Sunteți pe pagina 1din 5

Organizarea sistemului informaional este un aspect esenial n succesul ntreprinderii.

n
cadrul firmelor de afaceri, misiunea, scopurile i obiectivele nivelurilor superioare de
management trebuie s fie transmise foarte clar managerilor de la nivelul inferior, precum i
proprietarilor de aciuni, dar informaiile trebuie s circule foarte clar i ctre clieni, furnizori,
parteneri de societate mixt, investitori, bancheri i ctre multe alte entiti care au nevoie s
cunoasc ce face firma i cum se autoanalizeaz i autoconsider. Pentru oferirea acestor
informaii, sunt folosite expuneri clare i concise, de obicei scrise, care trebuie create i
transmise celor ce li se cuvine. Alt element cheie n sistemul informaional este cel care se
cheam feedback. Feedback-ul permite celui ce transmite informaia s afle dac aceasta a fost
primit i indic ct s-a neles din ea. Mai pot fi i ali indicatori de feedback, cum ar fi
realizarea exact a aciunilor cerute de cel care a comunicat informaia. O Organizarea sistemului
informaional6
ntreprinderile puternice au sisteme de raportare care le spun dac firma funcioneaz bine.
Unele din aceste rapoarte sunt de natur financiar. Coeficienii menionai n rapoartele
financiare sunt baza lurii multora dintre deciziile luate de TOP Managers, precum i deciziile
luate de posibilii investitori i acionari. Multe dintre informaiile care circul astzi la nivelul
firmelor de afaceri sunt puse pe computer i sunt la ndemn cu rapiditate i acuratee unui
cmp larg de directori, n comparaie cu anii trecui. Folosirea computerelor trebuie s ne ajute n
luarea deciziilor i aceast metod a primit denumirea de management al sistemului
informaional (MSI).
Procesul transmiterii informaiilor
Sunt apte etape n procesul de transmitere a unei informaii i fiecare etap trebuie parcurs cu
succes pentru a asigura eficacitatea comunicrii.
Etapele procesului sunt:
Ideea
Codificarea
Transmiterea
FEEDBACK
Primirea
Decodificarea
nelegerea
Coninutul ideatic poate fi format din: idei, fapte, opiuni, sfaturi etc., pe care emitorul vrea s
le transmit. Pentru a transmite mesajul, poate fi folosit comunicarea oral sau comunicarea
scris precum i unele mijloace electronice. Fiecare dintre aceste mijloace este perceput diferit,
dar percepia cea mai deplin s-a constatat c este la comunicarea oral fa n fa. n aceast
form, cel ce trimite i cel ce primete se vd i se aud reciproc o dat cu prelucrarea unor
mesaje vizuale din gestic i mimic. Al doilea mijloc de comunicare prin care se percepe corect
informaia este convorbirea telefonic.
A treia cale de transmitere a informaiei este adresat n scris. Mai puin bine perceput este
informarea adresat n general i cel mai puin perceput este informarea pe computer prin date
exprimate numeric. Cu ct informaia devine mai abstract, cu att omul o percepe mai dificil.
Totui, mijlocul de transmitere a unei informaii este determinat de coninutul acesteia i de cel
cruia i se adreseaz. Pentru multe date informaionale nu se cere o percepie direct, care ar
consuma timp. Imaginai-v un manager prezentnd oral un raport asupra specificaiilor cerute
pentru a produce peste 500 de diferite produse. Persoanele crora li s-ar adresa acest director ar
adormi. Pentru acest gen de raport trebuie folosit computerul, concluzia fiind c numai anumite
informaii de o deosebit importan trebuie fcute prin raport oral. Al treilea pas n procesul de
transmitere al informaiilor este transmisiunea. Aceast etap poate fi realizat prin mijloace deja
menionate, n funcie de gradul cel mai adecvat de percepie pe care l dorim. Cerina cheie este
ca mijlocul de transmisie s funcioneze corect, s ne asigurm c rapoartele au fost corect
distribuite, c funcioneaz sistemul electronic de coresponden, computerul i c sistemul

telefonic permite mesajelor s circule cu claritate fr opreliti sau deformri. Uneori,


