comen i macro. Ca s selectai mai multe linii e(ecutai clic pe sgeata selectorului 'i tragei n )os peste c0te linii dorii. 9up selectarea liniilor apsai tasta Delete sau e(ecutai clic pe #utonul Delete .o= al #arei cu instrumente. 1nserarea unor linii ntr:o comand macro este necesar dac dorii s adugai o aciune ntre dou aciuni e(istente sau s introducei o linie goal ntre comen ile macro, pentru ca acestea s fie u'or de citit. Ca s inserai linii plasai cursorul de editare pe o linie =linia inserat apare deasupra celei care conine cursorul de editare>. %(ecutai clic pe selectorul liniei sau tragei cursorul mouse:ului peste mai multe #utoane selectare 'i apoi apsai tasta 1nsert sau e(ecutai clic pe #utonul Insert .o= al #arei de instrumente. .emarc%.Ca s anulai inserarea sau 'tergerea pe care tocmai ai e(ecutat:o selectai Edit, Undo, apsai CT.LLJ sau e(ecutai clic pe #utonul Undo al #arei cu instrumente. Ca s mutai una sau mai multe linii folosii mouse:ul, e(ecutai clic pe #utonul selector al liniei sau tragei peste unul sau mai multe #utoane selectoare, ca s selectai liniile crora s dorii s le sc&im#ai locul. %li#erai #utonul mouse:ului. $poi plasai indicatorul mouse:ului pe unul dintre selectoarele de linie selectate 'i inei apsat #utonul mouse:ului. An acest timp indicatorul mouse: ului apare nsoit de un ptrat de culoare nc&is. Tragei indicatorul mouse:ului 'i plasai:l n linia, n care s mutai liniile selectate. 3emarcai c apare o linie ori ontal acolo unde vor fi plasate liniile. %li#erai indicatorul mouse:ului acolo unde dorii s mutai liniile. Co+ierea comenzilor macro *utei s copiai toat comanda macro sau numai o parte din ia. Ca s copiai o singur celul, de e(emplu, o aciune, selectai toate caracterele din celul 'i apsai CT.LLC sau e(ecutai clic pe #utonul Co+@ al #arei cu instrumente. Ca s tiai coninutul unei celule, selectai caracterele 'i apsai CT.LL[ sau e(ecutai clic pe #utonul C t al #arei cu instrumente. Mutai cursorul de editare n po iia n care dorii s plasai coninutul celulei 'i apsai CT.LLV sau e(ecutai clic pe #utonul 1aste al #arei cu instrumente. C0nd copiai o aciune dintr:o celul 'i l lipii n alt celul argumentele aciunii nu sunt copiate n noua po iie. Ca s copiai linii n ntregime sau toat comanda macro, selectai liniile dorite cu un clic pe sgeile selectoarelor de linie 'i apoi apsai CT.LLC sau e(ecutai clic pe #utonul Co+@. 9esc&idei o comand macro nou sau de)a e(istent. "electai celula n care se lipii datele copiate 'i apsai apoi CT.LLV sau e(ecutai clic pe #utonul 1aste. Or!anizarea comenzilor macro 7n !r + ri ! foaie cu mai multe comen i macro este numit grup de comen i macro. "inta(a urmtoare identific o anumit comand macro dintr:un grup: N me/r +) N meMaco +. An fereastra DataBase e(ecutai clic pe etic&eta Macro. ,. %(ecutai clic pe #utonul Ne=. -. %(ecutai clic pe #utonul MacroNames al #arei de instrumente. .. Tastai numele comen ii macro n coloana MacroName. 2. 1ntroducei aciunile 'i argumentele lor. 4. 3epetai punctele de la - p0n la 2. S+ecificarea ar! mentelor nei ac,i ni