transmisiile ndoielnice pot fi nlocuite cu alte metode. n cazul n care computerul nu
funcioneaz, putem transmite mesajul prin pot sau prin curier. A patra etap este primirea
comunicrii. Aceasta cere atenie din partea celui ce recepioneaz mesajul. Cel ce recepioneaz
mesajul trebuie s fie perfect contient c un mesaj a fost transmis, altfel transmiterea informaiei
nu a avut loc. Urmtoarea etap este decodificarea informaiei primite. Dac este contient c a
primit mesajul, cel ce l-a recepionat trebuie s-l pun ntr-o form uor de neles. Dac
transmitem un mesaj din Moldova n Frana, folosind limba romn, va trebui ca un translator
profesionist s traduc din romn n francez. nelegerea mesajului completeaz procesul de
transmitere a informaiei. Decodificarea adecvat ajut acest proces, dar mai pot aprea mai
multe probleme datorate nivelului de educaie i de experien al celui ce recepioneaz mesajul,
astfel nct pregtirea profesional s-i permit s foloseasc informaia transmis.
Feedback-ul este de foarte mare ajutor n a-l informa pe cel ce a transmis mesajul, dac
informaia a fost primit i neleas. Dar n orice caz, aciunile ce sunt luate n urma transmiterii
informaiei sunt adesea adevratul test de eficacitate al comunicrii fcute. Bariere n calea unei
comunicri eficace Multe aciuni au euat datorit sistemului informaional ineficace. Managerii
s-au gndit adesea c trebuie s transmit informaiile n bune condiii, dar totui ele nu au fost
primite corespunztor i nu s-a reacionat conform cu cerinele datorit uneia sau mai multor
bariere care au aprut n sistem.
Aceste bariere au fost prezentate de Bedeian n patru forme: Factori intrapersonali, factori
structurali, factori interpersonali, factori tehnologici. Factorii intrapersonali se refer la abilitatea
individului de a primi un mesaj de la transmitor. Ei se refer la abilitatea percepiei selective a
recepionerului de a vedea i de a auzi numai ceea ce persoana vrea s vad i s aud (putere de
concentrare); de asemenea, exist ndemnare diferit n primirea comunicrii determinat de:
capacitate de a citi, a asculta i a analiza. Factorii structurali se refer la poziia persoanei n
cadrul ntreprinderii. Aici gsim bariere care se datoreaz diferenelor de poziie dintre cel care
emite mesajul i cel care l primete; transmiterea i interpretarea unor mesaje, nainte chiar ca
mesajul oficial s fie transmis. Factorii interpersonali se refer la climatul din cadrul
ntreprinderii, la ncredere i credibilitate. Factorii tehnologici sunt: limbajul folosit, mijlocul
folosit etc. Specialitii n informatic au putut analiza eficacitatea sistemului informaional al
unei ntreprinderi, detectnd care sunt barierele care exist i recomandnd moduri de a se trece
peste aceste bariere. Cu puin antrenament, orice director poate face acelai lucru n cadrul
ntreprinderii sale, determinnd depirea barierelor.
Comunicrile eficace cer un climat de deschidere i ncredere.
Deseori, sunt probleme n transmiterea informaiilor de la sindicate la manageri pentru c nu au
ncredere unii n alii. Dar exist ci de mbuntire a climatului organizatoric, chiar i n
ntreprinderile unde sunt sindicate. Una din tehnicile pentru a obine circulaia ct mai deschis a
informaiei este prin ceea ce se numete programul calitii muncii. Acest program ncurajeaz
salariaii s spun cu voce tare ce plngere au privind modul n care se desfoar munca lor la
nivelul ntreprinderii, de asemenea, au posibilitatea s fac sugestii cum trebuie mbuntit
funcionarea ntreprinderii.
Folosirea computerului n firmele de afaceri a fcut ca viteza de circulaie a informaiei s
creasc i a mbuntit activitatea de luare a deciziilor. Deciziile, desigur, sunt luate de oameni,
dar calculatoarele ofer un mare sprijin prin asigurarea datelor necesare. Reeaua de computere
d acuratee informaiilor curente despre operaiile ce se desfoar n interiorul firmei.
Deci, dup cum am artat n cazul firmei Walmart, casele de marcat conectate la computer au
asigurat manipularea mrfii n depozite i magazine, n aa fel nct stocurile s asigure

continuitatea existenei tuturor articolelor n rafturile magazinelor la ndemna cumprtorului.


Aceasta a determinat creterea ncrederii clientului n stabilitatea magazinelor, capabile s
asigure oricnd existena produsului dorit. Corporaia Frito-Lay, productor i distribuitor de
(hran-rapid) Snack-foods, cum ar fi: cartofi prjii, fulgi de tomate, fulgi de porumb, unt de
alune, precum i multe dulciuri, a recurs la sistemul computerizat pentru fiecare camion care
fcea aprovizionarea. Trebuia ca oferii de camioane s opereze cu computerul n fiecare
magazin unde duceau marfa, s numere produsele nevndute i s determine ce noi stocuri
trebuie aprovizionate, s determine ce articole s fie nlocuite datorit depirii termenului de
garanie i s fac i factura prin care se ncaseaz banii de la directorul de magazin. Pentru a
rezolva toate cele menionate, n mod normal este nevoie de mai mult de o or, pe cnd cu
ajutorul computerului nu sunt necesare dect cteva minute.
Computerizarea activitii firmelor a dus la creterea procentelor de desfacere pe pia, precum
i la creterea vnzrilor totale i a profitabilitii n comparaie cu ali competitori.
Unele firme au sistemul MIS managementul sistemului informaional asupra resurselor umane.
Acesta este necesar pentru a avea evidena capacitii profesionale de care dispune
ntreprinderea, precum i alte date cum ar fi vrsta, sexul, pregtirea colar, pregtirea
profesional, vechimea n munc, nivelul de salariu. Nu trebuie nregistrate informaii asupra
religiei, strii sociale, strii politice.
Studiu de caz Megasan-Lux
Intreprinderea cu capital privat infiintata in 22 iulie 1993 de catre Ilie Carabulea si Corneliu
Tanase
Sediu: Sibiu
Numar de angajati : 20
Parc auto : 2 Autoturisme
Unul dintre cele mai moderne studiouri de bronz
FUNCIILE SOCIETAII In cadrul firmei se gasesc cele cinci functii de baza ale
unei intreprinderi:
Functia de cercetare-dezvoltare
Functia de producie
Functia comerciala
Functia financiar-contabila
Functia de personal.
Obiectivele de dezvoltare:
Perfecionarea continua a personalului propriu
Deschiderea de noi filiale, atat in Chisinau, cat si in afara
Dezvoltarea de noi produse
Obiectivele functiei de productie sunt:
Utilizarea eficienta a resurselor firmei
Obinerea serviciilor de calitate
Satisfacerea clienilor prin oferirea de servicii la timp i la costuri cat mai mici
Eliminarea pierderilor de timp
Obiectivele funciei financiar-contabila sunt:
Cretera profitabilitaii
Creterea patrimoniului

Utilizarea eficienta a resurselor financiare ale firmei


Aceasta funcie cuprinde urmatoarele birouri:
Birou contabilitate
Birou casierie
Obiectivele funciei comerciale sunt:
Onorarea la timp a serviciilor
Depistarea in timp util a noilor cerine pe piaa
Creterea prestigiului firmei
Pastrarea unor bune relaii cu furnizorii i ceilali parteneri de afaceri
Funcia de personal Asigura determinarea necesarului forei de munca, acoperirea locurilor de
munca cu personal cu pregatire corespunzatoare, selecia, angajarea, stabilirea responsabilitailor
fiecarui post, stabilirea modului de salarizare
RESURSE INFORMATICE Resurse software:
de baza: sistem de operare Windows XP
aplicatii economice: program financiar-contabil, pentru gestionarea cheltuielilor i incasarile,
pentru intocmirea balanelor, a bilanurilor, 1C
Resurse umane specializate:
1 programator
Sistemul informational reprezint totalitatea informaiilor transmise i procesate ntr-un interval
de timpdeterminat, de la o surs de informaii la un receptor printr-o mulime de canale
informaionale, iar traiectoria pe care o parcurge informaia se numete circuit informaional.
Detinerea de cunostiinte privire la piata, la competitie, la sursele de aprovizionare, cu privire la
consumatori inseamna necesitatea de a concepe si utiliza un sistem informational in care toate
informatiile sa fie utile in procesul managerial de luare a deciziilor
Permit cunoasterea situatiei trecute, a celei existente si anticipari ale evolutiei viitoare
Functiile managerului:

Consemnare
verificare si control
justificare
integritate
calcul al costurilor
completitudine si tratare sistemica
evaluare
asistare a deciziilor
realizare a politicilor
certificare si publicare a informatiilor
o de proba
o de comunicatie a informatiilor
o de clasare si arhivare istorica

Aplicatie 1C , Excel, Mail comunpermite:


circulatia documentelor
arhivarea si regasirea documentelor in orice format electronic
Documentul scris Managementul documentelor Cea mai utilizata solutie este un program
software care sa aiba sub control activitatea firmei, un "sistem de operare" care sa gestioneze
intrarile si iesirile firmei, partea de stocuri, registrul de casa, banca. Deficientele sistemului
informational informatia este supusa unui risc ridicat de degradare, indus de actiunile de
producere si difuzare, actiuni rezultate din interactionarea multipla si complexa cu suma
informatiilor dintr-un mediu