94

$rgumentele definesc modul de lucru a aciunii. 5iecare tip de aciune are un set asociat de argumente. C0nd introducei pentru prima dat o aciune n fereastra de )os apare lista argumentelor. Unele argumente tre#uie tastate, dar ma)oritatea lor furni ea casete com#inate care v permit s tastai valoarea argumentului sau s o selectai din lista. C0nd lista com#inat pre int un set de opiuni putei e(ecuta du#lu clic pe argument pentru a parcurge opiunile disponsi#ile. 9ac un argument necesit o e(presie #utonul Build apare n dreapta casetei te(t atunci c0nd selectai argumentul. "electai alt argument sau deplasai:v cu tasta Ta# la argumentul urmtor. /%sirea ac,i nii +otri8ite An $ccess 82 e(ist .8 de aciuni care pot fi incluse n comen ile macro. $ciunile comen ilor macro du#lea ma)oritatea comen ilor necesare ntr:o aplicaie de #a de date automat. $ciunile comen ilor macro satisfac ma)oritatea cerinelor de programare a unei aplicaii. Unele ac,i ni ale comenzilor macroH $dd Menu MenuName =nume meniu> $daug un meniu derulant unei #are de MenuMacroName =nume meniu meniuri particulare sau un meniu de comen i macro> imediat "tatus Bar Te(t =te(tul #arei de stare> $pp'K 5ilter 5ilter name ;&ere Condition =condiie ;&ere> 5r argumente !#)ect TKpe =tipul o#iectului> !#)ect Name =numele o#iectului> 9estination =destinaia> 9ataBase =#a a de date> Ne< Name =noul nume> !#)ectTKpe =tip o#iect> !#)ect Name =nume o#iect> %c&o !N =econ action> "tatus Bar Te(t 5iltrea datele disponi#ile pentru un formular sau raport folosind un filtru, o interogare sau o clau ;&ere n "]/ *roduce un sunet pentru averti are 1nclude fereastra activ sau o fereastr specific Copia o#iectul #a de date specificat ntr:o alt #a de date sau n aceea'i #a de date cu alt nume Vterge o#iectul specificat $ctivea J9e actiovea remprosptarea ecranului n timpul e(ecuiei unei comen i macro. $scunde re ultatele intermediare 'i mre'te vite a de e(ecuie a comen ii macro $fi'ea o caset cu un mesa) de averti are sau de informare 'i a'teapt ca utili atorul s e(ecute clic pe #utonul !E 9esc&ide sau activea un formular ntr:un dintre modurile de afi'are posi#ile. *utei indica un criteriu de selecie a datelor din formular, diverse moduri de editare 'i dac formularul se compar ca caset de dialog modal sau de tip meniu derulant 9esc&ide o interogare de selecie sau

Beep Close CopK!#)ect 9elete!#)ect %c&o

MsgBo(

Message =mesa)> Beep =sunet> TKpe =tipul> Titrle =titlu> 5ormName =nume formular> Vie< =modul de afi'are> 5ilter Name =nume filtru> %&ere Condition =condiia ;&ere> 9ata Mode =modul de afi'are a datelor> ;indo< Mode =tipul de fereastr> ]uerK Name =nume interogare>

!pen5orm

!pen ]uerK

95

Vie< =modul de afi'are> 9ata Mode =modul de lucru cu datele !pen3eport 3eportMane =nume raport> Vie< =modul de afi'are> 5ilter Name =nume filtru> ;&ere Condition =condiia ;&ere> Ta#le Name =nume ta#el> Vie< =modul de afi'are> 9ata Mode =modul de lucru cu datele> *rint 3ange =domeniul> *age 5rom =de la pagina> *age To =p0n la pagina> *rint ]ualitK =tipul de litere> Copies =numrul de copii> Collate Copies =copii legate> !ptions =opiuni>

ncruci'at ori e(ecutai o interogare

9esc&ide un raport n modul de afi'are specificat 'i filtrea nregistrrile naintate de tiprire 9esc&ide sau activea un ta#el n modul de afi'are specificat. *entru ta#ele afi'ate n fereastra 9ata"&eet Vie< putei indica unul dintre modurile de lucru: introducerea de date sau editare Tipre'te foaia de date, raportul sau formularul active

!penTa#le

*rint

]uit

Anc&eie e(ecuia programului $cces, salvea o#iectele modificate n funcie de comen i d specificat 3uu Macro Macro Name =nume comand %(ecut comanda macro specificat. macro>3epeat Count =numr de 1ntroducei numele ntreg al comen ii repetri> 3epeat e(pression macro ca s lansai n e(ecuie o anumit comand macro dintr:un grup. Utili ai argumentele 3epeat Count 'i 3epeat %(pressing ca s specificai de c0te ori se e(ecut comanda macro. L area deciziilor folosind comenzile macro condi,ionale ! comand macro condiional furni ea o modalitate prin care $cces ia o deci ie #a at pe valorile curente din #a a de date 'i e(ecut un set de aciuni, dac este ndeplinit o condiie. Condiia este o e(presie care, n funcie de valorile curente, poate fi evaluat ca fiind Tr e =adevrat> sau 6alse =fals>. Condiiile pot fi create utili 0nd e(presii 'i referiri la formulare 'i o#iecte de control. 9ac dorii ca aciunile unei comen i macro s se e(ecute numai dac o condiie este Tr e, afi'ai coloana Condition n foaiaJfereastra comen ilor macro 'i introducei condiia. An coloana $ction adiacent introducei aciunea care dorii s fie e(ecutat c0nd condiia este Tr e. 9ac dorii s e(ecutai mai multe aciuni c0nd condiia este Tr e, tastai n coloana Condition c0te un semn de omisiune l0ng fiecare aciune pe care comanda macro ar tre#ui s o e(ecute suplimentar. 9up ce a e(ecutat aciunile pentru ramura Tr e, $cces trece la linia urmtoare 'i verific dac e(ist alte condiii. 9ac nu, programul $ccess e(ecut aciunea pentru ca ul c0nd valoarea condiiei este fie Tr e, fie 6alse 9ac dorii ca aciunea s nu se e(ecute pentru condiia Tr e, tastai aciunea Sto+Macro e ultima po iie din setul de aciuni pentru ramura Tr e. *entru a crea comen i macro cu aciuni ce se e(ecut c0nd condiia este evaluat ca Tr e, procedai astfel: +. %(ecutai clic pe #utonul Conditions de pe #a a cu instrumente Macro pentru c n foaia comen ilor macro s apar coloana Conditions. ,. Tastai condiia n coloana Conditions. -. An coloana Action introducei aciunea care dorii s fie e(ecutat c0nd condiia este adevrat.

96

.. 9ac dorii s e(ecutai 'i alte aciuni c0nd condiia este Tr e, introducei:le n coloana Action, su# aciunea de la pasul -. 2. 9ac n pasul . ai introdus aciuni suplimentare, tastai c0te un semn de omisiune n coloana Condition n dreptul fiecrei aciuni. 4. dac dorii s e(ecutai alte aciuni pentru condiia Tr e sau 6alse, introducei:le su# aciunea completat n pasul 2. 9ac dorii ca aceste condiii suplimentare s fie e(ecutate numai dac valoarea condiiei este 5alse, introducei aciunea "topMacro la sf0r'itul setului de aciuni, n punctul 2. Condi,ii macro ti+ice Condi,ia Descriere [!ras] ` W*arisX []uantitK] T 2 Not []uantitK] T 2 True c0nd valoarea o#iectului de control este *aris True dac valoarea din o#iectul din control este mai mare dec0t 2 True dac valoarea din o#iectul don control este mai mic sau el puin egal cu 2

True dac o#iectul de control nu are o valoare. 1sNull [$mount] .emarc%. *lasai operatorul Not la st0nga unei condiii pentru a o#ine condiia opus. EAec tarea nei comenzi macro %(ist mai multe moduri n care putei s rulai =sau s lansai n e(ecuie> o comand macro: Y din fereastra MacroDesin!? Y din orice fereastr activ? Y din fereastra DataBase? Y din alt comand macro? Y cu #utonul unei #are cu instrumente particulari at? Y printr:o comand dintr:un meniu particulari at? Y prin acionarea unei taste de nlocuire? Y la lansarea n e(ecuie a aplicaiei? Y prin preluarea unui eveniment produs de un formular sau un raport. *rimele trei metode sunt utile c0nd creai comanda macro care va fi folosit imediat. Celelalte metode sunt utili ate pentru automati area e(ecuiei unor programe separate 'i pentru crearea unor aplicaii automati ate. %(ecutarea unei comen i comen i macro din fereastra MacroDesin! s efectuea prin utili area #utonului . n de pe #ara cu instrumente sau selectai opiunile Start* . n. Ca s e(ecutai o anumit comand macro dintr:un grup, selectai Tools, Macro. C0nd apare caseta de dialog . n Macro tastai sau selectai din lista com#inat numele ntreg al comen ii macro: numele grupului urmat de un punct 'i de numele comen ii macro. $poi e(ecutai clic pe !E sau apsai tasta Enter. 3ularea unei comen i macro folosind o fereastr activ oarecare s efectuea prin selectarea opiunilor Tools* Macro 'i utili area casetei de dialog . nMacro. C0nd fereastra DataBase este activ putei lansa n e(ecuie o comand select0nd opiunile ToolsMacro 'i utili 0nd caseta de dialog . nMacro. %(ist 'i alt metod: s e(ecutai clic pe #utonul . n din fereastra DataBase. *utei s creai o comand macro pe care programul $ccess s o e(ecute automat la momentul c0nd desc&idei #a a de date. 1ncludei aceast comand macro ntr:o foaie separat numit A toeAec. C0nd desc&idei pentru prima dat #a a de date, programul $ccess caut o comand macro numit A toeAec 'i o e(ecut imediat. 9ac dorii ca programul $ccess s nu

97

e(ecute la pornire comanda macro A toeAec, apsai tasta S#ift c0nd selectai #a a de date din caseta de dialog O+enData"ase:. .emarc%: ! noutate n ultimele versiuni $ccess este dialogul StartU+,. care v permite s sta#ilii c0teva proprieti pentru lansarea unei aplicaii, fr s fie necesar s creai o comand macro. Cu toate acestea comanda macro A toeAec este mai fle(i#il 'i va permite s sta#ilii condiii suplimentare de lansare a aplicaiei 'i e(ecutai operaii imediat. Verificarea c no$tin,elor +. 9efinii comanda macro. ,. 9efinii noiunea eveniment. -. 9escriei fereastra Macro. .. *re entai etapele de creare a unei comen i macro. 2. Cum s efectuea editarea comen ilor macro. 4. %(plicai metode de copiere a comen ilor macro. 6. Caracteri ai organi area comen ilor macro n grupuri. 7. Cum n comen ile macro s specific argumentele unei aciuni. 8. %(plicai luarea deci iilor folosind comen ile macro condiionale. +D. Cum procedai cre0nd comanda macro condiionat. ++. 9escriei moduri de lansare n e(ecuie a comen ilor macro.

98